CHIPSIZE
DMS - Modulbaukasten
Investitionsübersicht mit Beschreibung
1. Der CHIPSIZE DMS Modulbaukasten ...3
1.1. Sage DMS / DMS Standard 4
1.2. Sage DMS / Historische Belege 5
1.3. Sage DMS / Analoger Posteingang 5
1.4. Sage DMS / Externer Client 6
1.5. Sage DPA / Sage DPA Standard 7
1.6. Sage DPA / Mitarbeiter-Portal 8
1.7. Sage DPA / Mitarbeiter-Portal – Personalakte 8
1.8. d.3 ecm / Dateiablage 9
1.9. d.3 ecm / E-Mail / Office 365 10
1.10. d.3 ecm / E-Mail-Archivierung 11
1.11. d.3 ecm / Eingangsrechnungsverarbeitung 12
1.12. CHIPSIZE Recht / GoBD/DSGVO-Konform-Paket PLUS 14
2. Grundlagen ... 15
2.1. Kosten Consulting / Lizenzen 15
2.2. Kosten Support 15
2.3. Kosten Software-Update 15
2.4. Kosten Schulung 15
3. Systemvoraussetzungen ... 16 4. Bedarfsanalyse ... 17
1. Der CHIPSIZE DMS Modulbaukasten
Mit dem CHIPSIZE DMS – Modulbaukasten haben Sie alle Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zukunftsweisend digital aufzustellen.
Beginnend mit dem Standard Sage DMS als Basis Ihres Dokumentenmanagementsystems, über die digitale Personalakte bis hin zur umfangreichen Eingangsrechnungsverarbeitung können wir alle Ihre Unternehmensprozesse digital abbilden.
Ebenfalls begleiten wir Sie auf dem Weg, Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsprozesse GoBD- und DSGVO-konform zu gestalten.
CHIPSIZE DMS – Modulbaukasten
Sage DMS
DMS Standard Historische Belege Analoger Posteingang Externer Client Sage DPA / digitale Personalakte
Sage DPA Standard Mitarbeiter-Portal MP Personalakte d.3 ecm
Datei-Ablage E-Mail / Office 365 E-Mail-Archivierung Eingangsrechnung CHIPSIZE Recht
GoBD/DSGVO-Konform-Paket PLUS
1.1. Sage DMS / DMS Standard
Durch die Integration des Sage DMS in Ihre Standard-Software Sage 100 werden alle neuen Belege im DMS automatisch abgelegt.
Das betrifft sowohl die Warenwirtschaft als auch das Rechnungswesen.
Jeder Benutzer der Sage 100 hat, soweit das Recht dazu gegeben ist, die Möglichkeit alle Dokumente zu Kunden, Lieferanten, Artikel usw. einzusehen.
Zusätzlich können Sie selbst Dokumente in das DMS-System ablegen.
Die Ablage der Dokumente basiert immer auf Basis der Sage Dokumentenarten, die bereits in Standard des DMS-Systems mit installiert werden.
Investitionsübersicht - Sage DMS – Modul / DMS Standard
Lizenzen
Bezeichnung Menge Kosten je User / Monat
Sage DMS Professionell ( 50 Dokumentenarten ) 1 22,- €
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop - Aufnahme der Anforderungen
- Definition der Struktur und des Rechtesystems - Installation / Parametrisierung des Systems - Schulung der Mitarbeiter
ab 4 Tage 4.480,- €
1.2. Sage DMS / Historische Belege
Bei einer Neuinstallation eines Sage 100 Systems inkl. Sage DMS werden alle Ausgangs- und
Eingangsbelege ( z.B. Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung etc. ) automatisch in das DMS-Archiv übernommen.
Bei bestehenden Sage Office-Line- , Sage 100-Systemen können diese historischen Belege im Nachgang integriert werden.
Investitionsübersicht - Sage DMS / Historische Belege
Consulting
Bezeichnung Kosten pro Finanzjahr / Mandant
Übernehmen der historischen Belege aus dem bestehenden System in das DMS Archiv
200,- €
1.3. Sage DMS / Analoger Posteingang
Zusätzlich zu den Belegen, die automatisch aus der Sage 100 im DMS System abgelegt werden, gibt es im Unternehmen weiterhin analoge Dokumente, die im DMS System abgelegt werden sollen.
Wir entwickeln mit Ihnen zusammen einen Arbeitsprozess, mit dem diese Dokumente im DMS System abgelegt werden können.
So hat jeder Mitarbeiter, je nach Berechtigung, Zugriff auf diese Dokumente.
