Dok.-Nr.: 1036101
DATEV-Serviceinformation Anleitung
Letzte Aktualisierung: 09.09.2021
Relevant für:
Belege online
DATEV Unternehmen online DATEV XML-Schnittstelle online Kassenbuch online
DATEV XML-Schnittstelle online - Ablauf der Rechnungs- und Kassendatenübertragung
Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument
2 Vorgehen zur Nutzung der DATEV XML-Schnittstelle online 3 Strukturierte Daten nach DATEV Unternehmen online übermitteln 4 Daten in DATEV Unternehmen online verarbeiten und prüfen 5 Belegbilder in Belege online verarbeiten
6 Verarbeitung der Rechnungsinformationen bei Anwendung der Rechnungsdatenschnittstelle 7 Verarbeitung der Rechnungsinformationen bei Anwendung der Belegsatzschnittstelle 8 Belegsätze für die DATEV-Rechnungswesen-Programme bereitstellen
9 Belegsätze in die DATEV-Rechnungswesen-Programme holen und buchen 10 Weitere Informationen
Aktuelle Änderungen
09.09.2021 Kapitel 6 wurde aktualisiert.
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Rechnungs-, Belegsatz- oder Kassendaten eines Rechnungsschreibungs-, Warenwirtschafts-, Dokumentenmanagements- oder Kassenprogramms über das Programm DATEV Unternehmen online an DATEV-Rechnungswesen-Programme für die Finanzbuchführung übergeben. Optional wollen Sie hierbei auch die zugehörigen Belege in digitaler Form übermitteln.
Die Implementierung der DATEV XML-Schnittstelle online erfolgt durch den Software-Hersteller der abgebenden Programme. Ein Upload von strukturierten Daten mit optional beigefügten digitalen Belegbildern kann nach dieser Implementierung erfolgen.
Vorgehen zur Nutzung der DATEV XML-Schnittstelle online
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Vorgehen:
Die durch den Export erzeugte ZIP-Datei (DATEV Document-Package) mithilfe des Programms Belegtransfer in DATEV Unternehmen online hochladen.
2 Upload im Import-Protokoll prüfen.
3 Belegsätze den DATEV-Rechnungswesen-Programmen für die Finanzbuchführung bereitstellen.
Überblick:
Die folgende Grafik gibt einen Überblick über den Arbeitsablauf bei der Rechnungsdatenübertragung nach DATEV Unternehmen online:
Abb. 1: Arbeitsablauf der Datenübertragung
Hinweis
Die ZIP-Datei darf nicht entpackt werden. In der ZIP-Datei darf keine weitere ZIP-Datei oder ein Ordner enthalten sein.
3 Strukturierte Daten nach DATEV Unternehmen online übermitteln
Rechnungs- oder Kassendaten nach DATEV Unternehmen online übermitteln
1
Vorgehen:
Programm Belegtransfer installieren.
Dieses Programm steht Ihnen hier zum kostenlosen Download zur Verfügung:
www.datev.de/belegtransfer/
2 Belegtransfer starten.
3 Auf die Schaltfläche Verzeichnis hinzufügen klicken, um ein neues Verzeichnis anzulegen.
4 Beraternummer und Mandantennummer des betreffenden Bestands in DATEV Unternehmen online erfassen.
5 Auf der Schaltfläche Belegtyp ohne Belegtyp für das Transferverzeichnis auswählen.
Die Zuordnung zu Belege online Bearbeitungsform Erweitert Lieferanten- / Kundenrechnungen oder zum Kassenbuch online wird durch die Transferdatei selbst getroffen.
6 Auf die Schaltfläche Basisverzeichnis klicken:
7 Entweder einen vorhandenen Ordner als Transferverzeichnis wählen - oder -
auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen klicken, um ein neues Transferverzeichnis zu erstellen.
8 Das Kontrollkästchen Verzeichnis enthält aus DATEV DMS, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente aktivieren.
Einstellung auch für bestehendes Transferverzeichnis wählbar
Für ein bestehendes Transferverzeichnis können Sie diese Einstellung ebenfalls vornehmen. Doppelklicken Sie auf den entsprechenden Ordner in der Liste des Programms Belegtransfer, um das Fenster Verzeichnis ändern zu öffnen. Wählen Sie den Verzeichnistyp DATEV XML-Schnittstelle online/DMS/Dok.ablage und klicken Sie auf Übernehmen. Somit ist dieses Verzeichnis als Transferverzeichnis für Daten der DATEV XML-Schnittstelle online nutzbar.
