3. Lagerorganisation
3.1. Entstehung eines WWF-Lagers
Ende Oktober findet das Pandiamo-Wochenende statt. Dort treffen sich rund 80 Lagerleitende, um auf die vergangene Lagersaison zurückzublicken und die kommende Saison zu planen. Motivierte Leitende schmieden gemeinsam neue Lagerpläne, stellen konkrete Ideen vor und suchen sich Mitlei-tende. In der Wahl des Themas, des Zeitpunktes und der Mitleitenden sind angehende Hauptlei-tende weitgehend frei.
Wer am Pandiamo ein Lager eingibt, bekommt in den folgenden Wochen einige Aufgaben. Für jedes
Lager muss eine Lageranmeldung mit den Eckdaten zum Lager und dem Ausschreibungstext ausgefüllt werden.
Dies ist die Grundlage für die Lagerausschreibung durch den WWF. Zusätzlich muss ein Lagerbudget erstellt und an den WWF gesendet werden.
Die Checkliste auf den nächsten Seiten führt die Hauptleitenden durch die verschiedenen Aufgaben während dem Lagerjahr.
Checkliste Hauptleitung WWF Lager 2019
Zeitplan (grösstenteils Richtwert)
Blau: Wir schicken euch etwas Rot: Ihr müsst uns etwas auf Sharepoint hochladen
November Dezember Januar Februar März April Mai
Infoblitz
(Leitendensuche)
Lageranmeldung, Budget
Rückmeldung Ausschreibungstext, Budget
Letzte Änderungen Ausschreibungstext falls gewünscht Hauptleitungsbriefe Lagerprogramm
November Dezember Januar Februar März April Mai
Nützliche Infos
❑ Interner Sharepoint-Ordner (nützliche Infos und Dokumente)
Wenn du eine Hauptleitung machst, bekommst du zu Beginn des Lagerjahres den Zugriff
❑ Lagerleitungsordner
Wer noch keinen hat und gerne einen möchte: Bitte Mail an lager@wwf.ch. Die wichtigsten Dokumente sind je-doch auch im Sharepoint-Ordner
❑ Hauptleitungsbriefe
Im Januar, März, Mai und 6 Wochen vor dem Lager bekommt ihr jeweils einen Hauptleitungsbrief. Die Hauptleitungsbriefe führen euch durchs Lagerjahr und dienen euch als Anhaltspunkte, wie weit ihr mit der Vorbe-reitung schon sein solltet.
Bei Fragen
Corina: 044 297 21 20 Isabelle: 044 297 21 60
Wir beraten und unterstützen euch gerne!
Nach Pandiamo/letztem Lager: Rahmenbedingungen festlegen
❑ Was können wir von vergangenen Lagern lernen?
Rahmenbedingungen
❑ Lagerziele und Lagerthema festsetzen
❑ Haus- / Zeltplatzsuche (falls Zeltlager: Zelte organisieren), ev. Rekognoszieren
→ Lagerordner Kapitel 3.5
Richtpreis Haus: 10-15 Fr. pro Teilnehmende pro Nacht
❑ Bei Zeltplätzen in den Bergen: Den Lagerplatz auf einer Gefahrenkarte überprüfen oder sich bei der Gemeinde über allfällige Gefahren (insbesondere Felsstürze) erkundigen. Gefahrenkarten findet ihr unter https://www.bafu.admin.ch/bafu/de/home/themen/naturgefahren.html.
❑ Anzahl und Alter der Teilnehmenden festlegen
❑ Datum und Zeit des Lagers mit Hilfe des Schulferienkalenders festlegen.
→ Ferienkalender Schweiz: https://www.schulferien.org/schweiz/ferien/
Team
❑ Leitungsteam soweit möglich zusammenstellen
Der Infoblitz mit einer provisorischen Lagerliste erscheint am Ende November. Das ist eine gute Möglich-keit, Mitleitende zu finden. Gib uns Bescheid, falls du noch Mitleitende suchst.
❑ Brauchen die Leitenden zusätzliche Ausbildungen (Nothelfer, Rettungsschwimmer, Prävention)?
❑ Termin für das erste Teamtreffen suchen.
Administratives
❑ Kassier festlegen & Budget mit Vorlage erstellen.
→ Budgets können von vergangenen Lagern teilweise übernommen werden, bitte nutzt aber das aktuelle For-mular.
❑ Ausschreibungstext formulieren
→ Nur Dinge versprechen, die ihr einhalten könnt!
❑ Lageranmeldung ausfüllen. Zusammen mit Ausschreibungstext und Budget bis spätestens zum kom-munizierten Termin im November an das Lagerteam mailen: lager@wwf.ch
❑ Rückmeldungen zum Ausschreibungstext und Budget bekommt ihr laufend bis Ende November.
Im Winter: Was seitens des WWF passiert
Administratives
❑ Mitte Dezember laden wir euch die Lagerausschreibungen, wie sie auf der Lagerwebsite erscheinen würden in den Sharepoint. Letzte Chance für Korrekturen: Bitte rasch an das Lagerteam melden, merci!
