Umstellung im Buchungsgeschäft

Nach den intensiven Vorbereitungen in der zweiten Jahreshälfte 2007 verlief die eigentliche Umstellung der Rechungssysteme zum 1. Januar 2008 durchaus unspektakulär. In Absprache mit der KDVZ Citkomm hatte die Kreiskasse am eigentlich arbeitsfreien Sil-vestertag eine Sonderschicht eingelegt und die restli-chen Buchungen 2007 verarbeitet, so dass über den Jahreswechsel hinweg der Jahresabschluss 2007 ge-fahren werden konnte. Am 2. Januar 2008 wurden

dann sofort unter sachkundiger Begleitung durch den Betreuer der KDVZ Citkomm vor Ort die ersten NKF-Buchungen vorgenommen und zum Beispiel die ak-tuellen Kassenbestände ins neue System vorgetragen.

Organisatorische Veränderungen in der Finanzbuch-haltung waren nach dem Projektplan zunächst nicht vorgesehen. Es sollte abgewartet werden, welche Aus-wirkungen die doppelte Buchführung in der Praxis zeigt. Wie bisher werden daher die Buchungsanord-nungen für die Finanzbuchhaltung und die Kasse de-zentral von den jeweils bewirtschaftenden Stellen ge-fertigt, zum größten Teil mit Hilfe eines kleinen selbs-terstellten Programms auf Excel-Basis. Dies bedeutet im Wesentlichen eine Vorkontierung und Rechnungs-abgrenzung durch die Fachabteilungen Die Buchun-gen selbst erfolBuchun-gen zentral in der Kämmerei.

Für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Fachabteilungen wurden im Dezember 2007 wiederum zwei Informationsveranstaltungen zu den notwendigen Vorkontierungen und Rechnungsab-grenzungen durchgeführt.

Obwohl bereits in 2007 neben der kameralen auch eine doppische Buchung für viele Kostenarten erfolg-te, zeigt sich dennoch im praktischen Arbeitsalltag, dass sich das NKF-Buchungsgeschäft wesentlich umfangreicher und zeitintensiver als erwartet gestal-tet. Vor allem die Erfassung und Zuordnung der je-weiligen Verbindlichkeiten über Personenstammda-ten bedingt eine Menge zusätzlicher Eingaben.

Es ist auffällig, dass es in den Fachabteilungen bis-her nur wenig EDV-Unterstützung für das Massen-zahlungsgeschäft gibt. So wurden anfangs Schüler-fahrtkosten oder Dozentenhonorare noch per Einzel-anordnung ausgezahlt. Für eingehende Rechnungen gibt es zudem immer noch keinen geeigneten kredi-torischen Workflow.

5 INFOR PM 10, Vertrieb und Betreuung durch Fa. TIMETOACT Software & Consulting, Hafenweg 15, 48155 Münster.

Abb. 3: Erfahrungen aus der Umsetzung

Kommunale Ebene 39

7. Fazit

Die Einführung des NKF ist eine konsequente Fort-führung des Ansatzes einer neuen Steuerung der öf-fentlichen Verwaltung, so wie sie bereits Mitte der 90er Jahre insbesondere von der KGSt⁶ eingebracht wurde. Der Kreis Soest hatte im Rahmen des neuen Steuerungsmodells bereits frühzeitig einen sog. Er-gebnisorientierten Haushalt auf der Grundlage von Produkten aufgestellt, was bei der Umstellung auf das NKF von Vorteil war.

Während es innerhalb der Kreisverwaltung kaum Wi-derstände gegen NKF gab, widersprachen die kreisan-gehörigen Städte und Gemeinden anfangs vehement der Einbeziehung von nicht liquiditätsrelevanten

Auf-wendungen wie z. B. Abschreibungen und Pensions-rückstellungen in die Kreisumlage. Aus ihrer Sicht sollte bei der Kreisumlagegestaltung vielmehr ein liquiditätsorientierter Ansatz beibehalten werden.

