Kleiner Schritt, große Wirkung DMS-WHITEPAPER
Papier mag geduldig sein, Geschäftspartner sind es nicht. Sie wollen den strittigen Lieferschein, den überarbeiteten Vertrag oder die nachgebesserte Rechnung sofort. Und nicht erst übermorgen, wenn der Kollege das Schriftstück in der Akte gefunden, auf den neuesten Stand gebracht, kopiert, in den Briefumschlag gesteckt und losgeschickt hat. Wer auf Abläufen beharrt, die vor 50 Jahren vielleicht angemessen waren, macht sich – sorry – lächerlich.
Wer in diesen digitalen Zeiten zugunsten von Papier auf digitale Dokumente verzichtet, wirkt nicht nur vorgestrig. Er schadet dem eigenen Unternehmen, weil er die Arbeitszeit seiner Angestellten verplempert: Die verbringen bis zu zwei Stunden täglich mit dem Suchen und Ablegen von Unterlagen.
Zwei Drittel der Angestellten in Deutschland sagen, bei ihnen sei das Ablagesystem zu umständlich.
Weil eben nicht alles dort liegt, wo es sein sollte. Oder sich im Stapel auf dem Schreibtisch des Kollegen verbirgt.
Es gibt eine simple und effiziente Alternative: Dokumente digitalisieren und mit einem Dokumenten- Management-System (DMS) in einer schlüssigen Ordnerstruktur speichern und archivieren. DMS- Lösungen bieten zudem die Option, im nächsten Schritt auch den Workflow zu digitalisieren. Digitale Prozesse sind nicht nur effizient, sondern auch komfortabel.
Und sie sorgen für einen überfälligen Sprung nach vorn. Digitale Prozesse werden in Unternehmen und Behörden laut „Ratgeber Digitales Arbeiten“ des Beratungsunternehmens IDC bald ebenso selbst- verständlich sein wie das WLAN zu Hause. IDC geht davon aus, dass innerhalb der nächsten fünf Jahre mehr als die Hälfte aller IT-Ausgaben in die digitale Innovation und Transformation fließt, um Prozesse und Workflows zu beschleunigen. Wer dieses Tempo nicht mitgehen kann, bleibt auf der Strecke.
Dieses Whitepaper möchte Ihnen Mut machen, den Einstieg in die Digitalisierung zu wagen. Denn mit DMS-Lösungen fällt dieser wirklich leicht – und öffnet die Pforten zu einer erfolgreichen Zukunft!
Wir wünschen viel Freude bei der Lektüre!
Einleitung
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Inhaltsverzeichnis
1. Darum DMS: Finden statt Suchen Seite 4
• Die Vorteile von DMS-Lösungen auf einen Blick
2. Wer will schon genervte Mitarbeiter? Seite 8 3. Was für eine DMS-Lösung brauchen wir? Seite 9 4. Rechnungen und Verträge – hier lohnt sich DMS besonders Seite 11
• Rechnungsmanagement
• Vertragsmanagement
5. DMS in der Praxis: GoBi Seite 13
6. DMS und ECM einführen Seite 14
• Schritt 1: die Konzeption
• Schritt 2: die Implementierung
• Schritt 3: die Schulung
7. DMS und rechtliche Anforderungen Seite 18 8. Fazit: Mit DMS einsteigen in die Digitalisierung Seite 19
9. Fragen und Antworten zu DMS Seite 20
• Was kostet ein DMS?
• Wie lange dauert es, bis das DMS funktioniert?
• Fallen Wartungs- und Supportkosten an?
• Sorgt ein DMS für eine revisionssichere Archivierung?
10. Die Angebote von TA Triumph-Adler Seite 21
• yuuvis® Impulse
• TASIM
• TABO
• ECM
• Datenschutz-Beratung
11. Über TA Triumph-Adler Seite 23
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Dokumenten-Management-Systeme tragen Papierberge ab. Was zuvor endlose Regalmeter an Aktenordnern eingenommen hat, wird platzschonend digital gespeichert. Beim Bearbeiten ersetzt ein Mausklick den Griff zum Aktenordner.
Eine schlüssige Ordnerstruktur sorgt für den schnellen und direkten Zugriff.
Finden statt Suchen.
Geschäftspartner erwarten heute effiziente – sprich: digitale – Prozesse. Dafür müssen Informationen und Dokumente jederzeit verfügbar sein. Diese Aufgabe übernehmen Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS, und das mit über- schaubarem Aufwand zu tragbaren Kosten. Sie sind die zentrale Software für den sicheren und effizienten Umgang mit Dokumenten, die sie vom ersten bis zum letzten Schritt begleiten.
DMS-Lösungen kümmern sich um das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Ver- teilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten, die zum Schluss revisions- sicher archiviert werden. Dank der Software ist jederzeit zu sehen, wo welches Dokument liegt und wer es bislang bearbeitet hat. Sämtliche Dokumente werden Kategorien zugeordnet und verschlagwortet, damit sie leicht zu finden sind.
Das gilt auch für Rechnungen und Lieferscheine, die in Papierform eingehen.