9 Auf Übernehmen klicken.
10 DATEV Document-Package (ZIP-Datei) in das angelegte Transferverzeichnis speichern.
11 Um den Upload zu starten, auf die Schaltfläche Daten senden klicken.
- oder -
Wenn Sie alle DATEV Document-Packages, die Sie künftig in das Transferverzeichnis ablegen,
automatisch nach DATEV Unternehmen online übermitteln lassen wollen: Auf die Schaltfläche Zugang
überwachen klicken. Die Übertragung der Dateien erfolgt automatisch, sobald sie in dem Transferverzeichnis gespeichert sind.
Leistungsdatum / Auftragsnummer bzw. Order-ID übergeben
Ab der DVD 13.0 und der DATEV Kanzlei-Rechnungswesen Version 8.0 können zwei weitere Werte über die Schnittstelle in das DATEV Rechnungswesen Programm übergeben werden:
Leistungsdatum
Auftragsnummer / Order-ID
Liegt das Leistungsdatum nach dem Rechnungsdatum, erfolgt keine Weitergabe des Wertes.
4 Daten in DATEV Unternehmen online verarbeiten und prüfen
Im Anschluss an die Übermittlung der ZIP-Datei prüfen Sie den Upload in DATEV Unternehmen online:
Daten verarbeiten und prüfen
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Vorgehen:
DATEV Unternehmen online über www.datev.de | MyDATEV | Online-Anwendungen | DATEV Unternehmen online starten.
2 Unter Anwendungen | Belege | rechte Navigation Protokolle | Import | Importprotokoll anzeigen auswählen.
3 In der erscheinenden Maske einen Upload-Zeitraum auswählen. Eine Auflistung aller Uploads dieses Zeitraums wird angezeigt.
4 In der Spalte Status den aktuellen Stand des Uploads prüfen.
Symbol : Der Upload ist fertig und fehlerfrei.
Symbol : Es sind Fehler aufgetreten.
Sie können den Upload trotz dieser Hinweismeldung verarbeiten:
Um die Belegdaten der importierten DATEV Document Packages ZIP-Datei an Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) oder in Kassenbuch online und die Belegbilder in Belege online zu übergeben, klicken Sie in Spalte 1 auf die Schaltfläche Verarbeitung fertig stellen:
- oder -
Um den Import zu stornieren, klicken Sie auf die Schaltfläche:
Storno von Belegdaten
Beim Storno eines Imports mit Belegdaten werden die Belegsätze und die Belegbilder gelöscht. Der Import wird damit komplett aus dem Bestand entfernt. Eine Stornierung der Daten ist bis zu 200 Tage rückwirkend über die Stornofunktion möglich. Festgeschriebene Daten können nicht storniert werden. Erst nach Aufhebung der Festschreibung ist eine Stornierung möglich.
Storno von Kassendaten nicht möglich
Ein Storno von übernommenen Daten im Kassenbuch ist nicht möglich, obwohl das Kennzeichen dafür angezeigt wird.
Durch die Stornierung von Aufträgen im Kassenbuch online kann die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (im Sinne der GoBD) beeinträchtigt werden.
Mögliche Ursachen für die Programm-Meldung
Der Ordnungsbegriff (Beraternummer und / oder Mandantennummer) des Bestands in DATEV Unternehmen online stimmt nicht mit dem im Header der Datei document.xml der ZIP-Datei überein oder er ist nicht enthalten.
Symbol : Es ist ein kritischer Fehler aufgetreten.
Sie können den Upload mit dieser Hinweismeldung nicht verarbeiten.
Mögliche Ursachen für die Programm-Meldung
Das hochgeladene DATEV Document Package enthält eine fehlerhafte Datei oder es fehlen Informationen in den Dateien, die für den Import in DATEV Unternehmen online erforderlich sind.
Stornieren Sie den Auftrag mit einem Klick auf das Symbol .
Prüfen Sie das DATEV Document Package und beheben Sie ggf. den Fehler. Erstellen Sie die ZIP-Datei erneut und wiederholen Sie den Upload.
