Dok.-Nr.: 1071561
DATEV-Serviceinformation Anleitung
Letzte Aktualisierung: 18.01.2022
Relevant für:
Bank online
DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online: Kontoumsätze prüfen
Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Hintergrund
3 Überblick und Beschreibung zum Prüfen der Kontoumsätze in Belege online / Bank online 4 Kontoumsätze prüfen: Vorbereitungen durchführen
4.1 Voraussetzungen prüfen 4.2 Bankverbindung einrichten 4.3 Kontoumsatzabholung einrichten
4.3.1 Manuelles Holen der Kontoumsätze mit dem PIN/TAN-Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle) oder dem EBICS-Verfahren in Bank online
4.3.2 Automatisches Bereitstellen der Kontoumsätze über RZ-Bankinfo durch die Bank 5 Kontoumsätze prüfen: Tätigkeiten beim Mandanten
5.1 Kontoumsätze anzeigen lassen 5.2 Kontoumsätze prüfen
5.2.1 Einstellungen 5.2.2 Regeln
5.2.3 Übersicht der Kontoumsätze
5.2.4 Zusammenfassung: Möglichkeiten, um digitale Belege als bezahlt zu kennzeichnen 6 Kontoumsätze prüfen: Tätigkeiten in der Kanzlei
6.1 Vorgehen, wenn die Offene-Posten-Buchführung in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen genutzt wird 6.2 Vorgehen, wenn die Offene-Posten-Buchführung in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen nicht genutzt wird
6.2.1 Variante 1 - Belegbild erst nach Bestätigung verknüpfen
6.2.2 Variante 2 – Belegbild wird direkt beim Einspielen der Bankkontoumsätze verknüpft (keine Bestätigung nötig), zzgl. Sammelzahlungen auflösen
6.3 Sammelzahlungen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen auflösen 7 Weitere Informationen
Aktuelle Änderungen
18.01.2022 Das Dokument wurde auf Aktualität geprüft. Bei der Prüfung haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben.
1 Über dieses Dokument
Wie Sie aktuelle Kontostände auf der Startseite von Bank online anzeigen lassen, die Programmunterstützung beim automatischen Prüfen der Kontoumsätze und beim Verknüpfen mit einem Belegbild nutzen können. Und wie Sie die Kontoumsätze in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) buchen können.
2 Hintergrund
Folgendes Video gibt Ihnen einen Einblick in die Anwendung:
Hilfe-Video
Bank online – Kontoumsätze prüfen (Dauer: 03:15, Stand: 23.08.2021)
3 Überblick und Beschreibung zum Prüfen der Kontoumsätze in Belege online / Bank online
Belege online und Bank online sind Bestandteile von DATEV Unternehmen online.
Über die Startseite Bank können Sie sich Kontoumsätze anzeigen lassen und in das Prüfen der Kontoumsätze einsteigen. Hierbei können Sie die Kontoumsätze auf geprüft setzen, den Kontobewegungen Belegbilder zuordnen oder Notizen erfassen. Sie können sich durch verschiedene Funktionen (Automatismen und Regeln) beim
Kontrollieren der Kontoumsätze unterstützen lassen. Die hier erfassten Informationen stehen auch Ihrem steuerlichen Berater für das Buchen der Bankkontoumsätze im jeweiligen DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) zur Verfügung. Durch das Prüfen der Kontoumsätze können Belege als vollständig bezahlt gekennzeichnet werden, sodass sich die Anzahl der zu bezahlenden Rechnungen auf den Startseiten Belege und Bank verringert.
Aktuelle Version von Belege online / Bank online
Bei Belege online / Bank online wird zwischen 2 Bearbeitungsformen unterschieden: Standard und Erweitert.
DATEV Unternehmen online: Belege bearbeiten und bezahlen (Bearbeitungsform Standard) (Dok.-Nr.
1071559)
DATEV Unternehmen online: Belege bearbeiten und bezahlen (Bearbeitungsform Erweitert) (Dok.-Nr.
1071560)
Informationen zur EBICS Kunden-ID
Unter der Kunden-ID wird das Konto bei der Bank verwaltet. Oftmals vergibt die Bank unter einer einzigen Kunden- ID sehr viele Bankverbindungen. Dadurch sollen u. a. auch Kontoführungsgebühren gespart werden. EBICS
funktioniert generell auf Kunden-ID-Ebene. Wenn Sie Umsätze für ein Konto holen, dann werden die Umsätze für alle Bankverbindungen dieser Kunden-ID geholt.
Achtung
Nur eine Kunden-ID pro Kunde
Pro Kunde sollte von der Bank nur eine Kunden-ID vergeben werden. Eine Kunden-ID über unterschiedliche Unternehmen/Mandanten hinweg wird nicht empfohlen.
Bitte beachten Sie, dass eine datenschutzkonforme Datentrennung von EBICS-Beständen nur dann möglich ist, wenn Sie für Ihre Unternehmen/Mandanten separate Kunden-IDs beim Abholen von Kontoumsätzen verwenden.
Achtung
Abholung von Bankverbindungen Dritter
EBICS funktioniert generell auf Kunden-ID-Ebene. Beim Umsatzabruf für eine werden Umsätze auch für weitere Kontoverbindungen derselben Bank abgerufen, welche der verwendeten EBICS- Kunden-ID bei dieser Bank zugeordnet sind. Stellen Sie daher sicher, dass unter derselben Kunden-ID nur jene Bankverbindungen geführt werden, deren Umsätze im betreffenden Bestand in DATEV Unternehmen online sichtbar sein sollen.
Fazit: Verwenden Sie die gleiche EBICS- Kunden-ID nicht gleichzeitig für mehrere Unternehmen und/oder für Ihre eigenen Konten.
