I.1 Vorbemerkungen
Aus Gründen der Übersichtlichkeit und der besseren Lesbarkeit werden in den nachfolgenden Unterlagen alle (Gruppen-)Bezeichnungen (z. B. Berufs- oder Funktionsbezeichnungen) in ihrer männlichen Form verwendet. Diese
grammatikalische Vereinfachung ist in jedem Fall geschlechtsneutral – im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) – zu verstehen.
I.2 Stadt Mülheim an der Ruhr
Die Stadt Mülheim an der Ruhr ist eine Großstadt im Herzen des Ruhrgebiets und der Metropolregion Rhein-Ruhr.
https://www.muelheim-ruhr.de
Abbildung 1: Lage Stadt Mülheim an der Ruhr (Quelle: Google Maps)
Die Stadt Mülheim an der Ruhr plant die Einführung der elektronischen
Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS- / Archivlösung, welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Der aktuelle Geschäftsverteilungsplan der Stadt Mülheim an der Ruhr ist unter folgenden Link abrufbar:
https://www.muelheim-ruhr.de/cms/shared/verwaltungsaufbau.php
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und –quellen bedient, d. h. im System abgelegt und auch darüber recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung nach Aktenplan inklusive dem allgemeinen Schriftverkehr und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung anhand elektronischer Prozesse (umgangssprachlich „Workflows“ genannt).
Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozess-optimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort:
Digitalisierung bei der Stadt Mülheim an der Ruhr).
Für alle Themen, die im Rahmen der Pilot- und Umsetzungsprojekte erarbeitet werden, wird eine Gruppe von Anwendern die Ergebnisse testen und bewerten. Folgende Bereiche werden an den Tests teilnehmen:
• Fachbereich Digitalisierung
• Fachbereich IT
• Key-Anwender aus den jeweiligen Pilotbereichen
Parallel zum Test sollen zunächst entsprechende Erfahrungen mit der DMS-Lösung in einem Pilot- und drei Umsetzungsprojekten gemacht werden:
1. Pilotprojekt:
o Amt für Finanzen - FB 24, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren
2. Umsetzungsprojekte
o Sozialamt – FB50, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren o Bürgeramt – FB 33, mit Integration in die bereits eingesetzten
Fachverfahren
o Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung – FB61, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren.
Die Reihenfolge der o. g. Pilot- und Umsetzungsprojekte spiegeln, bis auf das Projekt im Amt für Finanzen, nicht die konkrete Umsetzungsreihenfolge wieder. Diese wird in der Projektphase, nach der Ausschreibung präzisiert.
Erwartet wird, dass der Bieter in seinem Lösungskonzept eine
Umsetzungsreihenfolgeplanung vorschlägt. Eine parallele Umsetzung der o. g. Projekte sollte vorzugsweise auch möglich sein. Der den Angebotsunterlagen des Bieters beigefügte Projektplan soll auf „Best-Practice“ Erfahrungen des Bieters beruhen und die Projektvorgehensweise entsprechend im Lösungskonzept begründet werden.
Hintergrund der Pilot- und Umsetzungsprojekte ist das Gesamtprojekt zur Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr. Hierfür soll die Einführung des DMS bzw. der eAkte in dem ersten Pilotprojekt und einem
Umsetzungsprojekt bis Ende 2021 erfolgen, damit eine arbeitsfähige eAkten-Lösung bereitsteht.
