2021-10-21
Signature and Disclaimer
| Inhalt | ii
Inhalt
Allgemeine Informationen...4
Beschreibung der Funktionen... 6
Mobile Nutzung von Signature and Disclaimer...7
Zugriff auf das Modul Signature and Disclaimer... 8
Signature and Disclaimer aktivieren... 9
Prioritäten von Gruppen ändern...10
Signaturen und Disclaimer erstellen...13
Signatur/Disclaimer bearbeiten oder löschen... 18
Signature and Disclaimer deaktivieren... 20
Der WYSIWYG-Editor...22
Synchronisierte Attribute aus dem Active Directory...23
Synchronisierte Attribute aus dem Azure Active Directory...25
Abfrage von Grunddaten mit AD-Variablen...27
Leere Elemente des Active Directory nicht anzeigen lassen...28
Subsignaturen einbinden...33
HTML-Quelltext einfügen...38
Die Vorschaufunktion im Editor...39
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden... 41
Grafik per Drag-and-drop einfügen und verlinken...45
Grafik für einzelne Postfächer einbetten...48
Synchronisation der Daten über LDAP...55
Fehlerbehebung...56
Fehlerbehebung: Variablen werden nicht referenziert...56
Fehlende HTML-Signatur bei E-Mails aus Mail (Apple) oder Thunderbird... 57
Index...60
Allgemeine Informationen
Allgemeine Informationen
Die Allgemeinen Informationen dienen dazu, eingesetzte Grafiken, Symbole und Erklärungen
innerhalb der Anleitungen besser zu verstehen. Lesen Sie diesen Abschnitt sorgfältig durch, um sich mit den eingesetzten Elementen vertraut zu machen.
Gender-Erklärung
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Anleitung die Sprachform des generischen Maskulinums verwendet. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
Verwendete Symbole
Zur besseren Kenntlichkeit relevanter Schritte innerhalb handlungsanleitender Kapitel werden folgende Symbole verwendet:
SYMBOL BEDEUTUNG ERKLÄRUNG
Voraussetzung Bedingung, die vor dem nächsten Schritt erfüllt sein muss Zwischenresultat Resultat, welches nach einem Schritt zwischenzeitlich erzielt
wird
Endresultat Resultat, welches nach der Schrittreihenfolge eines handlungsanleitenden Kapitels erzielt wird
Warn- und Sicherheitshinweise
Die Warn- und Sicherheitshinweise werden dazu eingesetzt, um den Anwender über Restrisiken und Gefahren zu informieren und diese mit einer empfohlenen Vorgehensweise zu vermeiden. Folgende Warn- und Sicherheitshinweise werden in dieser Dokumentation verwendet:
Allgemeine Informationen
SYMBOL BEDEUTUNG ERKLÄRUNG
Info Hinweis über allgemeine Informationen zum Produkt und/oder über eine Serviceleistung
Hinweis weiterführende Informationen innerhalb eines bestimmten Absatzes, die für die Ausführung weiterer Schritte relevant sind ACHTUNG Warnhinweis über zusätzliche Kosten, die, abhängig von
gebuchten Serviceleistungen, möglicherweise entstehen können VORSICHT Warnhinweis zum möglichen Verlust von Daten
GEFAHR Sicherheitshinweis zur möglichen System-Infizierung mit einer Malware
Beschreibung der Funktionen
Beschreibung der Funktionen
Signature and Disclaimer steuert die Bereitstellung von E-Mail-Signaturen und -Disclaimern.
Signature and Disclaimer steuert die automatisierte und zentrale Bereitstellung von E-Mail-Signaturen und -Disclaimern. Durch den Abgleich mit dem Verzeichnisdienst von Microsoft 365 bzw. dem
Active Directory generiert das Tool dynamisch benutzerspezifische Signaturen, die auf einer zuvor erstellten Vorlage basieren und automatisch hinter dem aktuellen Text der E-Mail eingefügt werden.
Dabei werden Active-Directory-Variablen (AD-Variablen) verwendet, die mit den Informationen aus den entsprechenden Active-Directory-Atttibuten in die Signatur oder den Disclaimer eingebunden werden. Bei Postfächern, die manuell im Control Panel angelegt sind und weder über Microsoft 365 oder LDAP synchronisiert werden, werden für die AD-Variablen die Grunddaten des Postfaches eingesetzt.
Die Verwendung von AD-Variablen ist nur für Kunden von Microsoft 365 mit Azure Active Directory sowie für Kunden, die Ihre Benutzer und Gruppen über LDAP aus einem Microsoft Active Directory synchronisieren lassen, möglich. Andere Verzeichnisdienste werden nicht unterstützt.