Sie werden am MFP – Multifunktionsprinter sind moderne Bürodrucker – einge- scannt. Die MFPs sind mit dem Dokumenten-Management-System verbunden, sodass gescannte Dokumente automatisch am richtigen Ort abgespeichert werden.
Darum DMS:
Finden statt Suchen
1. Tempo ist ein Wettbewerbsvorteil. Mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS) lassen sich Informationen schneller finden und ebenso einfach wie kostengünstig strukturiert speichern, bearbeiten und archivieren. So sorgen DMS-Lösungen für Überblick – und für Tempo.
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* Moderne MFPs sind intelligente Multifunktionsdrucker, von denen man Dokumente direkt in eine Akte oder in einen Geschäftsprozess scannen kann.
** Die De-Mail ist ein rechtlich verbindliches und nachweisbares Online-Kommunikationsmittel (sichere Variante der E-Mail).
Wer ein DMS lediglich zur Dokumentenablage nutzt, verschenkt allerdings wertvolles Potenzial. Diese Systeme machen bestehende Ineffizienzen in den Prozessen häufig überhaupt erst augenfällig: Damit liefert ein DMS die ent- scheidenden Ansatzpunkte, um Prozesse zu optimieren.
So gibt ein DMS den Startschuss für den Einstieg in digitale Prozesse.
So beschleunigt ein DMS Ihre Prozesse
Stefan Halupka, National Sales Director bei TA Triumph-Adler
„Für jedes Unternehmen gibt es eine passende DMS-Lösung.“
Workf ow
1. Eingabe
2. Verarbeitung
3. Ausgabe
DMS
Fax MFP*
Mobile Geräte
De-Mail**
Papier- dokumente E-Mail De-Mail**
Web- formulareWeb- formulare
MFP*
Mobile Mobile Geräte Geräte Fax
Papier- dokumente
Web- formulare Web- formulare
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Der nächste Schritt: digitale Prozesse
Das Verwalten von digitalen Dokumenten ist sozusagen die DMS-Grundaus- stattung. Wer mag, kann zusätzlich den Digitalisierungs-Turbo einschalten. Wie das geht? Ganz einfach. Moderne Dokumenten-Management-Systeme wie yuuvis®
Impulse, TASIM oder TABO (mehr darüber auf Seite 21) erlauben die Verarbeitung von Dokumenten in festgelegten Workflows – und damit einen überfälligen Sprung in die digitale Ära.
Während die Workflows bei DMS-Lösungen standardisiert sind, können sie bei ECM-Systemen individuell zugeschnitten werden. ECM steht für Enterprise Content Management. Diese Systeme bieten dieselben Leistungen wie DMS- Lösungen und darüber hinaus weitgehend automatisierte Workflows, die für jeden Auftraggeber maßgeschneidert werden. So erlauben sie bequeme und effiziente Abläufe.
Falls Sie sich näher für ECM-Systeme interessieren: Mehr darüber erfahren Sie im ECM-Whitepaper von TA Triumph-Adler „So digitalisieren Sie Ihre Ge- schäftsprozesse“, das Sie kostenlos downloaden können.
Die Vorteile von DMS-Lösungen auf einen Blick
1. Zeit sparen
Dokumente lassen sich im DMS einfach in den richtigen Ordner schieben – das gilt auch für gescannte Papierdokumente. Heute können DMS-Lösungen die Dokumente häufig automatisch importieren – und zwar gleich an den richtigen Ort. Kolleginnen und Kollegen, die mit dem jeweiligen Dokument weiterarbeiten wollen, werden automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeiten lassen sich Dokumente und Informationen schnell finden.
2. Unabhängigkeit gewinnen
Alle gespeicherten Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben DMS den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone. So kann auch vom Homeoffice oder von unterwegs auf die Dokumente zugegriffen werden.
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3. Sicher archivieren
Digitale Dokumente können verändert werden. Das kann für Probleme sorgen, wenn plötzlich die Ursprungsversion gefragt ist. Deshalb speichern DMS-Lösungen sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen. Diese revisionssichere Archivierung genügt den GoBD- und DSGVO- Vorgaben (mehr dazu auf Seite 18).
4. Kosten sparen
Einen ganz offenkundigen Vorteil von DMS wollen wir nicht unterschlagen:
Wo alles digital bearbeitet und gespeichert wird, sinken automatisch die Kosten für Papier, Drucker und Toner. Die Hauspost wird virtuell, die Umlaufmappen digital. Das spart nicht nur Geld, sondern hilft auch der Umwelt.
Stefan Halupka, National Sales Director bei TA Triumph-Adler
„Unterm Strich ist ein DMS die zentrale Software für den sicheren und effizienten Umgang mit Dokumenten.“
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der Büroangestellten in Deutschland könnten durch eine bessere Dokumentenverwaltung mindestens zwei Stunden an täglicher Arbeitszeit einsparen.*
der Büroangestellten halten ihre Dokumentenablage für effizient. Die Mehrheit der anderen wünscht sich ein DMS im eigenen Unternehmen.*
der Angestellten empfinden adminis- trative Abläufe wie das Ausdrucken von Dokumenten und den Versand per E-Mail als besonders zeit- intensiv.***
der Büroangestellten in Deutschland ver- schwenden täglich zwischen einer und zwei Stunden mit dem Suchen nach Dokumenten.**
der Büroangestellten in Deutschland hadern mit der Ablage. Dokumente sind weder nach- vollziehbar noch schnell auffindbar.**
Benötigen Aktenschränke mehr Bürofläche als die Mitarbeiter? Hält die Suche nach Dokumenten die Kollegen von der eigentlichen Arbeit ab? Zeit für eine DMS-Lösung.
