5.2 Beantwortung der Forschungsfragen
5.2.1 Hürden in der Zusammenarbeit und Kommunikation
Zur ersten Fragestellung „Bestehen Hürden in der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeitern der Schnittstelle des Krankenhauses der Barmherzigen Brüder Wien und des Fonds Soziales Wien bezüglich einer kontinuierlichen Versorgungsplanung nach Entlassung und wodurch sind diese gekennzeichnet?“ konnten insgesamt vier Rubriken aus den Daten der empirischen Erhebung identifiziert werden. Im Folgenden werden diese und deren Kennzeichnung beschrieben.
I E-Dokumentation
Im Krankenhaus der BB Wien erfolgt eine computergestützte Dokumentation, sodass auch der Situationsbericht elektronisch erfasst wird. Dieser wird anschließend an den FSW gesendet, wobei der Verlegungsbericht in ein HTML-Format konvertiert wird.
Aus den erhobenen Daten geht hervor, dass der Situationsbericht ein unübersichtliches Design hat und einige essentielle Informationen nicht behandelt, da keine Textbausteine oder Buttons dafür zur Verfügung stehen. Diese Sicht teilen einige Befragte beider Parteien und geben konkrete Beispiele an.
Die schriftliche Kommunikation über den Situationsbericht wird bei kurzfristigen Änderungen in der Versorgung von einigen Befragten als nachteilig empfunden.
Hierzu zählen unter anderem die Verschiebung des Entlassungsdatums seitens des Krankenhauses, die Nicht-Gewährleistung der Betreuung durch mobile Dienste auf Grund von fehlenden Personalressourcen oder die Veränderungen in der Durchführung des Verbandswechsels. In solchen Fällen wird nach den Angaben in
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der empirischen Erhebung sowohl vom gehobenen Dienst, als auch von den Case Managerinnen und Managern die telefonische direkte Kommunikation bevorzugt.
Auch EDV-Probleme werden als Ursache für einen fehlerhaften schriftlichen Informationsaustausch genannt. So wird von einigen DGKPP beschrieben, dass der grüne „OK-Button“ im Dokumentationssystem, welcher eine erfolgreiche abgeschlossene Versorgungsplanung durch die Koordinatorinnen und Koordinatoren kennzeichnet, manchmal fehlerhaft ist. Dabei beschreibt eine Pflegeperson, dass der
„OK-Button“ des gesendeten und erfolgreich bearbeiteten Situationsberichtes nicht aufleuchtet. Auch bei mehrmaligem Senden des Situationsberichtes kam es nach Angaben einer Befragten zu keiner Übermittlung des Verlegungsberichtes.
Es lässt sich aus den empirischen Ergebnissen folgern, dass die schriftliche elektronische Dokumentation bezüglich der Aktualität und Ausführlichkeit des Informationsflusses Schwächen aufzeigt. Somit stellt diese teilweise eine Hürde für die gemeinsame Kommunikation und Zusammenarbeit dar.
II Organisatorische Gegebenheiten
Damit die Case Managerinnen und Manager eine kontinuierliche, bedarfsgerechte Versorgung planen können, muss der Situationsbericht bei einem Wiedereinsatz von mobilen Diensten 24 Stunden und bei einem Neueinsatz 72 Stunden vor der Entlassung von den Pflegepersonen der BB Wien gesendet werden. Von einigen Koordinatorinnen und Koordinatoren wird im Fragebogen rückgemeldet, dass diese Planungsfrist teilweise nicht eingehalten wird. Diese Thematik wird auch von etlichen befragten Pflegepersonen im Fragebogen behandelt. Sie merken dabei an, dass die Planungsfrist bei Patientinnen und Patienten, deren stationärer Aufenthalt tagesklinisch oder auf wenige Tage beschränkt ist, nicht eingehalten werden kann.
Benötigt die Patientin oder der Patient Unterstützung durch mobile Dienste nach der Entlassung, obwohl der Aufenthalt im Krankenhaus kurzer als die einzuhaltende Planungsfrist ist, so ist keine kontinuierliche Versorgung gewährleistet.
Des Weiteren wird von manchen Case Managerinnen und Managern im Fragebogen geäußert, dass die Hausbesuche um die Mittagszeit sowie am frühen Nachmittag durchgeführt werden. Folglich sollten Patientinnen und Patienten, welche Unterstützung von den mobilen Diensten nach dem Krankenhausaufenthalt
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benötigen, am Vormittag entlassen werden. Die Patientinnen oder Patienten sind somit zu Mittag zu Hause und die Koordinatorinnen sowie Koordinatoren können beim Hausbesuch die Versorgungsplanung anhand der Durchführung eines Assessments abschließen. Hierbei ist zu erwähnen, dass die Entlassung und somit auch deren Uhrzeit maßgeblich vom ärztlichen Personal bestimmt werden.
