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eGovernment Review: Zentrales Personenstandsregister

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Zentrales Personenstandsregister

Benefi ts Management I Recommender Systeme

Ausgabe Nr.

Juli 2015

ISSN 1997-4051

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sprechenden Maßnahmen zum Umgang mit den Heraus- forderungen beschrieben werden. Es werden auch weitere Informationen veröff entlicht, wie die Anzahl der Kranken- standstage der Mitarbeiter der Gemeinde (inklusive der Information, dass diese unter dem landesweiten Durch- schnitt liegen). Zusätzlich werden Projekte mit Projektzie- len, Budgetzahlen und Deadlines beschrieben.

Auch Österreich hat Schritte zu einer moderneren Ver- waltung gesetzt. Ein Beispiel ist das zentrale Personen- standsregister, das von Markus Blank im ersten Fachartikel der vorliegenden Ausgabe von eGovernment Review be- schrieben wird. Im zweiten Beitrag wird auf die Nutzen- erwartungen der Stakeholder hingewiesen und diese mit Realisierungsstrategien verbunden und Handlungsemp- fehlungen gegeben. Im dritten Beitrag wird das spannende Th ema der Empfehlungstechnologien in der öff entlichen Verwaltung bearbeitet. Diese aus anderen Bereichen, wie E-Business, bekannten Technologien sollten auch für die Verwaltung einsetzbar sein. Auch in den nachfolgenden Artikeln werden wieder viele interessente Aspekte von E-Government aufgearbeitet.

FH-Prof. Dr. Wolfgang Eixelsberger Fachhochschule Kärnten

Studienbereich Wirtschaft & Management Liebe E-Government Interessierte,

in der vorliegenden Ausgabe von eGovernment Review erklärt Staatssekretärin Mag.a Sonja Steßl in einem In- terview das Projekt Digital Roadmap. Damit sollen beste- hende Initiativen zu einer gemeinsamen Digitalen Strate- gie für Österreich zusammengeführt werden. Als Beitrag zur Transparenz staatlichen Handels werden die Th emen Open Government Data und Online-Petitionen erwähnt.

Insgesamt betont Staatssekretärin Steßl die gute Position, in der sich Österreich in Bezug auf E-Government in Eu- ropa befi ndet.

Verbesserungsmöglichkeiten sind natürlich gegeben. Bei- spiele dazu wurden bei einem Besuch in Norwegen sicht- bar. Die skandinavischen Länder haben generell eine sehr lange Tradition eines off enen und transparenten Staates.

Die Ausgangssituation ist daher naturgemäß eine ande- re, als in Österreich. Es gibt sehr spannende Beispiele aus diesen Ländern, die durchaus einen Weg für die Zukunft von E-Government in Österreich, Deutschland und der Schweiz zeigen können.

Die norwegische Stadt Tønsberg (ca. 42.000 Einwohner) hat beispielsweise bereits 2006 bei einer städteplanerischen Maßnahme die Bevölkerung über ein Onlineportal ein- gebunden. Im Portal standen die entsprechenden Doku- mente der Verwaltung frei zum Download zur Verfügung, die wesentlichen Meilensteine waren als Zeitlinie klar zu erkennen und den Bürgern wurde elektronisch, in den jeweils dafür vorgesehenen Zeiträumen, die Möglichkeit der Partizipation eingeräumt. Ein weiteres Beispiel ist das Electronic Public Records (Off entlig elektronisk postjour- nal) Portal. In diesem Portal sind derzeit ca. 14 Mio. Doku- mente der öff entlichen Verwaltung abgelegt und können entsprechend durchsucht und angefordert werden (die Dokumente stehen nicht zum Download zur Verfügung, können aber entsprechend in elektronischer Form ange- fordert werden).

Ein weiteres Beispiel ist eine norwegische Gemeinde mit ca. 11.000 Einwohnern. Diese Gemeinde hat ein 108-sei- tiges Dokument auf ihrer Webseite veröff entlich, in dem die Budgetzahlen veröff entlicht werden und überdies die Herausforderungen, die auf die Gemeinde in verschiede- nen Bereichen zu erwarten sind aufgelistet und die ent-

Editorial

FH-Prof. Dr. Wolfgang EIXELSBERGER Fachhochschule Kärnten Studienbereich Wirtschaft & Management

eGovernment Review veröffentlicht ausgewählte Artikel zu verschiedensten Aspekten von E-Government. Wenn Sie einen Artikel in eGovernment Review veröffentlichen möchten, dann senden Sie eine Kurzbeschreibung (zwi- schen 150 und 300 Worte) an w.eixelsberger@fh-kaernten.

at. Die Kurzbeschreibung kann sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache verfasst sein. Der eGovern- ment-Review-Beirat bewertet die eingereichten Artikel und gibt ausgewählte Artikel zur Veröffentlichung frei.

Einreichungen für die 17 Ausgabe werden bis zum 19. Oktober 2015 angenommen.

aufruf beiträgeaufruf beiträgeaufruf beiträgeaufruf beiträge

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eGovernment-Review-Beirat

FH-Prof. Dr. Dietmar Brodel

Studienbereichsleitung Wirtschaft & Management Fachhochschule Kärnten

FH-Prof. Dr. Wolfgang Eixelsberger Professur aus Wirtschaftsinformatik Fachhochschule Kärnten

Prof. Dr. Peter Parycek, MSc Zentrumsleiter Zentrum für E-Government Donau-Universität Krems

Lektor FH Kärnten

Prof. Dr. Reinhard Posch

Leiter des IAIK (Institute for Applied Information Processing and Communications) TU Graz

CIO des Bundes

Prof. DI Dr. Reinhard Riedl

Leiter Kompetenzzentrum Public Management & E-Government Berner Fachhochschule

Prof. Dr. Jürgen Stember

Dekan Fachbereich Verwaltungswissenschaften Hochschule Harz

DI Manfred Wundara CIO der Stadt Villach

Mitglied des Präsidiums des Fachausschusses für Informationstechnologie des Österreichischen Städtebundes

Leiter der Arbeitsgruppe Q-SKF der Plattform Digitales Österreich

Der Beirat wählt die zu erscheinenden Artikel aus, schlägt

Interviewpartner vor und gibt Input zur generellen Ausrichtung

von eGovernment Review.

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Inhalt

Ausgabe Nr. 16 | Juli 2015

Interview 6

Interview mit Mag.a Sonja Steßl, Staatssekretärin für Verwaltung und Öffentlichen Dienst

Verwaltungsinnovation durch das neue Zentrale Personenstandsregister 8

Markus Blank (Bundesministerium für Inneres)

Integratives Benefi ts Management am Beispiel ELSTER 10

Vanessa Greger (Technische Universität München) I Dian Balta (fortiss – An-Institut der Technischen Universität München) I Petra Wolf (fortiss – An-Institut der Technischen Universität München) I Helmut Krcmar (Technische Universität München)

Empfehlungstechnologien in der Öffentlichen Verwaltung 12

Stefan Reiterer (Technische Universität Graz) I Manfred Wundara (Magistrat Villach) I Alexander Felfernig (Technische Universität Graz)

Die Umsetzung des E-Government-Gesetzes in Deutschland 14

Andreas Schulz-Dieterich (Materna GmbH) I Jürgen Stember (Hochschule Harz)

PALLAST 2.0 – Papierloser Landtag Steiermark 2.0 16

Robert Hammer (Amt der Steiermärkischen Landesregierung)

Bereitstellung von Diensten für integrierte Kommunalportale 18

Ronny Weinkauf (Hochschule Merseburg)

basemap.at – die OGD Verwaltungsgrundkarte von Österreich 20

Wolfgang Jörg (Magistrat der Stadt Wien)

OpenAIRE – eine europäische Infrastruktur für Open Science 22

Gerda McNeill (Universitätsbibliothek Wien)

Ganzheitliche Entscheidungsunterstützung im geoGovernment 24

Hardy Pundt (Hochschule Harz)

Effi zientere IKT in der öffentlichen Verwaltung dank Best Practice, 26 Erfahrungsaustausch und Benchmark

Gerhard Milletich (Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres)

Erfahrungsaustausch und Benchmark

Gerhard Milletich (Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres)

Erfahrungsaustausch und Benchmark Von der Vermessung Parlamentarischer Offenheit 28

Tom Schlansky (Zeppelin Universität)

Erweiterte Qualitätssicherung im Kontext von Open Government Data 30

Alfred Wieser (Fachhochschule Kärnten)

E-Government Tagungen, Konferenzen und Messen 32 E-Government Publikationen 34

fachartikel aktuelles ser vice

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Mag.a Sonja Steßl (34) wurde am 1. September 2014 von Bundespräsident Dr. Heinz Fischer als Staatssekretärin für Verwaltung und Öffentlichen Dienst angelobt. Zuvor amtierte die studierte Juristin seit 16. Dezember 2013 als Staatssekretärin im Bun- desministerium für Finanzen und war von 2009 - 2013 Abgeordnete zum Nationalrat.

Die gebürtige Steirerin arbeitete nach Absolvierung des Gerichtsjahres für Joanneum Research (Assistentin der Geschäftsführung), EFKON AG (Legal Department) und das NanoTecCenter (Unternehmensorganisation und Qualitätsmanagement).

