B. Projektauftrag
Vorlage des Projektauftrags:
Der Projektauftrag liegt vor: Ja
Die Erarbeitung des Umsetzungsvorschlages für einen Basisdienst wird anhand der Daten des BMI aus den bundesweiten Vorprojekten zur De-Mail-Einführung unter Berücksichtigung der Berliner Rahmendaten selbständig vom Auftragnehmer durchgeführt. Eine Projektstruktur gemäß Projektmanagementhandbuch ist zu diesem Zeitpunkt nicht sinnvoll. Die inhaltliche Arbeit wird in enger Kooperation zwischen Fraunhofer FOKUS, ITDZ Berlin und SenInnSport - ZS C – durchgeführt. Das Ergebnis des Konzeptes wird landesweit mit den IT-Managern sowie Fachverfahrensverantwortlichen diskutiert.
Es wird dem StA-A über das Ergebnis berichtet und eine Entscheidungsvorschlag unterbreitet.
Bemerkungen:
A. Meilensteine - Übersicht
Dargestellt sind 7 Meilenstein(-en) mit den geschätzten Beträgen des Finanzbedarfs aus Kapiteln 0500 oder 0505 inhaltliche Detailklärung
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
März 2013 / Mai 2013 beendet
Status
0,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
0,00 Die Zielstellung sowie der Umfang des zu erarbeitenden Umsetzungsvorschlages werden abgestimmt.
Erläuterung des Inhaltes
Detailklärung mit dem ITDZ ist erfolgt.
Erläuterung des Verlaufs
Angebot kann vom ITDZ erstellt werden.
Erläuterung der Ergebnisse
Beauftragung der Untersuchung
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
Juni 2013 / Juni 2013 beendet
Status
50.000,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
10.000,00 Das IT-Dienstleistungszentrum ist beauftragt.
Erläuterung des Inhaltes
Angebot lag lag am 15.05.2013 vor.
Erläuterung des Verlaufs
Auftrag wurde am 20.06.2013 erteilt Erläuterung der Ergebnisse
Es wird zur Auftragserteilung der gesamte Finanzbedarf angesetzt, da zu diesem Zeitpunkt die Mittel zur Verfügung stehen müssen.
Bemerkungen und weitere Hinweise
Erarbeitung des Konzeptes
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
Juni 2013 / August 2013 zurückgestellt
Status
0,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
0,00 Konzept erarbeiten und und Abstimmung des Umsetzungsvorschlages
Erläuterung des Inhaltes
Eine Vorbetrachtung des ITDZ liegt seit 03.07.2013 vor. Für die Umsetzung ergeben sich zwei unterschiedliche Alternativen, die vor Erstellung eines endgültigen Umsetzungsvorschlages eine breite Beteilung der Berliner Verwaltung erfordert, da eine der Alternative hohe Anfangsinvestitionen voraussetzt.
Ein Treffen mit den Behörden der Berliner Verwaltung ist für Anfang September angesetzt.
Erläuterung des Verlaufs
Vorbetrachtung liegt vor. Umsetzungsvorschlag steht aus.
Erläuterung der Ergebnisse
landesweite Vorstellung des Konzeptes
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
September 2013 / September begonnen
Status
0,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
0,00 Das Konzept wird mit den Berliner Behörden diskutiert und eine Entscheidungsvorlage für den Senat daraus abgeleitet.
Erläuterung des Inhaltes
Termineinladung erfolgt für KW 36 oder 37.
Erläuterung des Verlaufs
offen
Erläuterung der Ergebnisse
Ferstigstellung Konzept
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
Oktober 2013 / Oktober 2013 nicht begonnen
Status
0,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
0,00 Konzept wird finalisiert und vom AG abgenommen. Anschließend Verteilung an Berliner Verwaltung zur Vorbereitung Diskussion.
Erläuterung des Inhaltes
Umsetzungskonzept wird erst nach Abstimmung mit der Berliner Verwaltung abschließend erstellt.
