Organisatorische Aspekte

2.4.3.1 Kostenfaktor der EDV - Dokumentation

Der Kostenfaktor bei der Implementierung einer EDV – Dokumentation wird von Ragnhildur et al. (2017) als häufigstes Hindernis angegeben, direkte Ausgaben an Firmen, Zeit für Kurse und Schulungen, ein kontinuierliches Training und eine Evaluation des Erarbeiteten, kosten Zeit und Geldressourcen. Der noch wenig erforschte Aspekt, ob sich nach einer gewissen Zeitspanne der Nutzung durch Zeitersparnis das Unterfangen der Implementierung lohnt, reicht oft nicht aus, um vor allem privat geführte Institutionen zu überzeugen, diese Investitionen zu tätigen (Ragnhildur et al., 2017).

Der Kostenpunkt wurde auch von Kruse et al. (2017) als die „am häufigsten genannte Barriere“ erforscht, Initialkosten für den Erwerb des Programmes und weitere Kosten für Aktualisierungen und Anpassungen nach der Evaluation werden als größtes Hindernis bezeichnet. In Langzeitpflegeeinrichtungen erhöht sich das Ausgabenpensum durch notwendige Anpassungen an den verwendeten Programmen, da laut Kruse et al. (2017) viele Programme auf Krankenhäuser und andere Settings angepasst sind und daraus resultierend ein erhöhtes Maß an Adaptionen stattfinden muss (Kruse et al., 2017).

2.4.3.2 Training mit dem Programm

Durch die potenzielle Vielfalt an Möglichkeiten und Informationen, die EDV – Programme dem Benutzer/der Benutzerin bieten, ist die Weiterbildung und Training in der Handhabung des Programmes von äußerster Wichtigkeit. Ärzte und Ärztinnen werden bereits, während der Ausbildungszeit auf die Nutzung EDV – basierter Dokumentation vorbereitet während es sich in manchen Ausbildungsstätten der Pflege noch nicht etablieren konnte, diesen Aspekt in die Ausbildung zu inkludieren. Evans (2016) Studie zeigt auf, dass Schüler und Schülerinnen, die bereits in ihrer Ausbildung auf EDV – Dokumentation geschult wurden, in der Praxis wesentlich kürzere Einarbeitungszeiten benötigen, als nicht geschultes Personal. Erst kürzlich ausgebildete Personen wird die Möglichkeit gegeben, sich bereits in der Studienzeit mit der Thematik der EDV –

Dokumentation auseinanderzusetzen. Evans nennt dies als Hauptgrund der leichteren Handhabung der EDV – Dokumentation von jüngeren Generationen, da diese den Hauptteil der die Ausbildung absolvierenden Fachkräfte bilden (Evans, 2016).

Ko et al. (2018) konnten durch Auswertung themenrelevanter Studien die Unzufriedenheit des Pflegepersonals mit vollzogenen Trainingseinheiten aufzeigen.

Besonders inadäquates Zeitmanagement und nicht nach den Bedürfnissen des Personals gerichtete Übungseinheiten wurden als negativ betitelt. Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhielten in den seltensten Fällen eine dezidierte Schulung, mehrheitlich gaben interviewte Personen an, im besten Falle eine rasche Einschulung durch bereits tätige Kollegen und Kolleginnen zu bekommen. Die „trainiere den Trainer“

Methode zeigte sich als wirkungsvoll, einige Bezugspersonen aus dem Team wurden von Softwareentwicklern über einen vorab definierten Zeitraum geschult und standen danach dem Team als Ansprechpersonen zu Verfügung. Vorzeitige Testphasen und Trainingsmöglichkeiten vermitteln Sicherheit im Umgang mit der EDV – Dokumentation, Einheiten zu Übungszwecken sollten für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verpflichtend sein, um einen äquivalenten Wissensstand generieren zu können. Die Ergebnisdarstellung der bearbeiteten Studien zeigte auf, dass die Koordination und Einteilung der Trainingseinheiten maßgeblich an einem positiv oder negativ verlaufendem Change - Prozess zur Einführung der elektronischen Pflegedokumentation beteiligt ist (Ko et al., 2018).

