8. EMPIRISCHER TEIL
8.4. Durchführung und Ergebnis der Dokumentenanalyse
Hier wird zunächst anhand der deduktiv aus den Forschungsfragen und der Theorie abgeleiteten Kategorien (und allfälligen Unterkategorien) eine qualitative Inhaltsanalyse der vorliegenden Richtlinie aus der Perspektive der Forschungsfragen unternommen.
Im unmittelbaren Anschluss wird das Dokument ergänzend im Hinblick auf mögliche Implikationen, die für die Interpretation der Interviews und für die Beantwortung der Forschungsfragen von Belang sein können, untersucht. Daher erfolgt auch schon an dieser Stelle die Darstellung der Ergebnisse in Bezug auf die Dokumentenanalyse.
Die Zusammenschau mit den Ergebnissen der Interviewauswertung erfolgt unter Pkt.
10. dieser Arbeit.
8.4.1. Kategoriengeleitete qualitative Inhaltsanalyse
Hier werden hinsichtlich der Kategorien und Unterkategorien die Fundstellen im Text der Richtlinie des BMI angeführt und Anmerkungen gemacht, die für die Interpretation, für die Analyse der Interviews bzw. für die Darstellung der Ergebnisse von Relevanz sein können. Bei diesen Anmerkungen wird im Einzelfall nicht nur die unmittelbare Fundstelle im Text berücksichtigt, sondern auch der Kontext der Fundstelle.
Kategorie/Unterkategorie Fundstelle Anmerkung
Thematisierung der konkreten Organisationskultur
„Beschreibung der Veränderungen betreffend Organisation/Kultur […]“ (BMI 2016, S. 5)
die Verwendung des Begriffes erfolgt im Zusammenhang mit
dem Thema
„Projektfortschrittsberichte“
als Element des
Projektcontrolling; dies weist darauf hin, dass ein Bewusstsein dafür besteht, dass sich durch Projekte Auswirkungen auf die Kultur
der betroffenen
Organisationseinheiten ergeben (können) Organisationskultur als
mehrere Ebenen
keine Fundstelle dass es zu diesen Kategorien bzw. Unterkategorien keine Fundstellen gibt, weist darauf hin, dass einerseits das Kulturmodell von Schein und Schein (2018) – aber wohl auch kaum ein anderes – in
Zusammenhang mit
Projektmanagement im BMI gebracht wird und andererseits – gleichgültig, ob dem ein Kulturmodell zugrunde liegt – die Organisationskultur
betroffener Dienststellen eher ein Randthema ist
Unterkategorie:
Thematisierung der Ebene der Artefakte
keine Fundstelle
Unterkategorie:
Thematisierung der Ebene der Werte
keine Fundstelle
Unterkategorie:
Thematisierung der Ebene der Grundannahmen
keine Fundstelle
Beachtung der
Organisationskultur „Beschreibung der
Veränderungen betreffend s.o. – wenn, dann soll Kultur im Zusammenhang mit Projektfortschritten
Organisation/Kultur […]“ (BMI Steuerungselement ist, kann angenommen werden, dass zumindest ein ansatzweises Bewusstsein für die Erfolgsrelevanz von Kultur für Projekte besteht und dieses
Thema daher von
Steuerungsrelevanz ist;
warum sich dann keine weiteren Ausführungen bzw.