Erläuterung des Verlaufs
3. Meilenstein
SenInnSport P0003
Seite 3
Berichtsblatt 13
Erarbeitung eines Umsetzungsvorschlages zur Einführung von DE-Mail in der Berliner Verwaltung
offen
Erläuterung der Ergebnisse
Vorlage Umsetzungskonzept zur Entscheidung
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
Dezember 2013 / Dezember 2013 nicht begonnen
Status
0,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
0,00 Das Konzept wird im Senat oder StS-A beraten und über das weitere Vorgehen bzw. über Folgeprojekte entschieden Erläuterung des Inhaltes
offen, Vorlage erfolgt erst, wenn Umsetzungsvorschlag mit Berliner Verwaltung abgestimmt ist.
Erläuterung des Verlaufs
offen
Erläuterung der Ergebnisse
Projektende
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
Januar 2014 / Januar 2014 nicht begonnen
Status
0,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
0,00 Projekt abgeschlossen und abgerechnet. Folgeaufträge sind auf den Weg gebracht.
Erläuterung des Inhaltes
Wege der Verschiebung des Projektstarts hat sich auch das Projektende verschoben.
Erläuterung des Verlaufs
Projekt noch nicht abgeschlossen Erläuterung der Ergebnisse
B. Bemerkungen und weitere Hinweise
Bemerkungen:Ürsprünglich wurde von einem Finanzbedarf in Höhe von 100.000 EUR ausgegangen. Dieser Ansatz hat sich als zu hoch erwiesen und wurde daher halbiert.
Einige Meilensteine wurden zwecks Konkretisierung des geplanten Projektablaufs ergänzt.
4. Ausgaben / Finanzdaten
A. Ausgaben
Jahr Kapitel / Titel Zugewiesene
Mittel in €
IST-Ausgaben in €
2013
Ausgaben aus 0500 Titel 540 01
50.000 0Ausgaben aus 0500 Titel 540 85
0 0Ausgaben aus 0505 Titel 540 85
0 0Gesamt 2013
50.000 0Projekt gesamt
50.000 0B. Bemerkungen und weitere Hinweise
Bemerkungen:Ürsprünglich wurde von einem Finanzbedarf in Höhe von 100.000 EUR ausgegangen. Dieser Ansatz hat sich als zu hoch erwiesen und wurde daher halbiert.
( A ) Bürger- / Wirtschaftsnähe ( B ) Transparenz
( C ) Partizipation ( D ) Effizienz
Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.
X X
X
Das Projekt dient folgenden strategischen Zielen:
5.1. Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin 5. Zielerreichung
Die De-Mail ist die organisatorische und technische Basis für die Umsetzung einer medienbruchfreien, rechtssicheren und schnellen elektronischen Schriftverkehrs zwischen der Verwaltung und den Bürgern und der Wirtschaft. Die
Zielsetzung ( SOLL ):
A. Bürger-/Wirtschaftsnähe
Verwaltungsprozesse werden auch für den Bürger und die Wirtschaft spürbar -vereinfacht und beschleunigt.
Zielsetzung ( IST ):
DE-Mail hat das Potential für einen medienbruchfreien, rechtssicheren und schnellen elektronischen Schriftverkehrs zwischen Verwaltung und Bürger. Dies wird auch durch die EGovG Bund und EGovG Bln (E) unterstützt, da als
Schriftformersatz zugelassen. Zweifelhaft bleibt die tatsächliche Bereitschaft der Privatpersonen zur Nutzung von DE-Mail.
Dazu gibt es bundesweit keine Erfahrungen.
,
Zielsetzung ( KEINE ), Begründung:
Zielsetzung ( IST ):
ZIEL_IST
B. Transparenz
Sollte die De-Mail im Sinne des § 3 a VwVfG als Willenserklärung akzeptiert werden, dann sind damit neue partizipative Online-Verfahren möglich, die derzeit noch an der Schriftformerfordernis scheitern.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Durch die EGovG Bund und EGovG Bln (E) wird DE-Mail als Schriftformersatz zugelassen. Konkrete Einsatzmöglichkeiten zur Partizipation können also DE-Mail verwenden.
