Guidelines Interne Compliance für die Exportkontrolle von Dual-Use-Gütern

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Guidelines

Interne Compliance für die Exportkontrolle von Dual-Use-Gütern

Inhaltsverzeichnis

Präambel ... 2

I. Entwicklung einer Grundsatzerklärung... 3

(i) Hauptelemente ... 3

(ii) Implementierungspunkte ... 3

(iii) Beispiele... 3

II. Aufbau von Organisationsstrukturen ... 4

(iii) Beispiele... 6

III. Umfassende Risikobeurteilung ... 7

(iii) Beispiele. ... 8

IV. Etablierung des Überprüfungsprozesses ... 9

(i) Hauptprüfverfahren ... 9

V. Entwicklung von Notfallmaßnahmen ... 11

VI. Durchführung von Schulungen und Trainings ... 12

VII. Verbesserung der Compliance-Audits ... 13

(i) Form der Prüfung ... 13

(ii) Audit-Prozess ... 13

(iii) Implementierungspunkte ... 14

(iv) Beispiele ... 14

VIII. Aufbewahrung von Informationsdateien ... 14

(i) Zu hinterlegende Dokumente ... 14

IX. Die Entwicklung eines Management-Handbuchs ... 15

(i) Inhalt des Handbuchs ... 15

Anhang 1: Referenztabelle für vorsichtiges Verhalten ... 16

Anhang 2: Audit-Referenzformulare ... 17

I. Entwicklung einer Grundsatzerklärung ... 17

II. Aufbau von Organisationsstrukturen ... 17

III. Umfassende Risikobeurteilung ... 18

IV. Etablierung des Überprüfungsprozesses ... 18

V. Entwicklung von Notfallmaßnahmen ... 19

VI. Durchführung von Schulungen und Trainings ... 19

VII. Verbesserung der Compliance-Audits ... 20

VIII. Aufbewahrung von Informationsdateien ... 20

IX. Die Entwicklung eines Management-Handbuchs ... 21

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Präambel

Am 1. Dezember 2020 trat das Exportkontrollgesetz der Volksrepublik China (im Folgenden

"Exportkontrollgesetz") in Kraft. Um die Anforderungen des Exportkontrollgesetzes zur "Anleitung von Exportunternehmen zur Einrichtung eines soliden internen Compliance-Systems für die Exportkontrolle"

umzusetzen, das Exportverhalten von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck zu regeln und das

Bewusstsein und das Niveau der Einhaltung der Exportkontrollvorschriften in der gesamten Gesellschaft zu erhöhen, hat das Handelsministerium auf der Grundlage einer eingehenden Zusammenfassung der

chinesischen Praxis der Einhaltung der Exportkontrollvorschriften und internationaler Erfahrungen zusammen mit einschlägigen Experten auf diesem Gebiet den Leitfaden zur internen Compliance für die Exportkontrolle von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck (im Folgenden "Leitfaden") erstellt. (nachstehend "Leitfaden"

genannt), um spezifische Leitlinien und Hinweise für Exporteure von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck (nachstehend "Exporteure" genannt) bereitzustellen.

Ein gutes internes Exportkontroll-Compliance-System umfasst neun Grundelemente: erstens die Formulierung einer Grundsatzerklärung, zweitens die Einrichtung einer Organisationsstruktur, drittens eine umfassende Risikobewertung, viertens die Einrichtung eines Überprüfungsverfahrens, fünftens die Formulierung von Notfallmaßnahmen, sechstens Aus- und Weiterbildung, siebentens die Verbesserung von Compliance-Audits, achttens die Pflege von Archivmaterial und neuntens die Erstellung eines Managementhandbuchs. Dieser Leitfaden enthält allgemeine Hinweise für Exportunternehmen zur Einrichtung eines soliden internen Systems zur Einhaltung der Ausfuhrkontrollvorschriften auf der Grundlage der oben genannten neun Elemente.

Exportunternehmen (einschließlich Universitäten, Forschungsinstitute und andere relevante Einheiten) können sich auf den Inhalt des Leitfadens beziehen und ein internes System zur Einhaltung der

Ausfuhrkontrollvorschriften in Übereinstimmung mit ihren eigenen Geschäftsmerkmalen und ihrer tatsächlichen Situation einrichten und verbessern.

Der Aufbau eines Systems zur Einhaltung der Exportkontrolle hängt von der Beteiligung der gesamten Gemeinschaft ab. Das Handelsministerium wird die gemeinsame Zusammenarbeit mit allen Bereichen der Gesellschaft verstärken, um die Bildung von Synergien bei der Arbeit zur Einhaltung der

Exportkontrollvorschriften zu fördern, um ein hohes Niveau der Öffnung nach außen zu sichern und zu bedienen.

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I. Entwicklung einer Grundsatzerklärung (i) Hauptelemente

 Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf:

 Klären Sie den grundlegenden Zweck und die Bedeutung der Einhaltung von Exportkontrollen.

 Verpflichtung zur Einhaltung der exportkontrollrelevanten Gesetze und Vorschriften.

 Verpflichten Sie sich, sich unter keinen Umständen an kommerziellen Aktivitäten zu beteiligen, die die Gesetze und Vorschriften zur Exportkontrolle verletzen.

 Explizite Unterstützungsbekundungen für die Einhaltung der Exportkontrolle.

 Verpflichtung zur Durchführung einer Überprüfung der Exportkontrollrisiken vor einer kommerziellen Aktivität.

 Betonung der Wichtigkeit, dass die Mitarbeiter mit den exportkontrollrelevanten Vorschriften vertraut sind und diese sorgfältig einhalten, und Aufforderung an die Mitarbeiter, die exportkontrollrelevanten Gesetze und Vorschriften einzuhalten und unter keinen Umständen illegal zu exportieren.

 Eine Liste der Risiken und möglichen Strafen bei Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften zur Exportkontrolle.

 Geben Sie eine Kontaktperson für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften im Unternehmen und Kontaktinformationen an.

(ii) Implementierungspunkte 1. Hochrangige Führung

Der Hauptverantwortliche eines Unternehmens ist die erste Person, die für die Einhaltung der Exportkontrolle verantwortlich ist. Der Hauptverantwortliche des Unternehmens unterzeichnet die Grundsatzerklärung und verpflichtet sich öffentlich, die Compliance-Richtlinie zu unterstützen, das Compliance-System einzuhalten und die Investition von Ressourcen für die Einhaltung der Exportkontrollrichtlinien durch verschiedene Mittel sicherzustellen, z. B. durch öffentliche Reden zur Förderung der Richtlinie, E-Mails an alle Mitarbeiter, Veröffentlichung der Erklärung auf der Website und Organisation der Aufzeichnung relevanter Videos. Das mittlere und obere Management des Unternehmens sollte die Führung bei der Umsetzung der Compliance- Richtlinie übernehmen.

2. Umfassender Schutz

Die Erklärung wird an alle Mitarbeiter verteilt (einschließlich derjenigen, die direkt am Export beteiligt sind, und derjenigen, die indirekt am Export beteiligt sind, in- und ausländische Mitarbeiter, Mitarbeiter auf Probe, Praktikanten usw.), und die Mitarbeiter können aufgefordert werden, eine Verpflichtung zur Einhaltung der Exportkontrolle zu unterzeichnen. Die Erklärung kann auch an Partner (z. B. Lieferanten, Spediteure, Vertriebshändler, Handelsvertreter, Joint-Venture-Partner, Technologieaustauschparteien, andere Vertreter usw.) verteilt werden, um den Standpunkt des Unternehmens zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zu erklären. Gegebenenfalls müssen die Partner eine Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der Exportkontrolle unterzeichnen.

3. Rechtzeitige Updates

Die Erklärung sollte von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der derzeit geltenden Gesetze und Vorschriften, den Anforderungen der aktuellen Situation und den eigenen Compliance-Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

(iii) Beispiele

(Die Beispiele dienen nur als Anhaltspunkte, und die Unternehmen können den Inhalt ihrer Grundsatzerklärungen entsprechend ihren eigenen Gegebenheiten festlegen).

Erklärung zur Einhaltung der Exportkontrollrichtlinien

Das Unternehmen erfüllt in vollem Umfang das Exportkontrollgesetz der Volksrepublik China und andere Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Exportkontrolle. Die Unternehmensleitung übernimmt die Führung bei der Untersuchung und Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien, die sich auf die

Exportkontrolle beziehen, und verlangt von allen Mitarbeitern, dass sie alle relevanten Vorschriften einhalten und unter keinen Umständen gegen die Exportvorschriften verstoßen.

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Verstöße gegen exportkontrollbezogene Gesetze und Vorschriften führen zu erheblichen Verlusten und ernsthaften Strafen für das Unternehmen und die betroffenen Personen. Zuwiderhandelnde Personen müssen ebenfalls mit ernsthaften Konsequenzen rechnen, einschließlich disziplinarischer Maßnahmen und/oder Entlassung; wer gegen Gesetze und Vorschriften verstößt, wird rechtlich zur Verantwortung gezogen.

