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Dienstanweisung
zur Regelung des Zeichnungsrechts und des Schriftverkehrs
Stand: 13.03.2019
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Inhaltsverzeichnis Seite
1. Zeichnungsrecht im allgemeinen Schriftverkehr 3
1.1 Externer Schriftverkehr 3
1.2 Vorstand 3
1.3 Interner Schriftverkehr und Verteilung 4
1.4 Umgang mit der Geschäftspost 4
2. Zeichnungsregelungen bei Aufträgen/Abschluss von Verträgen 4
3. Zeichnungsregelungen bei der Rechnungsbearbeitung 5
Anlage
Übersicht der Vollmachten (Unterschriftenkompetenzen)
Seite 3 von 5 1. Zeichnungsrecht im allgemeinen Schriftverkehr
In Ergänzung der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Bremische Verwaltung (Brem.GGO), Geschäftsordnung der Senatorin für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen vom 01.04.2004 (Brem.ABl. S. 249), zuletzt geändert am 19.09.2013 (Brem.ABl. S. 1145), wird das Zeichnungs- recht im allgemeinen Schriftverkehr wie folgt geregelt:
1.1 Externer Schriftverkehr
Grundsätzlich sind Schriftstücke, soweit sie verpflichtende Merkmale (Auslösung von Zah- lungsverpflichtungen) beinhalten oder von wesentlicher Bedeutung sind, zweifach zu unter- zeichnen. Ausgenommen hiervon sind Schriftstücke, die automatisiert erstellt werden.
Der/die Verfasser/in unterzeichnet rechts.
Der/die nächsthöhere Vorgesetzte unterzeichnet links.
Ist das Schreiben – nach Ermessen des Ausstellers – von besonderer Bedeutung für das Un- ternehmen, zeichnen beide Vorstände. Bei besonderer Bedeutung für die Abteilung zeichnet links der/die Abteilungsleiter/in oder der gemäß Geschäftsverteilung zuständige Vorstand.
Dem Vorstand sind zur Zeichnung vorbehalten:
• Alle Schreiben von grundsätzlicher Bedeutung und hoher Relevanz.
• Alle Schreiben, für die es gesetzlich vorgeschrieben ist, oder die der Vorstand sich durch allgemeine Anordnung oder im Einzelfall durch Bearbeitungsvermerk vorbehal- ten hat.
• Berichte an die Fachaufsicht, es sei denn, dass diese von minderer Bedeutung sind.
• Schriftwechsel von grundsätzlicher Bedeutung mit den Mitgliedern des Verwaltungs- rates.
Für das Unternehmen zeichnet der Vorstand ohne Zusatz. Prokuristen unterzeichnen mit dem Zusatz „ppa.". Weitere zur Vertretung berechtigte Mitarbeiter unterzeichnen mit dem Zusatz „in Vollmacht“ (i.V.) oder „im Auftrag“ (i.A.). Eine entsprechende Prokura oder Hand- lungsvollmacht wird gemeinschaftlich vom Vorstand erteilt.
1.2Vorstand
Als 1. Vorstand bestellt ist: Frau Daniela Enslein Als 2. Vorstand bestellt ist: Frau Insa Nanninga Als Vertreter des Vorstands ist bestellt: Herr Dr. Christian Vater
1.3 Interner Schriftverkehr und Verteilung
Im internen Schriftverkehr werden die Schriftstücke einfach unterzeichnet (ohne Zusatz). Das Organisationszeichen und der Name sowie die Telefonnummer des/der Unterzeichnenden sind im „Mitteilungskopf“ anzugeben.
Seite 4 von 5 Der Schriftverkehr ist direkt an den Empfänger (mit dem Organisationskennzeichen und dem Namen) zu adressieren und wird von der hausinternen Post an die jeweiligen Abteilun- gen/Referate sowie Stabsstellen verteilt. Die Abteilungsleiter/innen legen abteilungsinterne Verfahrensabläufe fest.
1.4 Umgang mit der Geschäftspost
Grundsätzlich sind alle Posteingänge, auch wenn sie Außenstellen oder Mitarbeitern/innen direkt übergeben wurden, unverzüglich der Geschäftsstelle zur Eingangserfassung zuzuleiten.
Jeweils rechtsverbindliche Eingangsstempel werden von der Geschäftsstelle, dem Vorstand, der Blocklanddeponie, der Verwaltung der Recycling-Stationen und der Vergabestelle ge- führt.
Die Außenstellen sorgen für die umgehende Weiterleitung an die zuständigen Stellen im Un- ternehmen; in Zweifelsfällen erfolgt die Verteilung der Post über das Vorstandsbüro.
2. Zeichnungsregelungen bei Aufträgen/Abschluss von Verträgen Aufträge und Verträge sind mit zwei Unterschriften zu versehen.
Die Unterzeichnung von Aufträgen/Verträgen erfolgt im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung gemäß der Funktionsbeschreibung und nach Maßgabe abteilungsinterner Regelungen.
Die Unterschriftenkompetenz einzelner Mitarbeiter/innen ist in der Anlage „Übersicht der Voll- machten“ dargestellt.
„Beauftragter“ im Sinne der Anlage ist ein/e Mitarbeiter/in mit der schriftlichen Übertragung der Befugnisse zur Zeichnung „Sachlich und rechnerisch richtig“.
Das Dienstsiegel ist ein Legitimationszeichen und dient auf amtlichen Schriftstücken und Urkun- den als Hoheits- und Echtheitszeugnis. Es soll auf Verträgen und Urkunden verwendet werden.
Verwaltungsakte können, falls erforderlich, gesiegelt werden.
3. Zeichnungsregelungen bei der Rechnungsbearbeitung
In Ergänzung zu den Verwaltungsvorschriften zu § 70 Landeshaushaltsordnung (LHO) – diese werden den Verpflichteten ausgehändigt – werden für Die Bremer Stadtreinigung bei der Bear- beitung von Rechnungsvorgängen folgende Regelungen getroffen:
• zur Feststellung der „Lieferung oder Leistung richtig“ (§ 70 LHO) sind die jeweils mit dem Be- schaffungsvorgang beauftragten Mitarbeiter/innen berechtigt. Bei Einführung einer elektro- nischen Verarbeitung (z.B. mit dem Programm X-Flow) wird dieses als „Sachliche Prüfung“
bezeichnet.
• zur Feststellung „Sachlich und rechnerisch richtig“ (§ 70 LHO) ist der/die Kostenstellenver- antwortliche der für die Beschaffung zuständigen Abteilung befugt. Bei elektronischer Verar- beitung (z.B. über X-Flow) wird diese Tätigkeit als „Freigabe“ bezeichnet.
• Die Feststellung der Prüfung auf Vollständigkeit der Rechnungsunterlagen und der Richtigkeit der Buchung ist auf das Referat Finanzbuchhaltung beschränkt.
• Anordnungsbefugt sind der Vorstand, die Abteilungsleitung Finanzen und Controlling sowie Referatsleitung und Vertretung der Referatsleitung Finanzbuchhaltung. Die Anordnungsvoll-
Seite 5 von 5 macht ist schriftlich zu erteilen und bei der Landeshauptkasse zu hinterlegen. Sie kann in der Höhe beschränkt werden.
Um den Zahlungsvorgang auszulösen, gelten daher für die auf der Buchungsfahne zu erbringen- den Unterschriften folgende Regelungen:
• Zeile a) „Lieferung bzw. Leistung richtig“:
Die für die Beschaffung zuständige Abteilung bzw. die mit dem Beschaffungsvorgang be- auftragte Person bestätigt die Richtigkeit der erbrachten Lieferung/Leistung gemäß dem zugrundeliegenden Bestellvorgang. Sofern im Zuge der Bestellung Rabatte bzw. Skonti ausgehandelt wurden, ist von ihm/ihr auch zu prüfen, ob diese auf der Rechnung aus- gewiesen sind.
Bei komplexen Leistungsumfängen (z.B. Leistungsverträge Abfall) können abteilungsin- tern abweichende Regelungen getroffen werden, da hier oftmals nur Plausibilitätsprü- fungen möglich sind.
• Zeile b) „Sachlich und rechnerisch richtig“:
Der/Die Kostenstellenverantwortliche bestätigt mit seiner/ihrer Unterschrift die sachli- che Richtigkeit des Beschaffungsvorgangs und die Richtigkeit der auf Berechnungen be- ruhenden Angaben (§ 70 Nr. 14ff. LHO).
Sind Beschaffer/in und Kostenstellenverantwortliche/r identisch, ist die Unterschrift der/s Vorgesetzten (mindestens aber eine weitere Unterschrift eines Beauftragten) ein- zuholen.
• Zeile c) „Materialwirtschaft“:
Mit der Unterschrift bestätigt ein/e Mitarbeiter/in aus dem Referat Allgemeine Verwal- tung/Einkauf, dass die Beschaffung ordnungsgemäß über den Einkauf gelaufen ist.
• Zeile d) „Geprüft und gebucht“:
Die mit der Buchung beauftragte Person der Finanzbuchhaltung bestätigt die Prüfung der Unterschriften, die rechnerische Überprüfung bei der Abänderung des Rechnungsbetra- ges durch die Fachabteilung, die Berücksichtigung von Skonto-Abzügen und die Richtig- keit der Buchung.
Um den Zahlungsvorgang bei einer elektronischen Erfassung (z.B. über das Programm X-Flow) auszulösen, haben für die Bearbeitung folgende Regelungen Gültigkeit:
• „Sachliche Prüfung“ entspricht „Lieferung bzw. Leistung richtig“:
Die für die Beschaffung zuständige Abteilung bzw. die mit dem Beschaffungsvorgang be- auftragte Person (bei zentralen Beschaffungsvorgängen ist dies grundsätzlich ein/e Mit- arbeiter/in aus dem Stabsreferat Einkauf/Vergabe/Recht bestätigt die Richtigkeit der er- brachten Lieferung/Leistung gemäß dem zugrundeliegenden Bestellvorgang. Sofern im Zuge der Bestellung Rabatte bzw. Skonti ausgehandelt wurden, ist von ihm/ihr auch zu prüfen, ob diese auf der Rechnung ausgewiesen sind.
• „Freigabe“ entspricht „Sachlich und rechnerisch richtig“:
Der/Die Kostenstellenverantwortliche bestätigt mit seiner/ihrer Unterschrift die sachli- che Richtigkeit des Beschaffungsvorgangs und die Richtigkeit der auf Berechnungen be- ruhenden Angaben (§ 70 Nr. 14ff. LHO).
Stand: 13.03.2018
Anlage
zur Dienstanweisung zur Regelung des Zeichnungsrechtes und des Schriftverkehrs für Die Bremer Stadtreinigung
Übersicht der Vollmachten (Unterschriftenkompetenzen)
Art/Höhe
des Vertrages/Auftrages Unterschrift links Unterschrift rechts - Geschäfte gem. § 7 Abs. 2
Nr. 6 ErrichtungsOG
Vorstand Vorstand oder
ggf. Prokurist (Abteilungsleitung)
- Arbeitsverträge Vorstand Vorstand oder
ggf. Prokurist (bzw. Leitung Personal/Beauftragte/r des Referates Personal) Vertrags-/Auftragswert
> 25.000 € Vorstand Vorstand oder
ggf. Prokurist (Abteilungsleitung)
Vertrags-/Auftragswert
≤ 25.000 € Abteilungsleitung (ppa. oder i.V.) Leitung Einkauf bzw.
Beauftragter Einkauf (i.A.)
Vertrags-/Auftragswert
≤ 10.000 € Abteilungsleitung (ppa. oder i.V.) Referatsleitung (i.A.)
Vertrags-/Auftragswert
≤ 5.000 € Referatsleitung (i.A.) Beauftragte/r*(i.A.)
Vertrags-/Auftragswert
≤ 1.000€ Beauftragte/r*(i.A.) Beauftragte/r* (i.A.)
*Beauftrage/r: Sachbearbeiter/in mit der schriftlich erteilten Befugnis „Sachlich und rechnerisch richtig“ zu zeichnen.