In ihrer nunmehrigen Funktion als Staatssekretärin im Bundeskanzleramt ist Sonja Steßl neben Verwaltung und Öffentlichen Dienst auch für die Koordinierung der Themenberei- che Verwaltungsmanagement, E-Government, Informations- und Kommunikationstech- nologie und Strukturpolitik sowie für die Angelegenheiten der Anwaltschaft für Gleichbe- handlung verantwortlich.

Digital Roadmap – ein Big Picture für die digitale Zukunft Österreichs Digital Roadmap – ein Big Picture für die digitale Zukunft Österreichs Digital Roadmap – ein Big Picture

Vor kurzem wurde das Projekt Digital Roadmap vorgestellt. Was sind die zentralen Inhalte dieser Roadmap?

Es gibt kaum einen Bereich unseres Lebens und der Wirt- schaft , der von der Digitalisierung nicht betroff en ist. Mir ist es ein Anliegen, die Digitale Zukunft Österreichs stra- tegisch und politisch zu diskutieren und aktiv zu gestalten, denn nur so kann es uns gelingen, die Chancen der Digita- lisierung bestmöglich zu nutzen und zu optimieren. In mei- ner Verantwortung als Kanzleramtsstaatssekretärin habe ich deshalb einen Prozess zur Entwicklung einer Digitalen Strategie für Österreich initiiert. Es freut mich, dass ich nun gemeinsam mit Staatssekretär Harald Mahrer mit der Ko- ordination des Regierungsprojekts Digital Roadmap beauf- tragt bin. In den nächsten Monaten werden die bestehenden österreichischen Initiativen systematisch zusammengeführt und gemeinsam mit den Gebietskörperschaft en, Sozialpart- nern, NGOs, der Wissenschaft und Wirtschaft in einem partizipativen Prozess die Eckpunkte und Grundlinien der Digital Roadmap erarbeitet. Denn es ist ja nicht so, dass wir bei Punkt Null beginnen. Viele Ressorts und Bundesländer, NGOs und die Wirtschaft arbeiten hier sehr professionell in ihrem Bereich und es gibt Teilstrategien und viele erfolg- reiche Projekte. Im Bereich moderner Verwaltungsservices beispielsweise wurden bereits in der Vergangenheit die Kräf- te sinnvoll gebündelt und gemeinsam wichtige Schritte ge- setzt. Was wir aber dringend brauchen, ist eine Gesamtstra- tegie, ein gemeinsames Big Picture der Bundesregierung.

In Abstimmung mit der Digital Roadmap soll auch der Reform- dialog Verwaltungsvereinfachung stattfi nden und damit ein

Schritt in Richtung Republik 2.0 gemacht werden. Welche zen- tralen Aufgaben sehen Sie für E-Government bei der Verwal- tungsvereinfachung?

Mein Ziel im E-Government Bereich ist eine Republik 2.0.

Bürgerinnen und Bürger sollen das Recht – aber nicht die Pfl icht – haben, ihre Amtswege online erledigen zu kön- nen. Das bedeutet, dass alle Services der Verwaltung, je- der Kontakt mit Behörden auch digital angeboten werden soll. Von der verlässlichen Information, der elektronischen Zustellung statt gelber Zettel uvm. Mit dem Reformdialog Verwaltungsvereinfachung hat die Bundesregierung ein wichtiges Signal gesetzt. Wir wollen noch moderner, ef- fi zienter und bürgerInnennäher werden. Mir ist bewusst, dass das für die öff entliche Verwaltung eine große Heraus- forderung ist. Aber wir haben hier schon ein gutes Funda- ment und Österreich zählt zu Recht zu den Vorreitern in Sachen E-Government. Mit der Handy-Signatur gibt es in Österreich ein einfaches, kostenfreies Werkzeug, um sich im Internet mittels Mobiltelefon eindeutig auszuweisen bzw. Dokumente rechtsgültig elektronisch zu unterschrei- ben und so vor unbemerkten Manipulationen zu schützen.

Das sind wichtige Voraussetzungen für effi ziente, durch- gängige Online-Prozesse. Dass dieses Service gewünscht und gut angenommen wird, zeigen die mittlerweile über 545.000 aktiven Handy-Signaturen und laufend werden es mehr. Mit der antraglosen Familienbeihilfe und in Zukunft der automatischen ArbeitnehmerInnenveranlagung setzen wir wichtige Schritte, um Amtswege von zu Hause erledi- gen zu können und die öff entliche Verwaltung von zeitin- tensiven Routinearbeiten zu entlasten. E-Government ist

Mag.a Sonja Steßl, Staatssekretärin für Verwal- tung und Öffentlichen Dienst

© BKA/Andy Wenzel

inter view inter view

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außerdem ein wichtiger Hebel, um die Transparenz staat- lichen Handelns zu erhöhen – Stichwort „Open Govern- ment Data“ – und ermöglicht neue Formen der demokra- tischen Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger wie z. B.

durch Online-Petitionen.

Im aktuellen EU E-Government Benchmark wird Österreich der Gruppe „Progressive“ zugeordnet, die durch einen geringen Durchdringungsgrad und ein mittleres Niveau an Digitalisierung gekennzeichnet ist. Was kann getan werden, um zur Spitzen- gruppe aufzuschließen?

Eines vorweg: Österreich hat im E-Government Bereich sehr früh die Potentiale der digitalen Welt erkannt und wir müssen den internationalen Vergleich nicht scheuen.

Selbstverständlich analysieren wir die Ergebnisse und ar- beiten kontinuierlich, um nicht zurückzufallen. Das zeigt sich beim E-Government Benchmark, bei dem Österreich bei den Schlüsseltechnologien schon im Spitzenfeld war und sich dort weiterhin hält. Die Handy-Signatur erhält Bestnoten und wir liegen auch bei der Verfügbarkeit von Online-Services insbesondere bei der Arbeitssuche und bei Unternehmensgründungen gut. Auch die Ergebnis- se des eGovernment Monitors 2015 sind erfreulich. Ös- terreich belegt im Vergleich mit Deutschland, Schweden und der Schweiz wieder Top-Platzierungen, vor allem die E-Government-Nutzung ist in Österreich mit 73 Prozent hoch und konnte sich nochmals steigern. Auch beim Erfah- rungswert mit elektronischen Verwaltungsservices zeigen sich die Stärken Österreichs. 28 Prozent der befragten Ös- terreicherinnen und Österreicher nutzen E-Government- Dienste bereits seit fünf bis zehn Jahren. In der Schweiz liegt dieser Wert bei 17, in Deutschland bei elf und in Schweden lediglich bei sieben Prozent. Das spornt an. Wir wollen uns laufend verbessern und setzen konkrete Schwerpunkte, wie etwa bürgerzentriertes E-Government, One-Stop- und No-Stop-Services, E-Procurement, E-Zustellung, Open Government Data und Registeranwendungen.

Im Umfeld der elektronischen Zustellung haben andere Län- der, wie Dänemark, eine höhere Durchdringung (die Anzahl der Bürger, die elektronische Zustellungen erhalten, ist sehr hoch).

Welche Maßnahmen sollten hier in Österreich gesetzt werden?

Dänemark hat eine sehr scharfe Verpfl ichtung zur Entge- gennahme elektronischer Zustellungen eingeführt. Im Ge- gensatz dazu steht es in Österreich Behörden sowie Bür- gerinnen und Bürgern völlig frei, ob sie die elektronische Zustellung nutzen wollen oder nicht. Natürlich können wir mit der elektronischen Zustellung in der öff entlichen Verwaltung Einsparungen im Budget erzielen und gleich- zeitig die Services eines modernen Dienstleisters weiter verbessern. Die Bürgerinnen und Bürger profi tieren vor allem von der Zeitersparnis, höherer Servicequalität und mehr Flexibilität. In der Verwaltung liegt das Hauptargu- ment im Wegfall bzw. der Reduktion von Portokosten, des manipulativen Aufwandes sowie von Papier und Kuverts.

In den letzten Monaten verzeichnen wir bei der elektro- nischen Zustellung deutliche Zuwächse. Das ist auch da- rauf zurückzuführen, dass seit Ende März elektronische

Zustellungen in nahezu allen gerichtlichen und staatsan- waltschaft lichen Verfahren möglich sind. Wesentlich ist aus meiner Sicht die Nutzung der Synergien mit der Wirt- schaft . So wie ich zu Hause einen Postkasten habe, soll es auch in der digitalen Welt ein einziges, gesichertes und vertrauenswürdiges Postfach geben, über das ich meine Dokumente erhalte. Die erste Großbank nützt bereits den elektronischen Zustelldienst und weitere Interessenten der Wirtschaft bereiten dies vor.

Im vergangenen Herbst wurde bei der Regierungsklausur ein Maßnahmenpaket ‚Bürgernaher Staat‘ beschlossen. Zur Bür- gernähe gehört auch Transparenz u.a. in Form von Open Data.

Welche Maßnahmen sollten in diesem Bereich in den nächsten Jahren gesetzt werden?

Mit dem bundesweiten Open-Government-Data-Portal hat das Bundeskanzleramt gemeinsam mit der Coopera- tion OGD Österreich einen wesentlichen Schritt zur För- derung von Open Government Data in Österreich gesetzt.

Das Portal ermöglicht einen umfassenden Überblick auf frei zugänglich gemachte, nationale, nicht personenbe- zogene Daten der öff entlichen Verwaltung und wurde 2014 in der Kategorie »Improving the Delivery of Public Services« mit dem renommierten Public Service Award der Vereinten Nationen ausgezeichnet. Dieser Vorsprung muss auch in Zukunft gehalten werden. Auch einzelne E-Government Projekte – wie etwa die Medientranspa- renzdatenbank – zeigen eindrucksvoll, wie moderne E- Government Lösungen schon heute zu mehr Transparenz führen. Wir sind auf einem sehr guten Weg, den wir kon- sequent weiterverfolgen.