Investitionsübersicht - Sage DMS / Analoger Posteingang
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Implementations-Workshop Leistungen:
- Aufnahme der Anforderungen - Entwicklung der Arbeitsprozesse - Schulung der Mitarbeiter
ab 1 Tag 1.120,- €
1.4. Sage DMS / Externer Client
Sie möchten Ihre Mitarbeiter in Ihr DMS-System einbinden, die keine Sage ERP Lizenz besitzen, proaktiv mit den archivierten Belegen mit mehreren Mitarbeitern arbeiten oder Sie möchten über
Berechtigungsstufen Belege stufenweise abarbeiten ( Workflows ), dann benötigen Sie die externen Clients.
Investitionsübersicht - Sage DMS / Externer Client
Lizenzen
Bezeichnung Menge Kosten je User / Monat
Sage DMS externer Client 1 10,-€
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop - Aufnahme der Anforderungen
- Definition der Struktur und des Rechtesystems - Installation / Parametrisierung des Systems - Schulung der Mitarbeiter
ab 3,5 Tage ab 3.920,- €
1.5. Sage DPA / Sage DPA Standard
Behalten Sie alle Informationen Ihrer Mitarbeiter im Blick: klar, übersichtlich, gut gesichert.
Kostenersparnis: Reduzieren Sie Ihre Papierakten und sparen Sie bares Geld für Ordner, Regale, Lagerraum etc.
Zeitgewinn: Verringern Sie Sie den Zeitaufwand für die Suche und Bereitstellung von Dokumenten.
Transparenz: Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten Zugriff auf die für sie relevanten Personalakten. Per Mausklick können sie gespeicherte Daten, Listen oder die eigene digitale Personalakte jederzeit einsehen.
Erhöhter Datenschutz: Eine individuelle Rechteverteilung gewährleistet den sicheren Zugang zur digitalen Personalakte und schützt vor unberechtigten Zugriffen.
Investitionsübersicht - Sage DPA / Sage DPA Standard
Lizenzen
Bezeichnung Menge Kosten je 25 MA / Monat
Sage Digitale Personalakte Basic ( 50 Dokumentenarten ) je 25 aktive Mitarbeiter
1 15,75€
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop
- Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen - Definition der Struktur und des Rechtesystem - Installation / Parametrisierung des Systems - Schulung der Mitarbeiter
ab 2 Tage 2.240,- €
1.6. Sage DPA / Mitarbeiter-Portal
Beziehen Sie Mitarbeiter und Führungskräfte in Ihre Personalarbeit ein: kommunikativ, bindend, motivierend.
Manager-Service: Ihre Führungskräfte wirken in personalwirtschaftlichen Prozessen wie Mitarbeiterentwicklung, Zielvereinbarung und -genehmigung, Budgetierungs- und Rekrutierungsverfahren effizient mit.
Mitarbeiter-Service: Ihre Mitarbeiter greifen – unabhängig von Ort oder Zeit – auf alle Informationen, Tools und Services zu, die sie für ihre Arbeit brauchen.
Bessere Kommunikation untereinander: Personalaufgaben werden effizienter verteilt und die Personalarbeit erfährt größere Akzeptanz – weil Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte von Beginn an einbezogen werden.
Investitionsübersicht - Sage DPA / Mitarbeiter-Portal
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop
- Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen - Installation / Parametrisierung des Systems
- Schulung der Mitarbeiter
ab 1,5 Tage 1.720,- €
1.7. Sage DPA / Mitarbeiter-Portal – Personalakte
Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten Zugriff über das Mitarbeiter-Portal auf die für sie relevanten Personalakten.
Per Mausklick können sie gespeicherte Daten, Listen oder die eigene digitale Personalakte jederzeit einsehen.
Investitionsübersicht - Sage DPA / Mitarbeiter-Portal - Personalakte
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Consulting Leistungen:
- Installation / Parametrisierung des Systems - Schulung der Mitarbeiter
ab 1 Tag 1.120,- €
1.8. d.3 ecm / Dateiablage
Beim altbewährten File-System sind Sie es gewohnt, Ihr Dokument in einem bestimmten Ordner
abzulegen. Das Dokument ist dort – und nur dort – gespeichert und abrufbar. Hätten Sie das Dokument gern an 2 verschiedenen Orten, wird es schon komplizierter. Nehmen Sie eine Änderung im Dokument vor und speichern Sie es neu ab, ist diese Änderung nur einmal ersichtlich. Dasselbe Dokument, das Sie in einem anderen Ordner abgelegt haben, schläft ruhig vor sich hin und bemerkt von der Änderung seines Zwillings nichts.
Anders verhält es sich im DMS- System: Hier entscheiden die Indexwerte über die Speicherung des Dokuments. Mit den Basisinformationen, welche Sie dem Dokument zuweisen, speichert das DMS das Dokument automatisch am richtigen Ort ab. Sie suchen dann anschließend nicht in einem Ordner nach dem Dokument, sondern Sie suchen nach Schlagwörtern.
