DIGITALE
PERSONALAKTE
Ein Einführungsleitfaden
in drei Schritten
Die Digitale Personalakte gehört heute zum Standardwerkzeug eines jeden Personalers, die Vorteile sind bekannt:
Kurz: Zeitgemäß. Wer sich heute mit der Digitalen Personalakte befasst, kann in drei Schritten schnell zum Erfolg kommen.
• Schnelligkeit
• Standort- unabhängigkeit
• Gleichzeitiger Zugriff
• Sicherheit
• Effizienz
• Kein Aktentourismus
• Keine Schattenakten
1. DIGITALE PERSONALAKTE IN 3 TAGEN
Eine Digitale Personalakte ist heute in 3 Tagen eingerichtet: in der Cloud und als Best Practice. Bedenken, Personaldaten in die Cloud auszula- gern, gibt es heute kaum noch – und das ist gut so.
Zumindest dann, wenn gewährleistet ist, dass sich das Rechenzentrum des Cloud-Betriebs in Deutschland oder zumindest in der EU befindet und die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes BSDG und der eu- ropäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO eingehalten sind [1].
Dies wird in einem Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag zwischen Auf- traggeber (Personalabteilung) und Auftragnehmer (Dienstleister) sicher- gestellt.
Greift man auf ein Best Practice zurück – das aufgrund des langen Beste- hens der Idee der Digitalen Personalakte nunmehr über 20 Jahre Erfah- rung umfasst - kann man praktisch nichts verkehrt machen.
IM WESENTLICHEN MUSS AUF DREI DINGE EIN AUGENMERK GELEGT WERDEN:
1.1 Die Registerstruktur
Die bisherige Registerstruktur kann übernommen werden, wenn sie für das Unternehmen passt. Sie sollte verändert, ergänzt oder gar neu er- stellt werden, wenn die Arbeit damit im täglichen Umgang schwer oder kompliziert ist. Auf alle Fälle muss sie für das Unternehmen einheitlich sein.
Klingt logisch, ist aber in der Praxis oft so nicht vorzufinden, weil sich über die Jahre Ablagepraktiken verändert haben oder durch Unternehmens- zukäufe Papierakten mit anderen Strukturen hinzukamen. In jedem Fall können Unternehmen auf die im Best Practice hinterlegte Registerstruk- tur zurückgreifen.
1.2 Die Stammdaten
Stammdaten werden benötigt, um den digitalen Aktendeckel zu be- schreiben. Schließlich möchte keiner in der Digitalen Personalakte noch- mals alle Kriterien wie Name, Vorname, Personalnummer etc. neu erfas- sen müssen. Diese Stammdaten kommen vom führenden HCM, denn dort ist bereits alles hinterlegt. Auch hierbei kann auf Best Practice zu-
Die Stammdaten werden darüber hinaus auch benötigt, um die Berechti- gungen festzulegen. Wer (welcher Personenkreis mit welchen spezifischen Stammdatenkriterien) darf auf welche Personen (welcher Aktenbestand mit welchen anderen spezifischen Stammdatenkriterien) im Unternehmen zu- greifen?
Dies wird über Stammdatenkriterien geregelt. Noch einfacher ist es natür- lich, wenn die Berechtigungslogik des HCM zugrunde liegt: Darf ich auf eine bestimmte Person im Abrechnungssystem zugreifen, so darf ich auch diese Akte sehen und mit ihr arbeiten.
REGISTER DOKUMENTENART
Eintritt Personaldaten
Sozialversicherungsausweis Lebenslauf/Zeugnisse Lebenslauf
Passfoto Zeugnisse Vertragsunterlagen Arbeitsvertrag
Zusätzliche Vereinbarungen Kündigung
Personalentwicklung Weiterbildung Arbeitszeugnisse Mitarbeitergespräche
Payroll Gehaltsabrechnung
Sonderzahlung Krankenversicherung
Zeitwirtschaft Krankheit
Urlaub Elternzeit
Tab 1: Best-Practice-Registerstruktur
Diese Registerstruktur ist kundenindividuell im Initialprojekt durch einfaches Customizing anpassbar.
