Dok.-Nr.: 1014631
DATEV-Serviceinformation Anleitung
Letzte Aktualisierung: 23.11.2021
Relevant für:
DATEV DMS DATEV DMS classic
DATEV Rechnungswesen-Archiv Dokumentenablage
Eigenorganisation classic Eigenorganisation comfort Eigenorganisation compact Rechnungswesen-Archiv-DVD
Rechnungswesen-Archiv-DVD - Belege aus Dokumentenablage / DATEV DMS / DATEV DMS classic für die Betriebsprüfung exportieren
Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Vorgehen
2.1 Belege exportieren
2.2 Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Beleg-Export zusammenführen 3 Weitere Informationen
Aktuelle Änderungen
23.11.2021 Das Dokument wurde auf Aktualität geprüft. Bei der Prüfung haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben.
1 Über dieses Dokument
Sie haben eine Rechnungswesen-Archiv-DVD aus dem DATEV-Rechenzentrum abgerufen. Die digitalen Belege sind in den Programmen Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS classic gespeichert.
Sie möchten für eine anstehende Betriebsprüfung auf die digitalen Belege aus den Programmen Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS classic zugreifen und dem Prüfer über das Programm Rechnungswesen-Archiv zur Verfügung stellen.
Folgende Konstellationen liegen vor
Betriebsprüfung findet in der Kanzlei oder im Unternehmen mit dem Programm Rechnungswesen-Archiv statt.
Die Kanzlei oder das Unternehmen möchten sich zu Kontrollzwecken die Rechnungswesen-Archiv-DVD mit den Belegbildern aus dem lokalen Dokumentenmanagement ansehen.
2 Vorgehen
Verknüpfen Sie die lokal gespeicherten Belege mit den Buchungen der Rechnungswesen-Archiv-DVD. Dafür muss ein separater Beleg-Export aus dem eingesetzten Programm Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS classic durchgeführt werden.
Belege aus Belege online können direkt mit den Buchungen auf der Rechnungswesen-Archiv-DVD ausgegeben werden.
Weitere Informationen dazu, finden Sie im Dokument:
Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Belegen aus Belege online (Dok.-Nr. 1021018)
Gehen Sie in folgenden Schritten vor Voraussetzung:
Eine Rechnungswesen-Archiv-DVD liegt vor.
1
Vorgehen:
Exportieren Sie alle benötigten Belege mit dem eingesetzten Programm Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS classic. (Kapitel 2.1)
2 Führen Sie die exportierten Belege mit der Rechnungswesen-Archiv-DVD zusammen. (Kapitel 2.2) Im Programm Rechnungswesen-Archiv können jetzt die Buchungsinformationen aus den verbundenen Belegen geöffnet werden.
Beleg aus unterschiedlichen Speicherorten zusammenführen
Lokal gespeicherte Belege in den Programmen Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS classic können auch dann mit einer Rechnungswesen-Archiv-DVD verknüpft werden, wenn diese schon Belege aus Belege online enthält.
Empfehlung: Verwenden Sie für die Verwaltung alle Belege eines Bestands nur ein Ablagesystem.
2.1 Belege exportieren
Abhängig davon, ob Sie Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS classic nutzen, erstellen Sie wie
Beleg-Export mit Dokumentenablage oder DATEV DMS erstellen Voraussetzung:
Der Mandantenbestand ist im Programm Dokumentenablage oder DATEV DMS über die Korrespondenzpartnerliste ausgewählt.
1
Vorgehen:
In das Register mit den zu exportierenden Belegen wechseln.
2 Alle zu exportierenden Belege markieren und mit der rechten Maustaste auf die Markierung klicken und den Eintrag Exportieren | Dokumentensammlung wählen.
3 Im Fenster Ordner suchen das gewünschte Exportverzeichnis auswählen und auf OK klicken.
4 Im Fenster Export fertigstellen die von Ihnen gewünschten Exportbeschreibungsdaten erfassen, keine Änderungen unter Exportverzeichnis vornehmen und auf Fertig stellen klicken.
Die Belege werden in das gewählte Exportverzeichnis exportiert.
Wenn Sie die exportierten Daten auf einen anderen Datenträger benötigen, übertragen Sie die Daten auf den gewünschten externen Datenträger (z. B. CD, DVD oder USB-Stick).
Beleg-Export mit DATEV DMS classic erstellen Voraussetzung:
DATEV DMS classic-Client ist geöffnet.
1
Vorgehen:
Auf Erweitert | Dokumentensammlung exportieren klicken.
2 Im Fenster Archivauswahl das entsprechende Dokumentenarchiv auswählen und auf OK klicken.
3 In der erscheinenden Suchmaske von DATEV DMS classic nach den zu exportierenden Dokumenten suchen.
4 Belege markieren und auf OK klicken.
Die Dokumente werden aufbereitet.
5 Auf Alles exportieren klicken.
6 Exportverzeichnis auswählen und auf OK klicken.
7 Im Fenster Export fertig stellen die von Ihnen gewünschten Exportbeschreibungsdaten erfassen und auf Fertig stellen klicken.
Die Belege werden in das gewählte Exportverzeichnis exportiert.
Wenn Sie die exportierten Daten auf einen anderen Datenträger benötigen, übertragen Sie die Daten auf den gewünschten externen Datenträger (z. B. CD, DVD oder USB-Stick).
2.2 Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Beleg-Export zusammenführen
Beleg-Export mit dem Programm Rechnungswesen-Archiv verbinden
1
Vorgehen:
Im DATEV Arbeitsplatz das Programm Rechnungswesen-Archiv über Ansicht | Zusatzbereiche | Programm öffnen oder Ansicht | Zusatzbereiche | Programmsuche öffnen.
2 Im Programm Rechnungswesen-Archiv auf Extras | Einstellungen klicken.
3 Im Fenster Einstellungen auf Datenpfade klicken.
Unter Exportierte Belege (über das Pfeil-Symbol) im Fenster Ordner suchen das Exportverzeichnis aus Kapitel 2.1 auswählen und auf OK klicken.
Abb. 1:
Einstellungen Datenpfad
Bei Exportierte Belege kann immer nur ein Datenpfad hinterlegt werden. Wenn beim Beleg-Export aus Kapitel 2.1 mehrere Exportdateien (z. B. eine Exportdatei / pro Zeitraum) entstanden sind, muss der Pfad bei Exportierte Belege für den entsprechenden Zeitraum immer wieder neu eingestellt werden. Im Programm Rechnungswesen-Archiv sehen Sie immer nur die Belege des entsprechenden Zeitraums, welchen Sie eingestellt werden.
4 Fenster Einstellungen mit OK schließen.
Sie oder der Prüfer kann jetzt die mit einem Buchungssatz verbundenen Belege (aus Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS classic) mit dem Programm Rechnungswesen-Archiv öffnen.
3 Weitere Informationen
Wie Sie eine Rechnungswesen-Archiv-DVD abrufen, erfahren Sie im Dokument:
Rechnungswesen-Archiv-DVD aus dem Rechenzentrum abrufen (Dok.-Nr. 1035781)
Schlagwörter:
Buchführung
Copyright © DATEV eG