Das Unternehmen richtet ein internes System zur Einhaltung von Exportkontrollen ein und verbessert es kontinuierlich. Um die effektive Umsetzung des internen Exportkontroll-Compliance-Systems zu

gewährleisten, wird das Unternehmen XXX zum Verantwortlichen für die Exportkontroll-Compliance ernennen, die entsprechende Organisationsstruktur einrichten und verbessern und für das Management der

Exportkontroll-Compliance verantwortlich sein. Das Unternehmen wird Exportkontroll-Risikoüberprüfungen von Transaktionen und damit verbundenen Aktivitäten durchführen.

Alle Mitarbeiter des Unternehmens müssen sich bemühen, das Unternehmensziel der Exportkontroll- Compliance zu erreichen. Wenn Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit Fragen zur Compliance oder zu möglichen Verstößen bei bestimmten Transaktionen haben, wenden Sie sich bitte an XXX (Telefon: 1234556, E-Mail:

abcd@ef.com).

Diese Grundsatzerklärung wird zu gegebener Zeit aktualisiert und unternehmensweit verteilt. Ihr Inhalt wird sich in den Unternehmensschulungen widerspiegeln und auf die Website des Unternehmens hochgeladen werden.

Gezeichnet Position Datum Verpflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung der Exportkontrolle

Ich, [Name des Mitarbeiters], bestätige hiermit, dass ich am [Datum] von [Name des Unternehmens] datiert auf [Datum] und von [Name des Geschäftsführers des Unternehmens, der die Erklärung unterschreibt]

unterzeichnete Erklärung über die Verpflichtung von [Name des Unternehmens] zur Einhaltung von

Exportkontrollen erhalten habe. Ich habe diese Erklärung gelesen und werde die Richtlinien und Verfahren zur Einhaltung der Exportkontrolle von [Name des Unternehmens] einhalten und die Bemühungen von [Name des Unternehmens] zur Einhaltung der Exportkontrolle unterstützen.

Gezeichnet Position Datum

II. Aufbau von Organisationsstrukturen (i) Hauptelemente

Exportunternehmen können eine umfassende und mehrstufige Organisationsstruktur für das Compliance- Management einrichten, die von der Entscheidungsebene unterstützt, von der Compliance-Abteilung der Exportkontrolle geleitet und von jeder Geschäftseinheit entsprechend ihrer eigenen Realität und den

Ergebnissen der "umfassenden Risikobewertung" in Teil III umgesetzt wird. Die Exportunternehmen legen die Organisationsstruktur auf allen Ebenen fest, klären die Auswahlkriterien, die Zuständigkeiten, die Befugnisse und die Kontaktinformationen der Mitarbeiter, die für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zuständig sind, und beziehen die Durchführung der Compliance-Arbeiten in die Leistungsbewertung ein.

Exportunternehmen, die dazu in der Lage sind, können auf das folgende organisatorische

Managementsystem verweisen oder die Exportkontroll-Compliance-Organisation in das bestehende Compliance-Management-System einbetten; Exportunternehmen, die dazu noch nicht in der Lage sind, können es entsprechend dem Umfang des Exportkontrollgeschäfts, den Ergebnissen der umfassenden Risikobewertung usw. anpassen.

1. Das Export Control Compliance Committee

Das Exportkontroll-Compliance-Komitee unter der Leitung der Entscheidungsebene nimmt die Aufgaben des Exportkontroll-Compliance-Managements wahr, und Unternehmen, die noch nicht über die Voraussetzungen verfügen, können unter Berücksichtigung der tatsächlichen Situation nur den Chief Compliance Officer mit der Wahrnehmung dieser Managementaufgaben beauftragen. Zu den Hauptaufgaben gehören: Organisation der Formulierung der strategischen Planung der Exportkontroll-Compliance; Einrichtung und Verbesserung des Managementsystems für die Exportkontroll-Compliance des Unternehmens, Entscheidung über die

Einrichtung der Compliance-Management-Organisation und ihrer Verantwortlichkeiten; Definition des

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Compliance-Management-Prozesses, Genehmigung und Änderung relevanter Systeme, Sicherstellung der Integration des Exportkontroll-Compliance-Managements in verschiedene Geschäftsbereiche und die tägliche Arbeit; Teilnahme an wichtigen Entscheidungen des Unternehmens und Vorschlag von Compliance-

Stellungnahmen; Leitung der Exportkontroll-Compliance-Abteilung zur Durchführung von Das Unternehmen übernimmt die Führung bei der Befürwortung des Konzepts des Compliance-Managements und der aktiven Förderung einer Compliance-Kultur; leitet, beaufsichtigt und evaluiert das Compliance-Management der Exportkontrolle.

2. Die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle

Die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften (Exportunternehmen, die noch nicht über die Voraussetzungen verfügen, dürfen nur Stellen für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften einrichten, um die entsprechenden Aufgaben entsprechend dem Umfang ihres Exportkontrollgeschäfts und den Ergebnissen der Risikobewertung zu übernehmen) ist die leitende Abteilung für das Management der Einhaltung der Exportkontrollvorschriften, die das Compliance-Management organisiert, koordiniert und überwacht und andere Abteilungen bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt.

Zu den Hauptaufgaben gehören: der Entwurf und die Aktualisierung des Managementplans und des

Managementsystems des Unternehmens für die Einhaltung der Exportkontrolle; kontinuierliche Überwachung der Änderungen der Exportkontrollgesetze und -vorschriften in China und den Ländern und Regionen, die an der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beteiligt sind; die Organisation von oder die Teilnahme an Audits, Inspektionen und Bewertungen zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften und anderen damit verbundenen Arbeiten, die Überwachung der Behebung und kontinuierlichen Verbesserung von Verstößen; Umsetzung des Plans des Unternehmens zur Förderung der Einhaltung der Exportkontrollvorschriften, Organisation oder Unterstützung des Personals und der Geschäftsabteilungen bei der Durchführung von Schulungen zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften auf regelmäßiger und unregelmäßiger Basis; Anleitung der Geschäftseinheiten bei der Verwaltung von Dateien zur Einhaltung von Exportkontrollen; Beratung und Unterstützung von Geschäftseinheiten bei der Einhaltung von Vorschriften; Anleitung untergeordneter Unternehmen bei der Einrichtung und Verbesserung von Managementsystemen zur Einhaltung von Exportkontrollen; Bereitstellung von Anleitungen zur Unterstützung der Geschäftseinheiten bei der

Durchführung von Risikoprüfungen zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften bei Transaktionen und damit verbundenen Aktivitäten, die unter das Exportkontrollgesetz fallen; Registrieren und Empfangen von Berichten über die Einhaltung von Exportkontrollen, Sammeln von Hinweisen über E-Mail, Meldeboxen und Besuche, Untersuchen und Überprüfen der Berichte, Feststellen, ob Verstöße gegen die Exportkontrolle vorliegen und Aussprechen von Empfehlungen für deren Behandlung. Vertretung von Unternehmen gegenüber nationalen Exportkontrollbehörden und relevanten nationalen Regierungsstellen, etc.

3. Betriebliche Einheiten

Jede Geschäftseinheit setzt unter der Leitung der Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle die Unternehmensrichtlinien strikt durch.

Zu den Hauptaufgaben gehören: Vertrautheit mit dem Exportkontroll-Compliance-Managementsystem des Unternehmens, Verbesserung der Geschäftsprozesse in Übereinstimmung mit den relevanten Anforderungen und Sicherstellung, dass relevante Geschäfte authentisch und konform durchgeführt werden; Durchführung der Exportkontroll-Compliance-Risikoprüfung von Transaktionen, wobei der Schwerpunkt auf der Prüfung von Transaktionspositionen, Transaktionsobjekten, Transaktionsländern und Transaktionszwecken liegt;

Sicherstellung der Geschäftskonformität und Aufbewahrung relevanter Dokumente in Transaktionen; aktive Organisation oder Mitarbeit bei der Untersuchung von Non-Compliance-Problemen und rechtzeitige

Behebung, etc. Organisieren oder kooperieren Sie bei der Untersuchung von Unregelmäßigkeiten und deren rechtzeitiger Behebung usw.

(ii) Implementierungspunkte

1. Die Verstärkung der Verantwortlichkeiten

Führungsverantwortung umsetzen und die Stärkung des Managements der Exportkontroll-Compliance zu einem wichtigen Teil der Verantwortlichkeiten des Hauptverantwortlichen des Unternehmens machen; ein System der Verantwortung für die Compliance für alle Mitarbeiter einrichten, die Verantwortlichkeiten der relevanten Abteilungen und Mitarbeiter für die Exportkontroll-Compliance klären und deren effektive

Umsetzung überwachen; und ein AB-Eckarbeitssystem einrichten, um sicherzustellen, dass, wenn die für die

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Compliance verantwortliche Person nicht an ihrem Arbeitsplatz ist, es einen entsprechenden Mitarbeiter gibt, der seine Arbeitsaufgaben übernehmen kann.

