Social Media Guidelines

Vor Aufnahme eines Social Media Auftritts sollte die WFO Richtlinien, sogenannte Guidelines, für den Umgang mit Social Media erarbeiten. In diesen sollte die WFO ge-nau bestimmen, welche Inhalte die Mitarbeiter in Social Media kommunizieren dürfen bzw. sollen. Darüber hinaus sollte in den Guidelines festgelegt werden, über welche

Inhalte und Bereiche auf keinen Fall über Social Media kommuniziert werden soll (E IS-FELD-RESCHKE,HÖLDERLE 2010: 32). Zudem sollte festgehalten werden, welcher Mitar-beiter der WFO für welchen Themenbereich zuständig ist. Die WFO-MitarMitar-beiter sollten zusätzlich darauf hingewiesen werden, dass eine private Meinung deutlich als eine solche zu kennzeichnen ist. Außerdem müssen gesetzliche Vorgaben, wie z. B. Urhe-berrecht und Datenschutz eingehalten werden (BITKOM 2010a: 4). Wenn Kommentare einen für die WFO und ihre Unternehmensstrategie relevanten politischen Hinter-grund haben, sollte die Auseinandersetzung damit in Absprache mit dem Geschäfts-führer erfolgen, um ein einheitliches Vorgehen bezüglich der Unternehmensstrategie zu gewährleisten. Diese Verhaltensempfehlung sollte ebenfalls in die Guidelines auf-genommen werden. Schließlich sollten die Social Media Guidelines den Mitarbeitern der WFO auch Hilfestellungen zum Umgang mit negativer PR geben.

Die Befragung hat ergeben, dass lediglich 15 % der befragten Wirtschaftsförderungen in Social Media mit negativer PR konfrontiert wurden. Diese verfolgten hier die Strate-gie des offenen Umgangs mit der Kritik. Bei der Frage nach vorhandenen Richtlinien bezüglich des Umgangs mit negativer PR ergab die Untersuchung, dass 15 % Richtlini-en bRichtlini-enutzRichtlini-en, 64 % nicht und 21 % die Einführung dieser planRichtlini-en. Interessant an dem Ergebnis ist, dass 21 % der befragten Wirtschaftsförderungen dabei sind, Richtlinien zu erarbeiten. Somit haben diese erst nach Aufnahme einer Social Media Tätigkeit ent-schieden, doch Richtlinien zu entwickeln. Um von vornherein einen einheitlichen und reflektierten Umgang mit Social Media zu pflegen - ohne später eingefahrenen Mustern entgegensteuern zu müssen - wird der WFO empfohlen, vor Aufnahme eines Social Media Engagements Guidelines festzulegen.

4.3.6 Umsetzung

In diesem Abschnitt wird eine Umsetzungsstrategie für die WFO bezogen auf die aus-gewählten Plattformen XING und Twitter erstellt.

XING

In einem ersten Schritt sollten die auf XING aktiven Mitarbeiter der WFO eine Premium Mitgliedschaft bekommen. Die Kosten eines solchen Profils belaufen sich auf 5,55 Euro pro Monat (XING 2011a: o.S.). Durch die empfohlene Premium Mitgliedschaft hätten die Mitarbeiter die Möglichkeit, automatische Suchaufträge einzurichten. Zudem wer-den auf der Startseite eines Premium Mitglieds detailliert die Aktivitäten der eigenen Kontakte angezeigt. Beide Funktionen geben einen Einblick in die Aktivitäten der Kon-takte, welches zu einer wertvollen Informationsquelle werden kann, um beispielsweise Trends abzulesen (JODELEIT 2010: 136). Zusätzlich ermöglicht das Premium Profil, Nach-richten an „Nicht-Kontakte“ zu senden und Dateien hochzuladen (XING 2011a: o.S.).

So könnte Herr Steinbrink, als Redakteur der „WirtschaftsPOST“, diese z. B. über sein Profil bereitstellen.

Zusätzlich sollten die Mitarbeiter der WFO ihr XING Profil eigenverantwortlich opti-mieren und aktualisieren. Hierbei sollte auch ein einheitliches Erscheinungsbild der Profile berücksichtigt werden. Davon ausgehend sollten die Mitarbeiter strategisch wichtige XING-Kontakte aufbauen (JODELEIT 2010: 136). Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter der WFO ihre Privatsphäre-Einstellungen überprüfen, da in diesen festge-legt werden kann, welche Informationen anderen Nutzern angezeigt werden (JODELEIT

2010: 142 ).