2.4.3.3 Implementierungsprozess der EDV - Dokumentation

Kruse et al. (2015) zeigen, dass die Akzeptanz der elektronischen Pflegedokumentation stark von der Planung und Ausführung des Implementierungsprozesses abhängig ist, auch Werke anderer Autoren und Autorinnen belegen diese Annahme. Eine strategische Vorgehensweise, adäquate Kostenplanung, aber auch die Berücksichtigung der Individualbedürfnisse der betroffenen Einrichtungen und der inneren und äußeren Einflussfaktoren erweisen sich als unumgänglich für einen positiv verlaufenden Change – Prozess. Ein weiterer relevanter Punkt ist die Auswahl der passenden Personen, um ein positives Resultat zu erreichen, ein Komitee, starke Führungspersönlichkeiten, Schulungspersonal und Kontaktpersonen zur auserwählten Firma. Die Planungsphase des Change – Prozesses ist der entscheidende Faktor, ob eines positiven oder negativen Ergebnisses bei der Implementierung einer EDV – basierenden Dokumentation (Kruse et al., 2015).

Ko et al. (2018) konnten aus ihren Forschungsergebnissen herausfiltern, dass Langzeitpflegeeinrichtungen beim Implementierungsprozess eine ähnliche Strategie nutzten, um eine erfolgsreiche Anwendung zu ermöglichen. Teammitglieder wurden zu

„Superusern“ ausgebildet, dies erfolgte durch zusätzliches Training, um den anderen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in Problemsituationen helfen zu können. Zur Auswahl der Personen konnten Ko et al. wenig Informationsmaterial herausarbeiten, lediglich ein Assessment zur Erhebung der Computerfähigkeiten wurde in manchen Einrichtungen zur Auswahleinschränkung angewandt. „Superuser“ gaben an, dass sie eine große Verantwortung verspürten, da sie, ohne zusätzlich zu Verfügung gestellten Zeitressourcen, für die Schulung des restlichen Personals zuständig waren (Ko et al., 2018).

Ein langsam voranschreitender Implementierungsprozess wird von Yu et al. (2013) durch den Unwillen der Veränderung und Zeitdruck begründet, auch das gehobene Alter der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und damit verbundene Mängel an Eingabefähigkeiten wird als hinderlich angeführt. Sprachliche Barrieren für Pflegekräfte mit einer anderen Muttersprache, als in ihrem Arbeitsumfeld üblich, beschreiben sie als negativen Aspekt, nur in wenigen Fällen konnte die Sprache der Programme adaptiert werden (Yu et al., 2013).

Yu et al. (2013) konnten aus ihren geführten Befragungen der Pflegekräfte entnehmen, dass die zu Verfügung gestellte Anzahl an Geräten nicht ausreichend bedacht wurde, besonders an Vormittagen, an denen mehrere Berufsgruppen dem Dokumentationsvorgang nachkommen müssen, gaben Pflegekräfte an, oft keine Möglichkeiten vorzufinden. Lösungsversuche der Problematik zeigen sich in der Entscheidung, die Dokumentation zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, oder den Computer eines Kollegen bzw. einer Kollegin zu nutzen. Örtlichkeiten an denen Dokumentationsvorgänge stattfinden, sollten sich in einer ruhigen Umgebung befinden, Sitzmöglichkeiten und die Möglichkeit der konzentrierten Eingabe der Daten und Textstellen, besonders bei anspruchsvollen Aspekten, wird von Pflegepersonen dezidiert gefordert. Sind diese Punkte erfüllt, gibt eine Großzahl der interviewten Personen an, weniger Zeit für Dokumentationsvorgänge zu benötigen (Yu et al., 2013).