Ganzheitlicher Ansatz

Die WM-Literatur empfiehlt bei der Implementierung von WM die Berücksichtigung des in Abb. 10 dargestellten TOM-Modells. Das Modell umfasst alle Strategien, Konzepte und Methoden der drei Gestaltungsdimensionen Technik,

46 Vgl. Bullinger et al. 1999, S. 57.

47 Vgl. Schein 1993, Davenport/Prusak 1998a, S. 183, Schneider 2001, Scholl 2004.

Organisation und Mensch.⁴⁸

Wehner et al.⁴⁹ merkt hierzu an, dass in der WM-Literatur grundsätzlich von ganzheitlichem Wissensmanagement gesprochen und der Faktor ‚Mensch’ immer wieder betont wird. Bislang werden jedoch kaum Methoden oder Tools erarbeitet, die diesem Anspruch genügen. Hierzu leistet die vorliegende Arbeit einen konkreten Beitrag.⁵⁰

TOM-Modell

T

O

Mensch

Gestaltung einer Unternehmenskultur, die einen kontinuierlichen Wissensfluss unterstützt, z.B. Werte

Informations- und

Kommunikations-technik, z.B. Plattformen, Soft- und Hardware Verankerung in der Struktur, z.B. Rollen, Hierarchien

Abb. 10: Ganzheitlicher WM-Ansatz⁵¹

Die von PZ/OMP verfolgte WM-Strategie orientiert sich an diesen drei Dimensionen: Ein erster Umsetzungsschritt beinhaltet die Überführung der WM-Projektaufgabe in die Linie im Februar 2003. Diese strukturelle Verankerung gewährleistet einen nachhaltigen WM-Ansatz: „Wissensmanagement bedeutet richtig viel Mühe und Anstrengung. Der Austausch funktioniert nur, wenn man ihn konsequent verfolgt und das passiert nicht immer. Es ist kein Begriff, den ich in den Raum stellen kann und sagen: „So jetzt mache ich Wissensmanagement.“ Man diskutiert einmal über die grundlegende Haltung und denkt, dass es implementiert ist.“⁵²

Die Überführung der WM-Projektarbeit in die Linie impliziert u.a. die strukturelle

48 Vgl. Bullinger et al. 1997, Wiig 1997, S. 13, Decker et al. 2005, S. 11.

49 Vgl. Wehner et al. 2002, S. 58.

50 Vgl. Abb. 11.

51 Vgl. Rehäuser/Krcmar 1996, Bullinger et al. 1998, Meyer 2003.

52 Zitat Quelle I.

Verankerung des Themas in der Organisation. Des Weiteren wird die Vernetzung der Mitarbeiter über den persönlichen Erfahrungsaustausch gefördert, wie im Anschluss beispielsweise beschrieben wird. Der Einsatz von Informationstechnologien sorgt für eine abteilungsweite Informationstransparenz.

Die Veranstaltungsreihe ‚WissenKompakt’ schafft einen strukturierten Rahmen, in welchem Arbeits-, Fachwissen und praxisnahe Lösungen im persönlichen Kontakt zielgruppenspezifisch weitergegeben werden. Produkte, Dienstleistungen und Prozesse werden reflektiert und diskutiert. Wettbewerbsrelevantes Wissen wird identifiziert, genutzt und gemeinsam weiterentwickelt. Darüber hinaus wird eine Netzwerk- und Schnittstellenbildung gefördert.

Das Thema ‚Erfassen von Erfahrungswissen’ rückt derzeit in den Fokus. Aufgrund von NMM verlassen Mitarbeiter verstärkt das Unternehmen: „Know-How-Transfer ist gerade das Thema schlechthin. […] Wenn man die Arbeit, die man heute mit dreizehn Leuten macht, irgendwann mit acht Leuten schaffen müsste, dann müsste man Prozesse weiter optimieren und potentieller Doppelarbeit auf die Schliche kommen.

Man müsste Plattformkonzepte als Basis für verschiedene Themen nutzen. Bei Kapazitätsengpässen muss man möglichst effektiv arbeiten und man arbeitet dann effektiv, wenn alle Mitarbeiter Zugriff auf vorhandenes Wissen haben.“⁵³ Die Methode

‚Erfassen von Erfahrungswissen’ unterstützt die Bewahrung wettbewerbsrelevanten Erfahrungswissens.