Anordnungen in dieser Richtlinie dazu finden, ist für
Beachtung durch explizites Ansprechen bzw. in keinem Prozessschritt explizit angeordnet
Kategorie „Wodurch“
Beachtung durch Einbindung keine Fundstelle nachdem der Kulturbegriff
„nur“ im Zusammenhang mit Projektcontrolling und den dazu erforderlichen Projektfortschrittsberichten ausdrücklich erwähnt wird, erscheint es im Sinne des Dokumentes nur konsequent, dass Detailaspekte eines Kulturbegriffes nicht
Beachtung zur Überwindung von Hindernissen
Unterkategorie
Anwendung der Richtlinie keine Fundstelle im Detail zu dieser Frage, aber als Ziel der Richtlinie sehr deutlich formuliert: „Mit den Richtlinien
soll zum einen
Organisationseinheiten mit weniger Projekterfahrung eine Hilfestellung geboten und zum anderen eine ressortweit einheitliche Vorgehensweise in Bezug auf die Erstellung von Projektaufträgen und die Abwicklung von Projekten sichergestellt werden.“ (BMI 2016 – Deckblatt)
dies ist in diesem Zusammenhang naturgemäß so, denn die Richtlinie liegt ja zeitlich sozusagen vor den Projekten;
wichtig ist allerdings, dass die Richtlinie als Erlass davon ausgehen muss, dass ihr Hinweis dafür gesehen werden, dass ein Bewusstsein für eine Wechselwirkung zwischen Projekten und Kultur der davon betroffenen Organisationseinheiten verwunderlich, weil eben der Kulturbegriff nur sehr abstrakt und ohne Erklärung im
Zusammenhang mit
Projektcontrolling auf S. 5 der Richtlinien erscheint (s.o.) förderliche Aspekte von
Organisationskultur
keine Fundstelle hinderliche Aspekte von
Organisationskultur keine Fundstelle Unterkategorie:
ambivalente Aspekte von Organisationskultur
keine Fundstelle
Thematisierung in der Umweltanalyse
keine Fundstelle auf S. 12 der Richtlinie wird im Rahmen der Umweltanalyse erwähnt, dass die Umwelten im Zusammenhang mit Konflikten beurteilt werden sollten, um daraus allenfalls Maßnahmen im Sinne des Projekterfolges ableiten zu können; der Kulturbegriff oder
Aspekte daraus
(insbesondere ein Hinweis auf eine Definition oder ein Modell) kommen allerdings nicht vor.
„Die Risikoanalyse“ kommt als Begriff in der Richtlinie überhaupt nicht vor.
Thematisierung in der
Risikoanalyse keine Fundstelle Thematisierung in anderen
Phasen des Projektprozesses keine Fundstelle
Tab. 4: Übersicht der Ergebnisse der Dokumentenanalyse Quelle: Darstellung des Verfassers
Mit diesem tabellarischen Überblick sind auch Hinweise für den Interviewleitfaden und die Unterkategorien zur qualitativen Inhaltsanalyse der Interviews verbunden.
8.4.2. Gesamthafter Überblick
Diese Richtlinien umfassen insgesamt 13 A4-Seiten und bieten gemäß den Überschriften im Teil A zunächst allgemeine Anmerkungen zur Projektplanung und -durchführung (von einer Beschreibung der Ausgangslage über eine Definition des Projektbegriffes und Abgrenzungen zu Vorhaben, die kein Projekt sind), Empfehlungen für die Projektabwicklung (die sich vom Vokabular über das Projektcontrolling bis zum Projektabschluss und die Projektpräsentation erstrecken) bis sie sich konkret ab Seite 7 mit der Erstellung eines Projektauftrages beschäftigen. (vgl. BMI 2016)
Im Zusammenhang mit dem Projektauftrag werden im Teil B nach allgemeinen Hinweisen als Elemente des Projektauftrages der Projektname, die Beschreibung der Ausgangslage und des zugrundeliegenden Problems, die Projektziele (wobei ausdrücklich zwischen Projektzielen und Nicht-Zielen unterschieden wird), der Projektinhalt (mit Behandlung der Projektphasen und der Hauptaufgaben), Arbeitspakete und deren Verantwortliche, Fragen der Zeitplanung (Projektterminplan und Meilensteine), sowie kritische Erfolgsfaktoren, die Projektorganisation (wobei als Elemente ausdrücklich
„Projektauftraggeber [sic!], Lenkungsausschuss, Projektleiter [sic!], Projektteam, Projektcoach“ genannt sind), die Projektkommunikation und -dokumentation, der unmittelbare Projektbeginn (mit Projektstarttermin, Projektstartereignis), das Projektende (Projektendtermin, Projektendereignis), die Projektumweltanalyse (Projektumwelten, sowie die Darstellung der Beziehungen zur Umwelt), der Personaleinsatzplan, die Projektkosten, die Projektnutzen thematisiert und darüber hinaus weitere projektspezifische Anmerkungen gemacht werden. Das Dokument schließt auf Seite 13 mit dem Hinweis auf die Notwendigkeit des Anfügens relevanter Beilagen. (vgl. BMI 2016) Die eigentlichen inhaltlichen Richtlinien sind als PDF-Dokument in den Erlass eingebettet und ausdrücklich als „Richtlinien-Neu“ gekennzeichnet.
