dargestellten Pilot- und Umsetzungsprojekte und sollen gleichzeitig mit diesen Projekten implementiert werden.
Die funktionalen Detailanforderungen folgen im Kapitel V.
Der Bieter hat in seinem Lösungskonzept kurz darzustellen, ob er die nachfolgenden, zusammenfassenden Anforderungen mit seiner angebotenen Lösung abdeckt.
III.1 Allgemeines Schriftgut
Für das allgemeine Schriftgut sollen Teilaktenpläne für die beschriebenen Fach-bereiche im DMS zu Verfügung stehen, die sich an Aktenplanvorlagen, wie z. B. der KGST orientieren.
Hinweis: Die endgültige Struktur wird erst in der Umsetzungsphase erarbeitet und im Feinkonzept dokumentiert. Der Auftragnehmer soll dabei Projektunterstützungs-leistungen erbringen.
Die Ablage und Recherche für das allgemeine Schriftgut erfolgt im jeweiligen Fachbereich aktenplanübergreifend anhand der zukünftigen DMS-Lösung.
III.2 Funktionale Projektanforderungen
Besondere funktionale Anforderungen im Hinblick auf Zugriffsschutz und Aufbewahrung sind bei der Umsetzung zu beachten.
III.2.1 Konfigurierbares Zugriffsystem
1. Berechtigung auf Akte/Vorgang/Dokument/ggf. Register 2. Möglicherweise Berechtigungen auf Attribut-/Feldebene
3. Konfigurierbarer, temporärer Zugriff auf eine eAkte für Personen (z. B. dem Personalrat, dem Betriebsrat oder der Mitarbeitervertretung etc.)
4. Abschirmung von besonders schützenswerten Informationen (sensible Dokumente), wie z. B. dem persönlich / vertraulich adressierten Brief 5. Protokollfunktion, die den Zugriff auf die Akte dokumentiert
6. Bei Akteneinsicht durch den Mitarbeiter kann er sich mittels seines AD-Benutzernamens und Passworts anmelden und bekommt nur die Akten zur Ansicht, auf die er berechtigt ist. Gleiches gilt für Vorgänge und Dokumente.
7. Die für das Fachverfahren geltenden Berechtigungen müssen auch in der DMS-Lösung entsprechend synchronisiert werden. Da das Fachverfahren das
„führende“ System ist, müssen DMS-Berechtigungen auf Akten und Vorgängen bzw. Dokumenten, mit denen der Fachverfahren übereinstimmen.
Der Bieter soll verständlich darstellen, ob die o.g. Anforderungen gegeben sind und welche Mechanismen es gibt, dass ein Systemadministrator nicht auf abgelegte Inhalte über z.B. eine Admin-Konsole o.ä. zugreifen kann, auf die er nicht berechtigt ist (z.B. auf Dokumente).
III.2.2 Aufbewahrung
1. Rechtskonformes automatisches Löschen nach Ende der Aufbewahrungsfrist;
dies betrifft alle Informationen, die nicht mehr für die Durchführung benötigt werden.
III.2.3 Historie
1. Historienfunktion aller Veränderungen mit u. a. Bearbeiternamen, Datum, Uhrzeit und Art der Änderung, damit die Nachvollziehbarkeit erhalten bleibt.
2. Die Historie enthält und protokolliert alle Veränderungen lückenlos. Verlassen Mitarbeiter den Fachbereich oder das Unternehmen, müssen ihre Änderungen weiterhin in der Historie erkennbar sein, auch wenn z. B. der Benutzer im Personalinformationssystem gelöscht wurde.
3. Das System sollte für bestimmte Dokumenttypen automatisch Einträge aus der Historie löschen können, wenn die dazugehörigen Objekte aus dem DMS gelöscht werden (z. B. Abmahnung, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung etc.).
4. Die Historie darf nicht durch die technischen Administratoren des Systems manipulierbar sein.
III.2.4 Rechtliche Vorgaben
Das Pflegen von Aufbewahrungsfristen, die rechtssichere Archivierung und die Vorgaben zum Datenschutz (z. B. Sperren, Löschen von Dokumenten, Vorgängen und Akten) müssen in der DMS-Lösung abgebildet werden können.
III.2.5 Datenschutz
Das Thema Datenschutz nimmt seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) im Mai 2016 (Ende der Übergangsfrist Mai 2018) auch in öffentlichen DMS-Projekten eine besondere Stellung ein. Auch weitere spezifische Regularien wie z. B.
SGB X, SGB I sowie Kindergeld- und Personalrecht etc. müssen beachtet werden.
III.2.6 Ablagestrukturen
Ablagestrukturen (Aktenplan, Struktur der Akte bzw. des Vorgangs) müssen noch, wie bereits erwähnt, in der Umsetzungsphase erarbeitet werden. Der Bieter hat das im Rahmen seiner angebotenen Dienstleistungen zu berücksichtigen.
III.2.7 Weitere funktionale Anforderungen an die DMS-Lösung
Hervorzuheben sind nachfolgende DMS-Funktionalitäten bzw. Anforderungen an die DMS-Lösung:
• Abbilden von Fach- und Fallakten sowie des allgemeinen Schriftgutes über eine Aktenplanstruktur (muss noch erarbeitet werden, das ist vom Bieter zu berück-sichtigen, der bei diesen Arbeiten Unterstützungsleistungen bereitstellen muss).
