Leistungsbeschreibung. Auswahl und Einführung zentrales DMS

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Leistungsbeschreibung

Auswahl und Einführung zentrales DMS

Version: 1.3

Erstellungsdatum: 23.06.2020

Autoren: Stadt Mülheim an der Ruhr Zöller & Partner GmbH

Das Dokument oder Teile davon dürfen vom Bieter nur für Zwecke der Projektbearbeitung verwendet und an die relevanten Mitarbeiter verteilt werden. Das Dokument oder Teile davon dürfen weder im Original noch als Kopie an Außenstehende abgegeben werden. Eine Weitergabe

an Berater bedarf der schriftlichen Zustimmung durch die Stadt Mülheim an der Ruhr und die Zöller & Partner GmbH.

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Inhaltsverzeichnis

I. Einleitung ... 1

I.1 Vorbemerkungen ... 1

I.2 Stadt Mülheim an der Ruhr ... 1

I.3 Wesentliche Projektziele und Vorgehensweisen ... 2

I.4 Vorbemerkungen zum Dokument ... 3

I.5 Vorschläge für alternative Lösungen ... 3

I.6 Informationspflicht ... 3

I.7 Geforderte Angebotsdokumente ... 3

I.8 Abgabetermin, Zeitplan und weitere Vorgehensweise ... 4

II. DMS Pilot- und Umsetzungsprojekte ... 6

II.1 Projektgruppe Test ... 6

II.1.1 Bereiche ... 6

II.1.2 Wesentliche Themen für Tests ... 6

II.2 Beschreibung der Pilot- und Umsetzungsprojekte der Verwaltung ... 7

II.2.1 Die Pilot und Umsetzungsprojekte ... 7

III. Zusammenfassung Funktionalitäten für das Pilot-/die Umsetzungsprojekte ... 19

III.1 Allgemeines Schriftgut ... 19

III.2 Funktionale Projektanforderungen ... 19

III.2.1 Konfigurierbares Zugriffsystem ... 19

III.2.2 Aufbewahrung ... 20

III.2.3 Historie ... 20

III.2.4 Rechtliche Vorgaben ... 20

III.2.5 Datenschutz ... 20

III.2.6 Ablagestrukturen ... 20

III.2.7 Weitere funktionale Anforderungen an die DMS-Lösung ... 20

III.2.8 Anlage der elektronischen Akte ... 21

III.2.9 Dokumentenablage ... 22

IV. Detaillierte funktionale Anforderungen an die DMS-Lösung ... 23

IV.1 Elektronische Archivierung und archivische Anforderungen ... 23

IV.1.1 Übersicht archivische Anforderungen an ein DMS ... 23

IV.1.2 Konkrete archivische Anforderungen an ein DMS ... 24

IV.1.3 Fazit archivische Anforderungen ... 29

IV.2 Barrierefreiheit ... 29

IV.3 Elektronische Aktenbearbeitung ... 30

IV.3.1 Einrichtung und Nutzung von Aktenplänen ... 30

IV.3.2 Aktenfunktionen in einer elektronischen Aktenanwendung ... 31

IV.3.3 Umindexieren / Umbenennen der Akte / Vorgang / Dokument ... 32

IV.3.4 Aktenhierarchien (Teilakten) ... 32

IV.3.5 Individuelle Änderungen der Akten ... 32

IV.3.6 Verlinkung von Dokumenten und Ablagestrukturen ... 32

IV.4 Druckfunktionalitäten / Paginierung von Akten ... 33

IV.5 Elektronische Prozessunterstützung ... 33

IV.5.1 Gruppen und Einzelpostkorb ... 33

IV.5.2 Wiedervorlagen ... 34

IV.5.3 Vertretung ... 34

IV.6 Grundsätzliches zur Dokumentenablage ... 35

IV.7 Papiererfassung ... 35

IV.7.1 Zentrale Scanstelle ... 35

IV.7.2 Scannen am Arbeitsplatz ... 35

IV.7.3 Scannen an Multifunktionsgeräten ... 35

IV.8 Übernahme und Indexierung aus dem PC-Desktop ... 36

IV.8.1 Übernahme von Dokumenten aus Fileservern / Dateiablagen ... 36

IV.8.2 Virtueller Druckertreiber ... 36

IV.9 Zugriff / Retrieval auf Dokumente ... 37

IV.9.1 Rich-Client ... 37

IV.9.2 Web-Client ... 37

IV.9.3 Offline Clients ... 37

IV.9.4 Mobile Clients ... 38

IV.10Anzeige und Reproduktionsfunktionen ... 38

IV.10.1 Anzeige, Dokumentformate ... 38

IV.10.2 Volltextintegration im Viewer ... 39

IV.10.3 Elektronische Notizfunktion ... 39

IV.10.4 Vergleich Dokumente ... 39

IV.11DMS-Integration mit anderen Anwendungen ... 39

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IV.11.2 Anzeigeintegration ... 40

IV.12Archivierung von E-Mails ... 40

IV.12.1 Mail-Archivierung durch den Benutzer ... 40

IV.12.2 Automatisierte Mail-Archivierung (vorerst optional) ... 40

IV.13Elektronisches Dokumenten Management ... 41

IV.14Sonstige / erweiterte funktionale Anforderungen ... 41

IV.14.1 Abonnementdienste ... 41

IV.14.2 Konvertieren in PDF ... 41

IV.14.3 Splitten eingehender Dokumente ... 42

IV.14.4 Vorlagenverwaltung ... 42

IV.14.5 Formularfunktionen / individuelle Anwenderdialoge ... 42

IV.14.6 Verschlüsselung ... 43

IV.15Verwaltung von Dokumenten mit elektronischer Signatur ... 43

IV.16Mandantenfähigkeit ... 43

IV.17Exportfunktion, DMS-Migration ... 44

IV.18Zugriffsschutz ... 44

IV.19Vorhandene Verzeichnissysteme ... 44

IV.19.1 Single Sign-on ... 45

IV.20Protokollierung ... 45

IV.21Verwaltungswerkzeuge ... 45

IV.22Funktionen zu gesetzlichen Verpflichtungen ... 46

IV.22.1 Elektronische Signatur ... 46

IV.22.2 Archivierung von signierten E-Mails ... 46

IV.22.3 DE-Mail-Ablage und Verwaltung ... 46

IV.22.4 Archivierung von Scansignaturen ... 47

IV.23Rechteverwaltung, Zugriffsschutz ... 47

IV.23.1 Grundsätzliche Anforderungen an Authentifizierung ... 47

IV.23.2 Berechtigungssteuerung auf verschiedenen Archivebenen ... 47

IV.23.3 Benutzerrollen und –gruppen ... 48

IV.24Revisionssicherheit ... 48

IV.25Lösung Vertragsmanagement ... 49

V. IT-Infrastruktur ... 50

V.1 Systemlandschaft der Stadt Mülheim an der Ruhr ... 50

V.2 IT-Anforderungen, Überblick ... 52

V.3 Zu unterstützende Zeichensätze ... 55

V.4 Fernwartung ... 55

V.5 Fachanwendungen ... 55

V.5.1 Wesentliche Fachverfahren ... 55

V.5.2 SAP-Zertifizierung ... 59

V.6 Anforderungen für das Schnittstellenkonzept ... 59

V.7 Architektur, Plattformen, Datenbanken ... 60

V.8 Anbindung dezentraler Standorte ... 60

V.9 Hochverfügbarkeit ... 60

V.10 Systemaufbau und -betrieb ... 61

V.11 IT-Sicherheit... 62

V.12 Arbeitsplatzrechner ... 62

V.13 Virenscanner ... 62

V.14 Performance-Anforderungen ... 62

V.15 Skalierbarkeit ... 63

V.16 Backup und Recovery ... 63

V.17 Lizenzvermessung ... 64

V.18 System-Monitoring ... 64

V.19 Test- / Schulungsumgebung ... 64

VI. Anforderungen an den Bieter ... 66

VI.1 Generelle Anforderungen an das Angebot ... 66

VI.2 Angebotsumfang ... 67

VI.3 Weitere Angebotsinhalte... 67

VI.4 Projektbetreuung ... 68

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Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Vorläufiger Zeitplan ... 4

Tabelle 2: Mögliche Struktur Steuerakte ... 9

Tabelle 3: Mögliche Struktur Aktenart: Leistungsakte ... 11

Tabelle 4: Mögliche Struktur Aktenart Leistungsakte (KSD) ... 11

Tabelle 5: Mögliche Struktur Fahrzeugakte ... 14

Tabelle 6: Mögliche Struktur der Bauakte ... 18

Tabelle 7: IT-Infrastruktur ... 55

Tabelle 8: Wichtige Fachverfahren ... 59

Tabelle 9: Beispiel für Konfigurationsdetails DMS-Testsystem ... 61

Tabelle 10: Performance-Anforderungen ... 63

Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Lage Stadt Mülheim an der Ruhr (Quelle: Google Maps) ... 1

Abbildung 2: Übersicht Bauantragsverfahren ... 17

Abbildung 3: Lebenszyklus eAkte ... 25

Abbildung 4: Übersicht IT-Infrastruktur ... 51

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I. Einleitung

I.1 Vorbemerkungen

Aus Gründen der Übersichtlichkeit und der besseren Lesbarkeit werden in den nachfolgenden Unterlagen alle (Gruppen-)Bezeichnungen (z. B. Berufs- oder Funktionsbezeichnungen) in ihrer männlichen Form verwendet. Diese

grammatikalische Vereinfachung ist in jedem Fall geschlechtsneutral – im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) – zu verstehen.

