Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR

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Benutzer- und Konfigurationsleitfaden SAP Business One

Document Version: 1.4 – 2017-11-14

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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR

Deutschland

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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung ... 3

2 Voraussetzungen ... 4

3 Konfiguration im Integration Framework ... 5

3.1 Zu benachrichtigen Benutzer ändern ... 5

3.2 Szenario deaktivieren ... 5

4 Aktivitäten in SAP Business One ... 6

4.1 Datenumfang für die Übertragung ... 6

4.2 Daten exportieren und übertragen ... 6

4.3 Personalabrechnungsdaten übernehmen ... 7

4.4 Berechtigungen ... 7

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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Einführung

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1 Einführung

Das Szenario Personalabrechnung mit DATEV HR unterstützt SAP Kunden bei ihrem Abrechnungsprozess. Sie setzen SAP Business One ein und führen über ihr Steuerbüro oder selbst die Personalabrechnung über die DATEV-Anwendungen Lohn und Gehalt beziehungsweise LODAS durch.

Dazu enthält der Bereich Mitarbeiter Stammdaten in SAP Business One zahlreiche Datenfelder, um Stammdaten in den DATEV-Anwendungen mit den wichtigsten Informationen zu versorgen.

Dieses Dokument beschreibt das Vorgehen zur Übermittelung der Daten nach Datenerfassung in SAP Business One und das Einlesen der Abrechnungsdaten.

Zielgruppe:

• Systemadministratoren und Channel Partner Implementation Consultants

• Aktivitäten in SAP Business One beschreibt die Prozesse für Endbenutzer

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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Voraussetzungen

2 Voraussetzungen

• Folgende Software-Komponenten müssen vorhanden sein:

o SAP Business One 8.81 PL01 oder höher

o SAP Business One Firmendatenbank mit Lokalisierung für Deutschland (DE)

o Integration Framework for SAP Business One (integration framework) einschließlich der Aktivierung des sap.DATEV-HR Szenarios, welches im Rahmen der Installation (Auswahl der Option Activate DATEV-HR scenario package (Germany))mit installiert wird.

• Zum korrekten Einlesen von Abrechnungen stellen Sie sicher, dass in Spalte 1, Zeile 5 der von DATEV oder der vom Steuerbüro erzeugten Datendatei der Name der SAP Business One Datenbank (nicht die

Firmenbezeichnung) steht (Überschrift in Zelle 4, Spalte 1: „Unternehmen*“).

Ist dies nicht der Fall, ändern Sie den Eintrag und speichern Sie die geänderte Datei wieder im Excel XML- Format.

• Die Verarbeitungsgeschwindigkeit größerer Datenmengen, hier Anzahl von Mitarbeiterdatensätzen, ist abhängig von der verwendeten Hardware und Systemeinstellungen.

Wir empfehlen, die Verwendung von 64 Bit Hardware zu erwägen und dem SAP Business One Integration Framework Server Service ausreichend Speicher zuzuteilen.

Weiterführende Informationen finden Sie im SAP Business One Administrator’s Guide.

• Das Paket DATEV-HR informiert den Benutzer im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarm in den folgenden Fällen:

o Die Verarbeitung beginnt.

o Die Verarbeitung wurde beendet (inklusive Name der Export-Datei und Liste der Mitarbeiter).

o Eine Liste von zu erfassender Buchungen (eine oder mehrere) wurde eingelesen.

Um Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen wir, die Zeitspanne für Meldungen aktualisieren (Minuten) in Administration  Systeminitialisierung  Allgemeine Einstellungen niedrig einzustellen.

Der Wert „0“ wäre ideal, führt aber dazu, dass SAP Business One für jeden Benutzer sehr häufig das Vorhandensein neuer Nachrichten oder Alarme prüft.

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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Konfiguration im Integration Framework

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3 Konfiguration im Integration Framework

Die Installation konfiguriert und aktiviert das Szenario. Überprüfen Sie Standardeinstellungen und ändern Sie sie bei Bedarf.

3.1 Zu benachrichtigen Benutzer ändern

Der Standardbenutzer (manager) wird beim Einlesen vorerfasster Buchungsbelege benachrichtigt. Führen Sie folgende Schritte aus, um den Standardbenutzer zu ändern.

Vorgehensweise

1. Starten Sie das Integration Framework im Windows Startmenü über StartAlle Programme  Integration Solution for SAP Business One  Integration Framework.