Nur dadurch stellen Sie sicher, dass Umsätze nicht missbräuchlich mehreren Beständen/Unternehmen in DATEV Unternehmen online sichtbar sind.
4 Kontoumsätze prüfen: Vorbereitungen durchführen
4.1 Voraussetzungen prüfen
Folgende Voraussetzungen müssen für die Prüfung der Kontoumsätze im Unternehmen und in der Kanzlei erfüllt sein.
Voraussetzungen in der Kanzlei:
Vertrag DATEV Unternehmen online
Rechte für DATEV Unternehmen online verwalten
Mandantenbestand in DATEV Unternehmen online anlegen und Buchungsassistent aktivieren
Ein Zugangsmedium (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard, DATEV mIDentity) mit den entsprechenden Rechten für die Online-Anwendungen ist gesteckt.
Voraussetzungen im Unternehmen:
Mandantengenutzte Beraternummer für den Vertrag DATEV Unternehmen online
Freigabe der Zugriffsrechte in der Rechteverwaltung (nur für DATEV Unternehmen online Administratoren)
Zugangsmedium (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard, DATEV mIDentity) mit den entsprechenden Rechten für die Online-Anwendungen ist gesteckt.
Digitale Belege nach DATEV Unternehmen online hochladen und dem entsprechenden Belegtyp (Rechnungseingang oder Rechnungsausgang) zuordnen
Weitere Informationen:
DATEV Unternehmen online: Erste Schritte und Einsatzvoraussetzungen (Dok.-Nr. 0903478)
DATEV Unternehmen online: Belege digitalisieren und hochladen (Dok.-Nr. 1071558)
4.2 Bankverbindung einrichten
Um Umsatzabfragen von der Bank erhalten zu können, muss eine inländische Bankverbindung (deutsche IBAN) in Stammdaten online eingerichtet und ein Banking-Verfahren hinterlegt sein. Anschließend werden in Bank online die Kontoumsätze angezeigt, die vom Rechenzentrum der jeweiligen Bank geholt oder bereitgestellt wurden und im DATEV-Rechenzentrum im Archiv gespeichert sind.
Mögliche Verfahren zum Abrufen der Kontoumsätze sind:
PIN/TAN-Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle)
EBICS-Verfahren
Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo)
Die Bankverbindung wird in der Regel bei der Neuanlage eines Mandantenbestands in DATEV Unternehmen online angelegt.
Alternativ kann diese später über Stammdaten online | Unternehmensangaben | Registerkarte Bank eingerichtet werden.
Weitere Informationen:
Bank online – PIN/TAN-Verfahren über finAPI einrichten (Dok.-Nr. 1003112)
Bank online - EBICS einrichten (Dok.-Nr. 1003113)
Umstellung beim Online-Banking: Einstellungen in den Zahlungsverkehr-Programmen anpassen (Dok.-Nr.
1036227)
4.3 Kontoumsatzabholung einrichten
Um Ihr Konto für die elektronische Kontoumsatzabholung einzurichten, muss die Bankverbindung angelegt sein.
Bankverbindung anlegen.
1
Vorgehen:
In Stammdaten online Unternehmensangaben | Bank wählen.
2 Bankverbindung anlegen und mit Hinzufügen bestätigen.
3 Einstellungen Zahlungsverkehr klicken.
4 Unter Bankverbindungen verwalten die Bankverbindung wählen, für die die Umsatzabholung eingerichtet werden soll.
5 Über DFÜ-Weg das Verfahren zur Umsatzabholung wählen: manuelle Abholung über DATEV-RZ mit HBCI PIN/TAN oder EBICS oder automatische Abholung durch DATEV-RZ (RZ-Bankinfo).
4.3.1 Manuelles Holen der Kontoumsätze mit dem PIN/TAN-Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle) oder dem EBICS-Verfahren in Bank online
Holen der Kontoumsätze
1
Vorgehen:
Kontrollkästchen Kontoumsätze abholen und im Archiv speichern aktivieren und bei DFÜ-Weg die Option manuelle Abholung über DATEV-RZ mit HBCI PIN/TAN oder EBICS wählen.
2 Übernehmen klicken.
Wenn noch kein PIN/TAN-Benutzer oder EBICS-Benutzer angelegt wurde, wird ein Hinweis angezeigt.
Zur Anlage des Benutzers OK klicken.
3 Unter Einstellungen die entsprechende Registerkarte HBCI-Zugang oder EBICS-Zugang wählen.
4 Neu/Hinzufügen klicken, um einen Benutzer für die ausgewählte Bankverbindung anzulegen.
5 Entsprechende Zugangsdaten eingeben und Benutzer initialisieren.
Detaillierte Informationen:
Bank online – PIN/TAN-Verfahren über finAPI einrichten (Dok.-Nr. 1003112) Bank online - EBICS einrichten (Dok.-Nr. 1003113)
6 Nach erfolgreicher Initialisierung kann das PIN/TAN-Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle) oder das EBICS-Verfahren für diese Kontoverbindung genutzt werden.
4.3.2 Automatisches Bereitstellen der Kontoumsätze über RZ-Bankinfo durch die Bank
Bereitstellen über RZ-Bankinfo
1
Vorgehen:
In Stammdaten online Unternehmensangaben | Bank | Einstellungen Zahlungsverkehr | Umsatzabholung wählen.
2 Das Kontrollkästchen Kontoumsätze abholen und im Archiv speichern aktivieren und bei DFÜ-Weg die Option automatische Abholung über DATEV-RZ (RZ-Bankinfo) wählen.
3 Übernehmen klicken.