Einer der größten Vorteile liegt jedoch ganz klar in der Dokumentensuche: Keine nervenaufreibende Suche mehr, Dokumente lassen sich einfach mittels Suchfunktion finden. Es reicht, wenn Sie wissen, was Sie suchen.
Investitionsübersicht – d.3 ecm / Dateiablage
Lizenzen
Bezeichnung Menge Kosten je User / Monat
Sage DMS externer Client 1 10,- €
Sage DMS – d.3one webclient 1 2,40 €
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop
- Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen - Definition der Struktur und des Rechtesystem - Installation / Parametrisierung des Systems - Schulung der Mitarbeiter
ab 4,5 Tage 5.040,- €
1.9. d.3 ecm / E-Mail / Office 365
Wir integrieren Ihre DMS Arbeitsabläufe direkt in Microsoft Office 365
Machen Sie Ihre Microsoft Office-Umgebung zur zentralen Informations- und Prozessplattform.
Mit d.3one greifen Sie auf Informationen, Dokumente und Akten in d.3ecm direkt aus Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint zu.
Bearbeiten Sie Workflow-Aufgaben unmittelbar in der Anwendung und speichern Dokumente einfach direkt wieder in d.3ecm.
Investitionsübersicht – d.3 ecm / E-Mail / Office 365
Lizenzen
Bezeichnung Menge Kosten je User / Monat
Sage DMS externer Client 1 10,- €
Sage DMS – d.3one in Microsoft Outlook 1 2,40 €
Sage DMS – d.3one in Microsoft Office 1 2,40 €
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop
- Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen - Installation / Parametrisierung des Systems
- Schulung der Mitarbeiter
ab 2,5 Tage 2.800,- €
1.10. d.3 ecm / E-Mail-Archivierung
Mit einer integrierten E-Mail-Archivierung können Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform archivieren.
Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Benutzerpostfächer entlasten.
Das Praktische dabei: Eine Dubletten Prüfung findet automatisiert statt, sodass dieselben E-Mails nur einmal archiviert und damit Speicher gespart wird.
Die E-Mail-Archivierung ist dabei stets auf Ihre Bedürfnisse anpassbar. Mit einfachen Klicks können Sie Ihre Anforderungen umsetzen.
Die E-Mail-Archivierung kann auf unterschiedliche Weise eingesetzt werden.
• Journalarchivierung
• Postfacharchivierung
• Funktionspostfacharchivierung
• Manuelle Ablage
• Kombinierte Archivierung
Investitionsübersicht – d.3 ecm / E-Mail-Archivierung
Lizenzen
Bezeichnung Menge Kosten je Postfach / Monat
d.velop – mailbox archiver für Microsoft Exchange 1 1,80 €
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop
- Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen - Installation / Parametrisierung des Systems
- Schulung der Mitarbeiter
ab 2 Tage 2.240,- €
1.11. d.3 ecm / Eingangsrechnungsverarbeitung
Die manuelle Erfassung von Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen eintreffen, bedeutet für Sie und Ihre Mitarbeiter nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Denn aufgrund langer Liegen- und Bearbeitungszeiten können Skonti beispielsweise nicht gezogen werden. Und nicht nur das: Auch die Transparenz, bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, ist nicht gegeben. Vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess in Ihrem Unternehmen – ganz einfach mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung. Egal, ob Rechnungen per Post oder bereits
elektronisch z.B. per E-Mail in Ihrem Unternehmen eintreffen, der komplette Rechnungsworkflow kann mit einer digitalen Lösung abgebildet werden.
Die Eingangsrechnungsverarbeitung von d.velop ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Sie digitalisiert und automatisiert sowohl das Auslesen als auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen und sorgt so für eine denkbar einfache, schnelle und transparente Abwicklung sämtlicher
Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Und das alles nach den Vorgaben von ZUGFeRD und GoBD.
