[126] Deutsches Ärzteblatt⏐⏐Jg. 104⏐⏐Heft 25⏐⏐22. Juni 2007
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amit eine Teamsitzung zum Erfolg wird – also etwa die or- ganisatorischen Abläufe der Praxis verbessert oder die Arbeits- und Ur- laubspläne effektiver gestaltet wer- den –, ist eine gute Vorbereitung un- erlässlich.Die Tagesordnungspunkte (TOPs) sollten zwei Wochen vor dem Sit- zungsdatum per Aushang gesammelt werden. Danach wird die Rangfolge bestimmt: Zuoberst stehen alte The- men aus der vorhergehenden Sitzung, die aus Zeitmangel nicht geklärt wer- den konnten. Schwierige Punkte wandern nicht erneut und endlos durch jede Sitzung, sondern werden entweder in „handliche“ Teilstücke zerlegt oder nach dreimaligem An- lauf „storniert“. Das bedeutet, dass je- des Teammitglied auf seine Weise da- mit umgehen muss und sie „auf die lange Bank geschoben werden“, bis das Problem so untragbar wird, dass die Lösungsbereitschaft wächst. Ein externer Moderator kann helfen, oder der Chef entscheidet direktiv, was passieren soll.
Eine Woche vor dem Teamtreffen darf jedes Mitglied drei Striche hin- ter die drei ihm am wichtigsten er- scheinenden Punkte setzen. Die TOPs bekommen durch die Gesamtmenge ihrer Striche eine Reihenfolge für die Versammlung. Die alten Themen sind von der Auswahl ausgenommen und bleiben am Anfang stehen.
Die Einladung der Teilnehmerin- nen erfolgt eine Woche vorher, der Termin wird bereits am Ende des vo- rigen Meetings festgelegt. Einladen bedeutet auch Klärung folgender Fragen: Wer kommt, und wer ist ver- hindert? Gibt es einen Imbiss oder nicht? Können sich die nicht teilneh- menden Mitglieder schon vorab zu bestimmten Punkten äußern und Voll- machten geben?
Die Leitung der Teamsitzung ist nicht Aufgabe der Chefin, sondern wird abwechselnd von allen Mitglie- dern übernommen. Neue Mitarbeite-
rinnen bekommen eine Art „Schon- zeit“ für die ersten drei Male, danach übernehmen auch sie turnusgemäß die Moderation.
Die Begrüßung der Teilnehmerin- nen darf gerne den Dank für die Mehrarbeit beinhalten (auch wenn diese bezahlt wird). Außerdem nennt die Moderatorin noch einmal den Zeitpunkt für das Ende dieser Sit- zung, Besonderheiten und die Proto- kollführerin (das ist übrigens die Mo- deratorin für das nächste Mal). Falls die aktuelle Protokollantin an diesem Abend aus wichtigem Grund nicht kommen kann, kümmert sie sich rechtzeitig vorher um den Tausch des Postens mit einer Kollegin, deren Protokollamt sie zum entsprechenden Zeitpunkt übernimmt. Das Gleiche gilt für die Moderatorin. „Drückeber- ger“ haben keine Chance, sie können allenfalls den Zeitpunkt ihrer Arbeit verschieben, aber nicht die Menge.
Die Moderatorin konzentriert sich auf die Sitzungsleitung
Die Überwachung des Zeitplans be- inhaltet auch die Pausen. Auch wenn das übliche Heldentum, „das Durch- halten“, lockt: Naturgemäß nimmt die Fähigkeit zur Konzentration nach einer halben bis dreiviertel Stunde stark ab. Selbst zehn Minuten Unter- brechung sorgen für effektives Ar- beiten nach diesem kurzen Abschal- ten. Letztlich ist man mit Pause schneller als ohne, da man mit fri- schen Kräften zügiger zu besseren Ergebnissen findet.Der Rückblick auf die vorherige Sitzung bedeutet eine Würdigung der umgesetzten Punkte (Lob motiviert und gibt neue Kraft) und eine Wieder- aufnahme von Themen, die nicht in der Zwischenzeit erledigt wurden.
Hier erfolgt die Ursachenforschung und ein erneuter Anlauf.
Auftretende Spannungen bei ein- zelnen Punkten zeugen zuallererst von Engagiertheit und dem Glauben, dass Probleme lösbar sind. Die Sit-
zungsleitung lässt alle Teilnehmerin- nen zu Wort kommen und lässt weder Unterbrechungen noch unsachliche Äußerungen zu. Als Moderatorin ver- mittelt sie, weist auf gemeinsame Ziele der unterschiedlichen Fraktio- nen hin und leitet zur Abstimmung über das künftige Vorgehen über. Da- bei bedeutet Moderation inhaltliche Enthaltung. Sie gibt zu den Inhalten weder Kommentare noch Ideen, noch andere persönliche Äußerungen ab.
Die ausschließliche Konzentration auf das Leiten ist erforderlich, weil dabei sowohl die Tagesordnungs- punkte als auch die Zeit und das Ein- halten der sachlichen Ebene bei den Äußerungen der Mitglieder beobach- tet werden müssen. Bei Wortmeldun- gen, die vom aktuellen Thema ab- schweifen, greift die Leitung genauso ein wie bei der Vernachlässigung an- derer Sitzungsregeln. Die Aufgaben der Moderatorin sind so vielgestaltig, dass sie die ganze Aufmerksamkeit erfordern. Niemand kann hier gleich- zeitig auf zwei Ebenen sein, Inhaltli- ches entwickeln und führen.
Längere Beiträge beziehungswei- se die Ergebnisse daraus fasst die Lei- tende zusammen. Auf diese Weise bringt sie die Tagesordnungspunkte zum Abschluss und verdeutlicht, was wie umgesetzt werden soll. Auch die Beteiligung aller Anwesenden zu för- dern, ist Sache der Moderatorin. Man- che von uns sind „zum Reden gebo- ren“, andere sind eher schüchtern und wirken unbeteiligt oder desinteres- siert. Sie haben eventuell gute Ideen und werden daher direkt angespro- chen und interviewt.
Ein besonders „heißes Eisen“ ist häufig die Terminfindung. Gerechtig- keitshalber sollte der Wochentag ro- tieren, sodass alle Mitarbeiter ab- wechselnd auf ihre Feierabendkurse, sportlichen Betätigungen und andere regelmäßig stattfindenden Veranstal- tungen verzichten müssen. I Ute Jürgens E-Mail:KomMed@freenet.de