Damit die Kontobewegungen in Bank online automatisch angezeigt und bearbeitet werden können, ist zuvor eine Archivierung der Kontoumsätze im DATEV-Rechenzentrum erforderlich. Ein mögliches Verfahren hierfür ist die RZ- Bankinfo. Hierbei stellt die Bank automatisch Kontoumsätze im DATEV-Rechenzentrum zur Verfügung.
Wenn die benötigten Bankkonten noch nicht für die RZ-Bankinfo freigeschaltet sind, müssen die entsprechenden Bankverbindungen an das DATEV-Rechenzentrum gesendet werden. Dies kann über die DATEV-Rechnungswesen- Programme (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) oder DATEV
Zahlungsverkehr erfolgen.
Voraussetzung dafür ist, dass das Bankkonto in den Stammdaten des DATEV-Rechnungswesen-Programms (Kanzlei- Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) vorhanden und als Rechnungswesen Bank geschlüsselt ist. Hierfür müssen Sie die Option bei Rechnungswesen Bank unter Stammdaten | Bank |
Bankverbindung bearbeiten | Zusatzangaben Rechnungswesen aktivieren.
Eventuell zusätzliche Gebühren
Dem Kontoinhaber werden von einigen Banken eventuell zusätzliche Gebühren für die Teilnahme am Verfahren RZ-Bankinfo berechnet.
Während der Anschaltung an das DATEV-Rechenzentrum wird der Vordruck der Einverständniserklärung (Teilnahmeerklärung) an Ihren PC übertragen und automatisch auf Ihrem Drucker ausgegeben. Die vom
Kontoinhaber unterschriebene Teilnahmeerklärung muss bei der Bank abgegeben werden. Sobald das Konto im DATEV-Rechenzentrum freigeschaltet wurde und das Kreditinstitut Daten im DATEV-Rechenzentrum zur Verfügung stellt, stehen die Kontoumsätze in Bank online automatisch bereit.
Sobald die Bank mit der Bereitstellung der Kontoumsatzinformationen beginnt, werden die Umsätze im DATEV- Rechenzentrum gespeichert und im Menü Kontoumsätze angezeigt.
Wenn die Bankverbindung für das RZ-Bankinfo-Verfahren eingerichtet wurde, erfolgt die Umsatzabholung durch DATEV. Hierbei werden die Umsätze jeden Morgen von den Service-Rechenzentren der Banken abgeholt und im DATEV-Rechenzentrum aktualisiert.
5 Kontoumsätze prüfen: Tätigkeiten beim Mandanten
In DATEV Unternehmen online wurde ein Mandantenbestand neu angelegt und die Mandantendaten in Belege online bearbeitet. Die Belege wurden digitalisiert und bezahlt. Nun sollen die Kontoumsätze in Bank online geprüft werden.
5.1 Kontoumsätze anzeigen lassen
Voraussetzung:
In Stammdaten online muss unter Unternehmensangaben | Bank bei den Einstellungen Zahlungsverkehr in der Registerkarte Umsatzabholung das Kontrollkästchen Kontoumsätze abholen und im Archiv speichern aktiv sein.
Kontoumsätze anzeigen lassen
1
Vorgehen:
Anwendungen | Bank | Startseite Bank wählen.
Die Bankverbindungen werden auf der Startseite Bank unten in dem Kästchen Bankkonto mit entsprechendem Kontostand und Datum angezeigt. Den aktuellen Kontoumsatz über das Symbol neben der Bank abrufen.
2 Kontoumsätze auf der Startseite Bank über Kontoumsätze prüfen öffnen.
Die Kontoumsätze werden angezeigt.
Alternatives Vorgehen
1
Vorgehen:
Kontoumsätze auf der Startseite Bank über Kontoumsätze prüfen öffnen.
2 Den aktuellen Kontoumsatz über das Symbol aktualisieren.
3 Über das Symbol neben der aktuell geöffneten Bankverbindung eine andere Bankverbindung auswählen (ohne die Kontoumsatzliste zu verlassen) und Schritt 2. wiederholen.
Weitere Informationen: Bank online – Kontoumsatzabholung (Dok.-Nr. 1003116)
5.2 Kontoumsätze prüfen
Mit der Funktion Kontoumsätze prüfen können den Kontoumsätzen die zugehörigen Zahlungen (inkl. dem Belegbild) zugeordnet oder mit einem hochgeladenen Beleg verknüpft werden.
Erst Einstellungen vornehmen und Regeln anlegen
Nehmen Sie erst Einstellungen vor und legen Sie Regeln an (siehe unten), bevor Sie die Kontoumsätze prüfen und Zuordnungen vornehmen. Nur unbearbeitete / unbehandelte Kontobewegungen werden berücksichtigt. Ob ein Kontoumsatz noch unbearbeitet ist, zeigt das Symbol in der Detailansicht des Kontoumsatzes.
Hinweis
Damit Belege automatisch als bezahlt gekennzeichnet werden, benötigen Sie das Belege Standardrecht auf Ihrem Zugangsmedium (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard, DATEV mIDentity).
5.2.1 Einstellungen
Schaltfläche Einstellungen im rechten Zusatzbereich klicken, um die Einstellungen zu öffnen und für alle Bankkonten das automatische Prüfen der Kontoumsätze zu aktivieren, Sammelkontoumsätze auflösen zu lassen.
Eingabe von Toleranzwerten möglich
Für die automatische Kennzeichnung von Belegen als vollständig bezahlt, kann ein Toleranzwert eingestellt werden.
