Ein Zertifikat ist das Ergebnis, welches nach der erfolgreichen Implementierung eines QM-Systems ausgestellt wird. Es zeigt dem Unternehmen und den Stake-holdern, dass ein internationaler Standard eines QM-Systems nachweisbar ist und hiernach im Unternehmen agiert wird. Bevor es jedoch zu einer Zertifizie-rung kommt, müssen einige Schritte unternommen werden. Die in diesem Ka-pitel aufgezeigten Schritte sollen einen Leitfaden zur Implementierung eines QM-Systems darstellen. Bevor der erste Schritt getan werden kann, sollten einige Voraussetzungen geschaffen werden.
Eine grundsätzliche Voraussetzung ist mindestens die Norm 9001, darüber hin-aus ist zu empfehlen, dass die anderen Richtlinien der Normenfamilie auch vor-liegen. Diese sollte im Unternehmen vorliegen und in den Grundzügen verstan-den sein. Hiernach wird deutlich, dass die Unternehmensleitung bei dem Zerti-fizierungsvorgang eine entscheidende Rolle spielt. Diese muss in dem Prozess aktiv und positiv mitwirken. Idealerweise stammt die Idee zur Zertifizierung von der obersten Leitung, denn dann ist sichergestellt, dass genügend Mittel und Un-terstützung in den Prozess zur Implementierung eines QM-Systems einfließen.
Nichtsdestotrotz sollten die Vorteile eines QM-Systems nochmals allen Beteilig-ten und Entscheidungsträgern verdeutlicht werden. Die Einbeziehung der Un-ternehmensleitung schreibt die Norm 9001 explizit vor. Somit muss die oberste Leitung laut ISO 9001 „ihre Selbstverpflichtung bezüglich der Entwicklung und Verwirklichung des Qualitätsmanagementsystems und der ständigen Verbesse-rung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems nachweisen (…).“
(DIN EN ISO 9001:2008, 2008, S. 19) Die Unternehmensleitung muss hinter der Einführung eines QM-Systems stehen und muss diese leben und auch vor-leben. Ein QM-System muss als Werkzeug dienen, nur dann wird sich auch das Unternehmen mit Hilfe des QM-Systems entwickeln.
Es ist zu empfehlen, für die Vorbereitung und bis zur Zertifizierung des Systems ein Projekt zu initiieren. Dies stellt sicher, dass strukturiert an dem QM-System gearbeitet wird. Eine Risikoanalyse kann und sollte zu diesem Zeitpunkt ebenfalls erstellt werden. Dies bietet die Chance, frühzeitig auf Probleme reagie-ren zu können. Fragen wie „Was machen wir, wenn die Abteilung XY nicht
81 mitzieht?“ oder „Was machen wir, wenn wir durch ein Audit durchfallen?“ o.ä.
können vorab geklärt und ein möglicher Maßnahmenplan aufgestellt werden.
Ein Überblick der Unternehmensprozesse, die in der Zeit das Unternehmen be-einflussen sollten ebenso analysiert werden.
Unterstützer wie Mitwirkende, Berater und/oder Stakeholder sollten sorgfältig ausgewählt werden. Besonders in der Textilindustrie sollten erfahrene Mitarbei-ter an dem Projekt mitwirken. Ein Team sollte zusammengestellt werden, wel-ches von einer Person koordiniert wird. Diese Person sollte Erfahrung im Be-reich des Qualitäts- und Projektmanagements und textiles Fachwissen besitzen.
In diesem Fall könnte es der Projektleiter sein. Eine weitere wichtige Person in dem Prozess ist der interne Auditor. Der Auditor sollte zum internen Auditor ausgebildet worden sein. Dieser wird für die internen Audits verantwortlich sein.
Je nach Unternehmensgröße kann noch ein Qualitätsbeauftragter bestellt wer-den, der ein QM-System einführt und weiterentwickelt. Der Beauftragte koordi-niert die Erstellung des QM-Handbuches, überwacht dieses und stellt die kor-rekte Lenkung sicher. Eine weitere wichtige Aufgabe des Beauftragten ist die Überwachung der Maßnahmen, die aus den internen und externen Audits her-vorgehen. Die Maßnahmen müssen auf ihre Erfüllung hin überprüft und doku-mentiert werden.
Nachfolgend sind zehn Schritte beschrieben, die bis zur Zertifizierung gegangen werden müssen. Darüber hinaus muss ein QM-System in regelmäßigen Abstän-den geprüft werAbstän-den. Dabei werAbstän-den die Organisation und deren QM-System überprüfen, ob alle Qualitätskriterien nachweisbar eingehalten werden. Dies ge-schieht zum einen durch interne Audits und zum anderen durch Überwachungs-audits. „Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durch-führen.“ (DIN EN ISO 9001:2008, 2008, S. 40) Die sogenannten Überwa-chungsaudits finden einmal jährlich durch eine Zertifizierungsgesellschaft statt.
Das jährliche Überwachungsaudit hat nicht den Umfang eines Zertifizierungs-audit, ist jedoch verpflichtend. Nach drei Jahren der Erstzertifizierung verliert das Zertifikat seine Gültigkeit. Bis dahin muss eine Re-Zertifizierung stattgefun-den haben. Nach positiver Beurteilung des QM-Systems hat das Zertifikat wie-der eine Gültigkeit von drei Jahren.
1. Schritt
Im ersten Schritt erstellt eine Organisation und implementiert ein QM-System nach ISO 9000. Die Vorgaben und Prozesse werden in einem QM-Handbuch dokumentiert. An dieser Stelle muss ein Auditprogramm26 erstellt werden, wel-ches Teil des QM-Handbuwel-ches ist. Zu diesem Zeitpunkt sollten alle Prozesse komplett erfasst worden sein und im Unternehmen gelebt werden, die Imple-mentierung des QM-Systems sollte vollständig abgeschlossen sein. Nur wenn dieser Schritt komplett ausgereift ist, kann der nächste Schritt in Angriff genom-men werden.
Wenn in der Organisation noch keinerlei Erfahrung im Bereich der Erstellung eines QM-Systems vorhanden ist, sei an dieser Stelle die Empfehlung ausgespro-chen, einen externer Berater in das Projekt mit einzubeziehen. Von Vorteil wäre es, wenn dieser Erfahrung im textilen Bereich besäße.
2. Schritt
Die erste Hürde stellt sich in den internen Audits, welche durch das Unterneh-men eigenständig durchgeführt werden müssen. Alle Abteilungen und Prozesse sollten einmal durch ein internes Audit geprüft worden sein. Hierbei wird das QM-System auf die Einhaltung der festgelegten Qualitätskriterien hin überprüft.
Die Norm 9001 schreibt vor, welche Mindestanforderungen an ein internes Au-dit gestellt werden:
o neutral und objektiv
o Prozessbeschreibung interner Audits
Aufzeichnung
o Erstellung eines Auditberichts
26 Die Anforderungen, die für ein Auditprogramm erfüllt werden müssen, werden in der Norm 19011:2011 im Kapitel 5.3.1 beschrieben.
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Korrekturmaßnahmen
o Auswahl der Korrekturmaßnahmen und Festlegung der zeitna-hen Umsetzung
Verifizierung
o Verifizierung der ergriffenen Maßnahmen und Berichterstattung über die Verifizierungsergebnisse (vgl. DIN EN ISO 9001:2008, 2008, S. 40f.)
Werden Abweichungen festgestellt, werden diese notiert und Maßnahmen dar-aus abgeleitet, die zu einem späteren Zeitpunkt in einem weiteren Audit erneut überprüft werden.
3. Schritte
Die oberste Leitung führt eine Managementbewertung durch. „In geplanten Ab-ständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Diese Bewertung muss die Bewertung von Mög-lichkeiten für Verbesserungen und den Änderungsbedarf für das Qualitätsma-nagementsystem, einschließlich der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele, ent-halten.“ (DIN EN ISO 9001:2008, 2008, S. 22) Inhalte werden durch selbige Norm festgeschrieben:
Ergebnisse von Audits
Rückmeldungen von Kunden
o Untersuchung der Reklamationen und Maßnahmenableitung zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit
Prozessleistung und Produktkonformität
o Untersuchung der Prozesskosten und des Nutzens
Status der Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen
Folgemaßnahmen vorangegangener Managementbewertungen
o bei der Einführung eines QM-Systems ist dies zu vernachlässi-gen
Änderungen, die sich auf das QM-System auswirken können
o Risikoanalyse bei Änderungen/Einführung des QM-Systems
Empfehlung für Verbesserungen
o Input durch Mitarbeiter, Kunden und Stakeholder (vgl.
DIN EN ISO 9001:2008, 2008, S. 22f.)
Ziel dieses Schrittes ist es eine Entscheidung zu treffen, wie das Unternehmen sich verbessern kann, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Dieser Schritt sollte durch die oberste Leitung seriös durchgeführt werden. Nur durch eine kritische Beleuchtung des eigenen Unternehmens kann die Kundenzufriedenheit erhöht und der Weg zur Zertifizierung geebnet werden.
Schritt 4
Sind die ersten Schritte umgesetzt, sollte Kontakt mit einer Zertifizierungsstelle aufgenommen werden. Dieses wird vorab ein Gespräch vereinbaren, um einen groben Überblick über das Unternehmens zu erhalten. An dieser Stelle sind viel-leicht bereits erste Tipps für die erste Zertifizierung einzuholen. Meist wird nach Absprache ein Voraudit durchgeführt, um zu prüfen, ob die Grundsätze eines QM-Systems erfüllt sind. An dieser Stelle wird Schritt fünf hinzugezogen. Das Voraudit ist zu empfehlen, um Abteilungen und/oder Prozesse zu identifizieren, in dem die Norm noch nicht vollständig umgesetzt wurde bzw. in denen noch Verbesserungspotential steckt, bevor das eigentliche Zertifizierungsaudit statt-findet.
Schritt 5
Die zu zertifizierende Organisation schickt das QM-Handbuch, die Berichte zu den intern durchgeführten Audits und die Managementbewertung an die Zerti-fizierungsgesellschaft für eine erste Einsicht und Prüfung. Die Gesellschaft prüft, ob die formalen Vorgaben der ISO 9001 erfüllt sind.
Schritt 6
Nach der ersten Prüfung der Unterlagen wird entschieden, ob die Organisation die formalen Voraussetzungen einer Zertifizierung erfüllt. Ist dies nicht der Fall, muss durch die Organisation nachgebessert werden. Ist die Organisation für eine Zertifizierung bereit, wird von der Zertifizierungsgesellschaft ein Auditplan er-stellt und der Organisation übermittelt. Zugleich wird ein Termin mit dem Au-ditor und den Verantwortlichen der Organisation vereinbart.
Schritt 7
Der Auditplan ist bei der Vorbereitung auf die extern durchgeführte Zertifizie-rung behilflich. Die Vorbereitung an dieser Stelle kann vielfältig sein. Dies kann
85 die Überprüfung der Themenbereiche laut Auditplan sein oder eine generelle Schulung der Belegschaft bedeuten.
Schritt 8
Der Auditor führt das Zertifizierungsaudit durch. Dieses orientiert sich an dem vorab erstellten Auditplan.
Schritt 9
Der Auditor erstellt zeitnah nach dem Besuch einen Auditbericht, in dem Ab-weichungen, Hinweise und Empfehlungen festgehalten sind. Daraufhin werden von der Organisation Maßnahmen ergriffen, die auch schriftlich fixiert werden müssen. Die Abweichungen sind Grundlage für eine spätere Überprüfung. Wer-den im Audit bereits schwerwiegende Abweichungen festgestellt, werWer-den Sofort-maßnahmen besprochen und schriftlich fixiert.
Schritt 10
Je nach Befund stellt die Zertifizierungsgesellschaft das Zertifikat aus oder kommt es zu einem Nachaudit. Dieses ist erforderlich, wenn erhebliche Abwei-chungen im Audit festgestellt wurden und diese für eine Zertifizierung korrigiert werden müssen.
Jedes Jahr ist ein Überwachungsaudit erforderlich und nach drei Jahren findet eine Rezertifizierung statt. Der Ablauf ist dabei ähnlich. Die Auditinhalte werden voraussichtlich jedes Jahr andere Schwerpunkte beinhalten. Diese werden an Hand der Auditpläne erstellt.
Die Abbildung 14 zeigt den komplexen Prozessablauf einer Erstzertifizierung.
Neben den Prozessschritten sind zusätzlich auch die einzelnen Prozessschleifen verdeutlich, die bei der Nichterfüllung von Anforderungen nach ISO 9001 in Kraft treten. Bei Konformitätsabweichungen müssen Maßnahmen definiert werden, die daraufhin umgesetzt werden. Diese Umsetzung wird im nächsten Schritt überprüft. Aus diesen Schleifen ergibt sich ein kontinuierlicher Verbes-serungsprozess (KVP).
86 CC BY 4.0
Abbildung 14: Prozessdarstellung – Auf dem Weg zur Erstzertifizierung
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