(Die folgende Tabelle kann nicht alle relevanten Punkte abdecken und dient nur als Referenz für
Unternehmen. Anhand der folgenden Tabelle können Unternehmen unter Berücksichtigung ihrer eigenen Realität prüfungsbezogene Formulare erstellen, die ihren eigenen Merkmalen entsprechen).
I. Entwicklung einer Grundsatzerklärung
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Eine Grundsatzerklärung ist eine formelle Erklärung, die vom
Hauptverantwortlichen eines Unternehmens unterzeichnet ist.
Die Grundsatzerklärung ist ein klarer und starker Ausdruck der Unterstützung für die Einhaltung der Exportkontrolle.
In der Grundsatzerklärung wird die Bedeutung der Erklärung aus der Perspektive des Unternehmens selbst und der nationalen Sicherheit erläutert.
In der Grundsatzerklärung wird betont, dass keine kommerzielle Transaktion gegen exportkontrollbezogene Gesetze und Vorschriften verstoßen darf.
In der Grundsatzerklärung werden die Risiken des Exports von kontrollierten Gütern unter Verstoß gegen das Gesetz sowie die möglichen Strafen aufgezeigt.
In der Grundsatzerklärung sind die Kontaktinformationen für die Abteilung/Personal für die Einhaltung der Exportkontrolle aufgeführt.
Die Grundsatzerklärung wurde an alle Mitarbeiter verteilt und ist leicht zugänglich.
Alle Mitarbeiter werden informiert und unterschreiben den Employee Export Control Compliance Pledge.
Die Grundsatzerklärung wird auf eine oder mehrere der folgenden Arten kommuniziert.
(1) Unternehmensinterne Veröffentlichungen.
(2) Werbematerialien des Unternehmens.
(3) Unternehmens-Websites.
(4) Schulungsunterlagen für das Personal.
(5) Öffentliche Adresse zum Verbreiten.
(6) Internes Management-Handbuch.
(7) Andere Mittel, wie z. B. die Organisation der Aufnahme von relevanten Werbevideos usw.
Die Grundsatzerklärung wird zu gegebener Zeit aktualisiert, um den Anforderungen der aktuellen Exportkontrollsituation gerecht zu werden.
II. Aufbau von Organisationsstrukturen
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Der Hauptverantwortliche des Unternehmens ist die erste Person, die
für die Einhaltung der Exportkontrolle verantwortlich ist.
Es gibt eine eigene Abteilung/Personal, das für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften verantwortlich ist.
Von den Geschäftsbereichen unabhängige Abteilung/Personal für die Einhaltung der Exportkontrolle
Die verschiedenen Geschäftsbereiche, die an der Einhaltung von Exportkontrollen beteiligt sind, sind sich ihrer Verantwortung bewusst Verantwortung und Handeln in Übereinstimmung mit den relevanten Vorschriften und Prozessen zur Exportkontrolle.
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Die für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zuständigen Abteilungen/Personal verfügen über Befugnisse und Vollmachten, die ihrer Verantwortung entsprechen.
Bei Meinungsverschiedenheiten hat die Meinung der Compliance-Abteilung Vorrang.
Es ist ein AB-Ecksystem vorhanden.
Die Erfüllung der Compliance-Pflichten wird in die Bewertung einbezogen.
III. Umfassende Risikobeurteilung
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Führen Sie regelmäßig umfassende Bewertungen der Betriebsposten
des Unternehmens durch.
Führen Sie ein Screening der wichtigsten Kunden des Unternehmens durch.
Technologie- und F&E-Compliance-Risiken wurden bewertet.
Die internen Abläufe des Unternehmens wurden aussortiert, um mögliche Risikobereiche zu identifizieren.
Die Situation mit den Drittfirmenpartnern wurde bewertet.
Maßnahmen zur Risikovermeidung werden entsprechend der jeweiligen Risikostufe festgelegt.
Gegenstand, Inhalt und Methodik der Risikobeurteilung werden entsprechend den Änderungen aktualisiert.
IV. Etablierung des Überprüfungsprozesses
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Für jede Transaktion wurde eine vollständige Prozess- und
Deckungsprüfung durchgeführt.