Innerhalb dieses werden Belege auch bei niedrigeren Zahlbeträgen (z. B. bei Skontoabzug) als vollständig bezahlt gekennzeichnet. Der Toleranzwert kann in ganzen Zahlen zwischen 0% und 5% separat für folgende Belegkategorien eingestellt werden:
Mit DATEV Unternehmen online bezahlte Belege
Nicht mit DATEV Unternehmen online bezahlte Belege (die bearbeitet wurden und gespeicherte Belegdaten enthalten)
Nicht mit DATEV Unternehmen online bezahlte Belege (die nicht bearbeitet wurden und zu denen sichere OCR-Werte vorliegen)
Weitere Informationen: Belege und Bank online - Belege bei Skontoabzug automatisch als vollständig bezahlt kennzeichnen (Dok.-Nr. 1009135)
Mit DATEV Unternehmen online bezahlte Belege
Wenn unter Bezahlte Belege automatisch Kontoumsätzen zuordnen alle Kontrollkästchen aktiviert sind, werden die Belege, die über Belege online und Bank online gezahlt wurden, dem Kontoumsatz automatisch zugeordnet und als vollständig bezahlt markiert. Der Kontoumsatz wird ebenfalls auf geprüft gesetzt. Die Kontoumsätze werden mit dem Symbol gekennzeichnet.
Nicht mit DATEV Unternehmen online bezahlte Belege
Wenn alle Kontrollkästchen unter Bearbeitete Belege automatisch Kontoumsätzen zuordnen aktiviert sind, werden auch die Kontoumsätze automatisch geprüft, die auf Belegen basieren, die nicht mit Belege online und Bank online bezahlt wurden. Die Belege werden dem Kontoumsatz automatisch zugeordnet und als vollständig bezahlt markiert. Der Kontoumsatz wird ebenfalls auf geprüft gesetzt. Die Kontoumsätze werden mit dem Symbol gekennzeichnet.
Voraussetzung ist, dass zuvor ein Beleg einem Kontoumsatz automatisch zugeordnet werden konnte.
Bei Aktivierung aller Kontrollkästchen unter Zusätzlich unbearbeitete Belege automatisch Kontoumsätzen zuordnen können Belege anhand von sicher erkannten OCR-Werten automatisch den Kontoumsätzen zugeordnet werden. Diese Einstellung kann nur gesetzt werden, wenn die Einstellung für die Zuordnung bearbeiteter Belege aktiviert ist. Darüber hinaus kann der Beleg automatisch auf vollständig bezahlt gesetzt werden, wenn der sicher erkannte OCR-Betrag mit dem Betrag des Kontoumsatzes übereinstimmt oder die Abweichung des Zahlbetrags innerhalb der eingestellten Betragstoleranz (0% bis 5%) liegt. Der Kontoumsatz wird ebenfalls auf geprüft gesetzt. Die Kontoumsätze werden mit dem Symbol gekennzeichnet.
Die automatische Belegzuordnung zu einem Kontoumsatz ist nicht erfolgt
Konnte keine automatische Zuordnung eines Belegs an einen Kontoumsatz beim Prüfen der Kontoumsätze stattfinden, werden in der Registerkarte Zuordnungsvorschlag in den Kontoumsatzdetails die Gründe und Ursachen hierfür angezeigt. Weitere Informationen inklusive möglicher Abhilfen: Bank online - Die automatische Belegzuordnung zu einem Kontoumsatz ist nicht erfolgt (Dok.-Nr. 1019421)
Regeln für Kontoumsätze
Wenn Regeln automatisch anwenden angehakt ist, können wiederkehrende Kontoumsätze (z. B. Lohn, Miete) automatisiert bearbeitet werden. Die Kontoumsätze werden mit dem Symbol gekennzeichnet.
Sammelkontoumsätze auflösen
Wenn hier das Kontrollkästchen aktiviert ist, können Sammelkontoumsätze, die auf Sammelzahlungen basieren, die mit der Anwendung Bank online durchgeführt wurden, aufgelöst und den betreffenden
Einzelbelegen zugeordnet werden. Wenn Sammelkontoumsätze auf Basis von Sammelzahlungen aufgelöst wurden, wird das Symbol beim Kontoumsatz angezeigt.
Wenn hier das Kontrollkästchen aktiviert ist, können Kontoumsätze, die auf Zahlungsaufträgen aus Belege und Bank online mit nur einem Zahlungssatz basieren und für die nur Teile an Informationen vom
Kreditinstitut vorliegen, mit den Daten aus dem Zahlungsauftrag ergänzt werden. Die Kontoumsätze werden mit dem Symbol gekennzeichnet.
Der Sammelkontoumsatz ist aufgelöst, es ist aber kein Belegbild zugeordnet
Sollte an dieser zur Auflösung eines Sammelkontoumsatzes herangezogenen Sammelzahlung kein Belegbild hängen, kann auch kein Belegbild automatisch den aufgelösten Kontoumsätzen zugeordnet werden. An Zahlungen hängt z. B. kein Belegbild, wenn Zahlungen in Bank online kopiert, ohne Belegbild erstellt, in Bank online importiert oder aus einem DATEV-
Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) für Bank online bereitgestellt wurden.
5.2.2 Regeln
Beim Prüfen der Kontoumsätze können Sie sich durch Regeln unterstützen lassen.
Kontoumsatz wählen, für den eine Regel angelegt werden soll, mit der rechten Maustaste auf den Umsatz klicken und Regeln anlegen wählen oder oberhalb der Kontoumsätze das Symbol Regel anlegen wählen. Die gewünschten Daten ergänzen. Mit Klick auf die Schaltfläche Regel anlegen und anwenden werden die Kontoumsätze automatisch geprüft. Die Kontoumsätze werden mit dem Symbol gekennzeichnet.