Ihre Vorteile einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung:
• Kürzere Durchlaufzeiten ohne Transport- und Liegezeiten
• Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75%
• Skontoerträge und zeitnaher Monatsabschluss
• Geringere Fehlerquoten durch automatische Dubletten-Prüfung Exemplarischer Workflow-Ablauf:
Investitionsübersicht – d.3 ecm / Eingangsrechnungsverarbeitung
Lizenzen
Bezeichnung Menge Einmalkosten Kosten je User / Monat
d.velop d.3 smart invoice
1000 Dokumente / Kalenderjahr
1 785,- €
sage DMS externer Client 1 10,- €
sage DMS - d.3one webclient 1 2,40 €
d.velop invoice capturing and entry 1000 Dokumente / Kalenderjahr
1 17,90
d.velop d.capture batch Desktop 1 71,70
d.velop d.3 smart invoice connector Sage 100
Lizenz pro Server
1 990,- €
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop
- Projektkoordination/Beratung nach Aufwand - Installation / Parametrisierung des Systems - d3.ecm Schulung der Mitarbeiter
ab 10 Tage 11.200,- €
Investitionsübersicht Zusammenfassung
Lizenzkosten pro Monat / je Benutzer 21,30 €
Lizenzkosten pro Monat 71,70 €
Lizenzkosten pro Kalenderjahr / je 1000 Dokumente 999,80 €
Lizenzkosten einmalig 990,- €
Einmalkosten Consulting – wird nach Aufwand abgerechnet ab 11.220,- €
1.12. CHIPSIZE Recht / GoBD/DSGVO-Konform-Paket PLUS
Wir entwickeln mit Ihnen zusammen GoBD und DSGVO konforme Arbeitsabläufe im Bereich DMS und unterstützen Sie diese rechtskonform in Ihr Unternehmen zu integrieren.
Damit alle Arbeitsabläufe korrekt dokumentiert sind, erstellen wir für alle Arbeitsprozesse im DMS Verfahrensdokumentationen, die Ihre digitalen Arbeitsprozesse abrunden.
Die Anforderungen hierfür werden in einem gesondertem Aufnahme-Workshop definiert und dokumentiert.
Investitionsübersicht - CHIPSIZE Recht / GoBD/DSGVO-Konform-Paket PLUS
Consulting
Bezeichnung Menge Gesamtpreis
Business Consulting/Workshop
- Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen - Umsetzung der definierten Arbeitsabläufe
ab 2 Tage 2.500,- €
2. Grundlagen
2.1. Kosten Consulting / Lizenzen
Die Erfahrungswerte der Consulting- sowie der Lizenz-Kosten entnehmen Sie bitte den jeweiligen DMS- Bausteinen.
Je nach betrieblichen Anforderungen können diese Kosten höher ausfallen. Eine detaillierte
Investitionskostenübersicht mit entsprechender Dokumentation erhalten Sie nach der Durchführung eines gemeinsamen DMS-Workshops.
2.2. Kosten Support
Wir bieten zwei verschiedene Support Varianten an. Die Flatrate Hotline und den durch Kontingente gestaffelten Online Support Service. Wir empfehlen eine Kombination aus beiden, allerdings ist natürlich auch eine Einzelbuchung möglich.
Die Hotline Flatrate richtet sich nach gewählten Modulen, sowie die Zahl der Benutzer der jeweiligen Benutzer.
Der Online Support Service ermöglicht Ihnen schnellen Support per Fernzugriff auf Ihr System. Unsere Consultants schalten sich – unter Ihrer Aufsicht – auf Ihr System, um Sie systematisch oder inhaltlich zu unterstützen. Somit sind Sie schneller in der Lage, wieder in Ihrer Software zu arbeiten.
Diese Leistungen werden in einem DMS-Workshop definiert und angeboten.
2.3. Kosten Software-Update
Live Updates (Hotfixes, Bugfixes und kleinere Änderungen) sowie die größeren Updates sind in den Nutzungskosten enthalten.
Bei speziellen Updates kann es sein, dass wir Sie bei der Installation unterstützen müssen und so Dienstleistungskosten entstehen können.
2.4. Kosten Schulung
Unser Tagessatz für eine Schulung beträgt 1.120,- € für 3 Teilnehmer.
Ab dem 4. Teilnehmer berechnen wir einen Zuschlag von 280,00 € pro zusätzlichen Teilnehmer.
Wie viele Schulungstage insgesamt benötigt werden, steht in Abhängigkeit der Anzahl der DMS- Bausteine.
Auch diese werden in einem DMS-Workshop definiert und in einem Schulungskonzept angeboten.
3. Systemvoraussetzungen
Um die vorgestellten DMS-Module einsetzen zu können geben wir Ihnen hier eine grundlegende Vorgabe.
Bevor Sie einen Einsatz der Module planen sollten Sie bei uns eine umfassende Beschreibung der Systemvoraussetzungen anfragen, da es je nach Modul noch konkretere Anforderungen gibt.
• Sage 100 8.0.2 Sage NC 2016.1.2.4 HR-Suite 2018.2.2
• Microsoft Windows Server 2012 R2 (empfohlen)
• ca. 2 GB Filesystem pro Jahr (100 Dokumente pro Tag )
• Microsoft SQL Server 2012
4. Bedarfsanalyse
Sage DMS Externer Client
Sage DPA Mitarbeiter Portal
Dateiablage E-Mail / Office 365
E-Mail Archivierung
Eingangs- rechnungs- verarbeitung
Modul
Anzahl User Anzahl Mitarbeiter externe Clients Outlook-User
Office- User Webclient- User Anzahl