I.2 Stadt Mülheim an der Ruhr

Die Stadt Mülheim an der Ruhr ist eine Großstadt im Herzen des Ruhrgebiets und der Metropolregion Rhein-Ruhr.

https://www.muelheim-ruhr.de

Abbildung 1: Lage Stadt Mülheim an der Ruhr (Quelle: Google Maps)

Die Stadt Mülheim an der Ruhr plant die Einführung der elektronischen

Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS- / Archivlösung, welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Der aktuelle Geschäftsverteilungsplan der Stadt Mülheim an der Ruhr ist unter folgenden Link abrufbar:

https://www.muelheim-ruhr.de/cms/shared/verwaltungsaufbau.php

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Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und –quellen bedient, d. h. im System abgelegt und auch darüber recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung nach Aktenplan inklusive dem allgemeinen Schriftverkehr und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung anhand elektronischer Prozesse (umgangssprachlich „Workflows“ genannt).

Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozess- optimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort:

Digitalisierung bei der Stadt Mülheim an der Ruhr).

Für alle Themen, die im Rahmen der Pilot- und Umsetzungsprojekte erarbeitet werden, wird eine Gruppe von Anwendern die Ergebnisse testen und bewerten. Folgende Bereiche werden an den Tests teilnehmen:

• Fachbereich Digitalisierung

• Fachbereich IT

• Key-Anwender aus den jeweiligen Pilotbereichen

Parallel zum Test sollen zunächst entsprechende Erfahrungen mit der DMS-Lösung in einem Pilot- und drei Umsetzungsprojekten gemacht werden:

1. Pilotprojekt:

o Amt für Finanzen - FB 24, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren

2. Umsetzungsprojekte

o Sozialamt – FB50, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren o Bürgeramt – FB 33, mit Integration in die bereits eingesetzten

Fachverfahren

o Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung – FB61, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren.

Die Reihenfolge der o. g. Pilot- und Umsetzungsprojekte spiegeln, bis auf das Projekt im Amt für Finanzen, nicht die konkrete Umsetzungsreihenfolge wieder. Diese wird in der Projektphase, nach der Ausschreibung präzisiert.

Erwartet wird, dass der Bieter in seinem Lösungskonzept eine

Umsetzungsreihenfolgeplanung vorschlägt. Eine parallele Umsetzung der o. g. Projekte sollte vorzugsweise auch möglich sein. Der den Angebotsunterlagen des Bieters beigefügte Projektplan soll auf „Best-Practice“ Erfahrungen des Bieters beruhen und die Projektvorgehensweise entsprechend im Lösungskonzept begründet werden.

Hintergrund der Pilot- und Umsetzungsprojekte ist das Gesamtprojekt zur Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr. Hierfür soll die Einführung des DMS bzw. der eAkte in dem ersten Pilotprojekt und einem

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Umsetzungsprojekt bis Ende 2021 erfolgen, damit eine arbeitsfähige eAkten-Lösung bereitsteht.

I.3 Wesentliche Projektziele und Vorgehensweisen

Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:

• die Umsetzung der modularen Rahmenarchitektur des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit mit modernen Technologien

• dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten sowie vor Fehlablagen

• rechtssichere Archivierung (gemäß GoBD und anderen Rechtsvorschriften in den Umsetzungsbereichen und der gesamten Verwaltung) von Dokumenten aus bestehenden Fachverfahren und anderen Eingangs- / Ausgangskanälen

• Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen durch Unterstützung und Integration in die vorhandenen Fachverfahren

• unmittelbare Einbindung in einzelne Fachverfahren (Aufrufen der eAkte direkt aus den Fachverfahren, Ablegen von, aus den Fachverfahren erzeugten, Dokumenten in den DMS-eAkten)

• breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit von abgelegten Dokumenten und Daten in der gesamten Verwaltung

• Entlastung klassischer Dateiablagen auf Netzlaufwerken und der Outlook Mail- Umgebung

• Unterstützung der Bearbeitung von Fall- und Sachakten und der allgemeinen Schriftgutverwaltung

• Nutzung einer übersichtlichen Ablagestruktur mit einheitlichen Verfahren und Ablagen (Stichwort: Aktenplan)

• Einführung einer ergonomischen und möglichst barrierefreien Bedienober- fläche mit hoher Akzeptanz bei den Anwendern

• schrittweise Einführung – zunächst in den Pilot- und Umsetzungsprojekten und in späteren Projektschritten auch in weiteren Verwaltungsbereichen

• perspektivisch der Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit über die reine elektronische Akte hinaus – E-Zusammenarbeit, zentraler, digitaler

Posteingang, Bearbeitungs-, Frei- / Mitzeichnungsworkflows, Unterstützung der Voraktenphasen, offline und mobiles Arbeiten

• Stichwort Dateiübernahme / Migration: Übernahme von Unterlagen aus der Dateiablage und dem Easy-System (Dateiserver bzw. Netzlaufwerke) kann in späteren Projekten notwendig sein. Mögliche Erfahrungen kann der Bieter im Lösungskonzept beschreiben.

Der weitere Ausbau der DMS-Lösung ist vom Erfolg der o. g. Pilot- und Umsetzungs- projekte abhängig. Erst nach Erreichung der Ziele wird über die weitere Fortführung des DMS-Projekts und die Anbindung weiterer Abteilungen bzw. Fachbereiche entschieden.

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Der Auftraggeber ist daher nicht verpflichtet, die Lizenzen aus den Lizenzerhöhungen in der abgefragten Höhe abzunehmen. Dies erfolgt je nach Projektfortschritt.

Hinweis: Die Stadt Mülheim an der Ruhr behält sich vor, vom Vertragsverhältnis mit dem DMS-Lösungsbieter zurückzutreten, sollte das erste, gemeinsam mit dem Bieter geplante Pilotprojekt nicht erfolgreich umgesetzt werden und dies nachweislich auf die DMS-Lösung selbst bzw. auf die Projektbetreuung des Bieters zurückzuführen sein. Die Kriterien hierfür werden in den Verhandlungsrunden gemeinsam mit den Bietern besprochen und festgelegt.

I.4 Vorbemerkungen zum Dokument

Das vorliegende Dokument dient der Beschreibung der im DMS-Projekt bei der Stadt Mülheim an der Ruhr umzusetzenden Aufgabenstellungen.

Mit der Darstellung der Soll-Umgebung erfolgt die Vorstellung der künftigen, geplanten Arbeitsumgebung aus organisatorischer und technischer Sicht, die in der Feinkonzep- tionsphase noch genauer zu spezifizieren ist. Dies ist in der Bepreisung der

Dienstleistungen zu berücksichtigen.

Ziel des Dokuments ist es, dem Bieter eine einheitliche Grundlage für die weitere Projektarbeit zu bieten. Der Bieter ist gehalten, auf Basis der in diesem Dokument und im zugehörigen „Anforderungskatalog“ gestellten Fragen, ein qualifiziertes Angebot abzugeben und bei Bedarf weitere Informationen zu recherchieren.

I.5 Vorschläge für alternative Lösungen

Im vorliegenden Dokument werden für eine Reihe von Anforderungen Lösungs- möglichkeiten formuliert. Der Bieter kann gerne Andere aufzeigen und diese aus technischer und/oder organisatorischer Sicht verständlich begründen. Vorteilhaftere Lösungen werden dann berücksichtigt und wirken sich auch positiv auf die Bewertung des Lösungskonzeptes des Bieters aus. Nebenangebote sind damit nicht gemeint und werden nicht zugelassen.

I.6 Informationspflicht

Der Bieter ist verpflichtet, die Stadt Mülheim an der Ruhr, nach Sichtung der Unter- lagen und der sonstigen ihm zur Kenntnis gelangten Informationen zum Projektinhalt, unmittelbar und umfassend zu informieren, wenn die im Projekt erwünschten Ziele nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand oder Risiko erreicht werden können. Er muss in diesem Fall konkreten Bezug auf das Kapitel in dieser Projekt- beschreibung nehmen und seine Vorbehalte erläutern. Wenn eine Anforderung nicht kommentiert wird, ist davon auszugehen, dass sie akzeptiert ist und im Rahmen des Angebotes abgedeckt wird. Derartige Informationen werden auf elektronischem Weg, ausschließlich über das Vergabesystem „Vergabe MH“ mit Angabe der im System hinterlegten Vergabenummer hinterlegt.