5.2.3 Übersicht der Kontoumsätze
In der Übersicht der Bankkontoumsätze wird im rechten oberen Bereich der aktuelle Kontostand des jeweiligen Bankkontos angezeigt. Im linken oberen Bereich wird die gewählte Bankverbindung mit IBAN, BIC und ggf. in Stammdaten online hinterlegter Anmerkung zur Auftraggeber-Bankverbindung angezeigt. Welche Einträge der Kontoauszug anzeigen soll, können Sie selbst festlegen. Zur Verfügung stehen die Einträge:
Alle (ungeprüfte und geprüfte)
Nur ungeprüfte Einträge
Nur geprüfte Einträge
Sie können den Zeitraum wählen, für den die Kontobewegungen angezeigt werden sollen. Wenn Sie hier die Einstellung Individueller Zeitraum wählen, können Sie ein konkretes Datum eingeben.
Über die Schnellsuche und die Erweiterte Suche können Sie nach einer bestimmten Kontobewegung suchen. Geben Sie dazu die entsprechenden Suchkriterien ein.
Zusätzlich können Sie über die Schnellsuche nach einer eindeutigen Beleg-ID suchen. Es werden Ihnen die Kontoumsätze angezeigt, zu denen der Beleg mit dieser Beleg-ID zugeordnet ist
Im Feld Notiz haben Sie die Möglichkeit, Informationen zur Kontobewegung zu erfassen.
In den Kontoumsätzen zeigt das Symbol an, dass einem Kontoumsatz ein Belegbild zugeordnet ist.
Eine manuelle Zuordnung eines Belegbilds zu einem Kontoumsatz erfolgt über den Link Suchen. Je nach Bearbeitungsstand öffnet sich die entsprechende Registerkarte:
Zuordnungsvorschlag
Hier werden digitale Belege mit übereinstimmenden Kriterien zur ausgewählten Kontobewegung angezeigt.
Diese Beleginformationen werden anhand des Buchungsassistenten ermittelt.
Es werden nur Belege angezeigt, die noch keiner weiteren Kontobewegung zugeordnet wurden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen und weiter. Damit wird das geöffnete Belegbild dem Kontoumsatz zugeordnet und der Kontoumsatz auf geprüft und vollständig bezahlt gesetzt.
Meldungen aus der Quickinfo, weshalb keine automatische Zuordnung von Belegen erfolgt ist
In der Registerkarte Zuordnungsvorschlag werden in den Kontoumsatzdetails die Gründe und Ursachen angezeigt, weshalb keine automatische Zuordnung eines Belegs an einen
Kontoumsatz beim Prüfen der Kontoumsätze stattfinden konnte.
Weitere Informationen inklusive möglicher Abhilfen: Bank online - Die automatische Belegzuordnung zu einem Kontoumsatz ist nicht erfolgt (Dok.-Nr. 1019421)
Sie können diese Schritte über die Schaltflächen Beleg zuordnen, Kontoumsatz ungeprüft/geprüft und Notiz einfügen auch einzeln vornehmen.
Vergleichbare Kontoumsätze
Hier werden alle weiteren Kontobewegungen gezeigt, die die gleiche BLZ/BIC oder Kontonummer/IBAN haben, wie die aktuell bearbeitete Kontobewegung. Über die Schaltfläche Zuordnung kopieren können Sie den zugeordneten Beleg von vergleichbarer nach aktuell bearbeiteter Kontobewegung übernehmen.
Diese Funktion erleichtert die Bearbeitung von wiederkehrenden Zahlungen, welchen der gleiche Beleg zugeordnet werden soll (z. B. ordnen Sie einen Mietvertrag den monatlichen Mietzahlungen zu).
Es werden auch Belege angezeigt, die bereits anderen Kontobewegungen zugeordnet wurden.
Manuelle Belegsuche
Hier können Sie gezielt nach Belegen suchen, wenn Ihnen kein Beleg über die Registerkarten Zuordnungsvorschlag oder Vergleichbare Kontobewegung vorgeschlagen wird.
Das Suchergebnis können Sie nach Suchkriterien einschränken. Sie können dann den angezeigten Beleg der ausgewählten Kontobewegung zuordnen.
Zugeordnete Belege
Wenn Sie bereits Belege zugeordnet haben, dann werden diese in dieser Registerkarte angezeigt.
5.2.4 Zusammenfassung: Möglichkeiten, um digitale Belege als bezahlt zu kennzeichnen
Damit stehen Ihnen die 3 im Folgenden beschriebenen Möglichkeiten zur Verfügung, um einen Beleg als bezahlt zu kennzeichnen. Sprechen Sie mit Ihrem steuerlichen Berater ab, welche Variante für Ihren Prozess geeignet ist.
Beleg suchen
1
Vorgehen:
Auf der Startseite Bank auf Kontoumsätze prüfen bei der jeweiligen Bank klicken.
2 Bei einem Kontoumsatz, dem noch kein digitales Belegbild zugeordnet ist, auf die Schaltfläche Suchen klicken.
3 Im linken Bereich das Kontrollkästchen Beleg vollständig bezahlt aktivieren
Beleg automatisch als bezahlt kennzeichnen
Voraussetzung:
Wenn Belege automatisiert in Bank online den Kontoumsätzen zugeordnet werden, werden sie automatisch als bezahlt gekennzeichnet.
1
Vorgehen:
Auf der Startseite Bank auf Kontoumsätze prüfen klicken.
2 Symbol Einstellungen klicken.
3 Prüfen, ob das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert ist.
Beachten Sie, dass sich diese Einstellung nur auf neue, unbearbeitete / unbehandelte Kontoumsätze auswirkt und der Rechnungsbetrag identisch zum Betrag des Kontoumsatzes sein muss. Ob ein Kontoumsatz noch unbearbeitet ist, zeigt das Symbol in der Detailansicht des Kontoumsatzes
Beleg manuell als gezahlt kennzeichnen
1
Vorgehen:
Auf der Startseite Belege die Optionen Lieferantenrechnungen zu bezahlen oder Kundenrechnungen zu überwachen wählen.
