4.1 Programmleiter/innen und Bereichsleiter/innen Beschreibung
Sämtliche Forschungsprogramme werden durch eine/e Bereichsleiter/in der BFE-Energieforschung betreut. Gut die Hälfte der Forschungsprogramme verfügt zusätzlic h über eine/n externe/n Programmleiter/in (BFE 2017a) , die vor allem jene Bereichsleiter/in-nen unterstützen, welche für mehrere Programme verantwortlich sind .34 Dabei handelt es sich jeweils um ein zeitlich befristetes Mandat mit Option zur Verlängerung. Die Mandate entsprechen einem Teilzeitpensum, das je nach Programm bzw. Anzahl Programmen un-terschiedlich hoch sei. Laut Pflichtenheft35 sind die Programmleiter/innen den Bereichslei-ter/innen unterstellt, müssen ihre Aktivitäten mit diesen absprechen und sie über laufende Aktivitäten informieren. Ob eine oder zwei Personen pro Programm eingesetzt werde, sei eine Ressourcenfrage und hänge von der Grösse der Programme ab, so die Aussagen.
Früher habe es mehr externe Programmleiter/innen gegeben. Mit dem Verzicht auf externe Programmleiter/innen seien mehr Mittel zuhanden der eigentlichen Forschungsförderung freigespielt worden. Gemäss Pflichtenheft haben die externen Programmleiter/innen ins-besondere folgende Aufgaben:
— Auf Programmebene verfolgen sie nationale und internationale Trends im Themenbe-reich des Programms. Zudem sind sie für die internationale und nationale Vernetzung verantwortlich und unterstützen das BFE in weiteren Belangen.
— Auf Projektebene initiieren und beurteilen sie Projekte, sorgen für die nationale Vernet-zung und internationale Einbettung der Projekte und kümmern sich um die administra-tiven Belange der Projekte.
— Ebenfalls nehme sie eine Informationsfunktion wahr, indem sie dem BFE Bericht er-statten oder relevante Informationen an die zuständigen Stellen weiterleiten.
Die Rollenaufteilung zwischen Bereichs- und Programmleiter/innen variiert je nach gramm und persönlicher Konstellation der beiden Personen. Grundsätzlich seien die grammleiter/innen die erste Ansprechperson für die Forschend en und begleiten die Pro-jekte. Demgegenüber seien Bereichsleitende vermehrt für die internationale Vernetzung, Koordination, Einsitznahme in Gremien sowie weitere Arbeiten wie Bürgeranfragen oder die Beantwortung parlamentarischer Vorstösse zuständig. Vor allem sind Bereichs- und Programmleiter/innen laut den befragten BFE-Verantwortlichen gegenseitig als Sparring Partner zu verstehen, die regelmässig im Austausch stehen. So diskutieren sie Projektan-träge und teilen sich die Aufgaben pro Programm. In den Programmen ohne Programmlei-ter/in übernehmen die BereichsleiProgrammlei-ter/innen alle Funktionen, als Sparring Partner dient hier
34 Die Stellen werden jeweils gemäss WTO-Vorgaben ausgeschrieben (vgl. Handbuch BFE sowie Pflichtenheft Programmlei-ter/in).
35 Für diese Evaluation lag econcept eine Vorlage eines Pfl ichtenhefts für Programmleiter/innen vor.
der Sektionsleiter. Die Berichterstattung von den Programmen zur Sektionsleitung finde über die Meetings mit dem gesamten Team sowie über bilaterale Gespräche statt.
Beurteilung der Organisation mit Bereichs- und Programmleiter/innen in den Interviews
Laut den interviewten BFE-Verantwortlichen ist die Organisation mit Bereichs- und Pro-grammleiter/innen historisch gewachsen. Gemäss Sektionsleiter wurde sie auch bereits zur Diskussion gestellt – ohne dass bisher ein besseres Modell gefunden wurde. Im Allge-meinen sei die Organisation zweckmässig. Insbesondere positiv beurteilt wird, dass die Verantwortung für alle drei Funktionen pro Thema resp. Programm bei einer Person bzw.
zwei Personen liegen. Wären die Funktionen auf verschiedene Personen verteilt, gäbe es zahlreiche Schnittstellen. Die heutige Programmorganisation stelle sicher, dass Personen in der Verwaltung über inhaltliches Know-how verfügten und somit Wissen innerhalb der Verwaltung vorhanden sei. Zudem sei es sinnvoll, dass operative Belange im BFE-internen System durch interne Bereichsleiter/innen erledigt werden. Gleichzeitig wird der Einsatz von externen Mandatsträgern/innen befürwortet, da das BFE damit auch von deren Netz-werk profitiere. So sei ein neuer Programmleiter der ehemalige Forschungsleiter eines der wichtigsten und durch das BFE meistgeförderten Institute im entsprechenden Themenbe-reich. Insgesamt verfüge das Team der Programm- und Bereichsleiter/innen über ein brei-tes Wissen. Der interne Wissenstransfer könne aber optimiert werden, so die Äusserungen zweier Verantwortlicher.
