Elektronisches Unterschreiben:
7 Schritte für
die erfolgreiche Umsetzung
Das Vergleichen von Lösungen ist nicht immer einfach. Wir helfen Ihnen und geben nützliche
Tipps, auf welche Punkte Sie bei Ihrer Entscheidung achten müssen. Die Sicherheit ist dabei z. B. ein
zentrales Thema.
Wir leben mittlerweile in einer Welt, in der immer mehr Prozesse digital und voll automatisiert ablaufen. Auch ein Grund warum die Nachfrage nach elektronischen Signaturen ständig steigt. Aus Effizienzgründen suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, Zeit und Kosten beim Unterschreiben von Verträgen und Vereinbarungen zu sparen.
Neben dem Ausdrucken und Versenden
von Dokumenten sollen auch persönliche Treffen wegfallen. Diese sind aber nötig, wenn die Identität eines Vertragspartners verifiziert werden muss.
Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass immer mehr Geschäfte auf internationaler Ebene abgeschlossen werden.
Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung neue Wege zu finden,
um Kunden zu gewinnen und mit ihnen Geschäfte abzuschließen – auch ohne persönliche Treffen.
Die folgenden Informationen sollen Ihnen näherbringen, auf welche wichtigen
Eigenschaften Sie bei einer Lösung für das elektronische Unterschreiben achten müssen.
Drei nachweisbare Vorteile von elektronischen Signaturen:
Schnelligkeit
Elektronische Vereinbarungen können deutlich schneller als papierbasierte Vereinbarungen unterschrieben werden. Das gilt besonders dann, wenn die unterzeichnenden Parteien sich nicht am selben Ort befinden.
Langfristige Gültigkeit
Elektronische Signaturen sparen aber nicht nur Papier, sondern sie schonen auch die Umwelt. Es werden keine physischen Dokumente mehr gedruckt und transportiert.
Höhere Sicherheit
Mit verlässlichen Methoden für die Verifikation von Identitäten und geprüfter IT-Infrastruktur bieten elektronische Signaturen mehr Sicherheit als Unterschriften auf Papier.
Um das passende Verfahren in Ihrem Unternehmen auszuwählen, ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Funktionen von elektronischen Signaturen genauer anschauen.
Vertrauen steht bei diesen Überlegungen im Mittelpunkt – genauso wie bei händischen Unterschriften.
Wir empfehlen, die folgenden Punkte zu beachten, wenn Sie die verschiedenen Lösungen vergleichen:
1. Wie viele elektronische Unterschriften sind zu erwarten?
2. In welchen Fällen soll die Lösung eingesetzt werden?
3. Auf welchem Sicherheitsniveau muss die Identität des Unterzeichners verifiziert sein?
4. Muss die Lösung in ein
Unternehmenssystem integriert werden?
5. Wie lange müssen die abgeschlossenen Verträge gültig und lesbar sein?
6. Ist der Anbieter vertrauenswürdig?
7. Ist die Erfassung von Zeit und Datum bei der Unterschrift vertrauenswürdig?
Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?
Eine der häufig gestellten Fragen rund um
elektronische Signaturen ist, ob sie rechtsverbindlich sind. Dies wurde in den letzten Jahren weltweit
diskutiert und man ist sich einig, dass elektronische Signaturen Rechtswirkung besitzen.
Die Europäische Union hat mit eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) eine Verordnung erlassen, die Regeln für elektronische Identifizierungen und Vertrauensdienste für
elektronische Transaktionen in der EU enthält.
Darin ist festgelegt, dass einem elektronischen Dokument die Rechtswirkung nicht deshalb
abgesprochen werden darf, weil es in elektronischer Form vorliegt. Des Weiteren spricht die Verordnung qualifizierten elektronischen Signaturen denselben Rechtsstatus wie handschriftlichen Unterschriften zu. Das bedeutet allerdings nicht, dass eine
qualifizierte elektronische Signatur als Ersatz für eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist.
Bei der Wahl einer Lösung für das
elektronische Unterschreiben müssen Sie berücksichtigen, wie viele Vereinbarungen unterschrieben werden sollen.
Benötigen Sie eine einfache Lösung, um das Ausdrucken, Unterschreiben und Scannen von einigen Vereinbarungen
pro Monat zu vermeiden? Oder brauchen Sie eine umfassendere Lösung, mit der Sie große Mengen an Unterschriften durchführen können?
Im Abschnitt „Integration in Unternehmens- systeme“ sind unterschiedliche Beispiele für die Bereitstellung von Lösungen
aufgeführt. Die Frage nach dem Unterschriftsvolumen sollte bei der
Implementierung einer Lösung unbedingt als Grundlage dienen.
01. Unterschriftsvolumen
Mit elektronischen Signaturen können Dokumente und Verträge deutlich schneller unterschrieben werden. Sie ermöglichen außerdem eine bequemere Zustimmung zu Transaktionen und ein größeres Angebot an Self-Service- Prozessen über digitale Kanäle. Diese Prozesse können von Personen,
spontanen Events, Transaktionen oder Anwendungen eingeleitet werden. Ein menschlich getriebener Anwendungsfall könnte zum Beispiel die Beantragung eines Privatkredits sein, während ein transaktionaler Anwendungsfall eine
Zahlungstransaktion von Ihrem Bankkonto genehmigt.
Business to Consumer (B2C):
Hierzu gehören Verträge, Anträge (Kreditkarten, Kredite, Versicherungen) und der Verkauf von Gütern und
Dienstleistungen. Bei diesen
Anwendungsfällen entstehen häufig hohe Volumina. Aus diesem Grund werden die notwendigen Dokumente in der Regel von Geschäftsanwendungen im Rahmen eines Workflows automatisch unterschrieben – zum Beispiel Kreditverträge von einem Kreditmanagementsystem. Elektronische Signaturen werden im B2C-Bereich für die Zustimmung zu Transaktionen genutzt, etwa bei Banküberweisungen gemäß PSD2. Diese Vereinbarungen werden normalerweise online oder im Rahmen eines Kiosksystems abgeschlossen.
Business to Business (B2B):
Anwendungsfälle von elektronischen Signaturen sind in diesem Bereich
Kaufverträge, Bestellungen und andere Verträge. In diesen Szenarios bereitet in der Regel eine Vertragspartei ein oder mehrere Dokumente vor, die dann von der anderen Vertragspartei unterschrieben werden müssen. Ein Beispiel hierfür ist
das Lieferkettenmanagement (Supply Chain Management, SCM). Dort ist eine Dokumentation der einzelnen Abschnitte der Lieferkette sehr wichtig, etwa wenn Zulieferer Ware an Produzenten oder Produzenten Ware an Kunden liefern.
Consumer to Consumer (C2C):
Elektronische Signaturen können
üblicherweise auf Papier geschlossene Verträge ersetzen, zum Beispiel beim Verkauf von hochpreisigen Gütern wie gebrauchten Autos. Es gibt dafür Onlineportale, auf denen Nutzer ihre Gebrauchtwagen anbieten können.
Allerdings werden die Kaufverträge meistens immer noch offline auf Papier geschlossen. Elektronische Signaturen können einen Mehrwert sowohl für diese Portale als auch für die Verträge bieten und dafür sorgen, dass die Formalitäten weniger aufwendig sind – sowohl für die Käufer als auch für die Verkäufer.
02. Anwendungsbeispiele
Business to Employee (B2E):
Die digitale Transformation ist auch im Personalwesen angekommen.
Digitale Lösungen kommen in vielen Unternehmen zum Einsatz, um beispielsweise die Prozesse für Bewerbungen, das Onboarding und die Beurteilung von Mitarbeitern
zu optimieren. Das Personalwesen richtet, auch wegen der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), den Fokus auf die Digitalisierung aller Bereiche des Arbeitsverhältnisses – von Unterschriften für Arbeitsverträge und Geheimhaltungsvereinbarungen über Beurteilungen von Mitarbeitern
bis hin zu Änderungen bei der
Tätigkeitsbeschreibung. Das elektronische Unterschreiben dieser Dokumente
bringt nicht nur enorme Zeitersparnis mit sich, sondern verbessert auch den Datenschutz, da sensible Dokumente nicht mehr gedruckt werden müssen.
