Projekt wurde vorzeitig beendet A)
290.000€ für die Beschaffung des Moduls und der erforderlichen Lizenzen sowie Infrastruktur
B)
330.000€ für die Beauftragung eines ITDienstleisters zur Einführung von OLAV Bemerkungen und weitere Hinweise
Pilotierung von Bürgerterminals in zwei Bezirken.
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
Januar 2015 / September 2016 nicht begonnen
Status
100.000,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
0,00 Pilotierung von Bürgerterminals in zwei Bezirken.
Erläuterung des Inhaltes
Projekt wurde vorzeitig beendet Erläuterung des Verlaufs
Projekt wurde vorzeitig beendet Erläuterung der Ergebnisse
Projekt wurde vorzeitig beendet Bemerkungen zum Status
Ergebnisse der Pilotierung
Zeitlicher Bezug ( von / bis )
März 2015 / Juni 2016 nicht begonnen
Status
0,00
Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €
0,00 Die Ergebnisse der Pilotierung (verlässliche und in der praktischen Erprobung
gewonnene Daten und Parameter zur Durchführung einer belastbaren Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) und Entscheidungsgrundlage zu einem ggf.
verwaltungsweiten Ausrollen von Bürgerterminals liegen vor.
Erläuterung des Inhaltes
Projekt wurde vorzeitig beendet Erläuterung des Verlaufs
Projekt wurde vorzeitig beendet Erläuterung der Ergebnisse
4. Ausgaben / Finanzdaten
A. Ausgaben
Jahr Kapitel / Titel Zugewiesene
Mittel in €
IST-Ausgaben in €
2013
Ausgaben aus 0500 Titel 540 01
0 0Ausgaben aus 0500 Titel 540 85
0 0Ausgaben aus 0505 Titel 540 85
500.000 0Gesamt 2013
500.000 0Projekt gesamt
500.000 0B. Bemerkungen und weitere Hinweise
Bemerkungen:Abrechnung für den durchgeführten WS liegt noch nicht vor.
( A ) Bürger- / Wirtschaftsnähe ( B ) Transparenz
( C ) Partizipation ( D ) Effizienz
Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.
X X
X X
Das Projekt dient folgenden strategischen Zielen:
5.1. Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin 5. Zielerreichung
Die für die Online-Bereitstellung geeigneten und am meisten nachgefragten Dienstleistungen stehen in von allen Zielgruppen nutzbarer elektronischer Form zur Verfügung.
Zielsetzung ( SOLL ):
A. Bürger-/Wirtschaftsnähe
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Berichtsblatt 16
Bürgerterminals
Die Bürgerterminals ermöglichen auch Bürgerinnen und Bürgern ohne eigenen Internetanschluss den elektronischen Zugang zu diesen Dienstleistungen.
Der Selbstbedienungscharakter des Bürgerterminals ermöglicht eine verbesserte zeitliche und örtliche Flexibilität Ein neuer Zugangsweg zu den Dienstleistungen der Verwaltung steht den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung und ermöglicht unter anderem eine Reduzierung von Wartezeiten.
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
Auf den Bürgerterminals soll perspektivisch das gesamte Leistungsspektrum des Internetauftritts der Berliner Verwaltung angeboten werden.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
B. Transparenz
Partizipationsangebote der Berliner Verwaltung sind grundsätzlich über die Bürgerterminals nutzbar.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
C. Partizipation
Folgende Effizienzgewinne sind zu erwarten:
•Entlastung von Routinetätigkeiten
•Optimierung der Geschäftsprozesse
•Zeitersparnis für die Verwaltungskunden
•Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur und der IT-Verfahrenslandschaft.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
D. Effizienz
5.2.1. Balanced Scorecard - Zieldimensionen
Das Projekt beachtet diese Zieldimension:
( A ) Mitarbeiterorientierung ( B ) Prozessorientierung
Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.
X X
5.2. Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz
Die Bereitstellung der Dienstleistungen über das Bürgerterminal führt durch eine Minderung von Routinetätigkeiten zu einer Entlastung der Beschäftigten und der Verringerung von Wartezeiten mit einhergehender Absenkung des Konfliktpotenzials.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
A. Mitarbeiterorientierung
Das Projekt orientiert sich an den optimierten Prozessen in den Bürgerämtern.