Welche Entwicklungen im Umfeld von E-Government sehen Sie auf Europäischer Ebene?

Trends auf EU-Ebene sind die Th emen „digital by default“

und „data only once“. Beide Schwerpunkte werden sich im künft igen E-Government Aktionsplan wiederfi nden.

Bei „digital by default“ geht es mir vor allem darum, die Gesamtbevölkerung und das Gemeinwohl im Auge zu ha- ben. Elektronische Services sollen verbessert und verein- facht werden, wobei die Bürgerinnen und Bürger sowie die Unternehmen im Mittelpunkt stehen. Mir ist auch wichtig, die „offl iner“ einzubeziehen, alle müssen dieselben Chan- cen und Möglichkeiten haben. Bei „data only once“ – also dem Ziel, dass grundsätzlich Informationen nicht mehr- fach an die Verwaltung geliefert werden müssen, wenn sie dort bekannt sind – ist besonders auf den Datenschutz zu achten. Umfassende Registernutzung und Verfahrensver- einfachungen sind natürlich anzustreben, aber das muss im Einklang mit dem Schutz der personenbezogenen Da- ten stehen. Und was die österreichische „Digital Roadmap“

betrifft , diese werden wir selbstverständlich in die Euro- päische Digitale Agenda einbetten und beispielsweise die Europäischen Initiativen zum Digitalen Binnenmarkt ein- beziehen und mitgestalten. Alles in Allem: Ich sehe uns im europäischen Kontext sehr gut aufgestellt.

Wir danken für das Gespräch.

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Verwaltungsinnovation durch das

neue Zentrale Personenstandsregister

Markus Blank

abstract

Geboren in Niederösterreich, Hochzeit in der Steiermark, die Datenstände einer einzigen Person waren oftmals über mehrere Gemeinden verteilt. Die Folge waren langwierige Behördengänge für die Bürgerinnen und Bürger.

Mit der Einführung des Zentralen Personenstandsregisters können erstmalig Urkunden zur Geburt oder Eheschließung bei jedem Standesamt in Österreich ausgestellt werden.

Musterschüler Österreich. Dem Th ema E-Government in Österreich kommt in der Verwaltung, in der Wirtschaft und bei den Bürgerinnen und Bürgern eine zentrale Rolle zu. So belegte beispielsweise Österreich seit 2006 im europäischen E-Government Ranking immer einen absoluten Spitzenplatz, was uns oft mals den Ruf eines

„Musterschülers für E-Government“ einbrachte. Der vom BMI seit vielen Jahren bereitgestellte „elektronische Personenkern für natürliche Personen“, gilt daher als integraler Bestandteil sämtlicher elektronischer Ver fah- ren in Österreich.

Kern der österreichischen Identitätsverwaltung. Die er- probten und jährlich millionenfach abgefragten Register wie das Zentrale Melderegister, das Ergänzungsregister für natürliche Personen oder das Stammzahlenregister wurden im November 2014 durch das Zentralen Perso- nenstands- und Staatsbürgerschaft sregister ergänzt und bilden zusammen den Kern der österreichischen Iden- titätsverwaltung. Die Bürgerinnen und Bürger, die Pri- vatwirtschaft und auch die öff entliche Verwaltung selbst nutzen im Rahmen der bestehenden Gesetzeslage tagtäg- lich die Services des elektronischen Personenkerns für natürliche Personen.

Alle Personenstandsfälle erfasst. Mit der Einführung des Zentralen Personenstands- und Staatsbürgerschaft s- registers, welche am 1. November 2014 in Vollbetrieb gingen, wurde erstmalig ein Register erschaff en, indem alle Personenstandsfälle (z.B. Geburt, Ehe, Tod) öster- reichweit in einem zentralen Register erfasst, gespeichert und verwaltet werden.

Von händisch zu elektronisch. Durch das Zentrale Perso- nenstandsregister erfolgte eine Umstellung der, auf den Standesämtern, händisch geführten Bücher auf eine einheitliche Webapplikation mit zahlreichen elektroni- schen Schnittstellen zu anderen Verwaltungskörpern. Es

wurden dazu die Datensätze aus allen österreichischen Gemeinden in das neue System eingepfl egt. In den meis- ten Standesämtern wurden schon seit einigen Jahren die Daten elektronisch erfasst, allerdings waren diese elekt- ronischen Daten nicht bindend. Eine Herausforderung bei der Datenmigration war es daher, die verschiedenen EDV-Lösungen der einzelnen Standesämter in ein ein- heitliches Format ins Zentrale Personenstandsregister zu importieren.

Externe Einfl üsse. Das gesamte Projekt war darüber hinaus auch von einigen externen Einfl üssen geprägt. So wurden etwa im Februar 2013 das Namensrecht und die Obsorge- bestimmungen geändert. Auch die notwendige Standard- und Musterverordnung trat erst mit 19. Juli 2013 in Kraft , daher konnten die Datenmigration, Test und Schulungen erst danach begonnen werden.

Jetzt gilt es Schritt für Schritt, jene Daten durch die Stan- desbeamten in das System einzupfl egen, die noch nicht elektronisch im System erfasst wurden. Diese werden bei jedem Anlassfall, etwa bei einer Hochzeit, nacherfasst.

Effi zienzsteigerung und Einblick. Der Nutzen dieses Vor- zeigeprojekts liegt in einer Effi zienzsteigerung bei den Personenstandsprozessen, im Sinne der Verwaltungsre- form, durch den Einblick in ein zentrales Register. Vor der Einführung eines zentralen Personenstandsregisters verfügten die Städte und Gemeinden bzw. Gemeindever- bände über lokale Verarbeitungen der Personenstands- daten mit unterschiedlichster Technik. Die Mitteilungen zwischen den einzelnen Behörden erfolgten jedoch nach wie vor in Papierform.

Der Umstieg von einer, in erster Linie papiergeführ- ten, Verwaltung in Büchern, hin zu einem zentral- geführten Register, stellte somit eine unumgängliche Notwendigkeit dar.

abstract

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Minimierung der Papiermitteilungen. Seit der Inbetrieb- nahme des Zentralen Personenstandsregisters werden anstatt Papiermitteilungen Verständigungen auf elek- tronischem Wege übermittelt (z.B. Übermittlung an Statistik Austria, elektronische Geburtsanzeige). Es kommt somit zu einer deutlichen Minimierung der Papiermitteilungen zwischen den einzelnen Behörden und in Folge zu einer erheblichen Reduktion von Kos- ten und administrativem Aufwand. Vor Inbetriebnahme des Zentralen Personenstandsregisters waren bis zu ei- ner Million Poststücke jährlich notwendig, um die Evi- denzen aktuell zu halten und die gesetzlich auferlegten Mitteilungspfl ichten zu erfüllen. Auch die Datenquali- tät, Aktualität und Auffi ndbarkeit der personenbezoge- nen Informationen werden durch die Verwendung des Zentralen Personenstandsregisters stetig verbessert.

Einfach & korrekt. Durch die Umsetzung dieses Regis- ters haben auch alle Behörden Zugriff auf die korrekte Namensschreibweise. Darüber hinaus wird durch das Zentrale Personenstandsregister die Umsetzung der an- tragslosen Kinderbeihilfe ermöglicht. Für die Bürgerin- nen und Bürger bedeutet dieses neue Register vor allem

die Einführung von One-Stop-Verfahren, den Wegfall des Urkundennachweises und den Zugang zu Doku- menten, unabhängig von örtlichen Gegebenheiten. Au- ßerdem soll es für die Bürgerinnen und Bürger künft ig möglich sein, mit der Bürgerkarte bestimmte Dokumen- te selbst auszudrucken.

Wohnsitz unabhängig agieren. An weiteren Funktionen des Zentralen Personenstandsregisters wird ebenfalls gear- beitet. So soll es z.B. für Standesämtern möglich sein, relevante Statistiken abzufragen: Wie viele Geburten und Todesfälle gab es in einem bestimmten Zeitraum?

Gleichzeitig mit Einführung des Zentralen Personen- standsregisters wurde auch das Zentrale Staatsbürger- schaft sregister eingerichtet. Dadurch ist es jetzt auch möglich, dass unabhängig vom Wohnsitz ein Staatsbür- gerschaft snachweis ausgestellt werden kann.

Fazit. Die Inbetriebnahme dieses innovativen Registers ermöglicht somit eine effi ziente, transparente, bürgerna- he und serviceorientierte Behördenarbeit auf höchstem technischem Niveau durch konsequente Umsetzung des E-Government-Gedankens.

OR DI (FH) Markus BLANK, MBA Referatsleiter, Bundesministerium für Inneres, Referat IV/2/d – Registerservices und KIT-Budget;

Markus.Blank@bmi.gv.at

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Integratives Benefi ts Management am Beispiel ELSTER

Vanessa Greger I Dian Balta I Petra Wolf I Helmut Krcmar

abstract

Um E-Government Projekte erfolgreich abzuschließen, sind die Nutzenerwartungen der Stakeholder zu erfüllen.

Bislang ist die Analyse von Nutzenerwartungen unterschiedlicher Stakeholder kaum in praktische Ansätze integriert.

