SAP Grundlagen /
Einführung in mySAP ERP
Michael Gieseking Berlin, 24.3.2006
Struktur der Vorlesung
Einleitung
ERP Central Component SAP Organisationsstruktur Financials
Operations
Corporate Services
Human Capital Management SAP Basis
SAP Netweaver
Die Enterprise Services Architecture SAP-Projekte
SAP Betriebsorganisation
Zusammenfassung
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Auszug aus der Solution Map
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Integration der Finanzwirtschaft in SAP
SCHEMATISCH
Integration der Finanzwirtschaft in SAP - Erläuterungen
• Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der Buchungsstoff differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, die ihre Daten verdichtet an das Hauptbuch weitergeben:
• Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM — Materials Management).
• Die Debitorenbuchhaltung (AR — Accounts Receivable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Kunden betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Vertrieb (SD — Sales &
Distribution).
• Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Verwaltung von Anlagen betreffen.
• Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Buchung von Bargeldflüssen.
• Alle Sachbuchungen, die auf betriebliche Aufwandskonten buchen, leiten automatisch den Aufwand als Kosten in die Kostenrechnung (CO — Controlling) weiter. Die Salden der Sachkonten dienen der Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
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SAP Organisationsstruktur
• Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP. Die Einstellungen, die für einen Mandanten getroffen werden, gelten für alle Buchungskreise.
Für Vattenfall Europe wird immer der Manant 100 verwendet.
• Der Kontenplan wird dem Mandanten
zugeordnet. Dem Kontenplan können ein oder mehrere Buchungskreise zugeordnet werden. Für Vattenfall Europe gibt es einen gemeinsamen Kontenplan.
• Der Buchungskreis stellt die kleinste organisatorische Einheit des externen
Rechnungswesens dar. Für jeden Buchungskreis kann eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen.
Mandant
Kontenplan VATE
Buchungs- kreis HEW
5100
Weitere Buchungs-
kreise Buchungs-
kreis EHA 6201 bzw.
6202
BEISPIEL VATTENFALL EUROPE
2000 Transmission
Trans- mission Kernkraftwerke
4300 Generation4200 LAUBAG 4340
KW Schwarze Pumpe
3000 Trading Mining &
Generation Trading Sales
Kernkraftwerke
Konventionelle Erzeugung/Tagebau
Spitzenlasterzeugung Grundlasterzeugung
Tagebau Konventionelle Erzeugung/Tagebau
Spitzenlasterzeugung Grundlasterzeugung
Tagebau 41nn Krümmel
41nn Brunsbüttel
4340 KW Schwarze
Pumpe
6500 Sales
Vertriebs- service Weiter- verteiler
Gross- kunden
Heat Distribution
5100 HEW Operations
Tarif- kunden
Verteilnetz Heizkraftwerke Wärmeverteilung und –vertrieb Vattenfall Europe (Holding) Vattenfall1000
Europe
SSC Hamburg
Tarif- kunden
Verteilnetz Heizkraftwerke Wärmeverteilung und –vertrieb SSC Berlin
Buchungskreise der Vattenfall Europe
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Stammdaten Kontenplan
Buchungskreis A Buchungskreis B Buchungskreis C
Kontenplan
Stammdaten Kontenplan
!
Bei Vattenfall Europe gibt es nur einen Kontenplan der sowohl als operativer Kontenplan, als Konzernkontenplan und auch als Landeskontenplan dient. Die bilanziellen Anpassungen zwischen HGB und Swedish-GAAP werden durch spezielle Konten ermöglicht.
• Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Buchungskreisen gemeinsam verwendet werden.
• Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonto die Kontonummer, die Sachkontenbezeichnung und die Kategorisierung des Sachkontos als Erfolgs- oder Bilanzkonto.
• Jedem Buchungskreis muss ein Kontenplan zugeordnet sein. Dies ist der operative Kontenplan, der sowohl von der Finanzbuchhaltung als auch der Kostenrechnung verwendet wird. Neben dem operativen Kontenplan kann es folgende Kontenpläne geben:
- einen Konzernkontenplan,
der die für die Konsolidierung erforderliche Gliederung aufweist - einen Landeskontenplan,
der die nach dem jeweiligen Landesrecht erforderliche Gliederung aufweist.
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Buchungskreis- segment
• Kontowährung
• Einzelpostenanzeige
• ...
BK6201 BK6201
Stammdaten
Aufbau Sachkontenstammsatz
Kontenplan- segment
S A C H K O N T E N
Buchungskreis- segment
BK5100
• Bezeichnung
• Kontengruppe
• Erfolgs-/Bestandskonto
• ...
BK5100
• Kontowährung
• Einzelpostenanzeige
• ...
BEISPIEL
Stammdaten Kontengruppen
Kontenpl. Kontengr. Bezeichnung von Kto. bis Kto.
VATE ANLA Anlagenkonten 0 999999
VATE ARAP Aktive Rechnungsabgrenzung 2900000 2999999
VATE FILA Finanzanlagen 1100000 1699999
VATE FLMT Flüssige Mittel 2800000 2899999
VATE GUKV G. u. V. Konten 5000000 7999999
VATE HGB Bilanzierung nach HGB H0000001
H9999999
VATE PASS Passiva 3000000 4999999
VATE UMVM Umlaufvermögen 2000000 2799999
• Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Konten nach Kriterien, die sich auf das Anlegen von Sachkonten beziehen.
• Die Kontengruppe bestimmt:
- das Nummernintervall, aus dem die Kontonummer beim Anlegen eines Sachkontos zu wählen ist
- den Bildschirmaufbau beim Anlegen eines Sachkontos im buchungskreisspezifischen Bereich
BEISPIEL
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• Den Kontenplan für Vattenfall Europe findet man unter dem Kürzel VATE.