C. Partizipation
Die Behörden können ihre eigenen Prozesskosten signifikant senken.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Durch die EGovG Bund und EGovG Bln (E) wird DE-Mail als Schriftformersatz zugelassen. Somit können die
angeschlossene Verwaltungsprozesse vollelektronisch durchgeführt werden, da der Prozessstart rechtsicher elektronisch eingeht.
D. Effizienz
5.2.1. Balanced Scorecard - Zieldimensionen
Das Projekt beachtet diese Zieldimension:
( A ) Mitarbeiterorientierung ( B ) Prozessorientierung
Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.
X X
5.2. Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz
Die Nutzerfreundlichkeit der De-Mail ist ein wesentliches Auswahlkriterium. Die De-Mail Funktionalität wird im E-Mail Konto der Mitarbeiter integriert werden.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Die Vorbetrachtung des ITDZ hat zwei unterschiedliche Alternativen zur Umsetzung beschrieben, die wesentliche
Unterschiede in Bezug auf die Nutzerfreundlichkeit aufweisen, aber kostenseitig sehr weit auseinander liegen. Gemeinsam mit der Berliner Verwaltung soll daher der Kosten-Nutzen-Aspekt noch abgestimmt werden.
A. Mitarbeiterorientierung
Die Prozessbetrachtung ist Bestandteil des Projektes.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
B. Prozessorientierung
SenInnSport P0003
Seite 5
Berichtsblatt 13
Erarbeitung eines Umsetzungsvorschlages zur Einführung von DE-Mail in der Berliner Verwaltung
Die Vorbetrachtung des ITDZ hat zwei unterschiedliche Alternativen zur Umsetzung aufgezeigt, die die Prozessabläufe unterschiedlich beeinflusst, aber kostenseitig sehr weit auseinander liegen. Gemeinsam mit der Berliner Verwaltung soll daher der Kosten-Nutzen-Aspekt noch abgestimmt werden und wieweit die Prozessabläufe technisch oder organisatorisch unterstützt werden sollen.
Teil des Umsetzungsvorschlages ist die Prüfung der Wirtschaftlichkeit der vorgeschlagenen Variante.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Die Vorbetrachtung des ITDZ hat zwei unterschiedliche Alternativen zur Umsetzung beschrieben, die wesentliche Unterschiede in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit aufweisen, da die Annahme der sicheren Versendung mit DE-Mail in der Praxis völlig unklar ist und derzeit keine Erfahrungen dazu vorliegen.
C. Wirtschaftlichkeit
5.2.2. Ressortübergreifender Ansatz
Zielsetzung ( SOLL ):
Es wird ein Umsetzungsvorschlag für die gesamte Berliner Verwaltung erarbeitet.
Zielsetzung ( IST ):
Teil des Umsetzungsvorschlag wird die Einrichtung eines zentralen Basisdiesntes beim ITDZ für die gesamte Berliner Verwaltung sein.
( A ) Elektronische Verfahrensabwicklung
( B ) Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs
( D ) Digitalisierung der Verwaltungsprozesse ( E ) Unterstützung des Konzepts „Open Government“
( C ) Unterstützung der konventionellen Zugangswege
Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.
X X X
X X
Das Projekt berücksichtigt folgende BEGS – Zielen:
5.3.1. Berliner E-Government-Strategie ( BEGS ) 5.3. IT- / E-Government Projekte
Ist zentraler Bestandteil des Projektes.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Die Vorbetrachtung des ITDZ hat zwei unterschiedliche Alternativen zur Umsetzung beschrieben, die erhebliche
Unterschiede in Bezug auf die durchgehende elektronische Verfahrensabwicklung aufweisen. Mit der Berliner Verwaltung soll dies wegen der erheblichen
A. Elektronische Verfahrensabwicklung
Es ist geplant, über die De-Mail einen sicheren zentralen Zugangsweg für die elektronische Kommunikation zu schaffen.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Ist realisierbar, da Teil des Umsetzungsvorschlag die Einrichtung eines zentralen Basisdiesntes beim ITDZ für die gesamte Berliner Verwaltung sein wird und gem. EGovG Bund und EGovG Bln (E) nach Verfügbarkeit dieses Basisdienstes der elektronische Zugang zu Verwaltung generell eröffnet wird.
B. Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangsweges
Die konventionellen Zugangswege bleiben erhalten.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
C. Unterstützung der konventionellen Zugangswege
Die konventionellen Zugangswege bleiben erhalten.
Ist konzeptionell integriert.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Die Vorbetrachtung des ITDZ hat zwei unterschiedliche Alternativen zur Umsetzung aufgezeigt, die die Prozessabläufe unterschiedlich beeinflusst, aber kostenseitig sehr weit auseinander liegen. Gemeinsam mit der Berliner Verwaltung soll daher der Kosten-Nutzen-Aspekt noch abgestimmt werden und wieweit die Prozessabläufe technisch oder organisatorisch unterstützt werden sollen.
D. Digitalisierung der Verwaltungsprozesse
Die Einführung der De-Mail muss sich in die SOA-Architektur des Landes und das entsprechende Dienstleistungsportal integrieren. Dadurch ist gewährleistet, dass die Nutzung der weiteren Elemente wie OpenData und weitere partizipative Elemente auch genutzt werden können.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Ist realisierbar, da Teil des Umsetzungsvorschlag die Einrichtung eines zentralen Basisdiesntes beim ITDZ für die gesamte Berliner Verwaltung sein wird und entsprechende Integration möglich ist.
E. Unterstützung des Konzepts "Open Government"
Erfassung in IT-BePla:
Die Erfassung in IT-BePla ist bereits erfolgt
X
Bemerkungen:
Entfällt, da diese Fragen Teil des Umsetzungskonzeptes sein werden.
5.3.2. IT Bestands- und Planungsübersicht ( IT-BePla )
Hinweise:
Entfällt, da diese Fragen Teil des Umsetzungskonzeptes sein werden.
Vorlage des GF-Modells:
Das GF-Modell liegt vor
5.3.3. Geschäfts- und Finanzierungsmodell ( GF-Modell )
Barrierefreiheit:
Das Angebot ist barrierefrei Bemerkungen:
Entfällt, da diese Fragen Teil des Umsetzungskonzeptes sein werden.
5.3.4. Barrierefreiheit
SenInnSport P0003
Seite 7
Berichtsblatt 13
Erarbeitung eines Umsetzungsvorschlages zur Einführung von DE-Mail in der Berliner Verwaltung
5.4. Creative-Commons-Lizenzierung ( CC-Lizenz ) A. Interne Dokumente der Projektarbeit
Prüfergebnis:
CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend Erläuterungen der Prüfergebnisse ( SOLL ):
Es wird noch für das Projekt geprüft, ob eine eigene Homepage eingerichtet wird. Alle im Projekt abgestimmten und freigegebenen Dokumente werden dort veröffentlicht.
B. Fachpublikationen
Prüfergebnis:CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend Erläuterungen der Prüfergebnisse ( SOLL ):
Es ist beabsichtigt, mit Hilfe externer Unterstützung einen Umsetzungsvorschlag für die gesamte Berliner Verwaltung zu erstellen. Das Konzept wird dem Senat oder StS-A zur Entscheidung zur Umsetzung vorgelegt. Bis zu diesem Zeitpunkt ist eine Lizenzierung nicht angezeigt. Der Senat / StS-A sollte über die Lizenzierung des Konzepts entscheiden.