Des Weiteren wird nach geeigneten technischen Wegen zur Datenverwaltung gesucht: Achtzig Mitarbeiter produzieren täglich sehr viel explizites Wissen. Dieses ist über das gemeinsame Fileshare der Abteilung abrufbar. Die Mitarbeiter verbringen einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Information. Zur Lösung dieses Problems kamen in den letzten Jahren verschiedene IT-Lösungen zum Einsatz:⁵⁴ „Im Prinzip hatten alle Ansätze das gleiche Problem. Das Wissen, das hier gebraucht wird, ist durch die unterschiedlichen Geschäftsfelder sehr heterogen. Es gibt unendlich viele Quellen und bei circa 80 Menschen addiert sich das zu einer Fülle an Wissen. […] trotz aller Technik, wir können unglaublich viel Wissen speichern, wir

53 Zitat Quelle C.

54 Für eine Übersicht eingesetzter WM-IT-Systeme in PZ/OMP vgl. Warta 2005, S. 16ff.

tun uns aber sehr schwer, es wieder zu finden.“⁵⁵ Für eine systematische Datenablage auf dem Fileshare wurden zunächst ‚einfache’ Maßnahmen ergriffen: Eine einheitliche, abteilungsübergreifende Laufwerkstruktur wurde eingeführt. Die Laufwerkstruktur war nun zumindest auf den ersten Ebenen über alle Teams des Abteilungslaufwerks dieselbe. Die vorgegebene Struktur ermöglicht das Zurechtfinden in den Laufwerksordnern der anderen Teams. Diese kostengünstige Aktivität zeigt Wirkung und findet bei den Mitarbeitern Anklang. Ergänzend sorgt eine Dateinamenskonvention (sinngebender Arbeitstitel, Datum, Autorenkürzel) für Ordnung. Mit steigendem Datenvolumen stießen diese ersten Maßnahmen an ihre Grenzen: „Bei einem Datenvolumen von 50 GB und über 150.000 Dateien in 20.000 Verzeichnissen war die Unterstützung durch Dateinamenskonventionen und einheitliche Laufwerkstruktur zum Auffinden von Dateien nicht mehr ausreichend.“⁵⁶

Für eine effiziente Verwaltung elektronischer Datenmengen wurde ein IT-System eingeführt, das sogenannte OMP.net. In Anlehnung an die Produktbeschreibung des Herstellers ist das OMP.net eine webbasierte Plattform, die über verschiedene Rechtekonzepte auf Datenquellen bzw. Datenbank- und Fileserver zugreift. Eine semantische Volltextsuche oder kombinierte Suche nach Metadaten dient dem raschen und zentralen Informationszugang. Mittels einer einzigen Suchanfrage wird parallel über alle Datenquellen gesucht und eine Ergebnisliste zusammengestellt. Durch die integrierte Selbstlernfunktion wird die Qualität der Trefferquote langfristig optimiert.⁵⁷ Bereits bei dessen Implementierung wurden unter den Datenbeständen große Redundanzen ermittelt. Zur Steigerung der Qualität der Suchergebnisse wurden die Duplikate manuell bereinigt und die Datenbestände von 17 auf etwa zehn GB gesenkt.⁵⁸

Um einen Eindruck der Häufigkeit der Suchanfragen zu vermitteln, wird auf eine Arbeit von Warta⁵⁹ zurückgegriffen: In den ersten 21 Wochen, in denen die Suchmaschine Anwendung fand, führten die 80 Mitarbeiter der Abteilung 244 Suchanfragen pro Woche durch, pro Mitarbeiter also durchschnittlich 3,0 Anfragen in der Woche. Montags, dienstags und donnerstags wurde am meisten gesucht.

55 Zitat Quelle A.

56 Zitat Warta 2005, S. 21.

57 In Anlehnung an die Produktbeschreibung des Herstellers.

58 Vgl. Warta 2005, S. 43f.

59 Vgl. Warta 2005, S. 37ff.