Den Rahmen für diesen Kontenplan bildet der IKR. Führend für die
Kontengliederung ist die Bilanzierung nach Swedish GAAP. Für die
abweichende Buchung nach HGB wurde eine gesonderte Kontenklasse H (HGB) definiert. Die Konten für die Buchung nach Swedish GAAP sind 7- stellig. Zur Unterscheidung der
Buchungen nach HGB wurde den zutreffenden Konten der Buchstabe H vorangestellt.
• Für die einzelnen Buchungskreise wird eine Selektion von Konten aus dem gemeinsamen Kontenplan vorgenommen.
Stammdaten
Kontenplan anzeigen
BEISPIEL
Grunddaten Belegerfassung Überblick
Steuerkennzeichen Belegnummernkreis Belegart Buchungsschlüssel
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Grunddaten Belegerfassung Belegarten
• Um die Vielzahl der FI-Belege leicht unterscheiden und ordnen zu können, werden Belegarten verwendet. Jeder Beleg ist genau einer Belegart zugeordnet, welche im Belegkopf eingetragen ist.
• Die Belegart legt den Nummernkreis für alle zugehörigen Belege fest.
• Die Belegart definiert, welche Kontoarten in einem bestimmten Beleg zulässig sind.
• Es gibt fünf verschiedene Kontoarten im R/3-System:
D Debitoren K Kreditoren S Sachkonten A Anlagen M Material
Mit Hilfe der Belegart können Sie:
Grunddaten Belegerfassung Belegarten
Die Belegart ist ein Schlüssel, durch den Buchhaltungsbelege klassifiziert und zu buchende Geschäfts-vorfälle unterschieden werden. Die Belegart ist im Belegkopf vermerkt und gilt für den gesamten Beleg.
• die zu buchenden Geschäftsvorfälle
unterscheiden. Dies ist z.B. in der Anzeige der Einzelposten zu einem Konto von Bedeutung.
• die Bebuchung der Kontoarten steuern
(Kreditoren-, Debitoren- oder Sachkonten). Die Belegart bestimmt, welche Kontoarten mit ihr bebucht werden können.
• Belegnummern vergeben. Jeder Belegart ist ein Nummernkreis zugeordnet. Die Original- belege aus einem Nummernkreis sollten Sie zusammen ablegen. Dadurch steuert die Belegart die Belegablage.
• das Nettoverfahren anwenden. Hier wird bereits beim Buchen einer kreditorischen Rechnung der anfallende Skonto und der
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Belegarten werden auf Mandantenebene definiert.
In der Regel schlägt das System Ihnen beim Erfassen eines Geschäftsvorfalls die entsprechende Belegart vor. Für einige Vorgänge (z.B. Ausgleichsvorgänge) werden Belegarten im System hinterlegt, die für die automatischen Buchungen benötigt werden.
AA Anlagenbuchung AB Ausgleichsbeleg
AF AfA-Buchungen
AK Anlagenkorrekturen AN Anlagenbuchung netto AS Anl. Sonstige/Storno AÜ Datenübernahme Anl.
CO CO Abrechnung
DA Debitorenbeleg DB Debitoren Dauerbuch DE Debitor Ecas Abrechn
DG Debitoren Gutschrift DR Debitoren Rechnung DS Debitoren Storno
DV Belegvorerfassung Schrott DZ Debitoren Zahlung
DÜ Datenübernahme Debitoren FA Zwfh.Forder.allgemein FG Zwfh.Forder.Geldeingang FU Zwfh.Forder.Umbuchung FWZwfh. Forder.Wertberichtigung FZ Zwfh.Forder.Zubuchung
GF Nachbelastung
Beispiele für Belegarten
Grunddaten Belegerfassung Belegarten
Der Buchungsschlüssel ist ein zweistelliger nummerischer Schlüssel, der die Erfassung von Belegpositionen steuert. Der Buchungsschlüssel legt u.a. folgendes fest:
• Kontoart (Anlagen, Debitor, Kreditor, Material, Sachkonto).
• Sollbuchung oder Habenbuchung
• Gestaltung der Erfassungsbilder
Buchungs- Bedeutung
schlüssel
40 Sachkontenbuchung im Soll
50 Sachkontenbuchung im Haben
01 debitorische Rechnungen
11 debitorische Gutschriften 21 kreditorische Gutschriften
25 Kreditorenzahlungen
31 kreditorische Rechnungen
Beispiele für Buchungsschlüssel
Grunddaten Belegerfassung
Buchungsschlüssel
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Für jedes Land, in dem einer der Buchungskreise seinen Sitz hat, sind eigene Umsatzsteuerkennzeichen definiert.
Jedes Kennzeichen enthält einen Steuersatz zu den unterschiedlichen Steuerarten.
Für steuerfreie oder nicht steuerbare Umsätze, die an die Finanzbehörde gemeldet werden müssen, ist ein
Steuersatz mit dem Wert 0 definiert.
Die Buchung der Vor- und Umsatzsteuer erfolgt automatisch anhand im Customizing hinterlegter Kontenfindungen.
00 nicht steuerrelevant 07 Umsatzsteuer Inland 7%
16 Umsatzsteuer Inland 16%
21 Umsatzsteuer Inland Vormonat 16%
25 Umbuchung Anlagenverrechnungskonto nicht steuerbar V6 Vorsteuer Inland 16%
XA Umbuchung ohne Umsatzsteuer Beispiele für Steuerkennzeichen
Grunddaten Belegerfassung Steuerkennzeichen
Anlagenbuchhaltung
Belegart Nummernkreis Kontoart Storno Belegart Bezeichnung Von Nummer Bis Nummer
AF 1 AS AS AfA-Buchungen 1000000000 1199999999
AA 14 AS AS Anlagenbuchung 1200000000 1999999999
AK 14 A AS Anlagenkorrekturen 1200000000 1999999999
AN 14 AS AN Anlagenbuchung netto 1200000000 1999999999
AS 14 A AS Anl. Sonstige/Storno 1200000000 1999999999
Grunddaten Belegerfassung Belegnummernkreise
BEISPIEL
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• Das Mitbuchkonto ist ein Konto im Hauptbuch. Wenn eine Kreditoren- oder Debitorenrechnung in einem Nebenbuch gebucht wird, so wird automatisch diese Buchung auch auf ein Hauptbuchkonto gebucht.
