M 289/2004 FIN 25. Mai 2005 47C Motion
1759 Geschäftsprüfungskommission (Wälti-Schlegel, Burgdorf)
Weitere Unterschriften: 0 Eingereicht am: 18.11.2004
Optimierung des Informatikeinsatzes in der Kantonsverwaltung
Der Regierungsrat wird beauftragt:
1. Eine transparente Ist-Analyse vom Einsatz der Informatik in der Kantonsverwaltung zu erarbeiten.
2. Eine Analyse zu erstellen, welche das Optimierungspotenzial bezüglich Infrastruktur, Führung, Organisation sowie Mittelallokation auf dem Gebiet der Informatik aufzeigt.
Die Analyse soll zudem das mögliche Einsparpotenzial dokumentieren.
3. Ein gesamtkantonales Informatik-Veränderungsprojekt durchzuführen, welches unter Beizug sämtlicher Direktionen sowie der Staatskanzlei auf der Ist- und der Potenzialanalyse basiert. Dieses soll den Zweck haben, die erkannten Potenziale zu realisieren sowie eine Optimierung im Bereich Führung, Prozesse, Organisation und Kosten zu erreichen. Es soll zudem sämtliche zur Zeit anstehenden Informatik- Reorganisationsvor-haben in den Direktionen sowie der Staatskanzlei einschliessen.
4. Das Corporate Design (= visuelle Erscheinungsbild) des Internetauftritts des Kantons – d.h. der verschiedenen Direktionen und Ämter - vollständig zu vereinheitlichen (analog des Internetauftritts eines Konzerns).
Begründung:
Der Regierungsrat hat mit den IT-Projekten RENO1, CMS2 und anderen Projekten bereits verschiedene Harmonisierungsschritte in der Informatik in Angriff genommen.
Im SAR-Bericht (Bericht zur strategischen Aufgabenüberprüfung) vom 4. September 2002 hat der Regierungsrat festgehalten, dass er beabsichtigt weitere Standardisierungen in der Bewirtschaftung der Informatikbetriebsmittel sowie zusätzliche Zentralisierungsmass- nahmen vorzunehmen.
In der Novembersession 2002 hat der Grosse Rat mit 80 zu 35 Stimmen eine FIKO- / GPK- Planungserklärung überwiesen, welche fordert, dass im Rahmen der Vertiefung zu SAR weitere Zentralisierungen aufzuzeigen sind, mit dem Ziel einer möglichst umfassenden
1 System-Management-Lösung der Firma RTC
2 Content Management System
Vereinheitlichung und Vernetzung von Hard- und Software in der gesamten Verwaltung sowie einer Zentralisierung des Informatikbetriebes an einem Standort. Daraus sollte sich nach Meinung der beiden Kommissionen ein spürbarer Effizienzgewinn ergeben (SAR- Ergänzungsbericht, S. 124 und Tagblatt des Grossen Rates 2002, S. 1205f).
Im SAR-Ergänzungsbericht vom 27. August 2003 hat der Regierungsrat u.a. erklärt, dass weitere Optimierungen bzw. Zentralisierungen erst nach ausführlichen Machbarkeits- und Nutzenanalysen erfolgen können und dass Einsparungen frühestens im Jahr 2007 zu erwarten seien (vgl. S. 124 f). Der Finanzdirektor werde jedoch dem Regierungsrat im Jahr 2004 Anträge unterbreiten, welche aufzeigen, wie im Anschluss an die laufende IT- Harmonisierungsphase (RENO und CMS) in einer neuen Phase die rund 40 dezentralen Informatiksysteme weitergehend zusammen zufassen sind. Eine Zentralisierung des gesamten Informatikbetriebes an einem einzigen Standort sei aus der Sicht der Finanzdirektion kurz- bis mittelfristig jedoch unrealistisch.