2. Wer will schon
genervte Mitarbeiter?
*Kyocera-Umfrage im Juli 2020
** Studie von Kyocera/Statista: „Gesucht – Gefunden: So viel Zeit verbringen die
Deutschen mit der Suche nach Dokumenten“, 2018
*** Studie von Adobe: „Dokument Drain“, 2016 (Ergebnisse für Deutschland)
24 %
21 % 95 %
41 % 44 %
1-2
Stunden?
DMS
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Es gibt zwei Gründe, warum Dokumenten-Management-Systeme eingeführt werden: Druck von außen (die Geschäftspartner … ) oder Druck von innen.
Häufig beschweren sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits seit Jahren über verschollene Akten, verlegte Rechnungen und das ewige Suchen nach Dokumenten.
Zwei Drittel der Angestellten in Deutschland sagen laut einer Kyocera-Umfrage aus dem Sommer 2020, sie würden mindestens eine Stunde an Arbeitszeit ge- winnen, könnten sie mit einer sinnvollen Dokumentenverwaltung arbeiten. Dass diese Zeit sinnvoller genutzt werden sollte, haben längst auch ihre Arbeitgeber erkannt. Und interessieren sich daher für DMS-Lösungen. Die erste Frage, die sich ihnen stellt: Was für eine DMS-Lösung brauchen wir überhaupt?
Der Antwort sollte man sich von zwei Seiten nähern:
1. Fragen Sie die Angestellten! Die kennen die Abläufe und wissen genau, was gut funktioniert und wo es hakt. Garantiert haben sie Ideen, wie es besser laufen könnte.
Was nicht unterschätzt werden sollte: Werden die Ideen der Beschäftigten aufgegriffen und umgesetzt, werden die neuen Abläufe als „ihre Prozesse“
gesehen. Damit erledigen sich mögliche Akzeptanzschwierigkeiten in der Anlaufphase.
2. Fragen Sie die Fachleute! Die Anbieter von DMS-Lösungen wissen, wie Ordner- und Archivstrukturen sinnvoll und schlüssig aufzubauen sind. Und sie wissen, wie sich Abläufe verbessern lassen.
Was für eine
DMS-Lösung brauchen wir?
3. Der Markt für Dokumenten-Management-Systeme ist unübersichtlich. Wer her- ausfinden will, welche DMS-Lösung die jeweils passende ist, muss die richtigen Fragen stellen.
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Anbieter wie TA Triumph-Adler kombinieren diese beiden Herangehensweisen, wenn sie in einer MDS-Analyse den Ist-Zustand der Druckerflotte von Unterneh- men, Behörden oder Organisationen untersuchen. Dabei stellen sie häufig fest, wie bestimmte Prozesse optimiert werden könnten – oft mithilfe eines DMS. Bei der MDS-Analyse reden die Experten mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, um zu sehen, wo es Probleme gibt – und um im nächsten Schritt gemeinsam Lösungsansätze zu entwickeln.
Wie die – übrigens kostenlose! – MDS-Analyse abläuft und was sie an Ergebnissen bringt, hat TA Triumph-Adler im Whitepaper „MDS-Analyse“ zusammengefasst. Sie können das Whitepaper kostenlos anfordern unter beratung@triumph-adler.net.
Das DMS muss zum Unternehmen passen
Es gibt Hunderte von DMS-Lösungen und alle haben ihre Eigenheiten. Der falsche Weg wäre es, die eigenen Bedürfnisse auf die Vorgaben eines bestimmten Systems zu beschränken. Es muss umgekehrt sein: Die Software muss zum Unternehmen passen!
Eine DMS-Lösung ist dann die richtige, wenn sie
• für eine selbsterklärende Ordner- und Archivstruktur sorgt
• umständliche und überflüssige Prozesse eliminiert
• die Abläufe für die Angestellten bequemer macht
• sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe einbinden lässt
• erweiterbar und skalierbar ist
Der letzte Punkt sollte nicht unterschätzt werden. Viele Unternehmen beginnen mit einer DMS-Lösung, die sich auf das Verwalten und Archivieren von Dokumen- ten beschränkt. Sobald sie allerdings das Potenzial digitaler Prozesse sehen, wollen sie ihr System erweitern.
Der folgerichtige nächste Schritt ist der Einsatz eines ECM-Systems. Diese Lösungen basieren immer auf digitaler Dokumentenverwaltung und ergänzen sie durch individuell passende Workflows, die automatisiert ablaufen. ECM- Systeme sind als Module aufgebaut. Das bedeutet, dass die Workflows passend für jede Abteilung konfiguriert und Schritt für Schritt eingeführt werden können.
Als „Pilotprojekte“ für solche ECM-Lösungen werden gern Rechnungsbearbei- tung und -prüfung sowie das Vertragsmanagement ausgewählt.
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4.1 Rechnungsmanagement
Viele Unternehmen schlagen sich täglich mit Hunderten von Rechnungen und Lieferscheinen herum. Der Zeitaufwand für Prüfung und Ablage ist enorm, das Procedere anfällig für Fehler. Rechnungen digital mit einem festgelegten Work- flow durchs Unternehmen zu schleusen, beschleunigt die Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und senkt Kosten – um bis zu 80 Prozent. Wer wann auf welche Dokumente zugreifen darf, ist im System festgelegt. Die Soft- ware weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides.
Deshalb wünschen sich viele Unternehmen einen konsequent digitalen Rech- nungs-Workflow. Zu Recht, sagt Stefan Halupka, National Sales Director bei TA Triumph-Adler: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unter- nehmen mehr vorbei.“ Schon weil Ärger hier richtig teuer werden kann und Abhilfe so leichtfällt. Ohne digitalisierten Workflow brauchen Rechnungsbelege oft Tage, bis sie in der Buchhaltung eintreffen. Eine Folge: Genervte Lieferanten müssen hingehalten werden. Das alles ist mit einer DMS-Lösung oder einem darauf aufbauenden ECM-System vorbei. Rechnungen laufen digital und in Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar.
Die Vorteile digitaler Rechnungsbearbeitung und -prüfung
• Mehr Transparenz und Tempo im gesamten Rechnungsprozess
• Schnellere, da automatisierte Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen
• Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD)
• Die revisionssichere Archivierung sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet laufende Meter an Aktenordnern mit Rechnungen. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.
Ein letzter Punkt: Per DMS oder ECM auf Dokumente zugreifen, Rechnungen prüfen und Aufträge freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Home- office aus.
Rechnungen und Verträge – hier lohnt sich DMS besonders
4. Sämtliche Rechnungen und den aktuellen Stand aller Verträge stets im Blick zu haben, ist keine leichte Aufgabe. Ein DMS sorgt dafür, Kontrolle und Übersicht zurückzugewinnen.
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4.2 Vertragsmanagement
Verträge sind tendenziell umfangreich. Die gewünschte Stelle in Papierakten zu finden, puh, das kann dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitali- sieren. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement – schon wegen der sich häufig ändernden Konditionen.
Dafür bieten sich Dokumenten-Management-Systeme an, weil sie jeden Vertrag von Anfang (Anbahnung) bis Ende (Archivierung) begleiten. DMS-Lösungen verwalten alle Vertragsunterlagen, ergänzenden Dokumente, Notizen und Protokolle sowie die Änderungshistorie revisionssicher.
Es hat sich bewährt, im Vorfeld gründlich darüber nachzudenken, welche Verträge wie verwaltet werden sollen – und erst dann eine digitale Vertragsakte einzuführen. Damit lässt sich vermeiden, dass jede Abteilung ihrer eigenen Logik folgt. Vertragsakten brauchen eine verbindlich festgelegte Grundstruktur – übersichtlich und optisch immer gleich.
Werden zusätzlich Workflows eingerichtet – etwa über ein ECM-System –, so müssen diese Prozesse ebenfalls aufeinander abgestimmt sein. Erst dann kann das digitale Vertragsmanagement die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen stützen: Übergreifende Workflows reichen von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Ver- tragsverlängerung oder Kündigung. Mithilfe der festgelegten Abläufe erfolgen etwa Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fachabteilung, Rechts- und Vertragsabteilung sowie Management auf elektronischem Wege. Und:
Vertragsakten können bei Bedarf auch für externe Beteiligte verfügbar gemacht werden, beispielsweise in einem Streitfall für Prozessanwälte.
Die Vorteile von digitalem Vertragsmanagement
Die Software erinnert automatisch an Fristen für etwaige Zahlungs-, Wartungs- oder Kündigungstermine. Und sie stellt allen Beteiligten die benötigten Informa- tionen auf Knopfdruck und sogar mobil zur Verfügung. Das Resultat:
• Enorme Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung und Korrektur von Verträgen
• Ganzheitlicher Überblick über Vertragsprozesse
• Kostenvorteile durch optimale Ausnutzung von Kontingenten und Konditionen
• Planungssicherheit durch rechtzeitigen Beginn von Neuverhandlungen bei fristgerechter Kündigung
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GoBi ist die Abkürzung für die Gothaer Bildungsgesellschaft, die eine private medizinische Berufsfachschule in Gotha sowie zwei Grundschulen in Erfurt und Emleben betreibt. Bei rund 100 Dozenten und knapp 1.000 Schülerinnen, Schülern und Auszubildenden ist der Ausstoß an Dokumenten gewaltig. Das Problem war die interne Organisationsstruktur und die Verteilung der GoBi auf drei Stand- orte. Informationen wurden per E-Mail verschickt, was umständlich und aus Datenschutzsicht bedingt sinnvoll ist.
Dank des DMS sind nun sämtliche Verträge sowie alle Schüler- und Personal- akten nicht mehr für jeden Standort einzeln, sondern zentral abgelegt und Informationen leicht auffindbar. Und den Vorgaben der Datenschutz-Grund- verordnung (DSGVO) wird auch Genüge getan.
Damit GoBi ein passendes System bekommt, haben die Experten von TA Triumph-Adler in Vorgesprächen gefragt, wie die einzelnen Arbeitsabläufe aussehen, wie der Umgang mit Personalakten, Rechnungseingang und Vertrags- akten gehandhabt wird. Daraus ergeben sich die Ansatzpunkte, wie es besser laufen kann. Denn wer weiß, welche Prozesse die Abläufe hemmen, ist bereits einen großen Schritt weiter.
GoBi hat sich für TABO von TA Triumph-Adler entschieden. Sein Vorteil: Doku- mente werden nicht nur gespeichert, sondern es gibt zudem festgelegte Work- flows zum Bearbeiten von Personal-, Schüler- und Vertragsakten. Per OCR-Scan können die Dokumente digital durchsucht werden. Der manuelle Verwaltungs- aufwand ist spürbar zusammengeschrumpft.
Einen halben Tag hat es gedauert, um das DMS zu installieren – dazu musste nicht einmal jemand vor Ort anwesend sein. Ging alles „remote“.
DMS in der Praxis:
5. Weg vom Papier, hin zu digitalen und effizienten Prozessen: GoBi
Warum die Gothaer Bildungsgesellschaft auf DMS-Lösungen setzt.
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Dokumenten-Management-Systeme gibt es in drei Formen: in der Basis-Version für digitales Ordnen, Speichern und Archivieren. In der Bonus-Version gibt es zusätzlich standardisierte Workflows (eben als Bonus). ECM-Systeme basieren auf DMS-Software, im Fokus stehen allerdings die maßgeschneiderten und auto- matisierten Workflows. Wenn wir ECM hier (nicht ganz korrekt) ebenfalls als DMS bezeichnen, dann als De-luxe-Version.
Ob Basis-, Bonus- oder De-luxe-Variante gewählt wird, entscheidet über den Aufwand bei der Installation.
Richtig schnell geht es bei der Basis-Version: Solch eine DMS-Software lässt sich innerhalb weniger Stunden installieren – übrigens auch „remote“. Im Zweifelsfall dauert es länger, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen. Wenn dies im Vorfeld passiert, kann das System vormittags installiert und nachmittags schon genutzt werden.
Ähnlich überschaubar ist der Aufwand für die Bonus-Version. Da die Workflows standardisiert sind, geht es vor allem darum, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen, damit sie mit den Workflows umgehen können. Erfahrungsgemäß werden die neuen Abläufe bereits innerhalb der ersten Woche verinnerlicht – und als Erleichterung empfunden.
Bei ECM-Lösungen geht es nicht so schnell. Hier sind tatsächlich drei Schritte notwendig, um ein maßgeschneidertes System zu konzipieren und umzusetzen.
DMS und ECM einführen
6. DMS-Lösungen vereinfachen und beschleunigen die Arbeit. Implementiert werden sie im Idealfall innerhalb weniger Stunden. Aufwendiger ist der Prozess bei ECM-Lösungen, doch auch diese Systeme können eingeführt werden, ohne das Tagesgeschäft zu belasten.
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6.1 Schritt 1: die Konzeption
In einem zwei- bis dreitägigen Workshop analysieren Sie mit Ihrem Anbieter, was das System leisten muss, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.
Dabei werden die Nutzer, also die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, nach ihren Bedürfnissen gefragt. Die ECM-Spezialisten sprechen mit Managern und IT- Spezialisten über Rahmenbedingungen (Kosten und Timing) und Zugriffsrechte (wer darf wann worauf zugreifen). Parallel dazu werden zu optimierende Prozesse, etwa das Rechnungs- oder Vertragsmanagement, im Detail untersucht. Je genauer die Analyse, desto besser die individuellen Lösungen.
Anhand des Analyse-Workshops arbeitet der ECM-Anbieter ein detailliertes und maßgeschneidertes Konzept aus, auf dem die folgende Implementierung aufbaut.
Warum ist der Konzeptions-Workshop so wichtig?
• Im Workshop können Sie Ihre ECM-Lösung gemäß Ihren Wünschen und Bedürfnissen aktiv gestalten.
• Die konkreten Anforderungen und Ziele werden genau definiert und in einem sogenannten Pflichtenheft transparent festgehalten.
• System-Mock-ups zeigen, wie die ECM-Lösung aussehen könnte.
So bekommen Sie eine gute Vorstellung von der Anwenderoberfläche.
• Neben den Softwarekosten werden im Workshop auch die Dienstleistungs- kosten (für Mitarbeiterschulungen etc.) abgesteckt.
• Schließlich zeigt ein Projektplan im Detail, wann welche Funktionsblöcke in welcher Phase umgesetzt werden und was Sie über Ihre IT-Umgebung bereitstellen müssen, damit das ECM installiert werden kann.
Customizing Anwender-
Schulung Prozess- analyse
Zugriffsrechte/
Rollenkonzepte
Automatische Erinnerungen
Grund- installation Projekt-
management
Einführung
Key-User- Schulung
Administrations- Schulung
ECM
1. Konzeptions-Workshop
2. Implementierung 3. Schulung
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6.2 Schritt 2: die Implementierung
Zum eigentlichen Startschuss werden Datenbanken angelegt und die Software wird installiert. Diese Grundinstallation führt der ECM-Anbieter durch. Läuft das System, wird die Software angepasst (Customizing). Es werden jene Anforde- rungen bedient, die im Workshop erarbeitet wurden. Dabei werden individuelle Masken (zum Beispiel für das Erfassen von Rechnungen) und zuvor definierte Softwarestrukturen umgesetzt. Das Customizing nimmt am meisten Zeit in Anspruch, da die passenden System-Workflows für die einzelnen Arbeitsprozesse konfiguriert werden müssen.
Ein wichtiges Thema sind die Zugriffsrechte: Es wird beim Start festgelegt, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Bei personellen Veränderungen können diese Zugriffsrechte problemlos aktualisiert werden.
Um Workflows zu beschleunigen, kann das System automatisch Erinnerungen einsetzen. Wenn etwa ein Mitarbeiter eine Rechnung nicht freigibt und dadurch den Betrieb aufhält, wird er automatisch per E-Mail erinnert. Ebenso automa- tisiert können Erinnerungen verschickt werden, um Fristen einzuhalten und wichtige Termine nicht zu verpassen.
Ein letzter Punkt: Damit die Integration des DMS in andere Systeme gelingt, spricht der ECM-Anbieter bereits bei der Analyse mit den entsprechenden Dritt- anbietern – etwa wenn das Unternehmen ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), z. B. SAP, nutzt, das nun mit dem ECM-System zusammenarbeiten soll. Je nach Aufwand kann die Implementierung von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen dauern.
„Es lohnt sich, ein internes Team aus Projektmanagern zusammen- zustellen, das die Etablierungsphase des Systems begleitet und die
Kosten und Timings im Blick hat.“
Robert Maurer, Product Manager Content Services & Information &
Communication Technology bei TA Triumph-Adler
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6.3 Schritt 3: die Schulung
Spätestens sobald das ECM implementiert ist und alle Prozesse laufen, kommen seine Nutzer, also die entsprechenden Mitarbeiter, wieder ins Spiel: Der ECM- Anbieter schult sie und führt in das System ein. Die Schulungen sind unterteilt in Administrations-‚ Key-User- und Anwender-Schulung.
Bei der Administrations-Schulung lernt der Administrator, wie das System arbeitet und aufgebaut ist. Der Administrator ist für die Verwaltung und Pflege der IT- Infrastruktur des ECM zuständig und vergibt beispielsweise die Nutzerrechte.
Bei der Key-User-Schulung werden die Teamleiter im Unternehmen an das ECM herangeführt, bei der Anwender-Schulung geht es um die sogenannten End-User.
Das sind die Mitarbeiter, die täglich mit dem ECM arbeiten werden und deswegen wichtig für den Erfolg eines ECM sind. Sie gilt es nicht nur anzulernen, sondern auch für das neue System zu begeistern. Damit das klappt:
• Binden Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon in der Konzeptionsphase ein und hören Sie auf ihre Bedürfnisse und Wünsche. Wer die neuen Work- flows selbst mitgestaltet, nimmt sie als „seine Workflows“ wahr – und ist aufgeschlossen.
• Kommunizieren Sie den konkreten Nutzen für die End-User: Schluss mit umständlichen Prozessen, weniger Zeitverschwendung.
• Zeigen Sie, wie einfach das ECM zu bedienen ist, und leben Sie eine positive Haltung gegenüber den neuen Abläufen vor.
• Nehmen Sie sich Zeit für Fragen, Verbesserungsvorschläge und Feedback.
Die Intensität der Schulungen hängt von der Unternehmensgröße ab: Bei kleine- ren bis mittleren Unternehmen wird jeder einzelne Mitarbeiter, der mit dem ECM zu tun hat, geschult. Bei Unternehmen ab 500 Mitarbeitern werden nur die Key-User geschult, die wiederum die End-User einarbeiten.
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Die EU-weit geltende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sehr genaue Vorstellungen davon, wie Datenschutz in Unternehmen auszugestalten ist. Wer sich nicht an die strikten Vorgaben hält, wird zur Kasse gebeten.
Unternehmen, die mit einem DMS arbeiten, können den DSGVO-Anforderungen leicht gerecht werden: Die Software dokumentiert und verwaltet alle Informatio- nen über Datenverarbeitung sowie über Richtlinien und Prozesse. Im Prüfungsfall muss man genau diese Angaben und Begleitdokumente verlässlich zur Verfügung stellen können. Dazu gehören außer Vertrags- und Personalakten, die personen- bezogene Daten enthalten, auch Vorgabe- und Nachweisdokumente wie Arbeits- anweisungen oder Einwilligungserklärungen.
Um persönliche Daten zu schützen, legen Dokumenten-Management-Systeme fest, wer auf welche Daten zugreifen kann. Dasselbe gilt übrigens auch am MFP:
Wer Dokumente ausdrucken will, muss sich am Gerät identifizieren.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konzentrieren sich weniger auf den Datenschutz als auf eine ord- nungsgemäße und nachvollziehbare Buchführung. Ihre Anforderungen:
1. Betriebsprüfer können jederzeit auf die Daten zugreifen sowie die steuer- relevanten Buchungen verstehen und überprüfen.
2. Alle steuerlich relevanten Buchungen sind vollständig, lückenlos und korrekt aufgezeichnet. Unterlagen müssen geordnet sein und zeitnah gebucht werden.
3. Buchungen und Aufzeichnungen müssen so gespeichert werden, dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.
Wer bei Nachfragen des Finanzamts oder bei einer Betriebsprüfung eine GoBD- konforme Buchhaltung vorweisen kann, darf sich entspannt zurücklehnen. DMS- Lösungen erfüllen alle Forderungen – allerdings nicht automatisch. Die einzelnen Funktionen (wie Aufbewahrungsfristen) müssen vorab konfiguriert werden.
DMS und rechtliche Anforderungen
7. Sensible Daten müssen geschützt und wichtige Dokumente so archiviert werden, dass alle Veränderungen nachvollziehbar sind. Diese Anforderungen von DSGVO und GoBD erfüllen DMS-Lösungen.
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Dokumenten-Management-Systeme (DMS) kümmern sich um das Erfassen, Verwalten, Speichern und Bereitstellen von Dokumenten und ihren Inhalten. Sie erlauben die Übersicht über alle Dokumente und über ihren aktuellen Status – damit Unterlagen verlässlich zu finden sind und Aufgaben effizient erledigt werden.
Wer will, kann einen ebenso einfachen wie ungemein wichtigen Schritt weiter- gehen und Workflows nutzen, die alle Dokumente auf dem vorgesehenen Weg über sämtliche Stationen begleiten. So ist jederzeit klar, wo das Dokument auf seinem Weg durch das Unternehmen gerade ist und welcher Schritt als nächster ansteht.
Mit anderen Worten: Die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems drängen sich geradezu auf.
• Einfache Umstellung von analog auf digital
• Verkürzte Durchlaufzeiten von Dokumenten
• Sämtliche Dokumente können revisionssicher archiviert werden.
• Die Installation geht schnell und einfach.
• Die Investitionskosten sind überschaubar.
• Standardisierte Workflows sorgen für Transparenz.
Der Aufwand ist überschaubar, ebenso wie die Kosten. Standardisierte DMS- Lösungen sind speziell auf die Bedürfnisse von Mittelständlern ausgelegt.
Und wer mehr will als Standard – kein Problem. ECM-Systeme, die auf den DMS- Routinen basieren, sorgen für maßgeschneiderte Abläufe in jeder Abteilung.
Damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Zeit haben für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Fazit: Mit DMS einsteigen in die Digitalisierung
8. Wer per DMS von Papier auf digitale Dokumente umsteigt, wird belohnt mit Transparenz, Übersicht und einer revisionssicheren Archivierung. Als Bonus gibt es Workflows für schnelle Prozesse – und damit den Einstieg in die Digitalisierung.
Sie möchten mehr erfahren?
Weitere Aspekte und Services rund um das Thema DMS finden Sie auf unserer Website www.triumph-adler.de. Oder besuchen Sie unser E-Magazin.
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1. Was kostet ein DMS?
Das kommt darauf an, was Sie mit einem DMS vorhaben und wie viele Mitarbeiter damit arbeiten sollen. Der Preis für eine standardisierte Einstiegslösung liegt bei einigen Tausend Euro. Anders sieht es bei maßgeschneiderten ECM-Systemen aus: Deren Kosten orientieren sich am Aufwand; vom Konzeptions-Workshop bis zur Implementierung dauert es ein paar Wochen bis Monate.
2. Wie lange dauert es, bis das DMS funktioniert?
Im Optimalfall lässt sich das DMS innerhalb eines halben Tages installieren, mit mehr als zwei Tagen für die Installation ist nicht zu rechnen. Bei ECM-Lösungen kann es allerdings deutlich länger dauern, bis die passgenauen Abläufe entwickelt und implementiert sind.
3. Fallen Wartungs- und Supportkosten an?
Für Wartung und Support wird jährlich – je nach Lizenzumfang – im Voraus eine Gebühr berechnet. Einige Anbieter rechnen Wartungs- und Supportanfragen nicht pauschal, sondern nach Aufwand ab.
4. Sorgt ein DMS für eine revisionssichere Archivierung?
Jein. Moderne DMS-Lösungen unterstützen alle Anforderungen, die an eine re- visionssichere Archivierung gestellt werden. Jeder Kunde muss allerdings selbst das DMS und seine Funktionen so konfigurieren, dass die Archivierung revisions- sicher wird.
Fragen und Antworten zu DMS
9.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Sprechen Sie uns gern an: beratung@triumph-adler.net
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yuuvis® Impulse
yuuvis® Impulse legt Dokumente strukturiert in der Cloud ab. Der Vorteil für Unternehmen: Sie brauchen keine eigenen Server für die Datenverwaltung, sondern mieten sich in der Cloud ein („Software as a Service“). Damit sinkt der Installationsaufwand auf null. Standardisierte Workflows erleichtern das Verar- beiten, Speichern und Archivieren von Dokumenten.
TASIM
Für TASIM, den TA Smart Information Manager, wird ein Server benötigt, auf dem zentral alle Dokumente abgespeichert werden. TASIM bietet ebenfalls standardisierte Workflows, die Dokumente verarbeiten und speichern. Da TASIM browsergestützt läuft, muss die Software nicht auf jedem Computer installiert werden.
TABO
Auch für TABO (TA Business Optimizer) sind Server nötig, die zentral alle Dokumente abspeichern und auf die Anwender via Software-Client zugreifen.
Die TABO Software muss daher auf den Computern jedes Nutzers installiert werden. Workflows und andere Einstellungen können beim Upgrade TABO Professional stark individualisiert werden.
Die Angebote von TA Triumph-Adler
10. TA Triumph-Adler hat drei leistungsstarke DMS-Lösungen im Angebot.
Sie unterscheiden sich darin, wie und wo die Daten gespeichert werden.
Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, schreiben Sie uns gern an:
beratung@triumph-adler.net
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ECM
Wo genau die Grenze zwischen DMS und ECM verläuft, darüber streiten die Gelehrten. Was unstrittig ist: Jedes ECM-System basiert auf der Ordner- und Archivstruktur einer DMS-Lösung. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass ECM-Systeme darauf ausgelegt sind, automatisierte Workflows individualisiert und passgenau zu entwickeln und zu implementieren.
TA Triumph-Adler bietet die Auswahl zwischen zwei Herangehensweisen an:
• Wir implementieren ECM-Systeme, die auf standardisierten Workflows aufbauen. Auf dieser Basis werden Abläufe und Geschäftsprozesse nur dort individualisiert, wo Bedarf besteht.
• Alternativ werden sämtliche Module individuell und maßgeschneidert für das ECM-System konfiguriert.
Alle unsere ECM-Systeme sind modular aufgebaut, sodass die Zahl der individu- alisierten Lösungen bei Bedarf jederzeit auf andere Abteilungen (etwa für das Rechnungs-, Personal- oder Vertragsmanagement) erweitert werden kann.
Datenschutz-Beratung
Rechtliche Vorgaben zu kennen, ist das eine – sie umzusetzen, das andere.
Gemeinsam mit externen Experten unterstützen wir Sie dabei, Ihr Unternehmen datenschutzkonform aufzustellen. Unsere Beratungsmodule bestehen aus:
• Grundlagen-Workshop: Data Privacy und DSGVO inklusive Vorher-nachher- Vergleich und erster Roadmap-Erstellung
• Einführungsbegleitung eines DSGVO-konformen Informationssicherheits- Management-Systems inklusive Reifegradfeststellung, individuellem Daten- schutzkonzept, Mitarbeiterschulungen und Implementierung
TA Triumph-Adler hat bewährte Softwarelösungen im Portfolio, mit denen Sie die DSGVO-Anforderungen erfüllen – von Sicherheitspaketen für Ihre Output- Systeme und FollowMePrinting über intelligente Scan- und Workflow-Produkte bis hin zu modernsten ECM-Systemen.
Vereinbaren Sie einen persönlichen Termin mit unseren Digitalexperten über: beratung@triumph-adler.net
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TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter ins digitale Büro. Bei uns bekommen Sie alles für den Arbeitsplatz der Zukunft, und das aus einer Hand. Wir entwickeln und liefern ganzheitliche Lösungen, die den Bearbeitungsprozess von Dokumen- ten im vernetzten und mobilen Büro vollständig abdecken.
Triumph und Adler sind seit dem 19. Jahrhundert vertraute und klangvolle Namen in den Büros. Früher vor allem für Schreibmaschinen bekannt, sind wir heute präsent mit Druckern und Kopierern. Wir reden lieber von MFPs, also Multifunktionsprintern, denn längst sind unsere Geräte mit einer Vielzahl von Zusatzoptionen elektronisch aufgerüstet.
Der Umgang mit Dokumenten ist seit gut 120 Jahren unser Kerngeschäft – diese Expertise übertragen wir jetzt in die digitale Ära. Wir sind Ihr Ansprech- partner, wenn es um das elektronische Archivieren, Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten geht. Unsere Angebotspalette reicht von der Einsteigerlösung zum Archivieren bis zum individuell ausgestalteten ECM-System. Wenn Sie mehr wollen – fragen Sie uns. Wir liefern!
Damit Sie sich auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren können.
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Über TA Triumph-Adler
Die digitale Transformation lässt sich mit einem verlässlichen Partner an der Seite mutiger angehen und erfolgreicher umsetzen. TA Triumph-Adler ist dieser Partner.
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