Unser Beitrag stellt integratives Benefi ts Management als Lösung vor. Basierend auf theoretischen Grundlagen und einer Fallstudie – die elektronische Steuererklärung ELSTER - wurden Typen von Nutzenerwartungen mit zugehörigen Realisierungsstrategien identifi ziert, sowie Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des integrativen

Benefi ts Managements hergeleitet.

Motivation. Damit ein E-Government Projekt als erfolg- reich wahrgenommen wird, sind die erwarteten Nutzen- potentiale unterschiedlicher Stakeholder (z.B. Bürger, Un- ternehmen, öff entliche Organisationen, Verwal tungen) zu managen. Für eine umfassende Beurteilung eines E-Government Projekts sind alle Stakeholder zu berück- sichtigen und deren Erwartungen zu analysieren, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Projekt herbeizuführen.

Während das Miteinbeziehen und Zufriedenstellen von Stakeholdern in der Literatur als Voraussetzung für einen wahrgenommenen Projekterfolg angesehen wird,(1) ist festzustellen, dass die Analyse der unterschiedlichen Nut- zenerwartungen von Auft raggebern und Stakeholdern bislang kaum in praktische Ansätze des E-Government Projektmanagements integriert ist.

Benefi ts Management. Benefi ts Management liefert ei- nen Ansatz zur strukturierten Identifi kation und zum Management der Nutzenpotentiale eines IT-Projekts unter Berücksichtigung unterschiedlicher Stakeholder.

Mit Hilfe dieses Ansatzes kann die Analyse der unter- schiedlichen Nutzenerwartungen von Auft raggebern und Stakeholdern in die Steuerung von E-Government Projekten integriert werden. Im Folgenden werden fünf Handlungsempfehlungen[1] für die Realisierung von Benefi ts Management in E-Government Projekten prä- sentiert. Diese wurden mit Hilfe von Literaturrecher- chen und einer Fallstudie (die vorausgefüllte Steuerer- klärung im Rahmen von ELSTER) abgeleitet.

1. Identifi kation der Stakeholder und ihrer erwarteten Nut- zenpotentiale. Es soll ein Verständnis der Stakeholder und der von den Stakeholdern erwarteten Nutzenpo- tentiale geschaff en werden. Hierfür sind die Stakeholder zu identifi zieren und deren Nutzenerwartungen – bei- spielsweise basierend auf Interviews oder Workshops –

zu erheben, so dass die Perspektive der Stakeholder auf das Projekt bekannt ist. Bei der Identifi kation der Sta- keholder unterstützen eine Anordnung der Stakeholder nach Projektphasen des E-Government Projekts (Beauf- tragung, Entwicklung, Realisierung, Nutzung) und eine Kategorisierung der Stakeholder (Auft raggeber, Reali- sierer, Unterstützer, interne/externe Nutzer).(2)

2. Analyse der Stakeholder und der Nutzenpotentiale. Die Stakeholder werden detailliert analysiert, indem der Einfl uss der Stakeholder auf ein E-Government Projekt bestimmt wird. Hierbei werden beispielsweise Aspekte wie Macht, Legitimität und Dringlichkeit sowie Inter- aktionen und Ressourcenabhängigkeiten zwischen Sta- keholdern analysiert.(3) Zudem werden die Nutzenpo- tentiale matrixartig den Stakeholdern zugeordnet. Dies ermöglicht die Identifi kation von Übereinstimmun- gen bei den Nutzenpotentialen und von konfl iktären Nutzenpotentialen.

3. Planung der Realisierung der Nutzenpotentiale. Die Pro- jektziele und der aktuelle Projektstand werden in Bezug auf die Diskrepanz zwischen zu realisierenden und er- warteten Nutzenpotentialen erfasst. Die Nutzenpoten- tiale werden somit basierend auf den Erwartungen der Stakeholder und dem Realisierungspotential des Pro- jektteams verwirklicht. Die aus den Erkenntnissen der Literaturrecherche und der Fallstudie abgeleitete Typo- logie der Nutzenpotentiale dient hierzu als Ausgangs- lage und vereint die beiden Perspektiven Stakeholder und Projektteam(4). Die Typologie beinhaltet vier Typen von Nutzenpotentialen:

Beauft ragte Nutzenpotentiale können vom Projekt- team realisiert werden, und werden von einfl ussrei- chen Stakeholdern als wichtig eingeschätzt. Diese Nutzenpotentiale sind eng mit den Projektzielen [1] Die Handlungsempfehlungen basieren auf dem Abschlussbericht des von ISPRAT geförderten Projekts „Benefi ts

Management von E-Government Projekten“. Dieser wird noch 2015 auf der www.isprat.net veröffentlicht werden.

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Dr. Petra WOLF Fachbereichsleiterin, fortiss – An-Institut der Technischen Universität München;

wolf@fortiss.org

verbunden und oft mals Teil des Projektauft rags.

Projekterfolgswahrnehmung gefährdende Nutzen- potentiale werden zwar von einfl ussreichen Sta- keholdern als wichtig eingeschätzt, können aber, z.B. aufgrund mangelnder Ressourcen, nicht vom Projektteam realisiert werden. Folglich besteht hier eine Diskrepanz zwischen erwarteten und realisier- ten Nutzenpotentialen.

Kann-Nutzenpotentiale werden zum Zeitpunkt der Analyse von Stakeholdern nicht als wichtig erach- tet. Das Projektteam hat aber das benötigte Reali- sierungspotential.

Nicht-im-Fokus stehende Nutzenpotentiale werden weder von den Stakeholdern als wichtig erachtet, noch vom Projektteam realisiert.

4. Strategieauswahl. Um die Nutzenpotentiale zu rea- lisieren, ist – basierend auf der Einordnung der Nut- zenpotentiale in die Typologie – eine für das jeweilige Nutzenpotential passende Strategie auszuwählen. Die folgenden Strategien wurden im Rahmen der Fallstudie identifi ziert:

Realisieren: Beauft ragte Nutzenpotentiale sind zu realisieren, da sie meist im Projektauft rag und den Projektzielen verankert sind.

Verhandeln: Die Projekterfolgswahrnehmung gefähr- dende Nutzenpotentiale sind entweder(1) im aktuellen Projekt zurückzustellen und in künft igen Projekten zu realisieren,(2) durch Erweiterung des Projektauf- trags zu realisieren oder(3) andere Nutzenpotentiale sind stattdessen zu realisieren.

Kommunizieren: Kann-Nutzenpotentiale sind den Stakeholdern zu kommunizieren. Deren Bedeu- tung ist zu vermarkten.

• Beobachten: Nicht-im- Fokus stehende Nutzen- potentiale sind im Pro- jekt verlauf zu beobach - ten.

5. Integration in das Pro- jekt- und Risikomanage- ment. Integratives Bene- fi ts Management ist als Grundlage der Projekt- steuerung anzusehen und somit in die Projekt- beauft ragung und das Projektmanagement zu integrieren. Die Identi- fi kation und Detailana- lyse der Stakeholder und ihrer Erwartungen sollte bereits vor der Initiierung des Projektauft rags (Erstel- lung des Pfl ichtenheft s) erfolgen, so dass die unter- schiedlichen Perspektiven und Erwartungen an ein E-Government-Projekt frühzeitig aufeinander abge- stimmt werden können. Im Zuge des Projektcontrol- lings ist die Realisierung der Nutzenpotentiale zu über- wachen. Nutzenpotentiale, die die Wahrnehmung des Projekterfolgs gefährden können, sind zudem in das Risikomanagement aufzunehmen.

Fazit. Integratives Benefi ts Management ist ein Instru-Integratives Benefi ts Management ist ein Instru-Integratives Benefi ts Management ment für die Steuerung von E-Government Projekten.

Es ermöglicht ein umfassendes Management einzelner Projekte sowie eines Projektportfolios, basierend auf den erwarteten Nutzenpotentialen der Stakeholder. Die Typologie kann dabei als Visualisierungswerkzeug und Diskussionsgrundlage dienen, um entsprechende Stra- tegien festzulegen.

(1) Lindgren, Ida. Towards a Conceptual Framework for Identifying Public E-Service Stakeholders: On Where to Start Looking. Ifi p EGOV 2012, S. 175-183.

(2) Greger, Vanessa & Balta, Dian & Wolf, Petra & Krcmar, Hel- mut. Analyzing Stakeholders in Complex E-Government Projects: Towards a Stakeholder Interaction Model. Ifi p EGOV 2014, S. 194-205.

(3) Balta, Dian & Greger, Vanessa & Wolf, Petra & Helmut, Krcmar. E-Government Stakeholder Analysis and Manage- ment Based on Stakeholder Interactions and Resource Dependencies. HICSS 2015.

