Archiv "Fahrtkosten beim Arzt: Was zu beachten ist" (07.12.2007)

A3424 Deutsches ÄrzteblattJg. 104Heft 497. Dezember 2007

W I R T S C H A F T

D

ie steuerliche Behandlung von Fahrtkosten bei Unter- nehmen, also auch beim niederge- lassenen Arzt, ist in den letzten Jah- ren immer wieder in der Rechtspre- chung und in Verwaltungsanweisun- gen problematisiert worden. Einfach ist es lediglich noch bei Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

Hier gilt, dass bei einer betriebli- chen Fahrt auch die Kosten entspre- chend als Betriebsausgaben abzugs- fähig sind. Besondere Aufzeich- nungspflichten existieren nicht.

Erheblich komplexer ist die Be- handlung der Aufwendungen für den eigenen Pkw, der auch betrieb- lich genutzt wird. Hier muss man sich zunächst die Frage stellen, ob und wie das Fahrzeug dem steuerli- chen Betriebsvermögen zuzuordnen ist. Zunächst muss daher für jeden einzelnen Pkw entschieden werden, ob Privatvermögen, gewillkürtes Betriebsvermögen oder notwendi- ges Betriebsvermögen vorliegt.

Welche Zuordnung dabei möglich ist, zeigt dieser Beitrag. Welche Zu- ordnung die günstigste ist, ist vom Einzelfall abhängig.

Fahrzeug gehört zum Privatvermögen

Generell sind zwei Sachverhalte denkbar, warum das Fahrzeug zum steuerlichen Privatvermögen zu zählen ist. Wenn die betriebliche Nutzung weniger als zehn Prozent der gesamten Fahrzeugnutzung be- trägt, hat der Arzt keine Wahl: Die Zuordnung zum steuerlichen Privat- vermögen ist zwingend. Der Pkw kann jedoch auch aufgrund der Wil- lensentscheidung des Arztes zum Privatvermögen gehören, und zwar dann, wenn das Fahrzeug zwischen zehn und 50 Prozent für die Tätig- keit als Arzt genutzt wird.

Liegt Privatvermögen vor, stellen die Kosten, die durch den Betrieb

des Autos entstehen, keine Betriebs- ausgaben dar. Die betrieblich gefah- renen Kilometer können jedoch mit einen Pauschalsatz von 30 Cent an- gesetzt werden. Um auf diese Weise den eigenen Gewinn zu mindern, müssen die betrieblichen Fahrten mindestens mit Datum, Grund der Fahrt und gefahrenen Kilometern aufgezeichnet werden. Daneben ist grundsätzlich auch ein Einzelkos- tennachweis möglich, bei dem zu- nächst die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeuges ermittelt werden müssen, anhand derer dann aufgrund

der prozentualen Relation von be- trieblichen und privaten Fahrten der maximal gewinnmindernde Betrag errechnet werden kann.

Für Fahrten zwischen Wohnung und Praxis ist die Entfernungspau- schale (nach derzeitigen Stand noch:

0,30 Euro je Entfernungskilometer und Tag ab dem 21. Kilometer) als Betriebsausgabe anzusetzen.

Pkw-Nutzung über 50 Prozent betrieblich

Bei einer betrieblichen Nutzung des Wagens zu mehr als der Hälfte muss das Auto dem steuerlichen Betriebs- vermögen zugeordnet werden. Sämt- liche mit dem Fahrzeug in Zusam- menhang stehende Kosten sind da- her Betriebsausgaben. Im Gegenzug muss jedoch für die Privatnutzung ein Eigenanteil wieder gewinn- erhöhend angesetzt werden, was entweder durch ein ordnungsge- mäßes Fahrtenbuch oder über die pauschale Methode der 1-Prozent- Regelung geschehen kann.

cPauschale 1-Prozent-Regelung:

Im Fall der pauschalen Regelung wird monatlich ein Prozent des Brut- tolistenneuwagenpreises zum Zeit- punkt seiner Erstzulassung dem Ge- winn hinzugerechnet, um die private Nutzung abzugelten. Übersteigt das Ergebnis der Pauschalregelung die tatsächlichen Kfz-Kosten, so ist eine Gewinnerhöhung auf die tatsäch- lichen Kosten begrenzt.

