6. Word-Grundlagen und Kenntnisse 6.1 Absätze / Zeilenumbrüche
Drückt man in Word die Return-Taste, wird ein neuer Absatz erzeugt, mit Umschalt-Taste und Return-Taste wird eine neue Zeile im selben Absatz begonnen. Zu beachten ist, dass es Formatierungen gibt, die sich auf einen kompletten Absatz beziehen, zum Beispiel die Absatz-Formatvorlage oder der Abstand von Tabulatoren.
6.2 Tabulatoren
Tabulatoren sind eine Möglichkeit, Texte auszurichten. Sie werden mit For mat/TAB-Stopp oder einfacher im horizontalen Lineal von Word eingestellt. Das Einstellen der
Tabulatoren wirkt auf den gesamten Absatz, in dem der Cursor gerade steht. In den Gebührenpositionen des Rechnungsmusters wird ausgiebig von Tabulatoren Gebrauch gemacht.
6.3 Tabellenzeilen
Eine andere Möglichkeit, Texte auszurichten, sind Tabellenzeilen. Anstatt mit For mat/Spalten mehrspaltigen Text zu verwenden, sollte eine entsprechende Tabelle verwendet werden. Gebührenpositionen im Rechnungsmuster können auch als Tabellenzeilen formatiert werden.
6.4 Formatvorlagen
Durch Formatvorlagen, die unter For mat/Form at v orlage gepflegt werden, lassen sich häufig verwendete Formatierungen zusammenfassen. Es gibt Absatz- und Zeichenbezogene
Formatvorlagen.
Das Format eines Textes wird zunächst durch die Absatz-Formatvorlage bestimmt. Durch eine Zeichen-Formatvorlage und schließlich durch weitere, eigene Nachformatierungen kann es angepasst werden.
Große Teile des Rechnungsmusters sind mit speziellen Absatz-Formatvorlagen formatiert, insbesondere die Gebührenpositionen und der Rechnungssummenblock. Diese dürfen bei Anpassungen am Muster nicht verloren gehen, ansonsten kann es zu Problemen beim Rechnungsdruck kommen, weil das Übertrag-Makro zum Beispiel die Gebührenpositionen nicht mehr erkennt.
Zeichen-Formatvorlagen können verwendet werden, um Textteile eines Absatzes anders zu formatieren als den Absatz selbst. Sie überschreiben praktisch für den markierten Text die Absatz-Textformatierungen. In KIS werden Zeichen-Formatvorlagen im Zusammenhang mit der Anwender.dot verwendet, um bestimmte Felder im Rechnungsmuster zu
markieren.
6.5 Textmarken
Mit Textmarken können Teile eines Dokuments markiert und mit einem Namen versehen werden. Mit Einfügen/Text marke wird der Bereich, der im Dokument gerade selektiert ist, mit einer Textmarke versehen. Mit Bearbeiten/gehe zu/Textm arke kann man zu einer vorhandenen Textmarke springen. Eine bestimmte Textmarke kann im Dokument nur einmal vorhanden sein.
In KIS sind im Rechnungsmuster der Tabellenkopf und die Übertragbausteine mit Textmarken versehen, weil diese beim Rechnungsdruck durch das Übertrag-Makro ausgeschnitten werden.
Außerdem werden Textmarken im Zusammenhang mit der Anwender.dot verwendet, um bestimmte Felder oder Einfügestellen zu markieren.
6.6 Textfelder / Positionsrahmen
Ein Textfeld wird verwendet, um Text an einer festen Position der Seite anzuzeigen, zum Beispiel die Empfängeradresse eines Briefes für einen Fensterbriefumschlag. Das Textfeld wird mit Einfügen/Textfeld eingefügt und danach weiter formatiert durch For mat/Textfeld, nachdem das Textfeld selektiert wurde.
Im Rechnungsmuster wird ein Textfeld für die Mandantenadresse verwendet, allerdings findet man in vielen älteren Mustern stattdessen einen Positionsrahmen, das ist der Vorläufer des Textfelds in Word.
Sehr wichtig ist bei einem Textfeld, dass es einen Anker besitzt. Dieser muss im
Rechnungsmuster für das Adress-Textfeld im Baustein Rechnungskopf liegen und sollte auch verankert sein, das heißt der Anker kann nicht mehr im Text verschoben werden.
Dadurch wird sichergestellt, dass das Textfeld zusammen mit dem richtigen Baustein erscheint und die Felder des Bausteins im Textfeld verfügbar sind.
6.7 Dokumentabschnitte
In einem Word-Dokument kann mit Einfügen/Manueller Wechsel/Abschnitts wechsel ein neuer Dokument-Abschnitt begonnen werden. Das ist notwendig, wenn man
unterschiedliche Seiteneinstellungen oder verschiedene Kopf- und Fußzeilen für Teile des Dokuments einrichten will. Im Rechnungsmuster sollte man das jedoch nicht tun, denn genau das wird durch das Übertrag-Makro gemacht: Für jede Seite der Rechnung wird ein neuer Abschnitt begonnen.
In vielen älteren Rechnungsmustern ist im Rechnungskopf ein fortlaufender
Abschnittswechsel enthalten, weil zweispaltiger Text verwendet wird. Dieser kann vom Übertrags-Makro verarbeitet werden, weitere Abschnittswechsel dürfen jedoch nicht enthalten sein.
6.8 Kopf- und Fußzeilen
Die Kopf- und Fußzeilen eines Dokuments werden pro Dokumentabschnitt eingestellt oder für das ganze Dokument. Unter Datei/Seite einrichten/Seitenlayout kann eingestellt werden, ob die Kopf- und Fußzeile auf der ersten Seite anders aussehen soll.
6. Word-Grundlagen und Kenntnisse
Nicht verwechseln darf man die Kopf- und Fußzeilen mit den Bausteinen Rechnu n gskopf und Rechnun gsfuß des Rechnungsmusters. Die Kopf- und Fußzeilen sind tatsächlich Bestandteil des Rahmenbausteins Rechnu ng.
6.9 Grafiken
Mit Einfügen/Grafik/Aus Datei lässt sich eine beliebige Grafik in ein Word-Dokument einfügen.
Man kann die Grafik fest in das Dokument einfügen oder nur eine Verknüpfung zu der Grafik, das heißt es wird nur ein Verweis auf die Grafik-Datei eingefügt.
Fügt man eine Grafik in ein RTF-Dokument ein, kann dieses sehr groß werden. Es wird daher für das Rechnungsmuster empfohlen, entweder mit verknüpften Grafiken zu arbeiten, oder durch Reduzierung der Farbtiefe der Grafik (manchmal genügt schwarz-weiß) eine akzeptable Größe des Rechnungsmusters zu erreichen.
Zur Verdeutlichung: Ein Rechnungsmuster ohne Grafik ist vielleicht 100 Kilobyte (ca.
100.000 Zeichen) groß, mit fest eingefügter Grafik kann die Größe schnell auf einige Megabyte anwachsen (einige Millionen Zeichen).
Bei verknüpften Grafiken gibt es ein anderes Problem: Die Grafik muss genau in der Größe vorliegen, in der sie ausgedruckt werden soll. Weil das aber selten der Fall sein dürfte und die Größenveränderung einer Grafik mit Qualitätsverlust einhergeht, ist die einzige
Möglichkeit die Erstellung einer Grafik im WMF-Format (Windows Metafile-Format) oder EMF-Format (Enhanced Metafile-Format) in der richtigen Größe.
Das Besondere an diesen Grafik-Formaten ist, dass die Grafik zusammen mit der Information, wie groß sie dargestellt werden soll, gespeichert ist.