03. Sicherheit bei der Identitätsfeststellung
Hier geht es darum, wie sicher Sie sich der Identität des Unterzeichners sind. Gemäß der eIDAS-Verordnung gibt es drei
Sicherheitsniveaus. Welches davon erforderlich ist, hängt davon ab, wie vertrauenswürdig die Identität des Unterzeichners sein muss. Die drei Sicherheitsniveaus sind: niedrig, substanziell und hoch. Sie sollten also bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen, welchen Grad der Vertrauenswürdigkeit Sie für Ihre Prozesse benötigen.
So wird die Vertrauenswürdigkeit festgestellt.
Wenn eine Person ein Dokument unterschreibt, wird eine Signatur oder eine Identität in die Vereinbarung
eingefügt. Es gibt mehrere Methoden, um die Identität eines Unterzeichners zu verifizieren und den Vertrag zu unterschreiben:
Versand per E-Mail
Handschriftliches Unterschreiben auf
einem Display
Unterschreiben mit einer digitalen
Identität von Drittanbietern Einmalpasswort
per SMS (SMS- OTP)
Unterschreiben mit Ausweisdokumenten
Versand per E-Mail
Bei vielen Lösungen für elektronische Signaturen wird die Vereinbarung per E-Mail gesendet. In diesem Verfahren ist keine zusätzliche Verifikation der Identität integriert.
Handschriftliches
Unterschreiben auf einem Display
Dieses Verfahren dient in der Regel als Ersatz für die papierbasierte Unterschrift und ist den Nutzern bereits bekannt. Leider bietet diese Methode keine Sicherheit bei der Identitätsfeststellung eines Unterzeichners.Einmalpasswort per SMS (SMS-OTP)
Bei diesem Verfahren wird ein zufällig generierter Code an eine Handynummer versendet. Mit der Eingabe des Codes bestätigt der
Nutzer, dass er den Code erhalten hat.
Auf diese Weise ist zwar nachgewiesen, dass der Unterzeichner im Besitz
des notwendigen Geräts ist, die
Verifikation der Identität ist jedoch nicht gewährleistet. Standardmäßig sind die meisten Smartphones so konfiguriert, dass auf dem Sperrbildschirm eine Vorschau der erhaltenen Nachricht angezeigt wird. Jede Person, die Zugang zu dem Gerät hat, hat daher ebenfalls Zugriff auf den Code. Darüber hinaus gelten SMS nicht als sicherer Kommunikationskanal. Sowohl das NIST (National Institute of Standards and Technology) als auch die EBA (European Banking Association) raten von der Nutzung von SMS-OTPs ab.
Unterschreiben mit einer digitalen Identität von Drittanbietern
Manche Länder – insbesondere
Skandinavien und die Benelux-Länder – verfügen über digitale Identitäten (eIDs), die von Regierungen oder Banken bereitgestellt werden. Mit diesen eIDs lassen sich elektronische Verträge unterschreiben. Sie gelten
als eine der sichersten Methoden, um die Identität eines Unterzeichners zu verifizieren, denn die Identität
der Person wurde im Rahmen der eID-Ausstellung bereits verifiziert.
Auf diese Weise ist die Identität des Unterzeichners beim elektronischen Unterschreiben mit einer eID bekannt.
Unterschreiben mit Ausweisdokumenten
Einige Lösungen für elektronische Signaturen nutzen die Möglichkeit, Ausweisdokumente wie Pässe und Führerscheine zu scannen oder
Dokumente mit der NFC-Technologie auszulesen, um die Identität des
Unterzeichners zu verifizieren. Für die Echtheitsprüfung lässt sich in einigen Fällen das Scannen von Dokumenten mit der Erstellung von Selfies oder kurzen Videosequenzen kombinieren.
Die Ergebnisse dieser Überprüfung sind im unterschriebenen Dokument enthalten.
Methode Benutzerfreundlichkeit Vertrauen in die Identität E-Mail-Versand
SMS OTP
eID
Hoch
Sehr hoch
Hoch
Sehr hoch
Niedrig
Niedrig
Sehr niedrig
Niedrig
Sehr hoch
Sehr hoch
Verschiedene Methoden der Identitätssicherung im Vergleich
Handschriftliches Unterschreiben
Unterschreiben mittels
Ausweisdokumenten
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Art und Weise, wie die Lösung für die elektronische Signatur bereitgestellt werden soll: als integraler Bestandteil in bereits vorhandene Anwendungen und Workflows, als native Erweiterung eines CRM-Systems oder als separates, webbasiertes Portal.
Die Integration in existierende Unternehmensanwendungen ist eine optimale Strategie, wenn Sie die Komplexität reduzieren möchten, das erwartete Unterschriftsvolumen hoch ist und in der Regel keine manuellen Eingriffe vor der Unterschrift erforderlich sind. Beispiele für dieses Szenario wären, wenn Endkunden einen Kreditantrag bei einer Onlinebank stellen, ein Girokonto eröffnen oder ein Auto mieten. In diesen Fällen werden die Vereinbarungen von der Geschäftsanwendung generiert und
die Kunden unterschreiben die Verträge elektronisch.
Die native Erweiterung eines CRM- Systems wie Salesforce oder Microsoft Dynamics ermöglicht es Mitarbeitern Ihren Kunden Verträge und Vereinbarungen über die CRM-Bedienoberfläche zur Unterschrift zu senden. Dadurch ist keine separate Lösung für das elektronische Unterschreiben oder eine zusätzliche Benutzeroberfläche nötig, um den
Signaturprozess zu starten. Dieser Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Verträge und Vereinbarungen mit einem CRM-System vorbereiten.
Ein Portal zum Unterschreiben ist wie ein eigenständiges System, das keine
Integration in Unternehmensanwendungen erlaubt.
Diese Lösungen sind üblicherweise über einen Browser erreichbar und setzen voraus, dass die zu unterschreibenden Dokumente in einer separaten Anwendung wie einem Textverarbeitungsprogramm vorbereitet werden.
04. Integration in Unternehmenssysteme
Ein Portal lässt sich schnell und einfach umsetzen und eignet sich besonders für kleine Unternehmen mit einer geringen
Anzahl an Dokumenten, die elektronisch
unterschrieben werden
sollen.
Des Weiteren sollten Sie auf Folgendes achten:
Können mehrere Dokumente mit einer Unterschrift unterzeichnet werden?
Diese Funktion erleichtert das
Unterschreiben für den Unterzeichner erheblich. Das gilt besonders dann, wenn ein Kunde einen Vertrag und eine zugehörige Datenschutzerklärung gemäß DSGVO unterschreiben muss.
Können mehrere Personen unterschreiben?
In manchen Situationen ist es wichtig, dass die Lösung mehrere Unterzeichner unterstützt. Das trifft beispielsweise zu, wenn Vereinbarungen zwischen
Unternehmen geschlossen werden oder ein Ehepaar einen Kredit für ein Haus aufnimmt. In diesen Fällen reicht die Unterschrift einer Person nicht aus. Eine flexible Lösung für das elektronische Unterschreiben erleichtert den Prozess.
Lassen sich die Verträge zum Unterschreiben weiterleiten?
In vielen größeren Unternehmen gibt es unterschiedliche
Unterschriftsberechtigungen. Daher sollte es die Möglichkeit der sicheren Weiterleitung von Verträgen geben, um bei Vereinbarungen von großem Wert, in einem B2B-Umfeld, die endgültige Zustimmung ohne Risiko einholen zu können.
Bei der Erstellung von digitalen Signaturen kommen digitale Zertifikate zum Einsatz.
Ein digitales Zertifikat ist nur bis zu einem bestimmten Datum gültig. Unabhängig davon lässt sich die Gültigkeit des Zertifikats aber jederzeit widerrufen.