2. Objektive Unabhängigkeit

Die Organisation sollte so aufgebaut sein, dass sie das Prinzip der Unabhängigkeit widerspiegelt. Die

Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften sollte unabhängig von den Abteilungen für Vertrieb, Export und anderen verwandten Geschäftsbereichen sein (KMUs dürfen keine spezielle Abteilung für die Einhaltung der Vorschriften einrichten), und das Management der Einhaltung der Vorschriften sollte nicht durch andere Abteilungen und Mitarbeiter beeinträchtigt werden.

3. Vollständige Delegation von Befugnissen

Delegation von Befugnissen und Vollmachten an Abteilungen und Mitarbeiter, die für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften verantwortlich sind, entsprechend ihrer Zuständigkeiten (z. B. Veto-Empfehlungen an das Management bei relevanten Transaktionen usw.).

4. Die Einhaltung hat Priorität

Verbessern Sie die Koordination zwischen der Exportkontroll-Compliance und anderen operativen Abteilungen und halten Sie sich bei Meinungsverschiedenheiten an das Prinzip der Compliance-Priorität.

5. Anreize für die Bewertung

Verstärken Sie die Compliance-Bewertung und -Evaluierung, beziehen Sie die Ergebnisse von Compliance- Audits in die jährliche Bewertung ein und evaluieren Sie die Erfüllung der Compliance-Pflichten der

angeschlossenen Einheiten und Mitarbeiter und nutzen Sie die Bewertungsergebnisse als wichtige Grundlage für die Mitarbeiterbeurteilung, Kaderernennung, Bewertung von Prioritäten und Auswahl.

(iii) Beispiele

Ausschuss für die Einhaltung der Exportkontrolle/Chief Compliance Officer

(Geschäftsentscheidungen)

Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle (Regelsetzung) (Geschäftsentscheidungen)

(Umsetzung vor Ort)

Interne Geschäftseinheiten Untergeordnete Einheiten

Bereich Forschung und Entwicklung Vertriebsabteilungen Abteilung Beschaffung Bereich Logistik Andere Sektoren Vollständig im Besitz und Holding-

Tochterge- sellschaften

Unterneh- men

Niederlassun gen/Vertretu ngen/Büros,

etc.

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(Hinweis: Untergeordnete Einheiten können sich auf interne Geschäftsabteilungen beziehen und ihr eigenes Managementsystem für die Einhaltung der Exportkontrolle unter Anleitung der Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle strikt umsetzen. Untergeordnete Einheiten mit eigenständiger Rechtspersönlichkeit können auch ein eigenständiges internes System zur Einhaltung der Exportkontrolle einrichten).

III. Umfassende Risikobeurteilung (i) Hauptelemente

Eine umfassende Risikobewertung ist die Grundlage eines internen Compliance-Systems für die Exportkontrolle. Exportunternehmen führen regelmäßig eine umfassende Bewertung ihrer möglichen Exportkontrollrisiken durch und richten auf der Grundlage der Ergebnisse der Risikobewertung ein solides internes Exportkontroll-Compliance-System und eine Organisationsstruktur für das Compliance-Management ein, die auf ihre eigenen Merkmale zugeschnitten sind, und sortieren und analysieren die Maßnahmen zur Risikovermeidung, die ergriffen werden können.

1. Der Status der operativen Posten

 Ob die betriebenen Güter in Exportkontrolllisten enthalten sind (einschließlich temporärer Kontrollen).

 Die Artikel werden sortiert und wissenschaftlich klassifiziert, um festzustellen, ob sie in den

Anwendungsbereich der relevanten Import- und Exportkontrollgesetze und -vorschriften Chinas, der Importländer oder von Drittländern fallen (Transit, Umschlag, Umladung, Reexport usw.).

 Sortieren Sie die möglichen Hauptverwendungszwecke der Güter und ob die Gefahr besteht, dass die Güter: (1) die nationale Sicherheit und Interessen gefährden; (2) bei der Konstruktion, Entwicklung, Herstellung oder Verwendung von Massenvernichtungswaffen und deren Trägermitteln verwendet werden; und (3) für terroristische Zwecke verwendet werden.

2. Das Kundenprofil

 Hauptgeschäftszweig des Kunden, ob es sich um sensible Vorgänge wie z. B. das Militär handelt.

 die Art des Kunden, ob es sich um einen Hersteller, Händler oder Endverbraucher handelt.

 Ob der Kunde auf einer Liste mit verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen steht, wie z. B.

unserer Kontrollliste, oder auf einer Sanktionsliste der Vereinten Nationen steht.

 Risikostufe des Landes oder der Region des Kunden.

3. Der Stand der Technik sowie der Forschung und Entwicklung

 ob der tägliche Betrieb Technologie beinhaltet, die einer Kontrolle unterliegt.

 Kartierung der Risiken und potenziellen Risiken des Technologieaustauschs und -transfers im Tagesgeschäft, die einen Technologieexport darstellen könnten. Die Verwendung elektronischer Formen der Übertragung von Technologie-Informationen, wie E-Mail, Telefon und Fax sowie Software für soziale Netzwerke im In- und Ausland, kann einen Export und Technologietransfer darstellen, und die Verwendung von Online-Speichermodellen wie der "Cloud" für die Speicherung oder Übertragung von Software und Technologie kann ebenfalls Risiken für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften bergen.

 Sortieren Sie Mitarbeiter, die mit Arbeiten im Zusammenhang mit kontrollierter Technologie beschäftigt sind, und stellen Sie fest, ob es Risiken und versteckte Gefahren bei der Bereitstellung kontrollierter Technologie an ausländische Organisationen und Einzelpersonen gibt, ohne eine Lizenz zu beantragen, und ob es Fälle gibt, in denen ausländische Mitarbeiter beschäftigt werden, um Arbeiten im Zusammenhang mit kontrollierter Technologie auszuführen, Informationen im Zusammenhang mit kontrollierter Technologie auf Messen zu veröffentlichen, usw.

 Verfolgung unserer Konstruktions- und Entwicklungspläne und frühzeitige Beratung zu möglichen Risiken bei der Einhaltung von Exportkontrollen. Falls erforderlich, können die nationalen

Exportkontrollbehörden konsultiert werden.

4. Interne Vorgänge

 Suche nach möglichen Risiken in allen wichtigen Teilen der Lieferkette unseres Unternehmens, die mit der Exportkontrolle zu tun haben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf F&E, Beschaffung, Vertrieb, Finanzen, Logistik, Zollabfertigung usw.

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 Ob das Compliance-System klar und unmissverständlich ist.

 Ob es eine eigene Organisationsstruktur/eigenes Personal gibt, das für die Arbeit im Zusammenhang mit der Einhaltung der Exportkontrollvorschriften verantwortlich ist, und ob die Ressourcen

angemessen sind.

 Ob eine Regelung vorhanden ist.

 Glatte Arbeitsbeziehungen zwischen den Abteilungen.

 Effektivität von IT-Screening-Tools/Systemen.

5. Informationen über Exportkontrollen

Screening von Informationen im Zusammenhang mit der Exportkontrolle in der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Wenn exportkontrollrelevante Informationen außerhalb des Landes zur Verfügung gestellt werden müssen, sollte dies in Übereinstimmung mit den Anforderungen von Artikel 32 des

Exportkontrollgesetzes erfolgen.

6. Informationen über Drittpartner

Bewerten Sie die möglichen Compliance-Risiken von Drittpartnern (einschließlich Frachtunternehmen, Zollabfertigungsagenten, Vertriebsagenten, F&E-Partnern, Finanzdienstleistern, E-Commerce-

Handelsplattformen von Drittanbietern usw.) und die Angemessenheit der Exportabfertigungsverfahren usw.

Bei Drittpartnern, insbesondere bei ausländischen Partnern, kann die Situation der Partner entsprechend den Bedürfnissen der Unternehmen regelmäßig untersucht und aktualisiert werden, und die Untersuchung kann Angelegenheiten wie Geschäftslizenzen, relevante Geschäftsgenehmigungen, Vorstandsmitglieder,

Anteilseigner und tatsächliche Kontrolleure umfassen, um das Risiko einer passiven Nichteinhaltung aufgrund von Problemen mit Drittpartnern zu verringern.

7. Maßnahmen zur Risikovermeidung

Basierend auf dem Screening und der Identifizierung von Exportkontroll-Compliance-Risiken analysieren und untersuchen wir, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um Exportkontroll-Compliance-Risiken zu verhindern, zu kontrollieren oder zu beseitigen.

(ii) Implementierungspunkte 1. Allgemeine Vorsicht

Umfassende Identifizierung und Bewertung möglicher Exportkontrollen im Geschäftsbetrieb

Compliance-Risiken, sortieren und analysieren, welche Maßnahmen zur Risikovermeidung ergriffen werden können. In Zweifelsfällen während der Risikobeurteilung sollten die nationalen Exportkontrollbehörden oder externe Fachstellen rechtzeitig konsultiert werden.

