Sitzungstitel7 2013.0376 1
Der Grosse Rat des Kantons Bern
Le Grand Conseil du canton de Berne
Donnerstag (Vormittag), 28. November 2013
Finanzdirektion
114 2013.0376 Motion 095-2013 Burkhalter (Rümligen, SP) Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs im Kanton Bern
Vorstoss-Nr: 095-2013
Vorstossart: Motion
Eingereicht am: 21.03.2013
Eingereicht von: Burkhalter (Rümligen, SP) (Sprecher/ -in)
Weitere Unterschriften: 0
Dringlichkeit:
Datum Beantwortung: 18.09.2013
RRB-Nr: 1286/2013
Direktion: FIN
Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs im Kanton Bern
Der Regierungsrat wird aufgefordert, den elektronischen Geschäftsverkehr im Kanton Bern umfassend und nachhaltig zu stärken und ein elektronisches Primat bei der Geschäftsver- arbeitung und beim Verkehr mit dem Parlament einzuführen.
Zu diesem Zweck sollen folgende Massnahmen ergriffen werden:
1. Nach Vorbild des Bundes soll eine Verordnung über die elektronische Geschäftsverwal- tung in der Kantonsverwaltung (GEVER-Verordnung) ausgearbeitet werden. Darin sind zu regeln:
a. Festlegung eines verbindlichen Grundsatzes zur elektronischen Geschäftsbearbeitung mittels dafür geeigneter Systeme der elektronischen Geschäftsverwaltung
b. Verzicht auf parallele Ablagesysteme
c. Rahmenbedingungen für die Produktwahl (Zertifizierung oder Standardisierung) d. Anforderungen an die Ordnungssysteme
e. Verfahren zur elektronischen Signatur von Dokumenten
f. Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz g. Regelung des Umgangs mit vertraulich klassifizierten Informationen h. Klärung der Zuständigkeiten in der Kantonsverwaltung
i. Sicherstellung der zukünftigen Weiterentwicklung j. Fristen und Übergangsbestimmungen.
2. Schaffung der notwendigen rechtlichen Grundlagen bis zum 1.1.2015
3. Konzept für den medienbruchfreien, elektronischen gesamtstaatlichen Geschäftsver- kehr zwischen den Direktionen (z. B. Mitberichtsverfahren, Vorbereitung Regierungssit- zungen, Übermittlung Geschäfte an den Grossen Rat und seine Kommissionen)
4. Bei der Erarbeitung der neuen Mittel ist auf bestehende Erfahrungen von Bund und Kantonen sowie grosser Organisationseinheiten (Post, SBB, Swisscom) und grosser Kunden abzustellen.
5. Berücksichtigung und Nutzung der bestehenden eCH-Standards in der Schweiz sowie der verfügbaren Vorarbeiten und Hilfsmittel auf Ebene Bund, damit das Rad nicht neu erfunden wird.
6. Verzicht auf «Luxuslösungen» und Erarbeitung eines modularen, ausbaufähigen Kon- zepts.
Begründung:
Die Erstellung, Verarbeitung, Verteilung, Speicherung und Archivierung von Papierunterla-
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gen besitzt im Vergleich zu einer elektronischen Abwicklung erhebliche Nachteile. Die Handhabung von Papier ist umständlich, ineffizient, aufwändig und damit letztlich teuer. In Zeiten knapper Ressourcen muss nicht nur die Informatik, sondern vor allem die Organisa- tion harmonisiert oder standardisiert werden. Eine wachsende Aufgabenzuteilung sowie gewandelte Anforderungen an die Geschäftstätigkeit können nur mit einer Steigerung der Effizienz bei der Organisation aufgefangen werden. Die Geschäftsbearbeitung im Kanton soll zeitgemäss, effizient und sparsam erfolgen. Mit Hilfe von digitalen Signaturen soll eine medienbruchfreie, rechtsverbindliche Verarbeitung innerhalb der Kantonsverwaltung er- möglicht werden.