In einem zweiten Schritt wird empfohlen, das Unternehmensprofil Basis auf ein Unter-nehmensprofil Plus umzustellen und der Corporate Identity anzupassen. Die Kosten für dieses Profil belaufen sich auf 129,00 Euro monatlich. Gegenüber der kostenlosen Basis Version hat die Plus Version den entscheidenden Vorteil, dass Informationen di-rekt über das Unternehmensprofil verbreitet werden können. Außerdem ist es möglich, durch einen integrierten Twitter-Feed direkt von der Twitter-Seite Informationen auf das Unternehmensprofil Plus zu senden (XING 2011b: o.S.). Mit Blick auf die Auswer-tung der Wünsche der Osnabrücker Unternehmen, ist diese Plus Version eine für die WFO sinnvolle Erweiterung. Schließlich wünschten sich die Osnabrücker Unterneh-men bei einem Social Media EngageUnterneh-ment der WFO Informationen zu Veranstaltungen (90 %), zum Standort (45 %) und zu öffentlichen Förderprogrammen (65 %).

Hinzu kommt, dass bei der Standard Version nur eine Person Administratorenrechte haben kann. Im Punkt „Kommunikatoren“ wurde vorgeschlagen, dass drei Mitarbeiter der WFO als Administratoren fungieren sollten. Durch die Nutzung des Unterneh-mensprofils Plus können bis zu fünf Personen administrative Rechte erhalten (XING 2011b: o.S.). Zusätzlich ermöglicht ein Plus Profil - im Gegensatz zum Standard Profil - mehrere Ansprechpartner zu präsentieren (XING 2011b: o.S.). Auf dem Plus Profil könnten sich Herr Gurk, Herr Kreye und Herr Steinbrink als Ansprechpartner der WFO präsentieren, wodurch dem Wunsch der Unternehmen nach Ansprechpartnern entgegen gekommen würde. Zudem wird auch die Homepage der WFO durch die Wahl eines Plus Profils in den Suchmaschinen besser positioniert (STUBER 2010: 267).

Um mögliche Kommentare zu den Beiträgen oder Nachrichten schnell zu beantworten, sollte der für Social Media zuständige Mitarbeiter mindesten einmal täglich die XING-Seite der WFO besuchen (BERNET 2010: 140).

Zusätzlich zu einem Unternehmensprofil wird der WFO empfohlen, eine XING-Grup-pe „Wirtschaftsstandort Osnabrück“ aufzubauen. In dieser hätten die Osnabrücker Un-ternehmen die Möglichkeit, die gewünschte Netzwerkarbeit zu verstärken. Die WFO hätte die Möglichkeit bestimmte Themen, wie z. B. öffentliche Förderprogramme, vor-zugeben. Die Gruppe könnte von den drei benannten Mitarbeitern der WFO moderiert

werden. Ein Moderator steuert den Kommunikationsablauf und regt fachliche Diskus-sionen an. Die WFO sollte aktiv Osnabrücker Unternehmen zu dieser Gruppe einladen.

Zudem können sich andere Interessierte um eine Mitgliedschaft in der Gruppe bewer-ben. Da die Betreuung einer solchen Gruppe einen hohen Aufwand erfordert, sollte sich die WFO in einem ersten Schritt mit der Gruppen-Funktion vertraut machen. In-dem die WFO, aufbauend auf das Projekt Osnabrück bildet Zukunft, eine gleichnamige Gruppe für das Projektteam gründet, könnten im kleinen Rahmen erste Erfahrungen gesammelt werden. Die Moderation der Gruppe sollte Herr Kreye übernehmen, da dieser der Projektverantwortliche der WFO ist. Daneben sollten die Mitarbeiter der WFO das Potenzial einer Gruppe „Wirtschaftsstandort Osnabrück“ prüfen, indem sie in einige Interessante XING-Gruppen eintreten und deren Funktionsweisen kennenler-nen.

Zusätzlich hat die WFO die Möglichkeit, über XING zu Veranstaltungen einzuladen.

