- Einführung einer landesweiten Dauerlösung

Zeitlicher Bezug ( von / bis )

April 2014 / Dezember 2016 nicht begonnen

Status

300.000,00

Finanzbedarf ( plan ) € Finanzbedarf ( ist ) €

0,00 Einführung und schrittweises Ausrollen einer landesweiten Dauerlösung.

Erläuterung des Inhaltes

Nach der Zuschlagerteilung an den ausgewählten Dienstleister wird eine Rolloutplanung final abgestimmt und umgesetzt. Der Rollout soll in drei Wellen bis Ende 2016 erfolgen.

Erläuterung des Verlaufs

E-Recruiting-System mit integriertem eignungsdiagnostischen Verfahren steht landesweit als webbasierte Applikation zur Verfügung.

Erläuterung der Ergebnisse

Der Dauerbetrieb ist durch die Anmeldung entsprechender Mittel im HH-Planentwurf 2014/2015 sichergestellt. Eine VE in Höhe von 2,5 Mio Euro bis 2018 wurde beantragt.

Bemerkungen zum Status

4. Ausgaben / Finanzdaten

A. Ausgaben

Jahr Kapitel / Titel Zugewiesene

Mittel in €

IST-Ausgaben in €

2012

Ausgaben aus 0500 Titel 540 01

110.000 16.280

Ausgaben aus 0500 Titel 540 85

0 0

Ausgaben aus 0505 Titel 540 85

0 0

Gesamt 2012

110.000 16.280

2013

Ausgaben aus 0500 Titel 540 01

340.000 8.481

Ausgaben aus 0500 Titel 540 85

0 0

Ausgaben aus 0505 Titel 540 85

0 0

Gesamt 2013

340.000 8.481

2014 Ausgaben aus 0500 Titel 540 01

0 0

Ausgaben aus 0500 Titel 540 85

0 0

SenInnSport P0005

Seite 4

Berichtsblatt 15

Online Bewerbungs- und Einstellungsmanagement (E-Recruiting)

Jahr Kapitel / Titel Zugewiesene

Mittel in €

IST-Ausgaben in €

2014 Ausgaben aus 0505 Titel 540 85

0 0

Gesamt 2014

0 0

2015

Ausgaben aus 0500 Titel 540 01

0 0

Ausgaben aus 0500 Titel 540 85

0 0

Ausgaben aus 0505 Titel 540 85

0 0

Gesamt 2015

0 0

2016

Ausgaben aus 0500 Titel 540 01

0 0

Ausgaben aus 0500 Titel 540 85

0 0

Ausgaben aus 0505 Titel 540 85

0 0

Gesamt 2016

0 0

Projekt gesamt

450.000 24.761

B. Bemerkungen und weitere Hinweise

Bemerkungen:

Die im Jahr 2012 nicht verausgabten Mittel wurden in das Jahr 2013 übertragen, sodass im Haushaltsjahr 2013 insgesamt 433.720,00 Euro zur Verfügung stehen.

( A ) Bürger- / Wirtschaftsnähe ( B ) Transparenz

( C ) Partizipation ( D ) Effizienz

Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.

X

X X

Das Projekt dient folgenden strategischen Zielen:

5.1. Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin 5. Zielerreichung

* Anpassung an das Bewerberverhalten (Onlinebewerbung, Vereinfachung für den Bewerber)

* Verbesserte Kommunikation mit dem Bewerber (und erste Ansätze eines aktiven Onboarding)

* Verbesserte Feedbackmöglichkeiten

* Beschleunigung des Einstellungsvorgangs Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

-A. Bürger-/Wirtschaftsnähe

* Bewerberplattform für das gesamte Land Berlin, dadurch Berlinweite Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen

* Transparenterer Bewerbungsprozess durch Erläuterungen Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

-B. Transparenz

,

Zielsetzung ( KEINE ), Begründung:

C. Partizipation

Zielsetzung ( IST ):

ZIEL_IST

* Zentrale Bereitstellung und dezentrale Nutzung eines professionellen und wirtschaftlichen IT-Verfahrens

* Prozessstandardisierung und -beschleunigung

* Medienbruchfreiheit durch vollständige Digitalisierung im Bewerbungsverfahren

* Automation und Vermeidung von Erfassungsarbeiten

* Ausbau von Shared Services

* Konzentration auf das „Kerngeschäft“

Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

-D. Effizienz

5.2.1. Balanced Scorecard - Zieldimensionen

Das Projekt beachtet diese Zieldimension:

( A ) Mitarbeiterorientierung ( B ) Prozessorientierung

Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.