Zielsetzung ( SOLL ):
B. Prozessorientierung
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
In einer ersten Pilotierung wurde im Rahmen des Projekts „ProDiskurs“ in Zusammenarbeit mit verschiedenen Ämtern des Bezirks Marzahn-Hellersdorf ein Prototyp für Bürgerterminals entwickelt. Seit Mai 2011 steht dieser in den vier Bürgerämtern des Bezirks Marzahn-Hellersdorf für die Nutzung durch die Bürgerinnen und Bürger bereit und wird insbesondere für den angebotenen Terminservice genutzt.
Die Erfahrungen mit den Prototypen haben gezeigt, dass ein Ausrollen von Bürgerterminals mit hier dem bestehenden - noch sehr eingeschränkten - Leistungsangebot insbesondere auch aus wirtschaftlichen Gründen kaum zu rechtfertigen wäre.
Vor diesem Hintergrund wurde in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe (BA Marzahn-Hellersdorf, LABO, ITDZ und SenInnSport ZS C) der Entwurf eines Projektauftrags erarbeitet, der eine mögliche Vorgehensweise zum verwaltungsweiten Einsatz von Bürgerterminals in insgesamt 3 Modulen aufzeigt:
•Modul 1 – Erarbeitung von Rahmenbedingungen und übergreifende Themen wie die Erstellung einer
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und die Entwicklung eines Geschäfts- und Betreibermodells als Grundlage für die folgenden Module.
•Modul 2 – Die Bereitstellung von Dienstleistungen mit Schnittstelle zu MESO beinhaltet die Dienstleistungen, die vom Anbieter (HSH) für das IT-Fachverfahren EWW als Online-Antragsverfahren (OLAV) angeboten werden. Diese sollen im Internet über Berlin.de und gleichzeitig auch für die Bürgerterminals verfügbar gemacht werden.
•Modul 3 – Bereitstellung von übergreifende Dienstleistungen als Ausweitung auf weitere landeseinheitliche
Dienstleistungsangebote, insbesondere der bezirklichen Bürgerdienste, der bezirklichen Ordnungsämter und des LABO.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
C. Wirtschaftlichkeit
5.2.2. Ressortübergreifender Ansatz
Zielsetzung ( SOLL ):
Die Pilotierung soll sich zum einen auf die mit hohen Fallzahlen belegten Dienstleistungen des Meldewesens (z.B.
Ummeldung innerhalb der Stadt Berlin mit rd. 300.000 Fällen pro Jahr, Melderegisterbescheinigungen mit rd. 250.000 Fällen pro Jahr, Melderegistersperren mit rd. 50.000 pro Jahr) erstrecken.
Zum anderen ist der Zugang zu diesen Dienstleistungen mittels nPa und dessen eID-Funktion auf dem Bürgerterminal realisiert. Damit sind grundsätzliche Voraussetzungen gegeben:
1. Das Inanspruchnahmepotenzial von Bürgerterminals mit diesen häufig nachgefragten Dienstleistungen in der Praxis zu erproben und zu ermitteln
2. Dem Bürger die Zweckmäßigkeit und Einsatzmöglichkeit einer aktiven eID-Funktion des nPa anschaulich zu vermitteln und gleichzeitig die „Freischaltungsquote“ der eID-Funktion in Standorten mit Bürgerterminals im Vergleich zu Standorten ohne Bürgerterminals zu ermitteln.
Grundvoraussetzungen für die Pilotierung von Bürgerterminals ist eine Erweiterung der im Einsatz befindlichen Meldesoftware MESO um die Funktionen der Online-Antragsverfahren (OLAV). Diese Erweiterung muss daher der Pilotierung der Bürgerterminals vorausgehen.
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
( A ) Elektronische Verfahrensabwicklung
( B ) Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs
( D ) Digitalisierung der Verwaltungsprozesse ( E ) Unterstützung des Konzepts „Open Government“
( C ) Unterstützung der konventionellen Zugangswege
Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.
X X X
X X
Das Projekt berücksichtigt folgende BEGS – Zielen:
5.3.1. Berliner E-Government-Strategie ( BEGS )
5.3. IT- / E-Government Projekte
SenInnSport P0006
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Berichtsblatt 16
Bürgerterminals
Die für die Online-Bereitstellung geeigneten und am meisten nachgefragten Dienstleistungen stehen in von allen Zielgruppen nutzbarer elektronischer Form zur Verfügung. Die Bürgerterminals ermöglichen auch Bürgerinnen und Bürgern ohne eigenen Internetanschluss den elektronischen Zugang zu diesen Dienstleistungen.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
A. Elektronische Verfahrensabwicklung
Bürgerterminals nutzen vorhandene vorhandene Zugangswege.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
B. Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangsweges
Der Einsatz der Bürgerterminals ist ein Baustein der Multikanalstrategie.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
C. Unterstützung der konventionellen Zugangswege
Die für de Abwicklung von Verwaltungsprozessen notwendigen Informationen werden bereits (teilweise) digital gesammelt und können entsprechend weiter verarbeitet werden.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
D. Digitalisierung der Verwaltungsprozesse
Bei entsprechenden Funktionsangebot über zu schaffende Portals- / Kontodienste ist eine Abfrage zum Bearbeitungsstand eines Antrags jederzeit möglich.
