Mit der Ivy Lee Methode gelingt es dir deinen Arbeitstag sehr viel produktiver zu gestalten. Wenn du weniger Stress haben möchtest, dann ist es sehr wichtig, dass du die Aufgaben, die du in deinem Alltag zu bewältigen hast, so gut strukturierst, dass sie dich nicht stressen. Wie kann es dir gelingen, deinen Stress zu reduzieren? Dafür bedarf es einer guten
Arbeitsvorbereitung. Diese möchte ich dir im Folgenden vorstellen.
Ivy Lee Methode
Bei der Ivy Lee Methode setzt du dich abends hin und überlegst dir was sind die sechs wichtigsten, einnahmestärksten Aufgaben, die du am nächsten Tag zu erledigen willst. Diese sechs Aufgaben schreibst du auf und
priorisierst sie. Dabei stellst du dir vor wie du die Aufgaben am nächsten Tag bewältigst.
Am nächsten Morgen nimmst du dir deine Liste vor, schaust sie dir an, stellst dir wieder visuell vor wie du jetzt die Aufgaben bearbeitest und beginnst die erste Aufgabe zu erledigen. Dabei handelt es sich um die wichtigste Aufgabe die du an diesem Tag zu erledigen hast. Beachte, dass du dich von
niemandem stören lässt, damit du dich wirklich auf die Aufgabe konzentrieren kannst. Im nächsten Schritt beginnst du die nächste,
zweitwichtigste Aufgabe, zu bearbeiten, also immer in der Reihenfolge der Priorität arbeitest du die Aufgaben, die auf deinem Zettel stehen bis du bei Aufgabe sechs angekommen bist, ab. Erst wenn du diese sechs Aufgaben abgearbeitet hast, beginnst du mit deinen Tagesaufgaben, das bedeutet auch, dass du deinen Tag nicht mit E-Mails beginnst, sondern dich wirklich sofort an die Aufgaben des Vorabends setzt. So kannst du dir sicher sein, dass du die Aufgaben, die entweder am meisten Geld in die Kasse spülen oder die Projekte vorantreiben als Erstes bearbeitest.
Was machst du mit den Aufgaben, die du nicht geschafft hast? Die nimmst du abends wieder in deine Liste auf und erledigst sie am nächsten Tag.
Dabei beachtest du natürlich wieder die Prioritäten, denn diese können sich natürlich über den Tag hinweg geändert haben.
Wie oft verbringst du ansonsten Zeit in Meetings, mit E-Mail schreiben, mit Telefonaten, die zwar wichtig sind, aber nicht wirklich effizient.
Priorität Aufgabe 1.
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Wiedervorlagesystem
Damit du keine Aufgaben neben den Prioritäten, die du dir gesetzt hast, vergisst, ist es wichtig, dass du dir ein Ablagesystem schaffst, welches funktioniert. Jetzt magst du dich fragen warum bringt sie dieses Thema, denn natürlich habe ich eins. Wärst du im Stress, wenn das funktionieren würde? Nein. Also eine Idee wäre, dass du dir ein Ablagesystem einrichtest, welches täglich deine Ablage ermöglicht, im nächsten Schritt eines welches monatlich deine Aufgaben erfasst und und zusätzlich du dir Ablagen schaffst die zum Beispiel deine Projekte erfassen, deine Besprechungen erfassen, und einzelne Vorgänge erfassen. Natürlich kannst du diese Vorlagen
individuell anpassen.
Dein Wiedervorlagesystem kannst du entweder digital erstellen oder analog.
Wenn du es digital erstellen möchtest, hast du eine Möglichkeit dieses zum Beispiel mit Trello zu tun (Werbung, für die ich nicht bezahlt werde). Natürlich kannst du auch jedes andere System welches für dich geeignet es nutzen.
Im nächsten Schritt möchte ich dir das Eisenhower Prinzip vorstellen, weil es dir helfen kann deine Prioritäten abends besser zu gestalten.
Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip hilft ihr zwischen dringlich und wichtig zu
unterscheiden. Dringlich sind dabei alle Aufgaben die du sofort erledigen musst. Wichtig sind dabei alle Aufgaben die du nicht sofort erledigen musst, die dir aber am Herzen liegen und wichtig sind. Das können zum Beispiel Projekte sein, die du jetzt bereits im Kopf hast, aber mit deren Umsetzung du noch nicht begonnen hast.
Wenn du dich am Abend daran setzt die Aufgaben für die nächsten Tag zu überlegen, nimm dir Zeit, denn es ist gar nicht so einfach wirklich zu
entscheiden was dringend und was wichtig ist. Wenn du zwischen diesen beiden Begriffen keine Trennung erkennen kannst, wirst du nicht in der Lage sein deine Prioritäten zu setzen. Mit der Zeit wird dir die Trennung immer leichter fallen, so dass es ganz wichtig ist sie zu üben.
In der Tabelle, die du unten findest, habe ich zum einen die Beschriftung vorgenommen, zum anderen aber auch Beispiele eingebaut, damit du siehst was in welchem Quadranten kommt. Ich hoffe dass dir die Beispiele helfen deine Aufgaben in die Quadranten einzutragen.
Doch welche sind jetzt die sechs Prioritäten für deinen nächsten Tag?
Sicherlich kannst du dir denken, dass die Aufgaben wichtig und dringend sind, deine Prioritäten sind. Wenn du mehr als vier Prioritäten hast, die dringlich und wichtig sind, lasse mindestens zwei für den nächsten Tag stehen, Weil es wichtig ist, dass du jeden Tag auch Aufgaben erledigst, die dein Unternehmen oder deine Projekte voranbringen und Aufgaben dabei sind die dir Spaß und Freude bringen. Wenn du diese nicht integrierst, wirst du über kurz oder lang frustriert aufgegeben, weil du das Gefühl hast erneut
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im Hamsterrad zu laufen und du wieder in die Situation gefräst, in der du gefühlt nur Aufgaben erledigst die andere von dir fordern, aber nicht das beinhalten, was du gerne machen möchtest.
Noch ein Tipp: Arbeite in Blöcken und beantworte zum Beispiel nicht jede WhatsApp, die reinkommt sofort, sondern setze dir einen Zeitpunkt an dem du alle eingegangenen WhatsApp bearbeitest. Weist du, dass du den
Klingelton ausstellen kannst?
Eisenhower Prinzip
dringend nicht dringend
wich tig
Aufgaben: Krisen, Brände,
Deadlines Aufgaben: Planung, Vorkehrungen,
Beziehungen, neue Möglichkeiten, Trends
nich t wich tig
Aufgaben: Meetings, E-Mail,
Anrufe, Unterbrechungen Aufgaben: triviale Routineaufgaben, unwichtige Mails, unwichtige Anrufe, angenehme Ablenkungen
