Das ist das verwendete Dateiformat für die KIS-Drucklisten. RTF-Dokumente können von Microsoft Word gelesen und erzeugt werden. In KIS werden die Drucklisten aus einzelnen Bausteinen zusammengesetzt, die jeweils einen Teil eines RTF-Dokuments enthalten. Nur zusammengesetzt ergibt das ein sinnvolles RTF-Dokument, das von Microsoft Word
verarbeitet werden kann.
1.2 Werkzeug Microsoft Word
Für den Ausdruck von KIS-Drucklisten wird Microsoft Word verwendet, im folgenden einfach Word genannt. Im Prinzip wird bei einem KIS-Druck Word gestartet, die Druckliste (das RTF-Dokument) geöffnet und das Dokument gedruckt.
1.3 Makros
Bei jedem Ausdruck einer KIS-Druckliste sind Word-VBA-Makros beteiligt, ohne diese funktioniert der Druck nicht. VBA steht für Visual Basic für Applikationen und ist der Nachfolger für die alten Wordbasic-Makros. VBA ist inzwischen in allen Microsoft-Office-An we ndu ngen enthalten.
Makros für den KIS-Druck sind in folgenden Dateien enthalten, die am Fileserver im Druck-Spool-Verzeichnis liegen:
Drustrg.dot
Enthält die Basis-Makros, die bei jedem KIS-Ausdruck dafür sorgen, dass Word gestartet, das RTF-Dokument geöffnet und gedruckt wird. Word ist dabei nur in der Windows-Symbolleiste als Symbol zu sehen.
Date vre.dot (nur bei Rechnu ngen)
Enthält die Makros für den Rechnungsdruck. Das ist im Wesentlichen ein umfangreiches Makro für das Aufbereiten mehrseitiger Rechnungen (Überträge einfügen). Weitere Aufgaben sind z.B. das Einfügen des Duplikattexts bei Duplikaten oder die Übergabe der Rechnung an das Dokumenten-Management-System (DMS). Auch bei der Rechnungs-Nachbearbeitung sind Makros beteiligt, die in der Datevre.dot liegen.
Bei einfachen Drucklisten ist die Datevre.dot nicht im Einsatz. Die Verknüpfung zur Datevre.dot geschieht dadurch, dass von der Drustrg.dot aus versucht wird, ein bestimmtes Makro aufzurufen. Dieses Makro ist bei Rechnungen vorhanden, weil diese die Datevre.dot als Dokumentvorlage haben.
Einfache Drucklisten haben dagegen die Normal.dot zur Dokumentvorlage und damit wird das Makro nicht aufgerufen. Es ist deshalb sehr wichtig, dass im Rechnungsmuster der Verweis auf die Datevre.dot als Dokumentvorlage nicht verloren geht, ansonsten würde der Rechnungsdruck und auch die Rechnungs-Nachbearbeitung nicht mehr funktionieren.
Das gleiche gilt für die Gutschrift und die Zusatzdokumente zur Rechnung (Deckblatt, Überweisung, Berechnungs-nachweis).
An we nder.dot (optional bei Rechnu n gen)
Die Anwender.dot enthält weitere Makros, die den Rechnungsdruck beeinflussen können, z.B. das Einfügen eines Zahlungsziels auf der Rechnung oder das Festlegen von
Druckerschächten, die bei den verschiedenen Druckarten (Original-, Duplikat- und Probedruck) genommen werden sollen.
Die Anwender.dot muss in das Druck-Spool-Verzeichnis kopiert werden, dann müssen die Module aktiviert werden. Das geschieht durch eine eigene Symbolleiste, die nach dem Öffnen der Anwender.dot erscheint. Meistens sind auch noch spezielle Anpassungen im Rechnungsmuster nötig.
Eine Standard-Anwender.dot wird mit KIS ausgeliefert und liegt am Fileserver im Verzeichnis \IDVS\Druanw.
1.4 Weg einer Druckliste von der Anwendung bis zum Drucker
¾ Die Druckliste wird vom KIS-Anwendungsprogramm als RTF-Dokument erzeugt.
¾ Die Druckliste wird an die KIS-Drucksteuerung übergeben und in das Druck-Spool-Verzeichnis kopiert
¾ Die KIS-Drucksteuerung startet das Werkzeug Word mit der Drustrg.dot mit den Makros
¾ Die Druckliste wird geöffnet und ausgedruckt
¾ Word beendet sich
¾ Am Drucker wird die Liste gedruckt
1.5 Weg einer Rechnung von der Fakturierung bis zum Drucker
¾ Die Rechnung wird von der KIS-Fakturierung als RTF-Dokument erzeugt.
¾ Die Rechnung wird am Fileserver im Rechnungs-Verzeichnis gesichert.
¾ Die Rechnung wird an die KIS-Drucksteuerung übergeben und in das Druck-Spool-Verzeichnis kopiert
¾ Die KIS-Drucksteuerung startet das Werkzeug Word mit der Drustrg.dot mit den Makros
¾ Die Rechnung wird geöffnet
¾ Das Übertragsmakro in der Datevre.dot wird ausgeführt
¾ Eventuell werden Makros in der Anwender.dot ausgeführt
¾ Die Rechnung wird ausgedruckt
¾ Word beendet sich
¾ Am Drucker wird die Rechnung gedruckt
3. Druckbausteine
1.6 KIS-Drucksteuerung
Die KIS-Drucksteuerung wird beim Start des KIS-Arbeitsplatzes geöffnet und bleibt bis zum Schließen des Arbeitsplatzes aktiv.
Die Aufgaben der Drucksteuerung sind:
¾ Druckaufträge von KIS-Programmen entgegennehmen und an das Werkzeug Word weitergeben.
¾ Einstellen des KIS-Standarddruckers.
¾ Kontrolle des Ausdrucks durch Anhalten des Werkzeugs Word oder von einzelnen Druckaufträgen.
¾ Diagnose- und Kontrollfunktionen bei Druckproblemen
1.7 Verzeichnisse für den KIS-Druck
Im folgenden wird angenommen, dass das lokale KIS-Laufwerk C: und das Fileserver-Laufwerk I: ist.
Druck-Te mp-Verzeichnis (Lokal, C:\DATEV\Programm\IDVS\Wkst\IDVS\Drutmp) Hier werden die RTF-Drucklisten erzeugt, bevor sie an die Drucksteuerung übergeben werden. Auch Rechnungen, die mit der Rechnungs-Nachbearbeitung geöffnet werden, liegen für die Dauer der Bearbeitung hier. Das Verzeichnis liegt lokal, so dass jeder sein eigenes hat.
Druck-Spool-Verzeichnis (Fileserver, I:\DATEV\Daten\IDVS\Druspool)
Das ist das Arbeitsverzeichnis der KIS-Drucksteuerung, in das Druckaufträge gestellt werden. Es liegt auf dem Fileserver und enthält ein Unterverzeichnis für jeden KIS-User.
Im Hauptverzeichnis liegen die Makrodateien Drustrg.dot, Datevre.dot und optional die Anwender.dot.
Druckbausteine-Verzeichnis (Fileserver, I:\DATEV\Daten\IDVS\Drubst) Hier sind alle Musterdokument-Bausteine mit ihren Varianten abgelegt.
Rechnu ngs-Verzeichnis (Fileserver, I:\DATEV\Daten\IDVS\Rtfsrv)
Hier werden die von der Fakturierung erzeugten Rechnungen und Gutschriften mit den Zusatzdokumenten Deckblatt, Überweisung und Berechnungsnachweis abgelegt.
Arbeitsverzeichnis Musterdoku me nteditor (Lokal, C:\DATEV\Programm\IDVS\Wkst\IDVS\DTE)
Hier wird die Layout-Datei Layout.rtf erzeugt, wenn ein Musterdokument zur Bearbeitung geöffnet wurde.
Die lokalen Verzeichnisse werden ab KIS 6.0 woanders liegen (im Windows-Temp-Verzeichnis, bzw. im Windows-Temp-Verzeichnis des Users), weil unter den neueren Betriebssystemen ein einfacher User (nicht Administrator) normalerweise in das
\DATEV\Programmverzeichnis nichts schreiben darf.