Zielsetzung ( SOLL ):
Zielsetzung ( IST ):
Projekt wurde vorzeitig beendet
E. Unterstützung des Konzepts "Open Government"
Erfassung in IT-BePla:
Die Erfassung in IT-BePla ist bereits erfolgt
X
5.3.2. IT Bestands- und Planungsübersicht ( IT-BePla )
Vorlage des GF-Modells:
Das GF-Modell liegt vor Die Vorlage erfolgt zum: 30.08.2013
5.3.3. Geschäfts- und Finanzierungsmodell ( GF-Modell )
Barrierefreiheit:
Das Angebot ist barrierefrei
X
5.3.4. Barrierefreiheit
5.4. Creative-Commons-Lizenzierung ( CC-Lizenz ) A. Interne Dokumente der Projektarbeit
Prüfergebnis:
CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend
B. Fachpublikationen
Prüfergebnis:CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend
C. Datenbestände
Prüfergebnis:CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend
D. IT-Leistungen / Open Source-Lösungen
Prüfergebnis:CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend
5.5. Gesamtbewertung
A. Zielerreichung des Projekts / geplantes Ergebnis
Zielerreichung ( IST ):Das Projekt wurde vorzeitig gestoppt!
Projektstatus und Bewertung:
Projektstatus: gestoppt Bewertung: rot
Bemerkungen:
Der Senatsbeschluss vom 26.02.2013 sieht vor, dass Bürgerterminals als Bestandteil des persönlichen Zugangs- bzw.
Vertriebswegs im Rahmen des Multikanalansatzes „One-Stop-City“ an ausgewählten Standorten positioniert werden. Im Rahmen des SSB-Projekts wurden dafür 500.000 € bereitgestellt.
Zur Vorbereitung der Umsetzung des Senatsbeschlusses wurde unter Beteiligung des LABO ein Projektauftrag erarbeitet, der die Vorgehensweise zum verwaltungsweiten Einsatz von Bürgerterminals in insgesamt drei Modulen aufzeigte. Der erarbeitete Projektauftrag sah eine Projektlaufzeit bis 2016 vor. Hierzu war vorgesehen, an ausgesuchten Standorten, die erweiterten Nutzungsmöglichkeiten aufzuzeigen.Dies sollte durch die Bereitstellung von Dienstleistungen mit einer Schnittstelle zum IT-Fachverfahren Einwohnerwesen als Online-Antragsverfahren erreicht werden (Modul OLAV). Die Dienstleistungen sollen im Internet über service.berlin.de und gleichzeitig auch für die Bürgerterminals verfügbar gemacht werden.
In einer zwischenzeitlichen Entscheidung der SenFin sind die bewilligten Projektmittel nicht (mehr) auf die Folgejahre übertragbar.
Zur Prüfung des Vorhabens unter den eingeschränkten Rahmenbedingungen wurde ein weiterer Workshop durchgeführt.
B. Status des Projekts
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Bürgerterminals
Dabei wies der Vertreter des LABO darauf hin, dass für die notwendigen Arbeiten zur Einführung von OLAV im Jahr 2013 keine Projektkapazitäten zur Verfügung stehen. Die Möglichkeit einer Fremdvergabe für die Einführung ist aus Sicht des LABO nicht sinnvoll und auch nicht empfehlenswert, da mehrere große Module eines Fachverfahrens parallel eingeführt werden müssten. Dadurch steigt die Fehleranfälligkeit erheblich und die Fehlerprognose und -behebung wird erschwert.
Darüber hinaus konnten die erforderlichen Mittel für den Betrieb von OLAV nicht in den Haushalt 2014/2015 eingestellt werden. Éine Finanzierung aus dem EPl 05 wurde geprüft, ließ sich aber nicht realisieren. Festzuhalten war, dass eine Beschaffung des OLAV-Moduls im Jahr 2013 aus Mitteln von ServiceStadt Berlin erfolgen könnte. Dies ist aber nur sinnvoll und auch vor dem Rechnungshof vertretbar, wenn neben den abgesicherten Investitionskosten, auch die Projektkapazitäten und die Sachmittel für die Anpassung und den Betrieb zur Einführung der Software bereit stehen.
