Dok.-Nr.: 1007579 DATEV-Hilfe
Anleitung vom 23.02.2021
Relevant für:
DATEV DMS Dokumentenablage
Bearbeitung von PDF-Dokumenten mit externem PDF-Programm konfigurieren
Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Hintergrund
3 Vorgehen
4 Weitere Informationen Aktuelle Änderungen
23.02.2021 Hinweis eingefügt: PDF-Dokument frühestens nach 6 Sekunden schließen 16.02.2021 Abschnitt „Adobe Acrobat Reader DC korrekt konfigurieren“ eingefügt.
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie in DATEV DMS / Dokumentenablage PDF-Dokumente zur Bearbeitung mit einem externen PDF-Programm (z. B. Adobe Acrobat) öffnen.
Weiterhin erfahren Sie, wie Sie konfigurieren und prüfen, ob ausgecheckte PDF-Dokumente automatisch wieder eingecheckt werden.
2 Hintergrund
In DATEV DMS / Dokumentenablage können Sie PDF-Dokumente nach Bearbeitung in einem externen Programm automatisch einchecken lassen. Unterschiedliche PDF-Programme behandeln aus technischer Hinsicht das Öffnen einer PDF-Datei verschieden. Als Folge ist eine einheitliche Umsetzung dieser Funktion nicht möglich. Mit dem im Vorgehen beschriebenen Prüfungsprozess gehen Sie sicher, dass Ihr PDF-Programm mit dieser Funktion kompatibel ist.
3 Vorgehen
Bearbeitung von PDF-Dokumenten mit externem PDF-Programm konfigurieren Voraussetzung:
In der Benutzerverwaltung: das Recht Hauptadministrator 1
Vorgehen:
In DATEV DMS / Dokumentenablage: Im Menü Extras | Einstellungen wählen.
2 Im Fenster Einstellungen: Links die Kategorie Bearbeitung von PDF-Dokumenten wählen.
3 In der Gruppe Verhalten bei Doppelklick:
Bei DATEV DMS: Den Schaltknopf Öffnen mit externer Anwendung wählen.
Bei Dokumentenablage: Den Schaltknopf Zur Bearbeitung öffnen wählen.
4 In der Gruppe Verhalten beim Schließen des Dokuments: Das Kontrollkästchen PDF-Dokumente automatisch einchecken aktivieren.
PDF-Dokumente werden zur Bearbeitung immer mit dem Windows-Standardprogramm für den Dateityp .pdf geöffnet.
Wenn PDF-Dokumente nach dem Schließen des Reiters im PDF-Programm automatisch wieder in DATEV DMS / Dokumentenablage eingecheckt werden sollen: Automatisches Einchecken beim Schließen des Reiters aktivieren
Wenn Sie Adobe Acrobat Reader DC nutzen, müssen Sie gesonderte Einstellungen vornehmen: Adobe Acrobat Reader DC korrekt einstellen
Adobe Acrobat Reader DC korrekt einstellen
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Vorgehen:
In Adobe Acrobat Reader DC: Einstellungen öffnen
2 In der Kategorie Sicherheit (erweitert): Das Kontrollkästchen Geschützter Modus aktivieren deaktivieren.
Beachten Sie, dass Sie durch diese Einstellung die Sicherheit senken.
3 Adobe Acrobat Reader DC neu starten.
4 In den Einstellungen des Adobe Acrobat Reader DC unter der Kategorie Allgemein: Das Kontrollkästchen Online-Speicher beim Speichern von Dateien anzeigen deaktivieren.
Wenn PDF-Dokumente nach dem Schließen des Reiters im PDF-Programm automatisch wieder in DATEV DMS / Dokumentenablage eingecheckt werden sollen: Automatisches Einchecken beim
Automatisches Einchecken beim Schließen des Reiters aktivieren
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Vorgehen:
In DATEV DMS / Dokumentenablage im Fenster Extras | Einstellungen | Bearbeitung von PDF- Dokumenten in der Gruppe Verhalten beim Schließen des Dokuments: Kontrollkästchen Beim Schließen des Reiters im PDF-Programm aktivieren.
2 Auf die Schaltfläche OK klicken.
3 DATEV DMS / Dokumentenablage neu starten.
4 Fortfahren mit Automatisches Einchecken beim Schließen des Reiters prüfen.
PDF-Dokument frühestens nach 6 Sekunden schließen
Damit Ihr PDF-Dokument automatisch wieder eingecheckt werden kann: Das PDF- Dokument mindestens 6 Sekunden geöffnet lassen, bevor Sie den Reiter oder das Programm schließen.