2. Periodische Beurteilungen

Exportunternehmen sind verpflichtet, regelmäßige Risikobewertungen durchzuführen, um ihre Compliance- Systeme rechtzeitig an Änderungen verschiedener Aspekte wie nationale Gesetze und Vorschriften, externe Situationen, Geschäftsprodukte und Unternehmensstrategien anpassen zu können.

3. Hierarchisches Management

Wissenschaftliche Klassifizierung verschiedener Arten von Risikostufen der Exportkontroll-Compliance und Festlegung von Reaktionsmaßnahmen auf der Grundlage der Risikostufe und der Risikobereitschaft des Unternehmens sowie seiner Fähigkeit, diese zu kontrollieren.

(iii) Beispiele.

Mögliche Maßnahmen zur Risikovermeidung und -kontrolle

(Diese Tabelle dient nur als Referenz. Es kann viele verschiedene Risikopunkte im Betrieb eines

Unternehmens geben, und es ist angebracht, geeignete Präventions- und Kontrollmaßnahmen entsprechend den spezifischen Risiken und der tatsächlichen Situation des Unternehmens zu entwickeln).

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Mögliche Risikopunkte Mögliche Maßnahmen

Der Status der Betriebsmittel ist unbekannt. Erstellen Sie eine Datenbank der kontrollierten Artikel im Gerät.

Es ist schwierig zu bestimmen, ob eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich ist.

Rechtzeitige Rücksprache mit nationalen Exportkontrollbehörden oder externen Fachgremien.

Unbekannter Endkunde. Erstellen Sie ein automatisches Auftragsscreening- System, kaufen Sie eine entsprechende

Datenbank.

Es ist keine Endverwendung bekannt. Fragen Sie den Kunden nach der Endverwendung und bitten Sie ihn, eine Endverwendungserklärung zu unterschreiben.

Aufgrund der hohen Anzahl von Technologien, die unter Kontrolle sind, besteht das Risiko eines

"deemed export".

Entwickeln Sie relevante Technologie- Management-Systeme.

Die exportierten Produkte können kontrollierte Güter oder Technologien enthalten.

Lizenzen werden in Übereinstimmung mit den relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen beantragt. In einigen Fällen können Konstruktionen geändert werden, um die

Verwendung sensibler Güter zu vermeiden und Risiken im Zusammenhang mit Exportkontrollen zu verringern oder auszuschließen.

Die Compliance-Abteilung arbeitet nicht gut mit der Betriebsabteilung zusammen.

Verstärkte Unterstützung der Compliance- Abteilung auf der Entscheidungsebene.

Schwaches Bewusstsein für Compliance bei relevanten Gegenparteien (Lieferanten, Kunden, etc.), Drittpartnern.

Angemessene Kommunikation des internen Compliance-Management-Systems der Einheit für Exportkontrollen gegenüber der anderen Partei und Klärung der relevanten Compliance- Anforderungen.

IV. Etablierung des Überprüfungsprozesses (i) Hauptprüfverfahren

Exportoperatoren gestalten den Prüfprozess wissenschaftlich und führen die gesamte Prozessrisikoprüfung für jede Transaktion gemäß den Gesetzen und Vorschriften zur Exportkontrolle, Exportkontrolllisten usw.

durch.

1. Vorvertragliche Besprechung

Dieses Segment beginnt zu Beginn des Erstkontakts mit der Transaktion, wenn der Kunde eine Anfrage für die Transaktion stellt. Das Unternehmen muss eine umfassende Bewertung des Artikels, des Endbenutzers, der Endanwendung, des Transportwegs usw. vornehmen. Zum einen wird ermittelt, ob die Transaktion mit dem Benutzer für den betreffenden Artikel durchgeführt werden kann. Zu den spezifischen Fragen, die zu prüfen sind, gehört, ob es sich bei dem exportierten Gut um ein kontrolliertes Gut handelt, dessen Ausfuhr verboten oder eingeschränkt ist, ob der Agent und der Endbenutzer mit dem Terrorismus in Verbindung stehen, ob der Agent und der Endbenutzer auf Listen mit verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen stehen, wie z. B. unsere Kontrollliste und die UN-Sanktionsliste, usw. Andererseits wird eine weitere Due- Diligence-Prüfung durchgeführt und auf das Vorhandensein einiger warnender abnormaler Verhaltensweisen von Kunden geachtet (siehe Anhang 1), um unkontrollierbare Risiken zu vermeiden, die dadurch entstehen, dass Kunden den wahren Zweck verschleiern oder falsche Informationen liefern. Spezifische Probleme können sein, sind aber nicht beschränkt auf:

 Ob es sich um ein kontrolliertes oder vorübergehend kontrolliertes Gut der Exportkontrollliste für Güter mit doppeltem Verwendungszweck handelt oder ob es sich um ein nicht kontrolliertes Gut handelt, das aber der Definition in Artikel 12 des Exportkontrollgesetzes entspricht.

 Ob das Risiko besteht, dass die Posten unregelmäßig übertragen wurden.

 Ob die Verwendung des Artikels der Endverwendung entspricht.

 Ob der Kunde ein Neu- oder Bestandskunde ist.

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 Ob der Kunde ein Endbenutzer ist und wenn der Kunde ein Zwischenhändler ist, muss der Endbenutzer nach Möglichkeit identifiziert werden.

 Ob die an der Transaktion beteiligten Parteien (z. B. Underwriter, Intermediäre, Endnutzer usw.) auf einer Liste mit verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen wie einer Kontrollliste stehen.

 Risikostufe des Landes und der Region, in der sich der Kunde/Endbenutzer befindet.

 Ob das Land des Kunden/Endbenutzers UN-Sanktionen unterliegt.

 Ob der Kunde/Endanwender über ein internes Compliance-System für Exportkontrollen verfügt.

 Ob der Kunde/Endbenutzer unautorisierte Transaktionen mit Unternehmen durchgeführt hat, die auf einer Verbots- oder Sperrliste stehen, wie z. B. unsere Kontrolllisten, sowie mit Unternehmen, die auf der Sanktionsliste der Vereinten Nationen stehen.

 Gibt der Kunde eindeutige Informationen über die Endanwendung des Produkts, die Setup-Parameter und den Installations- oder Verwendungsort an.

 Ob die vom Kunden angegebenen Informationen wahr sind.

 Ob das vom Kunden ausgewählte Versandziel mit der Adresse des Agenten oder Endbenutzers übereinstimmt.

 Ob das Datum des Versands eindeutig ist.

 Ob die Export-Transportroute durch sensible Länder führt oder voraussichtlich führen wird.

Die Prüfer müssen die oben genannten Informationen im Rahmen ihrer Möglichkeiten einholen und die Ergebnisse der oben genannten Prüfung umfassend analysieren und eine umsichtige Empfehlung zur

"Genehmigung der Transaktion", "Stornierung der Transaktion" oder "Aussetzung der Transaktion" abgeben.

(ii) Stellungnahme. Wenn die Transaktion zu komplex ist, kann sie eskaliert werden zu

Die Abteilung Export Control Compliance oder das Export Control Compliance Committee trifft die entsprechenden Entscheidungen.

2. Die Vertragssitzung

Exportkontroll-Compliance-Klauseln werden in den Vertrag aufgenommen, um die Gegenpartei zur Einhaltung der exportkontrollrelevanten Gesetze und Vorschriften zu verpflichten, um exportkontrollrelevante Risiken zu reduzieren oder auszuschließen.

3. Link zur Beantragung einer Genehmigung

Wenn nach Abschluss eines Vertrages die Transaktion kontrollierte Güter betrifft oder wenn das Unternehmen weiß, dass die betreffenden Güter Risiken gemäß Artikel 12 des Exportkontrollgesetzes (Gefährdung der nationalen Sicherheit und Interessen; Verwendung bei der Konstruktion, Entwicklung, Herstellung oder Verwendung von Massenvernichtungswaffen und deren Trägermitteln; Verwendung für terroristische Zwecke) darstellen können, ist es erforderlich, die entsprechenden Materialien gemäß den einschlägigen

Bestimmungen der Gesetze und Vorschriften bei der staatlichen Exportkontrollverwaltung einzureichen, und eine Ausfuhrgenehmigung beantragen; wenn er gesetzlich verpflichtet ist, Qualifikationen für die Ausfuhr der entsprechenden kontrollierten Güter zu erwerben, muss er die entsprechenden Qualifikationen erwerben.

Wenn nicht festgestellt werden kann, ob es sich bei den betreffenden Gütern, Technologien und Dienstleistungen um kontrollierte Güter handelt, kann bei der staatlichen Exportkontrollverwaltung Rat eingeholt werden. Wenn es sich bei den zu exportierenden Gütern, Technologien und Dienstleistungen um kontrollierte Güter handelt, kann das Unternehmen diese nicht exportieren und versenden, bevor es die entsprechende Ausfuhrgenehmigung gemäß dem Gesetz erhalten hat.