Zu beachten ist allerdings, dass die 1-Prozent-Regelung nur bei Fahrzeugen des notwendigen Be- triebsvermögens Anwendung finden darf. Zu prüfen ist daher zunächst, ob das Fahrzeug tatsächlich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird (wobei Fahrten zwischen Wohnung und Praxis als betriebliche Fahrten gelten). Die 1-Prozent-Regelung kann also angewendet werden, wenn bereits diese Fahrten mehr als 50 Prozent der Jahreskilometerlaufleis- tung des Kfz ausmachen. Wenn dem nicht so ist, hat der Arzt die mehr als 50-prozentige Nutzung in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Dabei sollen bereits Eintragungen im Ter- minkalender, Kilometerabrechnun- gen, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen zur Glaubhaftmachung geeignet sein.

FAHRTKOSTEN BEIM ARZT

Was zu beachten ist

Ein Überblick zur Absetzbarkeit der betrieblichen Fahrten und zur Erfassung von Privatfahrten bei Ärzten

URTEILE ZUM FAHRTENBUCH

c Bundesfinanzhof vom 9. November 2005 Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die getätigten Fahrten sowie der am Ende erreichte Kilometerstand müssen nicht nur vollständig, sondern auch in einem fortlaufenden Zusammenhang sein. Es reicht nicht aus, wenn auf lo- sen Zetteln die täglich zurückgelegten Kilometer mit der angefahrenen Stadt notiert werden und im Zusam- menhang mit einer Terminübersicht nachträglich ein Fahrtenbuch erstellt wird.Az.: VI R 27/05 c Bundesfinanzhof vom 16. November 2005

Ebenso reicht das „Excel-Fahrtenbuch“ nicht, da ein- gegebene Daten problemlos verändert werden können.

Den strengen Anforderungen an die Ordnungsmäßig- keit eines Fahrtenbuchs kann nur Genüge getan wer- den, wenn die nachträgliche Veränderung der Fahrten- buchdatei ausgeschlossen ist oder Änderungen in der Datei selbst dokumentiert werden.Az.: VI R 64/04 c Bundesfinanzhof vom 31. Mai 2005

Gerundete Kilometerangaben im Fahrtenbuch führen zu dessen Aberkennung. Im Urteilsfalls hatte der Klä- ger seine dienstlich gefahrenen Kilometer immer mit der Endziffer Null eingetragen. Es wurde also (mindestens) auf glatte Zehner gerundet. Die „normale“ Rundung auf volle Kilometer ist daher hier nicht gemeint. Auch kann eine Rundung auf volle Kilometer nicht zur Aber- kennung des Fahrtenbuchs führen, da grundsätzlich auf den Gesamtkilometerstand (nicht den Tageskilo- meterzähler) abzustellen ist.Az.: VI B 65/04 (NV)

Deutsches ÄrzteblattJg. 104Heft 497. Dezember 2007 A3425

W I R T S C H A F T

Sind solche Unterlagen nicht vor- handen, ist eine formlose Aufzeich- nung der Kfz-Nutzung über einen repräsentativen Zeitraum von in der Regel drei Monaten zu führen, aller- dings muss dann neben einer Notiz zum Anlass der Fahrt sowie der je- weils zurückgelegten Strecke auch die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums festgehalten werden.

cFahrtenbuch: Die Führung ei- nes Fahrtenbuchs bereitet in der Praxis erhebliche Probleme. Das Gesetz spricht von einem „ord- nungsgemäßen Fahrtenbuch“, defi- niert jedoch nicht, was unter „ord- nungsgemäß“ zu verstehen ist, wes- halb dies bisher der Rechtsprechung und den Verwaltungsanweisungen zu entnehmen war. Laut Erlass des Bundesfinanzministeriums soll das Fahrtenbuch die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruf- lichen Sphäre ermöglichen und dar- stellen. Es muss laufend geführt werden und mindestens folgende Angaben enthalten: Datum und Ge- samtkilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt, Reiseziel (wird ein Umweg gefahren, auch die Reiseroute) so- wie Reisezweck und aufgesuchte Patienten/Geschäftspartner.

Die Angaben müssen sich direkt aus dem Fahrtenbuch entnehmen las- sen. Ein Verweis auf ergänzende Un- terlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter des Fahrten- buchs nicht beeinträchtigt wird.

Weiterhin ist der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten durch Angabe des Gesamtkilometer- stands am Ende der beruflichen Fahrt zu dokumentieren. Liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, werden die Betriebsausgaben des Wagens aufgrund des ermittelten prozentualen Anteils der Privatfahr- ten gekürzt, und insoweit findet eine Gewinnerhöhung statt.

Die tatsächlichen Aufwendungen zwischen Wohnung und Praxis wer- den als nicht abziehbare Betriebsaus- gaben behandelt, soweit sie über der Entfernungspauschale liegen, die Ar- beitnehmer als Werbungskosten in Abzug bringen können. Dies führt dazu, dass die Fahrten zur Praxis zwar als betrieblich gelten, jedoch

nicht oder nicht ganz als Betriebsaus- gaben abgezogen werden können.