BEST-PRACTICE-REGISTERSTRUKTUR
rück gegriffen werden, das jederzeit um ein unternehmensspezifisches Stammdatum ergänzt werden kann – vorausgesetzt, dieses Stammda- tum existiert im HCM. Folgende Stammdaten werden immer übergeben:STAMMDATEN FELDNAME DATENTYP LÄNGE Personal-
nummer PERNR NUMC 8
Nachname NACHN CHAR 40
Vorname VORNA CHAR 40
Geburtsdatum GBDAT CAHR 10
Tab 2: Stammdatenfelder (NUMC = nur Zahlen erlaubt; CHAR = alle Zeichen erlaubt)
1.3 Die Rollen
Wird über die Berechtigungslogik festgelegt, welcher Personenkreis (z.B.
HR-Sachbearbeiter) auf welchen Aktenkreis (z.B. alle Mitarbeiter von A-M) Zugriff hat, so wird bei der Rolle festgelegt, was der Berechtigte in der Akte tun darf: Nur lesen? Lesen und bearbeiten? Gehört zum Bear- beiten ggf. auch ein Löschrecht? Rollen können unternehmensindividu- ell ausgestaltet werden, sie lassen sich stets von diesen drei Basisrollen ableiten:
BASISROLLE BESCHREIBUNG
Sachbearbeiter Bearbeitender Benutzer mit umfassenden Funktionalitäten
Führungskraft Lesender Zugriff
Mitarbeiter Lesender Zugriff nur auf seine eigene Akte
Tab 3: Basisrollen
Die Basisrollen verweisen auf die Nutzergruppen einer Digitalen Perso- nalakte: Zum einen sicherlich die HR-Abteilung, die oftmals weiter aus- geprägte Rollen wie z.B. für Personalleiter, Personalabrechner und Per- sonalentwickler nutzt. Zum anderen auf die Führungskräfte, die für ihre Führungsaufgabe ein berechtigtes Interesse auf den Zugriff der ihnen zugeordneten Mitarbeiter haben und schließlich der Mitarbeiter selbst für seine eigene Akte – in Deutschland ein verbrieftes Recht gem. § 83 Betriebsverfassungsgesetz BetrVG.
2. DOKUMENTENABLAGE LEICHT GEMACHT
Existiert eine Digitale Personalakte, so müssen in ihr auch alle Personal- dokumente abgelegt werden – egal, ob sie originär als Papier oder digital vorliegen [2]. Doch zuvor muss noch geklärt werden, wie die vorhande- nen Papierpersonalakten digitalisiert werden können.
2.1 Erstverscannung
Unter 1.2 wurde beschrieben, wie der digitale Aktendeckel angelegt wird. Noch ist dieser leer und soll nun mit den Personaldokumenten befüllt werden. Dazu werden die Papierpersonalakten eingescannt und damit digitalisiert. Die digitalisierten Dokumente werden mittels der Personalnummer sodann der digitalen Akte zugordnet.
Früher galt der Ansatz, die komplette Papierakte einzuscannen und digi- tal zur Verfügung zu stellen. Dies war insbesondere bei großen Unterneh- men mit hohem Aktenbestand sehr aufwändig, d.h. kostete viel Zeit und Geld. Heute gehen Personalabteilungen dazu über, Akten on-demand zu scannen. Dies bedeutet, dass die alte Papierakte bei einem Scandienst- leister eingelagert ist und erst bei Bedarf – on-demand – gescannt wird.
Dafür gibt es sehr effiziente Prozesse, die gewährleisten, dass eine Akte die heute mittels einem in der Software angebrachten Buttons „Bitte einscannen“ angefordert wird, morgen digital zur Verfügung steht.
Ist die Akte eingescannt – Rechts- und Revisionssicherheit vorausge- setzt!– kann sie vernichtet oder – falls gewünscht – weiter als Papierba- ckup gelagert werden.
2.2 Ablage von digitalen Dokumenten
In der Regel - so hofft man wenigstens – liegen heute in der Personalor- ganisation die Dokumente in irgendeiner digitalen Form vor, sei es als Word-File, in einem anderen Format oder – fortschrittlicher – aus einer automatisierten Dokumenterzeugung heraus.
Während letztere automatisiert über Schnittstellen in die Digitale Perso- nalakte abgelegt werden, gibt es auch für alle anderen Dokumente, die bei einem auf dem digitalen Arbeitsplatz landen (z.B. selbsterstellte in Word oder zugesandte via E-Mail), einfache Verfahren, diese Dokumente in die Akte abzulegen.