In der Novembersession 2003 hat der Grosse Rat die dringliche FIKO-Motion 259/2003
„Einsparungen von CHF 50 Mio. beim Vollzug des Voranschlages 2004“ überwiesen und eine Planungserklärung angenommen, wonach im Durchschnitt der Planjahre 2005 – 2007 eine Schuldenstabilisierung zu erreichen ist.
Im Januar 2004 beschloss der Regierungsrat, sich noch in der ersten Hälfte 2004 vertieft mit dem gesamtkantonalen Informatikeinsatz zu befassen und sich über mögliche Optimierungsmassnahmen orientieren zu lassen.
Am 11. Februar 2004 entschied der Regierungsrat, dass die für die Erfüllung der vorgängig erwähnten Planungserklärung vom November 2003 erforderliche Schuldenstabilisierung durch eine Reduktion des Investitionsvolumens sowie durch eine Konkretisierung der Pendenzen aus SAR erfolgen soll. Mit dem RRB 0531 beauftragte er die Finanzdirektion, im Vorfeld zur Erarbeitung des Voranschlages 2005 und des Aufgaben- / Finanzplanes 2006 – 2008 die Arbeiten hinsichtlich weiterer Optimierungen beim Informatikeinsatz gemäss SAR zu forcieren.
Am 8. März 2004 legte die Finanzdirektion dem Regierungsrat ein Aussprachepapier vor, welches Vorbereitungsarbeiten für die Befassung und Entscheidfindung des Regierungsrates mit der Kantonsinformatik zum Inhalt hatte.
Mit Beschluss Nr. 1219 vom 21. April 2004 entschied sich der Regierungsrat gegen das von der Finanzdirektion im Aussprachepapier vom 8. März 2004 beantragte gesamtkantonale Projekt zur Optimierung des Informatikeinsatzes. Er begründete seinen Entscheid damit, dass die Grundlagen für die Entscheidungsfindung noch zu wenig konkret seien, dass die Direktionen und die Staatskanzlei zu wenig in die Vorbereitungsarbeiten einbezogen worden sind, das die InformatikerInnen durch die bereits laufenden Projekte sehr stark belastet seien und dass praktisch jede Direktion mit direktionsinternen Reorganisationsprojekten beschäftigt sei.
Als Mitinitiantin der vom Grossen Rat in der Novembersession 2002 überwiesenen FIKO- / GPK-Planungserklärung hat die GPK das Thema Informatik selber anfangs 2004 als Schwerpunktthema aufgegriffen. Sie führte zu diesem Zweck bei sämtlichen Direktionen sowie der Staatskanzlei eine Befragung durch. Die Kommission wollte u.a. wissen, ob es noch weitere IT-Harmonisierungs- bzw. Zentralisierungsmöglichkeiten gibt.
Die GPK kam aufgrund des Befragungsergebnisses zum Schluss, dass das Potenzial für mögliche Zentralisierungen und Harmonisierungen sowohl im Informatikbereich als auch beim Internetauftritt des Kantons Bern zur Zeit noch nicht ausgeschöpft ist.
Die GPK ist überzeugt, dass eine umfassende Harmonisierung des visuellen Erscheinungsbildes beim Internetauftritt des Kantons Bern – d.h. der Direktionen und der Ämter - dem Kanton Bern zahlreiche Vorteile bringt. So kann der Kanton Bern damit nicht
nur seine Wirkung gegen aussen verstärken, sondern auch seine Kundenfreundlichkeit steigern, in dem er den Bürgerinnen und Bürgern den elektronischen Zugriff auf Informationen und Daten des Kantons (bzw. der Direktionen und Ämtern) erleichtert. Durch die Vereinheitlichung des Internetauftrittes können im organisatorischen und finanziellen Bereich, wie beim Informatikeinsatz des Kantons, Synergien genutzt und Einsparungen realisiert werden.
Obwohl der Regierungsrat mit der Einführung von CMS bereits verschiedene Massnahmen in Richtung eines harmonisierten Internetauftritts vorgenommen hat (und zur Zeit noch vornimmt), ist die GPK der Meinung, dass diese nicht ausreichend sind und dass die Harmonisierung auch hier noch intensiviert und vertieft werden muss.
Antwort des Regierungsrates
1. Zur Erarbeitung einer transparenten Ist-Analyse des Einsatzes der Informatik in der Kantonsverwaltung
Die Finanzdirektion hat im Frühjahr 2004 eine Ist-Analyse zum Einsatz der Informatik in der Kantonsverwaltung durchgeführt, deren Resultate heute zusammengefasst vorliegen.
Die Analyse stellt in Form einer vorläufigen Übersicht dar, was Informatik in der Kantonsverwaltung ist, wie sie organisiert ist, wie sie geführt wird, was sie kostet, wie die Kostenentwicklung verläuft und welches der aktuelle Handlungsbedarf hinsichtlich Informatikeinsatz ist. Diese Analyse hat der Regierungsrat an seinen Sitzungen vom 17.
und 24. März 2004 zur Kenntnis genommen (vgl. Ziffer 1 des RRB Nr. 1219 vom 21. April 2004, Beilage). Im Rahmen der Informatikbefragung 2004 der Geschäftsprüfungskommission des Grossen Rates (GPK) hat der Regierungsrat diese in Form eines Aussprachepapiers der Finanzdirektion vom 8. März 2004 (inkl. Beilagen) vorliegende Übersicht mit Schreiben vom 8. September 2004 auch der GPK zukommen lassen.
Die Ist-Analyse vom Frühjahr 2004 erlaubt erstmals einen Gesamtüberblick über den (grundsätzlich dezentral strukturierten) Informatikeinsatz in der Kantonsverwaltung und liefert wichtige und nützliche Führungsinformationen. Der Regierungsrat hat denn auch die Finanzdirektion mit Ziffer 4 von RRB 1219/04 beauftragt, diese Grunddokumentation zusammen mit den Direktionen und der Staatskanzlei im Rahmen des strategischen Informatikcontrollings regelmässig nachzuführen. Insofern wird die Ist-Analyse des Informatikeinsatzes ab 2005 jährlich nachgeführt, so dass die Motion in diesem Punkt angenommen und gleichzeitig als erledigt abgeschrieben werden kann.
2. Zur Erarbeitung einer Analyse, welche das Optimierungspotenzial bezüglich Infrastruktur, Führung, Organisation sowie Mittelallokation auf dem Gebiet der Informatik aufzeigt sowie das mögliche Einsparpotenzial dokumentiert
Die heute geltende Informatikstrategie des Kantons („Einsatzkonzept 2000“, RRB Nr. 3043 vom 20. September 2000) geht in ihren Grundzügen auf das Jahr 1992 zurück. Sie ist schrittweise weiterentwickelt und den gewandelten Bedürfnissen und Rahmenbedingungen angepasst worden. Hinsichtlich der von der GPK angesprochenen Organisation der Informatik statuiert diese Strategie das Modell der koordinierten Dezentralisation, nach der für den Informatikeinsatz grundsätzlich die Direktionen und die Staatskanzlei selbstständig verantwortlich zeichnen, während einzelne zentrale Systeme und direktionsübergreifende Infrastrukturen von der kantonalen Informatikfachstelle, dem Organisationsamt (seit 1. Mai 2005 Amt für Informatik und Organisation) betrieben werden.
Durch diese Fachstelle und unter interdirektionaler Zusammenarbeit im Rahmen der Kantonalen Informatikkonferenz (KIK) werden sodann auch technische Anspekte (Festlegung von Standards) sowie die Weiterentwicklung der interdirektionalen Infrastrukturen koordiniert.
