DATEV Reisekostenabrechnung
AGENDA
Ausgangssituation
Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung?
Reiserichtlinien
Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung?
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten?
DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm?
Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Was kann das Modul?
Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?
Ausgangssituation
Dienstreisen bedeuten …
… hohen administrativen Aufwand bei der Reisekostenabrechnung.
vor der Dienstreise:
Buchungen von Flügen, Mietwagen oder Hotels für Dienstreisen erfolgen online bei einem Internetanbieter oder über ein Reisebüro etc.
einfach und schnell
nach der Dienstreise:
Abgabe von einzelnen Belegen
Erfassung von gefahrenen Kilometern und Reisezeiten auf Notizzetteln
„Zettelwirtschaft“
Beachtung gesetzlicher Richtlinien
Ausgangssituation
Dienstreisen sind teuer …
… besonders bei manueller Abrechnung.
Beispiel:
Prozesskosten verteuern Ihre Reise um bis zu 15 %*
eine Dienstreise im Wert von
verursacht bei manueller Bearbeitung Kosten in Höhe von ca.
1.000,00 EUR 143,00 EUR
Ausgangssituation
Um die Reisekostenabrechnung effizient und korrekt durchzuführen, ist eine professionelle Lösung notwendig.
So profitiert Ihr Unternehmen:
Sicherheit durch die Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen weniger Weiterbildungsaufwand für die eigenen Mitarbeiter aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie Statistiken für Controlling-Zwecke
zeitnahe Erstattung von Reisekosten an die Mitarbeiter Bereitstellung von Informationen für die Mitarbeiter
AGENDA
Ausgangssituation
Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung?
Reiserichtlinien
Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung?
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten?
DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm?
Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Was kann das Modul?
Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?
Reiserichtlinien
Warum sind Reiserichtlinien wichtig?
dienen als Steuerungsinstrument zur Reduzierung von Reisekosten
bieten einen arbeitsrechtlichen Rahmen
bilden die Verhaltensregeln für Reisende ab
führen zur Verbesserung der Verhandlungsbasis mit Leistungsträgern
schaffen die Grundlage für ein effizientes Controlling der Reisekosten
Reiserichtlinien
Vor der Reise
• Wer nimmt die Buchung vor?
• Welche Verkehrsmittel dürfen genutzt werden?
• Welche Stornofristen sind einzuhalten?
Während der Reise
• Welche Kosten werden von der Firma
übernommen und welche nicht?
• Müssen Frühstück und Übernachtung gesondert ausgewiesen werden?
Nach der Reise
• Bis wann muss die
Reisekostenabrechnung erfolgt sein?
• Wer erfasst die
Reisekostenabrechnung?
• Gibt es einen
Genehmigungsprozess?
Reiserichtlinien
Welche Softwareunterstützung gibt es?
Im Programm DATEV Reisekosten classic kann die Reiserichtlinie
als Microsoft Word- oder PDF-Dokument hinterlegt werden.
während der Reiseabrechnung bei Bedarf aufgerufen werden.
Im Modul DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ kann die Reiserichtlinie
im Bereich Nachrichten als individueller Hinweis Ihren Arbeitnehmern bereitgestellt werden.
AGENDA
Ausgangssituation
Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung?
Reiserichtlinien
Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung?
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten?
DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm?
Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Was kann das Modul?
Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Erforderliche Rechnungsangaben sind:
1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
2. fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer
3. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Hoteliers 4. Ausstellungsdatum
5. Zeitpunkt der sonstigen Leistung/Lieferung
6. Umfang und Art der sonstigen Leistung/Menge und Art der gelieferten Gegenstände
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
8. anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine
Steuerbefreiung gilt
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Beispiel für eine Musterabrechnung
Die verschiedenen
Leistungen müssen jeweils getrennt nach dem
Steuersatz in der Hotelrechnung
ausgewiesen werden.
Rechnungsnummer: 1-123456 Ust-IdNr.: DE123456789 Re.-Datum: 6.4.2013 Anreise: 4.4.2013
Betrag
7% 70,00 € 140,00 €
19% 10,00 € 20,00 €
19% 0,15 € 3,00 €
163,00 € 2 x Übernachtungen im EZ
2 x Frühstück
20 Telefoneinheiten
Gesamtrechnungsbetrag
Abreise: 6.4.2013 Hotel Mustermann - Musterstr. 1 - 12345 Musterstadt
Rechnung
Muster&Mann OHG - Musterweg 1 - 56789 Musterhausen
Leistung MwSt EP
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Erfassung der Belege
DATEV Reisekosten Vorerfassung
• vorläufige Reisekostenabrechnung
• Import von Pauschalen, Belegarten und Personaldaten aus Reisekosten classic
• Reisedatenerfassung
• Export nach Reisekosten classic
• Erfassung von Reisezeiten, Fahrtrouten, Belegen und Sachbezügen komfortabel durch Schlepp- und Prüffunktionen
• Unterstützung der Fakturierung durch Programmverbindungen zu
DATEV Arbeitnehmer online
„Meine Reisen“
• Online-Vorerfassung von Reise- und Belegdaten
• Import der Reise- und Belegdaten für die Reisekostenabrechnung in
Reisekosten classic
• Arbeitnehmer greift über DATEV
Arbeitnehmer online auf „Meine Reisen“
zu
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Umsetzung in DATEV Reisekosten classic
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Beispiel einer DATEV Reisekosten classic Abrechnung
AGENDA
Ausgangssituation
Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung?
