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3. Bürgermeister
Bewerbung der Landeshauptstadt München um die Ausrichtung der Velo-City Konferenz 2007 in München - Bewerbungskonzept und Stand der Ausschreibung Sitzungsvorlagen Nr. 02-08/V 05320
Anlage
Kostenaufstellung
Beschluss des Bauausschusses vom 07.12.2004 (SB) Öffentliche Sitzung
I. Vortrag des Referenten
1. Ausgangslage
Auf Grundlage des Beschlusses des Bauausschusses vom 09.03.2004 bewirbt sich die Landeshauptstadt München um die Ausrichtung der internationalen Velo-City- Konferenz im Jahr 2007.
Mit der Durchführung dieser Arbeiten wurde im April 2004 das Stadt- und
Verkehrsplanungsbüro Kaulen (SVK) beauftragt, das in Abstimmung mit dem Büro des 3. Bürgermeisters und unter fachlicher Begleitung des Baureferats, des
Referats für Arbeit und Wirtschaft, des Planungsreferats, des Referats für Gesundheit und Umwelt sowie des Kreisverwaltungsreferats die Bewerbung der Landeshauptstadt München fertigt. Die Geschäftsführer des Kreis- und
Landesverbandes des ADFC e.V. sind ebenfalls Mitglieder des Arbeitskreises. Es wurden ein inhaltliches Bewerbungskonzept und ein Finanzkonzept erarbeitet.
Inzwischen hat der „Velo-City-Rat“ die Ausschreibungsunterlagen für die
Gastgeberstadt der 16. Velo-City-Konferenz versandt. Neben der Landeshauptstadt München bewerben sich u.a. die Städte Bologna, Brüssel, Genf, Helsinki,
Kopenhagen und Wien um die Ausrichtung der Konferenz.
Das erste Bewerbungskonzept soll bis zum 7. Dezember diesen Jahres eingereicht werden. Dies wird seitens der Landeshauptstadt München fristgerecht erfolgen. Bis zum 21. Dezember 2004 werden seitens des Velo-City-Rats die drei
aussichtsreichsten Städte ausgewählt, die anschließend durch den „Velo-City Direktor“ vor Ort besucht werden. Auf Grundlage einer detaillierten Präsentation in Brüssel ist die Entscheidung für Mitte März 2005 vorgesehen.
Ein Vertragsentwurf, der zwischen der Ausrichterstadt und dem Velo-City-Rat zur Durchführung des Kongresses im Jahr 2007 abzuschließen ist, wird den
Bewerberstädten Anfang nächsten Jahres zugeleitet und soll von der ausgewählten Stadt Mitte März 2005 unterzeichnet werden.
Die Verträge waren in den vergangenen Jahren so gestaltet, dass – die Auswahl vorausgesetzt – die Landeshauptstadt München Veranstalter der Konferenz wäre.
Der Velo-City-Rat unterstützt die jeweilige Stadt bei der Konzeption des
Kongresses, der Anwerbung internationaler Sponsoren und der Bewerbung der Konferenz im internationalen Rahmen. Das Velo-City-Logo und eine Adress- Datenbank werden zur Verfügung gestellt. Die finanzielle Verantwortung für die Ausrichtung der Konferenz liegt bei der Landeshauptstadt München.
Mögliche Gewinne werden zwischen der Ausrichterstadt und dem Velo-City-Rats geteilt.
Eine Prüfung des Vertragsentwurfs erfolgt durch das Rechtsamt des Direktoriums.
2. Kongresskonzept
Auf Wunsch des Velo-City-Rats soll der vier Tage dauernde Kongress im Juni 2007 stattfinden. Nachdem durch das SVK verschiedene Veranstaltungsorte im Hinblick auf die zeitliche Verfügbarkeit, das Raumkonzept des Kongresses und den
Kostenrahmen geprüft und gewertet wurden, soll die Konferenz nach Abwägung der genannten Aspekte im Gasteig in der Zeit vom 12. bis 15. Juni 2007 ausgerichtet werden.
Das Leitthema der Bewerbung soll die Potenziale des Radverkehrs in der Region München behandeln. Die Region München ist ein wirtschaftlich sehr attraktiver Standort mit sehr hoher Freizeit- und Lebensqualität und einem großen
Wachstumspotenzial. Dies macht zum einen die Attraktivität Münchens aus, zum anderen sind aber auch die Verkehrsbelastungen der Stadt und auch des Umlandes durch diesen Standortfaktor geprägt. Die Potenziale des Fahrradverkehrs u.a. in Kombination mit Bahn- und Busverkehr sowohl im Alltags- als auch im
Freizeitverkehr zur Minderung der Verkehrsproblematik sollen thematisiert werden.
Gleichzeitig leistet ein attraktives Radverkehrssystem einen hohen Beitrag zur Lebensqualität am Standort München.
Neben dem eigentlichen Kongress sind Abendveranstaltungen und Exkursionen für die Delegierten im Bewerbungskonzept vorgesehen.
3. Partnerschaften
Zur Durchführung der Konferenz bedarf es sowohl aus inhaltlichen Aspekten als auch aus Kostengesichtspunkten der Bildung von Partnerschaften und Koalitionen.
Seit Beginn der Arbeiten sind daher - der MVV und
- die MVG
Mitglied des projektbegleitenden Arbeitskreises.
Im Hinblick auf das Leitthema konnten - der Regionale Planungsverband,
- der Planungsverband Äußerer Wirtschaftsraum München und
- der Verein zur Sicherstellung überörtlicher Erholungsgebiete in den Landkreisen um München e.V.
als Partner gewonnen werden.