X X

5.2. Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz

Das Projekt dient u. a. dazu, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Fokussierung auf ihr „Kerngeschäft“ zu erlauben.

Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

Durch die Einführung der Übergangslösung konnten Zeitgewinne bis zu 50% erzielt werden.

A. Mitarbeiterorientierung

Alle relevanten Geschäftsprozesse im Kontext der Rekrutierungsverfahren werden mit einer einheitlichen Modellierungsmethode (BPMN) und mit einem professionellen Modellierungstool (ADONIS) analysiert. Ziel ist die Optimierung und Standardisierung der Geschäftsprozesse.

Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

Mustergeschäftsprozesse wurden definiert.

B. Prozessorientierung

Ausgangspunkt für das Projekt sind zunächst benchmarkgestütze Prognosen. Im Verlauf des Projekts werden durch die o. g.

Geschäftsprozessanalyse Optimierungspotenziale dezidiert nachgewiesen. Der Nachweis der Wirtschaftlichkeit wird auf Grundlage der WiBe 4.0 oder anderer geeigneter Methoden bis zum 01.10.2012 vor Durchführung des Vergabeverfahrens erbracht.

Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

Handhand einer Modellrechnung konnte die Wirtschaftlichkeit plausibilisiert werden.

C. Wirtschaftlichkeit

5.2.2. Ressortübergreifender Ansatz

Zielsetzung ( SOLL ):

Ziel ist ein E-Recruitingsystem mit Anbindung an IPV, das als Standardverfahren von allen Einstellungsbehörden des Landes (zurzeit 24) genutzt wird. Um die Verbindlichkeit herzustellen soll nach der Konzeptphase voraussichtlich im Herbst 2012 ein Senatsbeschluss zur Umsetzung (Build-Phase) herbeigeführt werden.

SenInnSport P0005

Seite 6

Berichtsblatt 15

Online Bewerbungs- und Einstellungsmanagement (E-Recruiting)

Zielsetzung ( IST ):

Rolloutplanung wurde von der Abstimminstanz abgestimmt.

( A ) Elektronische Verfahrensabwicklung

( B ) Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs

( D ) Digitalisierung der Verwaltungsprozesse ( E ) Unterstützung des Konzepts „Open Government“

( C ) Unterstützung der konventionellen Zugangswege

Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt.

X X

X

Das Projekt berücksichtigt folgende BEGS – Zielen:

5.3.1. Berliner E-Government-Strategie ( BEGS ) 5.3. IT- / E-Government Projekte

Kernziel des Projektes ist es, Rekrutierungsvorgänge vollständig elektronisch durchzuführen.

Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

Mit Interamt konnte kurzfristig eine wirksame Übergangslösung zur Verfügung gestellt werden.

A. Elektronische Verfahrensabwicklung

Alle Rekrutierungsvorgänge werden über eine Stellenplattform in das System hinein gebündelt. Es wird sichergestellt, dass allen Behörden ein einheitliches System zur Verfügung steht.

Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

Maßnahmen zur Standardisierung und Bündelung wurden eingeleitet.

B. Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangsweges

,

Zielsetzung ( KEINE ), Begründung:

Zielsetzung ( IST ):

ZIEL_IST

C. Unterstützung der konventionellen Zugangswege

Bis zur Einstellung eines Bewerbers liegt praktisch eine elektronische Bewerberakte vor. Die elektronische Bewerberakte soll weitere Impulse für die Einführung einer elektronischen Personalakte bringen. Büroleitungsprozesse im Bereich der zentralen Ausbildungs- und Einstellungsbehörde des Landes Berlin (SenInnSport ZS B 11) sollen IT-unterstützt werden.

Zielsetzung ( SOLL ):

Zielsetzung ( IST ):

Siehe A) und B)

D. Digitalisierung der Verwaltungsprozesse

,

Zielsetzung ( KEINE ), Begründung:

Zielsetzung ( IST ):

ZIEL_IST

E. Unterstützung des Konzepts "Open Government"

Erfassung in IT-BePla:

Die Erfassung in IT-BePla ist bereits erfolgt

X

Bemerkungen:

Erfassung erfolgte durch ZS B 4 (Eckert) am 24. Mai 2012.