(4) Balta, Dian & Greger, Vanessa & Wolf, Petra & Helmut, Krcmar. Why Realization Mismatches Expectations of E- Government Project Benefi ts? Towards Benefi t Realization Planning. Ifi p EGOV 2015. Thessaloniki, Greece.

literatur & links

Dian BALTA, M.Sc.

wissenschaftlicher Mitarbeiter, fortiss – An- Institut der Technischen Universität München;

balta@fortiss.org Vanessa GREGER, M.Sc.

wissenschaftliche Mitar- beiterin am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität München;

greger@tum.de

Prof. Dr. Helmut KRCMAR

Professor für Wirtschafts- informatik, Technische Universität München;

krcmar@in.tum.de Nicht-im-Fokus

stehende Nutzenpotentiale

Kann- Nutzenpotentiale Projekterfolgswahr-

nehmung gefährdende Nutzenpotentiale

Beauftragte Nutzenpotentiale

Realisierungspotential Perspektive des Projektteams

hoch niedrig

niedrig hoch

Perspektive der

Stakeholder

Einfluss des Stakeholders und Wichtigkeit des Nutzenpotentials

Abb. 1: Typologie der Nutzenpotentiale

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Empfehlungstechnologien sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Im Jahr 2009 konnten engagierte Forscher durch die Entwicklung neuer Empfehlungstechnologien für die Streaming Plattform Netfl ix eine Million Dol- lar gewinnen (Netfl ix Prize). Die Höhe dieses Preises zeigt die Wertigkeit von Empfehlungssystemen – auf Netfl ix.com werden nahezu dreiviertel des Umsatzes als direkte Konsequenz von Empfehlungen realisiert.(1) Netfl ix verwendet sogenannte Collaborative Filtering(2) Empfehlungen. Diese Systeme versuchen für einen Benutzer, z.B. Alice, ähnliche Benutzer im System zu fi nden und aufgrund der Präferenzen der ähnlichen Benutzer eine Vorhersage zu berechnen, wie sehr Ali- ce ein ihr bisher unbekanntes Produkt gefallen würde.

Inhaltsbasierte Empfehlungssysteme(3) dagegen empfeh- len einem Benutzer Artikel aufgrund der Eigenschaft en oder Metadaten des Produktes.

Im Speziellen, für komplexe Produkte und Services, haben sich wissensbasierte Empfehlungssysteme(4) eta- bliert. Diese berechnen Empfehlungen anhand von Benutzeranforderungen und Regeln in einer Wissens- basis, welche die Lösungsmenge einschränken. Bei Gruppenempfehlungssystemen(5) handelt es sich um Systeme, die einer Gruppe von Benutzern eine Empfeh- lung auf Basis verschiedener Gruppenentscheidungs- heuristiken liefern können. Dabei stehen Transparenz, Fairness und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen im Vordergrund.

Der Einsatz von Empfehlungstechnologien im E-Government.

Da Prozesse in der öff entlichen Verwaltung sehr oft Regeln folgen, eignen sich wissensbasierte Empfeh- lungssysteme, um diese Regeln in Form von Einschrän- kungen (Constraints) abzubilden. Dabei werden zwei grundlegende Szenarien als interessante Einsatzgebiete für derartige Systeme identifi ziert:

1. Externe Bürgerberatung: Zum Beispiel eine online Beratung für Bauvorhaben. Ein Bürger kann online Anforderungen, wie zum Beispiel Bauplatz, sowie Art des Baus (Neu- oder Zubau) eingeben. Ein wis- sensbasiertes Empfehlungssystem empfi ehlt die für den Bau notwendigen Dokumente bzw. weist gege- benenfalls auf Konfl ikte hin.

2. Interne Beratungsunterstützung für Bedienstete der Interne Beratungsunterstützung für Bedienstete der Interne Beratungsunterstützung öff entlichen Verwaltung zum Modellieren von in- ternen Verwaltungsprozessen, wie zum Beispiel Dienstreiseanträgen. Basierend auf Parametern, wie der Funktion des Antragstellers oder der Art der Dienstreise (Kongress, fachliche Fortbildung usw.), sind die Unterschrift en bestimmter Perso- nen erforderlich. Ein wissensbasiertes System kann Mitarbeitern diese Information zielgerichtet in Form eines strukturierten Dialogs, anstatt in Form eines Informationstextes, zur Verfügung stellen.

WeeVis, ein wissensbasiertes Empfehlungssystem auf Wiki Basis. Viele Organisationen setzen Wiki Systeme wie zum Beispiel MediaWiki(6) ein, um Wissensmanage- ment zu betreiben. Vorteile von Wiki Systemen sind:

• Gemeinsames entwickeln und editieren von Artikeln

• Versionierung von Artikeln

• Volltextsuche

Mit der WeeVis(7) Erweiterung für MediaWiki kann ein Wiki verwendet werden, um damit wissensbasier- te Recommender zu erstellen. Die Recommender-Wis- sensbasis enthält das notwendige Wissen (in Form von formalisierten Regeln), um basierend auf Anforderun- gen des Benutzers, eine Liste der Personen zu erstellen, welche einen Dienstreiseantrag unterschreiben müssen (siehe Abbildung 1). Durch die Beantwortung von Fra-

Empfehlungstechnologien

in der Öffentlichen Verwaltung Empfehlungstechnologien

in der Öffentlichen Verwaltung Empfehlungstechnologien

Stefan Reiterer I Manfred Wundara I Alexander Felfernig

abstract

Empfehlungstechnologien helfen Benutzern dabei, für sie geeignete Produkte und Dienstleistungen zu identifi zieren.

Im Bereich der öffentlichen Verwaltung können Empfehlungssysteme eingesetzt werden, um das Auffi nden von

relevanten Informationen signifi kant zu vereinfachen. Darüber hinaus können diese Systeme helfen, Entscheidungs-

prozesse der öffentlichen Verwaltung (z.B. Förderentscheidungen) in der Qualität zu verbessern und gleichzeitig

auch für mehr Transparenz sorgen. Im Rahmen dieses Beitrags werden zwei Empfehlungssysteme und Beispiele

für deren Anwendung vorgestellt.

(13)

gen in der linken Liste werden Anforderungen in das System eingegeben und auf der rechten Seite folgt die Ausgabe der Lösungen (Empfehlungen). In diesem Fall gibt es drei zur Unterschrift notwendige Personen, so- wie eine Kostenart. Die Lösungen werden basierend auf den defi nierten Constraints berechnet, welche die vom Benutzer defi nierten Anforderungen entsprechend berücksichtigen.

Kommunale Entscheidungen mit dem Gruppenentscheidungs- system Choicla. Beim Treff en von Entscheidungen, vor allem, wenn mehrere Personen daran beteiligt sind, tre- ten häufi g Probleme auf – einige davon sind:

• Zu wenig Nachvollziehbarkeit bzw. Transparenz

• Unzufriedenheit einzelner

• Langwierige Konsensfi ndung

• Die Entscheidung und die verantwortlichen Para- meter werden meist nicht dokumentiert

• Kognitive Verzerrungen, wie zum Beispiel der Ankereff ekt(8) (die zu allererst artikulierte Mei- nung beeinfl usst die Meinungsbildung der anderen Gruppenmitglieder)

Das Entscheidungsunterstützungstool Choicla(9) hilft , die Qualität von Entscheidungen zu verbessern. Choicla ist ein web-basiertes Tool, das es ermöglicht, verschie- dene Entscheidungsszenarien abzubilden – beispiels- weise eine Förderentscheidung im öff entlichen Bereich.

Zur Förderung eingereichte Projekte werden von den Entscheidungsträgern anhand gewichteter Eigenschaf- ten bewertet. Beispiele für solche Eigenschaft en sind

„Nutzen für die Umwelt“, „Technologischer Vorsprung“

und so weiter. Die Entscheidungsträger geben eine Be-

wertung für jede Eigenschaft ab und Choicla berechnet daraus eine Bewertung für die einzelnen Projekte. Die Entscheidungsträger erhalten am Ende eine Bewertung der Förderwürdigkeit für jedes Projekt (siehe Abbil- dung 2). Das erste Projekt – mit dem höchsten Balken – erhielt die höchste Bewertung. Eine fi nalisierte Ent- scheidung kann schließlich auch zur späteren Nachvoll- ziehbarkeit archiviert oder als Basis für eine zukünft ige Entscheidung verwendet werden (Unterstützung der Wiederverwendbarkeit von Entscheidungen).

Abb. 1: Dienstreise Recommender im WeeVis Lesemodus

Abb. 2: Ergebnis einer Förderentscheidung im Programm „Industrie 4.0“

(1) Mayer-Schönberger, Viktor & Cukier, Kenneth. Big data:

A revolution that will transform how we live, work, and think. New York : Houghton Miffl in Harcourt, 2013.

(2) Billsus, Daniel & Pazzani, Michael J. Learning Collaborati- ve Information Filters. In: ICML. 1998. S. 46-54.

(3) Pazzani, Michael & Billsus, Daniel. Learning and revising user profi les: The identifi cation of interesting web sites.

Machine learning, 1997, 27. Jg., Nr. 3, S. 313-331.

(4) Felfernig, Alexander & Burke, Robin. Constraint-based recommender systems: technologies and research issues.

In: Proceedings of the 10th international conference on Electronic commerce. ACM, 2008. S. 3.

(5) Masthoff, Judith. Group recommender systems: Com- bining individual models. In: Recommender Systems Handbook. Springer US, 2011. S. 677-702.

(6) mediawiki.org. [Online] [Zitat vom 25. Juni 2015.]

http://mediawiki.org

(7) weevis.org. [Online] [Zitat vom 25. Juni 2015.]

http://weevis.org.

(8) Jacowitz, Karen E. & Kahneman, Daniel. Measures of anchoring in estimation tasks. Personality and Social Psychology Bulletin, 1995, 21. Jg., S. 1161-1166.