Weiterhin liegen Referenzschreiben, welche die Bewerbung der Landeshauptstadt München unterstützen, von folgenden Institutionen vor:
- Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen,
- Bayerisches Staatsministerium des Innern in Kooperation mit dem Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie,
- Allgemeiner Deutscher Fahrrad-Club – Bundesverband,
- Allgemeiner Deutscher Fahrrad-Club – Landesverband Bayern, - Allgemeiner Deutscher Fahrrad-Club – Kreisverband München, - Zweirad-Industrie-Verband.
4. Sponsorenkonzept
Das SVK hat ein differenziertes Sponsorenkonzept erarbeitet. Da sich die Landeshauptstadt München z.Zt. in der Bewerbungsphase befindet und damit zwangsläufig noch keine abschließenden Sponsorenverträge schließen konnte, wurde zunächst nur bei möglichen Hauptsponsoren im Hinblick auf eine finanzielle Unterstützung im Falle einer Vergabe der Konferenz an die Landeshauptstadt München angefragt. Die erste Resonanz ist äußerst erfolgversprechend. Schon heute liegen schriftliche Absichtserklärungen von Sponsoren für Finanz- und Sachsponsoring (Abendveranstaltungen, Mobilitätsangebote etc.) über mehr als 300.000 € vor.
Sollte München als Veranstalterstadt ausgewählt werden, ist im Rahmen eines abgestuften Sponsorenkonzepts geplant, weitere ca. 100 Firmen im Münchner Raum aber auch darüber hinaus um eine finanzielle Unterstützung der Konferenz zu bitten.
5. Kosten und Finanzierung
Zur Abschätzung des finanziellen Rahmens wurde das SVK beauftragt, eine erste Kostenkalkulation durchzuführen, die als Anlage beigefügt ist. Dabei wurde das SVK gebeten, bei den Einnahmen aus den Teilnehmergebühren eher von einem niedrigeren Ansatz auszugehen. Nach der Kostenkalkulation wird der Eigenanteil der Landeshauptstadt München unter dem Betrag von 250.000 € liegen, der als Kostenobergrenze in der Beschlussvorlage vom 09.03.2004 festgelegt wurde.
Dieser Eigenanteil soll durch Vergrößerung des Veranstalterkonsortiums (Umlandgemeinden, Erholungsflächenverein) und die Akquisition von weiteren Sponsoren noch verringert werden.
Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung wird die Organisation der Konferenz einer professionellen Agentur übertragen.
Die Finanzierung der Velo-City-Konferenz wird als Maßnahme der
Öffentlichkeitsarbeit aus dem vorhandenen Radverkehrsbudget des Baureferates ohne Haushaltsausweitung sichergestellt.
Die Stadtkämmerei hat der Vorlage zugestimmt.
Das Baureferat, das Referat für Stadtplanung und Bauordnung, das Referat für Arbeit und Wirtschaft, das Referat für Gesundheit und Umwelt und das
Kreisverwaltungsreferat haben der Sitzungsvorlage zugestimmt.
II. Antrag des Referenten
Der Bauausschuss beschließt als Senat:
1. Der Stadtrat nimmt den Sachstandsbericht zustimmend zur Kenntnis und bittet den 3. Bürgermeister, die Arbeiten in der beschriebenen Weise weiter fortzusetzen.
2. Der 3. Bürgermeister wird gebeten, zusätzliche Sponsorenmittel und weitere Veranstalter zur Reduzierung des Eigenanteils der Landeshauptstadt München zu akquirieren.
3. Die Kostenkalkulation wird weiter fortgeschrieben und darf einen Eigenanteil der Stadt München von 250.000 € nicht überschreiten
4. Der 3. Bürgermeister wird beauftragt, einen Vertrag, in dem die Verantwortlichkeiten für die Ausrichtung der Konferenz und deren Finanzierung mit dem Velo-City-Rat bzw. der ECF festgelegt werden, zu verhandeln und zu unterzeichnen.
III. Beschluss nach Antrag
Der Stadtrat der Landeshauptstadt München
Der Vorsitzende Der Referent
ea. Stadtrat/rätin Hep Monatzeder Bürgermeister
IV. Abdruck von I. mit III.
Über den Stenographischen Dienst an das Baureferat
an das Referat für Arbeit und Wirtschaft an das Referat für Gesundheit und Umwelt an das Referat für Stadtplanung und Bauordnung an das Kreisverwaltungsreferat
an die Stadtkämmerei an das Direktorium HA I-P an das Direktorium HA II
V. WV Büro 3. Bürgermeister
Anlage 1
Kostenkalkulation Velo-City Konferenz 2007
Einnahmen Ausgaben Kommunikation und Dokumentation (2 x Einladungen,
Tagungsband, Kongressdokumentation) 174.000 €
Teilnehmer-Service (Information, Registrierung, Verwaltung)
25.000 €
Miete Gasteig 90.000 €
Zusätzliche Kongressausstattung Gasteig 32.000 €
Verpflegung Kongressteilnehmer (Mittagessen,
Pausengetränke) 179.000 €
VeloCity-Gebühr 70.000 €
Kongressvorbereitung, Organisation und
Durchführung, Nachbereitung 215.000 €
Teilnehmergebühren 279.000 €
Sponsoring 260.000 €
Summe 539.000 € 785.000 €
Eigenanteil Landeshauptstadt München 246.000 €