Listen mit den widerrufenen Zertifikaten werden von den Ausstellern geführt. Für die Validierung einer Unterschrift müssen das Ablaufdatum und die Listen mit
den widerrufenen Zertifikaten überprüft werden.
Aber wie lassen sich Unterschriften überprüfen, wenn das Ablaufdatum überschritten ist oder die Listen mit den widerrufenen Zertifikaten nicht mehr verfügbar sind? Digitale Signaturen
basieren auf mathematischen Algorithmen, die durch neue mathematische
Verfahren oder neue Soft- und Hardware
angreifbar sind. Vor zehn Jahren genutzte Algorithmen für digitale Signaturen sind inzwischen nicht mehr sicher.
Außerdem ist es heute leicht, ein
Dokument so zu manipulieren, dass es aussieht, als stamme es von vor zehn Jahren.
Um diese Probleme zu lösen, werden zusätzliche Validierungsdaten zum Dokument hinzugefügt, mit denen die langfristige Überprüfung der Gültigkeit eines Dokuments möglich ist. Dafür werden alle Nachweise wie zum
Beispiel die Listen mit den widerrufenen Zertifikaten von einem qualifizierten
Vertrauensdiensteanbieter (Qualified Trust Service Provider, kurz QTSP) gesammelt und in das unterschriebene Dokument eingebunden. Der QTSP muss dann in regelmäßigen Abständen das Dokument
validieren und das unterschriebene Dokument mit neuen und aktualisierten Algorithmen sichern.
Bei jeder neuen Validierung wird eine neue Sicherheitsschicht zu dem unterschriebenen Dokument hinzugefügt, um die Gültigkeit einer Signatur langfristig überprüfen zu können.
05. Langfristige Gültigkeit von Verträgen
So lange dies regelmäßig durchgeführt wird, gibt es keine Beschränkung, wie lange das unterschriebene Dokument auf seine
Gültigkeit überprüfbar ist.
Es gibt unzählige Lösungen für das elektronische Unterschreiben, die sich für unterschiedliche Anforderungen und Anwendungsfälle eignen.
Deshalb ist es wichtig sich die Frage zu stellen, warum Verträge und
andere Dokumente unterschrieben werden müssen. Eine Unterschrift ist immer eine Form der Zustimmung
– egal, ob es sich um einen Vertrag für ein Hypothekendarlehen, um einen Arbeitsvertrag oder um eine Lieferbestätigung handelt.
Bei elektronischen Signaturen müssen Sie dem Anbieter vertrauen können.
Ein guter Anhaltspunkt hierfür sind Zertifizierungen von unabhängigen Institutionen. Die Europäische Union
führt eine Liste mit qualifizierten
Vertrauensdiensteanbietern (QSTP), auf der die Zertifizierungen der Anbietern einsehbar und überprüfbar sind.
Gute Anbieter von elektronischen Signaturen sind darüber hinaus nach der internationalen Norm für die Informationssicherheit ISO 27001 zertifiziert.
06. Vertrauenswürdigkeit des Anbieters
Die aktuelle Uhrzeit lässt sich
leicht festhalten. Doch wie können Sie sicher sein, dass Uhrzeit
und Datum in einem Dokument vertrauenswürdig sind? In vielen Fällen kann die exakte Erfassung von Uhrzeit und Datum enorm wichtig sein. Wenn es sich bei dem unterschriebenen Dokument zum Beispiel um ein Testament handelt, müssen Sie sicher sein, dass Sie im Besitz der aktuellen
Fassung sind. Stammt die Uhrzeit bei einer Unterschrift von einem Computer, lässt sich diese ganz leicht manipulieren.
Hier ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter notwendig, der die korrekte Uhrzeit auf dieselbe Weise wie die Identität eines Unterzeichners garantiert.
07. Uhrzeit und Datum des Vertrags
Technisch realisiert man das mit einem Zeitstempel,
der ähnlich wie eine Unterschrift zu dem Dokument
hinzugefügt wird. Der QTSP garantiert die Korrektheit
und Vertrauenswürdigkeit des Zeitstempels.