Die Ausfuhr von kontrollierten Gütern ohne Genehmigung wurde abgeschafft.
Jede Transaktion wird auf die Qualifikation des Frachtführers überprüft
Überprüfen Sie, ob Frachtunternehmen auf Listen mit verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen stehen, wie z. B. unsere Kontrolllisten, oder auf der Sanktionsliste der Vereinten Nationen stehen, usw.
Die Ausführung von Verträgen wird erneut auf Informationen über jeden Teilnehmer an der Transaktion überprüft, um das Risiko einer Nichteinhaltung zu verhindern, das sich aus Änderungen in der Liste der verbotenen oder eingeschränkten Transaktionen ergibt.
Bestätigung der Vollständigkeit der vorangegangenen Überprüfungen, Überprüfung des Status des Versenders,
Überprüfung der Genehmigungen und Versanddokumente mit der gelieferten Ware, etc. vor dem Versand.
Beurteilung, ob Exporttransportwege durch sensible Länder führen.
Verfolgen Sie kontinuierlich Informationen über den Endbenutzer, die Endanwendung und den Installationsort des Produkts bei der
Bereitstellung von Kundendienst, Reparatur, Wartung usw.
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V. Entwicklung von Notfallmaßnahmen
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Die Geschäftsleitung legt Wert auf die Meldung und Untersuchung
von potenziellen Verstößen.
Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern mehrere Möglichkeiten zur Meldung: E-Mail, Telefon und Meldekasten.
Überprüfen Sie die Effektivität der Meldekanäle, z. B. ob es eine dedizierte Person gibt, die regelmäßig die Meldebox und E-Mail überprüft, und ob das Meldetelefon angeschlossen werden kann usw.
Das Unternehmen bietet einen anonymen Meldemechanismus für Mitarbeiter und behandelt die Identität des Hinweisgebers streng vertraulich.
Entwickeln Sie geeignete Anreize und Belohnungen, um Mitarbeiter anzuerkennen, die Hinweise auf Verstöße melden.
Es gibt einen gut etablierten Untersuchungsprozess, wenn Informationen über eine Meldung eingehen.
Rückmeldung an den Hinweisgeber über die Ergebnisse.
Bei der Untersuchung wurden Probleme festgestellt, die zeitnah behoben wurden.
Die Ergebnisse der Untersuchung werden an das Management berichtet.
Wenn bei der Untersuchung erhebliche Probleme festgestellt werden, melden Sie diese sofort der nationalen Exportkontrollbehörde.
VI. Durchführung von Schulungen und Trainings
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Die Inhalte der Exportkontroll-Schulungen sind sehr zielgerichtet,
wobei unterschiedliche Schulungen für verschiedene Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer spezifischen Aufgabenbereiche konzipiert werden.
Die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle entwickelt ein jährliches Schulungsprogramm und informiert die Mitarbeiter über die entsprechenden Schulungsanforderungen.
Erstellen Sie einen Anmeldebogen (mit Angaben zu Datum, Thema, Hauptinhalt, Referent, Teilnehmern usw.) und bewahren Sie ihn auf.
Die Wirksamkeit der Schulungen wird durch Prüfungen vor Ort und gelegentliche Stichproben überprüft.
Schulungsinhalte und -programme werden regelmäßig überprüft und überarbeitet, wenn sich Gesetze und Vorschriften, Kontrolllisten, Risikoniveaus in verschiedenen Ländern und Regionen usw. ändern.
Die Schulungsunterlagen sind auf die aktuellen
Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Prozesse abgestimmt.
Das Schulungsformat ist vielfältig: Es werden sowohl formelle Schulungen angesetzt als auch Online-Kurse, die die Mitarbeiter jederzeit einsehen und lernen können.
Fordern Sie relevante Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme an externen Seminaren oder Schulungen auf.
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VII. Verbesserung der Compliance-Audits
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Es werden regelmäßig interne oder externe Audits durchgeführt.
Stellen Sie sicher, dass es keine potenziellen Interessenkonflikte zwischen internen Auditoren und der geprüften Abteilung gibt.
Auditergebnisse werden zeitnah an das Management und die relevanten Geschäftsbereiche kommuniziert.
Probleme werden zur rechtzeitigen Behebung und kontinuierlichen Verbesserung identifiziert.