Automatisches Einchecken beim Schließen des Reiters prüfen
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Vorgehen:
In DATEV DMS / Dokumentenablage: Auf ein PDF-Dokument doppelklicken.
Das PDF-Dokument wird in der Windows-Standardanwendung zur PDF-Bearbeitung geöffnet.
2 Eine Änderung am PDF-Dokument vornehmen.
3 Reiter im PDF-Programm schließen.
4 In DATEV DMS / Dokumentenablage im Kontextmenü des bearbeiteten PDF-Dokuments: (Anzeigen) wählen.
Das Dokument wird schreibgeschützt zur Ansicht geöffnet.
5 Prüfen, ob die soeben vorgenommenen Änderungen am Dokument vorhanden sind.
6 Die weiteren Schritte gelten nur für DATEV DMS:
Im Kontextmenü des bearbeiteten PDF-Dokuments: Revisionshistorie anzeigen… wählen.
Das Fenster Revisionshistorie zu Dokumentnummer … wird geöffnet.
7 Prüfen, ob der Revisionskommentar Bearbeitung automatisch abgeschlossen/eingecheckt vorhanden ist.
Wenn die Änderungen und der Revisionskommentar vorhanden sind: Sie können mit dem
automatischen Einchecken von PDF-Dokumenten arbeiten, indem Sie den Reiter im PDF-Programm schließen.
Wenn die Änderungen und der Revisionskommentar nicht vorhanden sind: Automatisches Einchecken beim Schließen des PDF-Programms einstellen
Automatisches Einchecken beim Schließen des PDF-Programms einstellen
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Vorgehen:
In DATEV DMS / Dokumentenablage: Im Menü Extras | Einstellungen wählen.
2 Im Fenster Einstellungen: Links die Kategorie Bearbeitung von PDF-Dokumenten wählen.
3 In der Gruppe Verhalten beim Schließen des Dokuments: Kontrollkästchen Beim Schließen des PDF- Programms aktivieren.
Änderungen werden erst mit Schließen des PDF-Programms in DATEV DMS / Dokumentenablage gespeichert
Wenn Beim Schließen des PDF-Programms aktiviert ist: PDF-Dokumente in Reitern des PDF-Programms werden nicht sofort eingecheckt, wenn der Reiter geschlossen wird.
PDF-Dokumente in Reitern werden nur beim Schließen des PDF-Programms eingecheckt.
Solange das PDF-Programm geöffnet bleibt, sind getroffene Änderungen in DATEV DMS / Dokumentenablage nicht gespeichert und revisioniert. Schließen Sie das PDF-Programm um Änderungen zu speichern und revisionieren.
4 Auf die Schaltfläche OK klicken.
5 DATEV DMS / Dokumentenablage neu starten.
6 Fortfahren mit Automatisches Einchecken beim Schließen des PDF-Programms prüfen.
Automatisches Einchecken beim Schließen des PDF-Programms prüfen
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Vorgehen:
In DATEV DMS / Dokumentenablage: Auf ein PDF-Dokument doppelklicken.
Das PDF-Dokument wird in der Windows-Standardanwendung zur PDF-Bearbeitung geöffnet.
2 Eine Änderung am PDF-Dokument vornehmen.
3 PDF-Programm schließen.
4 In DATEV DMS / Dokumentenablage: Im Kontextmenü des bearbeiteten PDF-Dokuments (Anzeigen) wählen.
Das Dokument wird schreibgeschützt zur Ansicht geöffnet.
5 Prüfen, ob die soeben vorgenommenen Änderungen am Dokument vorhanden sind.
6 Die weiteren Schritte gelten nur für DATEV DMS:
Im Kontextmenü des bearbeiteten PDF-Dokuments: Revisionshistorie anzeigen… wählen.
Das Fenster Revisionshistorie zu Dokumentnummer … wird geöffnet.
7 Prüfen, ob der Revisionskommentar Bearbeitung automatisch abgeschlossen/eingecheckt vorhanden ist.
Wenn die Änderungen und der Revisionskommentar vorhanden sind: Sie können mit dem
automatischen Einchecken von PDF-Dokumenten arbeiten, indem Sie das PDF-Programm schließen.
Wenn die Änderungen und der Revisionskommentar nicht vorhanden sind: Ihr PDF-Programm ist nicht mit der Funktion kompatibel. DATEV empfiehlt, das automatische Einchecken von PDF-Dokumenten nicht zu nutzen. Getätigte Änderungen werden nicht automatisch nach DATEV DMS /
Dokumentenablage übernommen.
4 Weitere Informationen
DATEV DMS: Dokument bearbeiten (Dok.-Nr. 1006721)
Dokumentenablage: Dokumente bearbeiten (Dok.-Nr. 1007286)
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