Führt der Arzt für den Betriebs- Pkw die 1-Prozent-Regelung durch, wird er die Aufwendungen, die auf die Fahrten zur Praxis entfallen, nicht kennen. Hier werden daher pauschal 0,03 Prozent des Bruttolistenneuwa- genpreises als Aufwendungen für die Fahrten angenommen. Die so ermit- telten Aufwendungen wer- den um die Entfernungs- pauschale gekürzt und das positive Ergebnis dem Ge- winn hinzugerechnet (sie- he: „Fahrten zur Praxis“).

Besondere Aufzeichnungs- pflichten bestehen dabei nicht. Unter dem Strich hat der niedergelassene Arzt so nicht mehr für die Fahrten zur Praxis steuermindernd einsetzen können, als wenn er angestellt wäre.

Nach diesem System wird auch verfahren, wenn der Arzt ein Fahrtenbuch führt, allerdings kommen dann statt der pauschalen Ermittlung mit 0,03 Prozent die tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten zur Praxis zum Einsatz, die sich aus dem Fahrtenbuch ergeben.

Ebenso setzt das Fahrtenbuch dann voraus, dass jede einzelne Fahrt zur Praxis eingetragen wird, da ansons- ten auch die Lückenlosigkeit des Fahrtenbuchs nicht gegeben wäre.

Gewillkürtes Betriebsvermögen

Wenn die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges mindestens zehn Prozent und maximal 50 Prozent beträgt, kann der Arzt durch Willensentschei- dung das Fahrzeug auch seinem steu- erlichen Betriebsvermögen zuord- nen, man spricht von gewillkürten Betriebsvermögen. Ist dies der Fall, sind alle Pkw-Kosten Betriebsausga- ben und im Gegenzug ist wiederum ein Privatanteil zu ermitteln. Die pauschale Methode der 1-Prozent- Regelung ist in diesem Bereich seit 2006 nicht mehr zulässig. Die Er- mittlung des Privatanteils anhand eines Fahrtenbuchs ist jedoch sehr wohl gegeben, insoweit sind diesel- ben Kriterien zu beachten wie bei Fahrzeugen des notwendigen Be- triebsvermögens. Daneben muss je-

doch erwähnt werden, dass das Füh- ren eines Fahrtenbuchs bei gewill- kürtem Betriebsvermögen nicht zwin- gend erforderlich sein soll. Der Be- gründung des Gesetzes war seiner- zeit zu entnehmen, dass die private Nutzung vom Unternehmer zu schät- zen und glaubhaft zu machen ist.

Formale Voraussetzungen sind je- doch nicht genannt worden.

Da weder der Gesetzgeber noch die Finanzverwaltung eine konkrete Methode zur Ermittlung des Privat- anteils bei Fahrzeugen des gewill- kürten Betriebsvermögens vorsieht, sind hier wohl auch unbürokratische Aufzeichnungen wie bei der Be- weisführung der überwiegenden Nutzung zulässig. Dabei kann die Betriebsprüfung jedoch schnell zum Basar werden, auf dem um den ge- nauen Anteil der betrieblichen Nut- zung gefeilscht wird. Rechtssicher- heit ist nur mit einem ordnungs- gemäßen Fahrtenbuch gegeben.

Was im Bereich des gewillkürten Betriebsvermögens die Fahrten zwi- schen Wohnung und Praxis betrifft, so gilt auch hier, dass der Arzt nicht mehr in Abzug bringen kann, als er es als Angestellter könnte.

Die Behandlung des Pkw in der betrieblichen Sphäre ist sehr bedeut- sam. Eine allgemein gültige Hand- lungsempfehlung existiert nicht, weshalb jeder Arzt den für sich güns- tigsten Weg herausfiltern muss, da- mit es bei Betriebsprüfungen kein böses Erwachen gibt. n Christoph Iser E-Mail: Stb.Iser@Steuerempfehlung.de

FAHRTEN ZUR PRAXIS*

cBruttolistenneuwagenpreis des Pkw: 30 000 Euro cmonatlich 20 Arbeitstage

cEntfernung Wohnung – Praxis: 25 Kilometer

30 000 × 0,03 Prozent × 25 Kilometer = 225 Euro abzüglich Entfernungspauschale

0,30 Euro × 5 Kilometer (erst ab dem 21. Kilometer)

× 20 Tage = 30 Euro

monatliche Gewinnerhöhung = 195 Euro (ein negativer Betrag würde den Gewinn mindern)

*bei pauschaler 1-Prozent-Regelung