(9) Stettinger, Martin et al. Counteracting Serial Position Effects in the CHOICLA Group Decision Support Environment. In:

Proceedings of the 20th International Conference on Intelli- gent User Interfaces. ACM, 2015. S. 148-157.

literatur & links

DI Stefan REITERER, BSc Universitätsassistent am Institut für Softwaretech- nologie, Technische Universität Graz;

reiterer@ist.tugraz.at

DI Manfred WUNDARA Abteilungsleiter, Informa- tions- und Kommunikati- onstechnologien, Magistrat Villach manfred.wundara@

villach.at

Prof. DI Dr. Alexander FELFERNIG Universitätsprofessor für Softwaretechnologie, Technische Universität Graz;

alexander.felfernig@ist.

tugraz.at

(14)

abstract

Der Fachbereich Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz und das IT-Dienstleistungsunternehmen Materna sind mit einer repräsentativen bundesweiten Studie zum Thema „Folgen des E-Government-Gesetzes“ in der öffentlichen Verwaltung im Jahr 2014 den zahlreichen Fragen nachgegangen, die sich aus diesem Gesetzesimpuls für das E-Government entwickelt haben. Die Studie ermittelte die Voraussetzungen, Auswirkungen und Planungen in Bezug auf das Bundesgesetz und leitet aus den Ergebnissen entsprechende Handlungsempfehlungen für die staatliche und kommunale Ebene ab.

Die Umsetzung des E-Government- Gesetzes in Deutschland

Andreas Schulz-Dieterich I Jürgen Stember

1. Grundlagen der Studie. Das E-Government-Gesetz des Bundes ist am 1. August 2013 in Kraft getreten und hat viele Hoff nungen und Erwartungen erfüllt, die vor al- lem auf die Beseitigung von administrativen Hürden ausgerichtet waren. Die Kernpunkte des Gesetzes sind auf zentrale Punkte der E-Government-Strategie aus- gerichtet und betreff en nicht nur das Verhältnis zum Bürger (G2C), sondern auch die wichtige Kommuni- kation mit anderen Behörden zur Beschleunigung von Vorgängen (G2G).

Vor diesem Hintergrund erschien eine bundesweite Studie zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes in öff entlichen Verwaltungen und den weiteren Aus- wirkungen als besonders wichtig. Eine entsprechende Grundlagenerhebung sollte die wichtigsten Ziele, Ele- mente, Vorarbeiten, Infrastrukturen und Vorausset- zungen für die Umsetzung des E-Government-Gesetzes genauso beinhalten, wie Planungspotenziale und Her- ausforderungen in den Verwaltungen des Bundes und der Länder sowie der größeren Kommunen.

Die Studie entstand als gemeinsames Projekt angewand- ter Forschung zwischen der Materna GmbH und dem Fachbereich Verwaltungswissenschaft en der Hochschu- le Harz im Jahr 2014. Die Durchführung der Studie wurde als teilstandardisierte Online-Befragung reali- siert. Zur Teilnahme an der Studie waren alle ressort- führenden Bundes- und Landesverwaltungen, sowie die Vertreter der 300 größten Städte in Deutschland einge- laden. Die Grundgesamtheit der Stichprobe umfasste 532 Institutionen, von denen 117 den Fragebogen voll- ständig ausfüllten (= 22,5 % Rücklaufquote).

2. Zentrale Ergebnisse der Studie. Die Studie brachte viele Erkenntnisse und kann vor allem durch die folgenden zentralen Gesichtspunkte charakterisiert werden:

• Die wichtigste Grundlage zum E-Government- Gesetz erscheint durch den relativ hohen Kennt- nis- und Informationsstand zum Gesetz gegeben zu sein. Drei Viertel der Befragten fühlen sich völlig ausreichend informiert. Allerdings wird seitens der Verwaltungen die Bedeutung des Gesetzes für die eigene Verwaltung sehr unterschiedlich, insgesamt aber eher verhalten, eingeschätzt.

• Trotz ihrer vermeintlich geringeren Betroff en- heit, weisen die kommunalen Verwaltungen einen deutlich höheren Umsetzungsstand für die im E- Government-Gesetz genannten Instrumente auf als die Landesbehörden.

• Das E-Government-Gesetz ist ein wichtiges Signal für weitere Anstrengungen im Bereich der Digitali- sierung. Insofern wird auch das Innovationspoten- zial des Gesetzes von mehr als zwei Dritteln der Be- fragten als sehr hoch eingeschätzt. Die kommunale Ebene zeigt sich tendenziell, aufgrund ihrer vielfäl- tigeren bürger- und wirtschaft sbezogenen Aufga- ben, informationstechnisch besser aufgestellt.

• Innnovationen werden seitens des E-Government- Gesetzes des Bundes zunächst nur auf allgemeiner Ebene erwartet. Besonders interessant und wichtig werden aber die Sekundäreff ekte eingeschätzt, die beispielsweise in den Anstoßimpulsen auf die Län- dergesetzgebung bestehen.

• Interessant ist das hohe Planungspotenzial. Beson- ders in den Fokus der Verwaltungen rücken dabei in den nächsten zwei Jahren die Eröff nung eines DE-Mail-Zugangs, die Umsetzung eines elektro- nischen Identitätsnachweises sowie elektronische Bezahlmöglichkeiten. Die elektronische Akte wird hingegen eher langfristig geplant.

• Mangelnder Wille ist angesichts der hohen Pla-

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nungspotenziale nicht vorhanden. Allerdings er- scheinen die zentralen Umsetzungsfaktoren, wie Personal und Finanzen, kaum mit den Planungs- niveaus mitzuhalten. In den meisten Fällen kann in Zukunft maximal auf gleiche, nicht aber auf stei- gende Ressourcen zurückgegriff en werden.

• Fehlendes Geld und Personal sind nach wie vor die zentralen Hemmnisse, die bei der Umsetzung von E-Government nicht nur in dieser Studie fest- gestellt worden sind. Vor allem werden aber auch die großen Potenziale deutlich, die in einer opti- mierten Kooperation zwischen Ländern und ihren Kommunen vorhanden sind (vgl. Abb. 1).

• Entsprechend liegen die Bewertungen des konkre- ten Nutzens im Mittelfeld, wo die Aspekte „Moder- nisierungsschub“ oder „Prozessoptimierung“ noch am höchsten bewertet werden. Nach Meinung der Befragten ist die Umsetzung des Gesetzes am we- nigsten dazu geeignet, Kostenersparnisse oder gar eine Entlastung der Verwaltung zu erzielen.

Aus den gesamten Ergebnissen lassen sich relativ kla- re Unterstützungswünsche ablesen, die insbesondere die kommunale Ebene formuliert hat. Diese Wünsche beziehen sich einerseits auf die weiteren Regelungen, andererseits auf die Unterstützung bei den Ressourcen und der (IT-) Organisation.

3. Was kann man tun? Die komplexe Verwaltungsrealität lässt einfache, klare und schnelle Lösungen immer we- niger zu, wenngleich sie nachvollziehbar und begründet erscheinen. Darüber hinaus scheinen sich die Hand- lungsspielräume nicht nur nicht zu erweitern, sondern zum Teil drastisch zu verengen. Aber nichtsdestotrotz geben die Ergebnisse dieser Studie genügend Anlass, Vorschläge und Empfehlungen für die betroff enen Ebenen zu formulieren.

Allgemein. Ein Investitionsprogramm in Infrastruktu- ren und Vertrauen ist allein deshalb sehr wichtig, weil sowohl in den Verwaltungen als auch außerhalb der Verwaltungen die Akzeptanz für digitale Lösungen nicht in ausreichendem Maße vorhanden ist. Eng damit

verbunden sind Schulungs- und Personaloff ensiven in den Verwaltungen, die ebenfalls die notwendigen IT- Kompetenzen durch stärkere Einbindung der Aus- und Weiterbildungsinstitutionen in den Verwaltungen ge- währleisten sollen. Um letztlich ähnliche Programme und Initiativen überhaupt umsetzen zu können, bedarf es weiterer Anreizstrukturen, bei denen es um die Ver- besserung der Finanzsituation der Kommunen allge- mein, aber auch um die Ausweitung von Kompetenzen und praktischen Anwendungen geht.

Nicht zuletzt sollte ein deutlich ausgedehnter Wissen- stransfer zwischen den beteiligten Ebenen der Verwal- tungen, den vorhandenen Kompetenzgremien, z. B. IT- Planungsrat, den privaten Firmen und den Hochschulen die Problemverarbeitungs- und Problemlösungskapazi- tät erhöhen. Abschließend gehört hierzu auch eine ver- stärkte wissenschaft liche Begleitung, um den vermehr- ten Fragen und dem steigenden Forschungsbedarf, der sich aus vielen neuen Anwendungen und Innovationen ergibt, gerecht zu werden.

Ebene der Bundesländer. Der Aufb au und die Entwicklung von Landes-E-Government-Gesetzen zeigen sich als eine klare Forderung, vor allem auf kommunaler Ebene.

Dadurch sollen insbesondere die Rechtssicherheit und feste Rahmenbedingungen für konkrete Verwaltungstä- tigkeiten, z. B. Notwendigkeit der qualifi zierten Signa- tur, erhöht bzw. verbessert werden.

Um eine verbesserte Organisation der E-Government- Entwicklung umzusetzen, erscheinen Plattformen mit Basis-Diensten/-Komponenten auf Landesebene (als vertikale Kooperationsform), die anderen Verwaltun- gen zur Verfügung gestellt werden können, eine ganz besondere Bedeutung zu bekommen. Vor allem die Kommunen wünschen sich ein entsprechendes Agree- ment mit den Bundesländern, weil sie dadurch zum ei- nen auf erprobte Anwendungen zurückgreifen können und zum anderen nicht aufwendige Einführungen oder Ausschreibungen durchführen müssen.