2 In der Belegübersicht den entsprechenden Beleg markieren. Wenn der entsprechende Beleg nicht gefunden wird, ggf. die Filtereinstellungen in der Belegübersicht verändern.
3 In der Belegübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken und den Bezahlt-Status auf vollständig bezahlt ändern.
4 Speichern klicken.
Der Status ändert sich auf vollständig bezahlt.
Ihr steuerlicher Berater kann beim Buchen der elektronischen Bankkontoumsätze auf die
Verknüpfungen zugreifen und so das passende Belegbild zum Buchungssatz, den Status und die Notiz direkt in die Buchführung übernehmen.
Weitere Informationen:
Belege und Bank online (Standard) - Digitalen Beleg als vollständig bezahlt kennzeichnen (Dok.-Nr.
1001916)
Belege und Bank online (Erweitert) - Digitalen Beleg als vollständig bezahlt kennzeichnen (Dok.-Nr.
1001993)
6 Kontoumsätze prüfen: Tätigkeiten in der Kanzlei
Sie möchten in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) beim elektronischen Bankbuchen die in Bank online den Kontoumsatzpositionen
zugeordneten digitalen Belegbilder, den Status der Kontoumsatzposition und die erfasste Notiz anzeigen lassen.
Der mit der Bankbuchung verknüpfte Beleg kann in den Auswertungen (z. B. Kontoblatt) über das Symbol Digitale Belege anzeigen angezeigt werden.
Die Kontoumsätze werden über RZ-Bankinfo geholt - entweder über das DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) oder über das Programm DATEV Zahlungsverkehr (Kontoumsätze über RZ-Bankinfo termingesteuert holen (Dok.-Nr. 1035953)).
Achtung
Umsätze nicht noch einmal holen
Wenn der Mandant DATEV Unternehmen online nutzt, werden die Kontoumsätze meist mit dem PIN/TAN-Verfahren oder dem EBICS-Verfahren geholt. Die Umsätze dürfen nicht noch einmal geholt werden.
Stellen Sie beim EBICS-Verfahren in den DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-
Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) bei Quelle Kontoumsätze das DATEV-RZ ein.
Wenn die Kontoumsätze mit dem PIN/TAN-Verfahren über finAPI GmbH geholt werden, finden Sie hier eine ausführliche Anleitung: Elektronische Bankkontoumsätze über Bank online (PIN/TAN - Drittanbieter-Schnittstelle) übernehmen (Dok.-Nr. 1007578)
Notiz kopieren
Eine im Programm Bank online zum Belegbild erfasste Notiz wird nicht automatisch in den Buchungssatz übernommen.
Wenn Sie die Notiz übernehmen möchten, klicken Sie im Fenster Bankbuchungen digitale Belege zuordnen auf das Symbol . Die Notiz wird in die Zwischenablage kopiert und kann zum Beispiel in den Buchungstext eingefügt werden.
Kontoumsätze holen und buchen
1
Vorgehen:
Im DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) Bestand | Daten holen | Mandant ergänzen wählen, den Eintrag Kontoumsätze RZ- Bankinfo wählen und Daten holen klicken.
Die im Rechenzentrum archivierten elektronischen Kontoumsätze werden in das DATEV- Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) übertragen und können zu Buchungsvorschlägen verarbeitet werden.
2 In der Übersicht Buchführung den Arbeitsbereich Belege buchen wählen.
3 Einen bestehenden Buchungsstapel öffnen oder einen neuen Buchungsstapel mit dem gewünschten Datum erfassen.
Die Kontoumsätze können nun gebucht werden. Abhängig davon, ob die Offene-Posten-Buchführung genutzt wird oder nicht, ist die Vorgehensweise unterschiedlich.
6.1 Vorgehen, wenn die Offene-Posten-Buchführung in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen genutzt wird
Wenn Sie debitorisch / kreditorisch buchen, sind die digitalen Belege der Debitoren und Kreditoren in Ihrem DATEV- Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) bereits mit einem Buchungssatz verknüpft. Bei aktiviertem Buchungsassistent online werden die Werte aus diesen Buchungen nach dem Buchen der digitalen Belege in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-
Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) an Belege online übergeben. Damit erkennt der Buchungsassistent online bei neuen Belegen dieses Geschäftspartners auch Geschäftspartnerinformationen (Konto, Gegenkonto etc.) und belegt diese im Buchungssatz automatisch vor (Buchungsassistent online (Dok.-Nr. 1071472)).
Wir empfehlen Ihnen deshalb, bei debitorischer / kreditorischer Buchführung das digitale Belegbild beim elektronischen Bankbuchen nicht zusätzlich mit der Bankbuchung zu verknüpfen.
Dennoch können Sie sich beim elektronischen Bankbuchen die zu den Kontoauszugspositionen in Bank online zugeordneten digitalen Belegbilder, den Status der Kontoumsatzposition und die erfasste Notiz anzeigen lassen.
Dazu müssen Sie in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) im Vorfeld in einem geöffneten Buchungsstapel unter Eigenschaften |
Buchungsvorschläge folgende Einstellungen für die Zuordnung von digitalen Belegen an Bankbuchungen vornehmen:
Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Bankbuchungen digitale Belege zuordnen | Digitalen Beleg automatisch mit der Buchung verknüpfen: Kontrollkästchen deaktivieren
Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Modus Vorschlagsbearbeitung | Zuordnungsinformationen (Zahlungsaufträge, Belegbilder) aus Bank online abholen: Kontrollkästchen deaktivieren
Fenster „Bankbuchungen digitale Belege zuordnen“ automatisch öffnen
Das Fenster für die Belegzuordnung bei der Bearbeitung der Bank-Buchungsvorschläge kann automatisch geöffnet werden, wenn sich ein Buchungsvorschlag in der Buchungszeile befindet.
