Nachdem die Arbeitsgruppen die anzustrebenden Funktionalitäten und Inhalte sowie ihre technische Umsetzung festgelegt hatten, konnte mit der Erhebung der Daten begonnen werden. Ende Juni 2001 wurde daher ein zweites Schrei-ben an die Archive gerichtet, die sich zur Teilnahme an dem Projekt entschlos-sen hatten. Die Archive wurden gebeten, insgesamt 47 Einzelangaben zu ihren Häusern zu machen. Neben den textlichen Angaben wurden die Archive auch um ein Bild ihres Archivgebäudes, eine Lageskizze und drei Bilder von heraus-ragenden Archivalien gebeten. Da bei etwa 200 teilnehmenden Archiven die Zahl der insgesamt vorliegenden Einzelinformationen auf über 9000 steigt, sollten die Archive ihre Angaben unmittelbar elektronisch abgeben. Hierfür wurden zwei Möglichkeiten entwickelt. Nach Möglichkeit sollten die Archive ihre Informa-tionen online übermitteln. Die Landesarchivdirektion stellte zu diesem Zweck ein Online-Formular ins Internet, auf das durch ein Kennwort zugegriffen wer-den konnte. Die Archive konnten dieses Formular in ihrem Internet-Browser ausfüllen und abschicken.
Das Formular selbst bzw. die Datenbankanbindung wurde mit PHP 4 rea-lisiert. Für jedes Archiv wurde ein eigener Datensatz in einer MySQL-Daten-bank angelegt. Noch während der Anmeldungsphase konnten die Archive ihre bereits übermittelten Daten korrigieren, das heißt einzelne Felder überschreiben
oder sogar den ganzen Datensatz löschen. Die Verknüpfung des bei einem zwei-ten Versuch im Formular angelegzwei-ten neuen Dazwei-tensatzes mit dem alzwei-ten Dazwei-ten- Daten-satz wurde über den Archivnamen und die Archivsparte realisiert.
Für diejenigen Archive, die über keinen Onlinezugang verfügten, wurden drei WORD-Formulare (für WORD 6.0, WORD 95 und WORD 97/2000) er-stellt und auf einer Diskette an die Archive gesandt.
Technisch wurde das Internetportal durch drei Anwendungen umgesetzt: Die Datenhaltung wurde über eine relationale Datenbank, die Administration über ein Content Management System und die Volltextsuche über eine Suchmaschine mit Spidertechnologie realisiert.
Im Feld der Datenhaltung war es zunächst notwendig, die eingegangenen Da-ten aufzubereiDa-ten und in eine einheitliche DaDa-tenstruktur zu überführen. Dazu wurden in der Landesarchivdirektion die WORD-Formulare durch ein Makro bearbeitet und als CSV-Dateien in MS-ACCESS überführt. Dort wurden diese Daten mit den Online-Daten in einer MySQL-Datentabelle zusammengeführt.
Damit war die Datenbasis für die Umsetzung des Portals gegeben.
Diese Daten werden nun mittels eines Content Management Systems (CMS) für die Präsentation im Internet aufbereitet. Das Programm baut auf PHP 4, MySQL und dem Apache-Server auf. Der Hauptvorteil eines solchen Systems besteht in der vollständigen Trennung zwischen Inhalt und Layout. Für die Prä-sentation wurden durch die Landesarchivdirektion graphische und strukturelle Grundmuster, sog. Templates, erarbeitet, in denen dann von dem CMS die da-zugehörigen Daten dargestellt werden. Es ist für die Administration dieser Da-ten nicht notwendig, sich vorher in grundlegende Internetsprachen wie HTML, CSS oder Javascript einzuarbeiten. Mit der differenzierten Rechteverwaltung ist es möglich, die Administration der Inhalte in mehrere Hände zu legen. Die Ad-ministratoren können dann die Texte über ihren Browser in eigene Formularfel-der eintragen. Auch ist es möglich, vorab den Zeitraum zu bestimmen, in dem ein Artikel, z. B. ein Veranstaltungshinweis, im Internet sichtbar sein soll.
Im Dezember 2002 wurde das Internetportal Archive in Baden-Württem-berg unter der Adresse http://www.archive-bw.de freigeschaltet. Dass die be-teiligten Archive darauf hingewiesen und um eine Durchsicht ihrer Einträge ge-beten wurden, versteht sich von selbst. Die Resonanz auf die Veröffentlichung war bislang durchweg positiv. Im Februar 2003 wurde schließlich die redaktio-nelle Verwaltung der Inhalte in die Hände jeweils eines oder mehrerer Vertreter pro Archivsparte gelegt. Die Landesarchivdirektion wird das Portal technisch betreuen und die Inhalte einstellen, die nicht in die Zuständigkeit eines Sparten-vertreters fallen.