Auch heute noch wird der Haushalt überwiegend input-orientiert geplant. Insbesondere seitens der Politik ist meist die Höhe der Kreisumlage die hauptsächliche Entscheidungsgrundlage. Insge-samt ist ein fiskalisches Handeln in Anlehnung an eine Kosten- und Leistungsrechnung wenig ausge-prägt. Dies kann wohl auch darauf zurückgeführt werden, dass konkrete Einsparungen infolge der Umstellung auf NKF nicht erkennbar sind. Im Ge-genteil wird an vielen Stellen zusätzlicher Aufwand sichtbar.

Die Doppik in den verschiedenen Verwaltungsebenen 40

AWV-INFORMATIONEN Spezial 4/2016

Kommunale Ebene 41

Kennzahlen

Mit derzeit fast 700.000 Einwohnern ist Frank-furt am Main die größte Stadt des Landes Hessen und die fünftgrößte Kommune der Bundesrepub-lik Deutschland. Die Stadt Frankfurt am Main hat ca. 8.500 Stellen in der Kernverwaltung und ca. 20.000 Mitarbeiter auf „Konzernebene“ (ohne Fraport). Die Stadt Frankfurt ist an 355 Unternehmen beteiligt, davon an 55 unmittelbar. Die Bilanzsumme aus dem Jahre 2010 beläuft sich auf 15,60 den Euro in der Kernverwaltung und 21,33 Milliar-den Euro im Gesamtabschluss. Das Eigenkapital be-trug 8,38 Milliarden Euro in der Kernverwaltung und 7,72 Milliarden Euro im Gesamtabschluss.

Erfahrungen aus der Doppik-Umstellung

Die Umstellung von Kameralistik auf Doppik wurde in Frankfurt zum Anlass genommen, eine neue Software für die Rechnungslegung zu beschaffen. Diese neue Software (SAP) steigerte die Effizienz des Prüfens.

So erlaubt zum Beispiel der Echtzeitzugriff auf das Produktivsystem aktuelle Auswertungen, eine wichti-ge Voraussetzung für unterjähriwichti-ge und damit zeitna-he Prüfungen.

Die neue Software bietet auch viel bessere Filter-, Sortier- und Suchfunktionen. Hierdurch sind geziel-tere Auswertungen möglich, eine risikoorientierte Be-legauswahl wurde somit wesentlich erleichtert.

Auch die auf technischer Ebene kürzere Reaktions-zeit führte zu einer deutlichen Zeitersparnis bei der für die Prüfung notwendigen Datenanalyse.

Mit der neuen Software wurde auch die Möglichkeit des direkten Datentransfers in Excel, Word und

Pow-Der Umstieg auf die neue Software löste einen Trend zur Re-Integration von Vorsystemen aus. Hierdurch haben sich Schnittstellenproblematiken erheblich re-duziert.

Anlässlich der Doppik-Umstellung erfolgte eine um-fangreiche Inventarisierung des Vermögens und der Schulden. Seither erfolgt eine sorgfältige Fortschrei-bung dieses Inventars mit regelmäßigen Anlageinven-turen. Die neuen Inventarisierungs- und Fortschrei-bungsregeln schaffen Transparenz in Bezug auf das Vermögen und die Schulden.

• Grundstücksbestände werden gepflegt und sind je-derzeit abrufbar.

• Wohnungsbaudarlehen werden erstmals als Ver-mögensgegenstände ausgewiesen.

• In der Anlagenbuchhaltung sind Abschreibungs-pläne hinterlegt, die auch eine Vorschau auf Restbuchwerte in der Zukunft erlauben.

• Die Pensionsrückstellungen werden jährlich neu berechnet.

Die neuen Vorschriften zur doppischen Haushalts-wirtschaft erschweren den Haushaltsausgleich, da z.B. die planmäßigen Abschreibungen und die Zu-führungen zu den Pensionsrückstellungen verdient werden müssen und außerordentliche Erträge nicht für den Haushaltsausgleich zur Verfügung stehen.

Da bereits zu kameralen Zeiten ein Produkthaushalt bestand, erfolgten im Rahmen der Doppik-Umstellung nur kleine Anpassungen bei der Strukturierung von Produkten, Produktgruppen und Produktbereichen.

Leistungsziele und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung finden nach wie vor wenig Beachtung.