Exportunternehmen können eine umfassende und mehrstufige Organisationsstruktur für das Compliance-Management einrichten, die von der Entscheidungsebene unterstützt, von der Compliance-Abteilung der Exportkontrolle geleitet und von jeder Geschäftseinheit entsprechend ihrer eigenen Realität und den
Ergebnissen der "umfassenden Risikobewertung" in Teil III umgesetzt wird. Die Exportunternehmen legen die Organisationsstruktur auf allen Ebenen fest, klären die Auswahlkriterien, die Zuständigkeiten, die Befugnisse und die Kontaktinformationen der Mitarbeiter, die für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zuständig sind, und beziehen die Durchführung der Compliance-Arbeiten in die Leistungsbewertung ein.
Exportunternehmen, die dazu in der Lage sind, können auf das folgende organisatorische
Managementsystem verweisen oder die Exportkontroll-Compliance-Organisation in das bestehende Compliance-Management-System einbetten; Exportunternehmen, die dazu noch nicht in der Lage sind, können es entsprechend dem Umfang des Exportkontrollgeschäfts, den Ergebnissen der umfassenden Risikobewertung usw. anpassen.
1. Das Export Control Compliance Committee
Das Exportkontroll-Compliance-Komitee unter der Leitung der Entscheidungsebene nimmt die Aufgaben des Exportkontroll-Compliance-Managements wahr, und Unternehmen, die noch nicht über die Voraussetzungen verfügen, können unter Berücksichtigung der tatsächlichen Situation nur den Chief Compliance Officer mit der Wahrnehmung dieser Managementaufgaben beauftragen. Zu den Hauptaufgaben gehören: Organisation der Formulierung der strategischen Planung der Exportkontroll-Compliance; Einrichtung und Verbesserung des Managementsystems für die Exportkontroll-Compliance des Unternehmens, Entscheidung über die
Einrichtung der Compliance-Management-Organisation und ihrer Verantwortlichkeiten; Definition des
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Compliance-Management-Prozesses, Genehmigung und Änderung relevanter Systeme, Sicherstellung der Integration des Exportkontroll-Compliance-Managements in verschiedene Geschäftsbereiche und die tägliche Arbeit; Teilnahme an wichtigen Entscheidungen des Unternehmens und Vorschlag von
Compliance-Stellungnahmen; Leitung der Exportkontroll-Compliance-Abteilung zur Durchführung von Das Unternehmen übernimmt die Führung bei der Befürwortung des Konzepts des Compliance-Managements und der aktiven Förderung einer Compliance-Kultur; leitet, beaufsichtigt und evaluiert das Compliance-Management der Exportkontrolle.
2. Die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle
Die Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften (Exportunternehmen, die noch nicht über die Voraussetzungen verfügen, dürfen nur Stellen für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften einrichten, um die entsprechenden Aufgaben entsprechend dem Umfang ihres Exportkontrollgeschäfts und den Ergebnissen der Risikobewertung zu übernehmen) ist die leitende Abteilung für das Management der Einhaltung der Exportkontrollvorschriften, die das Compliance-Management organisiert, koordiniert und überwacht und andere Abteilungen bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt.
Zu den Hauptaufgaben gehören: der Entwurf und die Aktualisierung des Managementplans und des
Managementsystems des Unternehmens für die Einhaltung der Exportkontrolle; kontinuierliche Überwachung der Änderungen der Exportkontrollgesetze und -vorschriften in China und den Ländern und Regionen, die an der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beteiligt sind; die Organisation von oder die Teilnahme an Audits, Inspektionen und Bewertungen zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften und anderen damit verbundenen Arbeiten, die Überwachung der Behebung und kontinuierlichen Verbesserung von Verstößen; Umsetzung des Plans des Unternehmens zur Förderung der Einhaltung der Exportkontrollvorschriften, Organisation oder Unterstützung des Personals und der Geschäftsabteilungen bei der Durchführung von Schulungen zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften auf regelmäßiger und unregelmäßiger Basis; Anleitung der Geschäftseinheiten bei der Verwaltung von Dateien zur Einhaltung von Exportkontrollen; Beratung und Unterstützung von Geschäftseinheiten bei der Einhaltung von Vorschriften; Anleitung untergeordneter Unternehmen bei der Einrichtung und Verbesserung von Managementsystemen zur Einhaltung von Exportkontrollen; Bereitstellung von Anleitungen zur Unterstützung der Geschäftseinheiten bei der
Durchführung von Risikoprüfungen zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften bei Transaktionen und damit verbundenen Aktivitäten, die unter das Exportkontrollgesetz fallen; Registrieren und Empfangen von Berichten über die Einhaltung von Exportkontrollen, Sammeln von Hinweisen über E-Mail, Meldeboxen und Besuche, Untersuchen und Überprüfen der Berichte, Feststellen, ob Verstöße gegen die Exportkontrolle vorliegen und Aussprechen von Empfehlungen für deren Behandlung. Vertretung von Unternehmen gegenüber nationalen Exportkontrollbehörden und relevanten nationalen Regierungsstellen, etc.