Reiserichtlinien
Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung?
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten?
DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm?
Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Was kann das Modul?
Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?
DATEV Reisekosten classic
Komfortable Reisekostenabrechnung …
… mit DATEV Reisekosten classic
Das Programm unterstützt bei:
Erstellung und Genehmigung von Reiseanträgen
Erfassung von Reisedaten und Belegen
Erfassung und Einhaltung von Reiserichtlinien
Abrechnung und Korrekturen
Anstoß des Erstattungsprozesses
Zählung der Tätigkeitsorte von Dienstreisen
DATEV Reisekosten classic
Überwachung der „46 Tage Regelung“
Im Detail: Lohn-/Finanzbuchführung
Import von Mitarbeiterdaten aus dem Lohn- und Buchführungsprogramm
Export von reiserelevanten Buchungen:
an die Finanzbuchführung zur Verbuchung der Vorsteuerschuld
an die Lohnbuchführung für die Berücksichtigung in der Lohnabrechnung
Fehlerminimierung und Vermeidung von Doppelerfassungen
Gewährleistung einer schnellen Auszahlung
AGENDA
Ausgangssituation
Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung?
Reiserichtlinien
Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung?
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten?
DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm?
Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Was kann das Modul?
Lösungen für die Reisekostenabrechnung
DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen “
Zusätzlich zu DATEV Reisekosten classic …
… unterstützt DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ den Abrechnungsprozess.
Das Modul unterstützt bei:
der Online-Vorerfassung von Reise- und Belegdaten
dem Import der Reise- und Belegdaten für die Reisekostenabrechnung in Reisekosten classic
der Bereitstellung von Informationen für den Arbeitnehmer
DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen “
DATEV-Rechenzentrum
Kanzlei/Arbeitgeber
Arbeitnehmer
DATEV Reisekosten classic
Arbeitnehmer freischalten Versand Registrierungsbrief einmalige Registrierung unter www.datev.de/an-
online
„Meine Reisen“
Reise- und Belegdaten erfassen
einmalig
Abrechnung der Reisekosten
Reisekostenabrechnung einsehen
Bereitstellung der Reisekostenabrechnung
Arbeitnehmer online
DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen “
Reise- und Belegdaten online erfassen
Reisekostenabrechnungen durchführen
Daten übernehmen
Reisekostenabrechnung einsehen
Arbeitnehmer Steuerberater
Vereinfachen der Zusammenarbeit bei Dienstreisen
Reisekosten classic „Meine Reisen“
Freischalten von Arbeitnehmern
Beenden des Angebots für Arbeitnehmer
Import der vom Arbeitnehmer erfassten Reise- und Belegdaten für die
Reisekostenabrechnung
Bereitstellen von aktuellen Hinweisen für den Arbeitnehmer
Online-Vorerfassung von Reise- und Belegdaten
Reisekostenabrechnungen
Online-Ansicht
Download-Möglichkeit
10 Jahre Speicherzeit
Ansicht aktueller Hinweise vom Arbeitgeber
E-Mail-Benachrichtigungsdienst
Benachrichtigung bei neu eingestellten Dokumenten
Übersicht aller in „Meine Reisen“
registrierten Arbeitnehmer und der
bereitgestellten Reisekostenabrechnungen
DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen“
Zusammenspiel
DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Aktuelles
Im Bereich Nachrichten können Sie Ihren Arbeitnehmern
individuelle Hinweise bereitstellen.
Meine Dokumente zeigt die Anzahl
der ungelesenen
Reisekostenabrechnungen an.
Meine Reisen zeigt die Anzahl der erfassten und bearbeiteten Reisen an.
DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Reisen - Übersicht
Unter Reisen finden Sie eine Übersicht aller
bisher erfassten Reisen.
Bereits erfasste Reisen können kopiert, gelöscht oder an die Reisekosten abrechnende Stelle
versendet werden.
DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Reise hinzufügen
Der Arbeitnehmer kann Reise- und
Beleginformationen in die entsprechenden Felder eingeben.
DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen“
Abrechnungsvorschau
Der Arbeitnehmer kann vorab bereits sehen, welchen Auszahlungsbetrag er erwarten kann.
Antworten auf Fragen zu
Arbeitnehmer online finden Ihre Mitarbeiter in den FAQs unter www.datev.de/an-online.
Welche Vorteile bietet DATEV Arbeitnehmer online
„Meine Reisen“?
So profitiert Ihr Unternehmen von DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“:
Sie reduzieren ihren Arbeitsaufwand – denn Reise- und Beleginformationen können direkt in Reisekosten classic übernommen werden
Sie vereinfachen die Kommunikation – denn über DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ können den Mitarbeitern Informationen rund um das Thema Dienstreisen zur Verfügung gestellt werden.
So profitieren Ihre Mitarbeiter:
Mehr Unabhängigkeit – denn mit DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ können Ihre Mitarbeiter Reise- und Belegdaten bereits während der Dienstreise online erfassen.
AGENDA
Ausgangssituation
Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung?
Reiserichtlinien
Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung?
Einblicke in die Reisekostenabrechnung
Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten?
DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm?
Arbeitnehmer online „Meine Reisen“
Was kann das Modul?
Lösungen für die Reisekostenabrechnung
Lösungen für die Reisekostenabrechnung
Wie wollen Sie die Abrechnung Ihrer Reisekosten organisieren?
Die Reisekostenabrechnung wird von einem Mitarbeiter im Unternehmen
selbst durchgeführt.
Wir, als steuerlicher Berater, kümmern uns um die Abrechnung
Ihrer Dienstreisen.
Lohn-/ Finanz- buchführung Abrechnende Stelle:
Ihr Unternehmen Mitarbeiter
Lösungen für die Reisekostenabrechnung
Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen
Erstbestückung (Stammdaten)
Export reise- kostenrelevanter
Buchungen Erstbestückung
(Stammdaten)
Übermittlung Erfassung der
Reisezeiten, Fahrtstrecken
und Belege
Durchführung der Reisekosten-
abrechnung Erstellung von und Auswertungen
Durchführung Lohnabrechnung der und Finanzbuch-
führung
„Meine Reisen“
Vorer- fassung
Ihr Unternehmen Kanzlei
Lösungen für die Reisekostenabrechnung
Reisekostenabrechnung als Dienstleistung Ihres Steuerberaters
DATEV Reisekosten Vorerfassung
Import von Stammdaten
Export von Reisedaten Abrechnung von Reisen,
Erstellung von Auswertungen
DATEV Reisekosten classic „Meine Reisen“
Mit einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung
in Ihrem Unternehmen
oder bei Ihrem Steuerberater profitiert Ihr Unternehmen von:
Sicherheit, z. B. bei der Betriebsprüfung. Denn steuerliche/gesetzliche Änderungen werden in der Software rechtzeitig berücksichtigt.
Zeitersparnis, da der doppelte Erfassungsaufwand der Reisedaten entfällt und Schnittstellen zu anderen Bereichen, wie z. B. der Lohnabrechnung oder der Finanzbuchführung, genutzt werden können.
Kostenersparnis, z. B. durch die Einführung von Reiserichtlinien.
Lösungen für die Reisekostenabrechnung
Ihr Mehrwert
prozessorientierte Reisekostenabrechnung
Berücksichtigung aller gesetzlichen Regelungen
Pflege der gesetzlichen Werte für In- und Auslandsreisen
Berücksichtigung individueller Reiserichtlinien/-parameter
eigenes Berechtigungskonzept zur Zugriffssteuerung
umfangreiche Kopierfunktion von Stamm- und Reisedaten
Abwicklung des Zahlungsverkehrs per DTAUS-Datei und im SEPA-Format
Im Detail: Reisekosten
Import der Daten aus der Vorerfassung
Erstellung der Reisekostenabrechnung unter Berücksichtigung aller Pauschalen und Richtlinien
Aufteilung der Reisekosten auf mehrere Kostenstellen/Kostenträger
Anlage von Standardreisen und Kopierfunktion für gesamte Reisen und einzelne Reisedaten
Schnellerfassung von Reisedaten
Integrationsmöglichkeit von DATEV Fahrtenbuch
Zählung der Tätigkeitsorte von Dienstreisen
Bereitstellung der Buchungsbelege für Lohn- und Finanzbuchführung
Ausgabe übersichtlicher und detaillierter Reisekostenauswertungen
Erfassung von Reisezeiten, Fahrtrouten, Belegen und Sachbezügen durch den Reisenden mit DATEV Reisekosten Vorerfassung