Aktivieren Sie dazu unter Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Bankbuchungen digitale Belege zuordnen das Kontrollkästchen Fenster für die Belegzuordnung automatisch öffnen.
Mit diesen Einstellungen werden das digitale Belegbild, das in Bank online beim Prüfen der Kontoumsätze den Kontoumsatzpositionen zugeordnet wurde, sowie der Status der Kontoumsatzposition und die Notiz angezeigt.
Beim Einspielen der elektronischen Bankkontoumsätze und Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge sind die in Bank online zugeordneten Belegbilder nicht mit den Bankbuchungen verknüpft.
Auch nach dem Bestätigen des Bank-Buchungsvorschlags sind die in Bank online zugeordneten Belegbilder nicht mit den Bankbuchungen verknüpft.
Buchungen mit Geldkonten und Personenkonten werden bei Offener-Posten-Buchführung nicht zurückgeschrieben
Bei einer Offenen-Posten-Buchführung werden Buchungen mit Geldkonten und Personenkonten nicht an DATEV Unternehmen online zurückgeschrieben. Dadurch wird sichergestellt, dass der DATEV Buchungsassistent online bei neuen Belegen des jeweiligen Geschäftspartners nicht die Bankbuchung vorschlägt.
6.2 Vorgehen, wenn die Offene-Posten-Buchführung in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen nicht genutzt wird
Wenn Sie debitorisch / kreditorisch buchen
Wenn Sie die Offene-Posten-Buchführung nicht nutzen, aber trotzdem debitorisch / kreditorisch buchen, gehen Sie vor, wie in Kapitel 4.1 (Vorgehen, wenn die Offene-Posten- Buchführung in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen genutzt wird) beschrieben.
In Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit
Rechnungswesen) definieren Sie, ob das digitale Belegbild erst nach der Bestätigung der Bank-Buchungsvorschläge (Variante 1) oder direkt beim Einspielen der Bankkontoumsätze (Variante 2) mit dem Bank-Buchungsvorschlag verknüpft werden soll.
6.2.1 Variante 1 - Belegbild erst nach Bestätigung verknüpfen
Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Bankbuchungen digitale Belege zuordnen | Digitalen Beleg automatisch mit der Buchung verknüpfen: Kontrollkästchen aktivieren
Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Modus Vorschlagsbearbeitung | Zuordnungsinformationen (Zahlungsaufträge, Belegbilder) aus Bank online abholen: Kontrollkästchen deaktivieren
Abb. 3: Beim Einspielen der elektronischen Bankkontoumsätze und Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge sind die in Bank online zugeordneten Belegbilder noch nicht mit den Bankbuchungen verknüpft.
Abb. 4: Erst nach der Bestätigung der Bank-Buchungsvorschläge sind die in Bank online zugeordneten Belegbilder mit den Bankbuchungen verknüpft.
Zuordnung des Belegbilds bestätigen
1
Vorgehen:
Wenn die Kontoumsätze über die RZ-Bankinfo geholt und daraus Buchungsvorschläge erzeugt wurden, über Bearbeiten das Fenster Bankbuchungen digitale Belege zuordnen aufrufen.
2 Bei der Bearbeitung der Buchungsvorschläge werden im Fenster Bankbuchungen digitale Belege zuordnen die vom Mandanten in Bank online den Kontoumsatzpositionen zugeordneten digitalen Belege angezeigt. Das angezeigte Belegbild kann mit Hilfe der Symbole bearbeitet werden (z. B.
vergrößern, verkleinern, drucken). Im Feld Status wird angezeigt, ob die Kontoumsatzposition in Bank online geprüft wurde. Wenn in Bank online zum Belegbild eine Notiz erfasst wurde, wird die Notiz angezeigt, aber nicht automatisch in den Buchungssatz übernommen.
Symbol klicken, um die Notiz in die Zwischenablage zu kopieren, von wo aus sie dann zum Beispiel in den Buchungstext eingefügt werden kann. Wenn der Kontoumsatzposition mehrere Belegbilder zugeordnet wurden, werden diese in der Liste Belegübersicht angezeigt.
Der zu einer Buchung zugeordnete Beleg kann in Belege online ablegt werden. Dazu unter
Einstellungen Bankbuchungen das Kontrollkästchen gebuchte Belege ablegen aktivieren und in der Ablagestruktur den gewünschten Ablageordner markieren.
3 Mit der Plus-Taste den Buchungsvorschlag in die Buchungszeile holen.
4 Im Fenster Bankbuchungen digitale Belege zuordnen prüfen, ob das angezeigte Belegbild zur Kontoumsatzposition passt.
Wenn mehrere Belege zugeordnet sind, kann mit den Tastenkombinationen + oder + zwischen den zugeordneten Belegen geblättert werden.
5 Buchungssatz mit der Plus-Taste übernehmen.
Der Beleg wird wie beim Digitalen Belegbuchen mit dem Buchungssatz verlinkt. Anhand des Symbols in der Spalte BL wird angezeigt, dass ein Buchungssatz mit einem Beleg verknüpft ist.
Nachdem der Buchungssatz übernommen wurde, wird der Ablageort in der Quickinfo der
Belegübersicht aktualisiert. Der Beleg ist im gewählten Ordner/Register in Belege online abgelegt. Der mit der Buchung verknüpfte Beleg kann in den Auswertungen (z. B. Kontoblatt) über das Symbol Digitale Belege anzeigen angezeigt werden.