Diese vorgegebenen organisatorischen Gegebenheiten stellen eine Hürde für die Zusammenarbeit der DGKPP und Case Managerinnen sowie Manager dar, da sie nur bedingt bis gar nicht von den Befragten aktiv gestaltet oder beeinflusst und somit optimiert werden können.
III Mangelnde Kenntnisse über Arbeitsprozesse und Tätigkeitsbereiche
Aus den empirischen Erhebungen geht hervor, dass die Pflegepersonen der BB Wien teilweise nicht wissen, welche Aufgaben im Arbeitsprozess der Case Managerinnen und Manager enthalten sind. Diese Annahme wird gemacht, da von den Koordinatorinnen und Koordinatoren im Fragebogen einige Angaben bezüglich ihres Tätigkeitsbereichs notiert werden. Demnach wissen viele DGKPP nicht, dass die Case Managerinnen und Manager bei den entlassenen Patientinnen oder Patienten zu Hause nochmals ein Assessment durchführen. Auch die teilweise mangelhaften Kenntnisse seitens der DGKPP über die Informationen, welche die Koordinatorinnen und Koordinatoren für die Versorgungsplanung benötigen, erschweren die schriftliche Kommunikation. So erfolgt nach Auskunft einiger Case Managerinnen und Manager selten eine Beschreibung der auszuführenden Berufsgruppe (Heimhilfe, Pflegeassistenz, Pflegefachassistenz, gehobener Dienst) oder der Tageszeit (morgens, mittags, abends), an welcher die Versorgungsleistung stattfinden soll. Diese Informationen sind jedoch notwendig, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des FSW ein Unternehmen, welches eine Hauskrankenpflege anbietet, mit ausreichend personellen Kapazitäten zuordnet.
Stellen sich die Angaben der Pflegepersonen der BB Wien diesbezüglich als falsch dar, so muss die Planung der Versorgung erneut durchgeführt werden.
Die Unterscheidung zwischen medizinischer und langfristiger Hauskrankenpflege, welche bereits beim Verfassen des Situationsberichtes stattfinden soll, ist ebenfalls für die Koordinatorinnen und Koordinatoren relevant. Eine medizinische
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Hauskrankenpflege wird nur herangezogen, wenn damit der Krankenhausaufenthalt verkürzt oder vermieden werden kann. Sie ist auf einen Zeitraum von 28 Tagen begrenzt und deren Anordnung, als auch Verlängerung muss durch eine Ärztin oder einen Arzt erfolgen. Zusätzlich erfolgt die Abrechnung der Kosten direkt zwischen dem FSW und der Versicherung (Wiener Gebietskrankenkasse, 2017, www).
Aus manchen Auskünften der befragten DGKPP geht hervor, dass bei den Case Managerinnen und Managern teilweise unzureichendes Wissen über die stationären Arbeitsabläufe besteht. Die Entlassungsplanung bei den BB Wien erfolgt nicht nur durch die Pflegepersonen, sondern auch durch die Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter. Diese sind insbesondere für die Information und Organisation von Notrufarmbanduhr, Pflegegeldanträgen, Pflegegelderhöhungsanträgen sowie Rehabilitationsanträgen und Pflegeheimanträgen zuständig. Die Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter interagieren auch mit den Angehörigen, wenn eine ausgedehntere Versorgungsplanung notwendig ist. Sie nehmen zudem an Treffen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des FSW teil; um sich über die gemeinsame Zusammenarbeit auszutauschen.
Diese mangelhaften Kenntnisse über Arbeitsprozesse und Tätigkeitsbereiche, welche auf beiden Seiten der Befragten bestehen, führen ebenfalls zu einer Hürde in der Kommunikation und Zusammenarbeit. Es ist dadurch kein gegenseitiges Verständnis vorhanden und auch die Ursache dafür, warum einige Case Managerinnen und Manager von etlichen befragten Pflegepersonen als unhöflich empfunden werden.
IV Kein einheitliches Vorgehen
Von manchen Koordinatorinnen und Koordinatoren wird im Fragebogen beschrieben, dass kein einheitliches Vorgehen zwischen den Stationen, als auch den einzelnen DGKPP stattfindet. Dies geht auch aus den Aussagen der befragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BB Wien hervor. Sowohl die Angaben zu den Verbesserungsvorschlägen, als auch zur Lokalisation, bei welcher die voraussichtliche Versorgungsplanung der Patientinnen oder Patienten für die Case Managerinnen sowie Manager notiert wird, divergieren. Zudem wird auch direkt von
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einigen Pflegepersonen im Fragebogen beschrieben, dass sie sich Informationen darüber wünschen, welche Auskünfte im Situationsbericht enthalten sein müssen.
Des Weiteren besteht kein einheitliches Vorgehen unter den DGKPP bezüglich der Kennzeichnung von Stornierungen oder Änderungen. Kommt es nach dem Senden eines Situationsberichtes zu Veränderungen in der Versorgung oder einer Verschiebung des Entlassungsdatums, so ist dies den Case Managerinnen und Managern mitzuteilen. Nach deren Vorgabe sollen die Worte „Stornierung“ oder
„Änderung“ in Großbuchstaben unter der Rubrik „weitere Informationen + Infos der Sozialarbeit“ mit der anschließenden Beschreibung notiert werden.