Hinweis:
Signaturen und Disclaimer werden zu allen E-Mails hinzugefügt, die über unsere Relay- Server versendet werden. Somit werden Signaturen und Disclaimer auch E-Mails
hinzugefügt, die innerhalb eines Unternehmens versendet werden, falls diese durch unsere Infrastruktur geleitet werden. Weitere Informationen zum Routing von internen E-Mails finden Sie in der Dokumentation zur Einrichtung der internen Archivierung.
Mobile Nutzung von Signature and Disclaimer
Mobile Nutzung von Signature and Disclaimer
Signaturen und Disclaimer werden auch an E-Mails angehängt, die von mobilen Endgeräten versendet werden.
Falls Signature and Disclaimer aktiviert ist, werden Signaturen und Disclaimer auch an E-Mails angehängt, die von mobilen Endgeräten versendet werden.
Hinweis:
Wir unterstützen jeweils die neueste Version der Betriebssysteme Android und iOS. Bei älteren Versionen kann es sein, dass Signaturen und Disclaimer nicht richtig angezeigt werden.
Zugriff auf das Modul Signature and Disclaimer
Zugriff auf das Modul Signature and Disclaimer
Sie können Benutzern ohne Administratorrechte Zugriff auf das Modul Signature and Disclaimer geben.
Falls Sie Benutzer ohne Administratorrechte dazu berechtigen möchten, Signaturen und Disclaimer zu erstellen und zu bearbeiten, weisen Sie diesen die Rolle Marketing zu (siehe Rollen). Durch die Rolle Marketing erhalten Benutzer Zugriff auf das Modul Signature and Disclaimer.
Signature and Disclaimer aktivieren
Signature and Disclaimer aktivieren
Sie können Signature and Disclaimer über das Control Panel aktivieren.
Sie sind 365-Total-Protektion-Kunde oder haben die Synchronisation über LDAP für die Domain aktiviert, für die sie Signature and Disclaimer aktivieren möchten (siehe LDAP- Verbindung aktivieren).
1. Navigieren Sie zu Sicherheitseinstellungen → Signature and Disclaimer.
2. Wählen Sie den Kunden aus der Bereichsauswahl aus, für den Sie Signature and Disclaimer aktivieren wollen.
3. Setzen Sie den Haken bei Signatur und Disclaimer aktivieren.
Abbildung 1: Signature and Disclaimer aktivieren 4. Bestätigen Sie die Aktivierung mit OK.
Signature and Disclaimer ist aktiviert worden.
Prioritäten von Gruppen ändern
Prioritäten von Gruppen ändern
Sie können die Prioritäten von Gruppen im Modul Signature and Disclaimer ändern.
Sie haben mehrere Gruppen zum Modul Signature and Disclaimer hinzugefügt (siehe Signaturen und Disclaimer erstellen auf Seite 13).
Im Modul Signature and Disclaimer werden Gruppen nach ihrer Priorität geordnet. Die Prioritäten der Gruppen werden in der Gruppentabelle unter Gruppen angezeigt. Je niedriger die Zahl ist, desto höher ist die Priorität einer Gruppe. Falls ein Postfach zu mehreren Gruppen im Modul Signature and Disclaimer gehört, werden die ausgehenden E-Mails des Postfachs mit der Signatur und dem Disclaimer der Gruppe mit der höchsten Priorität versendet.
1. Melden Sie sich mit Ihren administrativen Zugangsdaten im Control Panel an.
2. Wählen Sie in der Bereichsauswahl die Domain aus, für deren Gruppen Sie die Prioritäten im Modul Signature and Disclaimer ändern möchten.
3. Navigieren Sie zu Sicherheitseinstellungen → Signature and Disclaimer. 4. Wählen Sie unter Gruppen die Gruppe aus, deren Priorität Sie ändern möchten.
Prioritäten von Gruppen ändern
5. Optional: Ändern Sie die Priorität der Gruppe, indem Sie die Gruppe innerhalb der Liste verschieben.
a) Klicken Sie auf das Neun-Punkte-Symbol neben der Gruppe und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.
Abbildung 2: Gruppe verschieben
b) Schieben Sie die Gruppe an die Position, die der neuen Priorität entspricht.
c) Lassen Sie die linke Maustaste los.
Die Gruppe wird an der neuen Position platziert. Die Prioritäten aller Gruppen, die sich in der Liste verschoben haben, werden aktualisiert.
Prioritäten von Gruppen ändern
6. Überschreiben Sie die Priorität der Gruppe.
a) Doppelklicken Sie auf die Priorität neben der Gruppe.
Die Zahl wird editierbar.
Abbildung 3: Eingabefeld für die Priorität
b) Geben Sie die Zahl der neuen Priorität in das Eingabefeld ein oder wählen Sie die Zahl mit den Auswahlpfeilen aus.
c) Bestätigen Sie die neue Priorität mit der Enter-Taste.
Die Priorität der Gruppe wird gespeichert. Die Gruppe wird an der Position platziert, die der neuen Priorität entspricht. Die Prioritäten aller Gruppen, die sich in der Liste verschoben haben, werden aktualisiert.
Die Prioritäten der Gruppen sind geändert worden.
Signaturen und Disclaimer erstellen
Signaturen und Disclaimer erstellen
Erstellen und aktivieren Sie gruppenbasierte Signaturen oder Disclaimer.
Die Gruppen sind auf der linken Seite des Übersichtsfensters zu sehen. Wenn Sie keine Gruppen für die Domain hinterlegt haben, können Sie die Gruppe default auswählen, um allen Benutzern die gleiche Signatur oder den gleichen Disclaimer zuzuweisen.
Hinweis:
Im Control Panel können Sie unter Kundeneinstellungen → Gruppen neue Gruppen anlegen. Weitere Informationen finden Sie im Control Panel Handbuch unter "Gruppen".
Signaturen und Disclaimer erstellen
1. Fügen Sie unter Gruppen auf der linken Seite des Übersichtsfensters eine Gruppe aus der Gruppenauswahl hinzu.
Hinweis:
Wenn Sie in das Feld Suche klicken, erscheint ein Drop-down-Menü mit allen angelegten Gruppen. Zusätzlich können Sie hier nach definierten Gruppen suchen.
Abbildung 4: Gruppe hinzufügen
Signaturen und Disclaimer erstellen
2. Wählen Sie die hinzugefügte Gruppe aus.
Abbildung 5: Gruppe auswählen
Auf der rechten Seite des Übersichtsfensters erscheint die Auswahl des Disclaimers und der Signatur.
3. Klicken Sie auf der rechten Seite unter Disclaimer oder Signatur auf +, um eine neue Vorlage anzulegen.
Abbildung 6: Hinzufügen einer neuen Vorlage 4. Geben Sie der neuen Vorlage einen Namen.
Sie können die Vorlage für Signaturen oder Disclaimer für HTML- und Plain-E-Mails zugleich erstellen. Die Vorlagen werden separat erstellt.
Signaturen und Disclaimer erstellen
5. Wählen Sie aus, für welches Format Sie die Vorlage erstellen möchten:
• HTML
• Plain
Hinweis:
Sie können während der Bearbeitung zwischen den Formaten wechseln.
6. Definieren Sie Ihre Vorlage im What You See Is What You Get-Editor (WYSIWYG-Editor): Der WYSIWYG-Editor auf Seite 22
Abbildung 7: Vorlage im WYSIWYG-Editor erstellen
Signaturen und Disclaimer erstellen
7. Speichern Sie Ihre Vorlage und wählen Sie sie im Übersichtsfenster aus.
Abbildung 8: Auswahl von Signatur im Übersichtsfenster 8. Klicken Sie in der Übersicht auf Speichern, um die zuvor ausgewählte Vorlage der
ausgewählten Gruppe zuzuweisen.
Sie haben eine Signatur und/oder einen Disclaimer erstellt und einer Gruppe zugewiesen.
Hinweis:
Signaturen und Disclaimer werden nur zu E-Mails hinzugefügt, die über die unter Spam and Malware Protection eingetragenen Adressen von Relay-Servern versendet werden (siehe Primäre Umgebungseinstellungen).
Signatur/Disclaimer bearbeiten oder löschen
Signatur/Disclaimer bearbeiten oder löschen
1. Klicken Sie im Übersichtsfenster in das Feld Suchen unterhalb von Disclaimer oder Signatur und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
Abbildung 9: Auswahl von Signatur im Übersichtsfenster
Signatur/Disclaimer bearbeiten oder löschen
2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
• Zum Bearbeiten der ausgewählten Vorlage klicken Sie auf das Stift-Symbol hinter dem Vorlagennamen. Der Editor erscheint und Sie können Ihre Vorlage bearbeiten.
Abbildung 10: Vorlage bearbeiten
• Zum Löschen der ausgewählten Vorlage, klicken Sie auf das rote –. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Abbildung 11: Vorlage löschen Sie haben eine Signatur/einen Disclaimer bearbeitet bzw. gelöscht.
Signature and Disclaimer deaktivieren
Signature and Disclaimer deaktivieren
Sie können Signature and Disclaimer deaktivieren.
Sie haben Signature and Disclaimer aktiviert.
Falls Sie Signature and Disclaimer nicht länger verwenden möchten, können Sie diesen Service deaktivieren. Ihre Gruppeneinstellungen, Signaturen und Disclaimer bleiben für den Fall bestehen, dass Sie Signature and Disclaimer zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren möchten.
1. Melden Sie sich mit Ihren administrativen Zugangsdaten im Control Panel an.
2. Wählen Sie in der Bereichsauswahl die Domain aus, für die Sie Signature and Disclaimer deaktivieren möchten.
3. Navigieren Sie zu Sicherheitseinstellungen → Signature and Disclaimer.
4. Entfernen Sie das Häkchen aus der Checkbox Signatur und Disclaimer aktivieren.
Abbildung 12: Signature and Disclaimer deaktivieren Ein Bestätigungsfenster öffnet sich.
5. Klicken Sie auf OK.
Abbildung 13: Deaktivierung bestätigen
Signature and Disclaimer wird deaktiviert.
Signature and Disclaimer deaktivieren
Signature and Disclaimer ist deaktiviert worden.
Hinweis:
Die Deaktivierung von Signature and Disclaimer führt nicht zur Kündigung des bestehenden Vertrags über diesen Service. Um einen bestehenden Vertrag zu kündigen, müssen Sie Ihren Ansprechpartner kontaktieren.
Der WYSIWYG-Editor
Der WYSIWYG-Editor
Mit dem WYSIWYG-Editor werden Vorlagen für Signaturen and Disclaimer erstellt. Dafür werden die Attribute aus Ihrem Active Directory über ein Drop-down-Menü eingefügt.
Im WYSIWYG-Editor können Sie einfach Vorlagen für Disclaimer oder Signaturen erstellen.
Dafür stehen Ihnen einfache Formatierungsoptionen wie das Ändern der Absatzausrichtung oder der Schriftart zur Verfügung. Zudem können Sie durch Active-Directory-Variablen auf Attribute aus dem Active Directory oder auf Grunddaten von manuell erstellten Postfächern zugreifen, um damit zum Beispiel die zum jeweiligen Postfach definierten Vor- und Nachnamen in die Signaturen oder Disclaimer hinzuzufügen. Die verfügbaren Attribute hängen vom Anwendungsfall ab:
• Bei aktivierter LDAP-Verbindung stehen zahlreiche Attribute aus dem Active Directory zur Verfügung (siehe Synchronisierte Attribute aus dem Active Directory auf Seite 23).
• Bei 365-Total-Protection-Kunden steht eine kleinere Auswahl an Attributen aus dem Azure Active Directory für Microsoft-365-Postfächer (siehe Synchronisierte Attribute aus dem Azure Active Directory auf Seite 25). Für manuell erstellte Postfächer stehen die Grunddaten der Postfächer (siehe Abfrage von Grunddaten mit AD-Variablen auf Seite 27) zur Verfügung.
Wichtig:
Voraussetzung für die Verwendung von AD-Variablen ist, dass diese im Active Directory definiert wurden.
Der WYSIWYG-Editor
Abbildung 14: WYSIWYG-Editor
Synchronisierte Attribute aus dem Active Directory
Mit dem Active Directory von Microsoft werden zahlreiche Attribute synchronisiert, die in Signature and Disclaimer verwendet werden können.
Wichtig:
Es ist nicht möglich die Synchronisation der Attribute gleichzeitig über Microsoft 365 und LDAP zu verwenden. Falls die LDAP-Verbindung aktiviert ist, werden keine Attribute aus Microsoft 365 (bzw. dem Azure Active Directory) synchronisiert.
Der WYSIWYG-Editor
AD-VARIABLE BEDEUTUNG
cn „Common Name“ – gebräuchlicher Name
company Unternehmen
countryCode Land/Region
department Abteilung
description Beschreibung
directReports Mitarbeiter
displayName Anzeigename – kompletter Name
facsimileTelephoneNumber Fax
givenName Vorname
homePhone Private Telefonnummer
info Jobtitel/Position
Hinweis:
Das Feld Title wird vielfach anders verwendet. Deshalb wird hier für das LDAP-Attribut Title (Jobtitel/Position) die Bezeichnung Info verwendet.
ipPhone IP-Telefonnummer
l (kleines L) Stadt
mail E-Mail-Adresse
Der WYSIWYG-Editor
AD-VARIABLE BEDEUTUNG
manager Vorgesetzte(r)
mobile Mobiltelefonnummer
msExchlMAddress IM-Adresse
pager Pagernummer
physicalDeliveryOfficeName Büro
postalCode Postleitzahl
postOfficeBox Postfach
samAccountName Anmeldename des Benutzers
sn Nachname
st Bundesland/Kanton
streetAddress Straße
telephoneNumber Telefonnummer
wwwHomepage Website
Synchronisierte Attribute aus dem Azure Active Directory
Der WYSIWYG-Editor
Wichtig:
Es ist nicht möglich die Synchronisation der Attribute gleichzeitig über Microsoft 365 und LDAP zu verwenden. Für Microsoft-365-Postfächer werden nur die Attribute aus der unten stehenden Tabelle synchronisiert. Für manuell erstellte Postfächer werden die Grunddaten (siehe Abfrage von Grunddaten mit AD-Variablen auf Seite 27) verwendet. Die LDAP- Attribute werden nicht synchronisiert und können nicht verwendet werden.