I.3 Wesentliche Projektziele und Vorgehensweisen
Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:
• die Umsetzung der modularen Rahmenarchitektur des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit mit modernen Technologien
• dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten sowie vor Fehlablagen
• rechtssichere Archivierung (gemäß GoBD und anderen Rechtsvorschriften in den Umsetzungsbereichen und der gesamten Verwaltung) von Dokumenten aus bestehenden Fachverfahren und anderen Eingangs- / Ausgangskanälen
• Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen durch Unterstützung und Integration in die vorhandenen Fachverfahren
• unmittelbare Einbindung in einzelne Fachverfahren (Aufrufen der eAkte direkt aus den Fachverfahren, Ablegen von, aus den Fachverfahren erzeugten, Dokumenten in den DMS-eAkten)
• breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit von abgelegten Dokumenten und Daten in der gesamten Verwaltung
• Entlastung klassischer Dateiablagen auf Netzlaufwerken und der Outlook Mail-Umgebung
• Unterstützung der Bearbeitung von Fall- und Sachakten und der allgemeinen Schriftgutverwaltung
• Nutzung einer übersichtlichen Ablagestruktur mit einheitlichen Verfahren und Ablagen (Stichwort: Aktenplan)
• Einführung einer ergonomischen und möglichst barrierefreien Bedienober-fläche mit hoher Akzeptanz bei den Anwendern
• schrittweise Einführung – zunächst in den Pilot- und Umsetzungsprojekten und in späteren Projektschritten auch in weiteren Verwaltungsbereichen
• perspektivisch der Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit über die reine elektronische Akte hinaus – E-Zusammenarbeit, zentraler, digitaler
Posteingang, Bearbeitungs-, Frei- / Mitzeichnungsworkflows, Unterstützung der Voraktenphasen, offline und mobiles Arbeiten
• Stichwort Dateiübernahme / Migration: Übernahme von Unterlagen aus der Dateiablage und dem Easy-System (Dateiserver bzw. Netzlaufwerke) kann in späteren Projekten notwendig sein. Mögliche Erfahrungen kann der Bieter im Lösungskonzept beschreiben.
Der weitere Ausbau der DMS-Lösung ist vom Erfolg der o. g. Pilot- und Umsetzungs-projekte abhängig. Erst nach Erreichung der Ziele wird über die weitere Fortführung des DMS-Projekts und die Anbindung weiterer Abteilungen bzw. Fachbereiche entschieden.
Der Auftraggeber ist daher nicht verpflichtet, die Lizenzen aus den Lizenzerhöhungen in der abgefragten Höhe abzunehmen. Dies erfolgt je nach Projektfortschritt.
Hinweis: Die Stadt Mülheim an der Ruhr behält sich vor, vom Vertragsverhältnis mit dem DMS-Lösungsbieter zurückzutreten, sollte das erste, gemeinsam mit dem Bieter geplante Pilotprojekt nicht erfolgreich umgesetzt werden und dies nachweislich auf die DMS-Lösung selbst bzw. auf die Projektbetreuung des Bieters zurückzuführen sein. Die Kriterien hierfür werden in den Verhandlungsrunden gemeinsam mit den Bietern besprochen und festgelegt.
I.4 Vorbemerkungen zum Dokument
Das vorliegende Dokument dient der Beschreibung der im DMS-Projekt bei der Stadt Mülheim an der Ruhr umzusetzenden Aufgabenstellungen.
Mit der Darstellung der Soll-Umgebung erfolgt die Vorstellung der künftigen, geplanten Arbeitsumgebung aus organisatorischer und technischer Sicht, die in der Feinkonzep-tionsphase noch genauer zu spezifizieren ist. Dies ist in der Bepreisung der
Dienstleistungen zu berücksichtigen.
Ziel des Dokuments ist es, dem Bieter eine einheitliche Grundlage für die weitere Projektarbeit zu bieten. Der Bieter ist gehalten, auf Basis der in diesem Dokument und im zugehörigen „Anforderungskatalog“ gestellten Fragen, ein qualifiziertes Angebot abzugeben und bei Bedarf weitere Informationen zu recherchieren.
I.5 Vorschläge für alternative Lösungen
Im vorliegenden Dokument werden für eine Reihe von Anforderungen Lösungs-möglichkeiten formuliert. Der Bieter kann gerne Andere aufzeigen und diese aus technischer und/oder organisatorischer Sicht verständlich begründen. Vorteilhaftere Lösungen werden dann berücksichtigt und wirken sich auch positiv auf die Bewertung des Lösungskonzeptes des Bieters aus. Nebenangebote sind damit nicht gemeint und werden nicht zugelassen.