6.2.2 Variante 2 – Belegbild wird direkt beim Einspielen der Bankkontoumsätze verknüpft (keine Bestätigung nötig), zzgl. Sammelzahlungen auflösen
Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Bankbuchungen digitale Belege zuordnen | Digitalen Beleg automatisch mit der Buchung verknüpfen: Kontrollkästchen aktivieren
Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Modus Vorschlagsbearbeitung | Zuordnungsinformationen (Zahlungsaufträge, Belegbilder) aus Bank online abholen: Kontrollkästchen aktivieren
Das Fenster für die Belegzuordnung bei der Bearbeitung der Bank-Buchungsvorschläge kann automatisch geöffnet werden, wenn sich ein Buchungsvorschlag in der Buchungszeile befindet. Aktivieren Sie dazu unter Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Bankbuchungen digitale Belege zuordnen das Kontrollkästchen Fenster für die
Belegzuordnung automatisch öffnen.
Abb. 5: Bereits beim Einspielen der elektronischen Bankkontoumsätze und Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge sind die in Bank online zugeordneten Belegbilder mit den Bankbuchungen verknüpft.
Abb. 6: Auch nach dem Bestätigen der Bank-Buchungsvorschläge sind die in Bank online zugeordneten Belegbilder mit den Bankbuchungen verknüpft.
6.3 Sammelzahlungen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen auflösen
Wenn Sie debitorisch / kreditorisch buchen, empfehlen wir Ihnen, die Sammelzahlungen aufzulösen wie im Dokument Sammelzahlungen auflösen: Überblick (Dok.-Nr. 1032121) beschrieben (Szenario 2 in Verbindung mit Szenario 3 oder alternativ Szenario 4 mit der Bankbuchung).
Weitere Empfehlung beim Einsatz der Offene-Posten-Buchführung: Verknüpfen Sie im DATEV-Rechnungswesen- Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) beim elektronischen
Bankbuchen das digitale Belegbild nicht zusätzlich mit der Bankbuchung. Verknüpfen Sie in diesem Fall das Belegbild ausschließlich mit dem offenen Posten, also dem Buchungssatz der Rechnung.
So werden Sammelzahlungen auf Basis der Zuordnungsinformationen zu Belegbildern aufgelöst, wenn keine OPOS- Buchführung genutzt wird:
Voraussetzungen:
Der Mandant bezahlt seine Rechnungen über DATEV Unternehmen online mit Bank online. Die Zahlungen werden beim elektronischen Senden an die Bank automatisch im DATEV-Rechenzentrum archiviert.
In Bank online ist in den Einstellungen das Kontrollkästchen Sammelkontoumsätze in den Kontoumsätzen in Einzelpositionen auflösen aktiviert. Dadurch werden die archivierten Kontoumsätze im DATEV-
Rechenzentrum (RZ-Bankinfo) mit den archivierten Zahlungsaufträgen verknüpft und die Sammelpositionen automatisch anhand der Zahlungssätze in die Einzelpositionen aufgelöst. Aufgelöste Sammelzahlungen sind in Bank online in den Kontoumsätzen mit dem Symbol gekennzeichnet.
Durch das Auflösen der Sammelzahlungen in Bank online werden die Sammelzahlungen in den DATEV-
Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) nicht automatisch aufgelöst.
In Bank online ist den einzelnen Kontoumsatzpositionen jeweils ein Belegbild zugeordnet. Dadurch können die digitalen Belege im DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) angezeigt und automatisch mit dem Buchungssatz verknüpft werden.
Die Einstellungen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) sind wie oben beschrieben gesetzt:
Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Bankbuchungen digitale Belege zuordnen | Digitalen Beleg automatisch mit der Buchung verknüpfen: Kontrollkästchen aktivieren
Eigenschaften | Buchungsvorschläge | Modus Vorschlagsbearbeitung | Zuordnungsinformationen (Zahlungsaufträge, Belegbilder) aus Bank online abholen: Kontrollkästchen aktivieren
Damit die Zuordnungsinformationen (Zahlungsaufträge und Belegbilder) aus Bank online mit den
Kontoumsätzen verknüpft werden können, müssen die Kontoumsätze über das DATEV-Rechenzentrum (RZ- Bankinfo) wie oben beschrieben oder über das Programm DATEV Zahlungsverkehr (Kontoumsätze über RZ- Bankinfo termingesteuert holen (Dok.-Nr. 1035953)) sowie die archivierten Zahlungsaufträge über das Programm DATEV Zahlungsverkehr (Sammelzahlungen auflösen: Durch Zahlungsaufträge aus DATEV Unternehmen online (Dok.-Nr. 1071059)) geholt werden.
Die Kontoumsätze werden anschließend als Bankbuchungssätze in den Buchungsstapel eingespielt.
Beim Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge werden die Beleglinks sowie die Identifikationsnummern der den Kontoauszügen zugeordneten Zahlungsaufträge aus dem Rechenzentrum abgeholt. Anhand dieser
Identifikationsnummer ordnet das DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) die Zahlungsaufträge zu und löst so die Sammelzahlungen auf.
Wenn der Mandant - wie oben beschrieben - die Rechnungen in Bank online bezahlt und zur Bank gesendet hat sowie in Bank online den Einzelpositionen Belegbilder zugeordnet hat, sind auch den aufgelösten Positionen im DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) die Belegbilder zugeordnet.
7 Weitere Informationen
Belege online - Zertifizierung der revisionssicheren Archivierung (Dok.-Nr. 1035167)
Produktprüfung: Belege online (Dok.-Nr. 0903760)
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