• Ein typisches Mitbuchkonto ist z.B. das Konto Verbindlichkeiten Inland, das bei der Rechnung eines Kreditors mitbebucht wird.
• Die Mitbuchkonten sind nicht manuell zu bebuchen, sondern sie werden vom System automatisch geführt.
• Mitbuchkonten müssen beim Anlegen von Kreditoren- oder Debitorenstammsätzen angegeben werden.
• Ein anderer Begriff für Mitbuchkonto ist auch Abstimmkonto.
Grunddaten Belegerfassung Mitbuchkontentechnik
Bildschirmfolge
Einstieg
Dritte Belegposition Eingabe
Zweite
Belegposition
2. Positionsbild
weitere Positions
-bilder
Eingabe Erste
Belegposition
Einstieg
Zweite Belegposition
1. Positionsbild
Eingabe Belegkopf
Einstieg
Erste Belegposition
Einstiegsbild
Grunddaten Belegerfassung
Allgemeine Buchung erfassen
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• Mit der Belegvorerfassung können Sie unvollständige Belege ohne umfangreiche Eingabeprüfungen im SAP-System erfassen und ablegen (parken). So können Beträge aus vorerfassten Rechnungen
beispielsweise für die Umsatzsteuervoranmeldung verwendet werden.
Die auf Basis der vorerfassten Belege ermittelten Steuerbeträge können verwendet werden, um anfallende Forderungen aus Steuern frühzeitig bei den Finanzbehörden geltend zu machen.
• Wenn Sie den Beleg vorerfassen, muss er nicht vollständig sein und es werden keine Kontensalden fortgeschrieben.
• Die Daten stehen dem System allerdings zeitnah für Auswertungen zur Verfügung.
• Es wird eine Belegnummer vergeben. Sie parken einen Beleg beispielsweise dann, wenn Kontierungen fehlen und Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigen möchten.
Grunddaten Belegerfassung Belegvorerfassung
Dauerbuchungen
Erfassung von Dauerbuchungsurbelegen
Definition
Periodisch wiederkehrende Buchung, die das Dauerbuchungsprogramm aufgrund von Dauerbuchungsbelegen vornimmt. Das Verfahren der Dauerbuchung ist vergleichbar mit dem Dauerauftrag, der einer Bank zum Abbuchen von Miete, Beitragszahlungen oder Darlehenstilgungen gegeben wird.
Verwendung
Dauerbuchungen führen Sie für regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle, wie z.
B. Miete und Versicherungsbeiträge, durch. Dabei bleiben folgende Daten unverändert:
• Buchungsschlüssel
• Konto
• Beträge
Diese gleichbleibenden Daten hinterlegen Sie in einem Dauerbuchungsurbeleg. Dies ist
ein Beleg, der nicht zur Fortschreibung von Verkehrszahlen führt. Mit Hilfe dieses
Belegs erzeugt das Dauerbuchungsprogramm Buchhaltungsbelege.
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Struktur
Ein erfasster Dauerbuchungsurbeleg dient dem System als Vorlage. Er ist kein Buchhaltungsbeleg und verändert daher auch nicht den Kontostand.
Mit ihm legen Sie fest, wann eine Buchung erzeugt werden soll. Für die Terminierung haben Sie zwei Möglichkeiten. Die Buchungen können periodisch oder aber zu einem bestimmten Termin vorgenommen werden:
• Für periodische Buchungen geben Sie in den Dauerbuchungsurbeleg den ersten und den letzten Tag der Ausführung sowie einen Abstand in Monaten an.
Dauerbuchungen
Erfassung von Dauerbuchungsurbelegen
Dauerbuchungen
Dauerbuchung ausführen
Um aus den Dauerbuchungsurbelegen die Buchhaltungsbelege zu erzeugen, führt man das Dauerbuchungs- programm aus oder plant es für die Ausführung ein.
Die Terminierung der Dauerbuchungsurbelege allein reicht nicht aus, um Buchhaltungsbelege aus den Dauerbuchungsurbelegen zu erzeugen. Man muss das Dauerbuchungsprogramm in den entsprechenden Zeitabständen starten und über einen Abrechnungszeitraum angeben, welche Dauerbuchungsurbelege zu berücksichtigen sind.
Das Dauerbuchungsprogramm erzeugt eine Batch-Input-Mappe. Darin sind die Buchhaltungsbelege enthalten, die zu erstellen sind. Nach dem Ausführen des Dauerbuchungsprogramms spielen Sie die Mappen ab, um die Buchungen vorzunehmen.
Vorgehensweise
Das Dauerbuchungsprogramm führen Sie aus, indem Sie vom Hauptbuchmenü aus folgende Schritte durchführen:
Rechnungswesen Hauptbuch
Period.Arbeiten Dauerbuchungen
Ausführen
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Sortieränderungen oder Summenbildungen, werden mit den Bearbeitungsoptionen durchgeführt:
Sachkontenauswertungen Einzelpostenanzeige
1. Spalte durch Anklicken markieren
2. Aufsteigend / Absteigend auswählen 3. Zwischensumme je Zuordnung auswählen
Angewandte Optionen werden zurückgesetzt, in dem Sie über die Menüleiste - am oberen
Bildschirmrand - den Button „Einstellungen“ und dann die Anzeige-variante „Grundliste“
auswählen.
• Durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile und Spalte kann man folgende Auswahl der
Einzelpostenanzeige treffen:
1. Monat X, Soll-Posten 2. Monat X, Haben-Posten 3. Monat X, Soll- und Haben- Posten
4. Kumulativ, Periode 5. Kumulativ, Jahr
!
Darstellung des Bildschirmausschnitt
Sachkontenauswertungen
Saldenanzeige / Verkehrszahlen
*1 *2 *4
*5
*3
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Änderungsbelege
Änderungsbelege zum Stammsatz
• Zum Anzeigen der Änderungsbelege zu einem Stammsatz, lassen Sie sich zunächst den Stammsatz eines Sachkontos anzeigen.
• Wählen Sie den Register
„Informationen“
• In diesem
Registerblatt finden Sie den Button Änderungsbelege
Änderungsbelege
Änderungsbelege zum Stammsatz
• Es erscheint eine Liste mit den
geänderten Feldern
• Per Doppelklick gelangen Sie auf den Überblick der
Änderungen in diesem Feld
• Ein weiterer
Doppelklick auf eine der Zeilen öffnet ein Fenster mit
Detailinformationen zur Änderung (z.B.
Datum, Uhrzeit,
Benutzer).
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!
Zwingende Voraussetzung zum Ausgleichen von Konten ist, dass das Konto die Verwaltung offener Posten zulässt.
Dies kann im
Sachkontenstammsatz in den Steuerungsdaten geprüft werden.
Kontenpflege
Ausgleichen eines Kontos
In der Einzelpostenliste des bearbeiteten Kontos kann man sich die Posten des entsprechenden Ausgleichbelegs anzeigen lassen.
Kontenpflege
Ausgleichen eines Kontos ohne Restposten
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Periodische Arbeiten für den Abschluss Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung
In dieser Vorgehensweise führen Sie eine Prüfung der Soll- und Habenverkehrszahlen der Debitoren, Kreditoren und Sachkonten mit den Soll- und Habensummen der gebuchten Belege und eine Prüfung der Soll- und Habenverkehrszahlen dieser Konten mit den Soll- und Habensalden der
Anwendungsindizes aus.
Diese Abstimmung gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihr Buchwerk aus technischer Sicht (Abgleich von Einzelbelegen mit fortgeschriebenen Summen ) in sich absolut stimmig ist.
Dieser Abstimmreport sollte aus Sicherheitsgründen Bestandteil eines jeden Monatsabschlusses sein.
• Wählen Sie die entsprechende Abgrenzung nach Buchungskreis, Geschäftsjahr usw.
• Wird der Abstimmparameter 'Belege - Verkehrszahlen' eingestellt, so werden die Soll- und Habenverkehrszahlen der Debitorenkonten, Kreditorenkonten und Sachkonten mit den Soll- und Habensummen der gebuchten Belege verglichen.
• Wird der Abstimmparameter 'Indizes - Verkehrszahlen' eingestellt, so werden die Soll- und Habenverkehrszahlen der Debitorenkonten, Kreditorenkonten und Sachkonten mit den Soll- und Habensummen der Anwendungsindizes (Sekundärindex) verglichen.
Periodische Arbeiten für den Abschluss Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung
Hier finden Sie ein Ergebnisbeispiel einer solchen Abstimmanalyse.
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Periodische Arbeiten für den Abschluss Abgrenzungsbeleg erfassen
• Eine Abgrenzungsbuchung ist wie eine normale
Sachkontenbuchung zu behandeln.
• Die Umkehrbuchung muss später vom Benutzer manuell angestoßen werden.
• Grund der Umkehrbuchung ist in diesem Fall „05“ für eine Abgrenzungsbuchung
!
Periodische Arbeiten für den Abschluss
Umsatzsteuervoranmeldung
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Periodische Arbeiten für den Abschluss Saldovortrag
Beim Saldovortrag wird der Saldo eines Kontos in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Für den Saldovortrag stehen Ihnen jeweils ein Programm für die Sachkonten sowie ein Programm für die Debitoren- und Kreditorenkonten zur Verfügung. Um den Saldovortrag für Bestandskonten und Debitoren- und Kreditorenkonten durchzuführen, müssen keine Voraussetzungen erfüllt sein.
Nach einmal erfolgtem Saldovortrag, werden weitere Buchungen im Vorjahr automatisch berücksichtigt.
Bilanz & GuV
N70:
Externe Finanzbuchhaltung Überblick
SAP AG
Organisationsstruktur SAP Best Practices
BP01
BP01 Produktions-
werk
BP01
BU SMB Unternehmen
BP01
BP02 Verteil- zentrum
BP03 Lagerung
01
Kosten- rechnungskreis
Buchungskreis
Werk Land Ort
Verkaufsorg.
Vertriebsweg Sparte Ergebnisbereich
BP0X BU SMB Inter C US
BP0X IC-Werk
BP0X
BP02 BP03
BP01
01 01 01 02 01 02 03
01 01 01 01
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N70: Externe Finanzbuchhaltung - Allgemeine Informationen
• Umfasst den Buchungskreis BP01 und enthält die wichtigsten Geschäftsprozesse auf Grundlage des Kontenplans IKR
• Basiert auf dem neuen Hauptbuch
• Basiert auf der deutschen Gesetzgebung und wird für die Verwendung in Deutschland empfohlen
• Kann sowohl von mittelgroßen, national operierenden Unternehmen als auch von global operierenden Konzernen verwendet werden
• Liefert Stammdaten sowie folgende Funktionen:
• Hauptbuchhaltung / Kassenbuch
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bankbuchhaltung
• Profit-Center-Rechnung
Hauptbuch in mySAP ERP – Vorteile
1. Das Hauptbuch unterstützt eine einheitliches
Finanzbuchhaltung und internes Rechnungswesen.
