7.4 Datenfelder einfügen, ändern, löschen
Zum Einfügen eines Datenfelds setzt man die Schreibmarke an die gewünschte Stelle und wählt dann das Datenfeld aus der Auswahlliste in der Symbolleiste aus. Danach wählt man das richtige Format für das Datenfeld aus, für Textfelder normalerweise Default oder XXXX, für Betragsfelder V99999999,99 (Mit Vorzeichen, bis zu 8 Vorkomma- und 2 Nachkommastellen).
Die angebotenen Zeitformate werden im Moment nicht unterstützt.
Eventuell soll das Datenfeld mit einem Text verknüpft werden, der nur dann erscheinen soll, wenn das Feld auch einen Inhalt hat. Oder es soll in einer neuen Zeile stehen, wenn es keinen Inhalt hat, soll aber keine Leerzeile erscheinen, dann muss es mit einem
Zeilenumbruch vor dem Feld verknüpft werden. Beispiele für solche Verknüpfungen lassen sich in den Gebührenpositionen des Rechnungsmusters finden oder in der
Auftrags-Kopfzeile.
Zum Löschen eines KIS-Datenfelds selektiert man dieses und drückt die Entf-Taste oder wählt die Funktion Musterdoku me n t/Datenfeld löschen.
7.5 Spezialfunktionen für Rechnungsmuster
Unter dem Menü Musterdokument gibt es noch ein paar spezielle Funktionen, die sich auf den Rechnungsdruck beziehen:
Musterdokum e nt/Duplikattext einstellen, bz w. anzeigen
Die Lage des Duplikattextes auf den Rechnungsseiten und das Aussehen des Textes kann hier eingestellt werden. Normalerweise wird der Duplikattext in der Nähe des
Tabellenkopfes eingefügt. Die Duplikattexte selbst sind jedoch in der Niederlassungsverwaltung hinterlegt.
Musterdokum e nt/Probedrucktext einstellen, bzw. anzeigen
Es kann ein Text vergeben werden, der bei Probedrucken auf die Rechnungsseiten aufgedruckt wird. Ähnlich wie beim Duplikattext kann auch hier die Lage und das Aussehen des Textes eingestellt werden. Es kann auch das aktuelle Datum im Text ausgegeben werden.
Musterdokum e nt/Tabellenkopf
Der Tabellenkopf ist die Überschrift über den Gebührenpositionen. Er wird gewöhnlich vom Übertrag-Makro ausgeschnitten und auf jeder Folgeseite oben eingefügt. Wenn auf der letzten Seite keine Gebührenpositionen mehr kommen, wird jedoch nur eine waagrechte Linie eingefügt.
Mit dieser Funktion kann man das Einfügen dieser Linie ausschalten, wenn diese nicht gewünscht wird.
Musterdokum e nt/Hintergrundgrafik einstellen, bz w. anzeigen
Diese Funktion gibt es nur für das Musterdokument Über weisung. Es kann eine bestimmte Grafik hinterlegt werden, die dem Aussehen der gedruckten Überweisung entspricht. Dann können die Datenfelder entsprechend der Grafik ausgerichtet werden. Fehlt diese
Hinterlegung, wird die Datei Grafik.bmp im Arbeitsverzeichnis des Musterdokuments angezeigt.
8. Musterdokument Rechnung 8.1 Rechnung
Im Rahmenbaustein Rechnu ng werden allgemeine Formateinstellungen wie z.B.
Seitenränder und alle Kopf- und Fußzeilen des Dokuments gespeichert. Wenn
Formatvorlagen verändert oder angelegt werden, muss ebenfalls der Baustein Rechnu ng gespeichert werden.
8.2 Rechnungskopf
Der Baustein Rechnu ngskopf enthält normalerweise die Mandantenadresse innerhalb eines Textfeldes oder Positionsrahmens. Die Adresse kann durch Einzelfelder gebildet werden oder durch das Feld Anschrift, das die aufbereitete Anschrift aus der Mandantenverwaltung enthält.
Früher war der Text im Rechnungskopf zweispaltig, was einen fortlaufenden
Abschnittswechsel erforderlich machte. Besser ist es, die Anschrift in einem Textfeld unterzubringen und den Text, der rechts davon stehen soll, mit Tabulatoren einzurücken.
8.3 Auftrag
Der Baustein Auftrag enthält die Auftragsüberschrift mit Auftragsnummer und – bezeichnung.
Weiterhin kann das Feld EinbettenDoku me nt hier eingefügt werden, wenn mit Rechnungstext-Dokumenten gearbeitet wird. Diese Texte werden im Programm Mandantenauftrag unter der Tabe Rechnu ngstextdoku me nte hinterlegt und beim Rechnungsdruck an der Stelle des Felds EinbettenDoku me nt eingefügt.
Das Feld hat als besonderes Kennzeichen die Formatvorlage EmbeddedText, nach der vom Makro beim Einfügen der Rechnungstextdokumente gesucht wird.
8.4 Rechnungsfuß
Der Baustein Rechnu ngsfuß enthält vier Schlusstexte, von denen einer für die konkrete Rechnung ausgewählt wird:
Baustein Rechnungsart
Schlusstext_nur_Rechnung Nur Rechnung
Schlusstext_Rechnung_und_Überweisung Rechnung mit Überweisung
Schlusstext_Rechnung_und_Lastschrift Rechnung und Lastschrift-Einzug Schlusstext_negativer_Rechnungsbetrag Negativer Rechnungsbetrag, also
Gutschrift
Der Baustein UStTextNullProzent erscheint bei einem Auslands-Mandanten, der aus einem Nicht-EU-Land kommt, in diesem Fall enthält die Rechnung keine Umsatzsteuer.
8. Musterdokument Rechnung
Der Baustein UStTextAnderesEULand erscheint bei einem Auslands-Mandanten, der aus einem EU-Land kommt.
8.5 Gebührenpositionen
Gebührenpositionen müssen die Absatz-Formatvorlage GEBÜHRENPOSITION oder GEBPOSFREIEBERECH haben.
Sie können in Absatz-Form mit Tabulatoren oder in Tabellenform formatiert werden.
Gebührenpositionen enthalten versteckte Übertragssummen, die für das Übertrag-Einfügen bei mehrseitigen Rechnungen benötigt werden.
Wenn Absatz-Form:
"Texte und Felder der
Gebührenposition"<Tab><Feld1><Tab><Feld2><Tab><Feld3><Absatzmarke>
Wenn als Tabellenzeile gestaltet:
"Texte und Felder der Geb.Pos." <Tab><Feld1> <Tab><Feld2> <Tab><Feld3>
Wenn als mehrzeilige Tabellenzeile gestaltet (Überträge nur in der letzten Zeile):
"Texte und Felder der Geb.Pos."
"Texte und Felder der Geb.Pos." <Tab><Feld1> <Tab><Feld2> <Tab><Feld3>
Feld1 = ÜbertragGebühren, Feld2 = ÜbertragAuslagen, Feld3 = ÜbertragVorschuss
Dabei müssen die Tabulatoren und die Felder verborgen sein, die abschließende Absatzmarke darf nicht verborgen sein.
8.6 Auftragssummen
Die Auftragssummen erscheinen nur, wenn mehrere Aufträge auf der Rechnung sind.
Sie sind im DATEV-Standard-Muster ausgeblendet, da sie meistens nicht gewünscht werden.
Auftragssummen müssen die Absatz-Formatvorlage GEBÜHRENPOSITION haben.
Sie enthalten versteckte Übertragssummen, die für das Übertrag-Einfügen bei mehrseitigen Rechnungen benötigt werden (Aufbau wie bei Gebührenpositionen).
8.7 Rechnungs-Summenblock
Der Rechnungs-Summenblock besteht aus positiven Blöcken (Gebühren) und negativen Blöcken (Abgerechnete Vorschüsse oder Gutschriften), die sich auch noch pro
verwendeten Umsatzsteuersatz wiederholen können.
Ein einzelner Block besteht jeweils aus Gebühren, Auslagen und der Umsatzsteuer, wobei die Auslagen oder die Umsatzsteuer auch fehlen können.
Die Auslagen im Summenblock sind die Summen der automatisch für die Aufträge oder
Dazu kommen im Summenblock jeweils Zwischensummen, falls sie erforderlich sind.
Der Rechnungsbetrag steht zum Abschluss des Summenblocks im Baustein Rechnu ngs m ittelteil.
Alle Teile des Rechnungs-Summenblocks müssen die Absatz-Formatvorlage RECHNUNGSSUMMENBLOCK haben.
8.8 Übertrag-Bausteine
Am Ende des Rechnungsmusters als Unterbausteine des Bausteins Rechnu ngsfuß sind die Bausteine untergebracht. Diese werden beim Rechnungsdruck vom Übertrag-Makro als Schablonen ausgeschnitten und auf der Vorseite unten und auf der neuen Seite oben eingefügt.
ÜbertragBausteinUnten enthält einen Hinweistext und den Schablonentext, der auf der Seite unten eingefügt wird. Zur Markierung der Texte gibt es die beiden Textmarken
Hin weisÜbertragUnten und QuellÜbertragUnten, die beide vorhanden sein müssen. Bei dem Hinweistext ist auch ein Seitenwechsel enthalten, der nicht gelöscht werden darf. Die Hinweistexte sollten generell nicht gelöscht werden. Durch sie soll der Anwender in der Rechnungsnachbearbeitung gewarnt werden, dass auf der letzten Seite nichts geändert werden darf.
ÜbertragBausteinOben enthält einen Hinweistext und den Schablonentext, der auf der neuen Seite oben eingefügt wird. Zur Markierung der Texte gibt es die beiden Textmarken Hin weisÜbertragOben und QuellÜbertragOben, die beide vorhanden sein müssen.
Die Übertragwerte werden vom Übertrag-Makro aus den versteckten Überträgen der letzten Gebührenposition auf der Seite geholt und in den Übertragschablonen eingefügt.
Hierbei gelten folgende Zuordnungen:
Muster im Text Wird ersetzt durch GG.GGG,GG Gebühren AA.AAA,AA Auslagen VV.VVV,Vv Vorschüsse
RR.RRR,RR Summe: Gebühren und Vorschüsse
ZZ.ZZZ,ZZ Summe: Gebühren und Auslagen und Vorschüsse
8. Musterdokument Rechnung
8.9 Tabellenkopf
Der Tabellenkopf ist die Überschriftszeile für nachfolgende Gebührenpositionen. Er ist normalerweise im Baustein Tabellenüberschrift enthalten.
Der Tabellenkopf wird vom Übertrag-Makro ausgeschnitten und auf jeder neuen Seite oben unterhalb des oberen Übertrags eingefügt. Deshalb muss der Tabellenkopf mit der Textmarke Tabellenkopf markiert sein.
Außerdem muss der Tabellenkopf mit der Absatz-Formatvorlage TABELLENKOPF markiert sein, denn nach dieser wird beim Druck von Duplikaten auf jeder Seite gesucht, um an dieser Stelle den Duplikattext einzufügen. Das gilt auch dann, wenn über den Musterdokumenteditor über Musterdoku me nteditor/Duplikattext einstellen eine feste Position für den Duplikattext eingestellt wurde. Das gleiche gilt analog für den Probedrucktext beim Probedruck von Rechnungen.
Sollen die Überträge nicht oberhalb, sonder unterhalb der Überschrift eingefügt werden, kann der normale Tabellenkopf so nicht verwendet werden. Stattdessen gestaltet man den Tabellenkopf als einzelne Absatzmarke mit der Formatvorlage TABELLENKOPF und markiert diese mit der Textmarke Tabellenkopf.
Die Absatzmarke kann dann noch kleiner gemacht werden (z.B. Punktgröße 4), damit sie nicht so stört, sie darf aber nicht verborgen sein.
Das ist dann der Tabellenkopf, der vom Übertrag-Makro ausgeschnitten und verwendet wird.
Als Ersatz muss man die Überschrift aus dem Baustein Tabellenüberschrift (Den normalen Tabellenkopf) auch in den Baustein ÜbertragBausteinOben innerhalb des Bereichs der Textmarke QuellÜbertragOben kopieren.
9. Musterdokument Gutschrift