Tätigkeiten außerhalb der Durchführung des Angebotes

Um ein Angebot effektiv bewerben zu können, muss die grundsätzliche Planung abge-schlossen sein. Hierzu legt die Studiengangkoordination – häufig in Absprache mit der aka-demischen Gesamtleitung – das Programm fest und terminiert die Veranstaltungen, damit das Programm anschließend beworben werden kann.

„Ja, also jedes Jahr im Dezember ungefähr, also jetzt im Moment haben wir die Termine ge-macht für den nächsten Durchgang“ (Studiengangkoordination 1, Abs. 21).

Die operative Abwicklung des weiterbildenden Angebotes ist somit eine zentrale Aufgabe, die bereits außerhalb der Durchführung der Angebote von Studiengangkoordinierenden eine hohe Relevanz hat.

Bevor das Angebot bzw. die Durchführung eines Angebotes mit einer neuen Kohorte starten kann, ist es notwendig, die Mindestzahl an Teilnehmenden zu generieren, um das Programm kostendeckend anbieten zu können. In diesem Zeitraum steht die Herausforderung im Fo-kus, die Zielgruppe für das Angebot zu interessieren und über die Bedingungen der Teil-nahme zu informieren. Hierfür ist es im Vorfeld unabdingbar, verschiedene Marketingmaß-nahmen wie der Entwurf von Flyern oder das Verfassen von Pressemitteilungen zu ergreifen, um die Zielgruppe auf das Angebot aufmerksam zu machen. Zwar sollten die

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nahmen auf die einzelnen Angebote abgestimmt sein, allerdings gibt es Kanäle, die von dem Großteil der Studiengangkoordinationen genutzt werden. Hierunter fällt unter anderem die Erstellung einer Webseite mit allen erforderlichen Informationen, die für die Zielgruppe rele-vant sind: „Die Grundlage stellt dann unsere Homepage dar […]“ (Studiengangkoordination 8, Abs. 13).

Über die Erstellung der Webseite hinaus ist diese in der Folgezeit zu betreuen, was ebenfalls eine Aufgabe der Studiengangkoordination ist. Die Informationen müssen sich auf dem aktu-ellen Stand befinden und im Idealfall wird auf anstehende Veranstaltungen hingewiesen.

Darüber hinaus werden häufig Flyer als ein Kanal genutzt, um auf das Angebot aufmerksam zu machen:

„Bevor so ein neuer Studiengang startet, muss man schauen, dass die Werbematerialien ak-tuell sind, Flyer, Webseite so. Dann muss man schauen, dass alle Dokumente auf dem lau-fenden Stand sind, Gebührensätze und Studienordnung, also alles, was so an offiziellen Pa-pieren auf der Webseite auch steht, an dem sich die zukünftigen Teilnehmer orientieren kön-nen […]“ (Studiengangkoordination 4, Abs. 9).

Gelegentlich werden auch Artikel in Fachzeitschriften veröffentlicht, in denen auf das Ange-bot hingewiesen wird, um Teilnehmende zu akquirieren.

„[…] und dann überlegen wir noch drumherum, gibt es einen neuen Artikel, den wir irgendwo veröffentlichen und platzieren“ (Studiengangkoordination 1, Abs. 21).

Der Studierendensupport spielt bereits in der Phase vor Beginn des Angebotes eine zentrale Rolle. In dieser Phase müssen Anfragen von Interessenten zu Inhalt und Organisation des Angebotes beantwortet werden, die Studiengangkoordination übernimmt hier als erste, bera-tende Ansprechperson eine äußerst wichtige Funktion. In einigen Fällen ist ein Beratungsge-spräch im Vorfeld verpflichtend, um die Interessenten sowohl darüber zu informieren, welche Inhalte vermittelt werden als auch, welche Anforderungen an sie gestellt werden. Außerdem werden die Vorteile aufgezeigt, die durch eine Teilnahme an dem Programm entstehen.

„Also der erste Kontakt mit den Interessenten, erstmal per E-Mail. Dann die Fachstudienbera-tung per [Software (Instant-Messaging) 18] also wir führen mit jedem Interessenten so eine Beratung“ (Studiengangkoordination 5, Abs. 9).

Auf diese Weise soll verhindert werden, dass Teilnehmende mit Erwartungen in das Angebot starten, die nicht erfüllt werden können oder aber auch, dass sie sich Ansprüchen ausgesetzt sehen, die sie nicht erfüllen können, was eventuell zu einem Studienabbruch führen kann.