2. Es zeichnet sich durch hohe Flexibilität und Erweiterbarkeit aus - branchen- oder kundenspezifische
Auswertungskriterien können in die
Standardkostenrechnung einbezogen werden.
3. Es umfasst leistungsstarke Funktionen für ausgeglichene Bücher und unterschiedlichste Auswertungskriterien, was besonders für das Segment- und Management-Reporting und in vielen Branchen von Bedeutung ist.
4. Das Hauptbuch unterstützt parallele Buchhaltung unter Verwendung von parallelen Büchern bzw. parallelen Konten.
5. Umfassende Unterstützung des Fast-Close-Konzepts (vorgezogene Abschlüsse), da viele
Periodenabschlussaktivitäten nicht mehr erforderlich sind.
6. Das Hauptbuch bietet absolute Transparenz, minimiert das Risiko von Verstößen gegen die Gesetzgebung und
unterstützt damit die Corporate Governance.
7. Geringe Gesamtbetriebskosten für die Implementierung und
Nutzung des Hauptbuchs.
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Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise und mySAP ERP
Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise Hauptbuch in mySAP ERP mySAP ERP: Eine vereinte Welt Heute: Eine verteilte Welt
Spezielle Ledger Multi-dimensional,
kundenspezifisch
Industriespez. Ledger B/S nach Zuschuss, Fonds,
Titel ...
Profit-Center-Ledger Management- und Segment-Reporting
Selbst- kosten Ledger Klassisches
Hauptbuch Gesetzl.
Anforderungen
Das Hauptbuch unterstützt:
Gesetzl. Anforderungen
Management- und Segment-Reporting Erweiterung für Industrien
Erweiterungen für Kunden
Zahlreiche Auswertungskriterien für ausgeglichene Bücher Parallele Buchhaltung
Fast-Close-Konzept
Reduzierung d. Ges.betriebskosten Internat. Standards für das
Rechnungswesen
Gesetzeskonformität & Transparenz
N70: Hauptbuchhaltung mit dem neuen GL
• Neue Hauptbuchhaltungsfunktionen Online-Split
Buchungen im Hauptbuch Profit-Center-Rechnung Stornobuchungen
Kontoanalyse und -ausgleich Scheckeinreichung
Bankbuchhaltung
Manueller Kontoauszug
Eine Beschreibung der Periodenabschlussaktivitäten finden Sie im Building Block N73.
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N70: Organisationsstruktur
Kostenrechnungskreis BP01
Parameter:
GeschJahresvariante K4
Controlling-Währung 30 (EURO) Standardhierarchie 0001
Buchungskreis BP0X
GeschJahresvariante K4
Operativer Kontenrahmen IKR
Segmente
BP01_A BP01_B BP01_C
Buchungskreis BP01
GeschJahresvariante K4
Profit Center
1100, 1200, 6000 7000, 8000, 9000 9999 Dummy-PCHauptbuch
Betriebswirtschaftliche
Vorteile Echtbuchungen Periodische
Bearbeitung Berichtswesen Betriebswirtschaftliche Vorteile Die Hauptbuchhaltung wird
zur Verwaltung und Überwachung gebuchter Belege und der
Finanzsituation verwendet.
Die Finanzsituation wird auf Grundlage der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung bewertet.
Belegkompaktjournal anzeigen
Belegjournal anzeigen Hauptbuchbelege mit
und ohne Aufteilung buchen
Kontostände anzeigen
Leistungsaufnahme- planung Beleg anzeigen
In der Hauptbuchhaltung stehen vordefinierte Berichte zur Verfügung. Die vordefinierten Berichte sind in einer
Standardberichtshierarchie abgelegt. Die Berichte bieten Ihnen die Möglichkeit, die gebuchten Daten nach unterschiedlichsten Kriterien auszuwerten.
Berichtswesen Berichtswesen
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Debitorenbuchhaltung
Integration der Finanzwirtschaft in SAP
Debitorenbuchhaltung
Übersicht Buchungsprinzip
Die Debitorenbuchhaltung des Systems FI führt und verwaltet die buchhalterischen Daten eines Kunden.
Die Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden direkt auch im Hauptbuch geführt, wobei je nach Vorgang unterschiedliche Sachkonten mitgebucht werden ( Forderungen, erh. Anzahlungen,
Einzelwertberichtigungen u.a.).
Für die Verfolgung der offenen Posten stehen dem Anwender Kontoanalysen, Reports, Fälligkeitsraster sowie ein flexibles Mahnwesen zur Verfügung.
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Aufbau Debitorenstammsatz - Übersicht
Alle Informationen, die für die
Geschäftsbeziehungen mit einem Kunden benötigt werden, sind im Debitorenstammsatz abgelegt.
Der Stammsatz wird sowohl von der
Buchhaltung als auch vom Vertrieb (Modul SD) genutzt und
untergliedert sich in drei Teile:
•allgemeine Daten
•Daten für die einzelnen Buchungskreise
•Daten für den Vertrieb
Grunddaten Belegerfassung - Belegarten
Wichtiger Bestandteil einer Buchung ist die Belegart. Sie kennzeichnet den jeweiligen
Geschäftsvorfall. Für die Abwicklung der Vorgänge für die Debitorenbuchhaltung genügen i. d.
R. die unten aufgeführten Belegarten:
Sie finden diese im Matchcode, indem Sie auf das Feld Beleg- arten klicken und auf der rechten Seite den Knopf
drücken.