Am komfortabelsten geschieht dies mittels Drag & Drop, wobei man das entsprechende Dokument einfach in die entsprechende Akte zieht. Da- bei wird das Dokument automatisch in das Langzeitspeicherformat PDF konvertiert, damit Rechtskonformität gewährleistet ist.
2.3 Laufendes Scanning der täglichen
Papierdokumente
So sehr das papierlose Büro propagiert wird, so wissen wir doch aus dem Alltag, dass immer noch viel Papier entsteht – und sei es nur deshalb, weil wir Dokumente unterschreiben müssen. Bei den Papierdokumenten lohnt es sich, besonders hinzuschauen, denn 90% aller Personaldoku- mente werden in der HR-Abteilung selbst erstellt. Wird das Papier selbst produziert, so kann es beim Ausdrucken mit einem Barcode versehen werden. Beim Einscannen in die Akte kann es aufgrund des Barcodes vollautomatisiert zugeordnet werden.
Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit der automatischen Klassifikation:
hierbei erkennt die Software, um welches Dokument es sich handelt (z.B.
aufgrund von Schlüsselworten oder des Dokumentaufbaus) und in wel-
che Akte es gehört (z.B. anhand einer vorhandenen Personalnummer).
Dies ist sicherlich bei hohem täglichen Beleggut ein gutes Vorgehen, kön- nen doch so bis zu 80% automatisiert abgelegt werden. Die restlichen 20% müssen jedoch nach wie vor manuell zugewiesen werden.
In allen Varianten besteht die Möglichkeit, dass die Personalabteilung die Tagesablage im eigenen Unternehmen organisiert oder diese gleich einem erfahrenen Scandienstleister überträgt.
3. DIE DIGITALE PERSONALAKTE IST NUR DER ERSTE SCHRITT ZUR 100%IGEN DIGITALISIERUNG
Die Digitale Personalakte ist heute ein Standardtool, also nichts Auf- regendes mehr. Ist dieses eingeführt, wird es so richtig spannend:
Collaboration HR-
Dokumentenbox Verträge &
Prozesse
3.1 Verträge & Prozesse
Welche HR-Abteilung hat heute schon seine Dokumentenerstellung digi- talisiert? Damit ist nicht gemeint, Dokumente in Word zu erstellen und mittels copy & paste zu vervielfältigen. Das ist aufwendig, weil manuell, außerdem fehleranfällig, weil beim Kopieren Fehler passieren können.
Word wird hier als komfortable Schreibmaschine genutzt – mehr ist es nicht. Die automatische Dokumentenerzeugung erstellt Dokumente auf- grund eines bestimmten Ereignisses wie z. B. Beginn eines Arbeitsver- hältnisses vollautomatisch aus dem HCM-System heraus.
Vollautomatisch deshalb, weil alle Daten des Vorgangs (z.B. Höhe der Prämie) im HCM-System vorliegen und die entsprechenden Texte zuvor von der HR-Abteilung - unter der Zuhilfenahme eines Juristen - festgelegt wurden. Absender und Empfänger sind dem System ebenso bekannt.
Fertig ist das Schreiben, das für den Mitarbeiter ausgedruckt und gleich- zeitig digital in die Personalakte abgelegt werden kann.
3.2 Collaboration
Noch einen Schritt weiter geht es, wenn ganze Prozesse digital abbildet werden. Das vereinfacht den Sachverhalt nicht nur, sondern macht ihn auch schneller und transparenter: Freigaben können digital von jedem Ort aus gegeben werden – was insbesondere für Führungskräfte und Manager ein hohes Maß an Flexibilität bedeutet. Geht es irgendwo nicht weiter, wissen die Prozessbeteiligten genau, wo der Prozess steht und können dann gezielt Abhilfe schaffen.So kann eine Zeugniserstellung heute schon auf 15 Minuten reduziert werden.
Der Mitarbeiter initiiert den Prozess, die Führungskraft bewertet vordefi- nierte Punkte mittels Notensystem. Der digitale Prozess führt die Daten des Mitarbeiters, dessen Stellenbeschreibung, die Kurzbeschreibung des Unternehmens, die automatisch in Zeugnissprache übersetzte Bewer- tungen der Führungskraft sowie die automatische Unterschriftszeile zu- sammen. Ausdrucken, unterschreiben, Scan in die Digitale Personalakte, dem Mitarbeiter aushändigen – fertig.