❑ Das Lagerprogramm erscheint Anfangs Februar auf der WWF-Homepage. Mitte Februar startet die Online-anmeldung. Jugendlager (Altersdurchschnitt über 13 Jahre) werden zusätzlich im Pandaction Info Magazin ausgeschrieben.
4-5 Monate vor dem Lager: Grobe Lagervorbereitung
Programmplanung
❑ Lagerthema und Ziele bestimmen
❑ Ideensammlung zu Aktivitäten, die zum Thema passen
❑ Grobprogramm des Lagers entlang eines roten Fadens/einer Geschichte erstellen
→ z.B. Wilhelm Tell Lager: Tell muss Gessler zuerst kennenlernen und von ihm gezwungen werden, seinem Sohn den Apfel vom Kopf zu schiessen, bevor er ihm in der Hohlen Gasse auflauert sonst macht das Ganze wenig Sinn...
Team
❑ Team vervollständigen, evtl. Küchenteam suchen
❑ Teamregeln festsetzen
❑ Lagerregeln diskutieren
❑ Verantwortungen aufteilen
❑ Einkauf & Küche
❑ Apotheke beschaffen
❑ Anreise/Abreise planen und buchen
❑ erste Programmelemente aufteilen
❑ Termine festsetzen (wer macht was bis wann?)
❑ Rekognoszieren des Hauses / Zeltplatzes und der Notunterkunft (nicht zwingend alle)
Teilnehmende
❑ Welche Erwartungen haben die Teilnehmenden (Eltern), die Leitenden und der WWF?
Administratives
❑ Vorgehen für die Abrechnung und Belegsammlung mit allen klären
❑ Gesuch für Jugendurlaub einreichen (Unterschrift vom WWF verlangen) www.jugendurlaub.ch
3 Monate vor dem Lager: Detaillierte Lagerplanung
Programmplanung
❑ Feinprogramm erstellen (inkl. Schlechtwetteralternativen)
Team
❑ Stand der bisherigen Vorbereitungen austauschen
❑ Wichtigste Lagerregeln verbindlich festlegen.
❑ Aufteilung und Erledigung der Ämtli festlegen
❑ Verantwortungen für alle Programmpunkte und Aufgaben zuteilen (wer leitet was?)
Administratives
❑ Zeiten für An- und Abreisetage festlegen.
→ Bei beliebten Strecken schon hier Zug / Bus reservieren.
6 Wochen vor dem Lager
Administratives
Ladet die folgenden Unterlagen in euren Sharepoint-Ordner:
❑ Lagerbrief mit Detail-Infos für Teilnehmende inkl. Packliste, Wochenprogramm, Notfallnummer während des Lagers
❑ vollständige Liste der LeiterInnen inkl. Adresse, Email-Adresse und Geburtsdatum
❑ Unterschriebene Hauptleitungs-Einsatzvereinbarung und Teamvereinbarung (letztere kann auch nach dem Lager eingereicht werden, muss aber spätestens zu Beginn des Lagers unterzeichnet werden)
Der WWF lädt die TN-Liste und das Begleitblatt, welches die TN an euch zurücksenden müssen in euren Sharepoint-Ordner.
Je nachdem, wie ihr es mit dem WWF abgemacht habt, schickt ihr den Lagerbrief, die TN-Liste und das Begleitblatt selber an die Teilnehmenden (mit CC an lager@wwf.ch) oder der WWF verschickt das Mail für euch. Den Brief möchten wir aber in jedem Fall vor dem Versand noch kurz sehen.
1 Monat vor Lagerbeginn
❑ Vorbereitung überprüfen: Seid ihr im Zeitplan drin? Braucht ihr Unterstützung?
Team
❑ Wer organisiert was?
Administratives
❑ Materialliste zusammenstellen
❑ Einkaufslisten zusammenstellen, lokale Geschäfte und Post orientieren bzw. bestellen.
❑ Transport des Materials und der Lebensmittel organisieren (Hin- und Rückfahrt)
❑ Eingang der Begleitblätter kontrollieren
❑ Sobald die meisten Begleitblätter da sind:
❑ Übersicht gewinnen
❑ Offene Fragen mit den Eltern klären (z.B. Medikamenten-Abgabe)
→ Die Begleitblätter sollten zu Lagerbeginn im Team besprochen werden und während dem Lager für alle Lei-tenden zugänglich sein.
❑ Platzreservation in Zug / Bus machen und Kollektive kaufen. Die Anzahl kann auch kurzfristig noch geändert werden.
Nach dem Lager
❑ Fotos auf pandaclub.ch hochladen
❑ Material zurücksenden (WWF-Fahne, Apotheke)
❑ Teamauswertung (online)
❑ Abrechnung: Belege sammeln, an Corina schicken
Evaluation Teilnehmende: wird vom WWF-Büro versendet, ihr erhaltet eine Zusammenfassung der Resultate per Mail