3. Betriebliche Einheiten
Jede Geschäftseinheit setzt unter der Leitung der Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle die Unternehmensrichtlinien strikt durch.
Zu den Hauptaufgaben gehören: Vertrautheit mit dem Exportkontroll-Compliance-Managementsystem des Unternehmens, Verbesserung der Geschäftsprozesse in Übereinstimmung mit den relevanten Anforderungen und Sicherstellung, dass relevante Geschäfte authentisch und konform durchgeführt werden; Durchführung der Exportkontroll-Compliance-Risikoprüfung von Transaktionen, wobei der Schwerpunkt auf der Prüfung von Transaktionspositionen, Transaktionsobjekten, Transaktionsländern und Transaktionszwecken liegt;
Sicherstellung der Geschäftskonformität und Aufbewahrung relevanter Dokumente in Transaktionen; aktive Organisation oder Mitarbeit bei der Untersuchung von Non-Compliance-Problemen und rechtzeitige
Behebung, etc. Organisieren oder kooperieren Sie bei der Untersuchung von Unregelmäßigkeiten und deren rechtzeitiger Behebung usw.
(ii) Implementierungspunkte
1. Die Verstärkung der Verantwortlichkeiten
Führungsverantwortung umsetzen und die Stärkung des Managements der Exportkontroll-Compliance zu einem wichtigen Teil der Verantwortlichkeiten des Hauptverantwortlichen des Unternehmens machen; ein System der Verantwortung für die Compliance für alle Mitarbeiter einrichten, die Verantwortlichkeiten der relevanten Abteilungen und Mitarbeiter für die Exportkontroll-Compliance klären und deren effektive
Umsetzung überwachen; und ein AB-Eckarbeitssystem einrichten, um sicherzustellen, dass, wenn die für die
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Compliance verantwortliche Person nicht an ihrem Arbeitsplatz ist, es einen entsprechenden Mitarbeiter gibt, der seine Arbeitsaufgaben übernehmen kann.
2. Objektive Unabhängigkeit
Die Organisation sollte so aufgebaut sein, dass sie das Prinzip der Unabhängigkeit widerspiegelt. Die
Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften sollte unabhängig von den Abteilungen für Vertrieb, Export und anderen verwandten Geschäftsbereichen sein (KMUs dürfen keine spezielle Abteilung für die Einhaltung der Vorschriften einrichten), und das Management der Einhaltung der Vorschriften sollte nicht durch andere Abteilungen und Mitarbeiter beeinträchtigt werden.
3. Vollständige Delegation von Befugnissen
Delegation von Befugnissen und Vollmachten an Abteilungen und Mitarbeiter, die für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften verantwortlich sind, entsprechend ihrer Zuständigkeiten (z. B. Veto-Empfehlungen an das Management bei relevanten Transaktionen usw.).
4. Die Einhaltung hat Priorität
Verbessern Sie die Koordination zwischen der Exportkontroll-Compliance und anderen operativen Abteilungen und halten Sie sich bei Meinungsverschiedenheiten an das Prinzip der Compliance-Priorität.
5. Anreize für die Bewertung
Verstärken Sie die Bewertung und -Evaluierung, beziehen Sie die Ergebnisse von Compliance-Audits in die jährliche Bewertung ein und evaluieren Sie die Erfüllung der Compliance-Pflichten der
angeschlossenen Einheiten und Mitarbeiter und nutzen Sie die Bewertungsergebnisse als wichtige Grundlage für die Mitarbeiterbeurteilung, Kaderernennung, Bewertung von Prioritäten und Auswahl.
(iii) Beispiele
Ausschuss für die Einhaltung der Exportkontrolle/Chief Compliance Officer
(Geschäftsentscheidungen)
Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle (Regelsetzung) (Geschäftsentscheidungen)
(Umsetzung vor Ort)
Interne Geschäftseinheiten Untergeordnete Einheiten
Bereich Forschung und Entwicklung Vertriebsabteilungen Abteilung Beschaffung Bereich Logistik Andere Sektoren Vollständig im Besitz und
Holding- Tochterge-sellschaften
Unterneh-men
Niederlassun gen/Vertretu ngen/Büros,
etc.
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(Hinweis: Untergeordnete Einheiten können sich auf interne Geschäftsabteilungen beziehen und ihr eigenes Managementsystem für die Einhaltung der Exportkontrolle unter Anleitung der Abteilung für die Einhaltung der Exportkontrolle strikt umsetzen. Untergeordnete Einheiten mit eigenständiger Rechtspersönlichkeit können auch ein eigenständiges internes System zur Einhaltung der Exportkontrolle einrichten).
III. Umfassende Risikobeurteilung