5.3.2. IT Bestands- und Planungsübersicht ( IT-BePla )

Hinweise:

Das Geschäftsmodell für die „Run-Phase“ wird im Laufe des Projektes erarbeitet. Dazu soll ein Senatsbeschluss herbeigeführt werden. Ein möglicher Lösungsansatz besteht darin, das Finanzierungsmodell für IPV zu übernehmen.

Vorlage des GF-Modells:

Das GF-Modell liegt vor

X

5.3.3. Geschäfts- und Finanzierungsmodell ( GF-Modell )

Barrierefreiheit:

Das Angebot ist barrierefrei

X

5.3.4. Barrierefreiheit

5.4. Creative-Commons-Lizenzierung ( CC-Lizenz ) A. Interne Dokumente der Projektarbeit

Prüfergebnis:

CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: Ja

B. Fachpublikationen

Prüfergebnis:

CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: Ja

C. Datenbestände

Prüfergebnis:

CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: Nein Erläuterungen der Prüfergebnisse ( SOLL ):

Nein, personenbezogene Bewerberdaten sind vertraulich. Statistiken können veröffentlicht werden.

D. IT-Leistungen / Open Source-Lösungen

Prüfergebnis:

CC-Lizenz gilt für diese Prüf-Dimension: nicht zutreffend

5.5. Gesamtbewertung

A. Zielerreichung des Projekts / geplantes Ergebnis

Zielerreichung ( IST ):

Erwartete Zwischenergebnisse ("Quick Wins") wurden erzielt. Nach Anpassung der Projekplanung kann davon ausgegangen werden, dass die Einführung der Dauerlösung im Rahmen der zeitlichen und finanziellen Ressourcen erfolgt.

SenInnSport P0005

Seite 8

Berichtsblatt 15

Online Bewerbungs- und Einstellungsmanagement (E-Recruiting)

Projektstatus und Bewertung:

Projektstatus: begonnen Bewertung: grün

B. Status des Projekts

1. Basisinformationen A. Grunddaten

Aktenzeichen Projektname

Bürgerterminals

E-Mail Telefon

Berichtswesen

Seiten Ende (geplant / tatsachlich)

Beginn (geplant / tatsachlich)

Typ der Förderung Behörde ( kurz )

Struktur Prozess IT E-Goverment

Typ des Projekts

Projektleiter/-in

URL des Projekts

Projekt-Nr. (intern) Projektstatus Projektkostenträger

SenInnSport mit finanzieller Förderung X X

Franke Olaf 2660 olaf.franke@seninnsport.berlin.de

Okt 2012 / Jan 2013 Mrz 2016 / Jul 2013 P0006

1 von 8 P01A0023

gestoppt

Mit hohen Fallzahlen belegte Dienstleistungen im Bereich des Meldewesens werden pilothaft über die Bürgerterminals und parallel über das Internet angeboten.

B. Ziel des Projekts / geplantes Ergebnis

Projektziel / geplantes Ergebnis

Die Berliner Verwaltung verfolgt das Ziel eines sukzessiven Ausbaus aller Zugangskanäle auf dem aktuellen Stand des technisch Möglichen. Wichtige Bausteine hierzu sind das Anbieten möglichst medienbruchfreier Dienstleistungen über das Internet und über Bürgerterminals. Mit Umsetzung des Projekts „Weiterentwicklung von Bürgerterminals“ wird die Berliner Verwaltung erstmals Dienstleistungen im Bereich des Meldewesens online und pilothaft über

Bürgerterminals anbieten können.

Ergänzende Hintergrundinformationen:

2. Projektstruktur A. Projektstruktur

Auftraggeber/-in:

StS Sport

SenInnSport, LABO, ITDZ, BA M-H, BA T-S Projektgruppe:

N.N.

Abstimminstanz:

N.N.

Entscheidungsinstanz:

B. Projektauftrag

Vorlage des Projektauftrags:

Der Projektauftrag liegt vor: Nein Die Vorlage erfolgt zum: 04.03.2013

Aufgrund der veränderten äußeren Rahmenbedingungen für die maximal möglich Laufzeit des Vorhabens (bis Ende 2013) sind die Realisierungsmöglichkeiten auf der Basis der zur Verfügung stehenden Projektkapazitäten der Projektpartner erneut mit den Beteiligten abzustimmen.

Bemerkungen:

Im Dokument Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin: (Seite 117-124)