4. Erfüllen der vertraglichen Bindung

Ein Unternehmen darf seine Verpflichtungen aus einem Ausfuhrvertrag erst erfüllen, wenn es eine Ausfuhrgenehmigung erhalten hat.

Im Laufe der Vertragserfüllung ist es notwendig, die Informationen der Teilnehmer der Transaktion erneut zu überprüfen, um das Risiko der Nichteinhaltung aufgrund von Änderungen in der Liste der verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen zu vermeiden. Im Laufe der Vertragserfüllung ist es notwendig, die Situation der an der Transaktion beteiligten Parteien erneut zu überprüfen, um das Risiko einer Nichteinhaltung

aufgrund von Änderungen in der Liste der verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen zu vermeiden. Vor dem Versand ist es notwendig, die Vollständigkeit der vorherigen Prüfungen zu bestätigen, den Status des Versenders zu überprüfen, zu kontrollieren, ob die Lizenz und die Versanddokumente mit der gelieferten Ware übereinstimmen usw. Wenn Probleme festgestellt werden, bitten Sie die zuständige Abteilung, diese vor dem Versand zu überprüfen und zu genehmigen. Wenn bei der Entgegennahme von Zahlungen und der

Erbringung von Kundendienstleistungen, Reparatur- und Wartungsarbeiten usw. festgestellt wird, dass sich der Endbenutzer, der Endverwendungszweck, der Installationsort usw. der exportkontrollierten Güter

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möglicherweise geändert haben, sollten sie dies gemäß den Anforderungen von Artikel 16 des Exportkontrollgesetzes unverzüglich der nationalen Exportkontrollverwaltung melden.

Bei der Erbringung von Kundendienst-, Reparatur- und Wartungsleistungen an Offshore-Anlagen ist Folgendes zu prüfen Inhalt.

 Ob die Ausrüstung zuvor in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften bezüglich der Exportkontrolle exportiert wurde.

 Ob jede relevante Partei in der Liste der verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen enthalten ist.

 Ob die zu erbringende Leistung selbst eine Ausfuhrgenehmigung erfordert.

 Ob für die Ausfuhr der zu liefernden Ersatzteile eine Genehmigung erforderlich ist.

1. Die Verwaltung der Endbenutzer und des Endverbrauchs zu stärken

Strenge Bewertung, Überprüfung des Endbenutzers und der Endverwendung von kontrollierten Gütern, genaue Identifizierung von ungenauen Endbenutzer- und Endverwendungsinformationen und strenge Risiko- kontrolle.

2. Bestehen Sie auf vollständiger Abdeckung und vollständiger Prozessüberprüfung

Decken Sie alle Arten von Transaktionen ab und führen Sie eine vollständige Prozessüberwachung für jede Transaktion vom Beginn des Kontakts bis nach dem Versand durch. Wenn z. B. bei der Erbringung von Kundendienstleistungen, Reparaturen und Wartungen usw. der Export neuer kontrollierter Güter (wie Teile, Software, Technologie, Dienstleistungen usw.) betroffen ist, muss eine Exportgenehmigung in

Übereinstimmung mit den einschlägigen Bestimmungen der Gesetze und Vorschriften beantragt werden.

3. Verschiedene Maßnahmen zur Erleichterung der Risikoprüfung ergreifen

Gemäß den relevanten Anforderungen dieser Richtlinien können Unternehmen einen schriftlichen Exportprü- fungsablaufplan entwerfen, der ihren eigenen Geschäftsmerkmalen entspricht, Kriterien für die "Genehmigung eines Geschäfts", die "Stornierung eines Geschäfts" und die "Aussetzung eines Geschäfts" festlegen und Bedingungen dafür aufstellen, ob ein Geschäft, das ausgesetzt wurde und auf weitere Untersuchungen wartet,

"fortgesetzt" werden kann. Die Kriterien für "Genehmigung der Transaktion", "Annullierung der Transaktion"

und "Aussetzung der Transaktion" werden festgelegt, und es werden Bedingungen festgelegt, ob eine Trans- aktion, die ausgesetzt wurde und auf eine eingehende Untersuchung wartet, "fortgesetzt" werden kann. Un- ternehmen, die dazu in der Lage sind, können die Risikoprüfung durch den Aufbau von Informationssystemen, den Erwerb relevanter Datenbanken und anderer Informationstools sowie die Durchführung regelmäßi-

ger/unregelmäßiger manueller Stichproben und Überprüfungen erleichtern.

V. Entwicklung von Notfallmaßnahmen (i) Hauptelemente

 Auf der Grundlage von Berichten/sonstigen Informationen entscheidet die Compliance-Abteilung, ob eine unternehmensinterne Untersuchung eingeleitet werden soll (unter Angabe der Kriterien für die Einleitung einer Untersuchung).

 Festlegen des Umfangs der Umfrage.

 Klärung von Untersuchungsverfahren

 Verfassen von Untersuchungsberichten

 Abhilfemaßnahmen ergreifen.

 Informieren von Hinweisgebern über das Ergebnis der Untersuchung, soweit angemessen.

 Berichterstattung an die Geschäftsführung.

 Es könnte in Erwägung gezogen werden, Fälle im Zusammenhang mit der Identifizierung und

Behebung von Verstößen in die Schulung zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften aufzunehmen.

 Bei schwerwiegenden Verstößen Meldung an die nationale Exportkontrollbehörde.

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1. Sichere Meldewege gewährleisten

Sorgen Sie für einen sicheren und uneingeschränkten Zugang zu Hinweisgebern, wie Mitarbeitern, Kunden und Dritten. Bestehende Whistleblowing-Kanäle wie Whistleblower-Boxen, Telefonanrufe, E-Mails, Briefe usw.

können ebenfalls genutzt werden. Erlauben Sie Hinweisgebern, sich anonym zu melden und gewährleisten Sie absolute Vertraulichkeit. Die Identität des Hinweisgebers und die Meldeangelegenheiten werden streng vertraulich behandelt und dürfen ohne Genehmigung nicht an die Öffentlichkeit weitergegeben werden.

2. Die Implementierung eines Systems von Belohnungen und Strafen

Ein Belohnungs- und Bestrafungssystem wird eingerichtet, um Mitarbeiter zu belohnen, die sich aktiv am Compliance-Management beteiligen. Gleichzeitig wird ein Mechanismus zur Zurückhaltung bei

Nichteinhaltung eingerichtet, und Mitarbeiter, die gegen Compliance-Regeln und Managementrichtlinien verstoßen, werden in Übereinstimmung mit dem Personalkodex des Unternehmens und anderen internen Vorschriften streng diszipliniert und, falls erforderlich, entlassen.

3. Rechtzeitige Abhilfemaßnahmen

Der Einsatz von Abhilfemaßnahmen erfordert eine Aufwärts- und Abwärtsverknüpfung, wobei die Geschäftsleitung und die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften der Bildung eines Mechanismus für die schnelle Berichterstattung, Entscheidungsfindung und Handhabung von Risiken große Aufmerksamkeit schenken sollten; die Geschäftsabteilungen sollten stets wachsam sein und die Initiative ergreifen, um Risiken nach ihrer Entdeckung zeitnah an die Abteilung für die Einhaltung der

Exportkontrollvorschriften, die Geschäftsleitung und, falls erforderlich, die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften an die nationale Exportkontrollverwaltung zu melden. Gleichzeitig werden

entsprechende Korrekturmaßnahmen ergriffen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Aussetzung von Verträgen, den Stopp von Lieferungen, die Rücknahme von Waren im Transit und die Verbesserung der internen Compliance-Systeme.

VI. Durchführung von Schulungen und Trainings (i) Hauptelemente

Je nach Aufgabenbereich der Mitarbeiter können unterschiedliche Schulungsinhalte gestaltet werden.

1. Allgemeines Personal

Das Konzept und die Bedeutung der Einhaltung der Exportkontrollrichtlinien, die Richtlinien unseres

Unternehmens zur Einhaltung der Exportkontrollrichtlinien und die damit verbundenen Managementpraktiken, die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter für die Einhaltung der Exportkontrollrichtlinien, die Kontaktperson der Compliance-Abteilung und Kontaktinformationen, die mit der Nichteinhaltung verbundenen Risiken usw.

2. Operative Sektoren im Zusammenhang mit der Exportkontrolle

Für Geschäftsabteilungen, die eng mit der Exportkontrolle verbunden sind, wie z. B. Produktion und F&E, Beschaffung und Vertrieb, fügen Sie zusätzlich zu den Schulungsinhalten für das allgemeine Personal Inhalte hinzu, die sich auf das interne Compliance-System für die Exportkontrolle, den Überprüfungsprozess für die Einhaltung der Exportkontrolle, den Fokus auf Endbenutzer und Endverwendung, Betriebsmethoden

relevanter Informationssysteme/Screening-Tools, Berichts- und Handhabungsverfahren nach der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten usw. beziehen.