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Grunddaten Belegerfassung - Buchungsschlüssel
Im Teil Positionsdaten erfolgt die Erfassung des eigentlichen Buchungsvorganges. Abhängig von Eingabe des Buchungsschlüssels und Kontos (Debitor, Sachkonto, Kreditor) werden ggf.
unter- schiedliche Eingabefelder aufgeblendet oder auch mit unterschiedlichen Feldstati versehen. Gleichzeitig sind systemseitig Plausibilitätsprüfungen hinterlegt. Die Buchung auf Debitoren ist z. B. nur mit der Kontoart D möglich.
Hinweis: Da debitorische Vorgänge oft als Gegenposten eine Buchung auf Sachkonten verlangen z. B.
Sollstellung, Zahlungseingang sind häufig auch die Buchungsschlüssel der Kontoart S anzuwenden:
Für die Abwicklung von Debitorenvorgänge werden die nachfolgend genannten Buchungsschlüssel vorgehalten:
Sonderhauptbuchvorgänge
Anzahlungsanforderung Anzahlungseingang
Anzahlungseingang für Anzahlungsanforderung
Anzahlungseingang ohne Anzahlungsanforderung
Anzahlungsverrechnung
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Darstellung eines Gesamtvorganges
Die Aufstellung gibt Ihnen einen Gesamtüberblick, wie sich die Geschäftsvorfälle Anzahlungsanforderung (Beleg 2000000205) (s. Anhang), Anzahlungseingang (Beleg 2000000216),
Rechnung (Beleg 2000000221) und Anzahlungsverrechnung (Beleg 2000000222) auf dem Debitorenkonto darstellen:
Debitorenkonto ausgleichen - Ansicht der Einzelpostenliste vor Ausgleich
Anzeige der offenen Posten SAP Menü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Konto > Posten anzeigen/ändern (FBL5N)
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Änderungsbelege
Um die Änderungen nachvollziehen zu können,, werden systemseitig Änderungsbelege erzeugt. Es werden für jedes Feld:
- Zeitpunkt der Änderung - Name des Benutzers - der vorherige Feldinhalt
gespeichert und protokolliert. SAP erstellt Änderungsbelege für:
- Änderungen von Stammdaten z. B. für Debitorenstammsätze - Belegänderungen in Buchungsbelegen
Zur Anzeige von Änderungen in Debitorenstammdaten gibt es mehrere Möglichkeiten:
Über den Einstieg in die Debitoren-Stammdaten
(Hier können bei Bedarf weitergehende Änderungen sofort vorgenommen werden):
Änderungsbelege Debitoren-Stammdaten
Pfad: SAPMenü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Stammdaten > anzeigen (FD03)
Debitorennummer und Buchungskreis eintragen
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Korrespondenzen
Mahnen
- Mahnlauf erstellen
- Mahnliste anzeigen / drucken Kontoauszug
Korrespondenzen drucken
Mahnen - Mahnverfahren
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Mahnen - Mahnverfahren
Es sind zwei Mahnverfahren vorgesehen. VAT 1 bezieht sich auf die Mahnung von konzerninternen Debitoren. VAT 2 wird für das Mahnen von externen Kunden verwendet.
Mahnen - Mahnstufen
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Mahnen - Mindestbeträge
Mahnen - Mahngebühren
Die Mahngebühren im externen Mahnverfahren werden auf der Mahnung ausgewiesen, jedoch erst nach Zahlung manuell belastet.
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Mahnen - Mahnsperrgründe
Mahnsperrgründe können sowohl im Debitorenstammsatz unter Korrespondenz, als auch in der Debitorenzeile im Buchungsbeleg gesetzt werden.
Mahnen von Sonderhauptbuchvorgängen
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Kontoauszug
Pfad: SAPMenü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Periodische Arbeiten >
Korrespondenz drucken > Periodische Kontoauszüge (F.27)
Der folgende Ablauf beschreibt die Erstellung eines Debitoren-Kontoauszuges. Als unbedingte Voraussetzung zur Erstellung eines Kontoauszuges ist es erforderlich, dass im
Debitorenstammsatz (Reiter Korrespondenz) das Feld „Kontoauszug“ mit einem entsprechenden Eintrag versehen ist.
Eingabe des Buchungskreises Kontoart
festlegen
Auszugskennzeichen auswählen
Korrespondenzart auswählen Berichtszeitraum festlegen (Alle Buchungen
innerhalb dieses Zeitraumes werden berücksichtigt)
Kontoauszug
Nach Betätigung des Symbols wird ein Fenster mit folgendem Hinweis aufgeblendet:
Nach Bestätigung der Meldung mit wird ein weiteres Fenster - für die
Korrespondenzanforderung - geöffnet.
Wenn Sie auf die Frage: „Möchten Sie die Anforderung ausgeben?“ mit
antworten, erhalten Sie eine Übersicht der erzeugten Ausgabeaufträge:
Zum Ausdrucken des Kontoauszuges ist gemäß Pkt. - „Korrespondenzen drucken“ zu verfahren.
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Korrespondenzen drucken
Pfad: System > Eigene Spoolaufträge (SP02)
Die Druckausgabe aller Korrespondenzen erfolgt durch Auswählen des Spoolauftrages d.
h. Setzen des Flags (vor der Spool-Nr.) und anschließender Betätigung des (größeren) Symbols.
Die erzeugten Belege werden an den jeweils hinterlegten Drucker ausgedruckt und Sie erhalten die Fertigmeldung :
Um Kopien zu erzeugen, muss der Vorgang wiederholt werden.
