Universitätsinterne Zusammenarbeit

Wie oben bereits ausgeführt, arbeitet die Studiengangkoordination nicht nur mit externen Kooperationspartnern zusammen, sondern pflegt darüber hinaus Kontakte zu verschiedenen universitätsinternen Funktionsstellen. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern wird in diesem Zusammenhang als „externe Kooperation“ bezeichnet, während für die Benennung der Zusammenarbeit mit verschiedenen Stellen innerhalb der Universität der Begriff „interne Zusammenarbeit“ verwendet wird. Im Folgenden werden diese Stellen systematisch aufgelis-tet, um anschließend zu beschreiben, zu welchem Anlass und auf welche Weise der Aus-tausch stattfindet.

Wirtschaftsverwaltung/ Haushaltsabteilung

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Eine wichtige Funktionsstelle in Zusammenhang mit den Aufgaben der Studiengangkoordi-nation stellen die Mitarbeitenden der Wirtschaftsverwaltung/ Haushaltsabteilung dar. Die Notwendigkeit der kostendeckenden Durchführung erfordert nicht nur im Vorfeld der Konzi-pierung von Weiterbildungsprogrammen einige Überlegungen und Berechnungen, sondern stellt insbesondere während der Durchführung einige Herausforderungen an die Studien-gangkoordination. Die Geldeingänge müssen verwaltet und an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden, wofür häufig die Hilfe der Finanzverwaltung benötigt wird, da hier die Kompetenzen zur Buchung von Geldern liegen.

„Dann gebe ich der Verwaltung, also der Finanzbuchhaltung weiter: Bitte jetzt das Geld vertei-len, soundsoviel dahin und soundsoviel dahin. Aber selbst verteile ich nicht, ich veranlasse nur die Verteilung“ (Studiengangkoordination 6, Abs. 6).

Aber auch Fragen zur Verwaltung der Kostenstelle oder zum aktuellen Kontostand können hier gestellt werden. Aus diesem Grund besteht häufig ein enger Kontakt zwischen der Stu-diengangkoordination und den zuständigen Mitarbeitenden in der Wirtschaftsverwaltung/

Haushaltsabteilung.

„Sie ist immer sehr engagiert und hat uns bisher bei der Verwaltung geholfen. Und sie kommt ins Spiel bei allen möglichen Fragen. Kostenplanung, Abrechnung der Hotels, Abrechnung der Dozenten, Verträge oder überweisende Dozentengehälter. Oder Honorare. Die Teilnehmer, die selbst zahlen, überweisen das Geld dann auch entsprechend auf unser Konto. Sie ist in ganz vielen Punkten dabei“ (Studiengangkoordination 2, Abs. 31).

Prüfungsbüro

Da universitätsweit in vielerlei Hinsicht neue Strukturen geschaffen werden müssen, um Pro-zesse und Abläufe zu entwickeln, die an den Besonderheiten der wissenschaftlichen Weiter-bildung ausgerichtet sind, muss die Studiengangkoordination auch in der Entwicklung von Prüfungsroutinen mit verschiedenen Stellen zusammenarbeiten. Zentral ist in diesem Zu-sammenhang der Einbezug des Prüfungsbüros, das sowohl für die Verwaltung der Prüfungs-leistungen als auch die Erstellung von Leistungsnachweisen und Zeugnissen verantwortlich ist.

„Wir wollen den offiziellen Weg gehen. Und die Zeugnisse natürlich offiziell ausstellen und zu entwickeln, aber das Prüfungsbüro hat keine Kapazitäten ganz einfach. […] Und jetzt haben wir eine gute Regelung gefunden, dass ich einen Teil der Vorarbeit mache und das Offizielle dann aus dem Prüfungsbüro kommt“ (Studiengangkoordination 2, Abs. 57).

Deutlich wird hier, dass der Abstimmungsprozess besondere Herausforderungen an die Stu-diengangkoordination stellt. Das bedeutet, dass der Mangel an Ressourcen, dem sich die verschiedenen Funktionsstellen an den Universitäten ausgesetzt sehen, durch die Einsatz-bereitschaft der Studiengangkoordination kompensiert werden muss. Durch ihre Vorarbeit wird das Prüfungsamt entlastet und kann somit auch die Teilnehmenden der Weiterbildungs-programme betreuen.

Dekanat/ Fachbereich

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Weiterbildungsprogramme sind zumeist an einen konkreten Fachbereich gebunden und als eine solche Organisationseinheit auch den hier üblichen Routinen und Abläufen unterworfen.

Aus diesem Grund ist es notwendig, dass sich die Studiengangkoordination in einem steti-gen Austausch mit dem Dekanat bzw. mit seinen Vertreterinnen und Vertretern befindet, da der Fachbereichsrat ein wichtiges Gremium ist, dem auch die Weiterbildungsprogramme unterstehen.

„Ja, das eine ist natürlich das Dekanat, genauer gesagt der Studiendekan. Also als allererste Anlaufstelle, weil ich muss ja auch den Dienstweg da entsprechend weiter einhalten. Wobei das mehr jetzt Information ist, dass ich ihn da nicht übergehe, aber es läuft problemlos“ (aka-demische Gesamtleitung 4, Abs. 33).

Das Dekanat muss über aktuelle Entwicklungen in den Programmen, die an dem zugehöri-gen Fachbereich angeboten werden, auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Dies ge-schieht entweder durch die Studiengangkoordination oder die akademische Gesamtleitung.

