Drucksache Nr.: 11540-13
öffentlich
Fachbereich Dezernent(in) / Geschäftsführer Datum
14 OB Ullrich Sierau 16.12.2013
verantwortlich Telefon Dringlichkeit
Jutta Seybusch 2 21 49 -
Beratungsfolge Beratungstermine Zuständigkeit
Rechnungsprüfungsausschuss 23.01.2014 Kenntnisnahme
Tagesordnungspunkt
Belegeprüfung im EB 57 (FABIDO) - PB 41/2013 Beschlussvorschlag
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
Finanzielle Auswirkungen Keine Angaben
Seybusch
Begründung
In vorangegangenen Prüfungen wurden Mängel im Rechnungswesen FABIDOs festgestellt.
Geprüft wurde, ob in der Zwischenzeit eine Verbesserung bei der Bearbeitung von Zahlungen sowie im Umgang mit den offenen Posten auf Bankverrechnungskonten eingetreten ist.
Insgesamt war festzustellen, dass sich die Zahlungsabwicklung bei FABIDO im Vergleich zu den Ergebnissen aus vorhergehenden Prüfungen in einigen Teilen bereits verbessert hat. So werden die zahlungsbegründenden Unterlagen gescannt im System hinterlegt. Außerdem werden der Feststellungs- und Anordnungsvermerk statt wie bisher für einen gesamten Zahl- lauf nun für jede einzelne Zahlung abgegeben.
Dennoch zeigte sich, dass in früheren Prüfungen aufgezeigter Optimierungsbedarf in den un- tersuchten Fällen bisher noch nicht umfassend realisiert wurde. Hinzu kamen weitere Feststel- lungen zur Rechnungsbearbeitung, die ebenfalls eine Optimierung erfordern. Insgesamt soll- ten bei FABIDO die Abläufe zur Rechnungsabwicklung mit entsprechenden Kontrollmechanismen gestaltet werden. Zielführend sollte daher für die betreffenden Prozesse ein Internes Kontrollsystem aufgebaut werden.
Die Stellungnahme des EB 57 vom 11.12.2013 ist der Vorlage beigefügt.
Sachverhalt
Prüfungsergebnisse
1. Offene Posten auf Bankverrechnungskonten
Bankverrechnungskonten sind Sachkonten, die, entsprechend ihrem Namen, der Verrechnung von Bankzahlungen dienen. Sie werden zur Überbrückung genutzt bis die betreffenden Zah- lungen, die sog. noch „offenen Posten“, den entsprechenden Zielkonten zugeordnet und dort ordnungsgemäß verbucht wurden.
Eine regelmäßige zeitnahe Zuordnung und Buchung durch den Fachbereich ist erforderlich, um Zahlungsrückstände und -überschüsse auf den einzelnen Zielkonten des Fachbereichs er- kennen und zeitnah darauf reagieren zu können. Möglicherweise sind Nachforderungen und Mahnungen (bei Rückständen) oder Rückzahlungen (bei Überschüssen) durch den Fachbe- reich erforderlich.
Die Bankverrechnungskonten wurden daraufhin untersucht, ob, ggf. in welcher Höhe und seit wann offene Posten auf diesen Konten bestehen und noch nicht den entsprechenden Zielkon- ten zugeordnet wurden. Hierzu wurden auf den Bankverrechnungskonten die Buchungen der letzten beiden Jahre 2011 und 2012 überprüft.
Jeweils zum Abschluss der beiden Wirtschaftsjahre 2011 und 2012 waren zahlreiche offene Posten auf den Bankverrechnungskonten FABIDOs festzustellen. Insbesondere die Debito- reneinzahlungen wiesen jeweils eine große Anzahl und betragsmäßig hohe Gesamtsummen an offenen Posten auf.
Diese offenen Posten haben sich jeweils über das gesamte Wirtschaftsjahr angesammelt und wurden während dieser Zeit nicht den für sie bestimmten Konten zugeordnet. Vor allem die Debitoreneinzahlungen der Stadt Dortmund, die meist hohe Beträge aufwiesen, hätten auf- grund der engen Verzahnung mit der Stadt Dortmund ohne größere Schwierigkeiten zugeord- net werden können.