Unter diesen Bedingungen ist das Projekt gegenwärtig nicht realisierbar. Deshalb hat StS Sport am 28.06.2013 entschieden, dass das Projekt nicht weiter verfolgt werden soll.
1. Basisinformationen A. Grunddaten
Aktenzeichen Projektname
Projekt „Nachhaltige Verfahrensmodernisierung" (Folgeprojekt)
E-Mail Telefon
Berichtswesen
Seiten Ende (geplant / tatsachlich)
Beginn (geplant / tatsachlich)
Typ der Förderung Behörde ( kurz )
Struktur Prozess IT E-Goverment
Typ des Projekts
Projektleiter/-in
URL des Projekts
Projekt-Nr. (intern) Projektstatus Projektkostenträger
SenInnSport mit finanzieller Förderung X X
Brockmann Frank 9223 - 2188 frank.brockmann@seninnsport.berlin.de
Okt 2012 / Nov 2012 Dez 2013 / Mrz 2014 28139 P0007
http://www.berlin.de/sen/inneres/zentraler_service/prolog.html 1 von 8
P01A0024
begonnen
Fachämter können ihren Aufgaben bezirksübergreifend auf Basis einheitlicher Geschäftsprozesse
nachkommen.
B. Ziel des Projekts / geplantes Ergebnis
Projektziel / geplantes ErgebnisDas Folgeprojekt wird unter dem neuen Namen "Projekt Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse (ProLoG)"
durchgeführt.
Im April 2011 wurde mit dem Projektauftrag ProNVM (Projekt Nachhaltige Verfahrensmodernisierung. Einheitliche Ämterstruktur der Bezirke unterstützen) der Grundstein gelegt, um zunächst exemplarisch in ausgewählten Fachämtern, nämlich Jugend- und Ordnungsämtern, Grundstrukturen zur landesweiten Geschäftsprozessoptimierung zu schaffen. Diese Projektarbeit hat neben den Handlungsempfehlungen zur Optimierung einzelner Prozesse und der Formulierung eines Kernportfolios der besonders erfolgskritischen Prozesse ein Standardvorgehen zur Geschäftsprozessoptimierung hervorgebracht.
Für die Projektarbeit dieses Folgeprojektes ProLoG wurden erneut exemplarische Prozesse aus dem Kernportfolio der wichtigsten externen Geschäftsprozesse der Bezirksverwaltung (sog. Top 100) ausgewählt und Handlungsempfehlungen zur Optimierung unterbreitet. Die IT-Realisierung ist nicht Gegenstand des Projekts.
Dabei wir auch die Überführung der erarbeiteten Standards in die reguläre Linienarbeit überprüft. Hieraus werden exemplarisch weitere Erkenntnisse erwartet, in wieweit die Bezirke kurz- und mittelfristig ein nachhaltiges
Geschäftsprozessmanagement in der Linienarbeit etablieren können und an welchen Stellen Unterstützung bei der Implementierung erforderlich ist.
Da die Mittel für die Projektdurchführung nur sukzessive bereitgestellt werden, muss entgegen der ersten Planung das Projekt in Phasen durchgeführt werden. In der zweiten Projektphase wird exemplarisch ein Prozess der
Querschnittsverwaltung untersucht und damit der Untersuchungsbereich über die bezirklichen Fachämter hinaus auf einen bereits vollständig in einer Shared-Service-Organisationseinheit bearbeiteten sog. Stützprozess der Bezirks- und
Hauptverwaltung erweitert.
Der fortgeschriebene Projektauftrag in der Version 2.0 liegt mit Datum vom 01.07.13 vor.
Ergänzende Hintergrundinformationen:
2. Projektstruktur A. Projektstruktur
Auftraggeber/-in:Staatssekreträr Statzkowski (StS Sport) Senatsverwaltung für Inneres und Sport
Teilprojekt 1 (Prozess "Hilfe zur Pflege"):
Sozialämter Tempelhof-Schöneberg, Friedrichshain-Kreuzberg und Mitte, SenGesSoz, GSt Pk Teilprojekt 2 (Prozesse des Pflegekinderdienstes):
Jugendämter Pankow, Charlottenburg, Neukölln und Steglitz-Zehlendorf, SenBJW, GSt Pk Teilprojekt 3 (´Prozess Beihilfebearbeitung):
Landesverwaltungsamt, SenInnSport, N.N.
Projektgruppe: