Eigenorganisation comfort Musterdokument-Editor
Musterdokument-
Editor
1. Einführung in das Drucken mit KIS... 5
1.1 RTF (Rich Text Format) ... 5
1.2 Werkzeug Microsoft Word... 5
1.3 Makros ... 5
1.4 Weg einer Druckliste von der Anwendung bis zum Drucker ... 6
1.5 Weg einer Rechnung von der Fakturierung bis zum Drucker ... 6
1.6 KIS-Drucksteuerung ... 7
1.7 Verzeichnisse für den KIS-Druck ... 7
2. KIS-Drucklisten... 8
2.1 Welche Drucklisten gibt es ? ... 8
2.2 Zuordnung Drucklisten zu KIS-Anwendungen ... 8
2.3 Keine Drucklisten: Auswertungen mit Auskunftssystem, Fristverlängerungen mit DSS ...11
3. Druckbausteine... 12
3.1 Was ist ein Druckbaustein ?...12
3.2 Zusammensetzung einer Druckliste aus Druckbausteinen...12
3.3 Arten von Druckbausteinen...13
4. Bausteinvarianten... 14
4.1 Was ist eine Bausteinvariante ?...14
4.2 Auf welchen Ebenen können Varianten angelegt werden ?...14
4.3 Automatische Profilauswahl ...14
4.4 Beispiele für Anlagestrategien von Profilen für das Rechnungsmuster ...15
4.5 Manuell zuordenbare Rechnungsmuster (Weitere Muster)...16
5. Musterdokumenteditor... 17
5.1 Musterdokumenteditor...17
5.2 Neue Variante anlegen ...17
5.3 Bestehende Variante ändern ...17
5.4 Übersicht über die angelegten Varianten ...18
5.5 Variante löschen ...18
5.6 Layout einer Variante eines Bausteins ändern ...18
5.7 Layout einer Musterdokument-Variante sichern...18
5.8 Layout einer Musterdokument-Variante einspielen...18
6. Word-Grundlagen und Kenntnisse... 19
6.1 Absätze / Zeilenumbrüche ...19
6.2 Tabulatoren...19
6.3 Tabellenzeilen ...19
6.4 Formatvorlagen ...19
6.5 Textmarken...20
6.6 Textfelder / Positionsrahmen ...20
6.7 Dokumentabschnitte...20
6.8 Kopf- und Fußzeilen ...20
6.9 Grafiken ...21
7. Layout-Bearbeitung mit Word ... 22
7.1 Erzeugung und Bearbeitung der Zwischendatei Layout.rtf ...22
7.2 Bausteine und Bausteingrenzen ...22
3. Druckbausteine
7.4 Datenfelder einfügen, ändern, löschen...23
7.5 Spezialfunktionen für Rechnungsmuster ...23
8. Musterdokument Rechnung ... 24
8.1 Rechnung...24
8.2 Rechnungskopf ...24
8.3 Auftrag ...24
8.4 Rechnungsfuß...24
8.5 Gebührenpositionen...25
8.6 Auftragssummen...25
8.7 Rechnungs-Summenblock...25
8.8 Übertrag-Bausteine...26
8.9 Tabellenkopf...27
9. Musterdokument Gutschrift ... 28
9.1 Gutschrift ...28
9.2 Gutschriftskopf...28
9.3 Gutschriftsauftrag...28
9.4 Gutschriftsfuß ...28
9.5 Gutschriftsposition ...29
9.6 Gutschrifts-Auftragssumme...29
9.7 Gutschrifts-Summenblock ...29
9.8 Übertrag-Bausteine...30
9.9 Tabellenkopf...31
10. Zusatzdokumente zur Rechnung ... 32
10.1 Deckblatt ...32
10.2 Überweisung ...33
10.3 Berechnungsnachweis ...34
11. Ablauf Rechnungsdruck ... 35
11.1 Weg der Rechnung von der Fakturierung bis zum Drucker ...35
11.2 Ablage der Rechnungen am Fileserver ...35
11.3 Abläufe im Makro DsPrint aus der Datevre.dot...36
11.4 Makros in der Anwender.dot...37
12 Einfluß- und Kontrollmöglichkeiten ... 38
12.1 Druckprotokolle ...38
12.2 Druckkontrolle...39
12.3 Weitere Druckeinstellungen...40
13 Tips und Tricks... 42
13.1 Drucksteuerung anhalten...42
13.2 Druck-Spool-Unterverzeichnis finden...42
13.3 Bestimmte Rechnung finden ...42
13.4 Welche Felder gibt es auf der Rechnung ...42
13.5 Menüpunkt in Word einfügen ...44
14. Praxisbeispiele für Änderungen im Layout-Editor ... 45
14.1 Die Symbolleiste im Layout-Editor...45
14.2 Das Menü Musterdokument im Layout-Editor ...48
14.2 Vorbereitende Tätigkeiten...49
14.3 Seitenränder einstellen ...51
14.4 Kopf- und Fußzeile anpassen...52
14.5 Aufbereitet Anschrift einfügen...54
14.6 Die Position und Text des Probedrucktextes für die Rechnung einstellen ...56
14.7 Position des Duplikattextes auf der Rechnung einstellen...57
14.8 Bedingter Text, Tabulatoren und Umbrüche ...59
14.9 Ein Datenfeld, am Beispiel der Teilauftragsbezeichnung, in die Gebührenpositionen einfügen ...62
14.10 Platzhalter für die Rechnungstextdokumente einfügen...66
14.11 Die Summe der Auslagen vor dem Summenblock positionieren...71
14.12 Summenstrich einfügen und ausrichten ...76
14.13 Abstand zwischen den einzelnen Summen ändern ...77
14.14 Schlusstexte für Rechnung, Lastschrift, Überweisung prüfen und ändern ...78
14.15 Anpassung der Unterschriftszeile ...79
14.16 Übertrag auf den Folgeseiten unterhalb der Tabellenüberschrift einfügen ...81
3. Druckbausteine
1. Einführung in das Drucken mit KIS 1.1 RTF (Rich Text Format)
Das ist das verwendete Dateiformat für die KIS-Drucklisten. RTF-Dokumente können von Microsoft Word gelesen und erzeugt werden. In KIS werden die Drucklisten aus einzelnen Bausteinen zusammengesetzt, die jeweils einen Teil eines RTF-Dokuments enthalten. Nur zusammengesetzt ergibt das ein sinnvolles RTF-Dokument, das von Microsoft Word
verarbeitet werden kann.
1.2 Werkzeug Microsoft Word
Für den Ausdruck von KIS-Drucklisten wird Microsoft Word verwendet, im folgenden einfach Word genannt. Im Prinzip wird bei einem KIS-Druck Word gestartet, die Druckliste (das RTF-Dokument) geöffnet und das Dokument gedruckt.
1.3 Makros
Bei jedem Ausdruck einer KIS-Druckliste sind Word-VBA-Makros beteiligt, ohne diese funktioniert der Druck nicht. VBA steht für Visual Basic für Applikationen und ist der Nachfolger für die alten Wordbasic-Makros. VBA ist inzwischen in allen Microsoft-Office- An we ndu ngen enthalten.
Makros für den KIS-Druck sind in folgenden Dateien enthalten, die am Fileserver im Druck-Spool-Verzeichnis liegen:
Drustrg.dot
Enthält die Basis-Makros, die bei jedem KIS-Ausdruck dafür sorgen, dass Word gestartet, das RTF-Dokument geöffnet und gedruckt wird. Word ist dabei nur in der Windows- Symbolleiste als Symbol zu sehen.
Date vre.dot (nur bei Rechnu ngen)
Enthält die Makros für den Rechnungsdruck. Das ist im Wesentlichen ein umfangreiches Makro für das Aufbereiten mehrseitiger Rechnungen (Überträge einfügen). Weitere Aufgaben sind z.B. das Einfügen des Duplikattexts bei Duplikaten oder die Übergabe der Rechnung an das Dokumenten-Management-System (DMS). Auch bei der Rechnungs- Nachbearbeitung sind Makros beteiligt, die in der Datevre.dot liegen.
Bei einfachen Drucklisten ist die Datevre.dot nicht im Einsatz. Die Verknüpfung zur Datevre.dot geschieht dadurch, dass von der Drustrg.dot aus versucht wird, ein bestimmtes Makro aufzurufen. Dieses Makro ist bei Rechnungen vorhanden, weil diese die Datevre.dot als Dokumentvorlage haben.
Einfache Drucklisten haben dagegen die Normal.dot zur Dokumentvorlage und damit wird das Makro nicht aufgerufen. Es ist deshalb sehr wichtig, dass im Rechnungsmuster der Verweis auf die Datevre.dot als Dokumentvorlage nicht verloren geht, ansonsten würde der Rechnungsdruck und auch die Rechnungs-Nachbearbeitung nicht mehr funktionieren.
Das gleiche gilt für die Gutschrift und die Zusatzdokumente zur Rechnung (Deckblatt, Überweisung, Berechnungs-nachweis).
An we nder.dot (optional bei Rechnu n gen)
Die Anwender.dot enthält weitere Makros, die den Rechnungsdruck beeinflussen können, z.B. das Einfügen eines Zahlungsziels auf der Rechnung oder das Festlegen von
Druckerschächten, die bei den verschiedenen Druckarten (Original-, Duplikat- und Probedruck) genommen werden sollen.
Die Anwender.dot muss in das Druck-Spool-Verzeichnis kopiert werden, dann müssen die Module aktiviert werden. Das geschieht durch eine eigene Symbolleiste, die nach dem Öffnen der Anwender.dot erscheint. Meistens sind auch noch spezielle Anpassungen im Rechnungsmuster nötig.
Eine Standard-Anwender.dot wird mit KIS ausgeliefert und liegt am Fileserver im Verzeichnis \IDVS\Druanw.
1.4 Weg einer Druckliste von der Anwendung bis zum Drucker
¾ Die Druckliste wird vom KIS-Anwendungsprogramm als RTF-Dokument erzeugt.
¾ Die Druckliste wird an die KIS-Drucksteuerung übergeben und in das Druck-Spool- Verzeichnis kopiert
¾ Die KIS-Drucksteuerung startet das Werkzeug Word mit der Drustrg.dot mit den Makros
¾ Die Druckliste wird geöffnet und ausgedruckt
¾ Word beendet sich
¾ Am Drucker wird die Liste gedruckt
1.5 Weg einer Rechnung von der Fakturierung bis zum Drucker
¾ Die Rechnung wird von der KIS-Fakturierung als RTF-Dokument erzeugt.
¾ Die Rechnung wird am Fileserver im Rechnungs-Verzeichnis gesichert.
¾ Die Rechnung wird an die KIS-Drucksteuerung übergeben und in das Druck-Spool- Verzeichnis kopiert
¾ Die KIS-Drucksteuerung startet das Werkzeug Word mit der Drustrg.dot mit den Makros
¾ Die Rechnung wird geöffnet
¾ Das Übertragsmakro in der Datevre.dot wird ausgeführt
¾ Eventuell werden Makros in der Anwender.dot ausgeführt
¾ Die Rechnung wird ausgedruckt
¾ Word beendet sich
¾ Am Drucker wird die Rechnung gedruckt
3. Druckbausteine
1.6 KIS-Drucksteuerung
Die KIS-Drucksteuerung wird beim Start des KIS-Arbeitsplatzes geöffnet und bleibt bis zum Schließen des Arbeitsplatzes aktiv.
Die Aufgaben der Drucksteuerung sind:
¾ Druckaufträge von KIS-Programmen entgegennehmen und an das Werkzeug Word weitergeben.
¾ Einstellen des KIS-Standarddruckers.
¾ Kontrolle des Ausdrucks durch Anhalten des Werkzeugs Word oder von einzelnen Druckaufträgen.
¾ Diagnose- und Kontrollfunktionen bei Druckproblemen
1.7 Verzeichnisse für den KIS-Druck
Im folgenden wird angenommen, dass das lokale KIS-Laufwerk C: und das Fileserver- Laufwerk I: ist.
Druck-Te mp-Verzeichnis (Lokal, C:\DATEV\Programm\IDVS\Wkst\IDVS\Drutmp) Hier werden die RTF-Drucklisten erzeugt, bevor sie an die Drucksteuerung übergeben werden. Auch Rechnungen, die mit der Rechnungs-Nachbearbeitung geöffnet werden, liegen für die Dauer der Bearbeitung hier. Das Verzeichnis liegt lokal, so dass jeder sein eigenes hat.
Druck-Spool-Verzeichnis (Fileserver, I:\DATEV\Daten\IDVS\Druspool)
Das ist das Arbeitsverzeichnis der KIS-Drucksteuerung, in das Druckaufträge gestellt werden. Es liegt auf dem Fileserver und enthält ein Unterverzeichnis für jeden KIS-User.
Im Hauptverzeichnis liegen die Makrodateien Drustrg.dot, Datevre.dot und optional die Anwender.dot.
Druckbausteine-Verzeichnis (Fileserver, I:\DATEV\Daten\IDVS\Drubst) Hier sind alle Musterdokument-Bausteine mit ihren Varianten abgelegt.
Rechnu ngs-Verzeichnis (Fileserver, I:\DATEV\Daten\IDVS\Rtfsrv)
Hier werden die von der Fakturierung erzeugten Rechnungen und Gutschriften mit den Zusatzdokumenten Deckblatt, Überweisung und Berechnungsnachweis abgelegt.
Arbeitsverzeichnis Musterdoku me nteditor (Lokal, C:\DATEV\Programm\IDVS\Wkst\IDVS\DTE)
Hier wird die Layout-Datei Layout.rtf erzeugt, wenn ein Musterdokument zur Bearbeitung geöffnet wurde.
Die lokalen Verzeichnisse werden ab KIS 6.0 woanders liegen (im Windows-Temp- Verzeichnis, bzw. im Windows-Temp-Verzeichnis des Users), weil unter den neueren Betriebssystemen ein einfacher User (nicht Administrator) normalerweise in das
\DATEV\Programmverzeichnis nichts schreiben darf.
2. KIS-Drucklisten
2.1 Welche Drucklisten gibt es ?
In KIS gibt es derzeit etwa 90 Drucklisten, die sich auf etwa 30 Anwendungen verteilen.
Die meisten Anwendungen enthalten einen Menüpunkt Fensterinhalt drucken, der sich auf das aktive Fenster bezieht. Danach wird der Ausdruck mit Hilfe der zugehörigen
Druckliste gestartet.
2.2 Zuordnung Drucklisten zu KIS-Anwendungen
Das Musterdokument, aus der die Druckliste erstellt wird, findet man im
Musterdokumenteditor über den Namen der Anwendung und die Bezeichnung der Liste.
Hier ist eine Übersicht über alle KIS-Drucklisten (Stand KIS 5.0):
Rechnungsschreibung Fakturierung FKT Rechnung
Gutschrift Deckblatt
Berechnungsnachweis Überweisung
Rechnungsübersicht (Kontrollblatt) Mandant, Mitarbeiter Mandantenverwaltung MDT
Mandanten-Stammblatt
Mitarbeiterverwaltung MIT Mitarbeiterstammblatt
3. Druckbausteine
Mandantenauftrag AUF Auftragssummenübersicht
Auftragssummenübersicht_II Auftragsüberblick
Aufwandsgesamtsicht Aufwandsüberblick Gebührenüberblick
Honorarvereinbarungsüberblick Mandantennotiz
PlanIstVergleich Positionsüberblick
StatusAbrechnungAuftrag StatusAbrechnungAuftragV StatusAbrechnungGesamt StatusAbrechnungGesamtV StatusAbwicklungAuftrag StatusAbwicklungGesamt StatusAkte
Auftragsarten AAG Auftragsartengruppen
Auftragsartengruppen_II
Standardauftrag SAU Mandantenauftragspositionsüberblick
Mandantenauftragsüberblick Notiz
Standardauftragsauswahl
Verwaltungsauftragspositionsüberblick Verwaltungsauftragsüberblick
Rund um den Auftrag
Verwaltungsauftrag VwA Auftragsüberblick
Aufwandsgesamtsicht Notiz
PlanIstVergleich Positionsüberblick
StatusAbwicklungAuftrag StatusAkte
Statusabwicklunggesamt
Bestandspflege APF Protokoll
Standard-Bearbeitungsstände SBS Standardbearbeitungsstände
Aufwandserfassung Standard Aufwandspositionen AWA AufwandspositionMaterialAuslagen
AufwandspositionZeit
Standardaufwandspositionen
Zeiten/Materialien/Auslagen ZMA
Erfasste_Mandanten_Aufwandsbuchungen Erfaßte_Verwaltungs_Aufwandsbuchungen
Gesamtprotokoll_Datum Massendatenerfassung Massendatenerfassung_II Mitarbeiterprotokoll
SätzeAuskontrollZentrum SätzeAusvorerfassungsModul
Kontrollzentrum UHR Stoppuhr_Liste_Einzelmessung
Stoppuhr_Liste_Messeintrag Stoppuhr_Liste_Summen Stoppuhr_Liste_Tagesprotokoll
Schnittstellen Schnittstelle Fibu/OPOS DEB Offene_Buchungssätze
Schnittstelle PC Zahlungsverkehr ZAV Zahlungssätze
Mitarbeitereinsatzplanung Kapazitätsplanung KAP Ausgewählte_Aufträge
Teilauftragsliste
Mitarbeiterkalender MKL Mitarbeiterkalender
Niederlassungskalender NKL Niederlassungskalender
Standard-Qualifikationsmerkmale SQM Standardqualifikationsmerkmale
Standard-Arbeitszeitmodelle SAM Standardarbeitszeitmodelle
Standard-Fehlzeiten SFZ Standardfehlzeiten
3. Druckbausteine
Kostenstellen, Niederlassungen, Sachgebiete
Kostenstellen KST Kostenstellen
Kostenstellen_II
Niederlassungen NLG Niederlassungsgruppen
Niederlassungsgruppen_II
Sachgebiete SGR Sachgebietsgruppen
Sachgebietsgruppen_II
Allgemeines Allgemeine Listen KIS KIS Auftragsinfo
Filterausdruck
Mandantenauftragsauswahl StrukturInfo
Verwaltungsauftragsauswahl
Arbeitsplatz HST Notiz
Sonstiges Musterdokument-Editor DTE
VariantenNachSuchprofil VariantenZuBaustein WeitereMuster
Standard-Druckgutverwaltung
SDR Standarddruckgutverwaltung
Erstbestückung KIS IMP Auftraege
Honorarvereinbarungen Vorschuesse
Der Kurzname (z.B. FKT) wird intern im Programm verwendet. Zum Beispiel sind die Musterdokumente der Fakturierung im Druckbausteine-Verzeichnis im Unterverzeichnis
\FKT abgelegt.
2.3 Keine Drucklisten: Auswertungen mit Auskunftssystem, Fristverlängerungen mit DSS
Der Druck von Auswertungen über das Auskunftssystem und der Druck über die DATEV-Schnittstelle zu Word (DSS) werden nicht behandelt (In KIS werden im Moment Fristverlängerungen mit Hilfe der DSS gedruckt). Das sind völlig andere Druckverfahren, die mit den KIS-Drucklisten nichts zu tun haben.
3. Druckbausteine
3.1 Was ist ein Druckbaustein ?
Eine KIS-Druckliste wird aus Druckbausteinen zusammengesetzt. Ein Druckbaustein stellt einen Teil des gesamten RTF-Dokuments dar. Er enthält ein RTF-Stück, das das Layout bestimmt und Informationen über die Felder, die im Baustein eingefügt werden können.
3.2 Zusammensetzung einer Druckliste aus Druckbausteinen
Zusammengesetzt aus den für die Druckliste benötigten Bausteinen ergibt sich ein komplettes RTF-Dokument, das mit Word gedruckt werden kann. Im Musterdokument sind alle Bausteine enthalten, die überhaupt in der Druckliste vorkommen können.
Beispiel Musterdokument Auftragsartengruppen:
Dies ist ein sehr einfaches Musterdokument, das nur aus zwei Bausteinen besteht. Der Baustein Auftragsartengruppen ist der Rahmenbaustein, der bei einem Ausdruck nur einmal vorhanden ist. Er enthält die grundsätzlichen Layout-Einstellungen für die Druckliste wie Papierformat oder die Kopf- und Fußzeile und die Überschrift für die Zeilen mit den Auftragsartengruppen.
Der Baustein Auftragsartengruppenzeile ist ein Unterbaustein, der pro vorhandener Auftragsartengruppe einmal in die Druckliste eingefügt wird.
Beispiel Musterdokument Rechnung (vereinfacht):
3. Druckbausteine
Die Rechnung besteht aus Rechnu ngskopf, Rechnungs mittelteil und Rechnu ngsfuß. Der Rechnu ngs m ittelteil enthält die Aufträge (Wiederholbaustein Auftrag) und die
Rechnungssummenbausteine. Die Aufträge enthalten wiederum die einzelnen Gebührenpositionen.
Die Gebührenpositionen sind ein Beispiel für Bausteine, die im Musterdokument vorhanden sind, die aber beim Druck einer konkreten Rechnung nicht alle vorkommen müssen.
Im Rechnu n gsfuß sind neben den Schlusstextbausteinen noch die Übertragsbausteine enthalten. Diese bestimmen das Aussehen der Überträge bei mehrseitigen Rechnungen.
Die Bausteine Rechnu n gskopf und Rechnu ngsfuß haben nichts mit den Kopf- und Fußzeilen von Word zu tun! Diese sind normalerweise im obersten Baustein eines Musterdokuments, z.B. im Baustein Rechnung, enthalten.
3.3 Arten von Druckbausteinen Mussbaustein
Baustein, der auf jeden Fall in der Druckliste vorkommt.
Beispiel: Bausteine Rechnung, Rechnungskopf, Rechnungsfuß
Optionaler Baustein
Baustein, der in der Druckliste vorkommen kann, aber nicht muss.
Beispiel: Gebührenpositions-Bausteine in der Rechnung
Wiederholbaustein
Baustein, der in der Druckliste öfter als einmal eingefügt sein kann.
Beispiel: Auftrags-Baustein in der Rechnung
4. Bausteinvarianten
4.1 Was ist eine Bausteinvariante ?
Von jedem Musterdokument, ja sogar von jedem einzelnen Baustein eines
Musterdokuments, lassen sich Varianten anlegen, in denen das Layout verändert werden kann.
4.2 Auf welchen Ebenen können Varianten angelegt werden ?
Die Varianten können auf folgenden Ebenen (Profilen) angelegt werden:
Profil Beschreibung / Gültigkeitsbereich
Standard Standardmäßig mit KIS ausgelieferte Bausteinvarianten.
Kanzlei Kanzleiweit gültige Bausteinvarianten.
Spezial Bausteinvarianten mit einem speziellen Gültigkeitsbereich:
• Unternehmen Bestimmtes Unternehmen
• Niederlassung Bestimmte Niederlassung (zu einem Unternehmen)
• Sachgebiet Bestimmtes Sachgebiet (zu einem Unternehmen)
• Auftragsart Bestimmte Auftragsart
4.3 Automatische Profilauswahl
Beim Ausdruck wird beim Zusammensetzen der Druckliste automatisch für jeden Baustein die Bausteinvariante gewählt, die am besten passt. Gibt es eine passende Spezial- Variante, wird diese verwendet. Gibt es keine, wird die Kanzlei-Variante des Bausteins verwendet. Fehlt auch diese, wird die DATEV-Standard-Variante herangezogen.
Die Spezialprofile sind nur beim Rechnungsdruck sinnvoll, weil hier der zu Grunde liegende Auftrag zu der Rechnung alle Profilmerkmale (Unternehmen, Niederlassung, Sachgebiet und Auftragsart) hat.
Bei den einfachen Drucklisten wird nur die Kanzlei-Variante angezogen, Spezial-Varianten werden ignoriert.
Bei einem KIS-Update werden momentan alle einfachen Drucklisten neu eingespielt, das heißt, dass individuelle Varianten dieser Listen verloren gehen. Um diese zu retten, müssen sie vor dem Update im Musterdokumenteditor über Bearbeiten/Layout sichern gesichert und können nach dem Update mit Bearbeiten/Layout einspielen wieder eingespielt werden.
Die Rechnungsmuster bleiben beim Update aber erhalten.
4. Bausteinvarianten
4.4 Beispiele für Anlagestrategien von Profilen für das Rechnungsmuster Anforderun g:
Alle Rechnungen der Kanzlei sollen gleich aussehen.
Lösung:
Es wird ein Rechnungsmuster auf Kanzleiebene angelegt, in dem alle Anpassungen vorgenommen werden.
Anforderun g:
Die Kanzlei besteht aus zwei verschiedenen Unternehmen, die Rechnungen unterscheiden sich aber nur im Briefkopf.
Lösung:
Zunächst wird ein Muster auf Kanzleiebene angelegt, in dem die allgemein gültigen Änderungen vorgenommen werden. Ausgehend von dem Kanzlei-Muster werden dann Muster für die beiden Unternehmen angelegt. In diesen Mustern ändert man dann den Briefkopf ab und speichert nur die Bausteine Rechnung und Rechnungskopf.
Anforderun g:
Die Kanzlei möchte verschiedene Rechnungen für bestimmte Auftragsarten.
Lösung:
Zunächst wird ein Muster auf Kanzleiebene angelegt, in dem die allgemein gültigen Änderungen vorgenommen werden. Dieses Muster sollte der am häufigsten verwendeten Auftragsart entsprechen.
Ausgehend von dem Kanzlei-Muster werden dann Muster für die Auftragsarten angelegt, bei denen die Rechnung anders aussehen muss. Bei diesem Modell sollten wenn möglich bei den Spezial-Mustern nur die Bausteine gespeichert werden, bei denen Veränderungen gemacht wurden (z.B. in den Gebührenpositionen). Das hat den Vorteil, dass wenn eine Änderung am Briefkopf notwendig ist, diese nur im Kanzlei-Muster vorgenommen werden muss.
Bei wachsenden Anforderungen (z.B. mehrere Unternehmen, mehrere Niederlassungen und jeweils unterschiedliche Auftragsarten) sind entsprechend mehr Spezial-Muster einzurichten.
Es sollten nicht zu viele Spezialisierungen gemacht werden (z.B. Niederlassung und Sachgebiet), weil dann schnell der Überblick verloren gehen kann.
4.5 Manuell zuordenbare Rechnungsmuster (Weitere Muster)
Neben den normalen Bausteinvarianten, die beim Druck automatisch verwendet werden, gibt es für den Rechnungsdruck die Möglichkeit, weitere Muster anzulegen, die erst vor dem Ausdruck manuell zugeordnet werden (In der Fakturierung unter
Druckmuster/Druckmuster zuordne n, wenn Aufträge ausgewählt wurden).
Diese Möglichkeit besteht nur für die Musterdokumente der Fakturierung: Rechnung, Gutschrift, Deckblatt, Berechnungsnachweis und Überweisung.
Damit ist es möglich, Rechnungsmuster anzulegen, die nur in besonderen Ausnahmefällen verwendet werden sollen. Wird in der Fakturierung kein Druckmuster zugeordnet, werden beim Druck die normalen Bausteinvarianten verwendet.
Deckblatt, Berechnungsnachweis und Überweisung sind eigene Musterdokumente, die aber als Zusatzdokumente zusammen mit der Rechnung gedruckt werden. Benötigt man zu einem weiteren Rechnungsmuster (z.B. mit Musternummer 17) auch ein dazu passendes Zusatzdokument, so muss dieses auch mit der selben Musternummer 17 angelegt werden!
5. Musterdokumenteditor
5. Musterdokumenteditor 5.1 Musterdokumenteditor
Der Musterdokumenteditor ist das Werkzeug im KIS, um Bausteinvarianten zu pflegen.
Bausteinvarianten können neu angelegt, verändert oder gelöscht werden.
Das Layout der Bausteine wird mit Hilfe von Word bearbeitet.
Der Musterdokumenteditor ist normalerweise im Ordner Sach mittel zu finden.
5.2 Neue Variante anlegen
¾ Mit Musterdoku me nt/Neu das Musterdokument, Quell- und Zielprofil auswählen.
¾ Im Word-Teil das Layout des Bausteins ändern.
¾ Nachdem das Musterdokument ausgewählt wurde, wird eine Zwischendatei Layout.rtf erzeugt, die nun mit Word bearbeitet wird. Änderungen werden zunächst nur in die Zwischendatei übernommen.
¾ Layout in Word speichern und Word schließen.
¾ In der Bausteinliste den Baustein als verändert markieren (Bearbeiten/Variante(n) ändern).
¾ Mit Musterdoku me nt/Speichern die neuen Bausteinvarianten abspeichern.
Wenn nach Musterdokum e nt/Neu Bausteine in der Bausteinliste nicht auswählbar sind, heißt das, dass für diese Bausteine bereits Varianten mit dem gewählten Zielprofil
vorhanden sind. Es soll verhindert werden, dass die vorhandenen Varianten aus Versehen überschrieben werden. Diese Varianten müssen mit Musterdoku me nt/Öffnen bearbeitet werden.
5.3 Bestehende Variante ändern
¾ Mit Musterdoku me nt/Öffnen das Musterdokument und das Profil auswählen.
¾ Im Word-Teil das Layout des Bausteins ändern.
¾ Layout in Word speichern und Word schließen.
¾ In der Bausteinliste den Baustein als verändert markieren (Bearbeiten/Variante(n) ändern).
¾ Mit Musterdoku me nt/Speichern die geänderten Bausteinvarianten abspeichern.
Wenn nach Musterdokum e nt/Öffnen Bausteine in der Bausteinliste nicht auswählbar sind, heißt das, dass für diese Bausteine noch keine Varianten mit dem gewählten Profil
vorhanden sind. Diese Varianten müssen erst mit Musterdokum e nt/Neu angelegt werden und können dann über Musterdokum e nt/Öffnen bearbeitet werden.
5.4 Übersicht über die angelegten Varianten
¾ Mit Musterdoku me nt/Variantenübersicht das Musterdokument auswählen.
¾ Anzeigen der vorhandenen Bausteinvarianten mit den verschiedenen Ansichtsfenstern
5.5 Variante löschen
¾ Variantenübersicht öffnen.
¾ In den Ansichtsfenstern können die Varianten selektiert und dann gelöscht werden.
Achtung: Es erscheint keinerlei Sicherheitsabfrage vor dem Löschen!
5.6 Layout einer Variante eines Bausteins ändern
¾ Musterdokument öffnen.
¾ Mit Anzeige/Layout den Word-Teil zur Layoutbearbeitung öffnen.
¾ In Word die Anpassungen des Layouts des Bausteins vornehmen.
¾ In Word speichern.
¾ Word schließen.
¾ In der Bausteinliste den Baustein zum Ändern markieren mit Bearbeiten/Variante ändern
¾ Den markierten Baustein speichern mit Musterdoku me nt/Speichern
5.7 Layout einer Musterdokument-Variante sichern
¾ Musterdokument öffnen
¾ Mit Bearbeiten/Layout sichern die komplette Layout-Datei unter einem beliebigen Pfad und Dateinamen sichern
Die gesicherte Layout-Datei darf außerhalb des Musterdokumenteditors angesehen, aber nicht verändert werden. Dabei könnte die Dokumentvorlage verloren gehen und es fehlen die Unterstützungs- und Schutzmöglichkeiten des Musterdokumenteditors.
5.8 Layout einer Musterdokument-Variante einspielen
¾ Musterdokument öffnen
¾ Mit Bearbeiten/Layout einspielen die gesicherte Layout-Datei einspielen
¾ Die Bausteine in der Bausteinliste als verändert markieren, für die das eingespielte Layout übernommen werden soll.
¾ Die markierten Bausteine speichern mit Musterdoku me nt/Speichern
6. Word-Grundlagen und Kenntnisse
6. Word-Grundlagen und Kenntnisse 6.1 Absätze / Zeilenumbrüche
Drückt man in Word die Return-Taste, wird ein neuer Absatz erzeugt, mit Umschalt-Taste und Return-Taste wird eine neue Zeile im selben Absatz begonnen. Zu beachten ist, dass es Formatierungen gibt, die sich auf einen kompletten Absatz beziehen, zum Beispiel die Absatz-Formatvorlage oder der Abstand von Tabulatoren.
6.2 Tabulatoren
Tabulatoren sind eine Möglichkeit, Texte auszurichten. Sie werden mit For mat/TAB-Stopp oder einfacher im horizontalen Lineal von Word eingestellt. Das Einstellen der
Tabulatoren wirkt auf den gesamten Absatz, in dem der Cursor gerade steht. In den Gebührenpositionen des Rechnungsmusters wird ausgiebig von Tabulatoren Gebrauch gemacht.
6.3 Tabellenzeilen
Eine andere Möglichkeit, Texte auszurichten, sind Tabellenzeilen. Anstatt mit For mat/Spalten mehrspaltigen Text zu verwenden, sollte eine entsprechende Tabelle verwendet werden. Gebührenpositionen im Rechnungsmuster können auch als Tabellenzeilen formatiert werden.
6.4 Formatvorlagen
Durch Formatvorlagen, die unter For mat/Form at v orlage gepflegt werden, lassen sich häufig verwendete Formatierungen zusammenfassen. Es gibt Absatz- und Zeichenbezogene
Formatvorlagen.
Das Format eines Textes wird zunächst durch die Absatz-Formatvorlage bestimmt. Durch eine Zeichen-Formatvorlage und schließlich durch weitere, eigene Nachformatierungen kann es angepasst werden.
Große Teile des Rechnungsmusters sind mit speziellen Absatz-Formatvorlagen formatiert, insbesondere die Gebührenpositionen und der Rechnungssummenblock. Diese dürfen bei Anpassungen am Muster nicht verloren gehen, ansonsten kann es zu Problemen beim Rechnungsdruck kommen, weil das Übertrag-Makro zum Beispiel die Gebührenpositionen nicht mehr erkennt.
Zeichen-Formatvorlagen können verwendet werden, um Textteile eines Absatzes anders zu formatieren als den Absatz selbst. Sie überschreiben praktisch für den markierten Text die Absatz-Textformatierungen. In KIS werden Zeichen-Formatvorlagen im Zusammenhang mit der Anwender.dot verwendet, um bestimmte Felder im Rechnungsmuster zu
markieren.
6.5 Textmarken
Mit Textmarken können Teile eines Dokuments markiert und mit einem Namen versehen werden. Mit Einfügen/Text marke wird der Bereich, der im Dokument gerade selektiert ist, mit einer Textmarke versehen. Mit Bearbeiten/gehe zu/Textm arke kann man zu einer vorhandenen Textmarke springen. Eine bestimmte Textmarke kann im Dokument nur einmal vorhanden sein.
In KIS sind im Rechnungsmuster der Tabellenkopf und die Übertragbausteine mit Textmarken versehen, weil diese beim Rechnungsdruck durch das Übertrag-Makro ausgeschnitten werden.
Außerdem werden Textmarken im Zusammenhang mit der Anwender.dot verwendet, um bestimmte Felder oder Einfügestellen zu markieren.
6.6 Textfelder / Positionsrahmen
Ein Textfeld wird verwendet, um Text an einer festen Position der Seite anzuzeigen, zum Beispiel die Empfängeradresse eines Briefes für einen Fensterbriefumschlag. Das Textfeld wird mit Einfügen/Textfeld eingefügt und danach weiter formatiert durch For mat/Textfeld, nachdem das Textfeld selektiert wurde.
Im Rechnungsmuster wird ein Textfeld für die Mandantenadresse verwendet, allerdings findet man in vielen älteren Mustern stattdessen einen Positionsrahmen, das ist der Vorläufer des Textfelds in Word.
Sehr wichtig ist bei einem Textfeld, dass es einen Anker besitzt. Dieser muss im
Rechnungsmuster für das Adress-Textfeld im Baustein Rechnungskopf liegen und sollte auch verankert sein, das heißt der Anker kann nicht mehr im Text verschoben werden.
Dadurch wird sichergestellt, dass das Textfeld zusammen mit dem richtigen Baustein erscheint und die Felder des Bausteins im Textfeld verfügbar sind.
6.7 Dokumentabschnitte
In einem Word-Dokument kann mit Einfügen/Manueller Wechsel/Abschnitts wechsel ein neuer Dokument-Abschnitt begonnen werden. Das ist notwendig, wenn man
unterschiedliche Seiteneinstellungen oder verschiedene Kopf- und Fußzeilen für Teile des Dokuments einrichten will. Im Rechnungsmuster sollte man das jedoch nicht tun, denn genau das wird durch das Übertrag-Makro gemacht: Für jede Seite der Rechnung wird ein neuer Abschnitt begonnen.
In vielen älteren Rechnungsmustern ist im Rechnungskopf ein fortlaufender
Abschnittswechsel enthalten, weil zweispaltiger Text verwendet wird. Dieser kann vom Übertrags-Makro verarbeitet werden, weitere Abschnittswechsel dürfen jedoch nicht enthalten sein.
6.8 Kopf- und Fußzeilen
Die Kopf- und Fußzeilen eines Dokuments werden pro Dokumentabschnitt eingestellt oder für das ganze Dokument. Unter Datei/Seite einrichten/Seitenlayout kann eingestellt werden, ob die Kopf- und Fußzeile auf der ersten Seite anders aussehen soll.
6. Word-Grundlagen und Kenntnisse
Nicht verwechseln darf man die Kopf- und Fußzeilen mit den Bausteinen Rechnu n gskopf und Rechnun gsfuß des Rechnungsmusters. Die Kopf- und Fußzeilen sind tatsächlich Bestandteil des Rahmenbausteins Rechnu ng.
6.9 Grafiken
Mit Einfügen/Grafik/Aus Datei lässt sich eine beliebige Grafik in ein Word-Dokument einfügen.
Man kann die Grafik fest in das Dokument einfügen oder nur eine Verknüpfung zu der Grafik, das heißt es wird nur ein Verweis auf die Grafik-Datei eingefügt.
Fügt man eine Grafik in ein RTF-Dokument ein, kann dieses sehr groß werden. Es wird daher für das Rechnungsmuster empfohlen, entweder mit verknüpften Grafiken zu arbeiten, oder durch Reduzierung der Farbtiefe der Grafik (manchmal genügt schwarz- weiß) eine akzeptable Größe des Rechnungsmusters zu erreichen.
Zur Verdeutlichung: Ein Rechnungsmuster ohne Grafik ist vielleicht 100 Kilobyte (ca.
100.000 Zeichen) groß, mit fest eingefügter Grafik kann die Größe schnell auf einige Megabyte anwachsen (einige Millionen Zeichen).
Bei verknüpften Grafiken gibt es ein anderes Problem: Die Grafik muss genau in der Größe vorliegen, in der sie ausgedruckt werden soll. Weil das aber selten der Fall sein dürfte und die Größenveränderung einer Grafik mit Qualitätsverlust einhergeht, ist die einzige
Möglichkeit die Erstellung einer Grafik im WMF-Format (Windows Metafile-Format) oder EMF-Format (Enhanced Metafile-Format) in der richtigen Größe.
Das Besondere an diesen Grafik-Formaten ist, dass die Grafik zusammen mit der Information, wie groß sie dargestellt werden soll, gespeichert ist.
7. Layout-Bearbeitung mit Word
7.1 Erzeugung und Bearbeitung der Zwischendatei Layout.rtf
Nach dem Öffnen des Musterdokuments wird die Datei Layout.rtf im lokalen
Arbeitsverzeichnis des Musterdokumenteditors erzeugt. Diese Datei enthält alle Bausteine des Musterdokuments und kann nun durch Anzeige/Layout mit Word bearbeitet werden.
Änderungen am Layout werden durch Word nur in der Datei Layout.rtf gespeichert. Um die Layoutänderungen endgültig in die Druckbausteine zu übernehmen, müssen die
Bausteine in der Bausteinliste mit Bearbeiten/Variante(n) ändern markiert werden und diese mit Musterdoku me nt/Speichern gespeichert werden.
7.2 Bausteine und Bausteingrenzen
Die Bausteine im Musterdokument werden durch besondere Felder begrenzt, die
Bausteinmarken genannt werden und normalerweise verborgen sind. Jeder Baustein besitzt eine Start- und eine Endemarke.
Schaltet man mit Extras/Optionen/Ansicht/Form atierungszeichen Alle ein, sieht man zwischen den farbigen Bausteininhalten Zeilen mit einer schwarzen Absatzmarke. Diese enthalten die Bausteinmarken. Mit Extras/Optio ne n/Ansicht/Feldfunktionen sieht man sie ganz genau.
Mit der [Umschalt]- und [F9]-Taste lässt sich eine einzelne Bausteinmarke anzeigen.
Die Bausteinmarken sind wichtig für das spätere Zerlegen der Layout-Datei in die einzelnen Bausteine. Fehlt so eine Marke, kann das Dokument nicht zerlegt und somit keine Änderung endgültig in die Druckbausteine übernommen werden.
Die Bausteinmarken dürfen nicht verändert oder gelöscht werden, das gilt auch für die jeweilige Absatzmarke hinter der Bausteinmarke. Zum Glück sind die Bausteinmarken selbst vor Änderungen und Löschungen geschützt.
Man sollte bei der Layout-Bearbeitung auf jeden Fall die Absatzmarken einschalten und bei Arbeiten an den Rändern von Bausteinen mit der [Umschalt]- und [F9]-Taste eventuell die eingrenzenden Bausteinmarken sichtbar machen.
7.3 Arbeiten mit der Symbolleiste
Eine spezielle Symbolleiste erleichtert das Arbeiten im Layout des Musterdokuments sehr.
Es wird angezeigt, in welchem Baustein man sich befindet (wo die Schreibmarke steht) und auf welchem Datenfeld. Ist man an einer freien Stelle, lässt sich ein in diesem Baustein mögliches Datenfeld einfügen. Weiterhin können Datenfelder mit einem bestimmten Format und mit Zeilenumbrüchen, Tabulatoren und Texten verknüpft werden, das heißt diese werden in der Druckliste nur gemacht, wenn auch das Datenfeld gefüllt ist. Diese Funktionen ersetzen praktisch die Menübefehle unter Musterdoku me nt/Datenfeld..., über die sich auch die Datenfelder bearbeiten lassen.
Schließlich gibt es noch eine Funktion gehe zu Baustein, mit der man zu einem bestimmten Baustein des Musterdokuments springen kann und eine Dokument-Prüfungs-Funktion, die feststellt, ob eine Bausteinmarke gelöscht wurde.
8. Musterdokument Rechnung
7.4 Datenfelder einfügen, ändern, löschen
Zum Einfügen eines Datenfelds setzt man die Schreibmarke an die gewünschte Stelle und wählt dann das Datenfeld aus der Auswahlliste in der Symbolleiste aus. Danach wählt man das richtige Format für das Datenfeld aus, für Textfelder normalerweise Default oder XXXX, für Betragsfelder V99999999,99 (Mit Vorzeichen, bis zu 8 Vorkomma- und 2 Nachkommastellen).
Die angebotenen Zeitformate werden im Moment nicht unterstützt.
Eventuell soll das Datenfeld mit einem Text verknüpft werden, der nur dann erscheinen soll, wenn das Feld auch einen Inhalt hat. Oder es soll in einer neuen Zeile stehen, wenn es keinen Inhalt hat, soll aber keine Leerzeile erscheinen, dann muss es mit einem
Zeilenumbruch vor dem Feld verknüpft werden. Beispiele für solche Verknüpfungen lassen sich in den Gebührenpositionen des Rechnungsmusters finden oder in der Auftrags-
Kopfzeile.
Zum Löschen eines KIS-Datenfelds selektiert man dieses und drückt die Entf-Taste oder wählt die Funktion Musterdoku me n t/Datenfeld löschen.
7.5 Spezialfunktionen für Rechnungsmuster
Unter dem Menü Musterdokument gibt es noch ein paar spezielle Funktionen, die sich auf den Rechnungsdruck beziehen:
Musterdokum e nt/Duplikattext einstellen, bz w. anzeigen
Die Lage des Duplikattextes auf den Rechnungsseiten und das Aussehen des Textes kann hier eingestellt werden. Normalerweise wird der Duplikattext in der Nähe des
Tabellenkopfes eingefügt. Die Duplikattexte selbst sind jedoch in der Niederlassungsverwaltung hinterlegt.
Musterdokum e nt/Probedrucktext einstellen, bzw. anzeigen
Es kann ein Text vergeben werden, der bei Probedrucken auf die Rechnungsseiten aufgedruckt wird. Ähnlich wie beim Duplikattext kann auch hier die Lage und das Aussehen des Textes eingestellt werden. Es kann auch das aktuelle Datum im Text ausgegeben werden.
Musterdokum e nt/Tabellenkopf
Der Tabellenkopf ist die Überschrift über den Gebührenpositionen. Er wird gewöhnlich vom Übertrag-Makro ausgeschnitten und auf jeder Folgeseite oben eingefügt. Wenn auf der letzten Seite keine Gebührenpositionen mehr kommen, wird jedoch nur eine waagrechte Linie eingefügt.
Mit dieser Funktion kann man das Einfügen dieser Linie ausschalten, wenn diese nicht gewünscht wird.
Musterdokum e nt/Hintergrundgrafik einstellen, bz w. anzeigen
Diese Funktion gibt es nur für das Musterdokument Über weisung. Es kann eine bestimmte Grafik hinterlegt werden, die dem Aussehen der gedruckten Überweisung entspricht. Dann können die Datenfelder entsprechend der Grafik ausgerichtet werden. Fehlt diese
Hinterlegung, wird die Datei Grafik.bmp im Arbeitsverzeichnis des Musterdokuments angezeigt.
8. Musterdokument Rechnung 8.1 Rechnung
Im Rahmenbaustein Rechnu ng werden allgemeine Formateinstellungen wie z.B.
Seitenränder und alle Kopf- und Fußzeilen des Dokuments gespeichert. Wenn
Formatvorlagen verändert oder angelegt werden, muss ebenfalls der Baustein Rechnu ng gespeichert werden.
8.2 Rechnungskopf
Der Baustein Rechnu ngskopf enthält normalerweise die Mandantenadresse innerhalb eines Textfeldes oder Positionsrahmens. Die Adresse kann durch Einzelfelder gebildet werden oder durch das Feld Anschrift, das die aufbereitete Anschrift aus der Mandantenverwaltung enthält.
Früher war der Text im Rechnungskopf zweispaltig, was einen fortlaufenden
Abschnittswechsel erforderlich machte. Besser ist es, die Anschrift in einem Textfeld unterzubringen und den Text, der rechts davon stehen soll, mit Tabulatoren einzurücken.
8.3 Auftrag
Der Baustein Auftrag enthält die Auftragsüberschrift mit Auftragsnummer und – bezeichnung.
Weiterhin kann das Feld EinbettenDoku me nt hier eingefügt werden, wenn mit Rechnungstext-Dokumenten gearbeitet wird. Diese Texte werden im Programm Mandantenauftrag unter der Tabe Rechnu ngstextdoku me nte hinterlegt und beim Rechnungsdruck an der Stelle des Felds EinbettenDoku me nt eingefügt.
Das Feld hat als besonderes Kennzeichen die Formatvorlage EmbeddedText, nach der vom Makro beim Einfügen der Rechnungstextdokumente gesucht wird.
8.4 Rechnungsfuß
Der Baustein Rechnu ngsfuß enthält vier Schlusstexte, von denen einer für die konkrete Rechnung ausgewählt wird:
Baustein Rechnungsart
Schlusstext_nur_Rechnung Nur Rechnung
Schlusstext_Rechnung_und_Überweisung Rechnung mit Überweisung
Schlusstext_Rechnung_und_Lastschrift Rechnung und Lastschrift-Einzug Schlusstext_negativer_Rechnungsbetrag Negativer Rechnungsbetrag, also
Gutschrift
Der Baustein UStTextNullProzent erscheint bei einem Auslands-Mandanten, der aus einem Nicht-EU-Land kommt, in diesem Fall enthält die Rechnung keine Umsatzsteuer.
8. Musterdokument Rechnung
Der Baustein UStTextAnderesEULand erscheint bei einem Auslands-Mandanten, der aus einem EU-Land kommt.
8.5 Gebührenpositionen
Gebührenpositionen müssen die Absatz-Formatvorlage GEBÜHRENPOSITION oder GEBPOSFREIEBERECH haben.
Sie können in Absatz-Form mit Tabulatoren oder in Tabellenform formatiert werden.
Gebührenpositionen enthalten versteckte Übertragssummen, die für das Übertrag- Einfügen bei mehrseitigen Rechnungen benötigt werden.
Wenn Absatz-Form:
"Texte und Felder der
Gebührenposition"<Tab><Feld1><Tab><Feld2><Tab><Feld3><Absatzmarke>
Wenn als Tabellenzeile gestaltet:
"Texte und Felder der Geb.Pos." <Tab><Feld1> <Tab><Feld2> <Tab><Feld3>
Wenn als mehrzeilige Tabellenzeile gestaltet (Überträge nur in der letzten Zeile):
"Texte und Felder der Geb.Pos."
"Texte und Felder der Geb.Pos." <Tab><Feld1> <Tab><Feld2> <Tab><Feld3>
Feld1 = ÜbertragGebühren, Feld2 = ÜbertragAuslagen, Feld3 = ÜbertragVorschuss
Dabei müssen die Tabulatoren und die Felder verborgen sein, die abschließende Absatzmarke darf nicht verborgen sein.
8.6 Auftragssummen
Die Auftragssummen erscheinen nur, wenn mehrere Aufträge auf der Rechnung sind.
Sie sind im DATEV-Standard-Muster ausgeblendet, da sie meistens nicht gewünscht werden.
Auftragssummen müssen die Absatz-Formatvorlage GEBÜHRENPOSITION haben.
Sie enthalten versteckte Übertragssummen, die für das Übertrag-Einfügen bei mehrseitigen Rechnungen benötigt werden (Aufbau wie bei Gebührenpositionen).
8.7 Rechnungs-Summenblock
Der Rechnungs-Summenblock besteht aus positiven Blöcken (Gebühren) und negativen Blöcken (Abgerechnete Vorschüsse oder Gutschriften), die sich auch noch pro
verwendeten Umsatzsteuersatz wiederholen können.
Ein einzelner Block besteht jeweils aus Gebühren, Auslagen und der Umsatzsteuer, wobei die Auslagen oder die Umsatzsteuer auch fehlen können.
Die Auslagen im Summenblock sind die Summen der automatisch für die Aufträge oder
Dazu kommen im Summenblock jeweils Zwischensummen, falls sie erforderlich sind.
Der Rechnungsbetrag steht zum Abschluss des Summenblocks im Baustein Rechnu ngs m ittelteil.
Alle Teile des Rechnungs-Summenblocks müssen die Absatz-Formatvorlage RECHNUNGSSUMMENBLOCK haben.
8.8 Übertrag-Bausteine
Am Ende des Rechnungsmusters als Unterbausteine des Bausteins Rechnu ngsfuß sind die Übertrag-Bausteine untergebracht. Diese werden beim Rechnungsdruck vom Übertrag- Makro als Schablonen ausgeschnitten und auf der Vorseite unten und auf der neuen Seite oben eingefügt.
ÜbertragBausteinUnten enthält einen Hinweistext und den Schablonentext, der auf der Seite unten eingefügt wird. Zur Markierung der Texte gibt es die beiden Textmarken
Hin weisÜbertragUnten und QuellÜbertragUnten, die beide vorhanden sein müssen. Bei dem Hinweistext ist auch ein Seitenwechsel enthalten, der nicht gelöscht werden darf. Die Hinweistexte sollten generell nicht gelöscht werden. Durch sie soll der Anwender in der Rechnungsnachbearbeitung gewarnt werden, dass auf der letzten Seite nichts geändert werden darf.
ÜbertragBausteinOben enthält einen Hinweistext und den Schablonentext, der auf der neuen Seite oben eingefügt wird. Zur Markierung der Texte gibt es die beiden Textmarken Hin weisÜbertragOben und QuellÜbertragOben, die beide vorhanden sein müssen.
Die Übertragwerte werden vom Übertrag-Makro aus den versteckten Überträgen der letzten Gebührenposition auf der Seite geholt und in den Übertragschablonen eingefügt.
Hierbei gelten folgende Zuordnungen:
Muster im Text Wird ersetzt durch GG.GGG,GG Gebühren AA.AAA,AA Auslagen VV.VVV,Vv Vorschüsse
RR.RRR,RR Summe: Gebühren und Vorschüsse
ZZ.ZZZ,ZZ Summe: Gebühren und Auslagen und Vorschüsse
8. Musterdokument Rechnung
8.9 Tabellenkopf
Der Tabellenkopf ist die Überschriftszeile für nachfolgende Gebührenpositionen. Er ist normalerweise im Baustein Tabellenüberschrift enthalten.
Der Tabellenkopf wird vom Übertrag-Makro ausgeschnitten und auf jeder neuen Seite oben unterhalb des oberen Übertrags eingefügt. Deshalb muss der Tabellenkopf mit der Textmarke Tabellenkopf markiert sein.
Außerdem muss der Tabellenkopf mit der Absatz-Formatvorlage TABELLENKOPF markiert sein, denn nach dieser wird beim Druck von Duplikaten auf jeder Seite gesucht, um an dieser Stelle den Duplikattext einzufügen. Das gilt auch dann, wenn über den Musterdokumenteditor über Musterdoku me nteditor/Duplikattext einstellen eine feste Position für den Duplikattext eingestellt wurde. Das gleiche gilt analog für den Probedrucktext beim Probedruck von Rechnungen.
Sollen die Überträge nicht oberhalb, sonder unterhalb der Überschrift eingefügt werden, kann der normale Tabellenkopf so nicht verwendet werden. Stattdessen gestaltet man den Tabellenkopf als einzelne Absatzmarke mit der Formatvorlage TABELLENKOPF und markiert diese mit der Textmarke Tabellenkopf.
Die Absatzmarke kann dann noch kleiner gemacht werden (z.B. Punktgröße 4), damit sie nicht so stört, sie darf aber nicht verborgen sein.
Das ist dann der Tabellenkopf, der vom Übertrag-Makro ausgeschnitten und verwendet wird.
Als Ersatz muss man die Überschrift aus dem Baustein Tabellenüberschrift (Den normalen Tabellenkopf) auch in den Baustein ÜbertragBausteinOben innerhalb des Bereichs der Textmarke QuellÜbertragOben kopieren.
9. Musterdokument Gutschrift 9.1 Gutschrift
Das Musterdokument Gutschrift kommt bei reinen Gutschriften zum Einsatz.
Im Rahmenbaustein Gutschrift werden allgemeine Formateinstellungen wie z.B.
Seitenränder und alle Kopf- und Fußzeilen des Dokuments gespeichert. Wenn
Formatvorlagen verändert oder angelegt werden, muss ebenfalls der Baustein Gutschrift gespeichert werden.
9.2 Gutschriftskopf
Der Baustein Gutschriftskopf enthält normalerweise die Mandantenadresse innerhalb eines Textfeldes oder Positionsrahmens. Die Adresse kann durch Einzelfelder gebildet werden oder durch das Feld Anschrift, das die aufbereitete Anschrift aus der Mandantenverwaltung enthält.
Früher war der Text im Gutschriftskopf zweispaltig, was einen fortlaufenden
Abschnittswechsel erforderlich machte. Besser ist es, die Anschrift in einem Textfeld unterzubringen und den Text, der rechts davon stehen soll, mit Tabulatoren einzurücken.
9.3 Gutschriftsauftrag
Der Baustein Gutschriftsauftrag enthält die Auftragsnummer und –bezeichnung, sowie die Rechnungsnummer, zu der die Gutschrift gehört.
Weiterhin kann das Feld EinbettenDoku me nt hier eingefügt werden, wenn mit Rechnungstext-Dokumenten gearbeitet wird. Diese Texte werden im Programm
Mandantenauftrag unter der Tabe Rechnu ngstextdoku me nte hinterlegt und beim Druck der Gutschrift an der Stelle des Felds EinbettenDoku me nt eingefügt.
Das Feld hat als besonderes Kennzeichen die Formatvorlage EmbeddedText, nach der vom Makro beim Einfügen der Rechnungstextdokumente gesucht wird.
9.4 Gutschriftsfuß
Der Baustein Gutschriftsfuß enthält zwei Schlusstexte, von denen einer für die konkrete Gutschrift ausgewählt wird:
Baustein Gutschriftsart
Schluss_nur_Rechnung Nur Rechnung
Schluss_Rechnung_und_Überweisung Rechnung mit Überweisung, es wird jedoch keine Überweisung gedruckt.
9. Musterdokument Gutschrift
9.5 Gutschriftposition
Die Gutschriftposition muss die Absatz-Formatvorlage Gutschriftposition haben.
Sie kann in Absatz-Form mit Tabulatoren oder in Tabellenform formatiert werden.
Gutschriftpositionen enthalten eine versteckte Übertragssumme, die für das Übertrag- Einfügen bei mehrseitigen Gutschriften benötigt wird.
Wenn Absatz-Form:
"Texte und Felder der
Gutschriftposition"<Tab><Feld1><Absatzmarke>
Wenn als Tabellenzeile gestaltet:
"Texte und Felder der Gut.Pos." <Tab><Feld1>
Wenn als mehrzeilige Tabellenzeile gestaltet (Übertrag nur in der letzten Zeile):
"Texte und Felder der Gut.Pos."
"Texte und Felder der Gut.Pos." <Tab><Feld1>
Feld1 = Übertrag
Dabei muss der Tabulator und das Feld1 verborgen sein, die abschließende Absatzmarke darf nicht verborgen sein.
9.6 Gutschrifts-Auftragssumme
Die Auftragssumme erscheint nur, wenn mehrere Aufträge auf der Gutschrift sind.
Sie muss die Absatz-Formatvorlage Gutschriftssu m m eJeAuftrag haben und enthält eine versteckte Übertragssumme, die für das Übertrag-Einfügen bei mehrseitigen Gutschriften benötigt wird (Aufbau wie bei Gutschriftposition).
9.7 Gutschrifts-Summenblock
Der Gutschrifts-Summenblock besteht aus einem Block mit Gutschrifts-Nettosumme, Auslagen und der Umsatzsteuer, theoretisch kann es mehrere Blöcke geben: Für jeden verwendeten Umsatzsteuersatz einen.
Dazu kommen im Summenblock jeweils Zwischensummen, falls sie erforderlich sind.
Der Gutschriftbetrag steht zum Abschluss des Summenblocks im Baustein Gutschriftsum m e.
9.8 Übertrag-Bausteine
Am Ende des Gutschriftsmusters als Unterbausteine des Bausteins Gutschriftsfuß sind die Übertrag-Bausteine untergebracht. Diese werden beim Gutschriftsdruck vom Übertrag- Makro als Schablonen ausgeschnitten und auf der Vorseite unten und auf der neuen Seite oben eingefügt.
Gutschrift_Übertrag_unten enthält einen Hinweistext und den Schablonentext, der auf der Seite unten eingefügt wird. Zur Markierung der Texte gibt es die beiden Textmarken Hin weisÜbertragUnten und QuellÜbertragUnten, die beide vorhanden sein müssen. Die Hinweistexte und der Seitenwechsel vorher sollten generell nicht gelöscht werden. Durch sie soll der Anwender in der Gutschriftsnachbearbeitung gewarnt werden, dass auf der letzten Seite nichts geändert werden darf.
Gutschrift_Übertrag_oben enthält einen Hinweistext und den Schablonentext, der auf der neuen Seite oben eingefügt wird. Zur Markierung der Texte gibt es die beiden Textmarken Hin weisÜbertragOben und QuellÜbertragOben, die beide vorhanden sein müssen.
Die Übertragwerte werden vom Übertrag-Makro aus den versteckten Überträgen der letzten Gutschriftposition auf der Seite geholt und in den Übertragschablonen eingefügt.
Hierbei gilt folgende Zuordnung:
Muster im Text Wird ersetzt durch
GG.GGG,GG Gutschriftsgebührensumme
9. Musterdokument Gutschrift
9.9 Tabellenkopf
Der Tabellenkopf ist die Überschriftszeile für nachfolgende Gutschriftpositionen. Er ist normalerweise im Baustein Gutschriftsmitte enthalten.
Der Tabellenkopf wird vom Übertrag-Makro ausgeschnitten und auf jeder neuen Seite oben unterhalb des oberen Übertrags eingefügt. Deshalb muss der Tabellenkopf mit der Textmarke Tabellenkopf markiert sein.
Außerdem muss der Tabellenkopf mit der Absatz-Formatvorlage TABELLENKOPF markiert sein, denn nach dieser wird beim Druck von Duplikaten auf jeder Seite gesucht, um an dieser Stelle den Duplikattext einzufügen. Das gilt auch dann, wenn über den Musterdokumenteditor über Musterdoku me nteditor/Duplikattext einstellen eine feste Position für den Duplikattext eingestellt wurde. Das gleiche gilt analog für den Probedrucktext beim Probedruck von Gutschriften.
Sollen die Überträge nicht oberhalb, sondern unterhalb der Überschrift eingefügt werden, kann der normale Tabellenkopf so nicht verwendet werden. Stattdessen gestaltet man den Tabellenkopf als einzelne Absatzmarke mit der Formatvorlage TABELLENKOPF und markiert diese mit der Textmarke Tabellenkopf.
Die Absatzmarke kann dann noch kleiner gemacht werden (z.B. Punktgröße 4), damit sie nicht so stört, sie darf aber nicht verborgen sein.
Das ist dann der Tabellenkopf, der vom Übertrag-Makro ausgeschnitten und verwendet wird.
Als Ersatz muss man die Überschrift aus dem Baustein Gutschrifts mitte (Den normalen Tabellenkopf) auch in den Baustein Gutschrift_Übertrag_oben innerhalb des Bereichs der Textmarke QuellÜbertragOben kopieren.
10. Zusatzdokumente zur Rechnung 10.1 Deckblatt
Das Musterdokument Deckblatt entspricht praktisch der Rechnung, enthält aber keine Aufträge und Gebührenpositionen, sondern nur den Kopfteil und den Summenblock wie auf der Rechnung.
Das Deckblatt wird zusammen mit der Rechnung gedruckt, es wird als eigenständige Druckliste erzeugt und beim Rechnungsdruck durch das Makro vorne in die Rechnung eingefügt.
Beim Probedruck wird das Deckblatt allerdings einzeln gedruckt.
Es ist zu beachten, dass das Deckblatt ein eigenständiges Musterdokument ist. Änderungen im Deckblatt wirken sich nicht in der Rechnung aus und umgekehrt.
Besondere Formatierungen wie bei der Rechnung sind nicht erforderlich, man sollte darauf achten, dass das Deckblatt nicht zweiseitig wird. Soll der Duplikattext und der
Probedrucktext auf dem Deckblatt erscheinen, muss eine nicht verborgene Absatzmarke mit der Formatvorlage TABELLENKOPF im Baustein Deckblattmittelteil enthalten sein, aber keine Textmarke Tabellenkopf.
Um mit Deckblatt zu arbeiten, muss in der Niederlassungsverwaltung in der Tabe Fakturierung der Druck mit Deckblatt eingestellt werden.
Ein Deckblatt zur Gutschrift gibt es derzeit nicht.
10. Zusatzdokumente zur Rechnung
10.2 Überweisung
Aus KIS heraus kann eine Überweisung zu einer Rechnung gedruckt werden. Dazu gibt es das eigenständige Musterdokument Über weisung.
Die Überweisung wird zusammen mit der Rechnung gedruckt, sie wird als eigenständige Druckliste erzeugt und beim Rechnungsdruck durch das Makro hinten in die Rechnung eingefügt.
Über Wiederholdruck einer Rechnung mit Anzahl Exemplaren 0 und Anzahl Duplikaten 0 kann die Überweisung nachträglich einzeln gedruckt werden, falls sie beim Erstdruck mit erzeugt wurde.
Für das Musterdokument Über weisun g lässt sich eine Grafik hinterlegen, die bei der Bearbeitung des Layouts als Hintergrund angezeigt wird. Dadurch lassen sich die
Datenfelder passend zum Formular ausrichten, auf dem die Überweisung später gedruckt wird. Standardmäßig wird die Datei Grafik.bmp im Arbeitsverzeichnis des
Musterdokumenteditors eingeblendet.
Der Druckerschacht, in dem die Überweisungsformulare liegen, kann im Musterdokument eingestellt werden oder über das Modul Druckerschachtanpassung der Anwender.dot
Um mit Überweisung zu arbeiten, muss in der Niederlassungsverwaltung in der Tabe Fakturierung der Druck mit Überweisung eingestellt werden, beim Auftrag muss in der Rechnungssteuerung die Ausgabeoption Rechnung und Über weisung eingestellt werden.
10.3 Berechnungsnachweis
Der Berechnungsnachweis ist ein Zusatzdokument zur Rechnung, der dann gedruckt wird, wenn auf der Euro-Rechnung Gebührenpositionen sind, deren Berechnungsgrundlage im Auftrag noch DM sind, also Positionen aus dem alten DM-Gebührenplan.
Der Berechnungsnachweis wird zusammen mit der Rechnung gedruckt, er wird als eigenständige Druckliste erzeugt und beim Rechnungsdruck durch das Makro hinter der Rechnung eingefügt.
Beim Probedruck wird der Berechnungsnachweis allerdings einzeln gedruckt.
Es ist zu beachten, dass der Berechnungsnachweis ein eigenständiges Musterdokument ist.
Änderungen im Berechnungsnachweis wirken sich nicht in der Rechnung aus und umgekehrt.
Der Aufbau des Berechnungsnachweises ist ähnlich der Rechnung, es sind Aufträge und Gebührenpositionen enthalten, allerdings keine Summen. Bei den Gebührenpositionen sind keine versteckten Überträge enthalten.
Besondere Formatierungen wie bei der Rechnung sind nicht erforderlich. Soll der
Duplikattext und der Probedrucktext auf dem Berechnungsnachweis erscheinen, muss die Überschrift über den Gebührenpositionen mit der Formatvorlage TABELLENKOPF markiert sein, die Textmarke Tabellenkopf darf jedoch nicht vorhanden sein.
Um mit Berechnungsnachweis zu arbeiten, muss in der Niederlassungsverwaltung in der Tabe Fakturierung der Druck mit Berechnungsnachweis eingestellt werden.
Der Berechnungsnachweis wird auf jeden Fall erzeugt und gespeichert, wenn mindestens eine Position auf der Euro-Rechnung ist, deren Berechnungsgrundlage noch in DM war. Er kann dadurch erst nachträglich beim Wiederholdruck einer Rechnung mit ausgegeben werden.
11. Ablauf Rechnungsdruck
11. Ablauf Rechnungsdruck
11.1 Weg der Rechnung von der Fakturierung bis zum Drucker
¾ Die Rechnung wird von der KIS-Fakturierung als RTF-Dokument erzeugt.
¾ Die Rechnung wird am Fileserver im Rechnungs-Verzeichnis gesichert.
¾ Die Rechnung wird an die KIS-Drucksteuerung übergeben und in das Druck-Spool- Verzeichnis kopiert
¾ Die KIS-Drucksteuerung startet das Werkzeug Word mit der Drustrg.dot mit den Makros
¾ Die Rechnung wird geöffnet
¾ Das Makro DsPrint in der Datevre.dot wird ausgeführt
¾ Eventuell werden Makros in der Anwender.dot ausgeführt
¾ Die Rechnung wird ausgedruckt
¾ Word beendet sich
¾ Am Drucker wird die Rechnung gedruckt
11.2 Ablage der Rechnungen am Fileserver
Die Fakturierung sichert eine erzeugte Original-Rechnung (nicht Probedruck-Rechnung) am Fileserver im Rechnungs-Verzeichnis. Dies geschieht, bevor die Rechnung an die Drucksteuerung zum Ausdruck übergeben wird. Sollte der Ausdruck nicht funktionieren, kann nachdem das Problem behoben wurde jederzeit ein Wiederholdruck der
gespeicherten Rechnung ausgeführt werden.
Die Rechnungen werden unter
<Fileserver-LW:>\DATEV\Daten\IDVS\Rtfsrv\<Unt-Id>\<NL-Id>\<Jahr>\<Rechnr>.zip
in einer komprimierten Archiv-Datei gespeichert.
Dabei ist:
<Fileserver-LW:> Das KIS-Fileserver-Laufwerk
<Unt-Id> Datenbank-Id des Unternehmens
<NL-Id> Datenbank-Id der Niederlassung
<Jahr> Rechnungsjahr
<Rechnr> Rechnungsnummer
In der Archiv-Datei < R echnr >.ZIP kann enthalten sein:
<Rechnr>.RTF die Rechnung
<Rechnr>.DEC Deckblatt
<Rechnr>.ZAF Überweisung (Zahlungsformular)
<Rechnr>.BER Berechnungsnachweis
11.3 Abläufe im Makro DsPrint aus der Datevre.dot
¾ Rechnungstextdokumente einfügen:
Die Dokumente, die im Auftrag unter Rechnungstextdokumente hinterlegt sind, werden in die Rechnung nach der Auftragsüberschrift eingefügt (Durch Lage des Felds Einbettendoku me nt bestimmt).
¾ Ein- oder mehrseitige Rechnung einrichten:
Das Übertrag-Makro teilt mehrseitige Rechnungen auf, richtet die Kopf- und Fußzeilen ein und fügt die Überträge und den Tabellenkopf ein.
¾ Deckblatt in Rechnung einfügen (nicht bei Probedruck):
Das bereits erzeugte Deckblatt wird aus dem < Rechnr > .ZIP-Archiv geholt und vorne in das Rechnungsdokument eingefügt.
