TOP 1: Begrüßung
Herr Joachim Terhar als 1. Vorsitzender begrüßt die Anwesenden und eröffnet um 19:33 Uhr die Mitgliederversammlung (MV). Anwesend sind 22 Mitglieder.
(Anlage 1: Teilnehmerliste)
TOP 2: Feststellung der ordnungsgemäßen und fristgerechten Einladung.
Herr Terhar erläutert den Grund für die außerordentliche Mitgliederversammlung, dass zwei Vorstandsmitglieder (Schriftwart und Beisitzer) zurückgetreten sind.
Um eine mögliche Handlungsunfähigkeit des Vorstands auszuschließen, hat der Vorstand entschieden eine außerordentliche MV einzuberufen.
Die Einladung wurde ordnungsgemäß und termingerecht publiziert und zusätzlich an die Mitglieder geschickt.
Da der Schriftwart zurück getreten ist bittet Herr Terhar Herrn Lübeck das Protokoll zu führen. Herr Lübeck führt darauf das heutige Protokoll.
(Anlage 2: Einladung)
TOP 3: Feststellung der Beschlussfähigkeit
Herr Terhar fragt die Versammlung, ob Unstimmigkeiten oder Auffälligkeiten hinsichtlich der Einladung zur außerordentlichen MV zu vermelden sind.
Da es keine Beanstandungen oder Wortmeldungen gibt, ist die MV damit beschlussfähig.
TOP 4: Bericht des Vorstands
Bericht des ersten Vorsitzenden über die Ereignisse im laufenden Jahr: Herr Terhar geht zum einen auf die durchgeführten Konzerte ein, aber auch auf die vielen Veränderungen in der Besetzung des Vorstands. Die zeitlichen Aufwände, um einerseits die finanzielle Situation zu analysieren und zu verbessern, während parallel die Planung und Durchführung der vereinbarten Konzerte zu bewältigen ist, sind in einem stark reduzierten Vorstand immens. Daher erneut der Appell an die Mitglieder sich mit zu engagieren. Um so wichtiger, dass der Vorstand
möglichst wieder vollzählig ist.
--- 19:39 Regina Lamberti erscheint. Somit sind nun 23 Mitglieder anwesend.
Herr Terhar informiert die MV, dass zu TOP 4.1 und 4.2 AR Mitglied Lutz Lübeck die Erläuterungen geben wird. Grund dafür ist, dass es seit der außerordentlichen MV vom 19.April keinen Kassenwart gibt. Nach dem Rücktritt zweier weiterer Vorstandsmitglieder hat er Herrn Lübeck gebeten hat, die aktuelle Situation mit zu bewerten und wenn möglich Vorschläge zur Verbesserung der finanziellen Situation zu geben. Herr Terhar übergibt dazu das Wort an Herrn Lübeck.
TOP 4.1: Wirtschaftlicher Rückblick
Herr Lübeck erläutert die aktuelle finanzielle Situation:
Die 9 Veranstaltungen im 1.HJ haben einen weiteren Verlust von ca. 5.200 Euro eingefahren. Die Gründe sind leider an mehreren Stellen zu suchen. Fehlende Besucher bei den typischen AR Konzerten, aber auch die Reihe „Ascheberg Rockt
… ganz leise“ hat dauerhaft Verluste eingefahren, primär ebenfalls auf Grund zu geringen Besucherzahlen.
Ein weiterer Punkt ist die fehlende interne Transparenz. Diese beginnt bzw. fehlt bereits zum Zeitpunkt der Vertragsgestaltung. In der Vergangenheit wurde eine vollständige Vorkalkulation als nicht notwendig angesehen. Daraus resultiert unter anderem ein primär zu Lasten Ascheberg Rockt gehendes vertragliches wirtschaftliches Risiko. Obwohl diese Zusammenhänge dem vorhergehenden Vorstand bekannt waren, gab es keinen Beschluss und keine Einsicht diese Punkte zu ändern.
--- 20:16 Christiane Coenen erscheint. Somit sind nun 24 Mitglieder anwesend.
TOP 4.2: Konsequenzen und Maßnahmen
Herr Lübeck erläutert die geplanten Aktivitäten, wobei die meisten bereits angestoßen worden sind:
• Sichtung der vertraglichen Unterlagen für alle kommenden Konzerte.
o Das ist erledigt. Daraus resultieren einige Termine mit Künstlern oder Agenturen. Gleich mehr dazu.
• Dazu auch Organisationen wie Künstlersozialkasse oder GEMA
o Abgeschlossen. Die Probleme, die mit zum Teil hohen Forderungen seitens der GEMA und Künstlersozialkasse vorhanden waren, sind überwiegend „hausgemacht“ und in den zukünftigen Vor- und Nachkalkulationen als auch in der Buchhaltung berücksichtigt.
• Übersicht/Bewertung über alle offenen Verbindlichkeiten
o Aus heutiger Sicht bereits abgeschlossen. Hoffentlich tauchen keine neuen, noch unbekannte Kostenblöcke auf.
• Neu-Kalkulation aller zukünftigen Konzerte
o In Arbeit. Herr Lübeck erläutert am Beispiel des Konzerts von Ulla Meinecke aus dem letzten Jahr, wie die neue Vor- und Nachkalkulation aufgebaut ist und welche Vorteile diese in der Nutzung mit sich bringt.
• Anpassung/Verhandlung mit Künstlern und Agenturen o In Arbeit. Termin vereinbart. Es konnten bereits durch
Vertragsanpassungen Kosten in der Größenordnung von 1.000 bis 1.500 Euro eingespart werden, im Regelfall durch eine Anpassung der Gage, und dort insbesondere beim Anteil der Fest-Gage. Nächster wichtiger Punkt ist die Frage, ob für das geplante Konzert mit „Lotto King Karl“ eine Anpassung der Gage von möglich ist. Dieser Termin steht noch aus.
• Gewinnung von zusätzlichen Sponsoren
o 2.100 Euro zusätzlich konnten bisher eingenommen werden. Dabei handelt es sich überwiegend um Zuwendungen von Firmen, aber auch etliche Privatspenden sind eingegangen.
Herr Lübeck betont, dass der Erfolg dieser Maßnahme ausschließlich des Engagements von Herrn Terhar zu verdanken ist, der die Gespräche mit Bitte um finanzielle Unterstützung bei den Firmen geführt hat.
Die MV bedankt sich mit einem kräftigen Applaus.
• Zusatzkonzert
o Um die finanzielle Situation zu verbessern wird es ein Zusatzkonzert am 15.Dezember im Landgasthof Langenrade geben. Die Weidezaunband wird ein nicht ganz so übliches Weihnachtskonzert präsentieren.
Damit schließt Herr Lübeck den TOP 4.2 und übergibt das Wort zurück an Herrn Terhar.
TOP 4.3: Vorschau 2019
Herr Terhar erläutert, dass aus heutiger Sicht nur ein Konzert für 2019 geplant ist. Der Hauptgrund liegt in dem noch vor uns liegenden Konzert mit „Lotto King Karl“ im November. Die vertragliche Analyse hat gezeigt, dass dieses Konzert, sofern Künstler und Künstleragentur nicht bereit sind die Gage anzupassen, mit einem erheblichen Verlust zu rechnen ist.
Daraus folgt, bevor man in eine weitere Planung für 2019 gehe, müssen die verbleibenden Konzerte in 2018 abgerechnet sein.
Daher ist die reguläre MV für 2019 bereits für den Januar 2019 geplant, damit Vorstand und MV auf einer klaren finanziellen Basis gemeinsam beschließen können, wie es in 2019 und darüber hinaus weiter kann.
Herr Terhar fragt die MV, ob es zu den bisherigen Ausführungen Wortmeldungen gibt.
Wortmeldungen aus der MV:
• Ralf Schilling:
Bittet die MV um ein Votum zu der bisher geleisteten Arbeit des Vorstands.
Konkret formuliert er folgenden Antrag zu Beschlussfassung:
Die MV bestätigt, dass der Vorstand den bisherigen Weg und Status sehr transparent dargestellt hat und dankt für die geleistete Arbeit.
Per Handzeichen erfolgt die Abstimmung. Das Votum ist einstimmig, bei 3 Enthaltungen für den vorgeschlagenen Beschluss.
• Wiebke Elsner:
Kritisiert, dass der letzte Mitgliederbrief auf der AR Webseite ihrer Meinung nach nicht öffentlich hätte zugänglich sein sollen.
Carola Stahl stimmt dem zu.
Der Vorstand nimmt das zur Kenntnis und wird das bei zukünftigen Mitgliederbriefen berücksichtigen.
• Michael Struß:
Wie geht es mit „Ascheberg Rockt … ganz leise“ weiter?
Herr Terhar erläutert, dass es weiterhin technische Unterstützung für Konzerte von Petra Bleser geben wird, aber kein Spielraum für weitere finanzielle Unterstützung vorhanden ist, und es auch keine Pläne gibt diese Reihe unter diesem Namen (oder anderem Namen) fortzusetzen.
• Regina Lamberti
Wie wäre es mit kleineren, unbekannten Bands aus der Umgebung? Die würden sich freuen, wenn sie eine Möglichkeit zum Spielen erhalten könnten.
• Celine Krause
Schlägt einen Band-Contest vor.
• Michael Struß
Schlägt Poetry Slam vor.
• Christiane Coenen
Berichtet über einen Poetry Slam, den sie vor kurzem im Rahmen einer politischen Veranstaltung erlebt hat.
Herr Terhar antwortet auf die Vorschläge mit der Erklärung erst das Jahr 2018 abzuschließen zu wollen, um dann auf Basis der wirtschaftlichen Situation des Vereins, die grobe Planung und Ideen-Sammlung gemeinsam im Januar 2019 auf der kommenden MV durchzuführen.
Die MV nimmt das zur Kenntnis.
--- 21:23 Frank Pieters erscheint. Somit sind nun 25 Mitglieder anwesend.
TOP 5: Wahlen
Bei der Frage nach geheimen oder offenen Wahlen per Handzeichen votiert die Mitgliederversammlung einstimmig, ohne Enthaltung oder Gegenstimme, für offene Wahlen per Handzeichen.
TOP 5.1: Wahl des Schriftwarts
Herr Terhar schlägt Herrn Lutz Lübeck vor. Herr Terhar fragt nach weiteren Vorschlägen. Es gibt keine weiteren Vorschläge.
Die Abstimmung erfolgt durch Handzeichen und ist einstimmig mit ja, bei einer Enthaltung. Herr Lübeck nimmt die Wahl an. Somit fällt die Wahl auf:
Lutz Lübeck, Wirtschaftsinformatiker
Matthias-Claudius-Ring 24, 24326 Ascheberg
TOP 5.2: Wahl des Beisitzers
Herr Terhar schlägt Herrn Jannis Redmer vor und begründet kurz seinen Vorschlag. Da Herr Redmer beruflich bedingt nicht anwesend sein kann, liest Herr Terhar eine schriftlich vorliegende Einverständniserklärung von Herrn Redmer zu einer möglichen Wahl als Beisitzer vor. Herr Terhar fragt nach weiteren Vorschlägen. Es gibt keine weiteren Vorschläge.
Die Abstimmung erfolgt durch Handzeichen und ist einstimmig mit ja. Somit fällt die Wahl auf:
Jannis Redmer, Ton-Ingenieur Gartenweg 14, 24326 Ascheberg
TOP 5.3: Wahl des Schatzmeisters
Herr Terhar fragt die MV nach Vorschlägen zur Wahl eines Schatzmeisters. Es gibt keine Vorschläge. Herr Terhar bedauert dies. Damit bleibt dieses Amt unbesetzt.
Herr Terhar beantragt daher die Unterstützung bei Aufgaben der Buchführung durch Frau Elsner, welche über mehrere Jahre die Schatzmeisterin von
Ascheberg Rockt war. Die Mitgliederversammlung spricht Frau Elsner einstimmig, bei einer Enthaltung, das Vertrauen aus, Tätigkeiten der Buchführung (keine Geldbewegungen) für den Vorstand zu übernehmen.
TOP 6: Verschiedenes
• Herr Terhar weist auf den nächsten Stammtisch hin.
• Frau Egen schlägt vor, dass man bei der Vorstandsarbeit auch
„hineinschnuppern“ könne. Herr Terhar bestätigt das.
Herr Terhar fragt nach, ob es weitere Wortmeldungen gibt.
Weitere Wortmeldungen gibt es nicht.
Herr Terhar schließt daraufhin um 21:44 die Mitgliederversammlung und wünschte allen Teilnehmern einen angenehmen Restabend.
Für die Richtigkeit:
Ascheberg, 30. September 2018
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Joachim Terhar, 1. Vorsitzender Lutz Lübeck, Mitglied (Versammlungsleiter) (Protokollführer)
