Grünbuch: Partizipation im digitalen Zeitalter Rohtext

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Grünbuch: Partizipation im digitalen Zeitalter

Rohtext

Autorinnen und Autoren:

Noella Edelmann, Valerie Albrecht, Gregor Eibl (Donau-Universität Krems) Ursula Rosenbichler, Alexander Grünwald, Michael Kallinger (BMKÖS)

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung ... 2

1.1 Hinweis zur Konsultation ... 3

2. Integratives Konzept öffentlicher Beteiligung im digitalen Zeitalter ... 4

2.1 Hinführung zum theoretischen Teil ... 4

2.2 Grundlagen der Öffentlichkeitsbeteiligung ... 4

2.3 Besonderheiten digitaler Beteiligung (E-Partizipation) ... 5

2.4 Internationale Beispiele für digitale und integrative Beteiligungsprojekte ... 6

3. Poltisch-Administratives Handeln und Partizipation ... 10

3.1 Rahmenbedingungen für das Arbeiten in und mit den Phasen des Policy Cycle ... 10

3.1.1 Der Policy Cycle als Grundlage erfolgreicher Beteiligungsprozesse ... 10

3.1.2 Agenda Setting/Themenfindung ... 11

3.1.3 Analyse & Politikdiskussion ... 12

3.1.4 Formulierung von Politik oder Gesetzen ... 14

3.1.5 Entscheidung ... 15

3.1.6 Implementierung ... 16

3.1.7 Evaluierung (auf Basis kontinuierlichen Monitorings) ... 17

3.2 Funktionen und Verantwortlichkeiten als Gestaltungsrahmen für die Akteurinnen und Akteure ... 18

3.3 Achtsamkeit auf Metastruktur und Gestaltung der Phasen-Übergänge ... 19

3.4 Beteiligungsintensität (Information – Konsultation – Kooperation) ... 20

3.4.1. Information ... 20

3.4.2. Konsultation ... 20

3.4.3. Kooperation ... 21

4. Leitprinzipien, Design, Methoden und ausgewählte Tools/ Instrumente (analog/digital) ... 22

4.1 Leitprinzipien der Beteiligung im integrativen Beteiligungsprojekt ... 22

4.1.1 Leitprinzipien der Beteiligung in bestehenden Agenden ... 23

4.2 Design und Methoden der Beteiligung ... 26

4.2.1 Design und Sonderfälle ... 26

4.2.2 Methoden und Instrumente... 27

4.2.2 Methoden digitaler Partizipation ... 28

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1. Einführung

Im Jahr 2008 wurden von einer interministeriellen Arbeitsgruppe unter Beteiligung von Interessenvertretungen, NGOs und externen Fachexpertinnen und Experten Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung erarbeitet. Diese und der ergänzende Praxisleitfaden aus dem Jahr 2011 bildeten über viele Jahre hinweg die Grundlage für erfolgreiche Beteiligungsprojekte.

Wenngleich der Praxisleitfaden bereits erste Aspekte des Einsatzes elektronischer Medien berücksichtigen konnte, gilt es die relevanten Entwicklungen der vergangenen Jahre zu adressieren und in einem neuen ganzheitlichen Ansatz in einem neuen „Praxisleitfaden:

Partizipation im digitalen Zeitalter“ zusammenzuführen.

Die fortschreitende Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren zu wesentlichen Neuerungen im Kontext der Interaktion zwischen Staat und Bürgerinnen und Bürgern geführt. Die

Entwicklung und Nutzung sozialer Medien und die verbundene Transformation sozialer Kommunikationswege, der Einsatz semantischer Technologien, die Entwicklung neuer Online- Tools für Beteiligungsprozesse, wie auch veränderte gesellschaftlich Ansprüche, eröffnen eine Vielzahl von Chancen für Beteiligung und Interaktion, gehen jedoch mit entsprechenden Herausforderungen für Politik, Verwaltung und Gesellschaft einher.

Der Anspruch an partizipatives Vorgehen und Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger folgt diesen Möglichkeiten und findet in Co-Creation-, Collaboration-, Co-Leadership- und Co- Evaluation- Ansätzen sinnstiftende Ergänzung, wenn nicht konsequent gedachte Ausführung.

Agilität und Iterativität werden zum neuen Mantra organisationalen Handelns.

Dieses Grünbuch ist der erste Teil des Erstellungsprozesses des neuen „Praxisleitfadens:

Partizipation im digitalen Zeitalter“. In einem mehrstufigen partizipativen Verfahren wird auf Basis des Bestehenden, unter Berücksichtigung aktueller wissenschaftlicher Erkenntnisse und unter kritischer Reflektion der analogen und digitalen Rahmenbedingungen und Möglichkeiten im Sinne der Zielsetzung eines partizipativen Prozesses, eine nutzerinnen- und nutzerzentrierte Handreichung für partizipative Prozesse erarbeitet.

Im Rahmen von drei Workshops zu den Themenschwerpunkten „Partizipation im Policy Cycle“,

„Design und Methode“ und „Leitprinzipien des Vorgehens“ wurden im 1. Quartal 2020 von über 50 Expertinnen und Experten wertvolle Beiträge für das Grünbuch erarbeitet und eine erste Basisstruktur abgestimmt. Nach einer ersten Anreicherung und Kontextualisierung durch die Projektpartner Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport sowie Donau- Universität Krems werden die erarbeiteten Inhalte (Rohtext Grünbuch) nun mittels Discuto den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Workshops zur Kommentierung und Ergänzung vorgelegt – vom Mut zur Lücke zur strukturierten Vollständigkeit.

Die Ergebnisse der Konsultation werden eingearbeitet und im Rahmen eines Abschlussworkshops am 15. Mai 2020 diskutiert. Falls erforderlich, wird dieser Abschlussworkshop als Web-Event durchgeführt; nähere Informationen folgen.

Danach wird das Grünbuch, als inhaltliche Grundlage des Praxisleitfadens, finalisiert und die Phase 1 des Erstellungsprozesses abgeschlossen. Phase 2 startet mit einem breit angelegten Online-Konsultationsprozess, welcher uns in der Folge zur Gestaltung des Praxisleitfadens:

Partizipation im digitalen Zeitalter führt.

Ziel des Praxisleitfadens ist es, Akteurinnen und Akteure auf allen Verwaltungsebenen bei der Umsetzung zielgerichteter und qualitätsvoller Beteiligungsprojekte aktuell und zeitgemäß zu unterstützen. Das anvisierte Endprodukt soll daher, neben einer traditionellen Broschüre, auch ein Storybook zum Thema Partizipation und eine Website umfassen, welche einen

zielgruppengerechten Zugang zu den wichtigsten Fragen, Informationen und

Handlungsanleitungen rund um die Durchführung von Beteiligungsprozesse für alle öffentlichen Akteurinnen und Akteure ermöglicht. Die Umsetzung des Endproduktes erfolgt schrittweise nach Maßgabe verfügbarer personeller und finanzieller Ressourcen.

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1.1 Hinweis zur Konsultation

Nachfolgend finden Sie den Rohtext des Grünbuchs: Partizipation im digitalen Zeitalter.

Dieser ist das systematisch erhobene und strukturierte Ergebnis der drei Expertinnen- und Expertenworkshops, darüber hinaus umfasst er Inhalte aus den Fachinputs, sowie ergänzende Anregungen, die uns über unterschiedliche Kanäle erreicht haben. Gerahmt und angereichert ist der Rohtext durch wissenschaftliche Recherchen und Beiträge der Projektpartner

Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport sowie Donau-Universität Krems. Inhaltlich spannt sich der Bogen von einer theoretischen Einführung, mit einem

besonderen Augenmerk auf den Besonderheiten der Beteiligung im digitalen Zeitalter und der Betrachtung von Besonderheiten der Partizipation in den einzelnen Phasen des Policy Cycle über die Grundsätze der Beteiligung entsprechend der Beteiligungsintensität, nationale und internationale Beispielprojekte, das Design sowie Methoden und Tools.

Vielen Dank für Ihre große Unterstützung bei der Erstellung des Grünbuchs! Wir wünschen Ihnen inspirierte und produktive Zeit beim Surfen durch die Textvorschläge und freuen uns auf Ihre Antworten.

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2. Integratives Konzept öffentlicher Beteiligung im digitalen Zeitalter

2.1 Hinführung zum theoretischen Teil

Die Möglichkeiten, welche der technologische Fortschritt zur Verfügung stellt, und der erweiterte Handlungsrahmen in Zeiten der digitalen Transformation bedeutet nicht, der analogen

öffentlichen Beteiligung die digitale Beteiligung hinzuzufügen oder die eine durch die andere zu ersetzen. Es gilt nun vielmehr, Beteiligungsprozesse in ihrer Qualität und Vielfalt zur Entfaltung zu bringen, indem alle verfügbaren Methoden und Instrumente genutzt werden. Denn

Beteiligung ist eine soziale und damit kommunikative/politische Lösung in einer immer

komplexer werdenden Welt, Die Beteiligungsform letztendlich ist ein Selektionsprodukt, es wird keine One-fits-all Formel geben. Die Kombinationsanforderungen von analogen und digitalen Herangehensweisen, die Auswahl und Anpassung der Instrumente für Fragestellung, Thema und Zielgruppe sowie letztendlich der Zweck und das Ziel der Partizipation weisen immer öfter auf einen komplexen Prozess des Erstellens einer Beratungsarchitektur.