Bereits in vorangegangenen Prüfungen wurde FABIDO auf die Problematik der offenen Pos- ten auf Bankverrechnungskonten hingewiesen. Im Ergebnis unserer Prüfung war jedoch er-
neut festzustellen, dass sich die Verwaltung der Bankverrechnungskonten einschließlich der Bearbeitung ihrer offenen Posten nicht erkennbar verbessert haben. Wir haben FABIDO da- her noch einmal darauf hingewiesen, dass für ein transparentes und ordnungsgemäßes Rech- nungswesen die offenen Posten regelmäßig und zeitnah den betreffenden Debitoren- und Kreditorenkonten zuzuordnen sind.
FABIDO erläutert in seiner Stellungnahme, dass aufgrund der „verschärften Personalsituati- on“ im Finanzwesen FABIDOs viele Buchungen nicht zeitnah erfolgen konnten. Bei unver- änderten Personalressourcen in diesem Bereich werde gemäß FABIDO jedoch sichergestellt, dass für die offenen Posten auf Bankverrechnungskonten zukünftig die Zuordnung regelmä- ßig und zeitnah erfolge.
2. Kreditorische Zahlungen
Für die Ausführung einer Zahlung sind die zahlungsbegründenden Unterlagen bzw. Belege erforderlich (Rechnungen, Bestellscheine, Lieferscheine, Aufträge etc.). Diese müssen der entsprechenden Zahlung vollständig und durch FABIDO bearbeitet im System angehängt sein. Im Rahmen der Unterlagenbearbeitung hat FABIDO u. a. die Richtigkeit der Rechnung und der Lieferung bzw. Leistung zu überprüfen sowie die entsprechende Kontierung und die Anordnung der Zahlung vorzunehmen.
Untersucht wurden die kreditorischen Zahlungen FABIDOs einschließlich der dazugehörigen zahlungsbegründenden Unterlagen sowie die entsprechende Zahlungsabwicklung.
Dazu wurden Zahlungen, die von den Tageseinrichtungen für Kinder (TEKs) veranlasst und bearbeitet wurden (TEK-Zahlungen), getrennt betrachtet von denen, die ausschließlich den Zentralen Bereich FABIDOs betrafen und dort abgewickelt wurden (zentrale Zahlungen). Für 8 ausgewählte TEKs wurden insgesamt 271 Zahlungen (entspricht 25 % je TEK) analysiert.
Von den zentralen Zahlungen wurden 40 Zahlungen (entspricht ca. 5 %) ausgewählt und nä- her untersucht.
Da Zahlungsbelege bei FABIDO seit Anfang 2012 gescannt und prüffähig im System abge- legt werden, wurde als Betrachtungszeitraum das 2. Halbjahr 2012 zugrunde gelegt.
Generell haben Eigenbetriebe, sofern sie keine gesonderten Regelungen für die Vorgänge im Rechnungswesen getroffen haben, die Vorschriften der „Geschäftsanweisung über die kas- senmäßige Abwicklung von Verwaltungsgeschäften“ (GAKAV) sinngemäß anzuwenden.
FABIDO hat zwei Dienstanweisungen (DA) zum Rechnungswesen erstellt, nach denen anga- begemäß auch gearbeitet wird, die jedoch noch nicht in Kraft gesetzt wurden:
Die „Dienstanweisung zur Bewirtschaftung des Budgets in den TEK“ regelt den Beschaf- fungsprozess und die Rechnungsbearbeitung in den TEKs. Die „Dienstanweisung für die
Rechnungsbearbeitung“ beinhaltet Regelungen zum Feststellungsvermerk, zur Anordnung von Zahlungen sowie zur Rechnungsbearbeitung im Zentralen Bereich.
Die Prüfung hat ergeben, dass beide DA in ihren Regelungen z. T. noch unvollständig waren und einer Überarbeitung bedürfen.
Die Prüfung der Belege führte zu den nachfolgend dargestellten Ergebnissen.