Die Direktionen und die Staatskanzlei haben in den letzten Jahren unter dem Modell der koordinierten Dezentralisation gemeinsam wichtige Harmonisierungsschritte im Informatikbereich durchgeführt. Diese Harmonisierungsprojekte haben dazu geführt, dass im
Bereich der eingesetzten Hardware und Software eine weitgehende technische Vereinheitlichung erreicht und entsprechende Synergien genutzt werden konnten. So wird heute ein grosser Teil der Softwarelizenzen zentral eingekauft und über das einheitliche Management-Werkzeug RENO von zentraler Stelle aus verteilt und installiert. Auch im Bereich der E-Mail-Systeme oder der Internetplattformen ist man in den letzten Jahren von dezentralen Systemen abgerückt und hat sich auf eine zentrale Instrumentierung einigen können.
Vor diesem Hintergrund und aufgrund zahlreicher weiterer Aspekte wie der Einführung der Neuen Verwaltungsführung (NEF), dem technologischen Fortschritt seit der letztmaligen Überprüfung der Informatikstrategie, der engen Zusammenarbeit der Direktionen im Informatikbereich etc. ist der Regierungsrat grundsätzlich bereit, das Anliegen der GPK nach einer Analyse des Informatikeinsatzes bezüglich Infrastruktur, Führung, Organisation sowie Mittelallokation zu unterstützen. Der Regierungsrat sieht deshalb vor, die Informatikstrategie des Kantons Bern einer solchen Analyse zu unterziehen und ggf.
anzupassen. Allerdings wird eine solche Überprüfung aufgrund der zur Zeit bei vielen Direktionen laufenden internen Informatik-Reorganisationsprojekte sowie des noch abzuschliessenden IT-Harmonisierungsprojektes RENO frühestens im Jahr 2006 aufgestartet werden können. Im Rahmen der Überprüfung der Strategie wird auch das Optimierungspotenzial und das damit verbundene allfällige Einsparpotenzial zu eruieren sein.
Der Regierungsrat gibt in diesem Zusammenhang jedoch zu bedenken, dass die Informatik nie Selbstzweck ist, sondern eine Supportfunktion für die Verwaltungsprozesse darstellt und demzufolge nicht nur Einsparungen in der Informatik, sondern Einsparungen in Verwaltungsprozessen durch die Informatik miteinbezogen werden müssen. Obwohl der Einsatz von modernsten Informatikmitteln isoliert betrachtet kostenintensiv sein kann, ist dies gegebenenfalls bei entsprechenden Einsparungen bezüglich des Arbeitsvolumens in den Verwaltungsprozessen mehr als gerechtfertigt. Komplexe Massengeschäfte wie beispielsweise im Bereich der Steuerveranlagung, der Prämienverbilligung nach KVG oder im Strassenverkehrswesen wären heute ohne Informatikunterstützung nicht mehr - oder nur mit unverhältnismässigem Personalaufwand - zu bewältigen.
Entsprechend ist es wenig zweckmässig, das Einsparpotenzial in der Informatik isoliert zu erheben. Eine entsprechende Analyse mit Einbezug der Einsparungen für ganze Verwaltungsprozesse ist äusserst komplex und aufwändig. Im Vordergrund wird eine gesamtheitliche Betrachtung stehen müssen, die in einigen Bereichen auch dem Grundsatz „Nicht bei der Informatik, sondern mit der Informatik sparen“ folgen kann. Vor dem Hintergrund der in den letzten Jahren exponentiell zunehmenden verarbeiteten und gespeicherten Datenmenge und der steigenden Anzahl informatikunterstützter Verwaltungsprozesse in der Kantonsverwaltung kann bereits eine längerfristige Kostenplafonierung im Informatikbereich - verbunden mit Kosteneinsparungen bei den unterstützten Verwaltungsprozessen - durchaus als Erfolg gewertet werden. Der Regierungsrat ist vor dem Hintergrund dieser Ausführungen bereit, Ziffer 2 als Postulat entgegen zu nehmen, da er einverstanden ist, die geforderte Analyse in Form einer Überprüfung der Informatikstrategie durchzuführen, sichert aber nicht zu, dass dadurch Einsparpotenzial identifiziert werden kann.