I.7 Geforderte Angebotsdokumente

Nachfolgende Angebotsdokumente werden im Rahmen der Ausschreibung bewertet und sind Grundlage für die Ergebnisfindung. Daher wird empfohlen, alle Unterlagen formell richtig und fachlich sehr sorgsam auszufüllen. Das Angebot muss beinhalten:

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Ein schlüssiges Lösungskonzept für die beschriebenen Teilprojekte, die in der ersten Projektphase realisiert werden. Das Lösungskonzept muss ausführlich und mit grafischer Darstellung der angebotenen Systemarchitektur beschrieben werden. Die angebotenen Softwaremodule sind den einzelnen technischen Systemkomponenten zuzuordnen. Das Lösungskonzept muss als druckbare Volltext-PDF beigefügt werden.

Ebenfalls soll das Lösungskonzept die einzelnen funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung beinhalten und einen realistischen Umsetzungszeitplan darstellen.

Preisabfrage gemäß Excel-Datei „Preisabfrage“ (wird in der Ausschreibungsphase den Bietern zur Verfügung gestellt). Die vollständig ausgefüllte Preisabfrage muss als xlsx- Datei den Ausschreibungsunterlagen beigefügt werden und darf inhaltlich und vom Aufbau her nicht verändert werden! Eine PDF-Version wird zusätzlich erwartet.

Ausgefüllter Anforderungskatalog gemäß Excel-Datei „Anforderungskatalog“ (wird in der Ausschreibungsphase den Bietern zur Verfügung gestellt). Der vollständig

ausgefüllte Anforderungskatalog muss als xlsx-Datei den Ausschreibungsunterlagen beigefügt werden! Eine PDF-Version wird zusätzlich erwartet.

Projektplan: Die ersten DMS-Projekte werden in den oben benannten Testbereichen und in den Pilot- und Umsetzungsprojekten realisiert.

Der Bieter hat in seinem Angebot darzustellen, wann (nach Auftragsvergabe) mit der Umsetzung der Projekte begonnen werden kann und welche Laufzeiten die einzelnen Teilprojekte haben werden.

Ein verständlicher und aussagekräftiger Gesamtprojektplan für die Pilotprojekte ist den Ausschreibungsunterlagen beizufügen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass für alle Pilotprojekte eine betriebsbereite und arbeitsfähige eAkten-Lösung Ende 2022 bereitgestellt werden sollte.

EVB-IT Vertrag: Im Hinblick auf den EVB-IT Vertrag ist vom Bieter ein Vorschlag zu den Wiederherstellungszeiten im Lösungskonzept (Kapitel 5.1.1.2 und 14.4.1) zu

unterbreiten. Der EVB-IT Vertrag wird Gegenstand der Verhandlungsrunden.

I.8 Abgabetermin, Zeitplan und weitere Vorgehensweise

Folgender Zeitplan ist für das Auswahlverfahren geplant. Ein erweiterter Zeitplan ist im Verfahrensbrief nachzulesen.

Aufgabe Datum

Bekanntmachung Teilnahmewettbewerb 07.07.2020

Bewerbungsfrist für Teilnahmeantrag 07.08.2020 – 15.00 Uhr

Aufforderung zur Angebotsabgabe 20.08.2020

Abgabe des Angebots 21.09.2020 – 15.00 Uhr

Einladung des Bieters zur 1. Verhandlungsrunde 06.10.2020

1.Verhandlungsrunde 19.10. – 22.10.2020

2. Verhandlungsrunde 30.11. – 04.12.2020

Voraussichtliche Vergabeentscheidung Dezember 2020 – Januar 2021

Tabelle 1: Vorläufiger Zeitplan

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Die weiteren Termine werden den Bietern nach der ersten Verhandlungsrunde mitgeteilt.

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II. DMS Pilot- und Umsetzungsprojekte

Im Rahmen der Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung orientiert sich die Verwaltung am „Organisationskonzept elektronische Verwaltungs- arbeit“ und an der „Referenzarchitektur elektronische Verwaltungsarbeit“.

Die einzuführende DMS-Lösung in den vorgenannten Pilotprojekten soll ihre Funktio- nalitätsschwerpunkte im Bereich der klassischen elektronischen Archivierung eingehender Papierdokumente, MS Office-Dokumente, Mail-Dokumente und in der elektronischen Aktenbearbeitung inkl. digitaler Prozesse haben.

Im Rahmen der Prozessbearbeitung müssen manuelle Ad-hoc-Freizeichnungen anhand von DMS-Dokumenten bzw. Vorlagen unter Nutzung der Benutzerkennung und

Kennwörter möglich sein – diese Prozessabläufe sind im DMS zu protokollieren und dauerhaft in der dazugehörigen elektronischen DMS-Akte aufzubewahren.

Nach erfolgreicher Erprobung und Umsetzung der DMS-Lösung in den Pilot- und Umsetzungsprojekten sollen in späteren Umsetzungsphasen mittels

Postkorbfunktionalitäten (Weiterleitung, Wiedervorlage etc.) arbeitsteilige Prozesse unmittelbar aus dem angebotenen DMS heraus unterstützt werden. Das System soll die Verwaltung hierbei in die Lage versetzen, den Ablauf einzelner Prozesse /

Teilprozesse vorab modellieren zu können. Das Ablaufprotokoll soll vom System zu den entsprechenden Akten / Vorgängen / Dokumenten mit abgelegt werden können.

Eine Integration in die wesentlichen Fachverfahren (nicht in alle) wird notwendig werden.

II.1 Projektgruppe Test

Für alle Themen, die im Rahmen der Pilot- und Umsetzungsprojekte erarbeitet werden, wird eine Gruppe von Anwendern die Ergebnisse testen und bewerten.

II.1.1 Bereiche

Folgende Bereiche werden an den Tests teilnehmen:

• Fachbereich Digitalisierung

• Fachbereich IT

• Key-Anwender aus den Fachbereichen II.1.2 Wesentliche Themen für Tests

• Tests der allgemeinen Schriftgutverwaltung und des Aktenplans

• Tests von Fach- und Fallakten

• Test des Berechtigungssystems

• Scannen und Ablagen über Multifunktionsgeräte und lokale Scanner

• Recherche und Viewing Tests

• Test von:

o Oberflächendesign / Ergonomie der Lösung o Ablagestrukturen und -szenarien

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o der Outlook und MS-Office-Integration

o mobilen und Offline-Zugriffen auf die DMS-Akten der Performance des Gesamtsystems

o den Fachverfahrensintegrationen

o weiteren Anwendungsmodulen (z. B. des Vertragsmanagements, welches daher auch bepreist werden soll)

• und weitere Testszenarien, die mit dem Auftragnehmer in der Umsetzungs- phase besprochen werden

II.2 Beschreibung der Pilot- und Umsetzungsprojekte der Verwaltung

Die Pilot- und Umsetzungsprojekte sind von hoher Bedeutung und zeitlich möglichst einem strikten Vorgehen unterlegen (siehe Kapitel I.). Sie unterscheiden sich aus fachlicher Sicht sehr stark, aber aus funktionaler Sicht einer DMS-Lösung eher marginal.

Ziel ist es, die elektronische Akte als „führende“ Akte zu etablieren und somit die Papierakte mittelfristig als papierbasierte Informationsquelle abzulösen.

Die Reihenfolge der Pilot- und o.g. Umsetzungsprojekte ist ein Wunsch der Stadt Mülheim an der Ruhr, der Bieter darf aber seinerseits Vorschläge einbringen.

II.2.1 Die Pilot und Umsetzungsprojekte II.2.1.1 Das Amt für Finanzen (Pilot)

Der Fachbereich Finanzen umfasst die folgenden Bereiche:

• Haushalt

• Gewerbesteuer

• Vergnügungssteuer

• Grundsteuer

• Hundesteuer

• Zweitwohnsteuer

• Vollstreckung

Im Amt für Finanzen sind aktuell ca. 100 Beschäftigte tätig. Es gibt aktuell 5 lokale Scanarbeitsplätze.

II.2.1.1.1 Die Pilot- und Umsetzungsprojekte

Im Pilotbereich Amt für Finanzen sollen als erstes Projekt die Steuerbescheide in der DMS-Lösung verwaltet werden.

II.2.1.1.2 Beschreibung des Prozesses Steuerbescheide

Ein Grundlagenbescheid wird in Papierform empfangen und löst den Vorgang (ca.

14.000/Jahr) im Amt aus. Der Empfang soll perspektivisch digital erfolgen und auch direkt in das Fachverfahren (KM StA von der DIKO - Steuerveranlagungssoftware

"Kommunalmaster Steuern und Abgaben" in SAP PSCD integriert) importiert werden können.

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"Kommunalmaster Steuern und Abgaben"

in SAP PSCD integriert

Die Bescheide werden an einem Multifunktionsgerät gescannt und als PDF auf dem Server gespeichert. Die Bescheide sollen künftig weiterhin über Multifunktionsgeräte erfasst und in einem, z.B. vom DMS überwachten Ordner, zu einem DMS-Postkorb weitergeleitet werden.

Der Mitarbeiter soll diesen Bescheid aus dem DMS-Postkorb mit folgenden Indexdaten füllen und in der jeweiligen Akte ablegen. Momentan ist noch nicht entschieden, ob Einzel- oder Gruppenpostkörbe zum Einsatz kommen. Die DMS-Lösung muss daher beide Arten von Postkörben unterstützen.