2.1 Feststellen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Entsprechend der neuen DA sind für die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Rich- tigkeit zwei Unterschriften in den TEKs erforderlich. Dies führt jedoch dazu, dass im Falle einer fehlerhaften Bestätigung eine zweifelsfreie Zurechnung der Verantwortung im Nach- hinein nicht möglich ist. Daher haben wir empfohlen, den Feststellungsvermerk (wie nach der GAKAV vorgesehen) durch eine Person abgeben zu lassen.
FABIDO begrüßt gemäß seiner Stellungnahme die Empfehlung, dass nur noch eine Person den Feststellungsvermerk abgeben soll und werde sie in die neue Dienstanweisung entspre- chend aufnehmen.
Des Weiteren wurden in Einzelfällen TEK-Rechnungen als sachlich und rechnerisch richtig befunden und bezahlt, obwohl die entsprechenden Waren nicht geliefert, storniert oder zuvor durch die TEK zurückgegeben worden sind.
Laut Stellungnahme FABIDOs sind die angesprochenen Einzelfälle geklärt worden. Hiernach seien Nach- bzw. Ersatzlieferungen erfolgt, so dass FABIDO nach eigenen Angaben kein Schaden entstanden sei.
2.2 Zahlungsbegründende Unterlagen
Alle zur Legitimation einer Zahlung erforderlichen Unterlagen sind vollständig und korrekt im System zur entsprechenden Zahlung abzulegen. Die Durchsicht der ausgewählten Belege ergab hierzu, dass zwar in nahezu allen Fällen eine Rechnung hinterlegt war. Die jeweilige Lieferung bzw. Leistung war jedoch in mehreren Fällen nur unzureichend belegt. So fehlte bei Zahlungen der TEKs als auch bei denen des Zentralen Bereichs oftmals der Lieferschein oder eine anderweitige Bestätigung der Lieferung bzw. Leistung. Zudem wurde bei Vorhan- densein eines Lieferscheins die Lieferung häufig nicht auf diesem bestätigt. Auch waren in einigen Fällen nicht immer alle für den Nachweis erforderlichen Angaben auf den entspre- chenden Liefer- bzw. Leistungsbescheinigungen vorhanden.
FABIDO sei gemäß seiner Stellungnahme stets bemüht, die Einrichtungen darauf hinzuwei- sen, Bestätigungen der Lieferungen vollständig und in allen Fällen durchzuführen.
2.3 Dauer der Zahlungsabwicklung
Obgleich in der DA bereits konkrete Vorgaben zur zeitlichen Abwicklung von Zahlungen gemacht wurden, konnten diese in der Praxis überwiegend nicht erreicht werden.
Insgesamt lag die Zahlungsabwicklungsdauer bei den TEK- und den zentralen Zahlungen mit durchschnittlich jeweils 38 bzw. 39 Tagen deutlich über der üblicherweise für Rechnungen vereinbarten Nettozahlungsfrist von 30 Tagen. Daher kam es in vereinzelten Fällen bereits zu Mahnungen und Forderungen von Zahlungsverzugszinsen. Außerdem konnte bei nahezu kei- ner der untersuchten Zahlungen mit Skontoabzugsmöglichkeit der Skontoabzug realisiert werden. Ursächlich für die langen Bearbeitungszeiten der TEK-Zahlungen war u. a., dass für die Zuleitung der Rechnungsunterlagen von den TEKs zum Zentralen Bereich viel Zeit benö- tigt wurde.
Wir haben FABIDO in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen, dass voraussichtlich in nächster Zeit das „Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr“ in Kraft treten wird, wonach bei Zahlungsverzug u. a. ein Anspruch auf die Zahlung eines Pau- schalbetrags in Höhe von 40 Euro bestehen wird.
Hierzu erklärt FABIDO in seiner Stellungnahme, dass sich die festgestellte lange Zahlungs- abwicklungsdauer auf manuellem Wege nicht weiter verkürzen ließe, da bestimmte Postwege für die Rechnungsunterlagen erforderlich seien. Gemäß FABIDO könnte nur über eine tech- nisch unterstützte Einbindung in den KWFneu (geplant erst für Ende 2014) eine Verringerung der Zahlungsabwicklungsdauer erzielt werden.