Wird dieses Dokument aus der Perspektive der Forschungsfragen und im Sinne des Erkenntnisinteresses dieser Arbeit und den damit zusammenhängenden wesentlichen Begriffen und theoretischen Modellen (wie etwa Kultur, Organisationskultur, Umweltanalyse, Risikoanalyse, Muster, Struktur, Lernen) untersucht, so zeigen sich nachfolgende Umstände.
Dieser Erlass trägt den Titel „Richtlinien für die Erstellung eines Projektauftrages“;
dieser Titel verweist auf die Initialphase von Projekten, nämlich die Genese des jeweiligen Startdokumentes. (vgl. BMI 2016, Deckblatt)
Es wird zu Beginn darauf hingewiesen, dass es sich bei diesem Dokument um eine Wiederverlautbarung handelt. Dieses Dokument ist ein Folgedokument einer Richtlinie, die gemäß Information aus dem Jahr 2002 stammt und mit Gültigkeit dieser neuen Richtlinie als aufgehoben und nicht mehr gültig anzusehen ist. (vgl. ebd.)
Mit dem einleitenden Text des Erlasses wird das Ziel dieser Richtlinien klargestellt:
„Mit den Richtlinien soll zum einen Organisationseinheiten mit weniger Projekterfahrung eine Hilfestellung geboten und zum anderen eine ressortweit einheitliche Vorgehensweise in Bezug auf die Erstellung von Projektaufträgen und die Abwicklung von Projekten sichergestellt werden.“ (ebd.) Dies wird dadurch unterstützt, dass als Auftrag an die
Weisungsempfänger*innen angeführt ist, diesen Erlass zur Kenntnis zu nehmen und zu beachten.
Hier werden sowohl eine Unterstützungsfunktion angesprochen als auch eine Bindungswirkung zur Sicherstellung ressortweit gleicher Vorgangsweisen, aber mit einer inhaltlichen Ausweitung gegenüber dem Titel des Erlasses: es wird neben der Erstellung von Projektaufträgen auch auf die Abwicklung von Projekten – somit den Projektprozess – abgestellt.
Auf Seite 5 findet sich unter der Überschrift „Empfehlungen zum Projektcontrolling“
und der Verfassung von Projektfortschrittsberichten als wesentlichem Informationsinstrument bei den Ausführungen zur Struktur eines derartigen Dokumentes der Hinweis „[…] Beschreibung der Veränderungen betreffend Organisation/Kultur, Interpretation und Maßnahmen.“ (BM 2016, S. 5) Im Gesamtzusammenhang wird es also offenbar für möglich gehalten, dass sich durch bzw. im Rahmen eines Projektes kulturelle Veränderungen ergeben, die thematisiert werden sollten. Der damit verbundene Zweck ergibt sich aus dem Ziel der Verfassung von Projektfortschrittsberichten: „Die Erstellung erfolgt durch den Projektleiter periodisch, eventuell differenziert für unterschiedliche Zielgruppen. Die Berichte beschreiben den jeweiligen Projektstatus sowie die geplanten steuernden Maßnahmen.“ (ebd., S. 5) Es wird an dieser Stelle aber nicht ausdrücklich erwähnt, ob sich diese Verwendung des Begriffs „Kultur“ auf die der vom Projekt betroffenen Organisationseinheit(en) bezieht, oder auf die Projektkultur. In einer Zusammenschau mit dem Zweck von Projektfortschrittsberichten (nämlich die „geplanten steuernden Maßnahmen“) kann allerdings angenommen werden, dass die Kulturen der betroffenen Organisationseinheiten gemeint sind.