Zu füllende Indexwerte:

• Kennziffer des Bescheids

• Datum des Bescheids

• Messbetrag

• Grundlagenjahr

• Aktenkennzeichen (Wird bei bekannten Fällen aus dem Fachverfahren herausgesucht und bei neuen Fällen manuell im Fachverfahren eingepflegt) Hinweis: Wünschenswert wären die automatische Erfassung der Indexwerte und eine direkte Hinterlegung des Bescheids in der jeweiligen Akte im DMS. Zusätzlich wäre es wünschenswert, wenn die erkannten Indexwerte direkt an das Fachverfahren (KM StA) übergeben werden könnten, da der Empfang dieser Daten heute noch nicht digital erfolgt.

Es soll die Möglichkeit bestehen, weitere Belege zu dem jeweiligen Vorgang in der Akte ablegen zu können. Diese Belege können aus unterschiedlichen Eingangskanälen (E- Mail, Fax, Papier etc.) kommen und sollen ohne viel Aufwand vom Mitarbeiter hinzugefügt werden. Der Zugriff auf die Akte soll auch für Mitarbeiter aus anderen Fachbereichen (Vollstreckung, Buchhaltung) ermöglicht werden.

Nach der Ablage im DMS, bzw. der Verarbeitung des Grundlagenbescheids im Fachverfahren sollen die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, den Bescheid in einem Workflow zu versenden. Falls eine zu definierende Betragsgrenze überschritten wird, soll dieser Vorgang automatisch an bestimmte Personen zur Kennzeichnung / Mitzeichnung / Freigabe / Information) gesendet werden.

Für diese Workflows wird ein Zugriff auf vorhandene Word-Vorlagen benötigt, die grundsätzlich im Anschluss auch in der Akte abgelegt werden können und Aufgaben für beteiligte Mitarbeiter auslösen. Die Vorlagen sollen möglichst im DMS verwaltet

werden.

Nach Abschluss des Vorgangs werden die Buchungen durch das Fachverfahren direkt an SAP übergeben.

Ausblick: in späteren Projekten sollen dann auch weitere, folgende Steuerarten angebunden werden. Dabei unterscheidet sich der grundlegende Prozess nur marginal:

• Grundsteuer (ca. 60.000/Jahr)

• Hundesteuer (ca. 3500/Jahr)

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• Vergnügungssteuer (ca. 800/Jahr)

• Zweitwohnungssteuer (ca. 300/Jahr) II.2.1.1.3 Steuerakte

Stammdaten der Akte / Aktenkopf / Daten des Aktendeckels:

• Aktenkennzeichen

• Name, Vorname

• Vertragsgegenstand Sortierung der Akten:

• chronologisch

Die letztgültige Aktenstruktur muss noch im Projekt erarbeitet werden. Hier eine vorläufige Definition der Aktenstrukturen:

Ebene / Register 1

Ebene /

Register 2 Dokumentarten Herkunft der Dokumente

Korrespondenz - Eingang, Ausgang,

Mahnungen Selbst erstellt und vom Kunden

Anträge -

Bescheide - Grundlagenbescheide,

Steuerbescheide,

Tabelle 2: Mögliche Struktur Steuerakte

II.2.1.1.4 Integrationsanforderungen

Ziel ist es, mit den hier aufgelisteten Fachverfahren die eigentliche fachliche Arbeit zu verrichten. Das Fachverfahren ist also das „führende System“. Das DMS ist diesem System „untergeordnet“ und stellt u. a. die entsprechenden Unterlagen (Akten, Vorgänge bzw. Dokumente) zur Verfügung. DMS-Funktionen, wie z. B. Anlegen der eAkte, Aufruf der eAkte, Ablage von Eingangs- / Ausgangsdokumenten etc., sollen möglichst aus den Fachverfahren heraus automatisiert oder manuell aufrufen können.

Für den Prozess des oben beschriebenen Pilotprojektes (Grundlagenbescheid) soll bereits in der ersten Phase das zugehörige Fachverfahren (KM STA) angebunden werden.

In späteren Projekten sollen dann auch die folgenden Systeme angebunden werden (hier nur die wesentlichen, eine Tabelle mit Fachverfahren ist in der

Leistungsbeschreibung enthalten):

• SAP - FI/CO, PSCD, PSM, FIAA Wird in der Buchhaltung genutzt.

• GESKA – GES (in SAP integrierte Vollstreckungssoftware)

Ablage erfolgt aus dem FV. Nachverfolgung der Dokumente soll im DMS möglich sein.

II.2.1.2 Umsetzungsprojekt im Sozialamt

Das Sozialamt bietet Beratung und individuelle Hilfen in zahlreichen Lebenslagen an.

Mit seiner Arbeit sichert das Amt die Existenz insbesondere bedürftiger, alter und

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erwerbsgeminderter Menschen in Mülheim an der Ruhr und ermöglicht ihnen soziale, kulturelle und gesellschaftliche Teilhabe.

Im Sozialamt sind aktuell ca. 500 Beschäftigte tätig. Es gibt keine lokalen Scanarbeitsplätze.

II.2.1.2.1 Umsetzungsanforderungen

Als Umsetzungsprojekt soll der Prozess „Änderung im Leistungsbezug“ realisiert werden.

II.2.1.2.2 Beschreibung des Prozesses

Verschiedene Dokumente können zu einer „Änderung im Leistungsbescheid“ führen.

Die unterschiedlichen Dokumente (Verdienstbescheinigung, Mietänderung,

Mietnebenkostenabrechnungen, Geburtsurkunden für Kindergeld) werden in der Regel in Papierform empfangen, können perspektivisch aber auch per Mail empfangen werden.

Die Dokumente werden gescannt und sollen im DMS-Postkorb des zuständigen Mitarbeiters abgelegt werden. Dabei wird eine organisatorische (Adresse des Bürgers) Einteilung in das jeweilige Sachgebiet vorgenommen.

Der passende Fall (Vorgang) wird im Fachverfahren AKDN Sozial (Sozialhilfe-

Fachverfahren) aufgerufen, geändert und es wird ein Verfügungsvermerk generiert, der im DMS abgelegt werden soll. Basierend auf diesem Vermerk soll im DMS ein

Mitzeichnungsworkflow (z.B. ein ad-hoc Workflow) gestartet und protokolliert werden.

Der Mitarbeiter soll die Möglichkeit haben, einen weiteren Mitarbeiter als Mitzeichner aus einer Liste auswählen zu können.

Im Fachverfahren wird monatlich ein Leistungsbescheid generiert, der an die Kunden verschickt und parallel im DMS abgelegt werden soll.

Unterschiedlichste Korrespondenz zum jeweiligen Vorgang wird aktuell ausgedruckt und soll perspektivisch der elektronischen Akte im DMS hinzugefügt werden.

II.2.1.2.3 Aktenarten II.2.1.2.3.1 Leistungsakte

• Aktenzeichen

• Name, Vorname

• Sachgebiet Sortierung der Akten:

• chronologisch

Ebene / Register 1

Ebene /

Korrespondenz - Kontoauszüge Selbst erstellt und vom Kunden

Anträge -

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Ebene / Register 1

Ebene /

Bescheide -

Tabelle 3: Mögliche Struktur Aktenart: Leistungsakte

Im Rahmen der Leistungsakten kann es vorkommen, dass ein Aktenzeichen mehrfach vergeben wird.

II.2.1.2.3.2 Leistungsakte (Kommunalen Sozialdienst - KSD) Stammdaten der Akte / Aktenkopf / Daten des Aktendeckels:

• Aktenzeichen

• Name, Vorname

• Sachgebiet

• Leistungsart (Start und Enddatum)

• Weitere, involvierte Personen Sortierung der Akten:

• Chronologisch

Ebene / Register 1

Ebene /

Korrespondenz - Selbst erstellt und vom Kunden

Anträge -

Bescheide -

Tabelle 4: Mögliche Struktur Aktenart Leistungsakte (KSD)

Ziel ist es, mit den hier aufgelisteten Fachverfahren die eigentliche fachliche Arbeit zu verrichten. Das Fachverfahren ist also das „führende System“. Das DMS ist diesem System „untergeordnet“ und stellt u. a. die entsprechenden Unterlagen (Akten, Vorgänge bzw. Dokumente) zu einem Vorgang zur Verfügung. Nach Möglichkeit sollen die Beschäftigten DMS-Funktionen, wie z. B. Anlegen der eAkte, Aufruf der eAkte, Ablage von Eingangs- / Ausgangsdokumenten etc., aus den Fachverfahren heraus automatisiert oder manuell aufrufen können.

Für den Prozess des oben beschriebenen Umsetzungsprojektes (Änderung im

Leistungsbezug) soll bereits in der ersten Phase das zugehörige Fachverfahren (AKDN Sozial) angebunden werden.