Presseabteilung

Da Angebote der wissenschaftlichen Weiterbildung nur durchgeführt werden können, wenn ausreichend Teilnehmende gewonnen wurden, kommt der Öffentlichkeitsarbeit im Tätigkeits-feld der Studiengangkoordination eine zentrale Bedeutung zu. Die Universitäten geben re-gelmäßig Pressemitteilungen heraus und können über dieses Medium auch auf die Weiter-bildungsangebote der Universität aufmerksam machen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Studiengangkoordination den Kontakt zur Presseabteilung aufnimmt.

„Von der Presseabteilung, genau. Die hatten unseren Text so als Interview dargestellt und das war wirklich super. Und da hat man wirklich auch gemerkt, da kam dann was, weil das eben auch andere Möglichkeiten waren“ (Studiengangkoordination 8, Abs. 44).

Hier kann auch von der Expertise der Abteilung profitiert werden, deren Kerngeschäft die Öffentlichkeitsarbeit darstellt.

Studierendensekretariat

Zu Beginn jeder Kohorte steht die Studiengangkoordination in engem Kontakt mit dem Stu-dierendensekretariat. Dieses verschickt in Absprache mit der Studiengangkoordination unter anderem die Zulassung der Teilnehmende zum Angebot und ist mit der Einschreibung der Teilnehmenden sowie der Datenverwaltung der eingeschriebenen Teilnehmenden betraut.

„Dann natürlich mit dem Studierendensekretariat, immer zum Semesterbeginn mit dem Stu-dierendensekretariat“ (Studiengangkoordination 6, Abs. 36).

Hochschulrechenzentrum

Die Studiengangkoordination arbeitet ebenfalls mit Mitarbeitenden des Hochschulrechen-zentrums zusammen. Da in der wissenschaftlichen Weiterbildung neben den Präsenzveran-staltungen dem E-Learning eine besondere Rolle zukommt, ist es notwendig, ebensolche

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Formate zu produzieren und auf den entsprechenden Lernplattformen bereitzustellen. Teil-nehmende sollen auch abseits der Anwesenheit an der Universität die Möglichkeit haben, hochwertige E-Learning-Formate nutzen zu können, was zur Konsequenz hat, dass die Stu-diengangkoordination die Dozierenden bei der Erstellung unterstützen muss. Hierfür ist sie auf fachkundige Hilfe angewiesen, die sie meist von Mitarbeitenden des Hochschulrechen-zentrums erhält.

„Die sind verantwortlich für das E-Learning. Also dass wir dann dort die Räume buchen oder auch als wir ein Webinar hatten, musste dann dort auch der Raum gemietet werden. Die hel-fen uns auch beim Erstellen der E-Klausuren“ (Studiengangkoordination 6, Abs. 51).

Deutlich wird hier, dass darüber hinaus eine Zusammenarbeit zwischen der Studiengangko-ordination und dem Hochschulrechenzentrum stattfindet, um den reibungslosen Ablauf der E-Klausuren und der Webinare gewährleisten zu können.

Rechtsabteilung

Auch die Rechtsabteilung ist inneruniversitär ein Akteur, mit dem die Studiengangkoordinati-on bei Bedarf in KStudiengangkoordinati-ontakt treten kann. Da die Angebote an der Universität angesiedelt sind, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen in Bezug auf die Studienordnung und damit einhergehend mit Prüfungsformen oder auch Wiederholungsprüfungen.

„Ab und zu haben wir mit der Rechtsabteilung zu tun, weil es ja doch dann öfter mal um Fra-gen geht, wie man mit bestimmten Fällen jetzt umgeht, gerade was Studenten angeht, also zum Beispiel bei Wiederholungsprüfungen oder durchgefallenen Prüfungen oder wenn es jetzt um diese internationalen Verträge geht, dass die eben da noch mal was dazu sagen. Oder (...) was hatten wir noch? Oder wenn es um die Studienordnung geht, wobei da meistens die [In-terne hochschulische Einrichtung 2] eigentlich das Scharnier ist, aber gut“ (Studiengangkoor-dination 2, Abs. 22).

Es zeigt sich, dass es zwar durchaus eine Schnittstelle zwischen der Studiengangkoordinati-on und der Rechtsabteilung gibt, dass aber durchaus auch die Möglichkeit besteht, direkten Kontakt aufzunehmen und Anfragen zur Gestaltung von Studienordnungen oder auch (Ko-operations-) Verträgen zu stellen.

Interne Dozierende

Die Studiengangkoordination ist eine zentrale Schnittstelle zwischen unterschiedlichen An-spruchsgruppen. Zu diesen zählen ebenfalls die Dozierenden, die durch ihren Beitrag zur Lehre an dem Angebot mitwirken: „Die Aufgaben, die so ein Studiengangskoordinator hat, ist die Kommunikation zwischen den Teilnehmern und den Dozierenden herzustellen und als Kontaktpunkt auch zur Universität zu fungieren“ (Studiengangkoordination 3, Abs. 4).

Deutlich wird hier ihre Vermittlungsfunktion zwischen den Teilnehmenden und den Dozieren-den. Die Studiengangkoordination ist darüber hinaus in der Verantwortung, Informationen über das Angebot an die Dozierenden weiterzugeben, damit diese die Inhalte ihrer

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anstaltung entsprechend anpassen können. Generell ist festzustellen, dass die Befragten, nicht grundsätzlich zwischen hochschulinternen und hochschulexternen Dozierenden unter-scheiden. Eine Unterscheidung findet nur statt, wenn auf besondere Herausforderungen der externen Dozierenden eingegangen wird. Diese werden neben weiteren hochschulexternen Kooperationen im folgenden Kapitel thematisiert.