In die Phase vor Beginn des Angebotes fällt auch die Aufgabe der Betreuung des bungsverfahrens, die zumeist die Auswahl der Teilnehmenden mit einschließt. Das Bewer-bungsverfahren kann unterschiedlich organisiert sein. Entweder wird ein Portal verwendet, in dem die Daten der Bewerberinnen und Bewerber von einem externen Dienstleistungsanbie-ter verwaltet werden oder die Bewerbungen sind direkt an die Studiengangkoordination

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richtet. In beiden Fällen muss die Studiengangkoordination in Kontakt mit den Interessenten treten, falls Dokumente fehlen oder nicht gültig sind.

„Dass ich gucke, wenn Bewerber da sind, wie sind die bei [Bewerbungsportal] schon einge-pflegt? Sind die erst mal nur online gemeldet oder haben sie schon ihre Unterlagen komplett eingereicht? Dann werden sie ja von [Bewerbungsportal] freigegeben. Also dieses Bewer-bungsverfahren überwache ich mit. Ich habe dann teilweise Kontakte zu den Bewerbern, die dann Fragen haben, zu Zeitplänen und Fehlzeiten“ (Studiengangkoordination 6, Abs. 4).

Die Interviewaussage zeigt, dass die Bewerbungen auch administriert werden müssen, sollte das Bewerbungsverfahren von einem externen Portal durchgeführt werden. Wenn das Vor-liegen von Dokumenten nicht auf diese Weise geprüft wird, obliegt das Verfahren der Studi-engangkoordination, die die Unterlagen entgegen nimmt und auf Vollständigkeit überprüft. In einigen Fällen werden in diesem Rahmen Gespräche geführt, die dann in Absprache mit der akademischen Gesamtleitung stattfinden. Sobald der Prüfungsausschuss entschieden hat, welche Bewerberinnen und Bewerber in das Programm aufgenommen werden, müssen die Zulassungen in Zusammenarbeit mit dem Studierendensekretariat verschickt werden.

In der Phase vor Beginn eines Angebotes, in die auch Tätigkeiten der grundsätzlichen Pro-grammplanung fallen, muss neben der Festlegung der Termine auch die Auswahl der Dozie-renden stattfinden. Diese Aufgabe übernimmt die Studiengangkoordination ebenso wie die Anfrage bei Dozierenden, ob sie (erneut) an dem Angebot mitwirken möchten. In diesem Zusammenhang müssen darüber hinaus der Umfang und die Konditionen für die Beteiligung an dem Programm ausgehandelt werden.

„Dann schreibe ich die Dozenten vom vorherigen Mal an, sage: „Möchten Sie gerne wieder mit dabei sein? Ich hätte folgende zwei Terminvorschläge. Wollen Sie lieber an diesem oder je-nem Wochenende?“ (Studiengangkoordination 4, Abs. 17).

Hier wird deutlich, dass eine Abstimmung mit den Dozierenden notwendig ist, um einen rei-bungslosen Ablauf des Angebotes gewährleisten zu können. Demnach nimmt das Dozieren-denmanagement, d.h. die Gewinnung und Auswahl von Dozierenden, deren Einarbeitung, (didaktische) Beratung und Betreuung sowie das Aushandeln von Modalitäten der Lehrver-anstaltung, eine zentrale Position im Tätigkeitsbereich von Studiengangkoordinationen be-reits vor der Durchführung des Angebotes ein.

Aber nicht nur mit den Dozierenden steht die Studiengangkoordination in einem Austausch-prozess, sondern auch mit Kooperationspartnern, die auf unterschiedliche Weise in das An-gebot eingebunden sein können.

„[…] und auch mit entsendenden Einrichtungen sprechen. Also nicht nur mit den Teilnehmern direkt, sondern auch mit denen, die das finanzieren und sie überzeugen, dass das Sinn macht und überlegen wie es zeitlich gut gehen kann und [man] muss die Terminplanung für den kommenden Durchgang machen“ (Studiengangkoordination 4 Abs. 9).

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Kooperationspartner müssen nicht nur gewonnen werden, sondern darüber hinaus auch bei der Terminierung von Veranstaltungen einbezogen werden, sollten sie sich verpflichtet ha-ben, Teilnehmende zu entsenden.

Zusammenfassend zeigt sich, dass die Studiengangkoordination in der Phase „Außerhalb der Durchführung“ Aufgaben in den Feldern operative Abwicklung, Finanzadministration, Marketing, Studierendensupport, Dozierendenmanagement und Kooperationsmanagement übernimmt. Zur besseren Übersicht wird dies in folgender Grafik veranschaulicht:

Abbildung 9: Übersicht Außerhalb der Durchführung (eigene Darstellung)