In späteren Projekten sollen dann auch die folgenden Systeme angebunden werden (hier nur die wesentlichen, eine Tabelle mit Fachverfahren ist in der

Leistungsbeschreibung enthalten):

• SoPart (GAUSS-LVS mbH)

(17)

II.2.1.3 Umsetzungsprojekt im Bürgeramt

Das Bürgeramt deckt bürgernahe Dienstleistungen und Services ab. Dabei wird den Bürgern der Stadt Mülheim an der Ruhr insbesondere zu folgenden Themen geholfen:

• Ausweise und Reisepapiere

• An- und Abmeldungen des Wohnsitzes

• Führungszeugnisse

• Kfz-Zulassungen

• Führerscheine

Im Bürgeramt sind aktuell ca. 90 Beschäftigte tätig. Es gibt ca. 5 lokale Scan- arbeitsplätze.

II.2.1.3.1 Umsetzungsanforderung

Es sollen Versicherungsanzeigen für eine Fahrzeugakte im DMS verwaltet werden.

II.2.1.3.2 Beschreibung des Prozesses Versicherungsanzeigen

Durch die jeweilige Versicherung (über den Gesamtverband der deutschen

Versicherungen - GDV) wird eine Mitteilung in elektronischer Form (Datensatz) an die Stadt Mülheim an der Ruhr versendet und an das Fachverfahren IKOL-KFZ

(Telecomputer Gesellschaft für Datenverarbeitung mbH) übertragen. Nach der Übertragung werden die Versicherungsanzeigen (VA) im IKOL-KFZ bereitgestellt und der Mitarbeiter kann den Vorgang starten und den nächsten Arbeitsschritt/-stufe auswählen.

Stufe 1

Der Mitarbeiter macht einen Adressabgleich zwischen der VA und dem

Einwohnerfachverfahren MESO. Nach erfolgreicher Prüfung wird eine auf dem Server liegende Word-Vorlage genutzt. Aus dieser Vorlage werden zwei Dokumente erstellt (Anschreiben und Verfügung), welche automatisch in der Akte im DMS abgelegt werden sollen. Die Ablage soll eine Wiedervorlage nach 7 Tage auslösen.

Ein Nachweis der Zustellung (Postzustellungsurkunde) soll zum jeweiligen Vorgang in der Akte abgelegt werden.

Der oben beschriebene Datensatz der Versicherung (GDV) wird regelmäßig übertragen und kann den Nachweis des angefragten Versicherungsschutzes beinhalten – Dies führt zur Ablage des Nachweises im DMS und zur Beendigung des Prozesses.

Stufe 2

Zur Festsetzung des unmittelbaren Zwangs nutzt der Mitarbeiter erneut eine Word- Vorlage, die auf einem Dateiserver liegt. Aus dieser Vorlage werden zwei Dokumente erstellt (Anschreiben und Festsetzung), welche automatisch in der Akte im DMS abgelegt werden sollen. Die Ablage soll eine Aufgabe (Auftrag) in einem anderen Fachbereich auslösen und es soll eine Frist gesetzt werden.

Stufe 3

(18)

Zur Festsetzung des Fahndungsersuchens und Amtshilfeersuchens nutzt der

Mitarbeiter erneut eine Word-Vorlage vom Dateiserver. Aus dieser Vorlage werden zwei Dokumente erstellt (Anschreiben und Festsetzung), welche automatisch in der Akte im DMS abgelegt werden sollen. Die Ablage soll eine Aufgabe (Auftrag) im DMS beim Mitarbeiter auslösen und das Dokument soll an eine externe Stelle (Polizei) versendet werden.

Mögliche Korrespondenz und Berichte mit und von der externen Stelle sollen einfach in der Akte im DMS hinzugefügt werden können.

Stufe 4

Zur Erstellung einer Anzeige nutzt der Mitarbeiter erneut eine Word-Vorlage vom Dateiserver. Aus dieser wird ein Dokument erstellt, welches automatisch in der Akte im DMS abgelegt und externen Stellen (Polizei / Staatsanwaltschaft) zur Verfügung gestellt werden soll.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, was jederzeit geschehen kann, muss dies zu einer Benachrichtigung aller Beteiligten führen (z.B. über einen Workflow oder auch Abonnement-Funktionen etc.) . Die Abmeldung oder ein Versicherungswechsel sind die Konsequenz dieses Vorgangs und die Ergebnisse müssen vollständig in der Akte dokumentiert werden.

Nach Abschluss des Vorgangs erfolgt die Gebührenberechnung aus dem

Fachverfahren IKOL-KFZ. Es wird eine Word-Vorlage angestoßen, an den Kunden gesendet und in der Akte im DMS abgelegt.

Für den Gebührenbescheid ist die Struktur der Akte maßgebend. Daher muss die Definition der Dokumentarten eindeutig sein.

Ebenfalls ist eine Vorlagenverwaltung mit direkten Aktenbezug im DMS vorteilhaft.

II.2.1.3.3 Struktur der Fahrzeugakte

• Aktenkennzeichen

• Kfz-Kennzeichen

• Name, Vorname (Halter des Fahrzeugs)

• Datum der Neuzulassung Sortierung der Akten:

• sachorientiert

Ebene /

Register 1 Ebene / Register 2 Dokumentarten Herkunft der Dokumente Kfz-Zulassung

Betriebserlaubnis, Ersatzkennzeichen, Wechselkennzeichen, Wiederzulassung,

Werden vom Kunden eingereicht

(19)

Ebene /

Register 1 Ebene / Register 2 Dokumentarten Herkunft der Dokumente Wunschkennzeichen,

Saisonkennzeichen

Adressanzeigen -

Rote Händler-

kennzeichen -

Tabelle 5: Mögliche Struktur Fahrzeugakte

Ziel ist es, mit den hier aufgelisteten Fachverfahren die eigentliche fachliche Arbeit zu verrichten. Das Fachverfahren ist also das „führende System“. Das DMS ist diesem System „untergeordnet“ und stellt u. a. die entsprechenden Unterlagen (Akten, Vorgänge bzw. Dokumente) zu einem Vorgang zur Verfügung. Nach Möglichkeit einzelne DMS-Funktionen, wie z. B. Anlegen der eAkte, Aufruf der eAkte, Ablage von Eingangs- / Ausgangsdokumenten etc., aus den Fachverfahren heraus automatisiert oder manuell aufgerufen werden können.

Für den Prozess des oben beschriebenen Umsetzungsprojektes (Versicherungs- anzeige/Fahrzeugakte) soll bereits in der ersten Phase das zugehörige Fachverfahren IKOL-KFZ angebunden werden.

In späteren Projekten sollen dann auch die folgenden Systeme angebunden werden (nachfolgend nur die wesentlichen Fachanwendungen; eine Tabelle mit Fachverfahren ist in der Leistungsbeschreibung weiter unten enthalten):

• IKOL-FS (Telecomputer Gesellschaft für Datenverarbeitung mbH)

• Alva (Ascherslebener Computer GmbH)

• Autista (Verlag für Standesamtswesen) – wird extern gehostet, also nicht im Rechenzentrum des Auftraggebers

II.2.1.4 Das Amt für Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung

Im Amt für Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung werden alle Aufgaben in Bezug auf die Planung und Bebauung der Stadt Mülheim an der Ruhr bearbeitet. Hier werden umfassendes Kartenmaterial, Informationen zu Denkmalschutz und

Bebauungspläne verwaltet.

Im Amt für Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung sind aktuell ca. 40 Beschäftigte tätig. Es gibt keine lokalen Scanarbeitsplätze.

II.2.1.4.1 Umsetzungsanforderungen

Der Bauantrag soll als erster Prozess im DMS abgebildet werden II.2.1.4.2 Beschreibung des Prozesses

Eingang des Antrags, aktuell per Post, soll perspektivisch digital über das Bauportal (01.01.2023) erfolgen. Der Antrag wird in der Papierakte abgelegt und im

Fachverfahren (PROSOZ Bau, PROSOZ Herten) erfasst.

Folgende Metadaten werden im Fachverfahren erfasst:

• Aktenzeichen

• Straße und Hausnummer (Gemarkungsdaten)

(20)

• Bauvorhaben

• Bauherr

• Antragsteller

• Beteiligte Dritte (Sachverständige, Architekten)

• Vorhaben-Bezeichnung

Nach Erfassung der Daten soll automatisch die passende Akte im DMS erstellt und der Bauantrag abgelegt werden. Es soll jederzeit die Möglichkeit bestehen, weitere

Dokumente der Akte hinzuzufügen (Korrespondenz per Mail, Papier etc.).

Es soll ein Workflow starten und eine Aufgabe zur Prüfung der bodenrechtlichen Wertung an den DMS-Postkorb des Fachbereichs 62 gesendet werden. Im Rahmen dieser Aufgabe soll der Zugriff auf den Vorgang für den o.g. Fachbereich ermöglicht werden.

Es wird ein Aufforderungsbescheid aus dem Fachverfahren generiert und soll automatisch in der DMS-Akte abgelegt werden.

Die Akte wird einer Gruppe von ausgewählten Mitarbeitern zugeteilt und von den Mitarbeitern auf Vollständigkeit geprüft. Bei Vollständigkeit wird eine Eingangs-

bestätigung im Fachverfahren erzeugt, an den Antragsteller gesendet und auch direkt in der Akte abgelegt.

Im nächsten Schritt soll ein Mitzeichnungsworkflow gestartet werden. Der Mitarbeiter soll prüfen, ob die planungsrechtliche Wertung korrekt ist. Dieses Dokument soll in der Akte abgelegt werden. Nach diesem Schritt wird die Akte einem Mitarbeiter zur

Verfügung gestellt und die Träger öffentlicher Belange (TÖB) involviert.

Es wird eine Stellungnahme (Ja / Ja mit Auflagen / Nein) angefordert. Hierzu benötigen die TÖB Zugriff auf die Akte, bzw. den Vorgang im DMS. Auch weitere Instanzen sollen ad hoc hinzugefügt werden können.

Danach wird die Baugenehmigung über eine Word-Vorlage aus dem Fachverfahren heraus erstellt, an den Antragsteller gesendet. Dieses Dokument soll in der DMS-Akte möglichst automatisiert abgelegt werden. In diesem Schritt müssen weitere

Dokumente hinzugefügt werden:

• Baubeginn-Anzeige

• Standsicherheitsnachweis

• Schallschutznachweis

• Brandschutznachweis

Das Kassenzeichen wird durch die Rechnungsstelle beim Fachbereich Finanzen angefragt und die Kontierungsfahne wird in der Akte abgelegt.

Nach der Genehmigung sollen die IT.NRW-Fragebögen ausgefüllt, in die entsprechende Akte abgelegt und an IT.NRW übermittelt werden.

Die Einmessungspflicht zur Überführung der Daten in das Katasteramt (FB62) wird nach der Rohbau- und Schlussabnahme im Fachverfahren zdA geschrieben. Der Status soll an die Akte im DMS übertragen werden.

(21)

II.2.1.4.3 Das Bauantragsverfahren - Übersicht

Im nachfolgenden Schaubild soll der Prozess des Bauantragsverfahren gesamtheitlich dargestellt werden.

(22)

Abbildung 2: Übersicht Bauantragsverfahren

(23)

II.2.1.4.4 Struktur der Bauakte

• Aktenzeichen

• Antragsteller (Vor- und Nachname)

• Geodaten (Ort)

• Vorhabenbezeichnung Sortierung der Akten:

• chronologisch

Ebene / Register 1 Ebene / Register 2 Dokumentarten Herkunft der Dokumente

Antragsunterlagen -

Wertungsunterlagen -

Allgemeines (Wertung, Bauvorlagen)

- Berechnungen,

Nachweise -

Sonstiges -

Beteiligungen -

Bescheide -

Tabelle 6: Mögliche Struktur der Bauakte

Ziel ist es, mit den hier aufgelisteten Fachverfahren die eigentliche fachliche Arbeit zu verrichten. Das Fachverfahren ist also das „führende System“. Das DMS ist diesem System „untergeordnet“ und stellt u. a. die entsprechenden Unterlagen (Akten, Vorgänge bzw. Dokumente) zu einem Vorgang zur Verfügung. Nach Möglichkeit sollen die Beschäftigten einzelne DMS-Funktionen, wie z. B. Anlegen der eAkte, Aufruf der eAkte, Ablage von Eingangs- / Ausgangsdokumenten etc., aus den Fachverfahren heraus automatisiert oder manuell aufrufen können.

Für den Prozess des oben beschriebenen Umsetzungsprojektes (Bauantrag) soll bereits in der ersten Phase das zugehörige Fachverfahren PROSOZ Bau angebunden werden. Wie weit das Mediacenter von PROSOZ Bau eingebunden werden soll, steht zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht fest. Daher soll der Bieter im Angebot nur von der Prozessrealisierung im DMS ausgehen.

(24)

III. Zusammenfassung Funktionalitäten für das Pilot-/die Umsetzungsprojekte Die in diesem Abschnitt beschriebenen Anforderungen gelten für alle oben

dargestellten Pilot- und Umsetzungsprojekte und sollen gleichzeitig mit diesen Projekten implementiert werden.

Die funktionalen Detailanforderungen folgen im Kapitel V.

Der Bieter hat in seinem Lösungskonzept kurz darzustellen, ob er die nachfolgenden, zusammenfassenden Anforderungen mit seiner angebotenen Lösung abdeckt.

III.1 Allgemeines Schriftgut

Für das allgemeine Schriftgut sollen Teilaktenpläne für die beschriebenen Fach- bereiche im DMS zu Verfügung stehen, die sich an Aktenplanvorlagen, wie z. B. der KGST orientieren.

Hinweis: Die endgültige Struktur wird erst in der Umsetzungsphase erarbeitet und im Feinkonzept dokumentiert. Der Auftragnehmer soll dabei Projektunterstützungs- leistungen erbringen.

Die Ablage und Recherche für das allgemeine Schriftgut erfolgt im jeweiligen Fachbereich aktenplanübergreifend anhand der zukünftigen DMS-Lösung.

III.2 Funktionale Projektanforderungen

Besondere funktionale Anforderungen im Hinblick auf Zugriffsschutz und Aufbewahrung sind bei der Umsetzung zu beachten.

III.2.1 Konfigurierbares Zugriffsystem

1. Berechtigung auf Akte/Vorgang/Dokument/ggf. Register 2. Möglicherweise Berechtigungen auf Attribut-/Feldebene

3. Konfigurierbarer, temporärer Zugriff auf eine eAkte für Personen (z. B. dem Personalrat, dem Betriebsrat oder der Mitarbeitervertretung etc.)

4. Abschirmung von besonders schützenswerten Informationen (sensible Dokumente), wie z. B. dem persönlich / vertraulich adressierten Brief 5. Protokollfunktion, die den Zugriff auf die Akte dokumentiert

6. Bei Akteneinsicht durch den Mitarbeiter kann er sich mittels seines AD- Benutzernamens und Passworts anmelden und bekommt nur die Akten zur Ansicht, auf die er berechtigt ist. Gleiches gilt für Vorgänge und Dokumente.

7. Die für das Fachverfahren geltenden Berechtigungen müssen auch in der DMS-Lösung entsprechend synchronisiert werden. Da das Fachverfahren das

„führende“ System ist, müssen DMS-Berechtigungen auf Akten und Vorgängen bzw. Dokumenten, mit denen der Fachverfahren übereinstimmen.

Der Bieter soll verständlich darstellen, ob die o.g. Anforderungen gegeben sind und welche Mechanismen es gibt, dass ein Systemadministrator nicht auf abgelegte Inhalte über z.B. eine Admin-Konsole o.ä. zugreifen kann, auf die er nicht berechtigt ist (z.B. auf Dokumente).

(25)

III.2.2 Aufbewahrung

1. Rechtskonformes automatisches Löschen nach Ende der Aufbewahrungsfrist;

dies betrifft alle Informationen, die nicht mehr für die Durchführung benötigt werden.

III.2.3 Historie

1. Historienfunktion aller Veränderungen mit u. a. Bearbeiternamen, Datum, Uhrzeit und Art der Änderung, damit die Nachvollziehbarkeit erhalten bleibt.

2. Die Historie enthält und protokolliert alle Veränderungen lückenlos. Verlassen Mitarbeiter den Fachbereich oder das Unternehmen, müssen ihre Änderungen weiterhin in der Historie erkennbar sein, auch wenn z. B. der Benutzer im Personalinformationssystem gelöscht wurde.

3. Das System sollte für bestimmte Dokumenttypen automatisch Einträge aus der Historie löschen können, wenn die dazugehörigen Objekte aus dem DMS gelöscht werden (z. B. Abmahnung, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung etc.).

4. Die Historie darf nicht durch die technischen Administratoren des Systems manipulierbar sein.

III.2.4 Rechtliche Vorgaben

Das Pflegen von Aufbewahrungsfristen, die rechtssichere Archivierung und die Vorgaben zum Datenschutz (z. B. Sperren, Löschen von Dokumenten, Vorgängen und Akten) müssen in der DMS-Lösung abgebildet werden können.

III.2.5 Datenschutz

Das Thema Datenschutz nimmt seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) im Mai 2016 (Ende der Übergangsfrist Mai 2018) auch in öffentlichen DMS- Projekten eine besondere Stellung ein. Auch weitere spezifische Regularien wie z. B.

SGB X, SGB I sowie Kindergeld- und Personalrecht etc. müssen beachtet werden.

III.2.6 Ablagestrukturen

Ablagestrukturen (Aktenplan, Struktur der Akte bzw. des Vorgangs) müssen noch, wie bereits erwähnt, in der Umsetzungsphase erarbeitet werden. Der Bieter hat das im Rahmen seiner angebotenen Dienstleistungen zu berücksichtigen.

III.2.7 Weitere funktionale Anforderungen an die DMS-Lösung

Hervorzuheben sind nachfolgende DMS-Funktionalitäten bzw. Anforderungen an die DMS-Lösung:

• Abbilden von Fach- und Fallakten sowie des allgemeinen Schriftgutes über eine Aktenplanstruktur (muss noch erarbeitet werden, das ist vom Bieter zu berück- sichtigen, der bei diesen Arbeiten Unterstützungsleistungen bereitstellen muss).

• Vererbung der Berechtigungsstrukturen von Akten auf untergeordnete Vorgänge und Dokumente.

• Die Mitarbeiter sollen möglichst neben der DMS-Client-Anwendung einzelne DMS-Funktionen, wie Aufruf der Akte, Ablage von Ausgangsdokumenten etc., (siehe oben) aus der Fachanwendung heraus aufrufen können, sofern eine Integration geplant ist.

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• Arbeiten mit der DMS-Akte auch für Mitarbeiter, die kein Fachverfahren besitzen, sowie von „externen“ Benutzern, die nicht an das DMS angeschlossen sind.

• Scannen von Papierdokumenten über Multifunktionsgeräte und lokal angeschlossene Scanner in eine DMS-eAkte.

• Dokumente in Akten und Vorgängen sollen Volltext-recherchierbar sein.

• Ablegen von einzelnen und auch Serienausgangsschreiben aus den Fachverfahren in die entsprechende DMS-eAkte.

• Workflows für Standardprozesse möglichst leicht und vom Anwender selbst abzubilden (Ad-hoc-Prozesse):

o Genehmigungen jeglicher Art o Kenntnisnahmen, Freigaben etc.

o Beteiligungen an Freigaben und Kenntnisnahmen

o sequenzielle und parallele Workflows sowie eine Kombination aus beidem

Definierte Prozesse sollen in der DMS-Lösung abgespeichert und anderen Personen zur Verfügung gestellt werden können. Ggf. könnten auch regelbasierte Workflows zum Einsatz kommen.

• Das Pflegen von Aufbewahrungsfristen, die rechtssichere Archivierung und die Vorgaben zum Datenschutz (Löschen von Unterlagen) müssen in der DMS- Lösung abgebildet werden können und sollten schon beim Import des Aktenplans mit in die DMS-Lösung importiert werden können.

• Fein granulierbarer Zugriffsschutz auf die DMS-eAkte, Vorgänge und Unterlagen der eAkte

• Einführung einer ergonomischen Bedienoberfläche mit hohem Wieder- erkennungswert und somit hoher Akzeptanz bei den Anwendern

• Ein Blaupause-Modell für eine möglichst einheitliche Akte mit Vorgängen und Dokumenten, welches wiederverwendbar ist. Hiermit soll eine schnelle Implementierung von fachbezogenen Fallakten ermöglicht werden.

• Eine einheitliche Akten- / Vorgangsstruktur für den allgemeinen Schriftverkehr im Aktenplan

In diesem Zusammenhang soll der Bieter darstellen, ob es Möglichkeiten gibt, ob interne Mitarbeiter des Auftraggebers, die keinen Zugriffs-Client für die Lösung besitzen, elektronische Akten einsehen können (z.B. über Links, Mails etc.).

III.2.8 Anlage der elektronischen Akte

Nach der Erfassung eines neuen Antrags bzw. eines neuen Fachfalls in den

Fachverfahren soll im DMS direkt und automatisiert eine entsprechende elektronische Akte erzeugt werden. Dabei sollen, ebenfalls automatisiert, ausgewählte Metadaten (auch Attribute genannt) aus den Fachverfahren in den Aktendeckel / -kopf bzw. in den Vorgangsdeckel der entsprechenden DMS-Akte übernommen werden.

Änderungen an den Metadaten im Fachverfahren haben einen Abgleich der Metadaten zur Akte / Vorgang / Dokument im DMS zur Folge, so dass alle Metadaten der DMS-

(27)

Akte mit den Metadaten im Fachverfahren übereinstimmen. Das Fachverfahren ist hierbei das „führende“ System. Metadatenänderungen aus dem DMS in das Fachverfahren sind nicht geplant.

Ergänzend zu den Metadaten aus dem Fachverfahren können weitere Metadaten im DMS definiert werden. Eine endgültige Definition aller Metadaten für die Akte muss in der Feinkonzeption erarbeitet werden. Der Bieter hat das im Rahmen seiner

angebotenen Dienstleistungen zu berücksichtigen und zu beschreiben, wie ein Hinzufügen bzw. Löschen von Attributen auf Akten / Vorgänge / Dokumente erfolgt.

III.2.8.1 Recherche der elektronischen Akte

Aus den Fachverfahren heraus soll die elektronische DMS-Akte direkt aufgerufen werden können:

• die komplette Fallakte (z. B. über ein Aktenzeichen)

• z. B. Bauakten oder Kfz-Akten (Kombination aus Fallaktenzeichen + objektbezogenen Daten)

• idealerweise mit weiterem Kontext, um einen konkreten Vorgang in der DMS- Akte referenzieren / anspringen zu können.

III.2.9 Dokumentenablage

Aus den Fachverfahren erzeugte Dokumente (z. B. Ausgangsschreiben, Bescheide etc.) sollen direkt in der entsprechenden DMS-Akte zum jeweiligen Vorgang abgelegt

werden.

Hierbei sind Serienbriefe aus den Fachverfahren zu beachten.

Eine DMS-Integration in Microsoft Office und Outlook ist für selbsterstellte Dokumente und E-Mails notwendig.

Ebenso sollen eingehende Dokumente (z. B. gescannte Dokumente aus einer Scanstelle, selbstgescannte Dokumente eines Bearbeiters und auch elektronisch eingegangene Dokumente) in die entsprechenden Akten abgelegt werden können.

(28)

IV. Detaillierte funktionale Anforderungen an die DMS-Lösung

Der folgende Abschnitt beschreibt die detaillierten funktionalen Anforderungen an die angebotene DMS-Lösung. Diese sind im Lösungskonzept des Bieters in der unten aufgelisteten Kapitelreihenfolge detailliert zu beschreiben.

IV.1 Elektronische Archivierung und archivische Anforderungen

Ein grundsätzliches Einsatzgebiet für ein DMS in den untersuchten Bereichen und Anwendungen liegt in der langfristigen, revisionssicheren Archivierung von Dokumenten und Akten. Das unterschiedliche Verständnis zur zum Begriff

„Archivierung“ soll im Nachfolgenden aufgelöst werden.

Archivierung im IT - Verständnis und im DMS:

• befristete Speicherung, Ablage elektronischer Dokumente, Vorgänge und Akten im DMS (= Archivsystem), vergleichbar mit der analogen (Büro)-Registratur bis die Daten von der Verwaltung nicht mehr benötigt werden,

• Speicherung z. T. über einen langen Zeitraum bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist (bis zu 30 Jahre oder größer) d.h.

• bis zur Aussonderung aus dem DMS/Fachverfahren Archivierung aus dem Verständnis des Stadtarchivs:

o unbefristete dauerhafte Aufbewahrung historisch bedeutsamer elektronischer Daten zur Bildung der stadtgeschichtlichen Überlieferung, deshalb Langzeitarchivierung o elektr. Langzeitarchivierung beginnt nach der Aussonderung der Daten aus dem

DMS/Fachverfahren und mit der Übernahme ins Langzeitarchiv, dem DiPs.kommunal¹ und entspricht dem Archiv-Gesetz NRW

IV.1.1 Übersicht archivische Anforderungen an ein DMS

Die archivischen Anforderungen an ein DMS leiten sich aus dem Prinzip der ordnungsgemäßen Aktenführung ab, als einen unverzichtbaren Grundpfeiler des Verwaltungshandelns im Rahmen des Rechtsstaatsprinzips.

Danach muss nachfolgendes gewährleistet sein:

▪ Authentizität: Die digitalen Verwaltungsunterlagen geben wieder, was wann von wem mitgeteilt oder entschieden wurde (organisatorische Festlegungen). Identität des Urhebers und weiterer Beteiligter an der Entstehung u. Entscheidungsfindung müssen zweifelsfrei erkennbar sein.

▪ Zuverlässigkeit/Vollständigkeit/Nachvollziehbarkeit: Die digitalen

Verwaltungsunterlagen sind eine glaubwürdige Dokumentation der Geschäftsabläufe und können bei späteren Rechtsgeschäften oder Entscheidungen als verlässliche

1 DiPS.kommunal – Langzeitarchiv (Digital Preservation Solution) ist ein nach ISO 14721 zertifiziertes, hochsicheres und vollständiges Langzeitarchivsystem für Kommunalarchive. DiPS.kommunal arbeitet nach dem OAIS-Prinzip. Es wird unter dem Dach des D[igitalen] A[rchivs] NRW, der vom Land und dem KDN getragenen Arbeitsgemeinschaft für digitale Langzeitarchivierung in NRW, geführt und stetig weiterentwickelt. Betrieben wird DiPS.kommunal als Verbundlösung von zwei Betriebsstätten: dem LWL mit der Zuständigkeit für Westfalen und der Stadt Köln mit der Zuständigkeit für das Rheinland. Weitere Infos:

https://www.lwl-archivamt.de/de/Fachinformationen/archiv_it/dipskommunal/

Bei der vertraglichen und technischen Anbindung an DiPS.kommunal sind verschiedene Akteure aus Verwaltung, Archiv und IT miteinzubinden und technische und verwaltungsinterne Abläufe zu koordinieren.

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Grundlage dienen. (Aufbewahrung von Einzeldokumenten nach Vorgängen im Aktenzusammenhang). Bearbeitungsschritte sind auch von Dritten durch Meta- und Protokoll-informationen erkennbar und schlüssig. Auch im DMS müssen diese Informationen grundsätzlich für lange Zeiträume, bei Aufbewahrungsfristen ggf. > 30 Jahren erhalten bleiben. Aufbewahrungsfristen beginnen erst nach der Schließung einer Akte (zdA-Verfügung). Damit sind bereits an das DMS hohe Anforderungen hinsichtlich der Anforderungen an eine lange Speicherfähigkeit der eAkten sicherzustellen.

▪ Integrität: Die digitalen Verwaltungsunterlagen müssen durch Zugriffsrechte vor unbefugten Änderungen und Löschungen geschützt sein. Jede Bearbeitung muss dauerhaft nachvollziehbar bleiben. (Gewährleistung der Unversehrtheit von Primär-, Metadaten und Protokollinformationen im DMS und DiPs.kommunal).

▪ Vertraulichkeit: Schutz vor unbefugter Preisgabe von Informationen (Datenschutz) Vertrauliche Daten und Informationen dürfen ausschließlich Befugten in der zulässigen Weise zugänglich sein.

▪ Löschbarkeit: Die durch das Stadtarchiv als nichtarchivwürdig bewerteten eAkten oder Daten müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (manuell oder automatisiert) gelöscht werden können. Die Mitarbeiter, auch die Führungskräfte dürfen keine Löschbefugnisse erhalten. Das bleibt ausschließlich dem Stadtarchiv

vorbehalten. (Analoge Akten dürfen auch erst nach Bewertung durch das Stadtarchiv vernichtet werden.)

▪ Wiederauffindbarkeit: Die digitalen Verwaltungsunterlagen sind wiederauffindbar.

Der Zusammenhang mit den behördlichen Aktivitäten und Aufgaben muss erkennbar bleiben.

▪ Lesbarkeit: Die in den Daten enthaltenen Informationen müssen erkannt werden können. Ein elektronisches Dokument ist nur dann lesbar, wenn die notwendige Hard- und Software, die Daten verarbeiten, ihre Informationen interpretieren und dem menschlichen Betrachter in lesbarer Weise präsentieren kann. Die verwendeten Dateiformate und Speichertechnologien müssen regelmäßig auf ihre Lesbarkeit überprüft werden. Auch signifikante Eigenschaften müssen dabei erhalten bleiben (z.B. farbliche Darstellungen)

▪ Revisionssicherheit: Durch Datensicherung müssen Dokumente und ihre Metadaten nach technischen Ausfällen jederzeit wieder herstellbar sein (Gewährleistung der Hochverfügbarkeit, Ausfallsicherheit, Lastverhalten und –verteilung)

Verkehrsfähigkeit/Migration: Datenexport, z.B. aus dem DMS in das DiPS.kommunal und Migration der Daten in langzeitarchivfähige Formate sowie Datenimport, z.B. aus Fachverfahren müssen gewährleistet sein.

IV.1.2 Konkrete archivische Anforderungen an ein DMS

Elektronische Systeme werden in der Regel nach ihrem Unterstützungsansatz unterschieden in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Vorgangs- bearbeitungs-Systeme (VBS, Workflow-Management-Systeme).

VBS unterstützen Vorgänge im Sinne von geregelten Abfolgen von Arbeitsschritten. Der Unterstützungsansatz zielt auf die Automatisierung der einzelnen Teilfunktionen und die Steuerung des Informations- und Arbeitsflusses („Workflow“) ab.

(30)

DMS unterstützen die Dokumente, ihre Bearbeitung, ihre Verwaltung und vor allem den gezielten Zugriff und das Finden von Unterlagen.

Das DMS muss beide Komponenten, IT-gestützte Vorgangsbearbeitung (VBS) und Dokumentenmanagement (DMS) in ganzheitlicher Perspektive realisieren können.

Der Lebenszyklus einer elektronischen Akte muss entsprechend der definierten Phasen im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit unterstützt werden.

Elektronische Dokumente, Vorgänge und Akten müssen abgebildet werden können und den gesamten Lebenszyklus (Life Cycle), d. h. über die gesamte Laufzeit vom Beginn der Bearbeitung bis zur Aussonderung ganzheitlich betrachtet werden können.

Es dürfen keine Brüche entstehen, seien es Medienbrüche, Formatwechsel, Brüche bei den Metadaten oder nicht geregelte Übergänge der Aufbewahrung.

Der Lebenszyklus einer elektronischen Akte:

• Phase I: Anlegen und Bearbeiten von Dokumenten / Vorgängen / Akten

• Phase II: zdA-Verfügung, Beginn der Transferfrist

• Phase III: Ende der Transferfrist, Speicherung im Rahmen der Aufbewahrungsfristen im Zwischenarchiv (ggf. > 30 Jahre)

• Phase IV: Aussonderung - Abgabe an das zuständige Archiv oder Kassation (Vernichtung)

Abbildung 3: Lebenszyklus eAkte

IV.1.2.1 Anforderungen an die Lebenszyklus-Phase I der elektronischen Akte Anlegen und Bearbeiten von Dokumenten/Vorgängen/Akten:

▪ Schnittstelle zwischen Fachverfahren und DMS: parallele oder separate Übernahme von (Ergänzungs)-Daten aus Fachverfahren in die DMS-Lösung oder auch

umgekehrt

▪ Dokumentation von Geschäftsgängen (Sicht- und Entscheidungsvermerke, Freigaben etc.) und von Bearbeitungsschritten (Versionierung)

▪ Formatkonvertierung für digitalisierte, vormals analoge Akten und Einbindung in die zugehörige eAkte

(31)

▪ Möglichkeit der (nachträglichen) Paginierung (Seitennummerierung)

▪ Ablage der elektronischen Akten nach einem strukturierten, stufenförmigen Aktenplan, der angepasst werden kann. Hinterlegung der Aufbewahrungsfristen, ggf. auch Bewertungsentscheidungen (archivwürdig oder Kassation) des Archivs auf der unteren Aktenplan-Ebene für spätere Aussonderungs- und Löschroutinen.

▪ Möglichkeit der Implementierung einer prozentualen Auswahlarchivierung bei massenhaft gleichförmigen eAkten, wie z.B. Sozialhilfe, Verwaltungsrechtssachen) für spätere Aussonderungs- und Löschroutinen

▪ erweiterte Registratur-Komponente zu Standortinformationen analoger Unterlagen

▪ Möglichkeit der Mitarbeiter in einem separaten Feld Bewertungsinformationen/- empfehlungen für das Archiv zu hinterlegen

• zeitliche oder sachliche Aktenschnitte, um endlos eAkten zu vermeiden durch zdA- Setzung, womit die Transferfrist beginnt.

IV.1.2.2 Anforderungen an die Lebenszyklus-Phase II der elektronischen Akte Darunter ist die zdA-Verfügung und Beginn der Transferfrist zu verstehen.

▪ Ein Vorgang kann erst zdA-verfügt werden, wenn ein Sachverhalt abschließend bearbeitet ist.

▪ Die Transferfrist ist Teil der Aufbewahrungsfrist und bestimmt, wie lange ein

Vorgang oder eine Akte nach der zdA-Verfügung noch im DMS im Originalformat mit Schreibzugriff vorgehalten werden soll. Sie sollte möglichst nicht länger als zwei Jahre sein. Die Festlegung der Transferfrist soll verhindern, dass bei langen Aufbewahrungsfristen ggf. Dateiformate obsolet werden und somit Dateien nicht mehr interpretierbar sind.

▪ Wird während dieser Zeit ein Vorgang verändert oder ergänzt, beginnt die Transferfrist erneut. (Das gilt nicht für ausschließlich lesende Zugriffe.)

▪ Ordnungszusammenhänge müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben, genauso wie die Chronologie der Vorgänge und Dokumente, damit bei Recherchen, trotz unterschiedlicher Auslagerung, alle zu einem Sachverhalt verfügbaren Vorgänge und Dokumente gefunden werden.

▪ Bei Einsatz von digitale Signaturen ist darauf zu achten, dass digitale Signaturen nicht ihre Gültigkeit verlieren.

▪ Möglichkeit der Anpassung von Transferfristen durch die zuständigen Bearbeiter.

▪ Verwaltung von Aufbewahrungsfristen durch die zuständigen Bearbeiter

(Aufbewahrungsfristen müssen nachträglich änderbar sein – zum einen generell für Akten- bzw. Vorgänge, z. B. bei gesetzlichen Änderungen, als auch individuell (z. B.

langdauerndes Klageverfahren).

▪ Korrekturmöglichkeit von vorimplementieren Bewertungsentscheidungen durch das Stadtarchiv. Dafür benötigt das Archiv die Berechtigung zur Einsichtnahme in die ausgelagerten Vorgänge innerhalb der Aufbewahrungsfrist.

IV.1.2.3 Anforderungen an die Lebenszyklus-Phase III der elektronischen Akte Zwischenarchiv, Speicherung im Rahmen der Aufbewahrungsfristen:

▪ Einrichtung eines elektronischen Zwischenarchivs.