Status fertig und fehlerfrei:
Status muss noch bestätigt werden:
Status fehlerhaft; der Import findet nicht statt:
Legende der Symbole unter Belege | Protokolle | Import | Import-Protokoll anzeigen
Um sich Protokollinformationen zu jedem Upload anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche (siehe Abb. 1), z. B.:
Name des DATEV Document Packages
Empfangsbestätigungen der
Dokumentenverwaltungsdatei (document.xml)
Strukturierten Daten im XML-Format (*.xml)
Auflistung aller enthaltenen Belegbilder, die in Belege online übernommen wurden
Information über übereinstimmende Beraternummer und Mandantennummer
Importzeitpunkt der Daten der DATEV XML-Schnittstelle online
Weitere Verarbeitung der Daten der DATEV XML-Schnittstelle online
Beleg-IDs
Legende der Symbole unter Belege | Protokolle | Import | Import-Protokoll anzeigen
Symbol Erklärung
Protokollinformationen zum Upload anzeigen (immer möglich) Auftrag (Verarbeitung) stornieren
Nur möglich, wenn Status oder
Protokollsätze (und Auftragssatz) nach abgeschlossenem Import löschen nur möglich, wenn Status
5 Belegbilder in Belege online verarbeiten
Die in der DATEV Document Package enthaltenen Belegbilder werden in Belege online in dem neuen Ablageordner IMPORT JJJJ unter Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) | Ablagestruktur bearbeiten jahresbezogen abgelegt.
Dieser Ordner wird beim Upload der ersten ZIP-Datei automatisch erstellt.
Benennen Sie den Ordner IMPORT JJJJ unter Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) | Stammdaten | Rechnungsordner | Verwalten um, wird beim nächsten Datei-Upload ein neuer Ordner IMPORT JJJJ erstellt.
Ordner zum Jahreswechsel umbenennen
Benennen Sie den Ordner IMPORT z. B. zum Jahreswechsel in IMPORT+Jahreszusatz Vorjahr (z. B. IMPORT 2018) um. Für das Folgejahr wird somit automatisch ein neuer Ordner angelegt.
Im Ordner IMPORT JJJJ sind alle Belege der ZIP-Datei einzeln aufgelistet. Je Upload-Zeitpunkt (Monat) wird ein entsprechendes Register im Ordner IMPORT JJJJ erzeugt.
Beim Kassenimport sind alle Belege der ZIP-Datei oder der erzeugte Beleg über die Protokollierung des Imports einzelnen im Ordner IMPORT JJJJ Kasse aufgelistet. Je Upload-Zeitpunkt (Monat) wird ein entsprechendes Register mit dem Monatsnamen im Ordner IMPORT JJJJ Kasse erzeugt.
Bei strukturierten Rechnungsdaten ohne mitgeliefertem Belegbild wird von DATEV automatisch ein Belegbild aus den strukturierten Rechnungsdaten generiert.
Hinweis zur Dateigröße bei ZIP-Dateien Bei der Übertragung von ZIP-Dateien gilt:
Maximale Dateigröße je Einzeldatei 20 MB
Maximale Anzahl der Belege in der ZIP-Datei 5.000 (inkl. XML-Dateien)
Maximale Größe der ZIP-Datei 476 MB
Die Grenze von 476 MB bei ZIP-Dateien sollte nicht ausgereizt werden. Aus Gründen der Performance empfehlen wir Ihnen, in der Fremdsoftware die Datenpakete so zu gestalten, dass die Datenmenge nicht über 100 MB liegt. Damit vermeiden Sie das Auftreten von Abbrüchen oder Timeouts beim Übertragungsprozess.
ZIP-Datei darf nicht passwortgeschützt sein.
6 Verarbeitung der Rechnungsinformationen bei Anwendung der
Rechnungsdatenschnittstelle
In Belege online haben Sie unter Einstellungen| Erweiterte Einstellungen | Erweiterte Einstellungen konfigurieren in der Registerkarte Rechnungsdatenschnittstelle die Möglichkeit, unterschiedliche Varianten der
Rechnungsdatenverarbeitung festzulegen.
Variante 1
Der Rechnungsbetrag (brutto) soll im Buchungsvorschlag verwendet werden
Es wird die Gesamtsumme der einzelnen in dem ZIP-Archiv übertragenen Rechnungen in Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) als Buchungsvorschlag verwendet.
Einzelne positionsbezogene Erlöskonten und Steuersätze werden nicht berücksichtigt.
Variante 2
Für jede Position der Rechnung (brutto) soll ein Buchungsvorschlag erzeugt werden Die Rechnungspositionen (brutto) der übertragenen Rechnungsdaten werden als einzelne
Buchungsvorschläge in Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) zur Verfügung gestellt. Positionsbezogene Sachkonten und Steuersätze werden berücksichtigt. Fehlen Rechnungsinformationen für eine Bereitstellung auf Positionsebene (brutto), würde dies eine Programm-Meldung im Uploadprotokoll bewirken. Die Rechnungsdaten werden dann nicht verarbeitet.