Hierzu hält XING zwei Möglichkeiten bereit. Zum einen kann zu öffentlichen Veran-staltungen eingeladen werden, die jedem Mitglied offen stehen. Zum anderen können XING-Kontakte, aber auch Personen, die nicht bei XING sind, via Email persönlich eingeladen werden (STUBER 2010: 268). Zu den Veranstaltungseinladungen bietet XING eine Gästeliste, in der sich die Nutzer ein- und austragen können (JODELEIT 2010: 140).

Diese Funktionen könnte die WFO zusätzlich zur Veranstaltungseinladung per Email nutzen, da die Nutzer sich kurzerhand über XING zu der Veranstaltung anmelden können. Darüber hinaus gewinnt die Veranstaltung an Aufmerksamkeit, wenn z. B. ein XING-Nutzer sieht, dass ein Kontakt von ihm an der Veranstaltung teilnimmt. Hinzu-kommend bietet XING den Gruppen-Moderatoren die Möglichkeit ihre Gruppenmit-glieder zu Veranstaltungen einzuladen (STUBER 2010: 268). Mit dieser Funktion könnte Herr Kreye die Kernteam Sitzungen der Gruppe „Osnabrück Bildet Zukunft“ organi-sieren.

Des Weiteren können bei XING Fragen an die Mitglieder gestellt werden. Damit haben die Mitarbeiter der WFO die Möglichkeit, Fragen an das eigene Netzwerk zu stellen.

Hierdurch kann die WFO wichtige Informationen ermittelt. Zudem könnten die Mitar-beiter der WFO bereits gestellte Fragen beantworten und das Netzwerk mit Fachwis-sen unterstützen, wodurch Interesse und Kompetenz gezeigt wird. Welches wiederum zusätzliche Kontakte herstellen könnte (O‘REILLY 2010: 92).

Twitter

Der WFO wird empfohlen, einen kostenlosen Twitter-Account als Ergänzung zum XING-Profil einzusetzen. Dieser sollte zur zusätzlichen Informationsverbreitung mit großer Reichweite eingesetzt werden. Damit die WFO bei Twitter gefunden werden kann, sollte der Name des Twitter-Profils ihr eindeutig zuzuordnen sein. Hierfür stellt

Twitter lediglich 15 Zeichen zur Verfügung (STUBER 2010: 227). Vor diesem Hinter-grund wird der Name „WFO_Osnabrueck“ empfohlen. Bei der Einrichtung eines Twit-ter-Accounts sollte die WFO mit Blick auf ihren Wiedererkennungswert ihre Corporate Identity einarbeiten (STUBER 2010: 228). Im Anschluss an die Einrichtung des Twitter-Profils sollte die WFO beginnen, bekannten Institutionen, wie z. B. der Stadt Osna-brück, zu folgen, um auf sich aufmerksam zu machen und sich zu vernetzen. Indem die Mitarbeiter der WFO als Follower agieren, können sie sich mit der Gestaltung von Tweets vertraut machen.

Bei der eigenen Erstellung von Tweets sollten einige Grundregeln beachtet werden. Es sollte versucht werden, für die Nutzer regelmäßig relevante Informationen zu twittern.

Dabei sollte berücksichtigt werden, dass die Quantität der Tweets nicht zur Vernach-lässigung der Qualität führt (BERNET 2010: 126). Dabei gilt, je interessanter und relevan-ter die Tweets für die Nutzer sind, desto mehr Follower gewinnt die WFO (JODELEIT

2010: 107). Da die Tweets auf maximal 140 Zeichen begrenzt sind, kann die WFO bei Bedarf einen Link zur jeweiligen Website beifügen. Zudem kann die WFO die ausge-führte Funktion der Hashtags nutzen. Mit Hilfe von passenden Hashtags kann die WFO ihren Tweet kategorisieren und somit auf diesen aufmerksam machen (STUBER

2010: 236). Zusätzlich kann über Twitter auf für die Osnabrücker Unternehmen rele-vante Beiträge aus anderen Quellen verwiesen werden. Dazu eignet sich die Retweet Funktion.

Um beide Social Media Auftritte der WFO bekannt zu machen, sollte diese auf ihrer Internetseite die von XING und Twitter zur Verfügung gestellten Buttons integrieren.

Diese enthalten einen Link zum jeweiligen Social Media Angebot. Zusätzlich sollte die WFO in der „WirtschaftsPOST“ auf ihre neuen Angebote aufmerksam machen.