• Vererbung der Berechtigungsstrukturen von Akten auf untergeordnete Vorgänge und Dokumente.
• Die Mitarbeiter sollen möglichst neben der DMS-Client-Anwendung einzelne DMS-Funktionen, wie Aufruf der Akte, Ablage von Ausgangsdokumenten etc., (siehe oben) aus der Fachanwendung heraus aufrufen können, sofern eine Integration geplant ist.
• Arbeiten mit der DMS-Akte auch für Mitarbeiter, die kein Fachverfahren besitzen, sowie von „externen“ Benutzern, die nicht an das DMS angeschlossen sind.
• Scannen von Papierdokumenten über Multifunktionsgeräte und lokal angeschlossene Scanner in eine DMS-eAkte.
• Dokumente in Akten und Vorgängen sollen Volltext-recherchierbar sein.
• Ablegen von einzelnen und auch Serienausgangsschreiben aus den Fachverfahren in die entsprechende DMS-eAkte.
• Workflows für Standardprozesse möglichst leicht und vom Anwender selbst abzubilden (Ad-hoc-Prozesse):
o Genehmigungen jeglicher Art o Kenntnisnahmen, Freigaben etc.
o Beteiligungen an Freigaben und Kenntnisnahmen
o sequenzielle und parallele Workflows sowie eine Kombination aus beidem
Definierte Prozesse sollen in der DMS-Lösung abgespeichert und anderen Personen zur Verfügung gestellt werden können. Ggf. könnten auch regelbasierte Workflows zum Einsatz kommen.
• Das Pflegen von Aufbewahrungsfristen, die rechtssichere Archivierung und die Vorgaben zum Datenschutz (Löschen von Unterlagen) müssen in der DMS-Lösung abgebildet werden können und sollten schon beim Import des Aktenplans mit in die DMS-Lösung importiert werden können.
• Fein granulierbarer Zugriffsschutz auf die DMS-eAkte, Vorgänge und Unterlagen der eAkte
• Einführung einer ergonomischen Bedienoberfläche mit hohem Wieder-erkennungswert und somit hoher Akzeptanz bei den Anwendern
• Ein Blaupause-Modell für eine möglichst einheitliche Akte mit Vorgängen und Dokumenten, welches wiederverwendbar ist. Hiermit soll eine schnelle Implementierung von fachbezogenen Fallakten ermöglicht werden.
• Eine einheitliche Akten- / Vorgangsstruktur für den allgemeinen Schriftverkehr im Aktenplan
In diesem Zusammenhang soll der Bieter darstellen, ob es Möglichkeiten gibt, ob interne Mitarbeiter des Auftraggebers, die keinen Zugriffs-Client für die Lösung besitzen, elektronische Akten einsehen können (z.B. über Links, Mails etc.).
III.2.8 Anlage der elektronischen Akte
Nach der Erfassung eines neuen Antrags bzw. eines neuen Fachfalls in den
Fachverfahren soll im DMS direkt und automatisiert eine entsprechende elektronische Akte erzeugt werden. Dabei sollen, ebenfalls automatisiert, ausgewählte Metadaten (auch Attribute genannt) aus den Fachverfahren in den Aktendeckel / -kopf bzw. in den Vorgangsdeckel der entsprechenden DMS-Akte übernommen werden.
Änderungen an den Metadaten im Fachverfahren haben einen Abgleich der Metadaten zur Akte / Vorgang / Dokument im DMS zur Folge, so dass alle Metadaten der
DMS-Akte mit den Metadaten im Fachverfahren übereinstimmen. Das Fachverfahren ist hierbei das „führende“ System. Metadatenänderungen aus dem DMS in das Fachverfahren sind nicht geplant.
Ergänzend zu den Metadaten aus dem Fachverfahren können weitere Metadaten im DMS definiert werden. Eine endgültige Definition aller Metadaten für die Akte muss in der Feinkonzeption erarbeitet werden. Der Bieter hat das im Rahmen seiner
angebotenen Dienstleistungen zu berücksichtigen und zu beschreiben, wie ein Hinzufügen bzw. Löschen von Attributen auf Akten / Vorgänge / Dokumente erfolgt.
III.2.8.1 Recherche der elektronischen Akte
Aus den Fachverfahren heraus soll die elektronische DMS-Akte direkt aufgerufen werden können:
• die komplette Fallakte (z. B. über ein Aktenzeichen)
• z. B. Bauakten oder Kfz-Akten (Kombination aus Fallaktenzeichen + objektbezogenen Daten)
• idealerweise mit weiterem Kontext, um einen konkreten Vorgang in der DMS-Akte referenzieren / anspringen zu können.
III.2.9 Dokumentenablage
Aus den Fachverfahren erzeugte Dokumente (z. B. Ausgangsschreiben, Bescheide etc.) sollen direkt in der entsprechenden DMS-Akte zum jeweiligen Vorgang abgelegt
werden.
Hierbei sind Serienbriefe aus den Fachverfahren zu beachten.
Eine DMS-Integration in Microsoft Office und Outlook ist für selbsterstellte Dokumente und E-Mails notwendig.
Ebenso sollen eingehende Dokumente (z. B. gescannte Dokumente aus einer Scanstelle, selbstgescannte Dokumente eines Bearbeiters und auch elektronisch eingegangene Dokumente) in die entsprechenden Akten abgelegt werden können.