3. Zur Durchführung eines gesamtkantonalen Informatik-Veränderungsprojektes
Wie unter Ziffer 2 ausgeführt, beurteilt der Regierungsrat die Durchführung eines gesamtkantonales Veränderungsprojektes zur Zeit nicht als zweckmässig. Er ist jedoch wie erwähnt bereit, in den nächsten Jahren die Informatikstrategie des Kantons Bern zu überprüfen. Weil das Ergebnis dieser Überprüfung heute offen gelassen werden muss, kann Ziffer 3 nur als Postulat entgegen genommen werden.
4. Zur Vereinheitlichung des Corporate Design (= visuelles Erscheinungsbild) des Internetauftritts des Kantons
Die Internetauftritte der kantonalen Amtsstellen werden zentral auf der Internetplattform BEWEB des Amtes für Informatik und Organisation betrieben. Im technischen Bereich sieht der Regierungsrat deshalb keinen zusätzlichen unmittelbaren Handlungsbedarf.
Was den inhaltlichen und gestalterischen Bereich sowie die Adressierung der Internettauftritte betrifft, so bestehen mehrere Weisungen des Regierungsrates und der zuständigen Stellen (Amt für Information und Amt für Informatik und Organisation). Diese Weisungen bestimmen die einheitliche Adressierung der Internetauftritte (bspw.
www.be.ch/...) und enthalten Minimalvorschriften bezüglich der Gestaltung (bspw.
Verwendung von Schriften, Auswahl von Farben, Grösse von Bildern, Deklarierung von Download-Dateien etc.).
Seit 2003 werden Internetauftritte nach und nach in das gemeinsame Content Management System (CMS, Software zur Erfassung und Verwaltung von Internetauftritten) überführt. Das CMS erlaubt es den Direktionen, ihre Webauftritte nach weitgehend einheitlichen Vorgaben zu gestalten. Da die Direktionen für ihre neu gestalteten Web-Auftritte verantwortlich bleiben, unterscheiden sich diese neuen Internetauftritte trotzdem deutlich voneinander. Auf Stufe Direktion konnten die Auftritte hingegen weitgehend vereinheitlicht werden. Für den Regierungsrat war die Einführung des CMS ein wichtiger Schritt und leitete eine Entwicklung ein, welche in die von der GPK geforderte Richtung (Konzernauftritt) geht.
Etliche Webauftritte werden seit weniger als einem Jahr mit dem CMS bewirtschaftet. Die Migration dieser Internetpräsenzen war mit beträchtlichen finanziellen Investitionen sowie mit hohem personellem Aufwand wie etwa der Schulung der Mitarbeitenden verbunden.
Mit einem neuen gesamtkantonalen Auftritt bestünde die Gefahr, dass die bisher getätigte Arbeit zu einem grossen Teil zunichte gemacht würde.
Deshalb beabsichtigt der Regierungsrat, den Informationsauftritt des Kantons Bern mittelfristig im Sinne der Motionsanliegen zu verbessern. Dies soll mit dem Ziel erfolgen, für die Internet-Benutzerinnen und -Benutzer die kantonale Herkunft der Information durch einen direktionsübergreifenden grafischen Gestaltungsrahmen leicht erkennbar zu machen und dadurch eine hohe Bedienungsfreundlichkeit zu bieten.
Im Sinne der vorstehenden Ausführungen ist der Regierungsrat bereit, Ziffer 4 der Motion als Postulat anzunehmen.
Antrag
Ziffer 1: Annahme als Motion mit gleichzeitiger Abschreibung Ziffer 2: Annahme als Postulat
Ziffer 3: Annahme als Postulat Ziffer 4: Annahme als Postulat
An den Grossen Rat