Berücksichtigung folgender Punkte
1. Vertrauenswürdigkeit des Anbieters:
Verfügt der Anbieter über ein
internationales Zertifikat wie das der Europäischen Union für qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter (QTSP)?
2. Wird die Identität des Unterzeichners verifiziert?
3. Lässt sich die Lösung in existierende Anwendungen und Prozesse des
Unternehmens integrieren?
Für die Anerkennung als QTSP ist ein unabhängiges Auditverfahren erforderlich, um sicherzustellen, dass der Anbieter alle Anforderungen der Behörden erfüllt. Die Anforderungen für QTSP sind sehr streng und setzen ein unabhängiges Prüfverfahren voraus.
Die Rechtskräftigkeit von elektronischen Signaturen ist durch die eIDAS-Verordnung sichergestellt. Allerdings sollten
Sie sicherstellen, dass die Lösung für das elektronische Unterschreiben eine zweifelsfreie Feststellung der Identität bietet. Wenn der Endnutzer mit einer eID unterschreibt, können Sie sich tatsächlich sicher sein, mit wem Sie es zu tun haben.
Die Integration in bestehende Anwendungen und Workflows optimiert die Nutzererfahrung und reduziert die Komplexität.
Warum ist das wichtig Ja Nein
10 Fragen, die Sie sich bei der Auswahl einer Lösung für elektronische Signaturen
stellen sollten:
5. Lassen sich Uhrzeit und Datum einer Signatur verifizieren?
Ein Zeitstempel erweitert die elektronische Signatur um ein weiteres Sicherheitsniveau und sorgt dafür, dass keine Zweifel bestehen, wann ein Dokument unterschrieben wurde.
6. Sind die elektronischen Signaturen langfristig gültig?
7. Bietet die Lösung eine optimale Nutzererfahrung?
Besonders bei Dokumenten, die Jahre oder sogar Jahrzehnte gültig sein müssen, ist es essenziell, dass die Lesbarkeit der Signaturen langfristig gewährleistet ist. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Gültigkeit des unterschriebenen Dokuments dauerhaft überprüfbar ist.
Ihre Kunden sollten Verträge und Vereinbarungen auf einem beliebigen Gerät unterschreiben können. Wählen Sie daher eine Lösung, die sämtliche Plattformen unterstützt.
4. Unterschreiben in unterschiedlichen Rechtssystemen: Erlaubt der Anbieter das länderübergreifende Unterschreiben mit verifizierten elektronischen Signaturen?
Um einen effizienten Geschäftsbetrieb sicherzustellen, sollten Sie einen Anbieter wählen, der Sie in allen Märkten unterstützen kann, auf denen Sie derzeit aktiv sind oder in die Sie expandieren möchten.
Berücksichtigung folgender Punkte Warum ist das wichtig Ja Nein
9. Können mehrere Personen unterschreiben?
In manchen Situationen ist es wichtig, dass die Lösung für das elektronische Unterschreiben mehrere Unterzeichner
unterstützt. Das trifft zum Beispiel bei Vereinbarungen zwischen Unternehmen oder auch bei anderen wichtigen Transaktionen zu. In diesen Fällen reicht die Unterschrift einer Person nicht aus. Eine flexible Lösung für das elektronische Unterschreiben erleichtert den Prozess.
10. Lässt sich überprüfen, ob der Unterzeichner die nötigen
Vollmachten besitzt und im Namen des Unternehmens unterschreiben darf?
Bei Lösungen für elektronische Signaturen für Unternehmen kann die Unterschrift mit einer zusätzlichen Abfrage von Attributen gekoppelt werden. Auf diese Weise lässt sich feststellen, ob eine Person die notwendigen Berechtigungen besitzt, um in Namen des Unternehmens unterschreiben zu dürfen. Das erhöht die Sicherheit für Unterschriften.
8. Können mehrere Dokumente gleichzeitig unterschrieben werden?
Diese Funktion erleichtert das Unterschreiben für den
Unterzeichner erheblich. Das gilt besonders dann, wenn ein Kunde einen Vertrag und eine zugehörige Datenschutzerklärung gemäß DSGVO unterschreiben muss.