Aufbau
Das Portal besteht aus einer Reihe von unmittelbar anwählbaren Grundele-menten und drei inhaltlich bestimmten Ebenen. Gemäß den Vorgaben der Projektgruppen ermöglicht es eine Navigation über Hyperlinks, sequentielles
Blättern oder eine Sitemap. Der einheitliche graphische und funktionale Auf-bau erleichtert den Nutzern eine schnelle Orientierung. In einer Kopfzeile er-scheint ein Logo, die Überschrift Archive in Baden-Württemberg, ein Suchfeld für eine einfache Volltextsuche sowie eine kleine Linkleiste (Site Map, Glos-sar, Karte, Kontakt, Sprache [deutsch oder englisch], Newsletter und Home), die sich in schwarzer Farbe in der linken Hälfte des Bildschirms befi ndet. Da-runter liegt in gelber Farbe auf blauem Hintergrund eine zweite, sog. Haupt-linkleiste mit folgender Untergliederung:
• Archiv-Suche (Suche nach Institutionen):
– nach Archivnamen,
• Archive und ihre Benutzung:
– Was ist ein Archiv?
– Tipps für eine erfolgreiche Archivbenutzung, – Glossar,
Von diesen Grundelementen sind die drei Ebenen des Portals zu unter-scheiden. Ihre Inhalte werden im darunter liegenden Hauptfenster aufgebaut.
Sichtbar ist hier immer nur eine Ebene. Die oberste Ebene zeigt die Informa-tionen an, die auf das ganze Portal bezogen sind. Hierzu zählen die aktuellen Informationen und auch die Startseite des Portals. Von ihr sollen die Nutzer möglichst schnell zu den sie interessierenden Bereichen gelangen können. Sie enthält daher die Übersichtskarte, die Links zu den einzelnen Möglichkeiten einer listengestützten Suche (nach Archiven, Orten und Sparte) sowie einen direkten Zugang zu den einzelnen Archivsparten.
Auf der zweiten Ebene wird jeweils eine Archivsparte vorgestellt. Die Nut-zerinnen und Nutzer erhalten hier Informationen zu dieser Sparte und eine Liste der zugehörigen Archive. Eine kartographische Darstellung der Sprengel einschließlich der Möglichkeit, die Archive unmittelbar von der Karte aus
an-Abb. 3: Auswahlmenü Archivsparten.
Abb. 4: Archiv-Einstiegsseite.
wählen zu können, ist vorgesehen und erscheint v. a. bei den Kreis-, Kirchen- und Staatsarchiven sinnvoll.
Die dritte Ebene stellt dann die einzelnen Archive nach einem einheitlichen Muster vor. Die Inhalte dieser Ebene lassen sich wie folgt gliedern:
• Archiv Home – hier wird rechts, sofern vorhanden, ein Bild des Archivs an-gezeigt. Andernfalls wird die Kontakt-Seite eingeblendet.
• Kontakt:
– Name des Archivs mit Archivsparte, – Besucheranschrift,
– Link auf Anfahrtsskizze der Homepage (sofern vorhanden), – Ausstattung (technische und räumliche Einrichtungen für Nutzer):
쩩 Kopiermöglichkeit,
쩩 Mikrofi lmlesegerät,
쩩 Reader Printer,
쩩 Reproduktionsmöglichkeit,
쩩 PC für Datenbankrecherchen,
쩩 Internet-Zugang,
쩩 Computer-Nutzung am Arbeitsplatz,
쩩 Bemerkungen/Einschränkungen.
– Bestellzeiten, – Benutzungsordnung, – Gebührenordnung.
• Zuständigkeit (aktuelle und historische Zuständigkeit/Provenienzstellen).
• Bestände:
– Beständeüberblick,
– (ausführlichere) Beständeübersicht (sofern vorhanden), – Link auf Beständeübersicht der Homepage (sofern vorhanden), – Bibliothek.
• Literatur.
• Archivalienschau: Die Archive konnten, wie bereits erwähnt, drei Bilder von besonders anschaulichen Archivalien einsenden. Diese Zimelien werden hier zunächst als Thumbnails (kleine Übersichtsbilder) präsentiert und können bei Interesse in einer Großansicht aufgerufen werden.
Von dieser dritten Ebene können Nutzerinnen und Nutzer in mehreren Be-reichen (Homepage, Beständeübersicht und externe Lageskizze) auf archivei-gene Seiten außerhalb des Portals gelangen.