Eine weitere Hürde ist somit das fehlende einheitliche Vorgehen bei der Dokumentation im Situationsbericht. Dies bedeutet für die Koordinatorinnen und Koordinatoren oftmals einen zusätzlichen Arbeitsaufwand, indem die notwendigen Informationen im Situationsbericht gesucht werden müssen.
5.2.2 Maßnahmen zur Optimierung
Zur zweiten Fragestellung „Welche Faktoren beeinflussen die Kommunikation zwischen den Schnittstellen und welche Maßnahmen können daraus zur Optimierung abgeleitet werden?“ konnten vier Rubriken identifiziert werden. Diese werden im folgenden Abschnitt beschrieben.
I Durchführung von Fortbildungen und Informationsveranstaltungen
Aus der empirischen Erhebung geht hervor, dass bei einigen Pflegepersonen durchaus ein Interesse besteht Fortbildungen zu besuchen, um Kenntnisse bezüglich des Tätigkeitsbereichs der Case Managerinnen und Manager zu erwerben. Die Fortbildungen sollen den Arbeitsprozess der Koordinatorinnen sowie Koordinatoren und die notwendigen Informationen, welche der Situationsbericht für eine bedarfsgerechte Versorgungsplanung enthalten soll, erläutern. Durch das in der Fortbildung erworbene Wissen wird das gegenseitige Verständnis bezüglich der Aufgabenbereiche gefördert.
Zusätzlich äußern manche Pflegepersonen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des FSW sich persönlich und das Unternehmen im Zuge einer Informationsveranstaltung im Krankenhaus der BB Wien vorstellen. Folglich
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bestehen hierbei ein Interesse des gegenseitigen Kennenlernens und der Wunsch nach einer konstruktiven Zusammenarbeit.
II Erstellung einer Leitlinie
Als schriftlicher Anhaltspunkt für eine erfolgreiche Entlassungsplanung soll sowohl für die DGKPP, als auch für die Case Managerinnen und Manager eine Leitlinie erstellt werden. Aus den ausgewerteten Fragebögen geht hervor, dass einige Pflegepersonen der BB Wien solch ein richtungsweisendes Schriftstück begrüßen würden. Die Leitlinie soll den Pflegepersonen eine Stütze bei der Verfassung der Situationsberichte sein, indem die notwendigen Informationen aufgelistet sind.
Zusätzlich werden in dieser auch die organisatorischen Rahmenbedingungen für beide Parteien angeführt.
III Optimierung der elektronischen Datenverarbeitung
Von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beider Unternehmen wird eine Verbesserung der computergestützten Dokumentation erwünscht. Diverse Case Managerinnen und Manager würden den Situationsbericht im PDF-Format anstatt im HTML-Format vorziehen. Dadurch soll die unkoordinierte Aneinanderreihung von Textbausteinen verhindert und ein übersichtlicheres Design erzielt werden. Auch etliche Befragte des FSW würden eine Erleichterung der telefonischen Kontaktaufnahme begrüßen, indem im digitalen Situationsbericht die Telefonnummer der zuständigen Station aufleuchtet.
Mehrere Pflegepersonen der BB Wien würden sich die Übernahme der bereits bestehenden Daten aus dem vorherigen Situationsbericht oder dem NaCSol, MedCaSol und WCaSol in den Situationsbericht wünschen, sodass eine Doppeldokumentation vermieden wird. Des Weiteren soll ein übersichtlicheres Design gestaltet werden, in dem die Ansicht der Textbausteine größer gewählt wird.
Zusätzlich sollen die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des FSW als fehlend identifizierten Informationen im Situationsbericht eingefügt werden. Dies soll in Form von neuen Textbausteinen oder Buttons mit Multiple-Choice Layout (z.B. Tageszeit:
morgens, mittags, abends) erfolgen. Der „OK-Button“ wird von einigen DGKPP als nicht optimal für die Signalisierung des erfolgreich gesendeten und bearbeiteten
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Situationsberichts empfunden, da dieser teilweise fehlerhaft ist. Es wird eine andere Form für die Bekanntgabe der abgeschlossenen Versorgungsplanung erwünscht.
Diese Optimierungsmaßnahmen können jedoch nur von kundigem EDV-Fachpersonal durchgeführt werden.
IV Kontaktperson
Von mehreren Pflegepersonen der BB Wien wird der Wunsch nach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters beim FSW geäußert, welche oder welcher bei Fragen oder Änderungen telefonisch kontaktiert werden kann. Da jedoch mehrere Case Managerinnen und Manager aus vier verschiedenen Standorten mit der Bearbeitung der Situationsberichte betraut sind, hätte diese Kontaktperson eher eine Koordinationsfunktion. Sie würde die Informationen an den jeweiligen Adressaten weiterleiten.