Archiv "Tips zu integrierten Informationssystemen" (12.11.1986)

Sollkonzept

1

Orga sation

Informations- flüsse

Raume — Maßnahmen

Termine

TIPS

Schulung der Arzthelferinnen 1

Installation 1

Nachschulung der Arzthelferinnen 1

Übergangsphase mit isolierten Problemstellungen und Parallellauf-System

Übernahme weiterer Aufgaben

1

Integration von Text- und Datenverarbeitung 1

Systembetrieb

Nachschulung der Arzthelferinnen

Abbildung oben: Einführung mit Motivation und Schulung der Arzthelferinnen. Abbildung unten: Aus der Istanalyse entsteht das Sollkonzept

DEUTSCHES ÄRZTEBLATT

Leserdienst

zu integrierten Informations- systemen

D

er Arbeitsplatz des Arz- tes ist Umschlagplatz für Informationen, die mit Schreibmaschine und Telefon allein nicht mehr zu bewältigen sind.

Bevor in großem Stil tech- nisches Gerät zur Rationa- lisierung der Praxis des Arztes „aufgefahren" wird, muß das Konzept zum Ein- satz des Computers ste- hen. Zwar sind Daten- und Textverarbeitungssysteme teuer genug, trotzdem sind die Konzeptkosten gut an- gelegt: Ohne Plan steht der Erfolg der EDV-Einführung auf wackeligen Füßen.

Denn die Teilbereiche ei- ner Praxis können nur zu- sammenarbeiten, wenn der Informationsfluß zwischen diesen Teilen stimmt.

Informationssystem

Organisatorische Maßnah- men zur Gestaltung inte- grierter Informationssyste- me gehen aus von der Fra-

ge nach Inhalt, Funktion und Zeitpunkt der aktuel- len Information. Jeder Ent- scheidung liegt also die Er- fassung der planungsrele- vanten Informationen und deren Fluß zugrunde. Die EDV-Einführung erfolgt mehrstufig:

> Voruntersuchung, Pla- nung;

> Analyse, Motivation der Arzthelferinnen, System- auswahl

> Schulung der Arzthelfe- rinnen, Einführung, Gestal- tungsmaßnahmen, System- betrieb;

> Nachanalyse.

Start mit Teilbereich

Die Voruntersuchung klärt, welche Bereiche organi- siert werden sollen. Der Start mit Teilbereichen führt eher zu praktischen

Ergebnissen als das Um- krempeln der gesamten Praxis. Die Kommunika- tionsströme weisen den Weg zum geeigneten Erst- bereich für die organisato- rische Gestaltung. Gleich- zeitig ist die Durchführung terminlich zu begrenzen.

Denn ist das Projektende bekannt, verzetteln die Or- ganisatoren ihre Zeit nicht mit Kleinigkeiten.

Die Analyse erfaßt die Ist- Situation. Hier wird der In- formationsbedarf an ein- zelnen Arbeitsplätzen er- mittelt, was wird wo ge- schrieben und wie häufig wird geändert, welche Da- ten werden wo und wann benötigt. Die Analyse sollte aber weniger darauf zielen, was an Texten standardi- sierbar und eventuell in ein Texthandbuch zu überneh- men ist. Dann ist festzustel- len, ob an den einzelnen Arbeitsplätzen auch EDV- Aufgaben anfallen. Diese Erkenntnis ist wichtig, denn durch die Installation des geeigneten Arbeitsmit- tels kann man die Arzt- helferinnen von häufig stu- piden Routinevorgängen entlasten.

Aus der Istanalyse wird die Sollkonzeption entwickelt.

Ist das Sollkonzept zu Pa- pier gebracht, geht es an die Systemauswahl. Die Er- fahrung lehrt, daß Messen und Ausstellungen nicht zur Entscheidungsfindung beitragen. Solche Veran- staltungen verwässern mei- stens das Bild und verunsi- chern den Anwender. >

Ausgabe A 83. Jahrgang Heft 46 vom 12. November 1986 (77) ₃₂₂₁

DEUTSCHES ÄRZTEBLATT

COMPUTER-MAGAZIN

Bei der Systemauswahl soll- te man einen Anforderungs- katalog in Form einer Matrix erstellen, wobei die Senk- rechte die Leistungsmerk- male enthält und die Waage- rechte den Grad der Not- wendigkeit angibt. So ist es leicht, die Spreu vom Wei- zen zu trennen. Danachsoll- te eine den Problemen ent- sprechende Aufgabe zur Vorbereitung einer Vorfüh-

rung gestellt werden. Nur anhand der eigenen Ar- beitsabläufe ist auch zu se- hen, ob das ausgewählte System die Anforderungen erfüllt.

Sind die Arbeiten abge- schlossen, wird der Ab- schlußbericht—zugleich als Entscheidungsgrundlage — erstellt. Der Bericht muß ne- ben Sollkonzept und Sy- stemdefinition eine grobe Wirtschaftlichkeitsanalyse enthalten. Parallel zu Analy- se und Systemauswahl geht es um die Motivation der Arzthelferinnen. Je eherdie- se über die Istanalyse und ihren Zweck aufgeklärt wer- den, je mehr sie auch in das Projekt mit einbezogen wer- den, desto höher ist die Ak- zeptanz der Entscheidun- gen und um so niedriger hängen die Früchte des Er- folgs der Rationalisierung.