Kommunale Ebene. Die kommunale Ebene ist durch die besondere Nähe zum Bürger, zur Wirtschaft und damit zu allen Kunden gekennzeichnet und kann daher be- sonders gut die Wirksamkeit von E-Government ein- schätzen. In diesem Zusammenhang könnten Koopera- tionsoff ensiven (horizontale Kooperationen), deutlich mehr Potenziale für das E-Government ganz praktisch erschließen. Ähnliches gilt bei Werbemaßnahmen für E-Government sowie für die Erstellung von Konzep- ten zur stärkeren Nutzerorientierung (Usability), da die Nähe zum Kunden und damit der alltägliche Umgang mit Bürgern wie auf keiner anderen Verwaltungsebene vorhanden sind.

Dipl. Inform. Andreas SCHULZ-DIETERICH Senior Consultant, Materna GmbH;

Andreas.Schulz-Dieterich@

materna.de

Prof. Dr. Jürgen STEMBER

Dekan des Fachbereiches Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz;

jstember@hs-harz.de

Abb. 1: Herausforderungen und Probleme bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes

(16)

Einstimmig. Die Erfolgsgeschichte des Papierlosen Land- tages Steiermark (PALLAST) begann im Jahr 2005, als ein Antrag aller Parlamentsparteien, auf elektronische Durchführung der gesamten Parlamentsarbeit, einstim- mig angenommen wurde. Die Ausgangssituation im Jahr 2005 war, einerseits eine existierende Geschäft sord- nung, die noch keine elektronische Durchführung der Parlamentsarbeit vorsah und andererseits ca. 1.000.000 Kopien pro Jahr, um jeden Mandatar mit entsprechen- den Materialien versorgen zu können. Die Kosten für die Vervielfältigungen beliefen sich damals auf ca.

€ 200.000 pro Jahr. Dazu kamen noch Druckwerke der Landesregierung, Rechnungshofb erichte, etc.

Zum damaligen Zeitpunkt gab es sechs verschiedene Anwendungen, mit denen die Parlamentsarbeit durch- geführt wurde. Daher ist es wenig verwunderlich, dass die Vision des ersten PALLAST Systems a) nur mehr ein einheitliches System, b) möglichst ohne Papier und c) ei- nen Zugriff von überall auf der Welt darstellte. So war die Zielsetzung für das Projekt PALLAST, im Realisierungs- zeitraum 2005–2007, folgende:

a) eine vollständige elektronische Kommunikation, hin- sichtlich der Parlamentsarbeit von der Antragstellung über das Sitzungsmanagement bis hin zur Berichts- und Beschlussfassung sowie der Protokollierung.

b) Veröff entlichung der Landtagsmaterialien für die Bür- gerinnen und Bürger.

c) Verkürzung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen.

d) Zusammenführen aller Systeme zu einem System und Sicherstellung eines hohen Sicherheitsstandards.

e) Nachvollziehbarkeit und Transparenz der elektronisch durchgeführten Arbeitsschritte.

Geburtsstunde. Das ursprüngliche Produkt wurde Jahr für Jahr verbessert bzw. an neue gesetzliche Regelungen an- gepasst. Im Jahr 2013 wurde dann der Beschluss gefasst, aufgrund der technischen Alterung und neuen techni- schen Möglichkeiten, vor allem im mobilen Bereich, das System zu erneuern. Es folgte eine EU-weite Ausschrei-

bung, welche einerseits etwaige Erfahrungen oder Prob- leme der Vergangenheit berücksichtigte und andererseits alle Anforderungen für eine nachhaltige, dem Stand der Technik entsprechende, Nutzung beinhaltete. Das Pro- jekt Papierloser Landtag Steiermark 2.0 (PALLAST 2.0) war geboren.

Die Vision der Anwendung PALLAST 2.0 unterscheidet sich nur in wenigen Punkten, dafür aber in umso wichti- geren. Weiterhin sollte nur ein System für die Parlaments- arbeit verwendet werden, auch sollte aus dem „möglichst kein Papier“ ein „kein Papier“ werden, auch die zeit- und ortsunabhängige Nutzung (24/7/365) fand verstärkten Bestand. Aber einer der wichtigsten Visionspunkte war die „mobile“ Nutzung des PALLAST 2.0 Systems.

Gerade in der heutigen, technischen so schnelllebigen Zeit, müssen sich Anwendungen ebenfalls an das ge- änderte Nutzungsverhalten der Benutzer anpassen. So wird sich PALLAST 2.0 nicht nur „responsiv“ verhalten, sondern wird auch über eine native iOS oder Android Applikation verfügen, über diese die Anwender Tätig- keiten, welche durch den Formfaktor des Geräts vorgege- ben sind, durchführen können. Beispielsweise wird kein Mandatar oder Klubmitarbeiter auf einem Smartphone

PALLAST 2.0 – Papierloser Landtag Steiermark 2.0

Robert Hammer

abstract

Der Landtag Steiermark startet im Herbst 2015 mit einer Version 2.0 des PALLAST Systems – die papierlose Abwicklung der Parlamentsarbeit. Von der Antragserstellung, über Genehmigungsprozesse bis hin zur Signatur werden alle Schritte vollständig elektronisch abgewickelt. Auf Seiten der Landtagsdirektion werden dann diese Eingaben, entsprechend der Geschäftsordnung, weiterverarbeitet. Durch Verwendung des PVP Protokolls können auch andere Organisationen, wie z.B. Bundesrat, einfach einen Zugang zu PALLAST 2.0 erhalten.

Abb. 1: Mobile PALLAST 2.0 Anwendung

(17)

z.B. einen „Selbstständigen Antrag von Abgeordneten einbringen“. Am Smartphone werden sich die Benutzer hauptsächlich auf das „Konsumieren“ von Inhalten und Freigabeprozessen konzentrieren, wohingegen es am Tablet durchaus den einen oder anderen Benutzer geben wird, der auch über diesen Formfaktor vollständig arbei- ten möchte. Ebenfalls im Anforderungskatalog stand die Einbindung des PVP (Portalverbund-Protokolls). Dies ermöglicht dem Land Steiermark nicht nur eine Einbin- dung von PALLAST 2.0 in die zentrale Rechteverwaltung des Landes, sondern würde auch z.B. die Einbindung des Parlaments in Wien ermöglichen, sodass die Bundesräte, die bei gewissen Stücken im Landtag ja ein Teilnahme-/

Rederecht besitzen, im Wege über das eigene Portal, die PALLAST 2.0 Anwendung benützen könnten.

Ein dritter wichtiger Aspekt war, die Anwendung nach den Entwicklungs- und Betriebsstandards des Landes zu entwickeln. Dadurch integriert es sich perfekt in die An- wendungslandschaft des Landes und verringert sogleich den Wartungs- und Betriebsaufwand.

Was ist PALLAST 2.0 nun zusammengefasst?

Ein elektronisches System in der Phase der Vorbereitung:

• Erstellung, Bearbeitung, Weiterleitung von Stücken

• Freigabe/Signaturprozesse von Stücken

• Erstellen von Tagesordnungen bzw. Einladungen von Sitzungen

Ein elektronisches System bei Sitzungen:

• Vollständiges Sitzungsmanagement

• Abstimmungen der Tagesordnungspunkte

• Freigabe/Signatur von Berichten und Beschlüssen

• Protokollierungen von Sitzungen

Ein elektronisches System für die Publikation:

• In Echtzeit wird nach Freigabe/Signatur eines Stückes oder Tagesordnung dieses automatisch im öf- fentlichen Bereich des PALLAST 2.0 Systems zur Verfügung gestellt.

• Freie Webschnittstelle für die automatisierte Weiterver- arbeitung der öff entlichen Parlamentsmaterialien (Open Government Data)

• Anbindung an die duale Zustellung für das Versenden von Dokumenten

Ein elektronisches System für die Archivierung.

Ein elektronisches System für die Benachrichtigung:

• Benachrichtigungen von Benutzern per Email, bei Er- reichen von bestimmten Prozessschritten

• Benachrichtigungen von Benutzern per Push Notifi ca- tion bei Benutzung der mobilen PALLAST 2.0 Anwendung

• Ein elektronisches System für die Live-Berichterstattung von Landtagsitzungen im Internet

• Livestream für Bürgerinnen und Bürger

• Videoarchiv für Bürgerinnen und Bürger

Rechtliche Anmerkungen. Bereits im Jahr 2005 wurde die Geschäft sordnung entsprechend angepasst, um die aus- schließliche Nutzung des PALLAST Systems zur Erledi- gung der Parlamentsarbeit im elektronischen Wege zu verankern. Im § 77 Abs 1 GeoLT 2015 fi ndet sich der wichtigste Satz: „Der Schrift verkehr im Landtag wird in elektronischer Form abgewickelt.“

Dies verstärkt die Priorität der Verwendung des PAL- LAST 2.0 Systems. Zusammengefasst, kann durchaus ge- sagt werden, dass das PALLAST 2.0 System ein weiterer Meilenstein in der steirischen Parlamentsgeschichte dar- stellen wird. Den ersten Testlauf hat das System bereits erfolgreich hinter sich gebracht, wodurch einer Inbetrieb- nahme am 15. September 2015 nichts im Wege steht.