Die Programm- und Bereichsleiter/innen werden von den CORE-Vertretern/innen als kom-petent beurteilt – und dies ohne Unterschiede bzgl. Qualität und Kompetenz zwischen ex-ternen und inex-ternen Verantwortlichen. Zwar seien mit dieser Organisationsform relativ viele Personen für die verschiedenen Programme zuständig, dies ermögliche es aber, Experten/innen für einzelne Themenbereiche einzusetzen. Ebenfalls wird von einem/r CORE -Vertretern/in als wertvoll erachtet, dass die Programmleitung durch die Externen nicht de-ren einzige Aufgabe sei. Dadurch könne die BFE-Energieforschung von den weitede-ren Ar-beiten dieser Personen profitieren. Ein/e CORE-Vertreter/in schlug allerdings vor, nur für wichtige Programme eine/n Programm- und/oder Bereichsleiter/in einzusetzen.
Die fachliche Kompetenz der Kontaktpersonen (Bereichs- und Programmleiter/innen) wird von allen Interviewten anderer Schweizer Forschungsförderinstitutionen sowie den inter-nationalen Gesprächspartner/innen wahrgenommen und geschätzt. Das Modell externer Programmleiter/innen sei ungewöhnlich im Vergleich zum eigenen Land . Die Lösung funk-tioniere aber, soweit es dazu Beobachtungen gebe, und die externen Personen würden ihre Funktion gut und neutral wahrnehmen.
4.2 Externe Begleitung der Programme
Die Programme verfügen gemäss BFE-Energiekonzept soweit sinnvoll über eine Begleit-gruppe. Aus den Interviews geht hervor, dass gegenwärtig nur noch vereinzelt Begleitgrup-pen zum Einsatz kommen, da sie sich nicht bewährt hätten – u. a. aufgrund schlechter
Teilnahme an Sitzungen. Begleitgruppen würden deshalb nur noch bei Bedarf eingesetzt, insbesondere bei eher breiten Programmen wie bspw. Elektrizitätstechnologien.36
Obwohl die EFK 2009 feststellte, dass das BFE eine stärkere Begleitung durch die soge-nannten Paten/innen der Programme in der CORE wünschte (EFK 2009: 35), nahm auch die Begleitung der Programme durch die CORE ab. Dies entspreche dem neuen Rollen-verständnis der CORE als strategisches Organ, das sich nicht um operative Anliegen der BFE-Energieforschung kümmere (seit 2013).
4.3 Budgetierungsprozess im Rahmen der Programmstruktur Beschreibung
Die Zuteilung des Budgets zu den Programmen ist gemäss den interviewten Verantwortli-chen historisch gewachsen, das Budget sei über die Jahre relativ konstant geblieben – abgesehen von Kürzungen insbesondere im Jahr 2017 (vgl. dazu auch Mittelverteilung in Kapitel 8.1). Die Budgets werden programmspezifisch gesprochen un d sollen das strate-gische Gewicht der Programme widerspiegeln. Gleichzeitig könne es unterjährig zu Bud-getverschiebungen kommen – und dies mit Blick auf eine vollständige Ausschöpfung des Gesamtbudgets.37 Die unterjährige Verteilung freier Forschungsmittel geschieht gemäss Handbuch jeweils im Juni/Juli sowie im September, wobei die Zuteilung prozentual zu den ursprünglichen Budgets mit Stichtag 1. Februar sowie zugunsten von Programmen mi t Zu-satzbedarf geschehe.
Beurteilung in den Interviews
Zwei interviewte BFE-Verantwortliche sind der Ansicht, dass das aktuelle Vorgehen zur Bestimmung des Budgets verbessert werden müsse. In Zukunft müssten die Kriterien der Mittelzuteilung sowie ggf. der Umsetzung von Budgetkürzungen besser definiert werden – dies ist im Handbuch BFE, das zurzeit in Erarbeitung ist, vorgesehen . Ebenfalls müsse miteinbezogen werden, wie viel Budget jedes Programm inkl. der Verschiebungen Ende Jahr erhalten habe. Insgesamt sei wichtig, dass die Budgets langfristig richtig allokiert wür-den. Allenfalls wäre der Einbezug externer Personen und damit einer Aussensicht bei der Mittelverteilung zielführend.
36 Diese Entwicklung steht im Widerspruch zu früheren Empfehlungen einer BFE-Evaluation von 1993 sowie der Evaluation EFK 2009, verstärkt Begleitgruppen einzubeziehen, da diese für den Erfolg der Programme zentral seien (EKF 2009: 35).
37 Dies kann z.B. dann erfolgen, wenn es in einem Projekt Verzögerungen über das Jahresende hinaus gibt. Die Zuteilung und Verschiebung des Budgets auf die Programme wird neu im Handbuch Energieforschung des BFE geregelt.