3. Die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle

Die Schulung konzentriert sich auf Chinas Exportkontrollgesetze und -vorschriften, politische Trends und Kontrolllisten, relevante Länderexportkontrollgesetze und -vorschriften, politische Trends und Kontrolllisten sowie fortgeschrittene Erfahrungen bei der Einhaltung internationaler Exportkontrollen.

Ermutigen Sie die Mitarbeiter dieser Abteilung, regelmäßig an externen Seminaren und Schulungen für das Unternehmen teilzunehmen, z. B. an Schulungen und Seminaren, die von der Regierung, Anwaltskanzleien, Beratungsorganisationen usw. organisiert werden.

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(ii) Implementierungspunkte 1. Volle Abdeckung

Konzentrieren Sie sich auf die Schulung neuer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter ihrer Verantwortung für die Einhaltung der Exportkontrolle bewusst sind.

2. Die Lehre für den Job

Unterschiedliche Trainingsinhalte werden entsprechend den verschiedenen Aufgabenbereichen wie F&E, Beschaffung, Vertrieb, Finanzen und Logistik gestaltet. Es kann in Erwägung gezogen werden, verschiedene Arten von Unregelmäßigkeiten, die durch Audits, Berichte usw. festgestellt wurden, als typische Fälle in den Schulungsinhalt aufzunehmen, um die Wiederholung entsprechender Situationen zu verhindern.

3. Die Einbindung der Bewertung

Die Überwachung der Schulungen kann durch gelegentliche Stichproben oder Vor-Ort-Prüfungen usw.

verstärkt werden, und es kann in Erwägung gezogen werden, die Teilnahme an Schulungen zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften und die Ergebnisse der entsprechenden Stichproben und Prüfungen in die jährliche Beurteilung der Mitarbeiter einzubeziehen, um zu vermeiden, dass die Schulungen eine reine Formalität sind.

4. Externe Schulung

Verlangen Sie von Mitarbeitern, die in Vollzeit (Teilzeit) für die Einhaltung der Exportkontrollrichtlinien zuständig sind, soweit möglich, die jährliche Teilnahme an verschiedenen Veröffentlichungen von Exportkontrollrichtlinien, Schulungen oder Seminaren, die von der Regierung, Anwaltskanzleien, Beratungsorganisationen und anderen Organisationen gesponsert werden.

5. Flexibles Format

Eine Kombination aus regelmäßiger und gelegentlicher Schulung, die neue Formen annehmen könnte, wie z.

B. webbasierte Schulungen.

VII. Verbesserung der Compliance-Audits (i) Form der Prüfung

1. Die Betriebsprüfung

Eine umfassende Bewertung des unternehmensinternen Compliance-Systems für Exportkontrollen, einschließlich einer Prüfung aller Aspekte des gesamten Compliance-Systems, ausgewählter Exporttransaktionen und der Einhaltung durch alle relevanten Abteilungen. Je nach den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens kann ein Gesamtaudit in regelmäßigen Abständen geplant werden.

2. ad hoc Audits

Konzentrieren Sie sich bei speziellen Audits auf bestimmte Abteilungen (z. B. Vertriebsabteilung,

Produktionsabteilung usw.) oder bestimmte Exportverbindungen (z. B. Versandverfahren, Aufzeichnungen usw.). Abhängig von den spezifischen Umständen des Unternehmens können von Zeit zu Zeit Audits

bestimmter Abteilungen/Exportverbindungen durchgeführt werden, um die Situation rechtzeitig zu bereinigen und zu verhindern, dass sich Versäumnisse in Details zu ernsthaften Risiken auswachsen.

(ii) Audit-Prozess

1. Die zu prüfenden Geschäftseinheiten und Mitarbeiter zu identifizieren

2. Bereiten Sie Audit-Vorlagen vor, z. B. Interviewfragen, Checklisten für Transaktionsprüfungen usw.

3. Die Sammlung von schriftlichem Material aus den verschiedenen operativen Abteilungen 4. Interviews mit Personal auf allen Ebenen des Betriebs

5. Schriftliches Material, Interviews und tatsächlich durchgeführte Operationen sorgfältig studieren, um Unregelmäßigkeiten zu erkennen

6. Die Erstellung von Audit-Berichten. Der Bericht sollte den Grad der Abweichung der tatsächlichen Umsetzung von den relevanten Anforderungen wiedergeben, eine eingehende Analyse der Ursachen der Probleme liefern, Empfehlungen zur Behebung geben und die Auditergebnisse des laufenden

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Jahres mit den Berichten der Vorjahre vergleichen und den Status der Behebung und Umsetzung der Probleme vertikal sortieren

7. Den geprüften Betrieben ein Feedback zu den Prüfungsfeststellungen und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen zu geben.

8. Die Prüfungsfeststellungen und -empfehlungen an das Management zu melden.

9. Die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen organisieren und laufend nachverfolgen.

(iii) Implementierungspunkte

1. Flexible Optionen für interne und externe Audits

Je nach Art, Größe und Komplexität des Unternehmens können interne Audits organisiert werden (die als in das bestehende interne Management-Audit-System des Unternehmens eingebettet betrachtet werden können) oder es können externe professionelle Organisationen mit der Durchführung des Audits beauftragt werden.

2. Die Gewährleistung der Professionalität der Prüfung

Auditoren sollten über die entsprechende Wissensbasis und fachliche Kompetenz verfügen. In der internen Revision können Unternehmen, die dazu in der Lage sind, ihre Compliance-Management-Funktion von der Revisionsfunktion trennen, wobei die Unabhängigkeit der Revisionsfunktion zu berücksichtigen ist.

3. Die Umsetzung durch Überprüfung und Verbesserung

Durchführung einer kontinuierlichen Verbesserung auf der Grundlage der Prüfungsergebnisse und Umsetzung der vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen, um den effektiven Betrieb des internen Compliance-Systems für die Exportkontrolle sicherzustellen und das Niveau des internen Compliance-Managements zu verbessern.

(iv) Beispiele

Es kann auf Anhang 2 (Audit Reference Form) verwiesen werden.

VIII. Aufbewahrung von Informationsdateien (i) Zu hinterlegende Dokumente

 Produktspezifikationen exportieren.

 Dokumente, die sich auf geschäftliche Transaktionen beziehen (z. B. Aufzeichnungen über Anfragen, Bestellformulare, Verträge, Rechnungen, Frachtbriefe, Überweisungsbelege usw.).

 Kommunikation mit relevanten Regierungsabteilungen.

 Client-Screening-Aufzeichnungen und Transaktionsprotokolle.

 Unterstützende Dokumentation für Endbenutzer und Endverbraucher.

 Dokumente für den Genehmigungsantrag.

 Genehmigungsdokumente.

 Projektdurchführung exportieren.

 Verordnungen, Sitzungsprotokolle, Sitzungsbeschlüsse, regulatorische Dokumente zur Exportkontrolle.

 Ermittelte Nichtkonformitäten und ergriffene Maßnahmen

 Schulungsunterlagen und -materialien.

 Audit-Berichte.

 Aufzeichnungen über Besuche von ausländischen Subunternehmern, Kunden etc.

 Andere Dokumente, die archiviert werden müssen.

Bei den oben genannten abzulegenden Dokumenten handelt es sich um allgemeine Empfehlungen auf der Basis von Exportgeschäftsprozessen, die von Unternehmen bei der Gestaltung ihrer internen Systeme entsprechend ihrer tatsächlichen Situation angepasst und spezifiziert werden können.

1. Regelmäßige Ablage und gelegentliche stichprobenartige Überprüfung des Ablagestatus

2. Eine vollständige und genaue Dokumentation in Bezug auf die Einhaltung von Exportkontrollen zu führen

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3. Die Verfahren zur Archivierung relevanter Dokumente, ihre Aufbewahrungsanforderungen und den Zeitrahmen für die Archivierung (in der Regel mehr als fünf Jahre) zu klären

4. Die relevanten operativen Abteilungen arbeiten mit der Abteilung für die Einhaltung der

Exportkontrollvorschriften zusammen, um die regelmäßigen Ablagearbeiten wie erforderlich zu erledigen, wobei die relevanten Dokumente, Informationen und Materialien entsprechend der Geschäftsverteilung und den Zuständigkeiten intakt bleiben

5. Wählen Sie die am besten geeignete Archivierungsmethode (Papierdokumente, elektronische Dokumente usw.) auf der Grundlage der praktischen Gegebenheiten der Arbeit

6. Bei den archivierten Dokumenten kann es sich um Originaldokumente, Reproduktionen oder elektronische Dokumente handeln, sofern die Reproduktionen und elektronischen Dokumente authentisch, genau und lesbar sind und alle Kennzeichnungen, Informationen und sonstigen Merkmale der Originaldokumente beibehalten werden

7. Wenn archivierte Dokumente außerhalb des Landes verfügbar gemacht werden sollen, sollte dies in Übereinstimmung mit den Anforderungen von Artikel 32 des Exportkontrollgesetzes erfolgen

IX. Die Entwicklung eines Management-Handbuchs (i) Inhalt des Handbuchs

Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf.