Variante 3
Wenn der Brutto-Betrag auf Positionsebene nicht vorhanden ist, wird der Rechnungsbetrag (brutto) verwendet und nur ein Buchungsvorschlag erzeugt
Wenn die erforderlichen Rechnungsdaten für die Verarbeitung der Rechnungsinformationen auf Positionsebene vorliegen, werden die Rechnungspositionen (brutto) als separater Buchungsvorschlag in Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) als Buchungsvorschlag zur Verfügung gestellt (Variante 2). Fehlen Informationen für die Verarbeitung der Daten auf Positionsebene, wird die Gesamtsumme (brutto) der Rechnung als Buchungsvorschlag verwendet (Variante 1).
Eine Aufteilung des Gesamtbetrags nach Steuersätzen kann über die Lerndatei in den DATEV-
Rechnungswesen-Programmen automatisch aufgeteilt werden. Hierfür ist die Angabe von Positionsbeträgen (brutto und netto) sowie des Rechnungsbetrags (brutto und netto) erforderlich. Dieser wird dann in den Zusatzinfos der DATEV-Rechnungswesen-Programme abgebildet und kann für die Erzeugung eines Lerndateieintrags auf Basis der Steuersätze herangezogen werden.
7 Verarbeitung der Rechnungsinformationen bei Anwendung der Belegsatzschnittstelle
Für die Übergabe der Rechnungsdaten über die Belegsatzschnittstelle müssen die Kapitel 6. genannten Einstellungen nicht berücksichtigt werden. Die erfassten Belegsatzinformationen werden als Buchungsvorschlag übergeben.
8 Belegsätze für die DATEV-Rechnungswesen-Programme bereitstellen
Belegsätze bereitstellen
1
Vorgehen:
Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) öffnen:
Auf der Startseite Belege Bereitstellen | neu erfasste Lieferantenbelege oder Kundenbelege bereitstellen wählen und die betreffenden Stapel bereitstellen.
2 Kassenbuch online öffnen:
In der Kassenübersicht | Kassenbewegungen anzeigen wählen und die Kassensätze festschreiben und bereitstellen.
3 Die Belegsätze und deren Belegbilder stehen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Achtung
Bereitgestellte Belegsätze sind nicht mehr änderbar
Wenn Sie Ihre Belegsätze für die DATEV-Rechnungswesen-Programme bereitgestellt haben, können Sie diese nicht mehr in DATEV Unternehmen online bearbeiten.
9 Belegsätze in die DATEV-Rechnungswesen-Programme holen und buchen
Wenn die Belegsätze bereitgestellt wurden, können diese Belegsätze aus dem Rechenzentrum in die DATEV- Rechnungswesen-Programme geholt und dort gebucht werden.
Belegsätze holen
1
Vorgehen:
Im DATEV Arbeitsplatz die Buchführung für den gewünschten Mandantenbestand öffnen.
2 Übersicht Buchführung | Vorbereitende Tätigkeiten | Mandant ergänzen wählen.
3 Belegstapel aus Kassenbuch/Rechnungsbücher online markieren und Daten holen klicken.
Die bereitgestellten Belegsätze werden in das DATEV-Rechnungswesen-Programm übertragen und können zu Buchungsvorschlägen verarbeitet werden.
Belegsätze buchen Voraussetzung:
Übersicht Buchführung | Belege buchen wählen und einen neuen Buchungsstapel für die Periode anlegen, für die Sie die Belegsätze übernehmen möchten, oder einen bestehenden Buchungsstapel öffnen.
1
Vorgehen:
Buchungsvorschläge bearbeiten wählen und Buchungsvorschläge erzeugen klicken.
Der Belegstapel, z. B. Rechnungseingang, wird angezeigt 2 Belegstapel markieren und auf OK klicken.
Die Buchungsvorschläge werden angezeigt und stehen zur Bearbeitung bereit.
3 Die einzelnen Buchungsvorschläge in die Buchungszeile übernehmen und nacheinander alle Belegsätze buchen.
Während des Buchens kann die Lerndatei in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen bestückt werden, sodass wiederkehrende Sachverhalte zukünftig automatisch kontiert werden.
Anhand des Symbols in der Spalte BL wird angezeigt, dass der Buchungssatz mit einem Beleg verbunden ist. Symbol klicken, um das zugeordnete Belegbild anzuzeigen.
10 Weitere Informationen
Kassenbuch online – Kassenübersicht (Dok.-Nr. 1001117)
DATEV Unternehmen online: Belege bearbeiten und bezahlen (Bearbeitungsform Erweitert) (Dok.-Nr. 1071560) DATEV Belegtransfer - Erste Schritte zur Einrichtung (Schrittanleitung) (Dok.-Nr. 1035205)
Schlagwörter:
Buchführung
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