I.6 Informationspflicht
Der Bieter ist verpflichtet, die Stadt Mülheim an der Ruhr, nach Sichtung der Unter-lagen und der sonstigen ihm zur Kenntnis gelangten Informationen zum Projektinhalt, unmittelbar und umfassend zu informieren, wenn die im Projekt erwünschten Ziele nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand oder Risiko erreicht werden können. Er muss in diesem Fall konkreten Bezug auf das Kapitel in dieser Projekt-beschreibung nehmen und seine Vorbehalte erläutern. Wenn eine Anforderung nicht kommentiert wird, ist davon auszugehen, dass sie akzeptiert ist und im Rahmen des Angebotes abgedeckt wird. Derartige Informationen werden auf elektronischem Weg, ausschließlich über das Vergabesystem „Vergabe MH“ mit Angabe der im System hinterlegten Vergabenummer hinterlegt.
I.7 Geforderte Angebotsdokumente
Nachfolgende Angebotsdokumente werden im Rahmen der Ausschreibung bewertet und sind Grundlage für die Ergebnisfindung. Daher wird empfohlen, alle Unterlagen formell richtig und fachlich sehr sorgsam auszufüllen. Das Angebot muss beinhalten:
Ein schlüssiges Lösungskonzept für die beschriebenen Teilprojekte, die in der ersten Projektphase realisiert werden. Das Lösungskonzept muss ausführlich und mit grafischer Darstellung der angebotenen Systemarchitektur beschrieben werden. Die angebotenen Softwaremodule sind den einzelnen technischen Systemkomponenten zuzuordnen. Das Lösungskonzept muss als druckbare Volltext-PDF beigefügt werden.
Ebenfalls soll das Lösungskonzept die einzelnen funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung beinhalten und einen realistischen Umsetzungszeitplan darstellen.
Preisabfrage gemäß Excel-Datei „Preisabfrage“ (wird in der Ausschreibungsphase den Bietern zur Verfügung gestellt). Die vollständig ausgefüllte Preisabfrage muss als xlsx-Datei den Ausschreibungsunterlagen beigefügt werden und darf inhaltlich und vom Aufbau her nicht verändert werden! Eine PDF-Version wird zusätzlich erwartet.
Ausgefüllter Anforderungskatalog gemäß Excel-Datei „Anforderungskatalog“ (wird in der Ausschreibungsphase den Bietern zur Verfügung gestellt). Der vollständig
ausgefüllte Anforderungskatalog muss als xlsx-Datei den Ausschreibungsunterlagen beigefügt werden! Eine PDF-Version wird zusätzlich erwartet.
Projektplan: Die ersten DMS-Projekte werden in den oben benannten Testbereichen und in den Pilot- und Umsetzungsprojekten realisiert.
Der Bieter hat in seinem Angebot darzustellen, wann (nach Auftragsvergabe) mit der Umsetzung der Projekte begonnen werden kann und welche Laufzeiten die einzelnen Teilprojekte haben werden.
Ein verständlicher und aussagekräftiger Gesamtprojektplan für die Pilotprojekte ist den Ausschreibungsunterlagen beizufügen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass für alle Pilotprojekte eine betriebsbereite und arbeitsfähige eAkten-Lösung Ende 2022 bereitgestellt werden sollte.
EVB-IT Vertrag: Im Hinblick auf den EVB-IT Vertrag ist vom Bieter ein Vorschlag zu den Wiederherstellungszeiten im Lösungskonzept (Kapitel 5.1.1.2 und 14.4.1) zu
unterbreiten. Der EVB-IT Vertrag wird Gegenstand der Verhandlungsrunden.
I.8 Abgabetermin, Zeitplan und weitere Vorgehensweise
Folgender Zeitplan ist für das Auswahlverfahren geplant. Ein erweiterter Zeitplan ist im Verfahrensbrief nachzulesen.
Aufgabe Datum
Bekanntmachung Teilnahmewettbewerb 07.07.2020
Bewerbungsfrist für Teilnahmeantrag 07.08.2020 – 15.00 Uhr
Aufforderung zur Angebotsabgabe 20.08.2020
Abgabe des Angebots 21.09.2020 – 15.00 Uhr
Einladung des Bieters zur 1. Verhandlungsrunde 06.10.2020
1.Verhandlungsrunde 19.10. – 22.10.2020
2. Verhandlungsrunde 30.11. – 04.12.2020
Voraussichtliche Vergabeentscheidung Dezember 2020 – Januar 2021
Tabelle 1: Vorläufiger Zeitplan
Die weiteren Termine werden den Bietern nach der ersten Verhandlungsrunde mitgeteilt.