 Eine von den Schulleitern unterzeichnete Grundsatzerklärung.

 Zusammenfassung der Gesetze und Vorschriften zur Exportkontrolle.

 Die Politik und das System des Unternehmens zur Einhaltung der Exportkontrolle.

 Organisationsstruktur der Exportkontroll-Compliance und damit verbundene Verantwortlichkeiten.

 Liste der Vollzeit- (Teilzeit-) Mitarbeiter des Unternehmens für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften und Kontaktinformationen.

 Ein System zur Identifizierung und Überprüfung von kontrollierten Gütern, die das Unternehmen betreibt oder betreiben könnte, einschließlich Gütern, die keine kontrollierten Güter sind, aber ein Risiko gemäß Artikel 12 des Exportkontrollgesetzes darstellen können.

 Die Hauptelemente einer umfassenden Risikobeurteilung und die Ergebnisse der Risikobeurteilung.

 Exportprüfungsprozess und Prüfprioritäten.

 Verfahren für die Meldung von und den Umgang mit Verstößen.

 Entsprechende Schulungsunterlagen.

 Kontaktinformationen der nationalen Exportkontrollverwaltung, der für exportkontrollbezogene Arbeiten zuständigen Abteilungen der Provinzen usw.

(ii) Implementierungspunkte 1. Ggf. aktualisieren

Das Managementhandbuch muss ordnungsgemäß gepflegt und entsprechend den Änderungen der

Exportkontrollgesetze und -vorschriften, der externen Situation und der Anforderungen an die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften, denen das Unternehmen ausgesetzt ist, aktualisiert werden.

2. Die Implementierung zu erleichtern

Es ist ratsam, dass das Managementhandbuch unter Beteiligung von Mitarbeitern aus allen relevanten Abteilungen erstellt wird, um die Praxistauglichkeit des Handbuchs zu erhöhen und die Mitarbeiter des Unternehmens bei der Umsetzung des internen Compliance-Systems der Exportkontrolle des Unternehmens effektiv anzuleiten.

3. Einfacher Zugang

Das Managementhandbuch kann in gedruckter oder elektronischer Form vorliegen. Stellen Sie sicher, dass es für alle Mitarbeiter leicht zugänglich ist.

Bitte geben Sie dem Department of Industrial Security and Import and Export Control des Handelsministeriums rechtzeitig Rückmeldung über die Situation und Probleme bei der Arbeit.

Abteilung für industrielle Wettbewerbsfähigkeit, Büro für Exportkontrolle (Tel: 010-65198151/65198438).

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Anhang 1: Referenztabelle für vorsichtiges Verhalten

Achten Sie nach der Durchführung der Due-Diligence-Prüfung auf folgende Verhaltensweisen, die Sie beachten sollten

Ja Nein Über den Kunden:

Der Kunde ist nicht identifiziert und nicht bereit, Fragen zu seiner Identität oder seinen Geschäftsbeziehungen zu beantworten.

Kundenbezogene Informationen können nicht auf normalem Wege gefunden werden (z. B.

Gewerbeamt, Telefonbuch, Website, Verzeichnis der Gewerbeeinheit usw.).

Die Kundendaten (z. B. chinesischer/englischer Name, Adresse usw.) sind mit denen von Personen oder Organisationen identisch, die auf Listen mit verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen aufgeführt sind, wie z. B. unseren Kontrolllisten und der Sanktionsliste der Vereinten Nationen.

Der Bestellstil des Kunden weicht von den üblichen Geschäftspraktiken ab.

Der Kunde oder Handelsvertreter ist nicht bereit, Einzelheiten über den Endbenutzer und die Endanwendung anzugeben.

Der Kunde vermeidet es zu antworten oder ist sich nicht im Klaren darüber, ob das Produkt oder die Technologie, die er kauft, für die Verwendung in seinem Land oder für den Re-Export bestimmt ist.

Der Kunde zögert, zu erklären, wie das vorgeschlagene Produkt hergestellt und verwendet wird.

Kunden sind zurückhaltend bei der Beantwortung von geschäftlichen oder technischen Routinefragen.

Die Kunden sind bereit, zu einem höheren als dem normalen Marktpreis einzukaufen.

Kunden sind bereit, teure Produkte gegen Bargeld zu kaufen.

Der Kunde versteht die Leistung und die Merkmale des Produkts nicht, besteht aber darauf, es zu kaufen.

Der Kunde verweigert die Annahme der normalen Installation, Schulung, Wartung, Kundeneinweisung und Inbetriebnahme.

Über das Produkt:

Die Leistung des bestellten Produkts entspricht nicht dem Geschäftsumfang des Kunden.

Die Ausführung des Auftragsprodukts oder die normale Verwendung stimmt nicht mit der vom Kunden angegebenen Verwendung überein.

Die bestellten Produkte entsprechen nicht dem Stand der Technik im Land des Endanwenders.

Der Kunde bestellt kein Standardzubehör für das vorgeschlagene Produkt.

Kunden fordern generell unnötige Konfigurationen an (z.B. überbestückte Teile).

Bezüglich des Transports:

Die Kundenadresse ist zu allgemein.

Ausnahme für das Empfangsziel.

Der endgültige Bestimmungsort des Produkts unterscheidet sich von der Adresse des Endbenutzers.

Der Kunde verlangt außerordentliche Vertraulichkeit bezüglich des endgültigen Bestimmungsortes oder Details des Produktes.

Der Kunde stellt außergewöhnliche Anforderungen an den Versand oder die Kennzeichnung des Produkts.

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Anhang 2: Audit-Referenzformulare

(Die folgende Tabelle kann nicht alle relevanten Punkte abdecken und dient nur als Referenz für

Unternehmen. Anhand der folgenden Tabelle können Unternehmen unter Berücksichtigung ihrer eigenen Realität prüfungsbezogene Formulare erstellen, die ihren eigenen Merkmalen entsprechen).

I. Entwicklung einer Grundsatzerklärung

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Eine Grundsatzerklärung ist eine formelle Erklärung, die vom

Hauptverantwortlichen eines Unternehmens unterzeichnet ist.

Die Grundsatzerklärung ist ein klarer und starker Ausdruck der Unterstützung für die Einhaltung der Exportkontrolle.

In der Grundsatzerklärung wird die Bedeutung der Erklärung aus der Perspektive des Unternehmens selbst und der nationalen Sicherheit erläutert.

In der Grundsatzerklärung wird betont, dass keine kommerzielle Transaktion gegen exportkontrollbezogene Gesetze und Vorschriften verstoßen darf.

In der Grundsatzerklärung werden die Risiken des Exports von kontrollierten Gütern unter Verstoß gegen das Gesetz sowie die möglichen Strafen aufgezeigt.

In der Grundsatzerklärung sind die Kontaktinformationen für die Abteilung/Personal für die Einhaltung der Exportkontrolle aufgeführt.

Die Grundsatzerklärung wurde an alle Mitarbeiter verteilt und ist leicht zugänglich.

Alle Mitarbeiter werden informiert und unterschreiben den Employee Export Control Compliance Pledge.

Die Grundsatzerklärung wird auf eine oder mehrere der folgenden Arten kommuniziert.

(1) Unternehmensinterne Veröffentlichungen.

(2) Werbematerialien des Unternehmens.

(3) Unternehmens-Websites.

(4) Schulungsunterlagen für das Personal.

(5) Öffentliche Adresse zum Verbreiten.

(6) Internes Management-Handbuch.

(7) Andere Mittel, wie z. B. die Organisation der Aufnahme von relevanten Werbevideos usw.

Die Grundsatzerklärung wird zu gegebener Zeit aktualisiert, um den Anforderungen der aktuellen Exportkontrollsituation gerecht zu werden.

II. Aufbau von Organisationsstrukturen

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Der Hauptverantwortliche des Unternehmens ist die erste Person, die

für die Einhaltung der Exportkontrolle verantwortlich ist.

Es gibt eine eigene Abteilung/Personal, das für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften verantwortlich ist.

Von den Geschäftsbereichen unabhängige Abteilung/Personal für die Einhaltung der Exportkontrolle

Die verschiedenen Geschäftsbereiche, die an der Einhaltung von Exportkontrollen beteiligt sind, sind sich ihrer Verantwortung bewusst Verantwortung und Handeln in Übereinstimmung mit den relevanten Vorschriften und Prozessen zur Exportkontrolle.

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Die für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zuständigen Abteilungen/Personal verfügen über Befugnisse und Vollmachten, die ihrer Verantwortung entsprechen.

Bei Meinungsverschiedenheiten hat die Meinung der Compliance- Abteilung Vorrang.

Es ist ein AB-Ecksystem vorhanden.

Die Erfüllung der Compliance-Pflichten wird in die Bewertung einbezogen.

III. Umfassende Risikobeurteilung

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Führen Sie regelmäßig umfassende Bewertungen der Betriebsposten

des Unternehmens durch.

Führen Sie ein Screening der wichtigsten Kunden des Unternehmens durch.

Technologie- und F&E-Compliance-Risiken wurden bewertet.

Die internen Abläufe des Unternehmens wurden aussortiert, um mögliche Risikobereiche zu identifizieren.

Die Situation mit den Drittfirmenpartnern wurde bewertet.

Maßnahmen zur Risikovermeidung werden entsprechend der jeweiligen Risikostufe festgelegt.

Gegenstand, Inhalt und Methodik der Risikobeurteilung werden entsprechend den Änderungen aktualisiert.

IV. Etablierung des Überprüfungsprozesses

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Für jede Transaktion wurde eine vollständige Prozess- und

Deckungsprüfung durchgeführt.

Die Ausfuhr von kontrollierten Gütern ohne Genehmigung wurde abgeschafft.

Jede Transaktion wird auf die Qualifikation des Frachtführers überprüft

Überprüfen Sie, ob Frachtunternehmen auf Listen mit verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen stehen, wie z. B. unsere Kontrolllisten, oder auf der Sanktionsliste der Vereinten Nationen stehen, usw.

Die Ausführung von Verträgen wird erneut auf Informationen über jeden Teilnehmer an der Transaktion überprüft, um das Risiko einer Nichteinhaltung zu verhindern, das sich aus Änderungen in der Liste der verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen ergibt.

Bestätigung der Vollständigkeit der vorangegangenen Überprüfungen, Überprüfung des Status des Versenders,

Überprüfung der Genehmigungen und Versanddokumente mit der gelieferten Ware, etc. vor dem Versand.

Beurteilung, ob Exporttransportwege durch sensible Länder führen.

Verfolgen Sie kontinuierlich Informationen über den Endbenutzer, die Endanwendung und den Installationsort des Produkts bei der

Bereitstellung von Kundendienst, Reparatur, Wartung usw.

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V. Entwicklung von Notfallmaßnahmen

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Die Geschäftsleitung legt Wert auf die Meldung und Untersuchung

von potenziellen Verstößen.

Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern mehrere Möglichkeiten zur Meldung: E-Mail, Telefon und Meldekasten.

Überprüfen Sie die Effektivität der Meldekanäle, z. B. ob es eine dedizierte Person gibt, die regelmäßig die Meldebox und E-Mail überprüft, und ob das Meldetelefon angeschlossen werden kann usw.

Das Unternehmen bietet einen anonymen Meldemechanismus für Mitarbeiter und behandelt die Identität des Hinweisgebers streng vertraulich.

Entwickeln Sie geeignete Anreize und Belohnungen, um Mitarbeiter anzuerkennen, die Hinweise auf Verstöße melden.

Es gibt einen gut etablierten Untersuchungsprozess, wenn Informationen über eine Meldung eingehen.

Rückmeldung an den Hinweisgeber über die Ergebnisse.

Bei der Untersuchung wurden Probleme festgestellt, die zeitnah behoben wurden.

Die Ergebnisse der Untersuchung werden an das Management berichtet.

Wenn bei der Untersuchung erhebliche Probleme festgestellt werden, melden Sie diese sofort der nationalen Exportkontrollbehörde.

VI. Durchführung von Schulungen und Trainings

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Die Inhalte der Exportkontroll-Schulungen sind sehr zielgerichtet,

wobei unterschiedliche Schulungen für verschiedene Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer spezifischen Aufgabenbereiche konzipiert werden.

Die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle entwickelt ein jährliches Schulungsprogramm und informiert die Mitarbeiter über die entsprechenden Schulungsanforderungen.

Erstellen Sie einen Anmeldebogen (mit Angaben zu Datum, Thema, Hauptinhalt, Referent, Teilnehmern usw.) und bewahren Sie ihn auf.

Die Wirksamkeit der Schulungen wird durch Prüfungen vor Ort und gelegentliche Stichproben überprüft.

Schulungsinhalte und -programme werden regelmäßig überprüft und überarbeitet, wenn sich Gesetze und Vorschriften, Kontrolllisten, Risikoniveaus in verschiedenen Ländern und Regionen usw. ändern.

Die Schulungsunterlagen sind auf die aktuellen

Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Prozesse abgestimmt.

Das Schulungsformat ist vielfältig: Es werden sowohl formelle Schulungen angesetzt als auch Online-Kurse, die die Mitarbeiter jederzeit einsehen und lernen können.

Fordern Sie relevante Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme an externen Seminaren oder Schulungen auf.

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VII. Verbesserung der Compliance-Audits

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Es werden regelmäßig interne oder externe Audits durchgeführt.

Stellen Sie sicher, dass es keine potenziellen Interessenkonflikte zwischen internen Auditoren und der geprüften Abteilung gibt.

Auditergebnisse werden zeitnah an das Management und die relevanten Geschäftsbereiche kommuniziert.

Probleme werden zur rechtzeitigen Behebung und kontinuierlichen Verbesserung identifiziert.

Wann immer möglich, werden dritte Institutionen für die Durchführung externer Audits ausgewählt.

Die Prüfung kann Folgendes umfassen, ist aber nicht darauf beschränkt.

(1) Bestimmen Sie die Form und Methode des Audits.

(2) Interviews mit allen wichtigen exportbezogenen Mitarbeitern.

(3) Sofortige Aussetzung der betreffenden Transaktion und Durchführung einer Untersuchung, wenn ein Problem festgestellt wird.

(4) Führen Sie Aufzeichnungen über frühere Audits, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren.

(5) Führen Sie Stichprobenprüfungen von Aufträgen, Kundenstatus usw. durch.

(6) Überprüfen Sie die Umsetzung des unternehmensinternen Compliance-Systems und beurteilen Sie dessen Wirksamkeit.

(7) Eine Liste von Korrekturmaßnahmen, falls erforderlich.

(8) Für jedes interne Audit werden schriftliche Berichte erstellt und ordnungsgemäß aufbewahrt.

VIII. Aufbewahrung von Informationsdateien

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Es gibt detaillierte schriftliche Ablageverfahren und

Ablagereferenzlisten, auf die sich die Mitarbeiter beziehen können.

Klären Sie die Ablagezuständigkeiten der einzelnen Abteilungen.

Benannter Mitarbeiter (Name, Kontaktinformationen) ist für die Ablage verantwortlich.

Legen Sie eine zeitliche Begrenzung (mindestens fünf Jahre) für die Aufbewahrung von Informationsdateien fest.

Jährliche oder periodische Ablage.

Bewahren Sie die folgenden Dokumente auf.

(1) Produktspezifikationen für den Export

(2) Dokumentation zu geschäftlichen Transaktionen (z. B.

Aufzeichnungen zu Anfragen, Bestellformularen, Verträgen, Rechnungen, Frachtbriefen, Überweisungsunterlagen usw.) (3) Kommunikation mit relevanten Regierungsstellen

(4) Kundeninformationen und Transaktionsaufzeichnungen (5) Endbenutzer- und Endverwendungs-Zertifizierungsdokumente (6) Lizenzantragsunterlagen

(7) Genehmigungsunterlagen

(8) Durchführung von Exportprojekten

(9) Sitzungsprotokolle, Sitzungsbeschlüsse, Regeln und Vorschriften, regulatorische Dokumente im Zusammenhang mit der Exportkontrolle (10) Festgestellte Verstöße und ergriffene Maßnahmen zu deren Behebung

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(11) Schulungsunterlagen und –materialien (12) Prüfungsberichte

(13) Sonstige zu archivierende Dokumente

IX. Die Entwicklung eines Management-Handbuchs

Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Das Unternehmen hat ein schriftliches Handbuch zur Einhaltung der

Exportkontrollvorschriften erstellt.

Die Entwicklung des Managementhandbuchs wurde von der Geschäftsleitung unterstützt.

Das Managementhandbuch ist leicht zugänglich.

Das Managementhandbuch beschreibt klar und eindeutig die

Verantwortlichkeiten der verschiedenen Mitarbeiter für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften und die damit verbundenen

Geschäftsprozesse.

Das Managementhandbuch enthält eine klare Formulierung der Richtlinien und Systeme zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften des Unternehmens.

Das Management-Handbuch fasst die besten Praktiken für die Einhaltung der Vorschriften in den relevanten Sektoren zusammen und verbessert die Effizienz der Einhaltung der Exportkontrolle.

Das Management-Handbuch bietet Lösungen für Probleme, die im Zusammenhang mit der Einhaltung von Exportkontrollen auftreten können.

Im Managementhandbuch sind die Kontaktdaten der

Abteilung/Personal für die Einhaltung der Exportkontrolle, der nationalen Exportkontrollverwaltung aufgeführt.

Ernennen Sie eine Person, die für die Pflege und Aktualisierung des Managementhandbuchs verantwortlich ist, um sicherzustellen, dass sein Inhalt mit den neuesten gesetzlichen und behördlichen

Anforderungen, den Ergebnissen der Risikobeurteilung usw.

übereinstimmt.