Dumpelnik, Jürgen. GeoLT - Geschäftsordnung des Land- tages Steiermark. Wien: Manz Sonderausg. 2012 landtag.steiermark.at [Online] http://landtag.steiermark.at Geschäftsordnung des Landes 2015 (GeoLT 2015) [On- line] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfr age=LrStmk&Gesetzesnummer=20000230

literatur & linksliteratur & links

Robert HAMMER, MA Chief-IT Projekmanager, Land Steiermark, Amt der Steiermärkischen Landesregierung, Abteilung 1 - Organisation und Informationstechnik, Referat: eGovernment;

robert.hammer

@stmk.gv.at

Abb. 2: Erstellung eines „Selbstständigen Antrags von Abgeordneten“

(18)

Problemstellung. Durch E-Government-Vorhaben ent- stehen auf allen Verwaltungsebenen Anwendungen und Dienste. In Deutschland sind das auf Bundesebene beispielsweise das Föderative Informations- und Wis- sensmanagement und elektronische Identifi zierungs- und Signaturverfahren.(1) Auf der Ebene der deutschen Bundesländer kommen Ausprägungen der Geodaten- infrastruktur, Bürger- und Unternehmensservice, Bür- germelder und vielfältige Basiskomponenten hinzu.

Die kommunale Ebene kritisiert, dass mit zentralen IT- Verfahren oft nur ein kleiner Teil kommunaler IT-Ver- fahren ersetzt wird und die eigentlichen kommunalen Verwaltungsvorgänge dabei unberücksichtigt bleiben.(2) In der Kommune werden für die Verwaltungsvorgänge spezielle Fachverfahren eingesetzt und betrieben, die ebenfalls Schnittstellen und Dienste bereitstellen.

Kommunalportale. Die kommunalen Internetauft ritte, im Folgenden als Kommunalportale bezeichnet, sollen die Informationsangebote und Dienste aller Verwal- tungsebenen bündeln und den Nutzergruppen Bürger,

Wirtschaft , Politik und Verwaltung interaktiv bereit- stellen.(3) Dazu werden im ersten Schritt Kommunal- portale betriebstechnisch aufgesetzt und redaktionell gepfl egt. Im nächsten Schritt müssen in das Kommu- nalportal die Anwendungen der unterschiedlichen Ver- waltungsebenen (Bund, Land, Kommune) integriert werden. Dabei ist zu entscheiden, auf welcher Architek- turebene die externen Anwendungen integriert werden sollen.(4) Prinzipiell ist eine Integration der Anwendun- gen in die Oberfl äche der Kommunalportale, in die Funktionsschicht der Kommunalportale oder in deren Datenhaltung möglich (siehe Abbildung 1).

Die vorliegende Untersuchung fokussiert konkrete Kommunalportale mit dem Ziel, die Vor- und Nach- teile der drei Integrationsvarianten an Fallbeispielen zu diskutieren und eine Empfehlung für die Bereitstel- lung von externen Anwendungen für Kommunalportale abzuleiten.

Fallbeispiel Portal Saalekreis. Stellvertretend für die unter- suchten Kommunalportale soll das Portal des Landkrei- ses Saalekreis betrachtet werden.(5) Abbildung 2 zeigt die Startseite des Portals mit sechs Rubriken, einem Veran- staltungskalender und weiteren Funktionen. Als Unter- rubrik ist ein Geoportal enthalten, welches auch direkt über eine Subdomain aufgerufen werden kann.(6) Über die Portaloberfl äche wurden die Online-Angebo- te des Straßenverkehrsamtes, die Sperrinformationen des Landes Sachsen-Anhalt und ein Stadtplanverlag verlinkt. Bei den verlinkten Inhalten ist eine Design- anpassung nicht oder nur rudimentär erfolgt. Eine weitergehende Oberfl ächenintegration wurde z.B. bei den Formularen des Landes vorgenommen. Hier wur- de die Oberfl äche des Bürgerservice Sachsen-Anhalt an das Design des Saalekreisportals angepasst und in den Seiteninhalt des Saalekreisportals inkludiert.

Bereitstellung von Diensten

für integrierte Kommunalportale

Ronny Weinkauf

abstract

Der Beitrag bietet einen Integrationsansatz für Kommunalportale, der insbesondere für IT-Entscheider der öffentlichen Verwaltung interessant ist, welche E-Government-Anwendungen für Kommunalportale bereitstellen oder für Kommunalportale verantwortlich sind. Die Vor- und Nachteile der Integrationsvarianten werden an einem Fallbeispiel diskutiert und bewertet. Die abschließend abgeleitete Empfehlung begründet die Anforderungen an integrierbare Anwendungen.

Abb. 1: Architektur eines Kommunalportals mit Integrationsvarianten

(19)

Pro und Contra. Der Vorteil der Integration in die Portal- oberfl äche liegt im geringen Aufwand und kann i.d.R.

ohne Programmierkenntnisse von Portalredakteuren selbst vorgenommen werden. Die Nachteile werden deutlich, sobald das Portal für die Darstellung auf mo- bilen Endgeräten optimiert werden soll oder Teile der externen Inhalte nur bestimmten, angemeldeten Nut- zern zur Verfügung stehen dürfen. Außerdem genügt die Integration in die Portaloberfl äche meistens nicht den Anforderungen an die Barrierefreiheit, die Kom- munalportale berücksichtigen sollten.

Lösungsmöglichkeit. Im Saalekreisportal wurden auf Funktionsebene externe Anwendungen aller Verwal- tungsebenen integriert. Dazu gehören die Pegelstände (Bund), die Hochwasserrisikokarten (Land), die Be- hördenadressen und Verwaltungsleistungen (Land) sowie die Veranstaltungen und soziale Einrichtungen (Kommunale Ebene). Für die Portaloberfl äche wurden jeweils Ausgabemodule entwickelt bzw. konfi guriert.

Dadurch werden die oben aufgeführten Nachteile der Oberfl ächenintegration erheblich abgemildert, wobei der Aufwand einer funktionalen Integration gegenüber der Oberfl ächenintegration deutlich höher ist.

Auch die Integration externer Anwendungen auf Daten- ebene wurde im Saalekreisportal verwendet. Ein Bei- spiel sind die Angebote der Kreisvolkshochschule, wel- che über eine Datenschnittstelle aus dem Fachverfahren zyklisch ausgelesen, online gebucht und zurück ins Fachverfahren eingespielt werden. Die Integration ex- terner Anwendungen auf Datenebene verursacht einen vergleichbaren Aufwand wie die funktionale Integrati- on, allerdings mit den Zusatzproblemen einer redun- danten Datenhaltung und deren Konsistenz. Die Unter- suchung weiterer Fallbeispiele bestätigt und ergänzt die Erkenntnisse. Die Integration auf Datenebene war nur in Ausnahmefällen zielführend. Die Oberfl ächeninte-

gration führt auch zu Problemen bei der Informations- bereitstellung für native Apps, bei ortsbasierten Diens- ten sowie bei Maßnahmen zur Systemsicherheit.

Empfehlung. E-Government-Anwendungen aller Verwal- tungsebenen sollten für die Kommunalportale funktio- nale Schnittstellen zur Verfügung stellen. Um den Auf- wand in den Kommunalportalen zu reduzieren, sind die funktionalen Schnittstellen weiter zu standardisieren und verbindlich auszurollen. Die Forderung nach funktiona- ler Integration in Kommunalportale ist frühzeitig bei der Planung bzw. dem Redesign von Landes-, Bundes- und Kommunalanwendungen zu berücksichtigen. Es sollten keine Anwendungen ausschließlich mit Portaloberfl ä- chen für Kommunalportale zur Verfügung gestellt wer- den. Gleiches gilt für die Fachverfahrenshersteller. Ein in- tegriertes Kommunalportal benötigt zum Fachverfahren die funktionale Schnittstelle, aber keine Nutzeroberfl ä- chen. Letztlich muss auch die Kommune entscheiden, ob eigenständige Portale, wie Bürgerportal oder Geoportal, wirklich notwendig sind und nicht besser komplett in das Kommunalportal funktional integriert werden, wo die Portalnutzer den Zugang zu allen Informations-, Kom- munikations- und Transaktionsangeboten erwarten.(3) Abb. 2: Kommunalportal des Landkreises Saalekreis

(1) IT-Planungsrat: Nationale E-Government-Strategie. Be- schluss des IT-Planungsrats vom 24. September 2010.

(2) kopo.de [Online] [Zitat vom 24.7.2015.] http://kopo.de/

blog/2013/08/06/die-it-endlich-auch-strategisch-nutzen

(3) Lucke, Jörn von: Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung. Lohmar [u.a.]: EUL Verl., 1. Aufl ., 2008.

(4) Daniel, F. [u. a.]: Understanding UI Integration: A Survey of Problems, Technologies, and Opportunities. Journal IEEE Internet Computing, Volume 11 Issue 3, May 2007, Pages 59-66.

(5) Saalekreisportal [Online] [Zitat vom 24.6.2015.]

http://www.saalekreis.de

(6) Geoportalbereich im Saalekreisportal [Online] [Zitat vom 24.6.2015.] http://geoportal.saalekreis.de

literatur & links

Prof. Dr. Ronny WEINKAUF

Professor für Informatik, Datenbanken und Verteilte Systeme, Hochschule Merseburg ronny.weinkauf@

hs-merseburg.de

Referenzen

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