2. Melden Sie sich mit dem B1iadmin Benutzer und dem Kennwort, das bei Installation vergeben wurde, an.

3. Wählen Sie Scenarios  Control.

4. Der Integration Framework Scenario Report wird angezeigt.

5. Wählen Sie Setup und die Setup Wizard Option.

6. Wählen Sie Next, bis Sie Schritt 4 (Global Properties) erreichen und geben Sie im FinancialsUser Feld den Benutzercode des Benutzers ein, den Sie informieren wollen, und wählen Sie Save.

7. Wählen Sie Next, bis Sie Schritt 7 (Schedulers)erreichen und wählen Sie Deploy.

3.2 Szenario deaktivieren

Nach Installation ist das Szenario aktiv. Wenn Sie es nicht verwenden wollen, führen Sie folgende Schritte aus, um es zu deaktivieren.

Vorgehensweise

1. Starten Sie das Integration Framework im Windows Startmenü über StartAlle Programme  Integration Solution for SAP Business One  Integration Framework.

2. Melden Sie sich mit dem B1iadmin Benutzer und dem Kennwort, das bei Installation vergeben wurde, an.

3. Wählen Sie Scenarios  Control und wählen Sie Setup und die Standard Setup Option.

4. Im Fenster Scenario Setup Result, wählen Sie Deactivate.

5. Um das Szenario wieder zu aktivieren, folgen Sie erneut den Anweisungen.

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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Aktivitäten in SAP Business One

4 Aktivitäten in SAP Business One

Die folgenden Abschnitte geben Ihnen einen Überblick über die zu erfassenden Daten und welche Daten Sie übertragen und übernehmen können.

4.1 Datenumfang für die Übertragung

Das Szenario verwendet Daten aus folgenden Bereichen für die Übertragung:

• Allgemeine Daten (Name, und so weiter)

• Adresse (Privatadresse)

• Administration (geplant)

• Persönliches (fast alle Daten, außer Reisepass-Informationen)

• Finanzen (außer Mitarbeiterkosten)

Einzelheiten zu den zu erfassenden Daten finden Sie in der Dokumentation zu SAP Business One. Eine Vervollständigung der Daten, beispielsweise im Bereich Sozialversicherungen, erfolgt durch das Steuerbüro.

4.2 Daten exportieren und übertragen

Vorgehensweise

1. Um den Datenexport anzustoßen, wählen Sie Personal  Berichte Personalwesen  Mitarbeiterliste.

2. Wählen Sie Mitarbeiter aus und wählen Sie die Drucktaste Übertragen,

3. Zusätzliche Spalten in der Mitarbeiterliste informieren über den letzten erfolgreichen Datentransfer. Um den Stand zu aktualisieren, öffnen Sie die Liste erneut.

Die Daten werden in eine Datei exportiert.

4. Die exportierten Daten finden Sie im bei der Installation angegebenen Verzeichnis.

Den Namen erfahren Sie aus der Rückmeldung Mitarbeiterdaten für Personalabrechnung - Fertig im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme.

5. Schicken Sie die Datei an das Steuerbüro.

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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Aktivitäten in SAP Business One

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4.3 Personalabrechnungsdaten übernehmen

Vorgehensweise

Legen Sie die Datei vom Steuerbüro im bei der Installation angegebenen Verzeichnis für eingehende Daten ab.

o Damit die Datei verarbeitete werden kann, muss sie die Dateinamenserweiterung .xml oder .xls haben.

o In Zelle A5 auf dem Arbeitsblatt Data muss der Datenbankname der SAP Business One-Datenbank stehen, für die die Abrechnung bestimmt ist.

Idealerweise sollte der Datenbankname bereits in der Konfiguration des „Konverters“ stehen, der von DATEV verwendet beziehungsweise zukünftig zur Verfügung gestellt wird, so dass die Excel XML-Datei nicht mehr geändert werden muss.

Ergebnis

Nach kurzer Zeit erhält der Mitarbeiter manager , oder der Mitarbeiter, der im Feld FinancialsUser eingetragen ist, die Meldung, dass eine Abrechnung als vorerfasster Beleg angelegt wurde – mit Angabe der

Belegnummer und der Bitte, den vorerfassten Beleg zu prüfen und zu verbuchen.

4.4 Berechtigungen

Verwenden Sie die Standard-Berechtigungen in SAP Business One für den Bereich Personal / Mitarbeiterstammdaten. Sie sind auch für die Integration mit DATEV-HR gültig.

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www.sap.com/contactsap

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