COLLABORATION IM
HR-BEREICH
3.3 HR-Dokumentenbox für Mitarbeiter,
Bewerber und Ehemalige
In den meisten Unternehmen werden heute Dokumente an den Mitar- beiter noch in Papierform übergeben. Dabei fungiert das Papier lediglich als antiquierter Datenträger. Modern, schneller, ressourcenschonender und sicherer wäre es, dem Mitarbeiter seine Dokumente an einem ge- schützten Ort in der Cloud digital zur Verfügung zu stellen, wo dieser jederzeit darauf zugreifen kann.
Ein unverschlüsselter E-Mailversand, der einer digitalen Postkarte gleicht, kommt aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht infrage. Ein verschlüsselter E-Mailversand scheitert oft daran, dass der Enduser - die Privatperson - oft keine Möglichkeit der Entschlüsselung hat. Deshalb ist die Bereitstellung an einem geschützten Ort, wo sich der Enduser bei- spielsweise mit Benutzername und Passwort authentifizieren kann, die Lösung. Die Ersparnis im Vergleich zu Papier beträgt hier übrigens min- destens 50%.
Im Rahmen der Digitalisierung ist die Digitale Personalakte sicherlich ein erster, wichtiger Schritt. Aber danach geht es erst so richtig los: Um HR-Arbeit modern und effizient zu gestalten, sind weitere Digitalisie- rungsschritte notwendig. Sie bergen ein großes Potential und eine un- glaubliche Chance [3].
DR. MARTIN GRENTZER Gründer und Vorstandsmit- glied (CFO) der aconso AG
Er gilt als Experte für Prozesse und Datenschutz im Bereich Human Resources. Er ist renommierter Referent zu den Trendthemen HR-Dokumenten- management, Datenschutz sowie Projektmanage- ment.
[1] Grentzer, M.: Wie sicher sind Personalakten? In: Lohn+Gehalt, S.76-78, März 2010 [2] Grentzer, M.: Wohin mit den Aktenbergen? Anzufordern über www.aconso.com, 2017[3] Grentzer, M.: Die Welt von morgen – glücklich im papierlosen Büro. In Prieß, A.
(Hrsg.): Schlüsselfaktor Strategisches Personalmanagement, S. 122-137, 2016
People-Based HR - dafür steht aconso.
aconso ist der Erfinder der Digitalen Personalakte und Markt- und Innovationsführer für Cloud Software im HR-Dokumentenmanagement. Schon seit 2001 setzt die aconso-Unternehmens- gruppe mit ihrer Vision, HR-Prozesse vollständig zu automatisieren, neue Maßstäbe für eine digitale Personalabteilung. Gleichzeitig schafft sie damit mehr Zeit für das Wichtigste im Unter- nehmen – den Mitarbeiter!
Mit dem People-Based HR-Ansatz gibt aconso seinen Kunden das Versprechen, ihre Bedürfnis- se und die ihrer Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen. So schafft aconso eine aktive Zusam- menarbeit zwischen HRler, Mitarbeiter und Führungskräfte und entlastet damit die Personal- abteilung.
aconso hat für mehr als die Hälfte der deutschen DAX-Unternehmen bereits den Weg in das digitale Zeitalter geebnet – über 10 % der deutschen Arbeitnehmer nutzen bereits die Digitale Personalakte von aconso. Die aconso-Unternehmensgruppe setzt das Digitalisierungspotenzial ihrer Kunden in den Bereichen Dokumentenmanagement & Dokumentenerstellung, interne Korrespondenz sowie Personaldatenerfassung inklusive Scanning und Logistik um und bietet ihren Kunden damit einen Rundum-Service aus einer Hand.
Unsere HR-Lösungen:
• Digitale Personalakte
• Zeugnis-Generator
• HR-Dokumentenbox
• Dokumenten-Upload
• Informationsnachweis
ÜBER UNS
KONTAKT
CLAUDIA KLIMAS
Sales & Partner Management +49 89 516186-28
kontakt@aconso.com
aconso AG
Theresienhöhe 28 80339 München Deutschland
Tel.: +49 89 516186-0
aconso AG
Detmolder Straße 235 33605 Bielefeld Deutschland
Tel.: +49 521 520568-0
• Arbeitsvertrag
• Scan Service
• SAP SuccessFactors-Integration
• SuccessComplete