C. Datenbestände
Prüfergebnis:CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend Erläuterungen der Prüfergebnisse ( SOLL ):
Eine eigenständige Erhebung und Verarbeitung von Datensätzen erfolgt im Projekt nicht
D. IT-Leistungen / Open Source-Lösungen
Prüfergebnis:
CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend Erläuterungen der Prüfergebnisse ( SOLL ):
In diesem Projekt wird noch keine Software beschafft. Der Umsetzungvorschlag wird jedoch die Prüfung enthalten, welche Open-Source-Lösungen verwendet werden könnten.
5.5. Gesamtbewertung
A. Zielerreichung des Projekts / geplantes Ergebnis
Zielerreichung ( IST ):Die Vorbetrachtung des ITDZ hat zwei unterschiedliche Alternativen zur Umsetzung aufgezeigt, die kostenseitig sehr weit auseinander liegen. Mit dem Umsetzungsvorschlag wird in jedem Fall DE-Mail zur Einführung empfohlen werden. Generell wird es dann gem. dem EGovG Bund und dem EGovG Bln (E) möglich sein, nach Bereitstellung eines zentralen
Baisisdienstes den elektronischen Zugang zur Verwaltung generell zu eröffnen. Mangels Erfahrung überall zur tatsächlichen Eisnatztiefe von DE-Mail sind die wirtschaftlichen Betrachtung spekulativ. Gemeinsam mit der Berliner Verwaltung soll daher der Kosten-Nutzen-Aspekt abgestimmt werden.
Projektstatus und Bewertung:
Projektstatus: begonnen Bewertung: grün
B. Status des Projekts
1. Basisinformationen A. Grunddaten
Aktenzeichen Projektname
Funktionale Weiterentwicklung des Onlineportals http://service.berlin.de - Berlin-Portal
E-Mail Telefon
Berichtswesen
Seiten Ende (geplant / tatsachlich)
Beginn (geplant / tatsachlich)
Typ der Förderung Behörde ( kurz )
Struktur Prozess IT E-Goverment
Typ des Projekts
Projektleiter/-in
URL des Projekts
Projekt-Nr. (intern) Projektstatus Projektkostenträger
SenInnSport mit finanzieller Förderung X X X
Meyer-Claassen Dirk 030 90223-2110 dirk.meyer-claassen@seninnsport.berlin.de
Okt 2012 / Jan 2013 Sep 2013 / Jan 2014 P0004
1 von 8 P01A0018
begonnen
Durch die Weiterentwicklung des Portals http://service.berlin.de erhalten Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit eines personalisierten Onlinezugangs, über den Sie mittels der Funktionalitäten des nPAs Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen können.
B. Ziel des Projekts / geplantes Ergebnis
Projektziel / geplantes ErgebnisDerzeit sind die meisten Verwaltungsleistungen nicht medienbruchfrei gestaltet. Für den Ausbau medienbruchfreier
Leistungen bedarf es künftig eines personalisierten Zugangs auf http://service.berlin.de. Mithilfe der Identitätsfunktionen des neuen Personalausweises soll dem Kunden ermöglicht
werden, seine persönlichen Anliegen medienbruchfrei online abzuwickeln und bspw. mittels eines s.g. „Bürgerkonto“ zu verwalten (Berlin-Portal). Ebenso sollen Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit haben, sich online im Sinne einer transparenten und
kundenfreundlichen Verwaltung nach dem Verfahrensstand zu erkundigen.
Ergänzende Hintergrundinformationen:
2. Projektstruktur A. Projektstruktur
Auftraggeber/-in:CdS, StS Sp
Landesredaktion berlin.de, ZS C 2 Projektgruppe:
Abstimminstanz: SenInnSport, Skzl, ITDZ, Berlin Online Abstimminstanz:
SenInnSport, Skzl Entscheidungsinstanz:
B. Projektauftrag
Vorlage des Projektauftrags:
Der Projektauftrag liegt vor: Nein Die Vorlage erfolgt zum: 01.10.2013
wird im Zuge der Senatsvorlage im Oktober 2013 erwartet Bemerkungen: