Erläuterung des Kostenplans

Der Kostenplan enthält für beide Unternehmen die Kosten bis zur Erstzertifi-zierung und stellt die ersten Jahre danach dar. Der Plan umfasst insgesamt vier Jahre, wobei das „Jahr 0“ die Kosten enthält, welche die beiden Unternehmen vor einer Zertifizierung aufwenden müssen. Das erste Jahr stellt das Erstzertifi-zierungsjahr dar. Es folgen zwei weitere Jahre bis zur Rezertifizierung im dritten Jahr. Es wurden alle Kostenpositionen, die in diesem Prozess anfallen können, und deren Verlauf für die einzelnen Jahre berücksichtigt. Bei der Aufstellung wird davon ausgegangen, dass beide Unternehmen bislang kein QM-System nach ISO 9001 eingeführt haben und noch keine nennenswerten Grundlagen geschaffen haben. Beide Unternehmen haben sich das Ziel gesetzt, eine Erstzer-tifizierung nach einem Jahr durchzuführen.

In die erste Kostenposition fällt der Schulungsbedarf der Mitarbeiter der jewei-ligen Organisation. Die ISO 19011 schreibt vor, dass Auditoren und deren Ver-antwortliche Fertigkeiten zur Durchführung von Audits vorweisen sollten. Aus diesem Grund sind die genannten Schulungseinheiten im Kostenplan (Basiswis-sen, Zertifikat zum Internen Auditor, Zertifikat zum QMB) für einen internen Auditor und einen QMB vorgesehen. Der Schulungsbedarf und die damit ver-bundenen Kosten sind für beide Unternehmen gleich hoch. Das Personal in der jeweiligen Organisation muss ebenfalls intern geschult werden. Dieser Schu-lungsbedarf ist in der Norm 9001 vorgeschrieben, somit ist sicherzustellen, dass das Personal die notwendigen Kompetenzen vorweisen kann. Ist dies nicht der Fall, müssen Schulungen oder andere Maßnahmen durchgeführt werden, damit die notwendigen Kompetenzen der Mitarbeiter erreicht werden. (vgl.

DIN EN ISO 9001:2008, 2008, S. 24) Aufgrund der unterschiedlichen Mitarbei-terzahl sind die zu erwartenden Kosten in dem kleineren Unternehmen geringer.

Der Schulungsbedarf nimmt in jedem Jahr ab, da davon ausgegangen werden kann, dass Mitarbeiter sich immer mehr mit den Prozessen eines QM-Systems vertraut machen.

Die Personalkosten sind ein weiterer hoher Kostenfaktor, der zu berücksichti-gen ist. Hierunter fällt zum einen ein externer Berater. In dem kleinen Textilun-ternehmen ist kein externer Berater vorgesehen. Ein Berater ist für die Organi-sation denkbar, jedoch zeigte die Erfahrung der befragten Experten, dass eine Unternehmensgröße ab ca. 50 Mitarbeitern einen Berater erforderlich macht.

75 Daher ist ein Berater für das Unternehmen I sehr zu empfehlen. Der Berater hilft bei der Grundsteinlegung eines QM-Systems und begleitet das Unterneh-men bei dem strukturierten Aufbau eines QM-Systems. Ein Berater alleine kann nicht ein ganzes System aufbauen, daher sollte ein Projektleiter im ersten Jahr die Einführung koordinieren. Die Kosten des Beraters und des Projektleiters fallen nur im ersten Jahr, d.h. bis zur Erstzertifizierung, an. Darüber hinaus sind für beide Textilunternehmen jeweils ein interner Auditor und ein QMB vorge-sehen. Diese sind für die durchzuführenden Tätigkeiten nach ISO 9001 verant-wortlich. Es wird davon ausgegangen, dass diese Stellen in beiden Unternehmen den gleichen Kostenaufwand verursachen.

Ein QM-Handbuch ist nach ISO 9001 vorgeschrieben und muss permanent ak-tualisiert werden. (vgl. DIN EN ISO 9001:2008, 2008, S. 17) Dieser Posten stellt einen hohen Aufwand zu Beginn eines QM-Systems dar. Hier müssen die ein-zelnen Prozesse in einer Ist-Analyse aufgenommen und anschließend Soll-Pro-zesse definiert werden. Das Unternehmen I wird eine Vielzahl mehr ProSoll-Pro-zesse aufweisen als das kleinere Unternehmen II. Aus diesem Grund unterscheiden sich die Kosten an dieser Stelle. Da am Anfang die Prozesse analysiert werden müssen, sind die Anfangskosten deutlich höher. In den Jahren nehmen die Kos-ten zwar ab, werden jedoch nicht gänzlich entfallen, da das QM-Handbuch per-manent aktualisiert werden muss. In diesem Zusammenhang bietet es sich an, die Kostenposition in Bezug auf die Art der Dokumentation des QM-Systems zu erläutern. Aufgrund der Größe des Unternehmens I ist dem Unternehmen zu empfehlen, die Dokumentation des QM-Systems über ein Enterprise Wiki vorzunehmen. Es ist davon auszugehen, dass dieses Unternehmen international tätig ist. Damit die Verwaltung der Dokumente ordnungsgemäß verläuft, kann ein solches Wiki von großem Vorteil sein. Aktualisierungen können schnell und einfach vorgenommen werden und die entsprechenden Abteilungen werden au-tomatisch informiert. Die genauen Vorzüge wurden im Kapitel „Enterprise Wiki als Dokumentationsverwaltungssystem“ verdeutlicht. Die Einführung eines sol-chen technissol-chen Dokumentenverwaltungssystems ist mit Kosten verbunden, jedoch aufgrund der Größe und der internationalen Tätigkeit des Unternehmens I überaus ratsam. Die einzelnen Kosten eines Wikis und dessen laufende Kosten sind im Kostenplan dargestellt. Die Verwaltung der Dokumente wird bei dem kleinen Unternehmen vom internen Auditor bzw. vom QMB übernommen und

ist in der Kostenposition berücksichtigt. Unter dem Posten „Material“ sind z.B.

Druck- und Papierkosten usw. zu verstehen, die bei der Benutzung eines QM-Systems anfallen. Da für Unternehmen I ein Wiki infrage kommt und alles digi-talisiert ist, sind die Kosten hier geringer als bei dem kleineren Unternehmen.

Nach einer Aktualisierung des QM-Handbuches und dessen Dokumenten muss das kleinere Unternehmen die Änderungen kommunizieren und ausdrucken, da-mit sichergestellt wird, dass immer da-mit der aktuellen Fassung des Handbuches gearbeitet wird.

Beiden Textilunternehmen ist ein Erstgespräch mit der Zertifizierungsgesell-schaft zu empfehlen. In diesen Gesprächen werden grundlegende Vorgehens-weisen besprochen und ein beidseitiges Kennenlernen vereinfacht das spätere Zusammenarbeiten erheblich. Je nach Zertifizierungsgesellschaft kann der Kos-tenpunkt des Vorgespräches von den genannten Kosten abweichen. Wie bereits erwähnt besitzen beide Textilunternehmen noch keine Erfahrung mit einem QM-Systems nach ISO 9001, weshalb damit zu rechnen ist, dass die Norm noch nicht zufriedenstellend umgesetzt sein wird. Damit nicht erst bei einem Zertifi-zierungsaudit alle Abweichungen aufgedeckt werden, bietet es sich bei beiden Organisationen an, ein Voraudit durchzuführen. Dieses externe Audit wird von der Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt und hat nicht den Umfang eines Zertifizierungsaudits, reicht aber aus, um die vorgeschriebenen Punkte der Norm abzuprüfen und eine Einschätzung abzugeben, ob das zu auditierende Unternehmen bereit ist für eine Zertifizierung. Ein Voraudit ist nicht zwingend erforderlich, kann jedoch Kosten sparen. Entscheidet sich ein Unternehmen ge-gen ein Voraudit und fällt es bei der Erstzertifizierung durch, sind Nachbesse-rungen erforderlich und ein Wiederholungsaudit steht an. Die Kosten hierfür sind deutlich höher als beim Durchführen eines Voraudits. Außerdem kommt es hierbei zu einer erheblichen Verzögerung.

Das „Highlight“ stellt das eigentliche Erstzertifizierungsaudit dar, welches durch einen externen Auditor der Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt wird. Wie dem Kostenplan entnommen werden kann, sind die Kosten der verschiedenen Audits je nach Unternehmen unterschiedlich hoch. Dies ist darin begründet, dass die Mitarbeiteranzahl und die vorhandenen Abteilungen der Unternehmen eine Rolle spielen. Je nach Mitarbeiteranzahl und Abteilungen werden die soge-nannten Audittage (oder auch Manntage) berechnet. Diese Größe legt fest, wie

77 lange der Auditor in der zu auditierenden Organisation tätig ist. Je mehr Mitar-beiter und Abteilungen, desto höher die erforderlichen Audittage. Bei Unterneh-men I werden somit 12 Audittage mit je 1.000 Euro und einer Gesamtsumme von 12.000 Euro für die Erstzertifizierung veranschlagt, bei Unternehmen II sind es insgesamt 4.000 Euro.

Für die Ausstellung der bestandenen Zertifizierung berechnet die Zertifizie-rungsgesellschaft u.U. einen Betrag von 80 Euro. Darüber hinaus verlangt die Gesellschaft eine Jahresgebühr. Aller drei Jahre ist eine Rezertifizierung für beide Textilunternehmen vorgeschrieben. Nach der Erstzertifizierung müssen jährlich Überwachungsaudits durchgeführt werden, die auf der gleichen Berechnungs-grundlage beruhen, nur ist hier der Umfang der Audittage geringer.

Die vorgestellten Kosten stellen ein theoretisches Modell dar, in dem evtl. Kos-tenabweichungen auftreten können. Dies ist besonders auf dem Weg zur Erst-zertifizierung zu vermuten. Pfitzinger bestätigt in seinem Buch, dass die Kosten-positionen für den Aufbau und die Zertifizierung eines QM-Systems auf Grund-lage der 9000-Normenfamilie variiert. Dies ist begründet in der Größe der Or-ganisation und den Voraussetzungen, welche die OrOr-ganisation zu Beginn mit sich bringt. Laut Pfitzinger gliedern sich die Kosten in drei Arten, welche sich auch in dem dargestellten Kostenplan wiederfinden lassen:

 interne Kosten für den Aufbau des QM-Systems,

 Zertifizierungskosten und

 Kosten für einen Berater, welcher auf dem Weg zur Zertifizierung be-hilflich ist. (vgl. Pfitzinger 2010, S. 110)

Die Kostenpositionen können in der Realität durch unerwartete Hindernisse hö-her ausfallen als erwartet. Beispielsweise können die internen Schulungen deut-lich länger ausfallen als geplant, wenn eine gewisse Abwehrhaltung in der Beleg-schaft anzutreffen ist. Dies kann durch ausgiebigere Schulungsmaßnahmen kompensiert werden. Grundsätzlich ist jeder Organisation zu empfehlen, zu Be-ginn eine Risikoanalyse anzufertigen, welche z.B. durch den Projektleiter ange-fertigt werden sollte. In dieser sollten alle Risiken aufgeführt werden und wie wahrscheinlich es ist, dass die Risiken eintreten. Zusätzlich sollte eine Bewertung

vorgenommen werden, wie kritisch diese Situation im Hinblick auf die Imple-mentierung eines QM-Systems und die Einhaltung des Zeitrahmens sein kann.