Auf Seite 8 wird bei den Ausführungen zum Projektnamen erwähnt, dass zum Zwecke der Förderung der projektspezifischen Kulturentwicklung ein eigenes Projektlogo als sichtbares Zeichen für jedes Projekt entworfen werden kann. (ebd., S. 8) Hier wird aber im Zusammenhang mit dem vorgenannten Zweck der „eindeutigen Identifizierung eines Projektes“ ganz klar nicht von der Kulturentwicklung der von einem Projekt betroffenen Organisationseinheit(en) gesprochen, sondern von der Kultur des Projektes bzw. innerhalb des Projektes.
Im Punkt 7 des Dokumentes werden „kritische Erfolgsfaktoren“ als solche thematisiert, ohne diese allerdings zu spezifizieren. Daher erscheint auch der Kulturbegriff an dieser Stelle nicht. (vgl. ebd., S. 9)
Auf den Seiten 11 und 12 wird die Projektumweltanalyse thematisiert und auf die Beziehungsgestaltung zu relevanten Projektumwelten hingewiesen. Die Projektumwelten und deren Beziehung zueinander sollen „[…] im Hinblick auf Konflikte und positive Wirkungen für das Projekt selber bzw. für andere Organisationseinheiten des Bundesministeriums für Inneres, andere Ressorts etc.“ untersucht und ausgewertet werden, „[…] um konkrete Strategien und Maßnahmen zur erfolgreichen Gestaltung der Beziehungen planen zu können.“ (ebd., S. 12) Hier wird spürbar, dass eine aktive Auseinandersetzung mit Wirkfaktoren aus dem Umfeld des Projektes ausdrücklich intendiert ist. Dies wird durch ein Schaubild auf S. 12 der Richtlinien unterstützt, auf dem einige dieser Aspekte der Projektumwelt festgehalten werden, wobei weder die von einem Projekt betroffenen Organisationseinheiten noch der Kulturbegriff erscheinen. (vgl. ebd.)
Die übrigen gesuchten Begriffe finden sich an keiner Stelle. Ein sozusagen artverwandter Begriff, nämlich der der „Akzeptanz“, wird im Zusammenhang mit der Definition des Projektbegriffes auf S. 4 des Dokumentes erwähnt, wo er bei den Ausführungen zu charakteristischen Merkmalen eines Projektes beim Aspekt der Bedeutsamkeit erscheint. Der Begriff wird aber nicht näher erläutert oder ergänzt. Es wird darauf hingewiesen, dass die Bedeutsamkeit meint, dass Projekte für beteiligte Organisationseinheiten hohe Relevanz hinsichtlich „Nutzungseignung, Akzeptanz, wirtschaftlichen Erfolg, Ressourcenbindung, u.ä.“ hätten. (ebd., S. 4; Herv. WS)
Diese Richtlinien zeigen insgesamt einen stark technischen Schwerpunkt (Was ist von wem zu tun? Welche Instrumente sind anzuwenden? Wie sind Dokumente zu gliedern?) und haben damit der eigenen Zielsetzung dieses Dokumentes folgend den überwiegenden Charakter einer To-do-Liste.
Abschließend zeigt sich zu den Forschungsfragen dieser Arbeit, dass Organisationskultur als Begriff gar nicht verwendet wird und Kultur an sich kurz im Zusammenhang mit Projektfortschritten und der Notwendigkeit von steuernden Maßnahmen thematisiert wird, wobei hier wohl die Kultur der von einem Projekt betroffenen Organisationseinheiten gemeint sein dürfte.
Eine differenziertere Beschäftigung mit dem Kulturbegriff ist nicht erkennbar. Ebenso keine methodischen Hinweise. Dennoch liefert diese Dokumentenanalyse Hinweise auf mögliche Themen, die in den Interviews angesprochen werden könnten, nachdem die interviewten Personen alle in mehreren Projekten engagiert waren.