Folgende Attribute werden für Microsoft-365-Postfächer synchronisiert und können für die Erstellung von Signaturen und Disclaimern verwendet werden:
AD-VARIABLE BEDEUTUNG
countryCode Land/Region
department Abteilung
displayName Anzeigename – kompletter Name
givenName Vorname
info Jobtitel/Position
Hinweis:
Das Feld title wird vielfach anders verwendet. Deshalb wird hier für das LDAP-Attribut Title (Jobtitel/Position) die Bezeichnung info verwendet.
l (kleines L) Stadt
mail E-Mail-Adresse
mobile Mobiltelefonnummer
Der WYSIWYG-Editor
AD-VARIABLE BEDEUTUNG
postalCode Postleitzahl
sn Nachname
st Bundesland/Kanton
streetAddress Straße
telephoneNumber Telefonnummer
Abfrage von Grunddaten mit AD-Variablen
Bei manuell erstellten Postfächern von 365-Total-Protection-Kunden werden die Grunddaten der Postfächer über die AD-Variablen abgefragt.
Wichtig:
Es ist nicht möglich, gleichzeitig LDAP und die Synchronisation der Attribute über Microsoft 365 zu verwenden. Für 365-Total-Protection-Kunden werden für Microsoft-365-Postfächer nur die Attribute aus Synchronisierte Attribute aus dem Azure Active Directory auf Seite 25 verwendet werden. Für manuell erstellte Postfächern können die hier beschriebenen Grunddaten der Postfächer als AD-Variablen verwendet werden.
Zwischen den AD-Variablen und den Grunddaten eines Postfaches bestehen folgende Entsprechungen:
AD-VARIABLE GRUNDDATUM
Der WYSIWYG-Editor
AD-VARIABLE GRUNDDATUM
displayName Anzeigename
facsimileTelephoneNumber Fax
givenName Vorname
l (kleines L) Ort
mail E-Mail-Adresse des Postfachs
mobile Telefon (mobil)
postalCode Postleitzahl
phisicalDeliveryOfficeName Büro
sn Nachname
st Bundesland/Kanton
streetAddress Straße, Nummer
telephoneNumber Telefon (geschäftlich)
Leere Elemente des Active Directory nicht anzeigen lassen
Blenden Sie mit der Funktion If Not Empty Inhalte in Signaturen und Disclaimern aus, wenn bestimmte AD-Variablen bei Benutzern nicht gefüllt sind.
1. Erstellen Sie eine neue Signatur oder einen Disclaimer oder bearbeiten Sie eine vorhandene Vorlage.
2. Wählen Sie im Editor die Zeile aus, in der die AD-Variable eingebunden werden soll.
Der WYSIWYG-Editor
3. Klicken Sie auf If Not Empty.
Abbildung 15: Auswahl öffnen
Der WYSIWYG-Editor
4. Wählen Sie die gewünschte AD-Variable aus dem Feld Variable aus.
Abbildung 16: AD-Variable auswählen
5. Geben Sie den Text ein, der ausgeblendet werden soll, wenn das Element für den Benutzer nicht gefüllt ist.
6. Bestätigen Sie mit OK.
Der WYSIWYG-Editor
7. Zudem ist es möglich, eine AD-Variable in den auszublendenden Text einzugeben:
a) Klicken Sie an die Stelle im Editor zwischen den If-Not-Empty-Tag, an dem Sie die auszublendende AD-Variable einfügen wollen.
b) Wählen Sie die AD-Variable aus dem Drop-down-Menü aus.
Abbildung 17: If Not Empty - Mobiltelefonnummer 8. Klicken Sie auf Speichern, um die Signatur oder den Disclaimer zu speichern.
Leere Elemente des Active Directory werden nicht angezeigt.
Beispiel: Ausblenden von nicht vorhandenen AD-Variablen
Der WYSIWYG-Editor
Abbildung 18: Signatur im Editor
Folgende Signatur wird für Benutzer mit Mobiltelefonnummer ausgegeben:
Abbildung 19: Signatur mit Mobiltelefonnummer Folgende Signatur wird für Benutzer ohne Mobiltelefonnummer ausgegeben:
Der WYSIWYG-Editor
Subsignaturen einbinden
Binden Sie eine zuvor erstellte Signatur als Subsigantur in eine Signatur ein.
Wichtig:
Subsignaturen können nur für Signaturen verwendet werden. Zudem muss mindestens eine Signatur vorhanden sein, die Sie als Subsignatur einbinden können.
1. Erstellen Sie eine neue Signatur oder bearbeiten Sie eine vorhandene.
2. Wählen Sie im Editor die Zeile der Signatur aus, in der die Subsignatur eingebunden werden soll.
Der WYSIWYG-Editor
3. Klicken Sie auf Sub-Signatures und wählen Sie die gewünschte Subsignatur aus den bestehenden Signaturen aus.
Abbildung 21: Subsignatur auswählen
Für die Subsignatur wird ein Platzhalter eingefügt.
Der WYSIWYG-Editor
Abbildung 22: Subsignatur Platzhalter 4. Klicken Sie auf Speichern, um die Signatur mit Subsignatur zu speichern.
Der WYSIWYG-Editor
5. Wichtig:
Damit eine Signatur als Subsignatur eingesetzt werden kann, muss die Signatur dafür aktiviert werden.
Um eine Signatur für die Verwendung als Subsignatur zu aktivieren:
a) Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus der Signatur, die Sie als Subsignatur verwenden möchten.
b) Stellen Sie den Schalter auf Aktiv.
Abbildung 23: Subsignaturen aktivieren
Aktivierte und deaktivierte Signaturen werden in der Signaturauswahl gekennzeichnet.
Der WYSIWYG-Editor
Abbildung 24: Aktivierte Signatur in der Auswahl
Abbildung 25: Deaktivierte Signatur in der Auswahl Subsignaturen wurden eingebunden.
Der WYSIWYG-Editor
HTML-Quelltext einfügen
Verwenden Sie den Editor, um HTML-Quellcode einzufügen.
1. Klicken Sie im WYSIWYG-Editor den Menüpunkt Tools an und wählen Sie den Unterpunkt Source Code aus.
Abbildung 26: Quelltext-Editor
Ein neues Texteingabefenster erscheint.
Der WYSIWYG-Editor
2. Fügen Sie den gewünschten HTML-Quelltext ein und bestätigen Sie mit OK.
Abbildung 27: Quelltext einfügen
3. Speichern Sie im Anschluss Ihre Vorlage mit einem Klick auf Speichern.
Sie haben einen HTML-Quelltext als Signatur oder Disclaimer eingefügt.
Die Vorschaufunktion im Editor
Die Vorschau stellt eine erstellte Vorlage für bestimmte Benutzer aus Ihrem Active Directory dar.
Im Anschluss an die Bearbeitung mit dem Editor können Sie sich eine Vorschau der Vorlage für
Der WYSIWYG-Editor
Abbildung 28: Vorschau des Editors
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
Mit dem WYSIWYG-Editor haben Sie die Möglichkeit, Ihre Signatur bzw. Ihren Disclaimer mit Grafiken zu ergänzen.
Nachdem Sie Ihre Signatur oder Disclaimer über die Weboberfläche (siehe Signature and
Disclaimer aktivieren auf Seite 9) erfolgreich eingerichtet haben, können Sie diese neu gestalten (siehe Signaturen und Disclaimer erstellen auf Seite 13) oder bereits gespeicherte Vorlagen bearbeiten (siehe Signatur/Disclaimer bearbeiten oder löschen auf Seite 18). Grafiken können entweder mit Hilfe der Drag-and-drop-Funktion direkt in den WYSIWYG-Editor kopiert oder über ein Eingabefenster in Form einer URL eingebettet werden.
Grafik über eine URL einbetten
1. Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Disclaimers bzw. einer Signatur im
WYSIWYG-Editor die gewünschte Position an, an welcher Sie die Grafik einfügen möchten.
2. Navigieren Sie in der Menüleiste des Editors zu Insert → Image.
Ein Eingabefenster mit weiteren Parametern öffnet sich.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
3. Geben Sie unter Source (1) die Adresse jener Grafik an, die repräsentativ für Ihre Verlinkung dargestellt werden soll. Suchen Sie hierzu im Internet nach der gewünschten Grafik und kopieren Sie die hinterlegte Grafikadresse.
Abbildung 30: Adresse der repräsentativen Grafik kopieren und unter Source einfügen
Die Adresse der gewünschten Grafik ist hinterlegt.
4. Geben Sie unter Image description (2) alternativ eine Beschreibung ein.
5. Passen Sie unter Dimensions (3) die Größe der Grafik individuell an und speichern Sie Ihre Eingaben mit Ok.
Abbildung 31: Größe der Grafik anpassen
Die Parameter wurden hinterlegt und die Grafik wird im Editor angezeigt.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Grafik und wählen Sie Link aus, um eine URL einzugeben, auf die verlinkt wird.
Abbildung 32: Grafik verlinken
Ein Eingabefenster mit weiteren Parametern öffnet sich.
Abbildung 33: URL eingeben
7. Geben Sie unter URL (4) die Zieladresse der gewünschten Website ein.
8. Geben Sie unter Title (5) alternativ einen Text ein, welcher beim Anhalten mit der Maus über der Grafik angezeigt werden soll.
9. Wählen Sie unter Target (6) die Option New window aus, um die verlinkte Website in einem neuen Tab öffnen zu lassen.
10. Klicken Sie auf Ok und anschließend auf Speichern, um alle Angaben zu speichern.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
Die Grafik wurde in Ihre Signatur oder Ihren Disclaimer über eine URL eingebettet.
Abbildung 34: Vergabe von Variablen mit verlinkten Grafiken
Abbildung 35: Vorschau erstellter Signatur mit verlinkten Grafiken
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
Grafik per Drag-and-drop einfügen und verlinken
1. Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Disclaimers bzw. einer Signatur im
WYSIWYG-Editor die gewünschte Position an, an welcher Sie die Grafik einfügen möchten.
2. Ziehen Sie die Grafik an die gewünschte Position Ihres Signatur- bzw. Disclaimer-Editors.
Die Grafik wurde per Drag-and-drop an der gewünschten Position eingefügt.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Grafik und wählen Sie Link aus, um eine URL einzugeben, auf die verlinkt wird.
Abbildung 36: Grafik verlinken
Ein Eingabefenster mit weiteren Parametern öffnet sich.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
6. Wählen Sie unter Target (6) die Option New window aus, um die verlinkte Website in einem neuen Tab öffnen zu lassen.
7. Klicken Sie auf Ok und schließen Sie das Eingabefenster.
Die Grafik wurde verlinkt.
8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die hinterlegte Grafik und wählen Sie Image aus, um die Grafikgröße im Feld Dimensions gegebenenfalls anzupassen.
9. Klicken Sie auf Ok und anschließend auf Speichern, um alle Angaben zu speichern.
Hinweis:
Wiederholen Sie gegebenenfalls die Schritte 1-9, falls Sie mehrere Grafiken einfügen möchten.
Sie haben Ihrer Signatur oder Ihrem Disclaimer eine Grafik per Drag-and-drop hinzugefügt und diese auf eine Website verlinkt.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
Abbildung 38: Vergabe von Variablen mit verlinkten Grafiken
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
Grafik für einzelne Postfächer einbetten
Betten Sie eine Grafik in die Signatur von Postfächern ein.
Sie haben ein Postfach erstellt und dieses zu einer Gruppe hinzugefügt.
Als bestehender Kunde können Sie Grafiken in die Signatur einzelner Ihrer Postfächer einbetten.
1. Melden Sie sich mit Ihren administrativen Zugangsdaten im Control Panel an.
2. Wählen Sie einen Kunden in der Bereichsauswahl aus.
3. Rufen Sie Kundeneinstellungen → Postfächer auf.
4. Klicken Sie auf den Menüpfeil des gewünschten Postfachs.
Ein Menü öffnet sich.
5. Klicken Sie auf Grunddaten .
Ein Drop-down-Menü öffnet sich.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
6. Tragen Sie in ein beliebiges und unausgefülltes Feld innerhalb der Grunddaten die Grafikadresse eines Bildes ein.
Abbildung 40: Grafikadresse beispielhaft in Büro eintragen 7. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.
Die zuvor eingetragenen Änderungen sind gespeichert.
8. Navigieren Sie zu Sicherheitseinstellungen → Signature and Disclaimer. 9. Wählen Sie die Gruppe aus, in der sich das zuvor bearbeitete Postfach befindet.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
10. Klicken Sie auf den Button mit dem Pluszeichen unter der Überschrift Signatur.
Das Signatur-Fenster öffnet sich.
11. Klicken Sie auf den Button Source-Code im Signatur-Fenster.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
12. Hinweis:
Tragen Sie in das Attribut src den Namen des Feldes ein, in das Sie in den Grunddaten die Grafikadresse hinzugefügt haben. Folgend sind beispielhaft Namen von Feldern aufgeführt:
• Abteilung: department
• Anzeigename: displayname
• Büro: office
• Bundesland/Kanton: state
• Fax: fax
• Land/Region: country
• Ort: city
• Postleitzahl: postalcode
• Straße, Nummer: street
• Telefon (geschäftlich): telephone
• Telefon (mobil): mobile
Geben Sie einen HTML-Code nach folgendem Muster zur Einbettung von Grafiken ein: <img src="[[...]]" width="..." height="..."/>.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
Abbildung 41: Beispielhafte Einbettung der
Grafikadresse aus dem Feld Büro in das Signatur-Fenster 13. Klicken Sie auf OK.
Das Source-Code-Fenster wird geschlossen und das Signatur-Fenster erscheint.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
14. Optional: Klicken Sie auf den Button Vorschau und wählen das Postfach aus, dessen Signatur Sie zuletzt bearbeitet haben.
Abbildung 42: Vorschau der neuen Signatur 15. Optional: Klicken Sie auf Schließen.
Die Vorschau wird geschlossen.
16. Geben Sie im Feld Signatur/Disclaimer Name einen Namen für die von Ihnen erstellte Signatur ein.
17. Klicken Sie auf Speichern.
Grafiken in Signature and Disclaimer einbinden
Sie haben eine Grafik in die Signatur eingebettet.
Synchronisation der Daten über LDAP
Synchronisation der Daten über LDAP
Veränderungen am Active Directory bewirken eine neue Synchronisation.
Sollten Sie Änderungen am Active Directory vornehmen, werden diese Änderungen synchronisiert.
Die Veränderungen des Active Directory werden über das Attribut USNChangedNr verfolgt.
Verändert sich der Wert, wird die Synchronisation des Datenbestands durchgeführt.
Wichtig:
Wenn Sie ein Backup einspielen, wird die USNChangedNr nicht erhöht, sondern auf einen früheren Stand zurückgesetzt. Der Datenbestand wird auch dann erneut synchronisiert.
Fehlerbehebung
Fehlerbehebung
Bei der Nutzung des Signature and Disclaimer können Fehler auftreten, die durch eine fehlerhafte Konfiguration entstehen. Im Folgenden werden die Ursachen sowie die Behebungen häufig
auftretender Fehler erläutert.
Fehlerbehebung: Variablen werden nicht referenziert
Bedingung:
Sie haben eine AD-Variable oder eine Subsignatur eingefügt und diese werden fehlerhaft in der erstellten Signatur angezeigt.
Problem: AD-Variable nicht vorhanden Die Variable ist nicht im Active Directory angelegt.
Abbildung 43: Beispiel für eine nicht vorhandene AD-Variable Behebung
Wählen Sie die AD-Variablen im Editor aus der Auswahlliste aus.
Problem: Subsignatur ist nicht vorhanden
Die referenzierte Signatur ist nicht vorhanden oder der Name der Signatur wurde geändert. Somit kann Sie nicht eingebunden werden.
Fehlerbehebung
Abbildung 44: Beispiel für die Einbindung einer nicht vorhandenen Signatur Behebung
Wählen Sie die einzubindende Signatur erneut aus dem Drop-down-Menü Sub-Signatures aus.
Fehlende HTML-Signatur bei E-Mails aus Mail (Apple) oder Thunderbird
Zustand
An E-Mails, die aus Thunderbird oder Mail (Apple) versendet werden, wird nicht die HTML-Signatur, sondern die Plain-Signatur angehängt. Sollten Sie keine Signatur für Plain-Text festgelegt haben, wird die Nachricht ohne Signatur versendet.
Grund
Einige E-Mail-Clients wie Mail (Apple) und Thunderbird versenden E-Mails standardmäßig als Plain- Text und nicht im HTML-Format. Dadurch wird auch im Signature and Disclaimer das Plain- Template geladen.
Fehlerbehebung
Workaround für Mail (Apple) mit iOS
Formatieren Sie in Ihrem E-Mail-Text ein oder mehrere Zeichen fett, kursiv oder unterstrichen.
Der Client sendet die E-Mail im HTML-Format und der Signature and Disclaimer hängt die HTML- Signatur an.
Behebung für Thunderbird
• Für einzelne E-Mails: Wählen Sie Verfassen → Optionen → E-Mail-Format → Nur HTML aus.
Abbildung 45: Einstellungen für eine einzelne E-Mail
Fehlerbehebung
• Für alle E-Mails: Wählen Sie Verfassen → Extras → Konto-Einstellungen → Verfassen &
Adressieren aus und setzen Sie den Haken bei Nachrichten im HTML-Format verfassen.
Abbildung 46: Einstellungen für alle E-Mails
| Index | 60
Index
A
Active Directory-Attribute Erklärung 22
Active Directory-Variablen, Siehe Active Directory-Attribute Erklärung aktivieren
Signature and Disclaimer 9 anpassen
Signatur 18
D
deaktivieren
Signature and Disclaimer 20 Disclaimer
erstellen 13
E
einbetten
personalisierte Grafik 48 einbinden
Subsignatur 33 erstellen
Haftungsausschluss 13 Signatur 13
F
Fehlerbehebung 56
fehlende HTML-Signatur 57 Variablen nicht referenziert 56
H
Haftungsausschluss anpassen 18 löschen 18 hinzufügen
HTML-Quellcode 38 HTML-Quellcode
hinzufügen 38
| Index | 61
I
If Not Empty-Funktion verwenden 28
L
löschen Signatur 18
P
personalisierte Grafik einbetten 48
S
Signatur
anpassen 18 erstellen 13 löschen 18
Signature and Disclaimer aktivieren 9
deaktivieren 20 Subsignatur
einbinden 33
V
verwenden
If Not Empty-Funktion 28 Vorschau 39
W
WYSIWYG-Editor 22