Es ist insbesondere auch darauf zu achten, dass sich nicht einzelne Direktionen oder Dienststellen den Bemühungen um standardisierte Lösungen widersetzen können.
Antwort des Regierungsrats
Bei der vorliegenden Motion handelt es sich um eine Motion im abschliessenden Zustän- digkeitsbereich des Regierungsrates (Richtlinienmotion). Der Regierungsrat hat bei Richt- linienmotionen einen relativ grossen Spielraum hinsichtlich des Grades der Zielerreichung, der einzusetzenden Mittel und der weiteren Modalitäten bei der Erfüllung des Auftrages, und die Entscheidverantwortung bleibt beim Regierungsrat.
Die Motion fordert den Regierungsrat auf, das Primat der elektronischen Geschäftsverwal- tung in der Kantonsverwaltung einzuführen und sich dabei auf anerkannte Standards und Erfahrungen anderer Organisationen zu stützen.
Der Regierungsrat misst der aufgeworfenen Thematik eine hohe Bedeutung zu. Er teilt die Ansicht des Motionärs, wonach eine medienbruchfreie und geordnete Aktenführung auf Basis eines elektronischen Geschäftsverwaltungssystems ein grosses Potenzial für eine nachvollziehbarere, effizientere und kostengünstigere Geschäftsabwicklung in den Verwal- tungseinheiten birgt. Wie in den Antworten auf die beiden vom Grossen Rat überwiesenen Motionen 181-2012 und 233-2012 dargelegt, unterstützt der Regierungsrat zudem eine vermehrt auf Zentralisierung und Harmonisierung ausgerichtete kantonale Informatik und die damit angestrebten Einsparungen und Synergien.
Die Finanzdirektion und die Staatskanzlei wurden vom Regierungsrat bereits mit RRB Nr.
1407 vom 24. August 2011 beauftragt, unter Einbezug der Direktionen einen Grundlagen- bericht zum einheitlichen, standardisierten Umgang mit elektronischen Akten, Daten und Dokumenten von ihrer Entstehung bis zur Archivierung vorzulegen. Dieser Auftrag wurde mit dem Projekt «Digitale Aktenführung und Archivierung (DAA)» angegangen, und der entsprechende, umfassende Grundlagenbericht konnte vom Regierungsrat am 1. Mai 2013 zur Kenntnis genommen werden. Der Bericht zeigt, dass in der Kantonsverwaltung heute weder in organisatorischen noch in technischen Belangen klare Strategien, Vorga- ben oder Weisungen bezüglich der digitalen Aktenführung und Archivierung existieren, weshalb es zahlreiche Insellösungen gibt und ein gewisser «Wildwuchs» an Aktenfüh- rungssystemen herrscht. Auch eine digitale Archivierung im Staatsarchiv ist mangels Ab- lieferungsschnittstellen und Infrastruktur für ein Langzeitarchiv derzeit noch nicht möglich, obwohl dies an sich vom neuen Archivgesetz vom 31. März 2009 (ArchG, BSG 108.1), welches die digitalen Unterlagen den Papierunterlagen gleichstellt, gefordert wird. Nach dieser detaillierten Situationsanalyse, welche dringenden Handlungsbedarf aufzeigt, ent- hält der Grundlagenbericht eine gesamtstaatliche Vision und Strategie sowie die Beschrei- bung der notwendigen Vorhaben, welche im Rahmen des Programmes DAA für die Errei- chung der Vision und die Umsetzung der Strategie abgewickelt und koordiniert werden sollen.
Die Vision enthält die folgenden fünf Zielsetzungen:
– Medienbruchfreie und durchgängig digitale Aktenführung und Archivierung – Leistungsfähiger und sicherer Datenaustausch auf allen Verwaltungsebenen – Ermöglichung der zeit- und ortsunabhängigen Bearbeitung von Akten
– Interaktion und Transaktion mit Kunden leicht gemacht – Wirtschaftlicher Umgang mit der Ressource Information
Um den visionären Zielzustand erreichen zu können, sind organisatorische und technische
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Voraussetzungen unabdingbar, welche den Rahmen und Inhalt der Strategie bilden:
– Digitale Geschäftsverwaltung
– Dossierprinzip entlang des gesamten Lebenszyklus – Definiertes Ordnungssystem
– Standardisierte und automatisierte Metadaten – Intelligente Vorlagen und Corporate Design – Digitales Archiv
– Kantonsportal, virtueller Schalter und virtuelles Archiv – Einfaches Auffinden und Auswerten
– Gewährleistung von Informationssicherheit und Datenschutz
– Einheitliches Klassifizierungssystem einschliesslich Angabe des Öffentlichkeitsstatus – Standardisiertes Identifikations- und Access-Management
– Standards, Normen und Schnittstellen – Standardisierte Systemarchitektur
Für die Umsetzungsplanung sieht der Grundlagenbericht den folgenden Grundsatz vor:
Für alle Direktionen, die Staatskanzlei und die Justiz werden verbindliche organisatorische und technische Standards erlassen, diese werden mit einem Produkt für die Aktenführung durch einen Betreiber umgesetzt. Die dezentrale Umsetzung mit dem festgelegten Produkt und Betreiber erfolgt in den Direktionen und Ämtern mit Übergangsfristen, damit bei den bestehenden Systemen der Investitionsschutz berücksichtigt werden kann. Die Umsetzung in den Ämtern erfolgt spätestens bis 2022. Es wird ein zentrales digitales Archiv aufge- baut.
Während der Laufzeit des Programms DAA 2013-2016 dürfen Aktenführungssysteme nur nach Freigabe durch den DAA-Programmausschuss evaluiert, neu eingeführt oder weiter ausgebreitet werden (Moratorium).
Bei der Umsetzungsplanung muss geprüft werden, welche Systeme (insbesondere Fach- anwendungen) archivwürdige Daten beinhalten und daher eine Anbindung an das Akten- führungssystem bzw. ans Archiv benötigen. Die restlichen Fachanwendungen zur Bearbei- tung von Massengeschäften verwalten in der Regel keine archivwürdigen Unterlagen (z.B.
die Steueranwendungen) und stehen deshalb nicht im Programmfokus. Es ist deshalb davon auszugehen, dass nicht alle Arbeitsplätze der Kantonsverwaltung mit Aktenfüh- rungssystemen ausgerüstet werden müssen.
Mit RRB Nr. 546 vom 1. Mai 2013 hat der Regierungsrat die obenstehende Vision und Strategie genehmigt und die Umsetzungsplanung für das Programm DAA in Auftrag gege- ben. Daraufhin haben die Staatskanzlei und die Finanzdirektion unter Einbezug der übri- gen Direktionen die Projektierungsphase gestartet. Der Regierungsrat erwartet eine nächste Berichterstattung bis spätestens Mitte 2014. Zusammen mit der Berichterstattung ist vorgesehen, dem Regierungsrat die verbindlichen organisatorischen und technischen Vorgaben im Bereich der Aktenführung und Archivierung sowie die notwendigen Kreditan- träge für die Realisierungsphase des Programmes DAA zu beantragen.
Vor diesem Hintergrund ist festzustellen, dass das laufende Programm DAA die Forderun- gen des Motionärs bereits umfassend abdeckt. Wie erwähnt soll die Realisierungsphase bis spätestens Mitte 2014 freigegeben werden, wobei erst dann auch die genauen Umset- zungskosten bekannt sein werden und zu prüfen sein wird, ob diese im vorgesehenen Zeitraum finanziert werden können. Aufgrund dieses bei solchen Grossprojekten üblichen Vorbehalts beantragt der Regierungsrat, die Motion als Postulat anzunehmen, auch wenn sich seine Zielsetzungen mit denen des Motionärs weitgehend decken.
Der Regierungsrat beantragt:
Annahme als Postulat
Präsident. Da Herr Burkhalter seine Motion in ein Postulat wandelte, besteht keine Differenz mehr zur Regierung. Wird das Postulat bestritten? Ja, von der SVP.
Matthias Burkhalter, Rümligen (SP). Ich habe eine Motion eingereicht und etwas in Bewegung setzen wollen, dann aber gemerkt, dass das meiste davon bereits in Bewegung gesetzt worden ist.
Novembersession 2013 2013.0376 4
CONVERT_e75825720f704e8183ac148193fe30af 18.12.2013
Der vorliegende Bericht ist ausgezeichnet. Wenn der Regierungsrat bereit ist, den Vorstoss als Pos- tulat anzunehmen, bin ich zufrieden. Ich bitte Sie, den Vorstoss ebenfalls als Postulat zu überwei- sen.
Hugo Kummer, Burgdorf (SVP). Bei diesem Vorstoss handelte es sich ursprünglich klar um eine Richtlinienmotion. Jetzt wurde er in ein Postulat gewandelt. Die Stossrichtung, also eine medien- bruchfreie, geordnete Aktenführung kann man verfolgen. Die Finanzdirektion und die Staatskanzlei haben bereits im August 2011 den Auftrag gefasst, einen Bericht zu erarbeiten und eine einheitliche Standardisierung bei den elektronischen Daten vorzulegen. Dieser Bericht liegt bei den kantonalen Verwaltungen, aber leider wurde dort noch nicht ganz alles geordnet. Bei den organisatorischen und technischen Belangen gibt es im Moment noch keine klare Strategie. Auch die digitale Archivierung im Staatsarchiv ist heute leider noch nicht möglich. Allerdings sind die Staatskanzlei und die Fi- nanzdirektion dran; eine Projektphase ist bereits angelaufen. Wir möchten natürlich ganz genau wissen, wann das Ganze überhaupt umgesetzt werden kann und wie der Kostenrahmen aussieht.
Wir haben jetzt bereits während fünf Tagen über Kosten und Zahlen gesprochen und für uns sind diese vielleicht massgebend. Da wir all das gerne zuerst wissen möchten, können wir weder einer Motion noch einem Postulat zustimmen. Es läuft ja bereits.
Beatrice Simon, Finanzdirektorin. Es wurde die Frage nach den Kosten aufgeworfen. Diese Fra- ge kann ich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht beantworten. Sie wissen auch, dass die unabhängige Prüfung der Informatik am Laufen ist. Dort wird es vielleicht noch Fragen rund um das Programm
«Digitale Aktenführung und Archivierung» (DAA) geben. Es kann sein, dass wir auf diesen Ent- scheid zurückkommen müssen. Dies ist der Grund, warum wir ein Postulat beantragen und ich bitte Sie, den Vorstoss als Postulat zu überweisen.
Da ich in diesem Jahr zum letzten Mal hier am Rednerpult stehe, möchte ich die Gelegenheit nut- zen, Ihnen ganz herzlich zu danken für die Session. Es ist nicht selbstverständlich, dass wir ein ge- nehmigtes Budget haben, aber dank dem kann der Kanton Bern weiterarbeiten. Sonst wären wir für Monate blockiert gewesen. Ich wünsche Ihnen allen eine ganz schöne Adventszeit – das darf man jetzt sagen, denn der erste Advent steht ja schon vor der Tür. Ich hoffe, dass Sie etwas Zeit finden um sich zu erholen und ich freue mich, Sie alle im Januar wieder hier begrüssen zu dürfen.
Präsident. Wir stimmen über das Postulat Burkhalter ab.
Abstimmung
Der grosse Rat beschliesst Annahme als Postulat
Ja 104
Nein 21
Enthalten 4
Präsident. Sie haben das Postulat überwiesen.