Wann immer möglich, werden dritte Institutionen für die Durchführung externer Audits ausgewählt.
Die Prüfung kann Folgendes umfassen, ist aber nicht darauf beschränkt.
(1) Bestimmen Sie die Form und Methode des Audits.
(2) Interviews mit allen wichtigen exportbezogenen Mitarbeitern.
(3) Sofortige Aussetzung der betreffenden Transaktion und Durchführung einer Untersuchung, wenn ein Problem festgestellt wird.
(4) Führen Sie Aufzeichnungen über frühere Audits, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren.
(5) Führen Sie Stichprobenprüfungen von Aufträgen, Kundenstatus usw. durch.
(6) Überprüfen Sie die Umsetzung des unternehmensinternen Compliance-Systems und beurteilen Sie dessen Wirksamkeit.
(7) Eine Liste von Korrekturmaßnahmen, falls erforderlich.
(8) Für jedes interne Audit werden schriftliche Berichte erstellt und ordnungsgemäß aufbewahrt.
VIII. Aufbewahrung von Informationsdateien
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Es gibt detaillierte schriftliche Ablageverfahren und
Ablagereferenzlisten, auf die sich die Mitarbeiter beziehen können.
Klären Sie die Ablagezuständigkeiten der einzelnen Abteilungen.
Benannter Mitarbeiter (Name, Kontaktinformationen) ist für die Ablage verantwortlich.
Legen Sie eine zeitliche Begrenzung (mindestens fünf Jahre) für die Aufbewahrung von Informationsdateien fest.
Jährliche oder periodische Ablage.
Bewahren Sie die folgenden Dokumente auf.
(1) Produktspezifikationen für den Export
(2) Dokumentation zu geschäftlichen Transaktionen (z. B.
Aufzeichnungen zu Anfragen, Bestellformularen, Verträgen, Rechnungen, Frachtbriefen, Überweisungsunterlagen usw.) (3) Kommunikation mit relevanten Regierungsstellen
(4) Kundeninformationen und Transaktionsaufzeichnungen (5) Endbenutzer- und Endverwendungs-Zertifizierungsdokumente (6) Lizenzantragsunterlagen
(7) Genehmigungsunterlagen
(8) Durchführung von Exportprojekten
(9) Sitzungsprotokolle, Sitzungsbeschlüsse, Regeln und Vorschriften, regulatorische Dokumente im Zusammenhang mit der Exportkontrolle (10) Festgestellte Verstöße und ergriffene Maßnahmen zu deren Behebung
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(11) Schulungsunterlagen und –materialien (12) Prüfungsberichte
(13) Sonstige zu archivierende Dokumente
IX. Die Entwicklung eines Management-Handbuchs
Ja Nein Empfehlung Nächster Schritt Das Unternehmen hat ein schriftliches Handbuch zur Einhaltung der
Exportkontrollvorschriften erstellt.
Die Entwicklung des Managementhandbuchs wurde von der Geschäftsleitung unterstützt.
Das Managementhandbuch ist leicht zugänglich.
Das Managementhandbuch beschreibt klar und eindeutig die
Verantwortlichkeiten der verschiedenen Mitarbeiter für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften und die damit verbundenen
Geschäftsprozesse.
Das Managementhandbuch enthält eine klare Formulierung der Richtlinien und Systeme zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften des Unternehmens.
Das Management-Handbuch fasst die besten Praktiken für die Einhaltung der Vorschriften in den relevanten Sektoren zusammen und verbessert die Effizienz der Einhaltung der Exportkontrolle.
Das Management-Handbuch bietet Lösungen für Probleme, die im Zusammenhang mit der Einhaltung von Exportkontrollen auftreten können.
Im Managementhandbuch sind die Kontaktdaten der
Abteilung/Personal für die Einhaltung der Exportkontrolle, der nationalen Exportkontrollverwaltung aufgeführt.
Ernennen Sie eine Person, die für die Pflege und Aktualisierung des Managementhandbuchs verantwortlich ist, um sicherzustellen, dass sein Inhalt mit den neuesten gesetzlichen und behördlichen
Anforderungen, den Ergebnissen der Risikobeurteilung usw.
übereinstimmt.