2.4 Anordnung zur Zahlung
Der Ablauf der Rechnungsbearbeitung bei FABIDO weicht deutlich von dem nach GAKAV vorgeschriebenen Prozess ab. Nach GAKAV werden zunächst die Vorgaben zur Kontierung und Verbuchung der jeweiligen Zahlung festgelegt. Im Anschluss daran erfolgt die Anord- nung zur Zahlung.
Bei FABIDO dagegen werden die Kontierungsvorgaben erst bestimmt, wenn die Anordnung zur Zahlung bereits erfolgt ist. Die Leitungsebene, die bei FABIDO überwiegend die Anord- nung übernimmt, trägt gemäß der neuen DA dabei keine Verantwortung für die Kontierungs- vorgaben. Gleichzeitig ist aber auch der direkte Einblick in die Buchungsvorgänge für die Leitung nicht mehr gegeben. Die Bedeutung dieses Einblicks zeigt sich bei fehlerhafter Vor- gabe der Kontierung, wie sie bei der Prüfung der Belege teilweise festgestellt wurde. Insge- samt kann hierdurch die Transparenz und Steuerung im Rahmen der Führungsaufgaben er- schwert sein.
Entsprechend seiner Stellungnahme wird FABIDO an der bestehenden Vorgehensweise zur Rechnungsbearbeitung festhalten, da die Zuleitung und Prüfung der Rechnungsunterlagen ohnehin bereits viel Zeit benötigten.
2.5 Doppelzahlungen
Im Vergleich zu vorangegangenen Prüfungen im Rechnungswesen FABIDOs waren für die Zahlungen des 2. Halbjahres 2012 keine Doppel- bzw. Mehrfachzahlungen festzustellen.
2.6 Verwendungszweck der Zahlung
Der in den entsprechenden Datenfeldern angegebene Verwendungszweck zur Zahlung soll es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, sich einen Überblick über den jeweiligen Ge- schäftsfall zu machen.
Die Prüfung ergab, dass im Gegensatz zu den zentralen Zahlungen bei den TEK-Zahlungen der Anlass und Zweck der Zahlung überwiegend nicht aus den entsprechenden Datenfeldern zu entnehmen war.
Bereits in vorangegangen Prüfungen wurde von uns angemerkt, dass die Angaben im Ver- wendungszweck zu den Zahlungen nicht ausreichend waren und dadurch die Kontrollmög- lichkeit zur Sicherung der ordnungsmäßigen Buchführung FABIDOs eingeschränkt war.
FABIDO gibt hierzu in seiner Stellungnahme an, dass unsere Empfehlungen mit den Belegen ab 2014 durch die „Einführung einer neuen Systematik bzw. Beschreibung“ realisiert werden sollen.
2.7 Stornierungen
Vereinzelt sind Buchungen von Zahlungen wegen fehlerhafter Sachkontenzuordnung storniert worden. Die erneute Ausführung der Zahlung erfolgte ohne vorherige Anordnung. Die DA enthalten hierzu keine Vorschriften. Die Regelungen der GAKAV geben allerdings vor, dass manuelle Änderungen auf anordnenden Belegen durch den Anordnungsbefugten zu bestätigen sind. Mit der Kontrolle im Rahmen der Anordnung hätten die jeweils fehlerhafte Kontierung und damit die verspätete Zahlung möglicherweise verhindert werden können.
Außerdem war bei den stornierten Zahlungen festzustellen, dass überwiegend keine zah- lungsbegründenden Unterlagen angehängt und zudem kein Stornierungsgrund angegeben war.
Laut Stellungnahme werde FABIDO zukünftig fehlerhafte Sachkontenzuordnungen, entspre- chend unserer Empfehlung, über interne Sachkontenumbuchungen korrigieren. Außerdem werde bei notwendigen Stornierungen auf ausreichende Begründungen geachtet.