Beim Probedruck wird das Deckblatt als eigene Druckliste gedruckt.
¾ Berechnungsnachweis in Rechnung einfügen (nicht bei Probedruck):
Der bereits erzeugte Berechnungsnachweis wird aus dem < Rechnr > .ZIP-Archiv geholt und hinten im Rechnungsdokument eingefügt.
Beim Probedruck wird der Berechnungsnachweis als eigene Druckliste gedruckt.
¾ Überweisung in Rechnung einfügen (nicht bei Probedruck):
Die bereits erzeugte Überweisung wird aus dem < Rechnr > .ZIP-Archiv geholt und hinter der Rechnung, bzw. hinter dem Berechnungsnachweis eingefügt.
Beim Probedruck und Duplikatsdruck wird keine Überweisung gedruckt.
¾ Duplikattext einfügen (bei Duplikatsdruck):
Über das gesamte Dokument (Deckblatt, Rechnung und Berechnungsnachweis) wird der in der Niederlassungsverwaltung hinterlegte Duplikattext eingefügt, entweder beim Tabellenkopf oder auf der im Musterdokument festgelegten Position.
¾ Probedrucktext einfügen (bei Probedruck):
In der Rechnung, bzw. im Deckblatt oder im Berechnungsnachweis wird der im Musterdokument hinterlegte Probedrucktext eingefügt, entweder beim Tabellenkopf oder auf der im Musterdokument festgelegten Position.
¾ Postausgangssatz für Fristen und Bescheide erzeugen (bei Originaldruck):
Beim Original-Druck einer Rechnung wird in dem Postausgang von Fristen und Bescheide ein Satz erzeugt, wenn dies in der Niederlassungsverwaltung eingestellt ist.
¾ Rechnung an Dokumenten-Management-System übergeben (bei Originaldruck):
Beim Original-Druck wird die fertige Rechnung (Zustand vor dem Ausdruck) an das Dokumenten-Management-System übergeben, wenn in der Niederlassungsverwaltung die Verwendung eingestellt und der Ablageort im DMS hinterlegt ist.
11. Ablauf Rechnungsdruck
11.4 Makros in der Anwender.dot
Befindet sich im Druck-Spool-Verzeichnis eine Anwender.dot, werden Makros in den dort enthaltenen Modulen ausgeführt, vorausgesetzt, diese Module sind aktiv.
Mögliche Module in der Anwender.dot:
Modul Zweck Druckerschacht-
Anpassung
Druckerschächte für Original-, Duplikat- und Probedruck einstellen.
Euro-Endbetrag Euro-Endbetrag auf DM-Rechnung DM-Endbetrag DM-Endbetrag auf Euro-Rechnung Zahlungsziel Zahlungsziel einfügen.
Text-Gebühr Umwandeln einer Gebührenposition mit 0,00 DM zu einer reinen Textmitteilung.
Summen-Bezeichnungen Anpassen der verwendeten Summen-Bezeichnungen.
Suchen und Ersetzen Allgemeine Text-Ersetzungen
Für die Anwender.dot gibt es eine eigene Dokumentation AnwDoku.DOC, in der alle notwendigen Schritte für den Einsatz erklärt werden. Diese ist zusammen mit einer ausgelieferten Standard-Anwender.dot am Fileserver unter dem Verzeichnis
\DATEV\Daten\IDVS\Druanw zu finden.
12 Einfluss- und Kontrollmöglichkeiten 12.1 Druckprotokolle
In der KIS-Drucksteuerung lassen sich mit Serv ice/Druckprotokolle akti vieren verschiedene Druckprotokolle einschalten, die man sich nach erfolgtem Ausdruck der Liste oder
Rechnung mit Ser vice/Druckprotokolle anzeigen ansehen kann.
Die verschiedenen beim Druck beteiligten Makros protokollieren ihre Aktionen in verschiedenen Protokolldateien, falls die entsprechenden Protokolle aktiviert wurden.
Es empfiehlt sich meistens, die alten Druckprotokolle vorher zu löschen, denn die
Ausgaben werden fortlaufend in den Dateien vorgenommen, so dass diese schnell sehr groß werden können.
Die Protokolle sind hauptsächlich dafür gedacht, auftretende Fehler beim Druck von Rechnungen zu finden. Recht gut lassen sich die von der Anwender.dot vorgenommenen Aktionen kontrollieren.
Bleibt Word beim Druck hängen, sieht man später in den Protokollen, wie weit die Makros gekommen sind und kann dadurch vielleicht die Fehlerquelle eingrenzen.
12 Einfluß- und Kontrollmöglichkeiten
12.2 Druckkontrolle
Unter Ser vice/KIS-Ser vicetool aufrufen und anschließend dem Punkt KIS-Einstellungen für diese Workstation in der Tabe Druck-Ko ntrolle lassen sich einige Aktionen beim
Rechnungsdruck gezielt ausschalten.
Zum Beispiel kann man die Verwendung der Anwender.dot ausschalten, obwohl diese im Druck-Spool-Verzeichnis aktiv ist, oder man lässt das Einfügen des Duplikattextes weg, weil dabei ein Fehler passiert.
Schaltet man den Rechnungs-Testmodus ein, erscheint in der Druckvorausschau oder der Rechnungsnachbearbeitung in der Fakturierung in Word eine Symbolleiste, mit der man das Übertrag-Makro testen kann. In diesem Modus wird die Rechnung nicht gespeichert, er dient nur zu Test- und Diagnosezwecken.
12.3 Weitere Druckeinstellungen
Unter Ser vice/KIS-Ser vicetool aufrufen und anschließend dem Punkt KIS-Globale Einstellungen, bzw. KIS-Einstellungen für diese Workstation in der Tabe Besondere
Druckernam e n lassen sich Einstellungen bezüglich variabler Druckernamen vornehmen.
Hintergrund: Am Windows-Terminal-Server (WTS) kann es sein, dass die Druckernamen einen variablen Anteil enthalten, der sich mit jeder Anmeldung verändert (z.B. Session-Id).
KIS kann sich jedoch normalerweise nur feste Druckernamen merken (KIS-
Standarddrucker und Drucker für die Fakturierung). Mit Hilfe dieser Einstellungen lässt sich der variable Anteil des Druckernamens festlegen, so dass KIS damit auch umgehen kann.
12 Einfluß- und Kontrollmöglichkeiten
In der Tabe Drucker einschränken können Drucker von der Verwendung im KIS ausgeschlossen werden.
Hintergrund: Ein Windows-Terminal-Server (WTS) kann so eingerichtet sein, dass jeder User sämtliche lokal vorhandenen Drucker seiner Kollegen sieht, obwohl er gar nicht auf diese zugreifen darf.
13 Tipps und Tricks
13.1 Drucksteuerung anhalten
In der KIS-Drucksteuerung lässt sich das Werkzeug Word und auch die einzelnen Druckaufträge anhalten, das heißt, das der Ausdruck nicht sofort ausgeführt wird. Auf diese Weise lässt sich das Erzeugen der Dokumente und deren Ausdruck entkoppeln. Es ist möglich, die Dokumente an einer anderen KIS-Workstation zu drucken, wenn man sich dort mit seiner KIS-User-Kennung anmeldet.
Zum Anhalten einfach den Eintrag Microsoft-Word-Drucken, bzw. die Druckaufträge selektieren und dann Auftrag/Werkzeug/Anhalten auswählen. Mit
Auftrag/Werkzeug/Fortsetzen wird die Drucksteuerung wieder aktiviert.
13.2 Druck-Spool-Unterverzeichnis finden
Jeder KIS-User hat unter <Fileserver-LW: >\DATEV\Daten\IDVS\Druspool sein eigenes Unterverzeichnis, in dem die Druckdokumente liegen, bis sie ausgedruckt wurden.
Das Unterverzeichnis ist eine User-ID aus der Datenbank. Um sein eigenes Verzeichnis zu finden, kann man die Drucksteuerung anhalten und dann irgendeine Liste drucken, z.B.
eine Notiz. Weil die Drucksteuerung angehalten ist, wird die Liste nicht gleich gedruckt, sondern steht jetzt im Unterverzeichnis im Druck-Spool-Verzeichnis als xyz.SRC mit xyz.TSK und xyz.TST.
Umsein Verzeichnis zu finden, sucht man jetzt am besten nach Dateien mit *.SRC im Druck-Spool-Verzeichnis mit dem aktuellen Datum.
13.3 Bestimmte Rechnung finden
Gibt es Probleme beim Rechnungsdruck, z.B. beim Übertrag einfügen, ist es für die Diagnose oft notwendig, die konkrete Rechnung (vor dem Übertrag einfügen) zu untersuchen. Dazu kann man die Drucksteuerung anhalten, den Rechnungsdruck
ausführen und dann die xyz.SRC-Datei aus dem Druck-Spool-Unterverzeichnis kopieren.
Ist die Rechnung bereits fakturiert, kann man die Datei < Rechnr > .ZIP im Rechnungs- Verzeichnis am Fileserver suchen. Diese enthält dann auch vorhandene Zusatzdokumente wie Deckblatt oder Berechnungsnachweis.
Werden Rechnungsdokumente außerhalb des KIS-Systems geöffnet, dürfen sie nicht verändert und gespeichert werden, weil dabei meistens die Dokumentvorlage Datevre.dot verloren geht.
Das gleiche gilt für Rechnungsmuster, die außerhalb des Musterdokumenteditors geöffnet werden.
13.4 welche Felder gibt es auf der Rechnung
Es gibt am Fileserver unter dem Verzeichnis \DATEV\Daten\IDVS\Service\Muster Musterdokumente zu Rechnung, Deckblatt und Gutschrift (RechAlle.rtf, DeckAlle.rtf und GutAlle.rtf), bei denen die Bausteine bezeichnet sind und bei denen alle möglichen Felder im Layout eingefügt sind. Die Muster können im Musterdokumenteditor als weitere
Praxisbeispiele für Änderungen im Layout-Editor
bei einer konkreten Rechnung sehen, welche Bausteine angezogen werden und welche Felder wie gefüllt werden.