In einer bundesweiten österreichischen Strategie für ein integratives Konzept öffentlicher Beteiligung im digitalen Zeitalter wird als Grundlage für entsprechende Empfehlungen ein theorie- und expertisegeleitetes Dokument entwickelt, welches in seiner Handlungsorientierung jedoch auf einem umfassenden Pool an Praxiserfahrungen aufbaut. Orientiert an den Phasen des Policy Cycle wird nachfolgend aufbauend auf theoretischem und praktischem

Expertenwissen ein ganzheitliches Strategiedokument für eine integrative Öffentlichkeitsbeteiligung entwickelt.

2.2 Grundlagen der Öffentlichkeitsbeteiligung

Partizipation, oder Öffentlichkeitsbeteiligung, beschreibt grundsätzlich den Einbezug der jeweiligen Stakeholder durch Information, Konsultation oder Kooperation (siehe unten) in die Entscheidung, Gestaltung und Umsetzung von öffentlichen Projekten. Im Kontext dieser Definition geht die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD, 2017) auch darauf ein, dass im Mittelpunkt einer solchen Beteiligung respektive Gestaltung und Erbringung von öffentlichen Aufgaben der Policy Cycle steht (OECD, 2020).

In allen Formen birgt der Einsatz von Beteiligung, im Besonderen auch dort, wo keine gesetzliche Verpflichtung zur Beteiligung besteht, zahlreiche Potenziale. Dazu gehören vor allem:

 Erhöhung der Wirksamkeit, Kapazität und Legitimität öffentlicher Entscheidungsprozesse;

Modernisierung der staatlichen Dienstleistungserbringung;

Interaktion mit den Bürgerinnen und Bürgern;

Aktivierung der Bürgerinnen und Bürger zur Teilnahme an Netzwerken und Dialogen;

Zugang zu neuen Ideen und Know-how;

Vertiefte Akzeptanz und tieferes Verständnis der Bürgerinnen und Bürger;

Öffentlicher Nutzen durch die Kombination von öffentlichen Einrichtungen, dem privaten Sektor, Gemeinschaftsgruppen oder Bürgerinnen und Bürger

(Peter Parycek, Keynote bei Kick-Off)

Diese Partizipation ist heute zunehmend gekennzeichnet durch die Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger an politischen Entscheidungsprozessen mit Instrumenten, die u.a. auf modernen Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) basieren - das Zusammenwirken digitaler und analoger Ansätze und Methoden ermöglicht dabei einen integrativen Ansatz, der

situationsspezifisch neue Chancen bereithält.

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"Die integrierte E-Partizipationsstrategie ist der ausgeklügeltste Ansatz, bei dem alle

Instrumente vollständig koordiniert werden. Unter Berücksichtigung der individuellen Stärken und Schwächen der Instrumente wird ihre Anwendung so gesteuert, dass sie sich gegenseitig ergänzen. Das bedeutet, dass die Instrumente komplementär und damit nicht konkurrierend eingesetzt werden. Dadurch können Synergieeffekte voll ausgeschöpft werden und die

Konkurrenz zwischen den Instrumenten wird aktiv gesteuert. Die erfolgreiche Realisierung einer integrierten Strategie erfordert daher ein hohes Maß an zentraler Integrations- und

Koordinationskompetenz der E-Partizipation". (Wirtz, Daiser und Binkowska, 2018, S. 6)

2.3 Besonderheiten digitaler Beteiligung (E-Partizipation)

In der wissenschaftlichen Literatur wird digitale Partizipation und Partizipation im Allgemeinen aus vielfältigen Blickwinkeln betrachtet. In einer systematischen Literaturrecherche mit dem Suchbegriff „E-Partizipation“ zeigt sich, dass die Partizipation in Initiativen der öffentlichen Hand bereits ein etabliertes Konzept ist. Während die Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger in Partizipationsprozessen sich auch im digitalen Zeitalter noch analoger Mittel bedienen kann, lässt sich die Einbindung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) nicht mehr von dem Konzept der Beteiligung lösen. Daher wird für die Betrachtung eines integrativen Partizipationskonzeptes in diesem Projekt der Fokus auf Literatur gelegt, welche den Einsatz von E-Partizipation untersucht – der digitale Aspekt ergänzt und verändert somit die Betrachtung analoger Projekte und Methoden. Auch aktuelle Artikel verweisen dabei auf die Einstufung von Macintosh und White (2008), welche E-Partizipation als die durch IKT unterstützte Beteiligung in Prozessen des Regierungs- und Verwaltungshandelns beschreibt. Insgesamt lässt sich eine Konzeptualisierung von E-Partizipation als Möglichkeit beobachten, Bürgerinnen und Bürger durch den Einsatz von IKT in die öffentliche Entscheidungsfindung einzubeziehen (siehe unter anderem Leitner & Bonitz, 2016; Naranjo Zolotov, Oliveira, & Casteleyn, 2018; Royo & Yetano, 2015; Sideri, Kitsiou, Filippopoulou, Kalloniatis, & Gritzalis, 2019).

Häufig werden diese Entwicklungen vor dem theoretischen Kontext der unified theory of acceptance and use of technology (UTAUT) betrachtet. Diese theoretische Grundlage befasst sich mit der Akzeptanz und Nutzung des technologischen Angebotes, in dem Fall der E-

Partizipationsmechanismen durch die Bürgerinnen und Bürger. Da ein entsprechender Kreis an Nutzenden entscheidend für eine erfolgreiche E-Partizipation ist, untersucht dieser Ansatz die Gründe und Faktoren, welche eine umfassende Nutzung bedingen und ermöglichen und bietet somit eine hilfreiche theoretische Grundlage für praktische Beobachtungen. (Naranjo-Zolotov, Oliveira, & Casteleyn, 2019; Naranjo-Zolotov, Oliveira, Casteleyn, & Irani, 2019; Naranjo- Zolotov, Oliveira, Cruz-Jesus, et al., 2019)

Während hinsichtlich der grundlegenden Definitionen somit ein weitgehend einheitliches Verständnis zu beobachten ist, zeigt sich hinsichtlich der Ausprägung und der eingesetzten Partizipationsmechanismen ein wesentlich breiteres Feld. Aichholzer, Kubicek und Torres (2015) zeigen, dass (digitale) Partizipationsmethoden in allen Phasen des Policy Cycle eingesetzt werden können. Dabei reicht das Verständnis von Partizipation über Information, Konsultation und Partizipation (Aichholzer et al., 2015) bis hin zu Kollaboration und Co-creation (de Jong, Neulen, & Jansma, 2019). Unterschiede bestehen auch darin, ob diese Faktoren als Abstufungen auf dem Weg zu Partizipation oder als verschiedenste Ausprägungen von

Partizipationsmechanismen betrachtet werden.

Gleichermaßen bestehen Unterschiede im Einsatz bestimmter Tools. Während Online- Plattformen eine der häufigsten und bekanntesten Umsetzungsmöglichkeiten für digitale Partizipation der Bürgerinnen und Bürger darstellen (siehe unter anderem Kipenis & Askounis, 2016; Naranjo-Zolotov, Oliveira, Cruz-Jesus, et al., 2019; Parycek, Schollhammer, &

Schossböck, 2015; Schulz & Newig, 2015), werden nicht nur zahlreiche integrative Ansätze, wie eine Verbindung aus offline veranstalteten Ideenwettbewerben und digitalen Plattformen (de

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Jong et al., 2019) umgesetzt, sondern auch soziale Medien werden als zentrales Forum wahrgenommen (siehe unter anderem Guillamón, Ríos, Gesuele, & Metallo, 2016; Manuel Pedro Rodríguez Bolívar, 2018; Sideri et al., 2019; Silva, Tavares, Silva, & Lameiras, 2019).

Während E-Partizipation demnach einen entscheidenden Faktor für die Gestaltung der modernen Demokratie darstellt, steigt auch die Bedeutung von Partizipationsprojekten im Rahmen der Gestaltung physischer oder virtueller öffentlicher Räume. Der Einsatz von Partizipationsmechanismen für die Gestaltung von Smart Cities (Alcaide–Muñoz, Rodríguez–

Bolívar, Cobo, & Herrera–Viedma, 2017; Cătălin & Andreea-Maria, 2016; Manuel Pedro Rodríguez Bolívar, 2018), für die Einbindung junger Generationen (Kipenis & Askounis, 2016;

Parycek et al., 2015) oder im Allgemeinen die Gestaltung und Verbesserung des Dialogs zwischen Bürgerinnen und Bürgern und Verwaltung (Khan & Krishnan, 2017; Tuotuo Qi, Tianmei Wang, Yanlin Ma, Wei Zhang, & Yanchun Zhu, 2018) nimmt weltweit zu.

2.4 Internationale Beispiele für digitale und integrative Beteiligungsprojekte

Nachfolgende internationale Praxisbeispiele sollen die Nutzerinnen und Nutzer des zukünftigen Praxisleitfadens bei der Entwicklung integrativer Praxisbeispiele unterstützen.

Wir laden Sie ein, die unten gennannten Beispiele zu kommentieren und Hinweise auf weitere internationale Good Practice Beispiele zu geben. Für Ihre nationalen Good Practice Beispiele nutzen Sie bitte weiterhin das übermittelte Einreichformular.

2.4.1 Argentinien: Buenos Aires “BA Elige Ideas que transforman la Ciudad”

http://baelige.buenosaires.gob.ar [in spanischer Sprache]

Mit BA Elige können alle Bürgerinnen und Bürger Ideen zur Stadtentwicklung Buenos Aires vorschlagen, aussuchen und mitentwickeln. Die Initiative soll als offener und zugänglicher Raum wahrgenommen werden, wo Vorschläge gemacht werden können, diese unterstützt und

gemeinsam erarbeitet oder weiterentwickelt werden können. 600 Millionen Dollar, ein Teil des gesamten Investitionsbudgets der Stadt Buenos Aires in 2020, steht zur Verfügung, damit einzelne Ideen verwirklicht werden können. Projekte, die von den Bürgerinnen und Bürgern gewählt werden, werden in den Haushalt aufgenommen und ab 1. Januar 2020 ausgeführt.

Darüber hinaus werden bis zu 100 Millionen Dollar für Projekte bereitgestellt, die der gesamten Stadt zugutekommen.

2.4.2 Baskenland: Irekia “Open Government in the Basque Country”

www.irekia.euskadi.eus [in baskischer, englischer und spanischer Sprache]

Seit 2010 sieht sich Irekia als ein Instrument, welches die Transparenz, Beteiligung und Zusammenarbeit fördern soll sowie als direkter Kommunikationskanal zwischen der Öffentlichkeit und der Verwaltung, online und in einer verständlichen Sprache. Der

Generalsekretär des Ministerpräsidenten hat die Aufgabe, Irekia zu koordinieren. In Irekia gibt es zwei Bereiche der Beteiligung und Zusammenarbeit: Vorschläge der Regierung werden der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt, aber die Nutzenden haben auch die Möglichkeit,

Vorschläge zu den Themen, die sie für interessant halten, einzubringen. Ideen können von der Verwaltung aufgenommen werden und in verschiedene Gesetzesvorschläge, Maßnahmen und Initiativen einfließen. Das Ziel ist es, Beiträge der Bürgerinnen und Bürger Teil der

Gesetzgebung, der Pläne, der Dekrete oder der Initiativen der Regierung werden zu lassen.

2.4.3 Brasilien: Laboratório Ráquer

http://labhackercd.leg.br/ [in portugiesischer Sprache]

Das Laboratório Ráquer hilft bei der Umsetzung eines offenen Parlaments. LABHacker ist das Labor für bürgerliche Innovation der Abgeordnetenkammer und arbeitet an drei Themen:

Transparenz, Partizipation und Bürgerschaft, mit gemeinschaftlichen und experimentellen

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Projekten. Das Labor knüpft auch ein Netzwerk zwischen Parlamentariern, Beamten, zivilen Hackern und der Zivilgesellschaft um zu einer Kultur der Transparenz und der gesellschaftlichen Beteiligung durch öffentliches Datenmanagement beizutragen. Dabei werden Aktivitäten und Instrumente unterstützt, welche die gesellschaftliche Beteiligung am Gesetzgebungsprozess zu erhöhen. Zusätzlich verwaltet das Lab das E-Demokratie-Portals des Repräsentantenhauses (Portal e-Democracia da Câmara dos Deputados,), dass verschiedene Modelle der Beteiligung vorstellt, wie z.B. die Interaktion bei Anhörungen, die gemeinsame Ausgabe von

Gesetzesvorlagen und thematische Debatten.

2.4.4 Deutschland: meinBerlin

https://mein.berlin.de/ [in deutscher Sprache]

MeinBerlin ist ein Angebot zur Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger des Landes Berlin. Hier finden diese Informationen über Projekte der Berliner Verwaltung und können eigene Ideen und Anregungen einbringen. Mitmachen können alle, die sich für Stadtgestaltung interessieren.

Herausgeberin von meinBerlin ist die Senatskanzlei der amtshabenden Bürgermeisterin bzw.

des amtshabenden Bürgermeisters. Die einzelnen Projekte werden von den Mitarbeitenden der Senatsverwaltungen, der Bezirksämter sowie der Quartiersmanagements eingestellt.

2.4.5 Estland: E-hääletamine (I-Voting)

https://www.tallinn.ee/est/valimised/e-haaletamine-2 [in estnischer, russischer, englischer Sprache]

E-hääletamine (I-Voting) ist die elektronische Stimmabgabe in Estland. Die elektronische

Stimmabgabe ist für 24 Stunden an den Tagen der Vorwahl möglich, vom 10. bis zum 4. Tag vor dem Wahltag. Am Wahltag ist das I-Voting nicht möglich. Für das I-Voting benötigen

Bürgerinnen und Bürger Ihren Personalausweis oder eine Mobil-ID und einen Computer, aber keinen elektronischen Wählerausweis. Die Stimmabgaben der Wählenden werden unmittelbar vor Beginn des I-Votings auf der Eröffnungsseite der Wahlwebsite veröffentlicht.

2.4.6 Frankreich: Paris “Budget Participatif”

https://budgetparticipatif.paris.fr/bp/ [in französischer Sprache]

Seit 2001 bezieht die Stadt Paris die Pariser Bürgerinnen und Bürger zunehmend in die Kommunalpolitik ein, insbesondere durch Nachbarschaftsräte, Mandatsberichte und

Konsultationen. Die Entwicklung der Öffentlichkeitsbeteiligung und des Engagements ist eine große demokratische Herausforderung, die den sozialen Zusammenhalt und das

"Zusammenleben" garantiert. In dieser Hinsicht möchte die Stadt Paris den Pariserinnen und Parisern mehr Einfluss geben und ihnen die Möglichkeit geben, ihre Präferenzen hinsichtlich der Verwendung eines Teils des Investitionsbudgets der Stadt zu nennen.

2.4.7 Norwegen: Ministerium für kommunale Verwaltung und regionale Entwicklung

https://minsak.no/ [in norwegischer und samischer Sprache, Buchsprache]

Minsak.no wurde unter der Schirmherrschaft des Ministeriums für Kommunalverwaltung und Modernisierung entwickelt. Ziel ist es, Bürgerinnen und Bürger in ihrem Recht zu unterstützen, Ideen vorzuschlagen oder zu unterstützen, die Ihre Gemeinde oder Region verbessern. Die Ideen (“Geschichten”) können auch per E-Mail mit Freunden und Bekannten über soziale Medien geteilt werden. Wenn genügend Unterschriften gesammelt werden (2% Prozent der Einwohnerinnen und Einwohner, 300 Einwohnerinnen und Einwohner der Gemeinde oder 500 Einwohnerinnen und Einwohner der Region), muss die Gemeinde sich mit dem Fall bzw. der Idee befassen.

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2.4.8 Schottland: The Scottish Government

https://www.gov.scot/ [in englischer Sprache]

Der Blog “Digital Engagement“ (https://blogs.gov.scot/digital-engagement/) wird durch das Team für digitale Kommunikation der schottischen Verwaltung veröffentlicht und unterstützt politische Akteure mit Hilfe digitaler Werkzeuge und Techniken mit der Öffentlichkeit in Kontakt zu treten, u.a. durch digitale Konsultationen. Die Schottische Verwaltung verwendet auch “Citizen Space”

als digitale Plattform für die demokratische Beteiligung. Die digitale Plattform unterstützt den gesamten Prozess der Öffentlichkeitsbeteiligung, vom Entwurf über die Datenerfassung bis hin zum abschließenden Feedback und der Veröffentlichung der Antworten (“We Asked, You Said, We Did”, https://consult.gov.scot/we_asked_you_said/).

2.4.9 Spanien: Decide Madrid „Decide Madrid: portal de participación ciudadana de Madrid”

https://decide.madrid.es/ [in spanischer Sprache und automatische Übersetzung]

Der Stadtrat bietet seinen Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit, sich an der Ausarbeitung und Änderung von Vorschriften, die die Stadt Madrid betreffen, zu beteiligen und ihre Meinung zu bestimmten geplanten Maßnahmen zu äußern. Personen, die auf Decide Madrid registriert sind, können sich mit Beiträgen an der öffentlichen Konsultation neuer Verordnungen,

Regelungen und Richtlinien beteiligen. Der Stadtrat eröffnet auch Verfahren zur

Entgegennahme von Beiträgen und Stellungnahmen zu kommunalen Maßnahmen. Beispiele für vergangene Prozesse sind die Änderung der Bezeichnung des Viertels "San Andrés", die

Zweckmäßigkeit der Schaffung neuer Viertel im Bezirk Vicálvaro, Fragen zum Linearen Park der Manzanares oder die Stellungnahmen zur Umgestaltung von elf Plätzen der Stadt.

Die Stimmen der Bürgerinnen und Bürger sind ein partizipativer Mechanismus, durch den die wahlberechtigten Bürgerinnen und Bürger direkt kommunale Entscheidungen treffen können. Im Jahr 2017 fanden die ersten entsprechenden Abstimmungen in der Stadt Madrid statt. Einerseits fragte der Stadtrat nach der Renovierung der Plaza de España, der Mobilität der Gran Vía und der Umgestaltung der öffentlichen Räume in elf Bezirken von Madrid.

2.4.10 USA: City of Edmonton “Public Engagement“

https://www.edmonton.ca/programs_services/public-engagement.aspx [in englischer Sprache]

Die Stadt Edmonton betont, dass das öffentliche Engagement Teil eines

Entscheidungsprozesses ist und bietet Bürgerinnen- und Bürgerbeteiligung mit mehreren Stufen. Das öffentliche Engagement in der Stadt Edmonton erfolgt in einem 6-stufigen Prozess:

Identifizierung, Strategie, Planung und Entwurf, Implementierung und Datenerfassung, Analyse und Berichterstattung sowie Auswertung. Die Größe und der Umfang der einzelnen Schritte wird auf die Größe und den Umfang des Projekts oder der Initiative abgestimmt.

In den Konsultationen können Bürgerinnen und Bürger Vorschläge oder Rückmeldungen nennen, die für Politiken, Programme, Projekte oder Dienstleistungen in Betracht gezogen werden, diese anzupassen oder aufzubauen. Bürgerinnen und Bürger können aber auch über Richtlinien, Programme, Projekte oder Dienstleistungen entscheiden. Die Plattform “Public Engagement” soll den Menschen die Möglichkeit bieten, zur Entscheidungsfindung des Stadtrats und der Stadtverwaltung über die Politik, Programme, Projekte und Dienstleistungen der Stadt beizutragen, und gleichzeitig zeigen, wie öffentliche Beiträge gesammelt und genutzt werden.

2.4.11 Vereinigtes Königreich: Nesta Flying high

https://www.nesta.org.uk/government-innovation/our-work-government-innovation/ [in englischer Sprache]

Nesta ist eine Stiftung (National Endowment for Science, Technology and the Arts), die Innovation fördert, unter anderem um Verwaltungen und Gemeinden zu helfen, öffentliche

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Dienstleistungen neu zu überdenken und die Rolle der öffentlichen Verwaltung neu zu definieren und somit für die Zukunft fit zu sein. Dabei werden neue Modelle für die Gestaltung und

Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen in Partnerschaft mit den Bürgerinnen und Bürgern geschaffen.

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3. Poltisch-Administratives Handeln und Partizipation

3.1 Rahmenbedingungen für das Arbeiten in und mit den Phasen des Policy Cycle

3.1.1 Der Policy Cycle als Grundlage erfolgreicher Beteiligungsprozesse

Der Policy Cycle oder Politikzyklus ist ein – auf systemischen Grundlagen aufbauendes – Modell für die analytische Strukturierung eines poltisch-administrativen Prozesses. Er ist geeignet, die Grundlage einer durch Monitoring und Evaluation abgesicherten evidenzbasierten

Politikgestaltung zu sein und unterstützt durch transparente Entscheidungsprozesse

multiperspektivische Herangehensweisen. Die in der österreichischen Bundesverwaltung seit 1.

Jänner 2013 zur Anwendung kommende wirkungsorientierte Verwaltungssteuerung folgt dieser universalen Reflexionslogik des Policy Cycle.

Das Modell des Policy Cycle hat den Vorteil, die unterschiedlichen Phasen des Vorgehens, die in der Realität vielschichtig und insbesondere in Bezug auf Akteurinnen und Akteure sowie Inhalte verlaufend erscheinen können, funktional und zweckgebunden zu beschreiben. Dies ermöglicht nicht nur eine nähere Analyse inhaltlicher Fragestellungen innerhalb der einzelnen Phasen, sondern insgesamt einen neuen Blick auf die Gestaltung und Umsetzung von

Beteiligungsprojekten in Politik, Verwaltung und Gesellschaft.

Erfolgreiche Beteiligungsprozesse zeichnen sich durch transparente und klare Prozesse und Kommunikation aus. Das Modell des Policy Cycle erlaubt es, Schnittstellen zwischen

Stakeholdergruppen noch präziser zu definieren und Ideenfindungs-, Informations-,

Konsultations-, Entscheidungs- und Implementierungsprozesse klarer zu kommunizieren. Die für Beteiligungsprozesse so wesentliche akteurs- und akteurinnenbezogene Verantwortung wird somit transparent und besser umsetzbar. Der technologische Wandel erhöht die Komplexität von Beteiligungsarchitekturen; durch die Beschreibung von Partizipationsprozessen entlang des Policy Cycle werden die jeweils erforderlichen Handlungsschritte in den Phasen klarer, ohne jedoch den Blick auf das große Ganze zu verlieren.

In der Literatur finden sich unterschiedliche Policy Cycle Modelle. In Anlehnung an Höchtl et al.

(2016, S. 163: nach Nachmais und Felbinger (1982): Phasen und kontinuierliche Evaluation) und den Policy Cycle in der E-Engagement Matrix (nach Macintosh (2003), in: Aichholzer et al., 2015, S. 17) wurden unter Berücksichtigung der in der österreichischen Bundesverwaltung und teilweise in den Ländern zur Anwendung kommenden wirkungsorientierten

Verwaltungssteuerung (WO) und Gesetzesfolgenabschätzung (WFA) nachfolgende Phasen für die Betrachtung von Beteiligungsprozessen im Kontext des Policy Cycles definiert:

 Agenda Setting/Themenfindung Analyse & Politikdiskussion

Politikformulierung (Politiken, Gesetze, Projekte, Vorhaben)

Entscheidung (Politische Entscheidung oder Entscheidung im Weg der direkten Demokratie)

Implementierung

Evaluierung (auf Basis eines kontinuierlichen Monitorings)

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Die hier präsentierte Darstellung betrachtet Beteiligungsverfahren aus Sicht der Policy Cycle Phasen. Die Besonderheiten der Beteiligung in den einzelnen Phasen des Policy Cycle werden im Folgenden vorgestellt. Anzumerken bleibt, dass Beteiligungsprozesse nur einzelne Phasen betreffen und/oder auch in unterschiedlichen Phasen starten können. Zentral für die Erhöhung der Qualität von Beteiligungsverfahren ist es, mit den richtigen Methoden zum richtigen

Zeitpunkt adäquate Beteiligung der Stakeholder zu ermöglichen und die Ergebnisse selbst iterativ und evaluiert für einen nächsten Bearbeitungsschritt aufzubereiten.

3.1.2 Agenda Setting/Themenfindung

Was ist damit gemeint? Inhaltliche Orientierung dieser PC-Phase

Unabhängig von Auslöser (Politisches Programm, Bürgerinnen- und Bürgerinitiative, systematisches Abfragen von Bedarfen durch die Verwaltung etc.) dient diese Phase der Identifizierung von Zukunftsthemen, Problemen oder einfach der Sammlung und gemeinsamen Sicht auf Fragestellung, die zu bewältigen sind.

Achtsamkeiten, die beim erfolgreichen Durchlaufen der Phase helfen:

Vorgehen: In den Workshops wurden auf der Ebene von Brainstormings und Diskussionen Aspekte gesammelt/zusammengetragen, die hier in geclustert wiedergegeben werden.

 Initiation

o Klärung der Fragestellung/Welche Fragen sollte ich überhaupt stellen?

Quellen kennen/Kenntnis darüber, wo man hingehen und hineinhören muss Erwartungshaltungen kennen und „managen“

Aktuellen Anlassfall würdigen

 Ressourcen

o Zeiträume schaffen

Personelle und materielle Ressourcen realistisch abschätzen und bereitstellen

 Commitment und funktionale Klarheiten herstellen

o Qualitative Beteiligung der Stakeholder sicherstellen (insb. Verwaltung und/oder andere Umsetzer)

o Klar definierte Zielgruppe

 Beteiligungsarchitektur und Rahmenbedingungen

o Klarheit über Rahmen und Möglichkeiten/ Reichweite der Beteiligung o Einhaltung von Fristen

o "Griffigkeit" bzw. Detaillierung des Themas

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o Zieldefinition und -kommunikation vorab

 Erwartungshaltungsmanagement; Motivation

o Push-/Pull-Faktoren (Gründe für Teilnahme/Nicht-Teilnahme)

Herausforderungen und Hindernisse / Handlungsdilemmata

 Reversibilität von Format und Beteiligungsmöglichkeit

o Schaffen die neuen Social Media Prozesse bereits neue Beteiligungsformen oder brauchen wir für Beteiligung neue (eigenständige) Formate (Neue

Beteiligungsprozesse schaffen vs. in „neuartige“ Prozesse einklinken (Gamer, WhatsApp, …)

 Kommunikation

o Polarisierung der Stakeholdergruppen; thematische Polarisierungen insbesondere durch Social Media

o Zielgruppe kennen/verstehen und die richtige Ansprache wählen o Hoher Zeitbedarf für „Kommunikation der Vielen“

 Motivation

o Welches Interesse haben Menschen sich zu beteiligen?

o Braucht es einen individuellen Mehrwert und wie generieren wir ihn?

 Datenschutz und Persönlichkeitsrechte

o Berücksichtigung von Persönlichkeitsrechten o Berücksichtigung DSGVO

 Umgang mit Veränderung

o Erfolgreiche Beteiligungsprozesse bedeuten immer auch Veränderung (mitunter auch erhöhten Ressourcenbedarf), insbesondere bei nicht-konsensualen

Entscheidungen in Politik, Verwaltung und Gesellschaft

3.1.3 Analyse & Politikdiskussion

Die Festlegung des Themas in der Phase des Agenda Setting beinhaltet noch nicht die multiperspektivische Erfassung des Bearbeitungsbereiches. Es kann einen qualitativen Mehrwert erzeugen, nach der Einigung auf Fragestellung oder Themenbereich, die „Expertise der Vielen“ zu nutzen, um die Analysebasis im Themenbereich robust und aus unterschiedlichen Perspektiven aufzubereiten. Nicht zuletzt ist die Erklärung, die für eine Differenzanalyse besteht (Warum habe ich ein Problem? Wodurch ist es entstanden? Warum bin ich nicht dort, wo ich sein möchte, sondern in einem defizitären Ist-Bereich? etc.), die Ausgangslinie für die Lösungen, die beschlossen werden. Und gerade im evidenzbasierten Bereich ist die Beschreibung der Ist- Situation (in Abgrenzung zum Zielzustand) gekennzeichnet von einem Beobachtungs-Bias, der über die Diversität der einbezogenen Perspektiven und Disziplinen reflektiert und reduziert werden kann.

 Stakeholderkommunikation

o Boundary Spanners (Personen in einem Innovationssystem, die die Aufgabe haben, die internen Netzwerke der Organisation mit externen Informationsquellen zu verbinden) identifizieren oder bestimmen

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o Frühe und offene Einbindung o zugängliche Prozesse

o Informationsgefälle managen

o Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Stakeholder bei der Auswahl berücksichtigen („Wen wähle ich aus und wen spreche ich an?“) o Kommunen  Gemeindezeitung, Websites

o Betroffeneninitiativen einbeziehen  diesen im Rahmen der Aktionsplanung eine Plattform bieten

o Info über Start des Prozesses kommt bei den Zielgruppen an (Bringschuld)

o Kooperation zwischen Stakeholdern (Politik, Verwaltung, NGOs, Forschung) sicherstellen

o Commitment der Stakeholder gewährleisten

o Beteiligungsbreite managen (Kombination Offline- und Online-Angebote; lokale Angebote für Beteiligung schaffen)

o Unabhängige fachliche Begleitung bereitstellen; institutionalisierte, unabhängige fachliche Expertise für Zivilgesellschaft anbieten

o zuständige Bundesressorts sollten Phase 2 übernehmen und Prozess starten (Kommunen, Betroffeneninitiativen, Online-Beteiligung aller Lärmbetroffenen)

 Beteiligungssicherheit

o Bei Online-Beteiligung: 1 Person = 1 Stimme o Prototypen entwickeln und Feedback einholen o Manipulationssicherheit gewährleisten

o Kein E-Voting

 Erwartungsmanagement

o Erwartungshaltung in Bezug auf die finale Entscheidung o Scheinpartizipation

 Beteiligungsarchitektur und Rahmenbedingungen o Rahmenbedingungen formulieren

o Abstrakte Inhalte und Themen vermitteln

o Gemeinsames Commitment aller Beteiligten zu Vision und Umsetzung o Implementierungssicherheit (tatsächliche Implementierung des Erarbeiteten)

 Stakeholdermanagement o Stakeholderauswahl

o Network-Management und network boundaries (Grenzen), o Identifikation „Boundary Spanner“ (Grenzen durchbrechen)

 Prozessklarheit

o Entscheidungen brauchen Entscheidungsprozesse o Politisches Commitment

o Rücksicht auf Strategien

o Änderung der politischen Rahmenbedingungen (=“Regierungswechsel“)

o politischer Widerstand und Widerstand einflussreicher Akteurinnen und Akteure

 Ressourcenmanagement

o Ressourcenbereitstellung (Partizipation braucht Raum, Zeit, Geld) o Zeitfaktor (Balance zwischen zu lang und zu kurz)

 Beteiligungssicherheiten

o Online-Partizipation braucht sichere IDs

o Spannungsfeld zwischen Privatsphäre und Nachvollziehbarkeit

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 Motivation

o Aufmerksamkeit über lange Zeiträume aufrechterhalten

 Prozessmoderation

o Alle Akteurinnen und Akteure zu Wort kommen lassen o Diskriminierung;

o Sprache

o Online: Spam, Belästigung/Beleidigung, Manipulation

3.1.4 Formulierung von Politik oder Gesetzen

Die Phase der Politikformulierung und Begutachtung ist ein zentraler Ansatzpunkt für Beteiligung im Policy Cycle. Hier werden Politiken, Gesetze, Projekte und Vorhaben entscheidungsreif verhandelt. Letzte wichtige Stellungnahmen unterschiedlicher Akteurinnen und Akteure oder auch Betroffener können eingeholt und berücksichtigt werden. Zudem kann wichtiges

Expertinnen- und Expertenwissen in hohem Detailierungsgrad abgefragt und integriert werden.

 Beteiligungsarchitektur und Rahmenbedingungen

o Funktionale und gut durchdachte Prozesse (Wer/in welcher Form/zu welchem Zeitpunkt)

o Funktionale und gut durchdachte technische Systeme (Beteiligungsplattform, E- Recht, etc.)

o Begutachtungsfristen (Verpflichtung bzw. klare Regelung in Bezug auf Festsetzung und Dauer)

o Relevanz der Beteiligung/Berücksichtigung o Technischer Support

 Beteiligungsbreite managen

o Beteiligungsverteiler- und Datenbanken o Moderation des Beteiligungsprozesses o Zielgruppenorientierte Kommunikation

o Usability für Verwaltung und Bürgerinnen und Bürger

o Einbezug eines breiten Spektrums an Beteiligten (Expertinnen und Experten und Laien, alle Generationen, alle Bildungsschichten)

o Identifikation und Erreichen der richtigen Stakeholder (insbesondere auch jene, die nicht so gut institutionalisiert sind)

o Ziel- und Zielgruppendefinition

o Zielgruppengerechte Formulierung und Kommunikation

o Verständlichkeit von Gesetzen/Inhalten (verständliche Sprache)

 Ressourcenmanagement

o Personal/Zeit auf Seiten der Verwaltung (Durchführung der Beteiligung) o Personal/Zeit auf Seiten der Stakeholder (Teilnahme an der Beteiligung) o Mangelnde Ressourcen, insb. im Bereich „kleiner“ Stakeholder (z.B. NGOs) im

Gegensatz zu den „Großen“ (z.b. Interessensvertretungen, Sozialpartner)

 Motivation

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15

o Mangelnde Beteiligung relevanter Akteurinnen und Akteure (Wieso sollen sich Bürgerinnen und Bürger beteiligen, wenn es gewählte und Vertreterinnen und Vertreter mit Entscheidungskompetenz und Expertinnen und Experten bei den Gebietskörperschaften gibt

o „Ehrliche“ Begutachtung zwischen den Gebietskörperschaften bzw. Ressorts

 Kommunikation

o Zielgruppenidentifikation und Ansprache

o Unterschiedliche Gewichtung der eingebrachten Beiträge

o Ergebniskommunikation (Was wurde umgesetzt? Was wurde nicht umgesetzt?

Warum wurde nicht umgesetzt?)

3.1.5 Entscheidung

In der Entscheidungsphase ergeben sich klassische Abstimmungsmöglichkeiten, um entweder direkte Entscheidungsprozesse zu setzen oder auch die Rahmenbedingungen für die künftige Umsetzung mitabzustimmen. Es gibt Möglichkeiten, um Bürgerinnen und Bürger auf allen Ebenen an Entscheidungsprozessen zu beteiligen – von Volksentscheid und Volksbegehren auf der Bundesebene bis hin zu konkreten Fragen der Gemeindegestaltung. Ein gesondert zu betrachtender Fall ist das E-Voting.

 Beteiligungsarchitektur und Rahmenbedingungen o Spielregeln zu Beginn transparent kommunizieren o Trennung von Prozessbegleitung und Entscheidung o Nachvollziehbarkeit garantieren (keine Blackbox) o Betroffene adressieren (Zugänge schaffen) o Anonym oder mit Klarnamen (Authentifizierung) o Iteratives Prozessdesign

o Gute Informationsaufbereitung

o Gemeinsames Bild schaffen (Thema „angreifbar“ machen) o Keine Änderung der Befragtengruppe ab Start der Konsultation o Keine Dateneinsicht für Auftraggeber vor Ende der Konsultation o Nachweisbarkeit gewährleisten (keine Blackbox)

o Kopplung On-/Offline-Elemente o Barrierefreiheit

o Kulturwandel zu transparenter Kommunikation/Offenheit

 Motivation

o Menschen engagieren sich vor allem bei Themen aus dem eigenen Lebensumfeld oder dem eigenen Kompetenzbereich

o Persönliche Ansprache/Einladung zur Beteiligung o Vertrauen stiften

o Interessen klar offenlegen lassen/können

o Vorstellungskraft für Folgen der Entscheidung fördern o sinnvollen Diskurs ermöglichen

o Transparente Kommunikation

o Freiraum für Eigeninitiativen/intensivere Beteiligung einzelner Gruppen schaffen

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o Entscheidungen sind immer auch Entscheidungen gegen etwas o Wer verantwortet die Folgen der Entscheidung?

o Kann/will Politik wirklich Macht/Verantwortung aus der Hand geben?

 Ressourcenmanagement o Faktor Zeit

o Faktor Dauer

 Beteiligungsarchitektur und Rahmenbedingungen o Demokratische Legitimation und Verantwortung o „Eskalation“ durch Verfahrensstufen

o Laufende Veränderung von Grundlagen o Ergebnisse „übersetzen“

o Wie kann ich ein- oder aussteigen?

 Sicherheit

o Datenschutz o Authentifizierung o Manipulationssicherheit

3.1.6 Implementierung

Die Umsetzung von Politiken heißt Entscheidungen in den Normalbetrieb überzuführen, das heißt wiederum, bekannte Routinen aufzugeben und neue zu platzieren, heißt die Akzeptanz an der Entscheidung im Regelbetrieb durch Umsetzung und Handlung zu testen und einzuführen.

Dies kann dort leichter sein, wo die Beseitigung der Problemzonen zu einem gemeinsamen Anliegen geworden ist und die Lösung von allen Stakeholdern getragen werden kann.

 Beteiligungsarchitektur und Rahmenbedingungen o Interessen klar offenlegen lassen/können

o Ziele/Präferenzen der betroffenen Strukturen erkennen o Einbindung bereits in Planungsphase

o Tauschpartnerschaft in der Implementierung (Personen nicht auf ein Ziel einschwören)

o Kuratierung/Redaktion des Online-Diskurses; Kick-Off vor digitaler Beteiligung o Zufallsauswahl (der Beteiligten) oder strukturierte Auswahl

o Formulierung der Einladung zur Konsultation (z.B. als Frage formulieren)

 Motivation

o Aushandlungsmöglichkeiten (Incentives) schaffen

 Ressourcen

o Unterstützung der beteiligten Akteurinnen und Akteure (z.B. durch Kinderbetreuung, Fahrtkostenersatz, Verpflegung)

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● Rahmenbedingungen

o Enge rechtliche Rahmenbedingungen

● Beteiligungsbreite managen

o Diversität der Teilnehmerinnen und Teilnehmer (auch innerorganisatorisch) o Bürgerinnen und Bürger erreichen

● Motivation

o Begeisterung und Bewusstsein schaffen (in Verwaltung/in Gesellschaft) o Divergierende Ziele und Interessen der Akteurinnen und Akteure

● Kompetenzen

o Voraussetzung: man weiß, worum es geht

● Akzeptanz

o Persönlichen Vorteil vermitteln, anstelle eines autoritären Zugangs o Organisationskultur der Verwaltung

3.1.7 Evaluierung (auf Basis kontinuierlichen Monitorings)

Der zentrale Mehrwert des Policy Cycle zu einer linearen Betrachtung des Prozesses liegt in der abschließenden Evaluierung des Erfolges der Implementierung von Politiken. So wird die

Grundlage für die Verbesserung von Prozessen und eine evidenzbasierte Politikgestaltung (ex- Post/ex-Ante) geschaffen. Das kontinuierliche Monitoring im Policy Cycle wird zusätzlich während des gesamten Politikprozesses durchgeführt wird; so kann nicht nur die Wirksamkeit der Politiken beurteilt, sondern der gesamte Policy Cycle kontinuierlich verbessert werden (organisationales Lernen). Durch Beteiligung unterschiedlicher Akteurinnen und Akteure und die dadurch geförderte Multiperspektivität und Einbeziehung von Datenbeständen kann die Qualität und Akzeptanz von Evaluationsergebnissen gefördert werden.

● Beteiligungsarchitektur und Rahmenbedingungen

o Festlegung von Evaluationsrahmen, Reichweite und AkteurInnen o Frühe Festlegung von Indikatoren zur Evaluierung

o Systematische Steuerung und Dokumentation (v.a. der Indikatoren) von Beginn an

o Relevanz von Evaluierung von Anfang an im Blick behalten o Kommunikationsrahmen

● Stakeholderkommunikation

o Regelmäßige Rückkopplung und Kommunikation

● Ressourcen und Unterstützungsleistungen

o Ausreichende Ressourcen für Monitoring & Evaluierung

o Standardwerk/Referenzrahmen, um externe Prozesse zu begleiten Mindeststandards/-formate/Know-How/Agenden

o Good Practice bereitstellen

● Motivation

o Verständnis und Bewusstsein schaffen

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o Ermutigung der handelnden Akteurinnen und Akteure

● Commitment und funktionale Klarheiten herstellen o Commitment der Gebietskörperschaften

o Kontrolle vs. Steuerung

o Bildabgleich mit dem politischen Prozess o Unsicherheit vs. Möglichkeitsraum

o Bereitschaft zur Durchsetzung von Open Data

o Tatsächliche Nutzung der Evidenzen zur Weiterentwicklung von Politiken und Prozessen

● Motivation

o Commitment der Gebietskörperschaften

● Qualitätsmanagement o Datenqualität

3.2 Funktionen und Verantwortlichkeiten als Gestaltungsrahmen für die Akteurinnen und Akteure

Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sind, neben einem transparent kommunizierten politischen und institutionellen Commitment und Ownership durch Identifikationspersonen, für die erfolgreiche Durchführung von partizipativen Verfahren entscheidend.

Die Phasen des Policy Cycle sind über ihre Zweckgebundenheit und Fokussierung auf Ergebnisse eindeutig innerhalb eines politisch-administrativen Entscheidungsprozesses organisierbar.

Diese Zuweisungsmöglichkeit zu den Phasen des Policy Cycle bietet eine robuste Basis, auf der Beteiligungsarchitekturen zielorientiert aufgesetzt werden können. Kernelemente sind neben dem Transparenzprinzip die institutionelle Verankerung von Beteiligung, die funktionale Klarheit und das, innerhalb der jeweiligen Phase des Policy Cycle fassbare Ziel-Commitment.

Den unterschiedlichen Stakeholdergruppen bietet sich so ein klar definierter und kreativ nutzbarer Gestaltungsrahmen.

Dieser Gestaltungsrahmen wird durch folgende Faktoren bestimmt bzw. beeinflusst:

● Seriosität

o Offenheit des politischen Auftrages

o Definition des tatsächlich bestehenden Gestaltungsrahmens

● Funktionale Professionalität und Kompetenz

o Klare politische Vorgaben und aktive Unterstützung der Beteiligung o Kompetente Projektleitung, die den politischen Auftrag operationalisiert

● Qualität des Beteiligungsverfahrens

o Frühzeitige Einbindung interner Stakeholder

o „Reality Checks“, nachdem Schwerpunkte der Beteiligung ausgearbeitet wurden

● Kommunikation

o Zeitgemäße Kommunikation

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o Intermediäre stärken und Skeptiker überzeugen

o Verständliche bzw. zielgruppengerechte Kommunikation sowie einfache/adaptive Sprache

● Unterstützungsleistungen

o Wissensmanagement bzw. Schaffung einer gemeinsamen Wissensbasis o Service Design

o Bereitstellung eines zentralen Serviceangebots

● Entwicklungsperspektiven

o Beteiligung-by-Default bzw. verbindliche Prüfung von

Politikformulierungsprozessen auf Möglichkeit zur Öffentlichkeitsbeteiligung

3.3 Achtsamkeit auf Metastruktur und Gestaltung der Phasen-Übergänge

Die Phasen des Policy Cycle bieten jeweils spezifische Möglichkeiten und Angebote für Beteiligungsverfahren. Zudem lassen sich Gesamtarchitekturen von Beteiligungsprozessen selbst durch die unterschiedlichen Phasen strukturieren. Übergänge zwischen den einzelnen Phasen des Policy Cycle werden transparent und somit bewusst gestaltbar.

Die strukturelle Koppelung von Beteiligungs- und politisch-administrativen Verfahren im Policy Cycle erzeugt vor allem dort einen Mehrwert, wo Verwaltungsprozesse selbst verändert werden sollen (Implementierung neuer Strukturen und Prozesse). Durch iteratives und agiles Vorgehen lassen sich so immer wieder Nahtstellen zwischen umfassenden Beteiligungsprozessen und notwendigen politischen-administrativen Bearbeitungen herstellen.

Um das Gesamtsystem (Beteiligungsverfahren und Verwaltungssystem) produktiv gestalten zu können, braucht es folgende Achtsamkeiten:

● Strukturelle Klarheit

o Politisches Commitment (steuernder Akteur) o Commitment der Verwaltungsebenen

o Commitment der Stakeholder

o Bereitstellung von Ressourcen (Zeit, Raum, Personal, Geld) o Zugang zu Beteiligungsprozessen

o Klar definierte Rahmenbedingungen

o Transparente Anpassung der Rahmenbedingungen im Prozess (bei Bedarf) o Wirksamkeit und Nachvollziehbarkeit der Beteiligung

● Kommunikation

o Kommunikation der Rahmenbedingungen/Spielregeln

o Verständlichkeit von Anfang bis Schluss (keine „Black Box“-Prozesse) o Kontinuierliche Kommunikation mit den Stakeholdern

o Stakeholder kennen die Relevanz der Beteiligung o Zielgruppengerechte Ansprache

● Qualität des Beteiligungsverfahrens

o Kombination offline und online durch integrative Beteiligungsprozesse o Einbindung neuer Technologien und Prozesse

o zeitliche Eingrenzung des (digitalen) Beteiligungsprozesses o Kooperation unterschiedlicher Stakeholder

o Nutzungsfreundliche Systeme und technische Unterstützung o Moderation von Beteiligungsprozessen

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o Umgang mit Kritik und persönlichen Äußerungen

● Sicherheit und Vertrauen

o Sicherheit garantieren (keine Manipulation, sichere Authentifikation)

o Rechtlichen Rahmen beachten bzw. definieren (insb. Datenschutz, Privatsphäre, Nachvollziehbarkeit)

3.4 Beteiligungsintensität (Information – Konsultation – Kooperation)

Beteiligungsprojekte werden häufig nach ihrer Intensität unterschieden, d.h. danach, in welchem Ausmaß die Bürgerinnen und Bürger die Entscheidung beeinflussen können (Grad der

Verbindlichkeit). Sinn dieser Einteilung (und damit auch dieses Kapitels) für Politik und

Verwaltung ist es, sich bereits vor Beginn des Beteiligungsprozesses gut zu überlegen, ob bzw.

in welchem Ausmaß die Bereitschaft besteht, die autonome Entscheidungsgewalt durch einen Beteiligungsprozess einschränken zu lassen. Das Ergebnis dieser Überlegungen bestimmt das Design des Beteiligungsprojekts und ist zu Beginn des Prozesses transparent zu machen.

Die Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung aus 2008, der dazugehörige Praxisleitfaden (2011) sowie das Positionspapier zu E-Democracy und E-Participation in Österreich der Austrian Working Group on E-Democracy (2008) unterscheiden die drei Stufen Information, Konsultation und Kooperation. Das Positionspapier aus 2008 erwähnt auch die Mitentscheidung via E-

Stimmabgabe: „…so lassen sich grob drei Stufen unterscheiden (wobei auf der dritten Stufe noch die Mitentscheidung via E-Stimmabgabe differenziert werden kann).“ (Positionspapier zu E-Democracy und E-Participation in Österreich, Austrian Working Group on E-Democracy, 2008, S. 10). Auch Prof. Peter Parycek hat in seiner Keynote zum Workshop 1 die Mitentscheidung in diesen Stufenaufbau aufgenommen. Hier stehen wir aber bereits am Übergang von

partizipativen zu direktdemokratischen Elementen.

3.4.1. Information

Die Beteiligten erhalten Informationen über die Planung oder Entscheidung. Sie haben jedoch keinen Einfluss darauf. Die Kommunikation verläuft nur in eine Richtung, nämlich von den Planungs- oder Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger zur Öffentlichkeit.

(Positionspapier zu E-Democracy und E-Participation in Österreich S.10 und Praxisleitfaden zu den Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung, S.134)

Information bildet die Basis auf der sich auch online nachhaltige Beteiligung entwickeln kann.

Die mittels IKT erhöhte Transparenz ist die unerlässliche (jedoch nicht hinreichende) Grundlage für Meinungsbildung, informierte Entscheidungen und Bürgerengagement. (Positionspapier zu E-Democracy und E-Participation in Österreich, S. 11)

Analoge Methoden zur informativen Öffentlichkeitsbeteiligung sind beispielsweise postalische Aussendungen und Bürgerinnen- und Bürgerversammlungen, im digitalen Bereich wären etwa Aussendungen per Mail und Information mit Hilfe Sozialer Medien zu nennen.

3.4.2. Konsultation

Die Beteiligten können zu einer gestellten Frage oder einem vorgelegten Entwurf Stellung nehmen. Sie können damit die Entscheidung beeinflussen, wobei der Grad der Einflussnahme sehr unterschiedlich sein kann. Die Kommunikation verläuft wechselseitig, von den Planungs- oder Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger zur Öffentlichkeit und wieder zurück, sowie unter Umständen noch einmal zurück zur Öffentlichkeit, wenn z.B. eingelangte

Stellungnahmen beantwortet werden. Auch kontinuierliche, beispielsweise vierteljährliche Dialoge mit ausgewählten Zielgruppen zum Informationsaustausch zählen zur konsultativen

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Öffentlichkeitsbeteiligung. (Positionspapier zu E-Democracy und E-Participation in Österreich S.

10-11 und Praxisleitfaden zu den Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung, S.134)

Erst die Konsultation ermöglicht Rückkopplung und erlaubt den Beteiligten mitzureden, ihre Meinung zu vorgelegten Fragestellungen auszudrücken, Vorschläge zu machen oder offizielle Stellungnahmen zu Gesetzesvorlagen abzugeben. Hier strömt die Kommunikation wechselseitig zwischen der Öffentlichkeit und ihren Repräsentantinnen und Repräsentanten wie Abgeordneten oder Stakeholdern in der Verwaltung. Dazu gehört wesentlich auch die Rückkoppelung an alle Beteiligten, ob Stellungnahmen der Öffentlichkeit tatsächlich aufgenommen wurden. Falls den Anregungen der eingegangenen Beiträge nicht gefolgt wird, ist jedenfalls eine stringente Begründung für die abweichende Entscheidung anzugeben. (Positionspapier zu E-Democracy und E-Participation in Österreich, S.11)

Typische klassische Methoden von Konsultationen sind Begutachtungsverfahren und Fokusgruppen. Digitale Tools für Konsultationen haben sich in den letzten Jahren rasant entwickelt: Ideen- und Diskussionsplattformen bieten vielfältige Funktionen für den Dialog mit der Öffentlichkeit und ermöglichen teilweise eine automationsunterstützte semantische Aufbereitung der Inputs.

3.4.3. Kooperation

Die Stufe der Kooperation umfasst bereits einen hohen Grad an Mitbestimmung: Die Beteiligten können bei der Entscheidung mitbestimmen, zum Beispiel an runden Tischen, bei

Mediationsverfahren oder bei Stakeholderprozessen. Der Grad der Einflussnahme ist groß und kann bis zur gemeinsamen Entscheidungsfindung mit den politisch Verantwortlichen reichen.

Die Kommunikation zwischen Planungs- oder Entscheidungsträgerinnen und -trägern und Öffentlichkeit ist intensiv. (Positionspapier zu E-Democracy und E-Participation in Österreich S.11 und Praxisleitfaden zu den Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung, S. 104).

Auf dem schwer abzugrenzenden höchsten Level partnerschaftlichen Zusammenwirkens

(„Kooperation“) können die Beteiligten aktiv die zu entscheidende Materie (oft konkrete Projekte) mitgestalten. (Positionspapier zu E-Democracy und E-Participation in Österreich S.11-12).

Bei dieser Form der Öffentlichkeitsbeteiligung spielen Online-Beteiligungsplattformen

mittlerweile eine große Rolle: durch Funktionen wie liken, kommentieren, Chat-Elemente, deren Visualisierung und teils automatisierte Auswertung ergibt sich ein gut ausdifferenziertes Bild der Meinungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Abstimmungselemente können technisch einfach einbezogen werden, müssen im Gesamtdesign aber genau spezifiziert werden.

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4. Leitprinzipien, Design, Methoden und ausgewählte Tools/

Instrumente (analog/digital)

4.1 Leitprinzipien der Beteiligung im integrativen Beteiligungsprojekt

Unter Leitprinzipien verstehen wir allgemeine Prinzipien, die über alle Beteiligungsprojekte und in jeder Phase des Policy Cycle Gültigkeit haben und daher immer berücksichtigt werden sollten.

Im Workshop 3 wurden die Leitprinzipien für Beteiligungsprojekte diskutiert und auf Basis der Erfahrungen der Expertinnen und Experten die folgenden sieben Leitprinzipien priorisiert.

Um Beteiligungsprojekte partizipativ zu gestalten, ist zu Beginn eine Stakeholderanalyse notwendig. Diese gewährleistet eine zielgruppengerechte Kommunikation während des gesamten Beteiligungsprozesses, eine Aktivierung der relevanten Stakeholder, sowie eine Auswahl von repräsentativen Stakeholdern, welche die Vielfalt der Grundgesamtheit

berücksichtigt. Die Stakeholderanalyse dient weiters dazu, Sensibilität zu schaffen, damit auch Meinungen von „weniger lauten“ Gruppen gehört werden. Damit dies optimal gelingt, muss die Barrierefreiheit on- und offline gewährleistet werden.

Selbstverständlich müssen bei Beteiligungsverfahren zu jeder Zeit die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Häufige Berührungspunkte haben

Beteiligungsprozesse mit dem Datenschutz und dem Schutz der Rechte von im Verfahren nicht bzw. nicht ausreichend gehörten Gruppen (beispielsweise Menschen mit Behinderungen). Diese Rechte sind einerseits verpflichtend einzuhalten, andererseits muss auch verständlich und transparent dargelegt werden, wie dieser Schutz gewährleistet wird.

Die verständliche und transparente Kommunikation geht über die Darlegung der Maßnahmen, die für die Umsetzung der rechtlichen Rahmenbedingungen, durchgeführt werden, hinaus und betrifft alle Spielregeln des Beteiligungsverfahrens. Diese sind von Beginn an klar zu

kommunizieren. Welches Thema und welche Fragestellungen werden mit welcher

Rollenverteilung behandelt, wann, wie und durch wen erfolgen Entscheidungen. Je klarer und verständlicher die Spielregeln sind, desto leichter wird es allen Beteiligten fallen, die Spielregeln zu kennen und einzuhalten.

Wie in den bisherigen Leitprinzipien erkennbar (siehe Abschnitt 4.1.1), ist die Transparenz und Kommunikation eine Grundvoraussetzung, sodass diese als eigenes Leitprinzip definiert werden kann. Folgende Elemente müssen frühzeitig definiert und kommuniziert werden:

 Das Ziel/der Zweck der Partizipation,

 das Setting

 der Beteiligungsprozess inkl. der Zwischen- und Endergebnisse

 die Spielregeln inkl. dem Gestaltungsspielraum (Auswirkung und Berücksichtigung des Beitrags)

 die Art der zu erwartenden Fragen und Antwortmöglichkeiten

 die Auswahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer (Expertinnen und Experten sowie Laien – als Expertinnen und Experten der eigenen Lebensumstände)

Ein wesentliches Leitprinzip ist die Festlegung der Moderation. Dies beinhaltet die Moderation vor und nach der eigentlichen Beteiligung. Die Moderation soll so neutral wie möglich stattfinden und benötigt eine Begründung, warum diese stattfindet, da Moderation auch einen Eingriff in den Diskurs bedeutet. Auch die Moderation des Beteiligungsprozesses muss dokumentiert und kommuniziert werden. Die Moderation hat zudem die Aufgabe, auftretende Emotionen im analogen und digitalen Beteiligungsprozess frühzeitig zu erkennen, einzuschätzen und die Beteiligten vor emotionalen Übergriffen zu schützen. Sensiblere Themen werden oft auch emotionalere Diskussionen hervorrufen.

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Die Leitprinzipien der Beteiligung in einem integrativen Beteiligungsprozess sollen möglichst einfach (verständlich) gestaltet sein und mehrere Optionen umfassen, wie man sich beteiligen kann. Die Einbindung kann sehr früh im Prozess erfolgen. Die Beteiligung kann dabei ein verpflichtendes Element bei der Gestaltung der Dienstleistung sein, oder aber schlichtweg als Dienstleistung fungieren.

Bei den bisher genannten Leitprinzipien, insbesondere der Stakeholderanalyse und der Moderation, sowie im gesamten Prozess sind Gender- und Diversitätsaspekte zu

berücksichtigen. Die Präsenz von Bevölkerungsgruppen, auch und vor allem im digitalen Raum, ist sehr unterschiedlich ausgeprägt. Um hier einen Ausgleich zu schaffen und alle Gruppen angemessen zu berücksichtigen, ist auf die unterschiedliche Zugänglichkeit von analogen und digitalen Foren Bedacht zu nehmen.

4.1.1 Leitprinzipien der Beteiligung in bestehenden Agenden

Die Grundlage der Diskussion zum Themenbereich Leitprinzipien bildeten folgende Agenden, deren Leitlinien und Prinzipien hier in adaptierter Form zusammengefasst sind:

Masterplan Partizipative Stadtentwicklung (Magistrat der Stadt Wien, 2017 S. 21)

Das Wesen der Beteiligung ist Kommunikation in unterschiedlichster Form. Für das erfolgreiche Kommunizieren von städtebaulichen Vorhaben finden im Masterplan für eine partizipative Stadtentwicklung folgende Prinzipien Berücksichtigung:

1. Frühzeitige Kommunikation ist eine wesentliche Grundlage für erfolgreiche Beteiligung.

2. Direkte mündliche bzw. persönliche Kommunikation, um möglichst viele unterschiedliche Personenkreise zu erreichen.

3. Klare, gut verständliche Kommunikation auf allen Kommunikationsebenen.

Praxisbuch Partizipation. Gemeinsam die Stadt entwickeln (Stadtplanung, 2003 S.

15-17)

Neben den Instrumenten und Methoden (also der „Technik“) der Partizipation wird hier die Haltung gegenüber der Öffentlichkeitsbeteiligung als zentral angesehen. Eine gute Haltung als Grundlage für erfolgreiche Partizipation sollte einerseits in der Kommunikation und Wortwahl zu den Projekten deutlich werden und folgt den Prinzipien:

1. Dialog auf gleicher Augenhöhe

Zum Dialog auf gleicher Augenhöhe gehören Verständnis, Vertrauen, Akzeptanz, Zusammenarbeit und Partnerschaft. Der Dialog auf gleicher Augenhöhe ist ein

lohnendes – wenn auch herausforderndes – Unterfangen in hierarchischen Systemen mit klaren Entscheidungsstrukturen.

2. Perspektivenwechsel

Zum Perspektivenwechsel gehören, das Verständnis der Position des Gegenübers, Bedürfnisse aller Beteiligten erfahren, anerkennen und verstehen, die Prioritäten und Beweggründe der Akteure erfragen. Settings, in denen sich die Beteiligten persönlich kennenlernen und austauschen können, fördern den Perspektivenwechsel.

3. Respektieren und ernst nehmen

Respektieren und ernst nehmen bedeutet Anerkennung, Objektivität in der Betrachtung und der Kommunikation, Zeiträume schaffen, Berücksichtigung und Bearbeitung von Beiträgen und Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Berücksichtigung

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4. „Die großen Fünf“

„Die großen Fünf“ begleiten einen Beteiligungsprozess von der Vorbereitung, über die Durchführung bis zur Umsetzung der Ergebnisse.

DigitalesWien (Stadt Wien – Magistratsdirektion - Geschäftsbereich Organisation Und Sicherheit - Gruppe Prozessmanagement Und Ikt-Strategie, 2020): „Wiener

Prinzipien“

1. Vertrauen und Sicherheit

Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Informationssicherheit ist entscheidend. Die Sicherheit von Infrastruktur, Daten und Kommunikation hat oberste Priorität und ist immer zu berücksichtigen.

2. Transparenz, Offenheit und Beteiligung

Die aktive Einbindung der Bürgerinnen und Bürger mit intelligenten IT-Plattformen wird zum Standard und lässt kreative und innovative Lösungen partnerschaftlich entstehen.

Transparenz und Offenheit leiten das Verwaltungsdenken und Handeln.

3. Inklusion, Solidarität und soziale Nachhaltigkeit

Es wird sichergestellt, dass in digitalen Veränderungsprozessen niemand zurückgelassen wird und dass alle Services für alle Bürgerinnen und Bürger

entsprechend dem Inklusionsprinzip zugänglich bleiben – unabhängig von Bildung, Herkunft und Einkommen.

4. Gendergerechtigkeit

Die Gendergerechtigkeit sowohl in digitalen Berufen wie auch generell in den digitalisierten Lebenswelten herzustellen ist eine wesentliche Handlungsanleitung.

5. Bürgerinnen- und Bürgerorientierung

Verwaltung ist eine Dienstleistung für die Bürgerinnen und Bürger.

6. Stärkung des Wirtschaftsstandorts

Die IKT-Branche als einen der wichtigsten Wirtschaftsfaktoren gemeinsam weiter auszubauen, ist eine wichtige Aufgabe aller Beteiligten.

7. Konsolidierung

Eine koordinierte und konsolidierte Vorgangsweise ist Grundvoraussetzung für eine effiziente und effektive Weiterentwicklung der Informations- und

Kommunikationstechnologien.

8. Innovation

In Zeiten von extrem dynamischen Veränderungen, die von neuen Ideen und

Multidisziplinarität geprägt sind, haben Informations- und Kommunikationstechnologien eine noch stärkere strategische Bedeutung und müssen immer mitgedacht werden.

9. Flexibilität und Lernen

Um die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern, bedarf es einer lernenden Organisation, die ein hohes Maß an Beweglichkeit (Agilität), Flexibilität, Fehlerkultur und Veränderungsbereitschaft vorweist. Das bedeutet auch den Einsatz neuer Management-Methoden, die die Innovationskultur unterstützen, die Veränderung von Prozessen und den Einsatz innovativer Technologien des digitalen Zeitalters.