N70: Debitorenbuchhaltung
• Rechnungen und Gutschriften
Anzahlungen
Kreditkontrollmanagement Abwicklung Zahlungseingänge Zahlungslauf (Bank-Inkasso) Mahnwesen
Verzinsung Kontenausgleich
Eingehende
Aufträge Lieferung
Zahlungstransaktionen Mahnung
Kredit- kontrolle
Rechnung Debitor Buchhaltungs-
beleg
Cash Management
Konto:
Debitor 101
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Debitoren
Betriebswirtschaftliche
Vorteile Echtbuchungen Periodische
Bearbeitung Berichtswesen Betriebswirtschaftliche Vorteile
Mahnprogramm starten
Kreditlimit prüfen/setzen
Verzinsung starten
Berichtswesen
Für diese Komponente stehen vordefinierte Berichte zur Verfügung.
Diese Berichte sind in einer Standardberichtshierarchie abgelegt. Die Berichte bieten Ihnen die
Möglichkeit, die gebuchten Daten nach
unterschiedlichsten Kriterien auszuwerten.
Die Debitorenkomponente wird zur Verwaltung und Überwachung von Debitorenbuchungen wie Rechnungen, Anzahlungen usw. verwendet.
Anzahlungs- anforderung
Kundenrechnung buchen
Anzahlungs- verrechnung
Zahlung mit dem Zahlungsprogramm
buchen Anzahlung mit Zahlungsprogramm
buchen
Kreditorenbuchhaltung
Integration der Finanzwirtschaft in SAP
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Stammdaten
Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten
Stammdaten
Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten
Buchungsvorgänge
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Stammdaten
Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten
Mit R/3 können Lieferanten zentral angelegt werden, so dass die Rechnungswesen- und statistischen Informationen gemeinsam verwendet werden können.
Der Lieferantenstammsatz besteht aus drei Hauptbereichen mit den folgenden Informationen:
- Allgemeine Daten, z.B. Lieferantenanschrift und Bankverbindung (Daten auf Mandantenebene)
- Buchhaltungsdaten (Daten auf Buchungskreisebene) - Einkaufsdaten (Daten auf Einkaufsorganisationsebene) In VE werden daher Lieferantendaten angelegt, um folgendes zur Verfügung zu stellen:
- konzernweite Lieferantendaten (allgemeine);
- Daten der Tochtergesellschaften des Konzerns (Buchhaltungsdaten);
- Einkaufsorganisationsdaten (Einkaufsdaten).
Die Daten auf Mandantenebene stehen allen
Buchungskreisen zur Verfügung. Da Sie Konten auf dieser Ebene Nummern zuweisen, erhält ein Lieferant die gleiche Kontennummer in allen Buchungskreisen.
Die einzelnen Buchungskreise speichern ihre eigenen Lieferanteninformationen auf der Buchungskreisebene.
Aufbau Kreditorenstammsatz
Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten
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Layout auswählen
Layout ändern Layout speichern
Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Layout)
Man hat die Möglichkeit ein Layout zu ändern, das geänderte Layout unter einen Namen zu speichern oder ein bestehendes Layout auszuwählen. Möchte man z.B. das Fälligkeitsdatum mit anzuzeigen geht man auf das Symbol für Layout ändern.
Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Layout)
Die neue Spalte „Nettofäll.“ wird mit angezeigt. Es wird deutlich, warum die untere Position nicht mit angezeigt wird, wenn man „offen zum Stichtag“ 8.10. ausgewählt. Am 8.10. wurde die Position ausgeglichen und somit nicht mehr offen !
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Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Filter)
Mit dem Filter hat man die Möglichkeit die Einzelpostenanzeige nach beliebigen Feldern zu selektieren.
Man dabei zwei Möglichkeiten:
1.) Felder aus der bestehenden Anzeige zu markieren und dann das Filter Symbol auszuwählen 2.) Filter Symbol auswählen und anschließend die zu selektierenden Felder auszuwählen.
Nach Markierung der
Feldüberschriften muss man das Symbol drücken und gelangt zu den Filterkriterien.
Für die ausgewählten Felder können nun Kriterien eingegeben werden. Zu beachten sind bei Betragsangaben die Vorzeichen ! Mit dem Symbol startet man den Filter.
Mit dem Menüpunkt Bearbeiten-> Filter löschen kann alles rückgängig gemacht werde.
) Filter Symbol auswählen und anschließend die zu selektierenden Felder auszuwählen.
Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Filter)
Aus dem Feldvorrat kann ein oder mehrere Feld ausgewählt und markiert werden.
Mit dem Symbol werden die Felder als Filterkriterien übernommen.
Mit gelangt man zu dem bekannten Dialog.
Hier können nun die Werte für die Kriterien eingegeben werden und mit der Filter gestartet werden.
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Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Detailansicht)
In der Einzelpostenanzeige hat man die Möglichkeit Detailinformationen zu den Posten zu bekommen. Dazu muss man mit dem Cursor auf einen Posten gehen und anschließend das Symbol auswählen.
Angezeigt wird die Detailansicht der ausgewählten Position. Mit den Pfeil- tasten kann zu den anderen Positionen navigiert werden.
In dieser Ansicht sieht man zunächst nur die 1 Position eines Beleges, die des Kreditorenkontos. Möchte man zu diesem Beleg weitere Positions- daten sehen, kann man das über das Menü Springen->Nächste Position oder über das Symbol erreichen.
Mit können weitere Informationen zum Belegkopf angezeigt werden.
Zahlungen
Zahlungsausgang manuell
Mit dem manuellen Zahlungsausgang wird eine Kreditorenzahlung (Belegart KZ) erzeugt
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Zahlungsausgang F-53 - Buchen
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Zahlungsausgang maschinell (Parameter für ZV erfassen)
Das Laufdatum (Tag der Ausführung) dient zur Identifikation der Paramete Es handelt sich um das Datum, an dem das Programm planmäßig ausgeführ werden soll. Eine spätere oder frühere Ausführung des Programms ist jedoch auch zulässig.