Ausbildung forcieren

Mit der Entscheidung für ein System beginnt die Schulung der Helferinnen.

Während der Planung schon haben die Betroffe- nen am Entscheidungspro- zeß mitgewirkt und an den Vorführungen bei den Her- stellern der Geräte teilge- nommen. Sind die Würfel gefallen, dürfen die Kosten kein Hindernis für eine gu- te Ausbildung sein. Gerade jetzt sind die Arzthelferin- nen in die Verantwortung einzubinden — durch Moti- vation und Schulung. Die Schulung sollte beim Her- steller erfolgen. Die Lernin- tensität ist höher, die Angst vor Fehlern kleiner.

Nimmt jemand aus dem Pro- jektteam an der Schulung teil, dann weiß er später Be- scheid, wenn es um neue Forderungen und ihre Rea- lisierungsmöglichkeiten geht. Mit der Einführung geht die Neugestaltung der Arbeitsplätze einher. Die Beleuchtung soll sich nicht in den Bildschirmen spie- geln, der Drucker sollte eine Schallschutzhaube haben oder in einem eigenen Raum stehen.

Schattenlauf zur Fehlersuche

Während der Übergangs- phase sollte eine gewisse Parallelarbeit nicht ge- scheut werden, vor allem im Bereich der Datenverar- beitung. Denn mit Sicher- heit treten kleinere Fehler auf, die verschiedene Ursa- chen haben können, wie Programmier- und Bedie- nungsfehler sowie kleinere technische Störungen. Im Bereich der Textverarbei- tung ist das nicht kritisch.

Ein Brief ist schneller nach- zuvollziehen als ein Pro- blem in der Kassenabrech- nung, wenn es beispiels- weise um die Erfassung der Leistungen geht. Nach und nach können, da man ja mit kleinen Teilbereichen be- gonnen hat, weitere Gebie- te auf das System über- nommen werden. So läuft nach einer Umstellungs- phase je nach Komplexität der Sachgebiete der volle Systembetrieb.

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Wenn das System einige Wochen den vollen Sy- stembetrieb ohne Proble- me durchgestanden hat, ist die erste Nachanalyse fäl- lig. Sie ist quasi eine neue Istanalyse, die mit der Soll- konzeption verglichen wird. Hier werden die Ab- weichungen gegenüber dem Konzept festgestellt, und es gilt jetzt — also noch in einer frühen Phase der Installation — zu analysie- ren, warum die Abweichun- gen eingetreten sind. Man sollte sich auch nicht scheuen, das Konzept nachträglich auf die neuen Erfordernisse umzustellen.

Wichtig ist bei allem, daß der Mitarbeiter im Mittel- punkt der Organisation steht, auch wenn das auf Kosten einer perfekten Lö- sung geht.

Kosten und Nutzen

Über die Wirtschaftlichkeit ist nun eine qualifiziertere Aussage möglich, auch wenn es schwierig ist, in der Datenverarbeitung eine Kosten-Nutzen-Analyse mit

exakten Zahlen zu präsen- tieren. Wie will man qualifi- zierte und schnellere Aus- künfte qualitativ erfassen und monetär bewerten. In der Textverarbeitung sind die Aussagen für die Pro- duktivität schon eher meß- bar — wenn auch häufig und mit Recht angegriffen

— und zwar über die An- schlagleistung. Um die Wirtschaftlichkeit von Da- ten- und Textverarbei- tungssystemen zu messen, kann man die qualifizierten Aussagen, die die Daten- verarbeitung liefert, zur meßbaren Schreibleistung der Textverarbeitung in Be- ziehung setzen.

Allein die Verwaltung der gemeinsamen Daten kann so wirtschaftlich sein, daß sich ein integriertes Sy- stem lohnt. Zum anderen werden Hardware- und Software-Ressourcen bes- ser genutzt, wenn ein Sy- stem beide Aufgaben erle- digt. Denn ein komforta- bles Datenverarbeitungssy- stem mit Bildschirm liegt heute bei einem Preis um 25 000 DM. Durch die Inte- gration der Text- in die Da- tenverarbeitung ergeben sich weitere Preisvorteile.

Die organisatorischen Vor- teile der Integration sind al- lerdings sehr schwer zu messen.

Zukunfts-Aspekte

Neue organisatorische Möglichkeiten und Kon- zepte für das Büro der Zu- kunft des Arztes werden vor allem daran zu messen sein, wieweit sie von ihrer hardware- und software- technischen Konzeption her zu einem neuen Ver- ständnis der administrati- ven Arbeitsorganisation beitragen. Wer integrierte Informationssysteme in den nächsten Jahren kon- sequent einsetzt, schafft den Arzthelferinnen eine wirkliche Hilfe, die sie auch gerne akzeptieren werden.

Josef Ellenrieder, Ulm

Quelle: Erik Liebermann in „Heimcomputer",

3222 (78) Heft 46 vom 12. November 1986 83. Jahrgang Ausgabe A