Das zusätzliche Identifikationsmerkmal kann für die Unterscheidung von mehreren Läufen mit gleichem Abstimmungsstichtag eingesetzt werden.
Die Identifikation ist vom Anwender frei vergebar.
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten F110 - Zahlen
Im Reiter Parameter müssen verschiedene Werte eingestellt werden:
Buchungsdatum des Zahlungsbeleges = Datum des Ausgleiches
Belege erfasst bis
= Systemdatum der Erfassung der Beleg Nächst Budat
= Steuert die Fälligkeit;
Belege werden in Zahllauf einbezogen, die bis 1 Tag vor dem Datum fällig sind.
Kreditoren
= Beschränkung auf spezielle Kreditoren möglich
Nur den Nr. Kreis des spezifischen LIAS Lieferanten eintragen oder über die Konten gruppe auswählen, ansonsten alle Liefer- anten berücksichtigen (s. nächste Seite).
Ausländer bekommen eigenen Zahllauf,
Zahlungsausgang maschinell (Parameter für
ZV erfassen)
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Die Änderungen können anhand des Error-Codes „Err“ identifiziert werden. Die nachträglich freigegebenen Posten sind mit 098 gekennzeichnet. Die nachträglich gesperrten Posten mit 099. Die Gesperrten sind in der Kategorie „Keine Regulierung“ aufgeführt. Die gezahlt werden sind hier in U = Überweisung aufgeführt.
Wenn abweichende Zahlungsempfänger erfasst wurden, ist dies mit Zahlung an in diesem Freiraum aufgeführ Das Ausdrucken der ZV erfolgt über das Drucksymbol
Zahlungsausgang maschinell (ZV drucken)
Zahlungsausgang maschinell (Zahllauf anstoßen)
Über die Funktion Kreditoren Einzelposten kann man sich die ausgeglichenen Posten ansehen.
Beispielhaft sind hier zwei durch den Zahlungslauf ausgeglichene Position aufgeführt. Als Belegart ist hier ZP für Zahlungsbuchung herangezogen worden. Bei Schecks wird ZS für Zahlung per Scheck
genommen. Deutlich wird dass die beiden Kreditorenrechnungen durch einen ZP Beleg ausgeglichen wurden.
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Mit werden die Avise, Schecks, Datenträgerbegleitzettel gedruckt. Wichtig ist, dass im Reiter die die Varianten gepflegt sind.
Nach der Ausführung muss der Jobname der angeben werden.
Nach der Bestätigung können über das Menü die eigenen Jobs gesichtet werden.
Achtung Druck an dieser Stellte bedeutet gleich die Bereitstellung
der Zahlungsdaten !
!
Zahlungsausgang maschinell (Druck Datenträger)
Manueller Ausgleich eines Kontos Ausgleichen ohne Differenz
Nach den Angaben des Kontos, Ausgleichs- datum, Periode, BK und Währung können weitere Eingrenzung vorgenommen werden.
Wählt man Betrag aus und drückt den Button gelangt man zu nächsten
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto F-44 - Ausgleichen
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Korrespondenzen Kontoauszug
Angezeigt wird eine Übersicht der erzeugten Ausgabeaufträgen. Angezeigt wird unter anderem die Spoolnr.
Über das Menü System->Eingene Spoolaufträge kann der Auftrag mit der Maus angekreuzt werden und und mit gedruckt werden.
Korrespondenzen
Zahlungsmitteilungen
Nach Angabe des Buchungskreises, muss
die Korrespondenzart mit SAP01 angegeben werden.
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Korrespondenz FB12 - Anfordern
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Die angeforderte Korrespondenz muss über die Transaktion Korrespondenz drucken -> Gemäß Anforderung zum Drucken getriggert werden. Nach Angabe der Korrespondenz und Buchungskreis, kann man über seinen Benutzer die Selektion einschränken. Mit wird der Trigger angestoßen.
Korrespondenzen
Zahlungsmitteilungen
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Korrespondenz drucken F.61 - Gemäß Anforderungen
Es erscheint die schon bekannte Übersicht erzeugter Ausgabeaufträge. Die Spoolnr zur Orientierung wird angezeigt.
Korrespondenzen
Zahlungsmitteilungen
Über das Menü System -> Eigene Spoolaufträge kann erzeugte Korrespondenz gedruckt werden. Eine Liste der Aufträge erscheint, kann ausgewählt und mit gedruckt werden.
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N70: Kreditorenbuchhaltung
•
Bestellung Waren-
eingang
Zahlungstransaktionen Zahlungsprogramm Cash Mgmt &
Forecast Date Cash Mgmt &
Prognose- datum
Rechnungs- eingang Rechnungs-
prüfung
Cash Management
Konto:
Kreditor 102
Rechnungen und Gutschriften Anzahlungen
Automatischer Zahlungslauf (mit Erstellung der Zahlungsträger)
Abwicklung Zahlungsausgänge und manuelle Kontoauszüg
Abwicklung Zahlungsausgänge über Bank-Inkasso und manuellen
Kontoauszug Kontenausgleich
Kreditoren
Betriebswirtschaftliche
Vorteile Echtbuchungen Berichtswesen Betriebswirtschaftliche Vorteile
Die Kreditorenkomponente wird zur Verwaltung und Überwachung von Kreditorenbuchungen wie Rechnungen, Anzahlungen usw. verwendet.
Für diese Komponente stehen vordefinierte Berichte zur Verfügung.
Diese Berichte sind in einer
Standardberichtshierarch ie abgelegt. Die Berichte bieten Ihnen die Möglichkeit, die Anzahlungs-
anforderung
Berichtswesen Kreditorenrechnung
buchen
Anzahlungs- verrechnung
Zahlung mit dem Zahlungsprogramm
buchen Anzahlung mit Zahlungsprogramm
buchen
